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MEMORIA JUSTIFICATIVA DE LA NECESIDAD DE CONTRATAR RELATIVA AL CONTRATO DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL DE ACCESOS Y PRESENCIA BASADO EN TERMINALES CON LECTORES BIOMÉTRICOS (HUELLA DACTILAR), LECTORES DE TARJETAS CON CHIP ELECTRÓNICO (eDNI), Y LECTORES DE TARJETAS DE PROXIMIDAD (RADIOFRECUENCIA)
EXPEDIENTE 19700099500
1) Antecedentes y situación actual.
Los sistemas de control de presencia y accesos de la Agencia Tributaria se encuentran instalados en todos sus centros y cumplen una doble función:
a) posibilitar el control horario del personal funcionario y laboral que trabaja en la Agencia Tributaria, conforme a las normas establecidas por el Departamento de Recursos Humanos, para el cumplimiento de la jornada laboral.
b) control de seguridad, con identificación y autorización de las personas que acceden a los mismos, permitiendo diferenciar el flujo de visitantes del flujo de entrada y salida del personal propio, lo cual requiere la existencia de elementos berrera que impidan y canalicen el paso.
El sistema actual está basado, en su mayoría, en lectores de tarjetas de banda magnética, y para ellos existe un contrato de servicio de mantenimiento, por dos años, con la empresa Sumer Data S.L, desde el 12 de septiembre de 2018.
Por otro lado, en la actualidad, en seis edificios de la Agencia Tributaria (Departamento de Informática Tributaria, sedes de las Delegaciones Especiales de las Islas Baleares –cuatro edificios- y de La Rioja), se ha sustituido al sistema anterior, implementando una solución basada en terminales con lectores biométricos (huella dactilar), lectores de tarjetas con chip electrónico (eDNI), y lectores de tarjetas de proximidad (radiofrecuencia). Esta situación hace que, una vez finalizado el periodo de garantía de producto e instalación dados por el fabricante, sea necesario contratar el servicio de mantenimiento para que funcionen correctamente con revisiones periódicas, y en casos de avería, sean reparados inmediatamente.
Además de las instalaciones indicadas, se han seguido realizando otras que aún se encuentran en periodo de garantía:
Sede de la Delegación de Cartagena
Sede de la Delegación Especial de Cataluña –tres edificios
Sede de la Delegación Especial de Aragón
Sede de la Delegación Especial de Valencia –tres edificios
Sede de la Delegación de Alicante
Documento firmado electrónicamente (Ley 40/2015) por CARLOS PELAEZ-CAMPOMANES GAVILAN, el Subdirector Adjunto de Apoyo a
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Sede de la Delegación de León
Sede de la Delegación de Córdoba.
Todas estas instalaciones adicionales se incorporarán al contrato, en las fechas correspondientes al fin del periodo de garantía.
En el Anexo I del Pliego de Prescripciones Técnicas se relacionan las instalaciones objeto de este contrato, con indicación de su fin de garantía y de los equipos que las conforman.
2) Justificación de la necesidad y objetivos a alcanzar.
Este nuevo sistema de control de accesos, basado en terminales con lectores biométricos (huella dactilar), lectores de tarjetas con chip electrónico (eDNI), y lectores de tarjetas de proximidad (radiofrecuencia), cuenta con los elementos que se relacionan en el citado Anexo I del Pliego de Prescripciones Técnicas, y, según se indica en el mismo, han sido fabricados, en el caso de los terminales de fichaje, por la empresa PRIMION DIGITEC, y, en el caso de los tornos y portillos, por la empresa ARGUSA. Además, los terminales de fichaje están gestionados por la aplicación comercial Evalos, así como por el propio sistema informático de gestión de recursos humanos de la Agencia Tributaria, aplicación y sistema informático que no son objeto de este contrato de mantenimiento.
Una vez finalizados los periodos de garantía del fabricante e instalador, con el fin de garantizar su buen funcionamiento y disponibilidad. es imprescindible que sobre las mismas se realice el correspondiente mantenimiento, tanto preventivo como correctivo.
Con este fin, y dado que la Agencia Tributaria no cuenta con el personal y los medios técnicos para la realización de estos trabajos especializados, se hace necesaria la contratación externa del servicio de mantenimiento, tanto preventivo como correctivo, a través de un contrato que recoja las garantías técnicas y de fiabilidad necesarias para que el sistema de control de presencia y accesos funcione adecuadamente.
En resumen, con éste contrato se pretende garantizar, por un periodo de dos años, el correcto funcionamiento del sistema de control de accesos basado en terminales con lectores biométricos (huella dactilar), lectores de tarjetas con chip electrónico (eDNI), y lectores de tarjetas de proximidad (radiofrecuencia) instalado en varios edificios de la Agencia Tributaria, por un lado, mediante un mantenimiento preventivo, y por otro, mediante un mantenimiento correctivo, con la atención rápida de las averías que surjan, dando en cualquier caso un servicio de mantenimiento a todo riesgo, como figura en el Pliego de Prescripciones Técnicas.
