La Administración de Proyectos, Un sistema integral
D. Guiloff
La Administración de Proyectos, Un sistema integral, D. Guiloff
CONTENIDO
CAPITULO 1: CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE PROYECTO
1.1 Definición de proyecto 1.2 Clasificaciones de proyectos
1.2.1 Clasificación por monto de la inversión 1.2.2 Clasificación por objetivos
1.2.3 Clasificación por tipo esencial 1.3 Fases y etapas de un proyecto
1.3.1 Necesidad 1.3.2 Estudio preliminar
1.3.3 Estudios de prefactibilidad y factibilidad a) Valor actualizado neto (VAN) b) Tasa interna de retorno (TIR)
c) Costo anual uniforme equivalente (CAUE) d) Relación beneficio-costo (B/C)
1.3.4 Ingeniería básica 1.3.5 Ingeniería de detalles 1.3.6 Adquisiciones
1.3.7 Construcción o ejecución 1.3.8 Puesta en marcha 1.3.9 Operación 1.4 Administración de proyectos
1.4.1 Conceptos básicos 1.4.2 Organización
1.4.3 Distribución de documentos 1.4.4 Archivo del proyecto
CAPITULO 2: PLANIFICACIÓN y PROGRAMACIÓN
2.1 Planificación 2.2 Programación
2.2.1 Programación de un proyecto específico 2.2.1.1 Programas master
2.2.1.2 Programas Gantt
2.2.1.3 Programas flecha-actividad 2.2.1.4 Programas nodo-actividad 2.2.1.5 Programas Pert
2.2.1.6 Programas CPM
2.2.1.7 Sistemas computaciona1es 2.2.1.8 Elección de método 2.2.2 Programación de muchos proyectos
2.2.2.1 Métodos prácticos 2.2.2.2 Uso del computador
CAPITULO 3: CONTROL DE PROYECTOS
3.1 Conceptos básicos
a) Definición de pautas del control b) Comparación de realidades con pautas
c) Toma de acción de cumplimiento de pautas de control
3.2 Control de avances físicos y tiempos
3.2.1 Control de avance físico y tiempos de fases original y fundamental 3.2.2 Control avance físico de adquisiciones
3.2.3 Control avance físico de construcción 3.2.4 Control avance físico total del proyecto 3.2.5 Uso del computador
a) Estimación de recursos de ingeniería
b) Recursos ya utilizados a la fecha de control de avance c) Avance de adquisiciones
d) Avance de construcción e) Avance total del proyecto 3.3 Control de recursos físicos del proyecto
3.3.1 Control de recursos de fases original y fundamental 3.3.1.1 Estimación de recursos
a) Definición cantidad de planos por especialidad
b) Asignación de horas-hombre por plano promedio por especialidad c) Cálculo de cantidad de recursos de ingeniería de detalles
d) Valorización de recursos y comparación con presupuestos ya disponibles del proyecto total
3.3.1.2 Medición de recursos reales a) Salida de información b) Entrada de datos 3.3.2 Control de recursos de construcción 3.3.3 Uso del computador
a) Uso del computador en el control de recursos de ingeniería b) Uso del computador en el control de recursos de construcción 3.4 Control financiero del proyecto
3.4.1 Presupuestos 3.4.2 Gastos reales 3.4.3 Avance financiero
3.4.4 Relación avance físico-financiero 3.4.5 Uso del computador
3.5 Control de calidad de proyectos 3.6 Control de límites generales
CAPITULO 4: COORDINACIÓN, ACCIÓN y ANÁLISIS DE RESULTADOS
4.1 Coordinación
a) Coordinación fases original y fundamental b) Coordinación de adquisiciones
c) Coordinación de construcción 4.2 Acción
a) Fases original y fundamental b) Etapa de adquisiciones c) Etapa de construcción 4.3 Manejo de personal
4.4 Comunicaciones 4.5 Dirección de reuniones 4.6 Análisis de resultados
4.6.1 Conceptos básicos
4.6.2 Resultados fases original y fundamental 4.6.3 Resultados de adquisiciones
4.6.4 Resultados de construcción 4.6.5 Resultados generales
a) Informes por proyecto b) Informes globales
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INTRODUCCIÓN: CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE PROYECTO
Es necesario que la administración general de proyectos siga métodos claros que consideren cada proyecto y el conjunto de proyectos bajo pautas integrales bien estudiadas y especificadas.
