Manual de Procedimientos Gestion de Calidad.pdf Rev 2

Leandro N. Alem 986 7° TEL (54 11) 4313 2008 C1001 AAR Buenos Aires FAX (54 11) 4313 3334 República Argentina E-MAIL [email protected]

Manual de

Procedimientos

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Basado en la Norma ISO 9001:2000

COPIA Nro. :COPIA DIGITAL

CONTROLADA

NO

CONTROLADA

COPIA Co

ntrolad

Procedimiento General

Control de los Documentos

Código: PG-01

Rev 1

Fecha: 18/04/05

Página: 1 de 5

4.1 Identificación, Revisión, Aprobación y Distribución de documentos del Sistema de la Calidad

4.2 Copias Controladas 4.3 Archivo impreso: 4.4 Consulta Informática

4.5 Modificación de los documentos 4.6 Normas aplicables

4.7 Documentación Técnica

5 REGISTROS RELACIONADOS 5

6 DOCUMENTOS RELACIONADOS 5

7 GLOSARIO y ABREVIATURAS 5

Revisado por:

Aprobado por:

COPIA Controlada

COPIA Co

ntrolad

Procedimiento General

Control de los Documentos

Código: PG-01

Rev 1

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Página: 2 de 5

1. OBJETO

Establecer el procedimiento para el control de la documentación y los datos del Sistema de Gestión de Calidad.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a la documentación y datos del Sistema de Calidad a las normas de aplicación, requisitos legales y reglamentarios y documentación técnica de obra.

3. RESPONSABILIDADES Gerente Responsable

• Aprueba los documentos.

Encargado de Gestión de Calidad

• Identifica, revisa y distribuye los documentos. • Conserva listas de normas de aplicación. • Mantiene actualizadas las copias controladas.

• Mantiene actualizado en el servidor, la copia informática de los documentos de Gestión de Calidad.

4. PROCEDIMIENTO

4.1. Identificación, revisión, aprobación y distribución de documentos del Sistema

de la Calidad

El responsable de Gestión de Calidad identifica los documentos con un número y/o código de acuerdo a lo siguiente:

RESPONSABLE POR Tipo de Documento Cod Asig Nº Emisión/

Revisión REVISIÓN (*) APROBACIÓN(*) DISTRIBUCIÓN (*)

Archivo Original

Manual GC 0,1,2... GR Presidente GC GC

Procedimientos PG-NN GC 0,1,2... GC GR GC GC

Instr. de Trabajo IT(Nro PG-XX)-NN GC 0,1,2... GC GR GC GC

Formularios FXX-NN GC 0,1,2... GC GR GC GC

(*) Ver Glosario Tareas responsable de revisión y aprobación.

Los procedimientos generales se identifican con las letras PG y dos números que serán correlativos. Ejemplo PG-01, PG-02, hasta completar la cantidad de procedimientos generales existentes.

Las Instrucciones con las letras IT seguido del número de PG (procedimiento General) al que esta relacionado, un guión y números correlativos. (Ej: IT04-01 = corresponde a la Instrucción de Trabajo Nº 1 del Procedimiento General Nº04)

Procedimiento General

Control de los Documentos

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Página: 3 de 5

Los Formularios se identifican con la F, seguido del número de PG (Procedimiento General) al que esta relacionado, un guión y números correlativos. (Ej: F 04-01 = corresponde Formulario Nº 1 del Procedimiento General Nº 04).

El Responsable de Gestión de Calidad revisa y hace aprobar los documentos, según lo indicado anteriormente, prepara un listado de documentos con su estado de revisión e incumbencia en el formulario F01-01 “ Listado de documentos”.

Los formularios del Sistema de Gestión de Calidad se distribuyen junto con los procedimientos o con las instrucciones correspondientes.

El Responsable de Gestión de Calidad retira y/o hace destruir los documentos dados de baja, mantiene los originales de las revisiones superadas durante un año en una carpeta separada.

Nota: Los documentos superados que contengan datos esenciales podrán ser sellados como "DOCUMENTACION OBSOLETA" en vez de ser destruidos.

Cuando algún área requiera, para sí o terceros, copias de documentos involucrados en el Sistema de la Calidad, solicita las mismas al Responsable de Gestión de Calidad, quien la emite como Copia Controlada o Copia No Controlada (para información), según corresponda.

4.2. Copias Controladas:

La copia controlada es una copia identificada, de los documentos que integran el Sistema de Calidad, que el responsable del sistema de Gestión de Calidad garantiza mantener actualizada.

La distribución de copias controladas se realiza utilizando el formulario F01-02 “Registro de distribución de Documentos” donde queda un registro de quienes poseen las mismas y su firma de recepción de la ultima versión vigente.

Las Copias controladas, salvo pedidos especiales serán entregadas a : • La dirección.

• Gerentes Responsables y Gerente Administrativo Financiero

• Responsables de Obras vigentes, a través del Gerente Responsable involucrado.

Todas las copias de documentos a ser distribuidas, llevan sellada color rojo, la primera página o carátula, con la leyenda de “ Copia controlada”.

Así también el responsable de Gestión de Calidad entrega a cada obra que se inicie una copia controlada y debe recuperar las entregadas a las obras que obtienen su recepción provisoria. Para lo cual lleva un registro de las copias controladas emitidas identificadas por número y con la ubicación actual de las mismas.

Las copias controladas que no estén asignadas a ninguna obra permanecen en su poder hasta que se les otorgue un nuevo destino.

Procedimiento General

Control de los Documentos

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Página: 4 de 5

4.3. Archivo impreso

El encargado de la Gestión de Calidad lleva la carpeta de "Control de Documentos" donde se mantendrá el original de cada documento vigente, su fecha de aprobación y entrada en vigencia y la identificación de quien lo revisó y aprobó. En esta carpeta siempre se almacena la última versión actualizada vigente, reemplazando a la versión precedente de cada documento.

Las versiones anteriores serán conservadas por orden cronológico en otra/s carpeta/s denominada/s "Antecedentes".

4.4. Consulta Informática:

El responsable de Gestión de Calidad mantiene actualizado en el servidor, la copia informática (como copia controlada) de los documentos que integran el Sistema de Calidad, siendo el nombre de los mismos el código de identificación del Documento seguido de su título.

Esta copia es de libre acceso para todo el personal de la empresa y es de consulta e información para todo el personal que trabaje en la oficina central.

Dado que, la consulta informática es tratada como copia controlada, cuando se realice algún cambio, el responsable de Gestión de Calidad notifica al personal, vía mail, de los cambios efectuados en la copia del servidor.

4.5. Modificación de los documentos:

El Responsable de Gestión de Calidad verifica que todas las modificaciones (revisiones) realizadas a cualquier documento, son tratadas, en cuanto a elaboración, aprobación, distribución, registro y archivo, de igual manera que las versiones originales.

La modificación se indica con una línea vertical al costado izquierdo del punto modificado.

El estado de revisión de los documentos se indica de la siguiente forma: versión original 0 y sucesivamente 1,2,3, ...n.

4.6. Normas aplicables

El Responsable de Gestión de Calidad mantiene actualizada una biblioteca de normas de aplicación, Leyes y Reglamentaciones y mantiene una lista de las mismas. Las versiones superadas son conservadas con carácter informativo, debidamente identificadas en cuanto a su estado.

4.7. Documentación Técnica

La documentación técnica de obra se controla según IT-07-01 ”Control de documentación de obra”.

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Control de los Documentos

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Página: 5 de 5

Tipo Sector Acceso

Cons

Años

Disp.

F 01-01 _documentos Listado de Calidad Papel Calidad Todos Permanente ----

F 01-02 _{distribución de} Registro de documentos

Calidad Papel Calidad Todos Permanente ----

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

IT07-01: Control de documentación de obra.

7. GLOSARIO y ABREVIATURAS

GR Gerente Responsable

GC Gestión de Calidad

(*) El responsable de la revisión analiza el Documento en su conjunto, verificando que sea apto y suficiente para cumplir el objetivo perseguido con el mismo, que sea acorde con la política de la empresa y con la normativa vigente. Si el resultado es satisfactorio, es elevado para su aprobación. Caso contrario, el Documento vuelve para su reelaboración acompañado de cualquier referencia, comentario u observación que considere pertinente.