3) Objeto del contrato y división en lotes.
Con este expediente se pretende contratar el servicio de mantenimiento del sistema de control de presencia y accesos, basado en terminales con lectores biométricos
(huella dactilar), lectores de tarjetas con chip electrónico (eDNI), y lectores de tarjetas de proximidad (radiofrecuencia), instalado en varios edificios, según el Inventario contenido en el Anexo I del Pliego de Prescripciones Técnicas, incluido el software interno de estos equipos (firmware).
Dadas las características de estas instalaciones, así como la ya existencia de otro contrato de mantenimiento de sistema de control de accesos, esto es, el contrato de mantenimiento del sistema de control de accesos y presencia basado en lectores de tarjetas de banda magnética, no es se considera necesario ni adecuado una división por lotes de este contrato. La división en lotes pondría en riesgo la correcta ejecución del contrato, dada la propia naturaleza del objeto del mismo, al implicar la necesidad de coordinar la ejecución de las diferentes prestaciones por una pluralidad de contratistas diferentes. En efecto, la finalidad última de éste contrato es procurar un efectivo funcionamiento del sistema, que garantice, en primer lugar, la seguridad del edificio mediante un sistema adecuado de control de accesos. La consecución de éste objetivo se vería facilitada mediante la ejecución de éstas prestaciones por un único adjudicatario, lo que facilitaría la gestión de este mantenimiento, dada la similitud en todos los edificios de las características de los elementos que conforman el sistema, lo que justifica la no división en lotes de éste contrato desde un punto de vista técnico y geográfico. Además, desde un punto de vista económico, un mayor volumen económico del contrato ayudará a obtener un mejor precio.
Por otra parte, en relación con los costes para las empresas del sector el aprovisionamiento de repuestos concretos es relevante. El conjunto de elementos a mantener es variado en fabricantes y tecnología, por lo que conseguir los repuestos es complicado. Por lo tanto, cuantos más elementos del mismo tipo se tengan, lo que se logra agrupándolos, hace más eficiente el aprovisionamiento y redunda en un mejor servicio, más ágil y a un mejor precio. Tramitarlo en lotes separados, podría haber grupos de aparatos que resultasen menos rentables para las empresas siendo las ofertas más costosas pudiendo darse incluso el caso de que algún lote quedase desierto por la complejidad de las instalaciones o su ubicación.
4) Obtención del presupuesto base de licitación.
El presupuesto base de licitación, para los dos años de vigencia, es de 178.042,45 € (sin IVA) y 215.431,36 € (IVA 21% incluido).
El presupuesto se ha obtenido, según precios de mercado, teniendo en cuenta contratos de éstas características para éste mismo servicio, y según precios de mercado y teniendo en cuenta contratos de estas características para este mismo servicio, según lo previsto en el art. 100 de la Ley 9/2017 de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público (en adelante, LCSP).
Este presupuesto podrá sufrir variación al alza o a la baja, hasta un máximo del 20%, por incorporación de nuevos elementos instalados cuyo periodo de garantía vaya venciendo, o, por eliminación de elementos instalados.
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Para el cálculo del presupuesto base de licitación se ha tenido en cuenta la distribución de costes de la empresa que presta el mantenimiento del actual sistema de control de accesos de la Agencia Tributaria basados en tarjetas de banda magnética, y teniendo en cuenta:
el parque de equipos a mantener tiene distribución diferente al actual, con una relación de tornos y otros elementos hardaware sobre el número total de terminales de fichaje muy superior a la del actual sistema
el número de instalaciones a mantener (17)
el número de equipos instalados en cada sede. El número de equipos a mantener asciende a 290 equipos instalados en total, con una distribución de equipos entre sedes muy variada, con una sede con sólo 7 equipos, hasta una sede con 58 equipos
el mantenimiento preventivo, a realizar con una periodicidad semestral según consta en el PPT, supone, aproximadamente, dos tercios del total de horas de mantenimiento
el mantenimiento correctivo supone por visita, aproximadamente un 70% total de horas de una visita de mantenimiento preventivo
el coste de las piezas que es necesario cambiar, se estima en un 15 % del coste directo
se estiman unos costes generales del 20% y un beneficio industrial del 10%
el coste/hora de mano de obra se estima en 80 €
el coste medio por desplazamientos se estima en 27 € Con estas condiciones:
Mantenimiento Preventivo (incluyendo coste recambios) 49.362,56 Mantenimiento Correctivo (incluyendo coste recambios) 87.593,17 Total costes directos 136.955,73
Costes generales 27.391,15
Beneficio industrial 13.695,57
Importe total 178.042,45 21 % IVA 37.388,91 IMPORTE TOTAL CON IVA 215.431,36
5) Valor estimado del contrato.