Es común encontrarse con proyectos que a todas luces han sido mal administrados. Esto se manifiesta en los plazos desmesurados transcurridos entre el inicio y la puesta en marcha.
En los costos altísimos, que no guardan una relación razonable con los presupuestos estimados.
En desagradables sorpresas durante la construcción, puesta en marcha u operación. En el mal funcionamiento que no satisface plenamente las necesidades-origen planteadas inicialmente. O rentabilidades que no corresponden a lo esperado.
Se describen los aspectos más importantes de la Administración de Proyectos.
El Capítulo No 1: trata los “Conceptos Básicos” definiendo claramente la palabra proyecto con la amplitud necesaria para que sea útil al administrador. Se entregan clasificaciones típicas de proyectos y se describen las etapas por las que ellos pasan, explicando en detalle cada una. Se presentan los principales métodos de evaluación económica de proyectos, VAN, TIR, CAUE, B/C. Se describen los tipos de contratos de ingeniería y construcción más usuales. Se define y expone lo que se entiende por administración de proyectos, y se toca los aspectos del sistema de archivo de proyectos y distribución de documentos.
El Capítulo No 2: está dedicado al tema “Planificación-Programación”. Se describen aquí los principales sistemas para programar proyectos, con ejemplos claros de aplicación. Es así como se tratan los métodos "Master", "Gantt", "Flecha-Actividad", "Nodo-Actividad",
"Pert" y "CPM". Luego se explican ciertas técnicas adicionales válidas para el manejo de gran número de proyectos a la vez.
El Capítulo No 3: denominado "Control de Proyectos", muestra resumida, gráfica y ordenadamente las principales técnicas utilizadas para controlar los proyectos. Y lo que es más importante, explica la filosofía del control. Se describe separadamente cómo controlar la ingeniería, adquisiciones, construcción y el total como un conjunto. Se expone, de un modo fácil de entender, el control de recursos físicos, el control de recursos financieros y el control de calidad.
El Capítulo No 4: Trata de la “Coordinación, Acción y Análisis de Resultados”.
Primero se define lo que se entiende por cada uno de estos conceptos y luego se explica en detalle la forma práctica de realizarlos. También se explica en detalle las diferencia entre coordinación natural y especial.
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CAPITULO 1: CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE PROYECTO
CONTENIDO
1.1 Definición de proyecto 1.2 Clasificaciones de proyectos
1.2.1 Clasificación por monto de la inversión 1.2.2 Clasificación por objetivos
1.2.3 Clasificación por tipo esencial 1.3 Fases y etapas de un proyecto
1.3.1 Necesidad
1.3.2 Estudio preliminar
1.3.3 Estudios de prefactibilidad y factibilidad a) Valor actualizado neto (VAN)
b) Tasa interna de retorno (TIR)
c) Costo anual uniforme equivalente (CAUE) d) Relación beneficio-costo (B/C)
1.3.4 Ingeniería básica 1.3.5 Ingeniería de detalles 1.3.6 Adquisiciones
1.3.7 Construcción o ejecución 1.3.8 Puesta en marcha
1.3.9 Operación
1.4 Administración de proyectos 1.4.1 Conceptos básicos 1.4.2 Organización
1.4.3 Distribución de documentos 1.4.4 Archivo del proyecto
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CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE PROYECTO
Los caminos, puentes, escuelas, hospitales, industrias, complejos deportivos, complejos turísticos, minas, represas, centrales hidroeléctricas, centrales nucleares, defensas fluviales, redes ferroviarias, conjuntos habitacionales, etc., son ejemplos de proyectos.
Es fácil tener una imagen en alguna medida aproximada de lo que es proyecto. El grado de exactitud de esta impresión depende de cada cual. Sin embargo, para uniformar criterios, se ha dedicado este primer capitulo a explicar con mayor rigurosidad los conceptos fundamentales que intervienen en los proyectos.