(*) El responsable de la aprobación declara con su firma la aptitud del documento para su uso, insertando en él la fecha de vigencia a partir de la cual su aplicación es obligatoria, y lo remite para su distribución. Si el resultado de la evaluación no es satisfactorio, vuelve para su reelaboración, acompañado de cualquier referencia, comentario u observación que considere pertinente.

Código F01-01

Rev 3

CODIGO REV FECHA DE

VIGENCIA PRE COME COMP ADM OBRA GER CAL

M 1 Ago-05 PG-01 1 18-Abr-05 PG-02 1 18-Abr-05 PG-03 0 29-Nov-04 PG-04 1 18-Abr-05 PG-05 2 6-Ene-06 PG-06 1 18-Abr-05 PG-07 1 18-Abr-05 PG-08 0 12-Nov-04 PG-09 1 18-Abr-05 PG-10 1 25-Sep-05 PG-11 0 29-Nov-04 PG-12 0 24-Nov-04 PG-13 0 25-Nov-04

PRE COME COMP ADM OBRA GER CAL IT06-01 2 15-Jun-05 IT06-02 1 18-Abr-05 IT06-03 1 18-Abr-05 IT06-04 0 3-Nov-04 IT06-05 2 6-Ene-06 IT07-01 2 26-Sep-05 IT07-02 1 18-Abr-05 IT07-03 0 30-Nov-04 IT07-04 0 16-Sep-04 IT07-05 0 18-Abr-05 IT07-06 0 26-Nov-04 IT07-07 0 18-Abr-05 IT07-08 0 18-Ago-05 IT07-09 0 18-Abr-05 IT07-10 2 30-Jul-06 IT09-01 0 28-Nov-04 IT09-02 0 25-Sep-05 IT11-01 1 18-Abr-05 CODIGO REV FECHA DE

VIGENCIA PRE COME COMP ADM OBRA GER CAL

F01-01 3 23-Ago-06 F01-02 4 1-Jul-06 F02-01 3 23-Ago-06 F04-01 0 19-Abr-05 F04-02 0 19-Abr-05 F04-03 0 26-Jul-04 F04-04 0 26-Jul-04 F04-05 0 26-Jul-04 F05-01 1 18-Abr-05 F05-02 0 15-Nov-04 F05-03 0 4-Oct-04 F05-04 1 6-Jun-05 F05-05 0 26-Jul-04 F05-06 0 26-Jul-04 F05-07 0 14-Dic-04

F05-08 0 15-Nov-04 SOLICITUD DE ENTREGA DATOS COMPRAS REVISIÓN DE OFERTA

REVISIÓN DE CONTRATO MODIFICACIONES DE CONTRATO ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE CAPACITACIÓN INFORME COMERCIAL DE OBRA

TARJETA DE LICITACIÓN INFORME VISITA A TERRENO PLAN DE CAPACITACIÓN REGISTRO DE CALIFICACIÓN REGISTRO DE CAPACITACIÓN

REGISTRO INDIVIDUAL DE CAPACITACIÓN FORMULARIOS LISTADO DE DOCUMENTOS

REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS LISTADO DE REGISTROS DE LA CALIDAD

OBTENCIÓN DE PRECIOS PARA LICIT. Y PRESUPUESTOS MEDICIÓN ANALISIS Y MEJORA

PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE PROCESO DE COMPRA

INSPECCIÓN Y ENSAYO DURANTE EL PROCESO y FINAL CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DE SERVICIO

CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

RECEPCIÓN DE MATERIALES Y SERVICIOS EVALUACIÓN DE PROVEEDORES LISTADO DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DE RECURSOS CONTROL DE DOCUMENTOS MANUAL DE CALIDAD CONTROL DE REGISTROS REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

SERVICIO DE ATENCIÓN DE RECLAMOS DEL CLIENTE

Áreas

INSTRUCCIONES

CONTRASTACION DE NIVELES ÓPTICOS , LÁSER Y TEODOLITOS

CALIFICACIÓN DE AUDITORES

TRATAMIENTO DE MATERIALES PROPIEDAD DEL CLIENTE PROCEDIMIENTO DE SOLDADURA

PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD ELAB. Y UTILIZ. DE ORDENES DE COMPRA Y CONTRATO AUDITORIAS INTERNAS

CONTRASTACION DE MANÓMETROS

23-Ago-06

CONTROL DE DOCUMENTACIÓN DE OBRA

MANIPULEO, ALMACENAMIENTO, EMBALAJE, CONSERVACIÓN Y ENTREGA

REALIZACIÓN DE PROBETAS

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE MAQUINAS Y EQUIPOS ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PLAN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

PROCEDIMIENTO DE HORMIGONADO

Código F01-01 Rev 3 LISTADO DE DOCUMENTOS Áreas 23-Ago-06 F05-09 0 15-Nov-04 F05-10 0 15-Nov-04 F05-11 2 4-Ene-06 F05-12 0 6-Ene-06 F06-01 0 15-Jul-04 F06-02 1 18-Abr-05 F06-03 0 15-Jul-04 F06-04 1 18-Abr-05 F06-05 1 18-Abr-05 F06-06 1 15-Jun-05 F06-07 0 26-Jul-04 F06-08 2 25-Dic-05 F07-01 0 28-Oct-04 F07-02 0 18-Abr-05 F07-03 0 19-Abr-05 F07-04 0 18-Abr-05 F07-05 0 13-Sep-04 F07-06 0 18-Abr-05 F07-07 0 18-Abr-05 F07-08 0 31-Oct-04 F07-08b 0 25-Abr-06 F07-09 0 10-Abr-04 F07-10 0 10-Abr-04 F07-11 0 10-Abr-04 F07-12 1 10-Abr-04 F07-13 F07-14 1 6-Ene-06

F07-15 0 18-Abr-05 TARJETA DE MANTENIMIENTO F07-16 0 17-Jul-04 ENTREGA Y RECEPCIÓN DE VEHÍCULOS

F07-19 0 23-Ago-06 PREVISIÓN DE UTILIZACIÓN DE EQUIPOS E INSTRUMENTOS F08-01 0 12-Nov-04 PIE INSTALACIONES GENERAL

F08-02 0 30-Nov-04 PIE PROCESO OBRA GENERAL F08-03 0 26-Jul-04 PIE RELEVAMIENTO DE OBRA

F09-01 0 27-Nov-04 REGISTRO DE CONTRASTACION DE EQUIPOS DE MEDICIÓN F09-02 0 16-May-06 HOMOLOGACIÓN DE MANÓMETROS

F11-01 1 18-Abr-05 F11-02 0 18-Oct-00 F11-03 0 26-Jul-04 F11-04 0 28-Nov-04 F12-01 0 24-Nov-04 F12-02 0 20-Nov-04 F13-01 0 15-Nov-04 F13-02 0 20-Abr-05 REFERENCIAS COMP ADM OBRA PRE CAL COME GER INGRESO DE ACERO

Departamento de Presupuesto Departamento de Gestion de Calidad Departamento Comercial Área de Direccion y Gerentes

Departamento de compras Es necesario que se esté informado de este formulario Departamento de Administración El area es participe y/o generadora de este formulario Obra

SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS SACP REGISTRO DE SAC/P

El área no esta involucrada con el formulario

VERIFICACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS CERTIFICADO DE CALIFICACIÓN DE AUDITOR INFORME DE NO CONFORMIDAD INC REGISTRO DE INC

REGISTRO DE NIDOS EN HºAº REGISTRO DE RECLAMOS DE CLIENTES

INFORME DE AUDITORIA

CRONOGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS CONTROL DE FIRMAS

PROTOCOLO DE AUTORIZACIÓN DE HORMIGONADO TARJETA DE HORMIGONADO

PROTOCOLO DE ENSAYO DE HORMIGÓN ENVÍO DE DOCUMENTOS DE OBRA A ARCHIVAR CHECK IN

CLOSE OUT

PROTOCOLO DE CALIDAD DEL HORMIGÓN ENVÍO DE DOCUMENTOS

CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DE OBRA CONTROL DE DOCUMENTOS DE INGENIERÍA

ESTADO DE CONSULTAS Y SOLICITUDES EVALUACIÓN DE NUEVO PROVEEDOR DATOS Y CALIFICACIÓN DE OBRAS REVISIÓN DE CONTRATO PROVEEDOR PLAN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES PEDIDO DE MATERIALES

ORDEN DE COMPRA CUMPLIDO MINICERTIFICADO

SOLICITUD DE ENTREGA DATOS COMERCIALES ADMINISTRATIVOS SOLICITUD DE SEGUROS

SEGUIMIENTO DE OBRA POST ENTREGA ACTUALIZACIÓN COMERCIAL DE OBRA

Procedimiento General

Control de los Registros

Código: PG-02

Rev 1

Fecha: 18/04/05

Página: 1 de 4

4.1 Listado Registros de la Calidad 4.2 Archivo de registros de la Calidad

4.3 Archivo definitivo de los registros de Obra

5 REGISTROS RELACIONADOS 4

6 DOCUMENTOS RELACIONADOS 4

7 GLOSARIO y ABREVIATURAS 4

Revisado por:

Aprobado por:

COPIA Co

ntrolad

Procedimiento General

Control de los Registros

Código: PG-02

Rev 1

Fecha: 18/04/05

Página: 2 de 4

1. OBJETO

Establecer la metodología para identificar, almacenar, recuperar, proteger, indicar el tiempo de conservación y la disposición de los registros de los procesos del SGC. Estos registros se mantienen para:

1. Proporcionar evidencia de conformidad con los requisitos de la norma ISO 9001. 2. Verificar el funcionamiento efectivo del Sistema de Gestión de la Calidad

implementado.

