P - 01
PROCEDIMIENTO DE:
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y DE LOS REGISTROS
ELABORADO POR:
Secretaría
REVISADO Y APROBADO POR:
Titular del Centro
FECHA: 17 de septiembre de 2019 FECHA: 17 de septiembre de 2019
Este documento es propiedad del Colegio La Inmaculada quien se reserva el derecho de solicitar su devolución cuando así se estime oportuno. No se permite hacer copia parcial o total del mismo, así como mostrarlo a empresas o particulares sin la expresa autorización por escrito del Colegio La Inmaculada.
ANEXO I
CONTROL DE MODIFICACIONES
Revisión Modificación Fecha
0 Edición inicial del documento. Sin modificaciones Febrero 2009
1 Modificar párrafo de aprobación de documentos 11 de mayo 2009
2 Modificar Formato FPr. 4.2.1 – 03. Se añade Lugar de Archivo 14 de octubre de 2010
3 Se añade el apartado h) al punto 4.3 referente a las copias de
seguridad del programa de gestión.
26 de abril de 2012
4 Control de Modificaciones (Anexo I) pasa a la página 2. 11 de junio de 2013
5 Se realizan las siguientes modificaciones:
- Modificación de logos para adecuarlos a la imagen
corporativa nueva aprobada para los Colegios Franciscanos. - Modificación de la tipografía para adecuarla a los estándares
de imagen definida en el colegio
- Modificación del apartado 4.1 referente al sistema de codificación de los documentos de origen interno y del sistema de gestión de calidad.
- Eliminación de los anexos por fusión en un único formato “Maestro de documentos Vigentes” FP01.01.
17 de octubre de 2017
6 Se modifica el apartado h) del punto 4.3, referente al cambio de
plataforma educativa.
17 de septiembre de 2019
INDICE 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. PROCEDIMIENTO 4.1. Introducción. 5. RESPONSABILIDADES 6. ANEXOS
1. OBJETO
Describir la sistemática establecida para el control de los documentos y registros del Sistema de Gestión del Colegio La Inmaculada.
2. ALCANCE
El presente procedimiento será de aplicación a todos los documentos y registros del Sistema de Gestión de la Calidad del Colegio La Inmaculada.
Atendiendo al origen de los documentos éstos se clasifican en:
Documentos de origen interno Documentos de origen externo
Manual de Calidad Directivas Comunitarias
Procedimientos de Gestión Ordenes Ministeriales
Instrucciones Técnicas Reales Decretos
Planes de Calidad Instrucciones
3. DEFINICIONES
Documento: Información y su medio de soporte.
Plan de Calidad: Documento que específica qué procedimientos y recursos asociados
deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, proceso o contrato específico.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
4. PROCEDIMIENTO
4.1. Edición de Documentos de Origen Interno.
La necesidad de crear algún documento de origen interno dentro del Sistema de Gestión de la Calidad del Colegio La Inmaculada.
a) Puede ser propuesta por cualquier persona del Colegio La Inmaculada, comunicándolo al
Coordinador de Calidad. Este lo traslada al grupo coordinador de calidad y se evalúa la
propuesta y determina si procede, el tipo de documento que debe elaborarse, aprobándose posteriormente por el equipo directivo.
b) Los documentos de origen interno, son identificados en todas sus páginas con:
• Código de referencia, que en función del tipo de documento queda determinado:
- Manual de Calidad: MAC
- Procedimiento: P - XX; donde: “P” indica Procedimiento y “XX” es el número
correlativo de procedimiento.
- Instrucción Técnica, IT.P – XX.YY, donde: “IT” indica Instrucción Técnica y “XX” es el
número correlativo del procedimiento e “YY” numero correlativo de la Instrucción.
- Formatos, FPXX.YY o FIT.PXX.YY.ZZ, donde:
▪ F, es el identificador de documento tipo formato; ▪ P o IT indica Procedimiento o Instrucción Técnica. ▪ XX, es un número del procedimiento
▪ YY, es un numero de la Instrucción
▪ ZZ, es el numero correlativo del formato dentro de la instrucción.
(*) No se codificarán aquellos formatos que vienen recogidos programas informáticos de forma interna o externa y no se pueden codificar. Se califican como registros internos, sin
c) Los documentos que figuran en el siguiente cuadro se aprobarán mediante la firma del responsable indicado en la portada de cada documento y para el resto de documentos mediante acta.
Documentos Elaboración Revisión y Aprobación
Manual de Calidad Equipo de Calidad Titular del Centro
Procedimientos de Gestión Determinados en cada
procedimiento Titular del Centro
Instrucciones Técnicas Determinadas en cada
instrucción Directores pedagógicos
Planes de Calidad Equipo de Calidad Titular del Centro
d) El Coordinador de Calidad, junto con el equipo de Calidad, elabora y mantiene actualizada la
Lista de Documentos en vigor del Sistema de Gestión de la Calidad. Emite una lista para los
documentos internos (FP01.01) / donde se indica: Tipo de Documento, Código del documento,
Denominación del documento, Edición en vigor, Fecha de Aprobación y Destinatario /s. y una dirección web para los documentos externos.
e) La distribución de documentos o puesta en circulación, la realiza la persona a quien designe el titular del centro mediante el apartado Destinatarios de la Lista de documentos, donde se indican los destinatarios. La forma de distribución de dicha documentación es por e-mail, y la prueba de entrega de la misma es la confirmación de dicho envío.
f) La necesidad de modificar un documento puede ser propuesta por cualquier persona de la empresa indicándoselo al Coordinador de Calidad, el cual evalúa la propuesta.
g) La modificación de un documento da lugar a una nueva edición y aprobación del mismo. Los cambios deben quedar registrados en el documento mediante el apartado de “Modificaciones incorporadas en la presente edición”.
h) Respecto a las modificaciones de los documentos mantenidos en sistemas informáticos la forma de controlar las mismas se hará de acuerdo a las contraseñas de usuarios establecidas
junto con la información de fecha, hora y usuario de edición que registra el sistema.