Luego se describen los límites del proyecto y sus clasificaciones de diferentes puntos de vista.
Se, expone a continuación un cuadro de fases y etapas globales de proyectos, su rango de costos usuales, precisión presupuestaria, posibilidades ahorros usuales por cambios y costos tipo de los cambios en función de etapas.
Acto seguido se explican los aspectos principales de cada etapa de una manera breve y resumida. Más adelante se profundiza mejor cada punto.
Dentro del capítulo se describen los métodos VAN. TIR, CAUE y B/C de evaluación económica de proyectos y los principales tipos de ingeniería y construcción.
Finalmente, se definen los conceptos básicos de administración de proyectos y la estructura organizativa de los principales tipos de proyecto, concluyendo con la distribución de documentos y proyecto.
1.1 DEFINICIÓN DE PROYECTO
Antes de preocuparse acerca de cómo se planearán, programarán, ejecutarán y manejarán los proyectos es necesario saber exactamente que significa la palabra proyecto.
Una definición de proyecto debe contener a lo menos conceptos de necesidad, actividad, desarrollo progresivo, limitación, proceso racionalidad, objetivos, disciplina.
Definición de Proyecto:
Se entenderá por proyecto a un conjunto de actividades coordinadas, abstractas y concretas que se ubican dentro de límites definidos y autosuficientes con un alcance específico desde un punto de vista técnico, económico y social. Estas actividades tienen por objetivo satisfacer necesidades de conjuntos de individuos o de tipo tecnológico general por medio de un desarrollo planificado y disciplinado que pretende constantemente utilizar las mejores técnicas y teorías vigentes. Lo anterior lleva implícito todo un proceso informativo teórico inicialmente y luego de comparaciones de realidades con teorías. Es inherente a los proyectos etapas intermedias de decisiones de factibilidad técnico-económica y social que pueden resultar en la suspensión o paralización definitiva del proyecto. Las actividades que lo
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conforman tienen por esencia un principio y un fin, siendo por lo tanto los proyectos esencialmente finitos. También es condición de todos ellos el ser desarrollados por individuos.
El inicio de un proyecto es la existencia de necesidades de individuos. Estas pueden ser del tipo tecnológicos, económicos o sociales.
Luego viene un conjunto de actividades que tienen por objetivo satisfacer las necesidades planteadas. Estas actividades son tecnológicamente integradas y realizadas o coordinadas por individuos.
Las actividades señaladas van de lo abstracto a lo concreto. Hay una fase de estudios, cálculos, teorías, modelos, etc. Fases de decisión sobre la conveniencia o inconveniencia de materializar determinadas soluciones proyecto completo o parcial.
Finalmente, viene la materialización de los conceptos e ideas: Se adquieren equipos y materiales y se llevan al terreno los conceptos analizados previamente. El proyecto se pone a continuación en marcha y se comienza la operación.
Los proyectos tienen límites conocidos en cuanto a su ámbito de acción, consecuencias, beneficios deseados, inversión monetaria. Son unidades coherentes y autosuficientes desde un punto de vista técnico-económico – social en lo referente siempre a su esfera de acción. Para lograr sus objetivos específicos no requieren de otro tipo de inversiones.
El proyecto significa una resolución de problemas, los que generalmente contienen sub- problemas. El proceso de desarrollo es disciplinado y pretende constantemente utilizar las mejores tecnologías y teorías vigentes.
Proyectar implica todo un proceso informativo en su fase de estudios, cálculos, teorías, modelos y decisiones. También en las fases material, puesta en marcha y operaciones.
Se enfatizan los conceptos de autosuficiencia, limitación definida, objetivos de satisfacción de necesidades, desarrollo planificado y disciplinado, pretensión constante de utilizar las mejores técnicas y teorías, proceso informativos, decisiones de factibilidad técnico-económica, transitoriedad o finitud, desarrollo por individuos.
La figura Nº 1.1 resume gráficamente los límites del proyecto. Ellos son el alcance, costo, tiempo, calidad y rentabilidad.