2. ALCANCE

Todos los Registros inherentes a la Calidad.

3. RESPONSABILIDADES Sectores involucrados

• Aseguran que los Registros de la Calidad se encuentran convenientemente archivados, completos, legibles y correctamente identificados.

4. PROCEDIMIENTO

4.1. Listado Registros de la Calidad

Quien emita un Procedimiento o Instrucción, define claramente los parámetros de los registros relacionados con el mismo, para lo cuál especifica:

Archivo Form Denominación Emisor

Tipo Sector Acceso

Conserv.

Años

Disp.

Form: Código del Formulario de acuerdo a lo establecido en el PG-01 Control de

Documentos.

Denominación: Título del Formulario

Emisor: Se trata del sector / persona / funcionario, etc. que emite el registro,

completando el formulario correspondiente.

Tipo del archivo: se trata de especificar el formato en el que dicho registro se

Procedimiento General

Control de los Registros

Código: PG-02

Rev 1

Fecha: 18/04/05

Página: 3 de 4

Sector de Archivo: Debe definirse el sitio, lugar físico o eventualmente virtual en el

que se almacena el registro durante el proyecto, y en el cual puede ser hallado. Posteriormente se almacenará en el Depósito General, hasta cumplir el plazo establecido.

Acceso: permisos de acceso a los registros, restricciones hacia la información

registrada. En caso de no existir restricción el campo se completa con un signo "-". En caso de aparecer la leyenda "Según Permisos", se referirá al grado de acceso otorgado y regulado por el Administrador de los mismos.

Conservación años: Indica el tiempo de conservación del registro en cuestión,

desde su generación hasta su disposición final.

Disposición: Se indica el comportamiento a seguir con el registro, una vez vencido

el tiempo de conservación del mismo.

De acuerdo a lo establecido en los Procedimientos e Instrucciones, el Responsable de Gestión de Calidad elabora un Listado de Registros de la Calidad, donde figuran todos los registros y se indican como se identifican, su codificación, el sector responsable de su archivo y el tiempo de mantenimiento de los mismos.

4.2. Archivo de registros de la Calidad

Cada Responsable de Sector archiva y mantiene vigentes los Registros de la Calidad que se encuentren en tránsito por razones propias a las actividades que desarrolla. Durante las auditorias internas, el auditor verifica que los documentos sean legibles, completos, adecuadamente identificados y correctamente archivados.

Los Registros de Calidad se consideran válidos únicamente cuando están firmados por personal debidamente autorizado.

Los Registros de la Calidad son archivados en instalaciones que aseguran las condiciones ambientales adecuadas para la prevención de daños, deterioros y pérdidas de los mismos.

Los registros que se encuentren en papel del tipo Térmico (copia Fax), cuyo archivo deba superar el plazo de seis meses, es remplazado por una copia en papel común. La Empresa asegura la manutención de los Registros de la Calidad durante el período establecido en el Listado de Registros de la Calidad, salvo solicitud expresa de un cliente o norma aplicable. Los registros se destruyen cuando el tiempo de mantenimiento predefinido fue superado.

4.3 Archivo definitivo de los registros de Obra

Luego de finalizada la Obra, el Jefe de Obra es el responsable de entregar al Gerente Responsable todos los registros generados, de acuerdo a lo establecido en la IT 07-01 “Control de documentación de Obra”.

Procedimiento General

Control de los Registros

Código: PG-02

Rev 1

Fecha: 18/04/05

Página: 4 de 4

Tipo Sector Acceso

Cons

Años

Disp.

F 02-01 Registros de la Listado de

Calidad Calidad/

Papel Calidad - Permanente _calidad ----

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

IT 07-01 Control de documentación de Obra.

7. GLOSARIO y ABREVIATURAS

SGC Sistema de Gestión de Calidad

REGISTROS DE LA CALIDAD: Son aquellos registros que proveen evidencias

Procedimiento Específico

: F02-01

Rev 3

Listado de Registros de Calidad

Fecha: 23/08/06

Página: 1 de 3

Archivo

Form Denominación Emisor

Tipo Sector Acceso

Cons.

Años

Disp.

F 01-01 Listado de documentos Calidad Papel Calidad Todos Permanente ---- F 01-02 Registro de distribución de

documentos Calidad Papel Calidad Todos Permanente ---- F 02-01 Listado de Registros de la

Calidad Calidad Papel Calidad Todos

Permanente

calidad ---- F03-01 Informe de revisión

gerencial RGC Papel Calidad Dirección 5 años Destruir F04-01 Plan de Capacitación RRHH Papel RRHH Según

permisos 2 años Destruir F04-02 Registro de Calificación GR Papel RRHH Según

permisos 5 años Destruir F04-03 Registro de capacitación Capacitador Papel RRHH - Permanente ---- F04-04 Registro individual de

capacitación RRHH Papel RRHH - Permanente ----

F04-05 Verificación de la eficacia

de capacitación GR Papel RRHH

Según

permisos Permanente ---- F05-01 Informe comercial de Obra JdC Papel Comercial JdC, GR, JdP, Fin del

Proyecto Destruir F05-02 Tarjeta de licitación JdP Papel

Presu-puesto JdP, GR, RO

Fin del

Proyecto Destruir F05-03 Informe visita a terreno JdP Papel

Presu-puesto JdP, GR, RO

Fin del

Proyecto Destruir F05-04 Revisión de oferta JdP Papel

Presu-puesto JdP, GR, RO

Fin del

Proyecto Destruir F05-05 Revisión de contrato GR Papel GR JdP, GR, RO y

P 11 años Destruir F05-06 Modificaciones de contrato JdO Papel Obra JdO, GR, RO 11 años Destruir F05-07 Encuesta de satisfacción

del cliente JdC Papel Comercial JdC,GR, RO 11 años Destruir F05-08 Solicitud de entrega datos

Compras JdP Infor-mático Compras JdP, GR, JC Fin del Proyecto Destruir F05-09

Solicitud de entrega datos Comerciales -Administrativos

JdP

Infor-mático Comercial JdP, JdA, JdC

Fin del

Proyecto Destruir F05-10 Solicitud de entrega datos

Seguros JdP Papel Tesorería JdP, RdS, JdC

Fin del

Proyecto Destruir F05-11 Seguimiento de Obra post

entrega JdP

Infor-mático Comercial GR, JdC, Ro 11 años Borrar F05-12 Actualización comercial de obra JdC Infor-mático Comercial GR, JdC, Ro Fin de Proyecto Borrar F06-01 Pedido de Materiales JdO

Deposito Papel Compras

JC, GR,

Ro/JdO 5 años Destruir F06-02 Orden de Compra Compras /

Obra Papel Compras JC,GR, Ro/JdO 5 años Destruir

F06-03 Cumplido JdO Papel

Contadu-ría

JC, JdO , Dto

Procedimiento Específico

: F02-01

Rev 3

Listado de Registros de Calidad

Fecha: 23/08/06

Página: 2 de 3

Archivo

Form Denominación Emisor

Tipo Sector Acceso

Cons.

Años

Disp.