De acuerdo con el artículo 101 de la LCSP, el valor estimado de este contrato con posibles modificaciones es de 213.650,94 € (sin IVA).
Importe bianual (sin IVA) 178.042,45 €
Modificación 20 % 35.608,49 €
Total estimado (sin IVA) 213.650,94 €
Considerando la entrada en vigor del contrato el 1 de enero de 2020, y una vigencia de 24 meses, su ejecución se realizará en los años 2020 y 2021.
Este contrato se financiará con cargo al concepto presupuestario 213.00 (Reparaciones, mantenimiento y conservación. Maquinaria, instalaciones y utillaje.
Instalaciones móviles) del Presupuesto de la Agencia Tributaria. La facturación será por trimestres naturales vencidos, con el fin de facilitar la gestión de este contrato, dada la dispersión de las instalaciones, y se pagarán, las de los tres primeros trimestres de cada año natural con cargo al presupuesto del correspondiente ejercicio presupuestario, cargándose en el siguiente ejercicio la facturación del último trimestre de cada año. La última factura, correspondiente a los meses de octubre a diciembre de 2021, a emitir en el mes de diciembre de ese ejercicio, se pagará con cargo al presupuesto del 2022. Esto hace que las siguientes anualidades presupuestarias queden como se indica a continuación:
EJERCICIO PERIODO A FACTURAR IMPORTE € IVA 21% TOTAL €
2020 01-01-2020 a 30-09-2020 26.900,66 5.649,14 32.549,80
2021 01-10-2020 a 30-09-2021 103.500,91 21.735,19 125.236,10
2022 01-10-2021 a 31-12-2021 47.640,88 10.004,58 57.645,46
TOTAL 178.042,45 37.388,91 215.431,36
6) Procedimiento de contratación y justificación.
El procedimiento contemplado para la adjudicación del servicio, es el procedimiento Abierto, según lo establecido en los art. 22.1.a), 156, 308 y demás disposiciones concordantes, de la LCSP.
El procedimiento abierto se justifica para permitir a todo empresario capacitado la presentación de proposiciones, quedando excluida toda negociación de los términos del contrato con el licitador, de acuerdo con lo establecido en el artículo 156 de la LCSP.
7) Requisitos de solvencia, clasificación y justificación.
7.1 La solvencia económica y financiera requerida es la siguiente:
Patrimonio neto positivo al cierre del último ejercicio económico para el que esté vencida la obligación de aprobación de cuentas anuales.
Cifra de negocios en cualquiera de los tres últimos ejercicios igual o superior a 160.238,20 €1, esto es, un 150% de 106.825,47 €, valor estimado anualizado del contrato.
1Artículo 87.1.a) LCSP. El volumen de negocios mínimo anual exigido no excederá de una vez y media el del valor estimado del contrato, excepto en casos debidamente justificados como los relacionados con los riesgos especiales vinculados a la naturaleza de las obras, los servicios o los suministros (deben indicarse las principales razones de la imposición de dicho requisito en los pliegos de la contratación o en informe específico a que se refiere el artículo 336). Junto a la cifra de negocios y
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7.2 La solvencia técnica y profesional requerida es la siguiente:
Relación de los principales servicios o trabajos realizados en el año de mayor ejecución de los últimos tres años e importe de los mismos (sin incluir impuestos), fecha y nombre de los destinatarios, públicos o privados, hasta completar el importe de 74.777,83 €. IVA excluido, el 70% del valor estimado anualizado.
7.3 Clasificación:
Grupo P, Subgrupo 01 y categoría D
8) Criterios de adjudicación elegidos y justificación.
Dada la naturaleza del contrato que hace que la prestación esté perfectamente definida técnicamente, sin que sea posible introducir modificaciones en el mismo, conforme establece el artículo 145.3.g de la LCSP, el criterio de adjudicación de éste contrato es el del mejor precio ofertado, sin que pueda establecerse otro criterio de adjudicación.
9) Condiciones especiales de ejecución del contrato y justificación.
9.2 Como condición especial de ejecución del contrato, el contratista deberá tener en cuenta lo establecido en el art. 202, y concretamente lo siguiente:
“Cuando las averías a reparar supongan la renovación total o parcial de equipos, los nuevos deberán tener un menor consumo eléctrico, y no podrán contener elementos químicos contaminantes como mercurio, litio, plomo y cadmio. A su vez, se tendrá en cuenta el reciclado de los elementos que se sustituyen”.
EL SUBDIRECTOR ADJUNTO DE APOYO A UNIDADES
Este documento está firmado electrónicamente en la fecha y forma que se indica en su parte superior.
como alternativa al patrimonio neto podrá exigirse un determinado ratio entre activos y pasivos, si se especifica en los pliegos los métodos y criterios que se utilizarán para valorar este dato.
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