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El alcance del proyecto se refiere al ámbito técnico – económico – social que está dentro de la influencia del proyecto. Debe incluirse dentro del ámbito del proyecto a todos los aspectos que de alguna forma se ven afectados positiva o negativamente, sus antecedentes y consecuencias.
Por ejemplo, en el proyecto de un ferrocarril metropolitano para la ciudad, entrarán a lo menos los siguientes puntos en el alcance del proyecto:
- Túneles, vías a tajo abierto y elevadas - Pasos bajo nivel
- Subestaciones de rectificación - Talleres de mantenimiento de trenes - Edificios de control
- Estaciones y obras civiles - Estacionamientos de vehículos - Sistemas de comunicaciones
- Sistemas eléctricos, fuerza y automatización - Material de vías
- Material rodante - Sistemas de ventilación - Urbanización de la ciudad
- Medios de transporte de superficie - La comunidad en general
- La ciudad en general
- La economía de la ciudad y del país - Etc.
Se aprecia de la lista anterior que el alcance del proyecto va mucho más allá de las instalaciones materiales inmediatas al proyecto, ya sea que abarca una esfera de acción mucho más amplia. Es importante que al inicio del proyecto se definan con la mayor exactitud posible todos los puntos que están incluidos dentro del alcance del proyecto. A su vez, los cambios en este alcance deberán quedar absolutamente documentados, claros y archivados ordenadamente.
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Además del alcance, es necesario fijar a la brevedad, una vez iniciado el proyecto, los otros límites de costo, tiempo, calidad y rentabilidad. Esto se hará con la mejor precisión que sea posible.
Estos límites se van verificando cada vez con una exactitud y grado de detalles mayor.
El proceso de afinamiento en estas definiciones culmina al terminar la ingeniería de detalles, momento en que deben quedar los límites del proyecto definidos con 100% de precisión y detallados totalmente.
Es claro que dados un alcance, una calidad y un tiempo, se tendrá un costo específico y una rentabilidad. A su vez, dados un alcance, un tiempo, un costo, se tendrá una calidad y rentabilidad determinada. Así sucesivamente unos límites son función de otros y normalmente la variación de unos producirá cambios en los otros.
El administrador de proyectos deberá centrar su atención en fijar con criterios prácticos y óptimos (en lo posible) los límites del proyecto, los que deberán ser aprobados por el dueño del proyecto o usuario.
Cualquier cambio posterior será motivo de nuevo acuerdo y aprobación del dueño del proyecto. Pero el administrador del proyecto procurará en general no salirse de los límites iniciales fijados, salvo que existan razones de peso que obliguen a tomar esa decisión, o que la evolución natural del proyecto signifique modificaciones en los límites motivadas por el proceso de mejoramiento en las definiciones y detalles específicos.
1.2 CLASIFICACIONES DE PROYECTOS
Es útil para los administradores de proyectos poder clasificarlos de acuerdo a pautas que permitan agruparlos para su organización, manejo y control.
A continuación se describirán tres sistemas para clasificar proyectos:
- Por monto de la inversión - Por objetivos
- Por tipo esencial
1.2.1 Clasificación por monto de la inversión
Este criterio permite asignar racionalmente 1as decisiones de determinados niveles jerárquicos dentro de la empresa según el monto de cada proyecto. También darse cuenta de la magnitud, en cantidad de proyectos de cada tipo con que se trabaja.
La figura No 1.2 muestra esta clasificación en un detalle que constituye sólo un ejemplo de muchas alternativas que serían también factibles.
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1.2.2 Clasificación por objetivos
Esta clasificación es práctica para los niveles varios distribuidos dentro de la empresa, pues facilita la administración por objetivos. En efecto, permite agrupar los proyectos según metas específicas futuras. La figura No 1.3 ilustra este tipo de clasificación.
1.2.3 Clasificación por tipo esencial
Esta división separa los proyectos en grandes grupos diferentes básicamente entre sí por razones intrínsecas de ellos, que los identifica en grupos comunes de actividades similares.
Las disciplinas y técnicas que intervienen en cada grupo pueden ser distintas. Esta clasificación es tan larga como extensa es la gama de actividades del ser humano. Por ello la figura No 1.4 explica los tipos esenciales más comunes solamente.