F06-03-A Cumplido Comprador Papel

Contadu-ría

JC ,JdO , Dto

contable 11 años Destruir F06-04 Mini certificado JdO Papel

Contadu-ría

JdO, Ro, GR,

Dto contable 11 años Destruir F06-05

Evaluación Inicial de proveedores y subcontratistas

JdO, JC, JdP Papel Compras JdO, JC, JdP,

Ro, GR 5 años Destruir F06-06 Evaluación Proveedores y

subcontratistas- Obra JdO Papel Compras

JdO, JC, JdP,

Ro,GR 5 años Destruir

F06-07 Revisión de contrato

Proveedor Comprador Papel

ComprasO ficina técnica, Obra JdC, CT, JdO, GR Fin del Proyecto Destruir F06-08 Plan de compras y contrataciones Ro / JdO Sist. Digital Obra GR/ JdO/ RO, JC Fin del Proyecto Destruir F07-01 Envió de documentación Presupuestos y Licitaciones a Obra JdP Papel Presu-puesto JdP,GR, JdO, Ro Fin del Proyecto Destruir F07-02 Control de distribución de

documentos de Obra JdO Papel Obra Ro/JdO, GR 11años Destruir F07-03 Control de documentos de

Ingeniería JdO Papel Obra

Ro/JdO ,GR,

Ingenieria 11años Destruir F07-04 Control de consultas y

solicitudes JdO Papel Obra

Ro/JdO ,GR, Ingenieria

Fin del

Proyecto Destruir F07-05 Registro de documentación

de Obra a archivar JdO Papel GR Ro/JdO, GR 11años Destruir

F07-06 Check in – Procedimiento

Interno JdO Papel Obra JdO, GR, RO

Fin del

Proyecto Destruir F07-07 Close out – Procedimiento

Interno Obra Papel Obra JdO, GR, RO 5 años Destruir F07-08 Protocolo de calidad de

hormigón

Proveedor

de hormigón Papel Obra GR, JdO, JT 11 años Destruir F07b-08 Ingreso de acero Obra Papel Obra GR, JdO, JT 11 años Destruir

F07-09 Control de firmas JdO Papel Obra GR, JdO, JT,

Cap 11 años Destruir F07-10 Autorización de

Hormigonado

Responsa-ble de Área Papel Obra

GR, JdO, JT,

Cap 11 años Destruir F07-11 Tarjeta de hormigonado

Responsa-ble de Área Papel Obra

GR, JdO, JT,

Cap 11 años Destruir F07-12 Ensayos de Hormigón

Responsa-ble de Área Papel Obra

GR, JdO, JT,

Cap 11 años Destruir F07-13

F07-14 Registro de reclamos de

Clientes JdC

Infor-mático Comercial GR, JdC Permanente ---- F07-15 Tarjeta de mantenimiento de equipo e historial Depósito Central Papel Obra / Depósito Central GR, GT, Ro, JdO, ED Actualización c / 3 años Destruir F07-16 Control de vehículos Depósito

Central Papel Obra /Dep. Central GR, GT, Ro, JdO, ED Actualización c / 3 años Destruir

Procedimiento Específico

: F02-01

Rev 3

Listado de Registros de Calidad

Fecha: 23/08/06

Página: 3 de 3

Archivo

Form Denominación Emisor

Tipo Sector Acceso

Cons.

Años

Disp.

F07-19 Previsión uso de equipos e

instrumentos Obra Papel Depósito

GT, GR, JdO, EdC -

Fin de

proyecto Destruir F08-01 PIE Instalaciones General Obra Papel Obra - 11 años Destruir F08-02 PIE Proceso Obra General Obra Papel Obra - 11 años Destruir F08-03 PIE Relevamiento de Obra

General Obra Papel Obra - 11 años Destruir

F08-03e

PIE Registro de seguimiento de obra

eléctrica

Obra Papel Obra Todos 11 años Destruir

F08-03s PIE Registro de seguimiento de instalación sanitaria F09-01 Registro de contrastacion de equipos de medición Depósito Central Papel Obra/ Depósito Central GT, GR, JdO, EdC Actualiz. c/3 años Destruir F9-02 Homologación de

Manómetros Obra Papel Obra GT, GR, JdO

Actualiz. C/3

años Destruir F10-01

F11-01 Informe de Auditoria Auditor Papel RGC Todos 3 años Destruir F11-02 Cronograma de Auditoria

de la Calidad RGC Papel RGC Todos 1 año Destruir

F11-03 Listas de verificación de

auditoria interna Auditor Papel RGC Todos 1 año Destruir F11-04 Certificado Calificación de

Auditor RGC Papel RGC Todos Permanente ----

F12-01 INC JdO Papel RGC GR,JdO 3 años Destruir

F12-02 Registro de INC RGC Papel RGC GR,JdO Permanente ----

F 13-01 Solicitud de Acciones

Preventiva y Correctivas RGC Papel RGC

GR, JdO, RO,

JdD,RGC 5 años Destruir F 13-02 Registro de Acciones

Preventiva y Correctivas RGC Papel RGC

GR,JdO, Ro,

JdD,RGC Permanente ----

ABREVIATURAS

P Presidente JdC Jefe de Dto. Comercial

GC Gerente Coordinador RdS Responsable Dto. Seguros

GR Gerente Responsable JC Jefe de Compras

GT Gerente Técnico JdA Responsable Dto. Administración

RGC Responsable de Gestión de Calidad JdP Jefe de Presupuesto

RO Responsable Obra EdC Encargado de Depósito Central

JdO Jefe de Obra JT Jefe de Terreno

Procedimiento General

Revisión por la dirección

Código: PG 03

Rev 0

Fecha: 29/11/04

Página: 1 de 3

Revisado por:DF

Aprobado por:CB

COPIA Co

ntrolad

Procedimiento General

Revisión por la dirección

Código: PG 03

Rev 0

Fecha: 29/11/04

Página: 2 de 3

1. OBJETO

Establecer la metodología y responsabilidades para realizar la Revisión del Sistema de la Calidad implementado.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a las actividades y documentación asociadas con el Sistema de la Calidad, que determinan los cambios necesarios para la adecuación del Sistema de la Calidad.

3. RESPONSABILIDADES Gerente Coordinador

− Asegura el cumplimiento del presente procedimiento.

Gestión de Calidad

− Elabora el informe de la Revisión por la Dirección.

− Coordina las acciones correctivas y/o preventivas que necesiten ser instrumentadas.

4. PROCEDIMIENTO

4.1 El Gerente Coordinador, en carácter de Representante de la Dirección, convoca a los responsables de las distintas gerencias de la empresa, con frecuencia semestral, a la reunión de revisión del Sistema de Gestión de la Calidad. Cuando se considere necesario, asistirá también personal invitado.

4.2 El Gerente Coordinador, como Representante de la Dirección, elabora una Agenda Tentativa para cada reunión la cual comprende específicamente algunos de los siguientes puntos:

• Seguimiento de las acciones derivadas de anteriores revisiones.

• Indicadores relacionados con los objetivos definidos en la política de calidad. • Evaluación de la efectividad del Sistema de la Calidad para lograr satisfacer la

política y los objetivos de la calidad. • Reclamos de Clientes.

• Capacitación

• Análisis de las No Conformidades detectadas. • Acciones Correctivas y Preventivas.

• Auditorias Internas y Externas. • Grado de satisfacción de los clientes

• Verificación de la eficacia de los procesos (indicadores) • Servicio Posventa

Procedimiento General

Revisión por la dirección

Código: PG 03

Rev 0

Fecha: 29/11/04

Página: 3 de 3

4.3 El Gerente Coordinador realiza una Evaluación de la efectividad del Sistema de la Calidad para satisfacer la Política de la Calidad y alcanzar los objetivos propuestos y realiza un análisis de los requisitos que pudieran sobrevenir en el futuro para asegurar que el sistema se adaptará y permanecerá efectivo. Luego de evaluar el cumplimiento de los objetivos propuestos, el Gerente Coordinador, con el consentimiento del comité directivo, fija las nuevas metas y asignación de recursos para el período siguiente.

4.4 El Gerente Coordinador coordina el análisis de las recomendaciones y cambios que se proponen para la adecuación y mejoramiento del Sistema implementado, generando las Acciones Correctivas y Preventivas que sean necesarias.