4.2 Control de Documentos de Origen Externo Aplicables.
a) La recepción de la documentación externa aplicable se realiza asegurando la disponibilidad
de la última edición en vigor.
Para los documentos legales, reglamentarios o técnicos, a través de la disposición física o suscripción a las entidades gestoras de los mismos.
b) El Coordinador de calidad edita una Lista de documentos de origen externo aplicables que
queda recogida según establece el apartado 4.1.d) del presente procedimiento.
c) Quien designe el Grupo de Calidad realizará en la empresa el control y difusión de este tipo
de documentos, a través del control de distribución, según establece el apartado 4.1. e) del presente procedimiento.
4.3 Mantenimiento de Documentos.
a) Cada departamento podrá archivar las copias de los documentos en vigor
(internos/externos) que tengan asignados de forma que sean claramente identificables respecto a otros documentos.
c) Las copias de documentos obsoletos son destruidas por el Responsable que las tenga asignadas, salvo el original que queda como archivo histórico del Sistema de Gestión de la Calidad.
d) Todo el personal del Colegio La Inmaculada tiene acceso a los archivos para consulta a través
de la ruta especificada en el pié de pagina de cada documento. Para la retirada de documentos, es necesaria la autorización por el Coordinador de Calidad
e) Los archivos son de características tales que proporcionan la seguridad necesaria para
conservar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.
f) En el caso de documentación interna en soporte magnético, ésta se protege mediante claves
de acceso y es almacenada y custodiada por quien designe el Grupo de Calidad.
g) El Coordinador de Calidad controlará que la persona designada por el Grupo de Calidad
realiza copias de seguridad con periodicidad semestral, de los archivos informáticos, que afecten al Sistema de Gestión de la Calidad, que se identifican mediante título y fecha. El lugar dónde se archivan estas copias de seguridad es un disco duro, exclusivamente destinado para este cometido, custodiado y protegido en poder de la dirección al alcance únicamente de dirección y del Coordinador de calidad e identificado debidamente. El Coordinador de calidad o la persona en la que delegue, es el encargado de comprobar estas copias. Estas copias se custodiarán en la Secretaría del Colegio La Inmaculada.
h) Referente al programa de gestión “Educamos” las copias de seguridad se hacen en un disco
duro virtual diariamente por el grupo SM Editorial.
4.4. Edición de Registros.
a) Los registros son realizados por el personal del Colegio La Inmaculada, para ello pueden ser
utilizados formatos diseñados para los mismos tal como se indica en los diferentes documentos donde se describen. Los registros pueden estar en cualquier tipo de soporte.
b) Todos los registros son identificados, como mínimo, con un nombre relacionado con la
actividad a la que se refieren.
c) Los registros tienen identificada su fecha de emisión al objeto de facilitar su control y
asegurar el tiempo de retención.
d) Los registros permiten identificar al responsable de su emisión y, si es necesario, son
firmados por los responsables definidos a tal efecto. Si el soporte es electrónico dispone de una clave de acceso.
e) El Coordinador de calidad elabora y mantiene actualizado un Listado de Registros, según
FP01.01. Existe una sola copia de dicho listado que es archivada por el Coordinador de calidad.
4.5 Mantenimiento de registros.
a) En general, el responsable de cada archivo de registros es el que los emite y si es diferente,
se define en el documento que establece la necesidad de cada registro.
La responsabilidad de archivar los registros conlleva mantenerlos legibles, correctamente almacenados y protegidos y fácilmente recuperables.
b) En el caso de archivos informáticos se protegen mediante claves de acceso y el Director de Secundaria o la persona en la que delegue, realiza copias de seguridad con periodicidad semanal, de los archivos informáticos, que se identifican mediante título y fecha.
c) Los registros se conservan, según el tiempo de retención definido en el Listado de Registros,
según FP01.01.
d) El Coordinador de calidad define en el Listado de Registros, según FP01.01., la disposición
final que debe darse a cada registro una vez transcurrido el tiempo máximo de retención.
5. RESPONSABILIDADES.
El coordinador de calidad, junto con el equipo de calidad, es el responsable de elaborar y mantener actualizada la lista de documentos internos, la lista de documentos externos y el listado de registros.
El coordinador de calidad es el responsable de archivar los documentos originales, diferenciando los documentos en vigor de los obsoletos.
La persona que designe el Grupo de Calidad es el responsable del control y difusión, vía e-mail, de los documentos internos y externos, de la custodia de la documentación interna en soporte magnético, y de la custodia de las copias de seguridad de los registros informáticos.
La responsabilidad de archivar los registros es del que los emite.
6. ANEXOS.