4.5 El Gerente Coordinador, como Representante de la Dirección, solicita al Responsable de Gestión de la Calidad, la confección de un Informe de Revisión por la Dirección, conteniendo todas las recomendaciones, objetivos y acciones propuestas. Este informe es firmado por los presentes, en la revisión por la Dirección, remitiéndose una copia a cada sector. El Gerente Coordinador procede al archivo del original.

4.6 Ante la eventual necesidad de solicitar acciones correctivas, el inicio y desarrollo de las mismas serán coordinadas por el Responsable de Gestión de la Calidad, quien además actualiza la documentación del Sistema de la Calidad y efectúa la difusión de las nuevas metas y objetivos.

5. REGISTROS RELACIONADOS

Archivo Form Denominación Emisor

Tipo Sector Acceso

Conser.

Años

Disp.

F03-01 Informe de revisión _gerencial RGC Papel. GC Dirección 5 años Destruir

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

PG 13 Acciones Correctivas y Preventivas

7. GLOSARIO y ABREVIATURAS

GC Gerente Coordinador

RGC Responsable de Gestión de Calidad

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Procedimiento General

Gestión de los recursos

Código: PG-04

Rev 1

Fecha: 18/04/05

Página: 1 de 4

Revisado por:

Aprobado por:

ÍNDICE 1 OBJETO 2 2 ALCANCE 2 3 RESPONSABILIDADES 2 4 PROCEDIMIENTO 2 4.1 Calificación 4.2 Capacitación

4.3 Eficacia de las acciones tomadas

5 REGISTROS RELACIONADOS 4

6 DOCUMENTOS RELACIONADOS 4

7 GLOSARIO y ABREVIATURAS 4

COPIA Co

ntrolad

Procedimiento General

Gestión de los recursos

Código: PG-04

Rev 1

Fecha: 18/04/05

Página: 2 de 4

1. OBJETO

Establecer pautas de selección, capacitación, motivación y evaluación con la finalidad de contar con los Recursos Humanos adecuados, imprescindibles para brindar un servicio personalizado y de atención continua.

Definir programas y herramientas de gestión para la capacitación permanente.

Establecer un esquema de monitoreo de la actividad general y particular a efectos de garantizar un alto nivel de satisfacción en el cliente.

Aplicar un esquema de trabajo basado en la mejora continua.

Realizar una gestión que permita conocer y mejorar los niveles de satisfacción del personal.

Desarrollar prácticas tendientes a transformar el conocimiento individual en organizacional y el conocimiento implícito en explicito.

2. ALCANCE

Todo el personal que cumplan funciones que afecten directa e indirectamente la calidad final de los productos y/o servicios que provee la Empresa.

3. RESPONSABILIDADES Presidente

• Aprobar el Plan de Capacitación.

Gerentes Responsables

• Confeccionar, revisar y aprobar los perfiles de puesto del personal de su sector. • Evaluar y calificar al personal a su cargo.

• Detectar las necesidades de capacitación del personal a su cargo.

• Establecer y asegurar el adecuado entrenamiento del personal de su sector.

RRHH

• Reunir los antecedentes del personal a ser calificado.

• Asignar los recursos necesarios para cumplir el Plan de Capacitación. • Mantener los registros de capacitación.

• Administrar los legajos individuales.

4. PROCEDIMIENTO 4.1. Calificación

Como mínimo será calificado, anualmente, todo personal que realice las siguientes actividades:

Procedimiento General

Gestión de los recursos

Código: PG-04

Rev 1

Fecha: 18/04/05

Página: 3 de 4

- Profesionales de Oficina Técnica. - Profesionales de Obra.

- Capataces.

- Profesionales de Oficina Comercial.

- Profesionales de Control de Gestión de Calidad. - Profesionales de Seguridad e higiene.

Los Gerentes Responsables evalúan el desempeño del personal a su cargo sobre la base del perfil de puesto correspondiente y establecen de común acuerdo, necesidades de capacitación que son informadas a RRHH, para ser incorporadas al Plan de Capacitación F04-01.

Todas las calificaciones internas se registran en el F04-02 “Registro de Calificación”, son firmados por el Gerente Responsable y archivados en RRHH.

Las calificaciones externas de personal, son realizadas por entes nacionales y/o internacionales reconocidos en un todo de acuerdo a lo requerido en las normas aplicables. Los registros de estas calificaciones son archivados en el legajo del personal correspondiente.

4.2. Capacitación

Cuando como resultado del análisis de las evaluaciones de personal se determine la necesidad de capacitación de alguna persona o grupo de personas, los Gerentes Responsables comunican a RRHH la necesidad de realizar cursos para capacitación. Asimismo cuando alguno de los Gerentes Responsables detecte que alguna persona o grupo de personas requiere algún tipo de capacitación, coordina en reunión de obras junto a los restantes Gerentes Responsables , la necesidad y el alcance que se le dará al mismo. Se informa la decisión adoptada al departamento de RRHH , para que planifique la capacitación.

En función de las necesidades recibidas, RRHH emite un Plan de Capacitación F04-01 con todos los cursos / seminarios y charlas de concientización previstos. Este Plan puede ser revisionado tantas veces sea necesario durante el transcurso del año.

RRHH coordina las actividades de contratación correspondientes a los cursos y/o seminarios a contratar. Cuando estos sean de dictado interno, RRHH coordina los horarios, refrigerios, participantes, etc.

Para cada capacitación el responsable de la misma elabora un registro de los asistentes en el F04-03 “ Registro de Capacitación” donde se registra también los datos del expositor y la duración del la misma. Se adjunta también, si lo hubiese, el programa de la capacitación recibida .El departamento de RRHH recibe esta información y la vuelca en el “ Registro individual de Capacitación “ F04-04 de cada asistente y lo archiva.

Procedimiento General

Gestión de los recursos

Código: PG-04

Rev 1

Fecha: 18/04/05

Página: 4 de 4

4.3. Eficacia de las acciones tomadas

Se verifica la eficacia de las capacitaciones dadas de acuerdo al siguiente detalle:

• Capacitaciones formativas: Solo cuando se examina a los participantes por

medio de un examen al final del curso.

• Capacitaciones específicas de la tarea que realiza: A través de la evaluación

posterior, en un rango de tiempo (no menos de 90 días), por parte del Gerente Responsable. Dicha evaluación tiene por finalidad establecer si el o los capacitados lograron mejorar su gestión respecto del tema específico pertinente.

La verificación de la eficacia de las capacitaciones realizadas es registrada por el Gerente Responsable pertinente en el F04-05.” Verificación de eficacia de Capacitación”

5. REGISTROS RELACIONADOS

Archivo Form Denominación Emisor

Tipo Sector Acceso

Cons

Años

Disp.

F04-01 Plan de Capacitación RRHH P RRHH _permisos Según 2 Destruir F04-02 _{Registro de Calificación GR P RRHH} Según

permisos 5 Destruir

F04-03 _{capacitación} Registro de Capacitador P RRHH - Permanente - F04-04 Registro individual de _{capacitación} RRHH P RRHH - Permanente -

F04-05 Verificación de la eficacia de capacitación

GR P RRHH _permisos Según Permanente -

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

7. GLOSARIO y ABREVIATURAS

RRHH: Recursos Humanos GR: Gerente responsable

Código

F04-01

Rev..: 0 Fecha Emision

10/6/2004 Página : 1 de Prevista Real junio agosto 9/22/2004

Preparó : Fecha: 15-Jul-04 Aprobó : Fecha: 15-Jul-04

PLAN DE CAPACITACIÓN ANUAL Año 2004

Jefes de obra

Personal comercio exterior

Inglés Conversación fluida

Aplicación de Hormigón _{de nuevas tecnologías}Actualización

Curso Objetivo Dirigido a Fecha Recursos Eficacia

Código 1 3 4 5 6 2 3 4 Manejo de costos y tiempos Manejo personal Capacidad de critica constructiva Capacidad de enseñar, aprender y mandar Capacidad de enfrentar conflictos K * 10 L*5 N*1 O*10 P*1 Q*1 S*10 U*1 V*1 W*10

EVALUADORES Criterrios de Evaluacion Calificacion Sugerida por Cargo de hasta

Enrique Butty Bueno 4 Categoria 2

Calos, Bertran Bueno+ 7 Categoria 3

Muy Bueno 10 Categoria 4 1 Empuje Organización Tecnicas constructivas Program. De tareas Normas de seg. E Higuiene Normas de gestion calidad Utilizaz. de herram. y equipos F04-02 Fecha Emision 26/10/2004 Resultado R/50 Página : 1 de ? Rev..: 0 Lealtad y vocacion servicios Sumatoria 2

orden Clase Apellido y nombre Edad

Norberto Rodiño

REGISTRO DE CALIFICACION PERSONAL TIPO

Regular 1

Categoria 1

Titulo Calificacion _{En equipo}Comport.

Adaptacion a distintas tareas

El puntaje de ponderacion indicado Varia de acuerdo al

perfil del personal a evaluar El contenido de estos items varia de acuerdo al perfil del

Código F04-03 Rev: 0 Fecha 26.07.04 Página : 1 de 1 Ref: TEMA /CURSO: Nº: FECHA: EXPOSITOR: DOCUMENTACION DE REFERENCIA:

APELLIDO Y NOMBRES FIRMA

TIEMPO DE EXPOSICION: hrs,

FIRMA EXPOSITOR: ACLARACION:

REGISTRO DE CAPACITACION

Código F04-04 Rev: 0 Fecha 26.07.04 Página : 1 de 1 Ref: LEGAJO Nº: OBSERVACIONES:

CONSTRUCTORA SUDAMERICANA S.A. ING, SALINAS, FLAVIO OSCAR

06/08/2004 INTRIDUCCION A LAS TAREAS DE OBRA CONSTRUCTORA SUDAMERICANA S.A. ARQ. RIVIERE, CRISTIAN DANIEL

05/08/2004

ARQ. MARIN DI GIORGIO, ALEJANDRA

04/08/2004 INTRODUCCION AL AREA DE ADMINISTRACION CONSTRUCTORA SUDAMERICANA S.A. CDOR. MACHADO, DANIEL ENRIQUE INTRODUCCION AL AREA DE PRESUPUESTO Y LICITACIONES

02/08/2004 CONSTRUCTORA SUDAMERICANA S.A.

03/08/2004 CONSTRUCTORA SUDAMERICANA S.A. INTRODUCCION AL AREA DE SEGURIDAD E HIGIENE

INTRODUCCION AL AREA DE COMPRAS

EMPLEADO:

FECHA NOMBRE O DETALLE DE LA CAPACITACION RECIBIDA INSTITUCION

CASELLA, OSCAR PABLO

REGISTRO INDIVIDUAL DE CAPACITACION

EXPOSITOR OBSERVACIONES

ARQ. PEREZ GREGORINI, JAVIER

Código

F04-05

Total promedio calificación:

Medición de la mejora

Personal que recibió la capacitación

Observaciones Califica

ción

Legajo _{¿Alcanzó el objetivo?}

FIRMA GR: FECHA: ¿Tiene algún efecto en la organización?

¿Cuál es el motivo?:

¿Cuál es el motivo?:

¿Se aplican los conceptos aprendidos? ¿Alcanza la formación que se supone?

¿Cuál es el motivo?: ¿Cuál es el motivo?:

MEDIA DE MEJORA DE RENDIMIENTO ¿Notó diferencia entre el rendimiento previo y posterior a la formación?

VERIFICACIÓN DE EFICACIA DE

CAPACITACIÓN

Método de evaluación:

Plazo de evaluación:

Objetivos, resultado y/o aplicaciones esperadas

Capacitación adquirida: Fecha de realización: Tipo de capacitación:

Medición por objetivo Espec. de tarea

Procedimiento General

Proceso relacionado con el Cliente

Código: PG 05

Rev 2

Fecha: 06/01/06

Página: 1 de 9

4.4 Revisión del contrato. 5

4.5 Modificaciones al contrato. 5

4.6 Responsable de la relación con el Cliente. 6

4.7 Documentación entregada al Cliente. 6

4.8 Cierre del contrato. 6

4.9 Encuesta de satisfacción del Cliente. 7

4.10 Registro de reclamos de Clientes de obras entregadas. 7

4.11 Seguimiento de obras post entrega. 7

5. REGISTROS RELACIONADOS 7

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS 8

7. GLOSARIO y ABREVIATURAS 8

8. DIAGRAMA DE PROCESO 9

Revisado por:

Aprobado por:

COPIA Co

ntrolad

Procedimiento General

Proceso relacionado con el Cliente

Código: PG 05

Rev 2

Fecha: 06/01/06

Página: 2 de 9

1. OBJETO

Establecer la metodología para la revisión de ofertas y contratos para asegurar que: • Se hayan definido y documentado en forma completa e inequívoca los requisitos del

Cliente.

• Se disponga de la capacidad suficiente para satisfacer los requisitos establecidos por el Cliente.

• Se haya resuelto cualquier diferencia entre los términos de la oferta y los del contrato, en forma escrita.

• Se hayan establecido los mecanismos para poder resolver posibles diferencias, que se presenten durante la ejecución del Contrato.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación para todos los contratos que vinculen a la Empresa con el Cliente.

3. RESPONSABILIDADES Gerente General:

− En ausencia del Presidente, es el Representante máximo de la Empresa ante el Cliente.

− Coordina los procesos relacionados con el Cliente siendo el responsable final de los mismos.

− Aprueba las ofertas conjuntamente con el Gerente de Obras y Presupuesto antes de ser presentadas al Cliente.

− Aprueba los contratos y los presenta a la presidencia para su firma.

− Designa al Responsable / Jefe de Obra conjuntamente con las Gerencias de obras. − Analiza los resultados de las encuestas de satisfacción del cliente para tomar las

acciones correctivas y/o preventivas necesarias.

Jefe de Dpto. Comercial:

− Mantiene actualizada la base de datos de Clientes. − Registra el ingreso de licitaciones.

− Genera el informe comercial de licitación

− Mantiene, junto con el Gerente Responsable, el contacto con el Cliente durante la etapa de la oferta.

− Es el responsable de la presentación de la oferta en los términos especificados en la licitación.

− Mantiene el contacto con el Cliente durante la etapa posterior a la obra, genera la encuesta de satisfacción del Cliente y canaliza sus inquietudes y reclamos.

− Informa inmediata y periódicamente a los Gerentes Responsables y Administradores de Proyecto y reporta quincenalmente al Gerente General de la situación de reclamos del Cliente.

Procedimiento General

Proceso relacionado con el Cliente

Código: PG 05

Rev 2

Fecha: 06/01/06

Página: 3 de 9

Jefe de Presupuestos:

− Estudia la información y confecciona la tarjeta de licitación.

− Realiza las solicitudes de información necesaria para cumplir con el pliego. − Elabora el presupuesto.

− Genera la documentación técnica de licitación y centraliza toda la documentación necesaria para cumplimentar los requisitos exigidos en la Licitación.

− Entrega la documentación de oferta al Jefe del Departamento Comercial para su presentación formal, así como las aclaraciones post entrega de licitación.

− Participa en la revisión de la oferta.

− Prepara el legajo técnico de obra de las ofertas aceptadas.

Gerente Responsable involucrado:

− Solicita información, realiza el análisis de factibilidad y decide, con el consenso de los Gerentes Responsables en reunión comercial, si cotizar o no.

− Verifica que la Empresa esté en condiciones de suministrar la capacidad técnica y productiva necesarias para cumplir con todos los requerimientos contractuales.

− Realiza la revisión de la oferta.

− Notifica al Cliente la aceptación del contrato.

− Acuerda con el Cliente las modificaciones entre la oferta y el Contrato. − Es responsable de las modificaciones de contrato.

− Es responsable de la documentación entregada al Cliente.

Responsable / Jefe de Obra:

− Acuerda en obra con el Cliente las modificaciones al Contrato (trabajos complementarios y quitas de obra), con visado del Gerente Responsable.

4. PROCEDIMIENTO 4.1 Elaboración de la oferta

El Jefe de Departamento Comercial mantiene actualizado el registro de Clientes, en un programa informático de agenda y seguimiento, mediante el cual realiza un seguimiento de los mismos buscando obtener invitaciones a ofertar.

Recibida una petición de Oferta, el Jefe de Departamento Comercial, le asigna el número correspondiente al orden de llegada en la planilla de seguimiento de licitaciones (sistema informático) completa la planilla de informe comercial de obra (F05-01) y lo eleva a los Gerentes Responsables (generalmente en reunión comercial). En caso que en la misma se decidiera no cotizar, el Jefe de Departamento Comercial agradece al Cliente la invitación y envía una disculpa.

En caso que se decida participar, el Gerente Responsable involucrado, provee los recursos para elaborar la oferta al Jefe de Presupuestos.

Nota: El Gerente Responsable puede designar, para la elaboración de una oferta a una persona ajena al departamento de presupuesto quien se desempeña como responsable del mismo. En este caso el

Procedimiento General

Proceso relacionado con el Cliente

Código: PG 05

Rev 2

Fecha: 06/01/06

Página: 4 de 9

Jefe del Departamento Comercial asegura que se cumplan las especificaciones de este procedimiento durante la elaboración y presentación de la oferta.

El Jefe de Presupuesto, estudia las bases, completa la tarjeta de licitación (F05-02), coordina la confección de la oferta correspondiente, y realiza el costeo tomando como base:

• La Base de Datos de “Precios de insumos primarios” (correspondiente a Capital y Gran Buenos Aires), que se encuentra en el Sistema Informático.

• Los informes de ítems no incluidos en lista de insumos primarios, solicitados por el Jefe de Presupuestos a Compras en F05-08 ”Pedido de precios especiales”.

• Los informes de obras anteriores, que se encuentran en base de datos del Departamento de Compras referenciados a la fecha de que datan.

El Jefe de Presupuesto realiza las solicitudes de información necesaria para cumplir con el pliego, para lo cual emite, de ser necesario, los pedidos de información de seguros a Responsable de Seguros en el formulario F05-10 “Solicitud de entrega datos de seguro” incluyendo la póliza de mantenimiento de la oferta y de precios especiales a Compras en el formulario F05-08 “Solicitud de entrega de datos de Compras”. El Jefe del Departamento Comercial completa el formulario F05-09 “Solicitud de entrega de datos comerciales administrativos” y lo entrega al área administrativa.

El Jefe de Presupuesto coordina la visita de obra, la que se realiza siguiendo las bases del “Informe de visita al terreno” (F05-03). El Gerente Responsable, en casos extraordinarios, puede decidir la no necesidad de realizar una visita a obra, dejando constancia de ello tachando el F05-03 y firmándolo en blanco.

Cuando el Jefe de Presupuestos estime necesaria la participación del Departamento de Gremios en el estudio de la licitación, entrega al mismo copia de la Tarjeta de Licitación elaborada (F05-02).

El Jefe de Presupuesto, con la información recibida de los diferentes sectores, genera la documentación técnica de licitación y centraliza toda la documentación necesaria para cumplimentar los requisitos exigidos en la Licitación.

Nota: Cada área participante de la licitación, es responsable tanto del contenido de la documentación por ellos entregada, como de entregar la misma en el plazo solicitado.

4.2 Revisión de la oferta

El Jefe de Presupuestos verifica que se encuentren establecidos y documentados todos los requisitos indispensables para la definición del o los productos solicitados. A tal fin completa la planilla F05-04 “Revisión de Oferta”, luego de efectuadas las verificaciones mencionadas y, en caso de no existir observaciones, la firma y la envía al Gerente Responsable.

El Gerente Responsable revisa la Oferta verificando que la misma cumpla con los requerimientos del Cliente, y firma el formulario F05-04 “Revisión de Oferta” en calidad de “Oferta revisada”.

Si el Gerente Responsable observa diferencias, entre lo solicitado por el Cliente y lo ofertado, efectúa las observaciones correspondientes y se comunica con el Cliente con el propósito de comunicarle y resolver en conjunto las diferencias encontradas.

Procedimiento General

Proceso relacionado con el Cliente

Código: PG 05

Rev 2

Fecha: 06/01/06

Página: 5 de 9

4.3 Aprobación de la oferta

La oferta básica es generada por el Jefe de Presupuesto, basada en un factor “k” provisorio establecido por el Gerente Responsable.

Luego de elaborada la oferta y realizada su revisión, se realiza una reunión entre el Gerente Responsable involucrado, el Gerente de Obras y Presupuesto y el Gerente General para definir la oferta final, ajustando el factor K y margen de riesgo, el cual será comunicado al Presidente.

Completados los pasos anteriores el Jefe del Departamento Comercial envía la oferta aprobada al Cliente.

4.4 Revisión del Contrato

Una vez que la oferta es aceptada por el Cliente, el borrador del contrato es remitido al Gerente Responsable involucrado en el Proyecto junto con el legajo de oferta correspondiente.

Con el legajo en su poder el Gerente Responsable involucrado en el Proyecto (con apoyo del Jefe de Presupuesto participante y de estar designado el Responsable de la Obra) verifica que se haya trascripto correctamente al Contrato lo acordado y documentado con anterioridad en la Oferta y en las Notas aclaratorias cursadas con el Cliente. Además constata que se haya establecido el mecanismo para poder resolver posibles diferencias que se presenten durante la ejecución del proyecto. Si el Contrato se redactó de acuerdo a lo convenido, el Gerente Responsable involucrado en el proyecto completa el formulario Revisión de Contrato (F05-05), lo firma en calidad de contrato revisado y lo envía a su aprobación Gerente General. Si el Contrato difiere en alguno de sus puntos respecto a lo acordado en la oferta, el Gerente Responsable involucrado en el proyecto resuelve conjuntamente con el Cliente las diferencias detectadas. Resueltas las diferencias observadas, el Gerente Responsable involucrado en el proyecto lo firma en calidad de contrato revisado y lo envía para su aprobación al Gerente General.

El Gerente General pone a disposición del Presidente la Revisión de Contrato y el Contrato para su firma.

Con un plazo máximo de treinta días (30) de la firma del contrato de no requerir el Gerente Responsable un plazo menor, el Jefe de Presupuestos prepara el Legajo Técnico de Obra y lo entrega de acuerdo al IT 07-01 “Control de Documentación de Obra”.

4.5 Modificaciones al Contrato

Con posterioridad a la firma del Contrato, tanto el Cliente como la Empresa pueden solicitar modificaciones. Las mismas pueden iniciarse en Sede Central o en la Obra. En el primer caso la revisión de las modificaciones al contrato la realiza el Gerente Responsable involucrado en el proyecto. En caso de iniciarse en la obra la realiza el Responsable / Jefe de Obra. En ambos casos se efectúa la revisión de las modificaciones teniendo en cuenta lo siguiente:

Que la Empresa cuenta con los recursos necesarios para cumplir con las modificaciones requeridas.

Que los cambios originados son aceptados por ambas partes y que se encuentran acordados perfectamente los alcances de la modificación.

Procedimiento General

Proceso relacionado con el Cliente

Código: PG 05

Rev 2

Fecha: 06/01/06

Página: 6 de 9

Verifica si es posible mantener el plazo de entrega comprometido originalmente o si éste debe ser sometido a una nueva negociación.

Resuelve, conjuntamente con el Cliente, los cambios en las condiciones económicas, financieras y de planos que se hubiesen producido (en caso de tratarse de cambios en Obra, se debe tener el aval del Gerente Responsable). Acuerda los términos de la modificación dentro de los plazos previstos contractualmente y los documenta.

Registra las modificaciones en el (F05-06) Registro de Modificaciones de Contrato y lo eleva al Gerente Responsable involucrado en el proyecto.

Sólo se procede con las modificaciones, al estar acordadas las condiciones antedichas y el visado del Gerente Responsable. En casos extraordinarios, éste último puede autorizar llevar adelante las modificaciones, aunque algunas de las pautas no se haya cumplido aun.

4.6 Responsables de la relación con el Cliente.

Durante las diferentes etapas, distintas áreas de la Empresa interactuarán con el Cliente. En cada caso el canal de comunicación primario y responsable del registro de lo acordado es:

ETAPA RESPONSABLE

Etapa Inicial Departamento Comercial

Etapa de licitación Departamentos de Presupuestos y Licitaciones / Comercial * Etapa de adjudicación Departamento Comercial / Gerente Responsable

Etapa de contratación Gerente Responsable Etapa de Obra Responsable / Jefe de Obra

Etapa post-obra Departamento Comercial y/o Gerente Responsable

En la etapa de licitación el Departamento de Presupuestos y Licitaciones mantiene las comunicaciones con el Cliente de carácter técnico e inherentes a la oferta técnica, el Departamento Comercial mantiene la comunicación en los aspectos comerciales y administrativos de la oferta. Todas las comunicaciones y respuestas a las mismas cursadas / recibidas con el Cliente en esta etapa, son conocidas por los departamentos involucrados en la elaboración de la oferta, por lo que toda comunicación es informada de manera inmediata y antes de su presentación al Cliente al área que no emitió / recibió la misma. Es preferible, siempre que sea posible, que las comunicaciones con el Cliente se mantengan a través del Jefe del Departamento Comercial.

4.7 Documentación entregada al Cliente.

El Responsable / Jefe de obra, durante el transcurso de la obra va generando un archivo de toda la documentación que debe ser entregada al Cliente acorde a los requerimientos contractuales y al finalizar está entrega la misma, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento PG-07 “Producción y prestación del Servicio”.

4.8 Cierre del Contrato

El contrato concluye con la firma del “Acta de Recepción Definitiva”. Previamente se firma el “Acta de Recepción Provisoria”, fecha a partir de la cual se hace entrega de

Procedimiento General

Proceso relacionado con el Cliente

Código: PG 05

Rev 2

Fecha: 06/01/06

Página: 7 de 9

Un mes antes de la fecha de terminación de la obra el Jefe del Departamento Comercial envía un mail al Responsable de Obra solicitando los datos necesarios para el seguimiento de la obra post entrega (F05-12 Modelos de mails para la actualización comercial de obras). El Responsable de obra responde el mail informativo al Jefe del Departamento Comercial.

Finalizadas las actividades de obra, el Gerente Responsable, es responsable del archivo de los documentos pertinentes en el legajo de la obra según la IT07-01 ”Control de documentación de obra”.

4.9 Encuestas de Satisfacción del Cliente

Las exigencias, las expectativas, la satisfacción e insatisfacción del Cliente son conocidos a través del desarrollo de encuestas para medir el nivel de satisfacción de los mismos, en el formulario F05-07. Las encuestas son gestionadas, una vez terminada la Obra, de ser posible junto con la recepción Provisoria, por el Responsable / Jefe de Obra y / o el Jefe del Departamento Comercial, de acuerdo a lo establecido en el PG-10 “Medición, análisis y mejora”.

Los datos de las encuestas son registrados, procesados y analizados. Los resultados son distribuidos a los sectores responsables para su conocimiento, pudiéndose implementar los pedidos de acciones correctivas necesarias para la mejora.

4.10 Registro de reclamos de Clientes de obras entregadas:

Cuando a través de cualquier vía de comunicación, se recibiese un reclamo del Cliente de una obra ya entregada, se comunica el mismo al Jefe del Departamento Comercial, para su registro y se procede según lo indicado en la IT07-10” Servicio de atención de reclamos de Cliente”.

4.11 Seguimiento de obras post entrega.

Una vez realizada la recepción provisoria de una obra el Departamento Comercial registra la misma con todos sus datos según el F05-11 “Seguimiento de obra post entrega” y realiza el seguimiento administrativo de la documentación a obtener en las etapas sucesivas del contrato y la documentación interna de la empresa.

En el formulario F05-11 “Seguimiento de obra post entrega” se registran todos los centros de costos independientemente de corresponder a una obra realizada o no. Para aquellos centros de costo que no respondan a una obra en ejecución, se incluye la leyenda “No corresponde a obra”. De esta manera pueden asegurarse que todas las obras han sido incluidas.

Mensualmente el Jefe del Departamento Comercial solicita información sobre el estado de reparación de los reclamos a través de un mail al Gerente Responsable de los mismos a los efectos de informarse sobre la situación de los mismos.

Un mes antes de la fecha de Recepción Definitiva el Jefe del Departamento Comercial envía un mail al Gerente Responsable solicitando se confirme el cierre de las observaciones pendientes (F05-12 Modelos de mails para la actualización comercial de obras).

Firmada el Acta de Recepción Definitiva el Responsable de Obra responde el mail informativo al Jefe del Departamento Comercial.

Procedimiento General

Proceso relacionado con el Cliente

Código: PG 05

Rev 2

Fecha: 06/01/06

Página: 8 de 9

Tipo Sector Acceso

Conserv

Años

Disp.

F05-01 Informe comercial de _obra JdC Papel Comercial GG, JdC, _{GR, JdP, Proyecto}Fin del Destruir

F05-02 Tarjeta de licitacion JdP Papel Presupuesto GG, JdP, _{GR, RO Proyecto}Fin del Destruir

F05-03 Informe visita a _terreno JdP Papel Presupuesto GG, JdP, _{GR, RO Proyecto}Fin del Destruir

F05-04 Revision de oferta JdP Papel Presupuesto GG, JdP, _{GR, RO Proyecto}Fin del Destruir

F05-05 Revision de contrato GR Papel G R _{GR, RO y P}GG, JdP, 11 años Destruir

F05-07 satisfacción del Encuesta de Cliente

JdC Papel Comercial GG, JdC, _{GR, RO} 11 años Destruir

F05-06 Modificaciones de _contrato JdO Papel Obra GG, JdO, _{GR, RO} 11 años Destruir

F05-08 Solicitud de entrega _{datos Compras} JdP Informático Compras JdP, GR, _{JC Proyecto}Fin del Destruir

F05-09

Solicitud entrega datos Comerciales

administrativos

JdP Informático Comercial _{JdA, JdC} JdP, _ProyectoFin del Destruir

F05-10 Solicitud de entrega _{datos Seguros} JdP Papel Tesorería JdP, RdS, _{JdC Proyecto}Fin del Destruir

F05-11 Seguimiento de obra _{post entrega} JdC Informático Comercial GG, JdC, _{Ro, GR} 11 años Borrar

F05-12

Modelo de mail para actualización

comercial de obras JdC Informático Comercial JdC, Ro,

GR 3 años Borrar

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

PG-10 “Medición, análisis y mejora”

PG-12 ”Control de Productos no conforme” PG-07 “Producción y prestación del Servicio” IT07-01 ”Control de documentación de obra”

IT07-10 ”Servicio de atención de reclamos de Cliente”.

7. GLOSARIO y ABREVIATURAS

P Presidente JdP Jefe de Presupuesto

GG Gerente General JdA Responsable Dto. Administración GR Gerente Responsable JC Jefe de Compras

RO Responsable Obra RdS Responsable Dto. Seguros

Procedimiento General

Proceso relacionado con el Cliente

Código: PG 05

Rev 2

Fecha: 06/01/06

Página: 9 de 9

PROCESO RELACIONADO CON EL CLIENTE Dto. Comercial Dto. Licitaciones y Presupuesto

Salidas Compras CLIENTE Licitación Recibe , Agenda y Registra Evalúa y analiza Crea solicitudes Comercial, Administ. y Segur. Proveedores Precios_Precios Compras Proveedores Precios_Precios Compras F 0 5 0 2 F0 5 0 8 F 0 5 0 9 Precios especiales Datos solicitados Precios Realiza Cómputo y Análisis de Precios Genera costos e indirectos Realiza Oferta GERENCIA Revision y aprobacion de la Oferta Precios especiales Precios Base de datos Oferta técnica Organiza doc. Técnica Genera Oferta Final OFERTA CLIENTE CLIENTE OFERTA ACEPTA _ACEPTA NO GERENCIA GERENTE RESPONSABLE y J. de PRESUPUESTO

Revisión de contrato RevisadoContrato

F 0 5 0 5 Firma contrato CLIENTE Firma contrato OBRA

Firma contratoFirma contratoFirma contratoLegajo Licitación

Firma contrato

OBRA

Firma contratoFirma contratoFirma contratoLegajo Licitación Firma contrato CLIENTE Recibe contrato y da de alta la obra Prepara el Legajo técnico completo para Obra REALIZA OBRA PG-07 Solicitud de Recepción Provisoria CLIENTE Recepción Provisoria y legajo de obra J. de OBRA Plazo de Garantía recepción Definitiva Recibe legajo Comunicación con Cliente Archivo Legajo CLIENTE Encuesta de Satisfacción

Vía Nota, Fax o e-mail

Realiza Visita de Obra F 0 5 0 3 F 0 5 0 4 F 0 5 0 1

Interacción con el Cliente

F 0 5 1 0 F 0 5 0 7 F 0 5 0 6 Modificación al contrato

Interacción con el cliente Organiza doc. comercial y de administ. Solicita Recepción Definitiva CLIENTE Comercial, Administ. y Segur. Datos solicitados Solucion de reclamo CLIENTE Reclamo

Cliente _{Analiza, Registra y} Procesa F 0 5 1 1 Crea solicitudes Obra Resuelve Reclamo GER.RESP