2.2.1.5. Lista de salidas del sistema. Estas salidas son el resultado de los procesos que componen el sistema de cedulación y contratación de supernumerarios, las cuales están impresas ya sea en formatos preestablecidos de la entidad (Véase el Anexo 1) u otro tipo de formatos (Véase anexos 2-4).
Algunos son arrojados por el sistema de archivos y otros son diligenciados por algún funcionario de la entidad.
- Lista de salidas del sistema de cedulación
- Lista de salidas del proceso Preparar cédula. Las salidas de este proceso son impresas por el funcionario en formatos preestablecidos de la entidad (Véase el Anexo 1), después de haber introducido al aplicativo para hacer cédulas toda la información necesaria para preparar la cédula del ciudadano que la solicita y son:
Tarjeta alfabética (Véase el Anexo 1): Formato con los datos personales, foto y huellas dactilares del ciudadano. Es archivada en grandes armarios y se presta frecuentemente al ciudadano para que la utilice en el proceso Preparar cédula.
Los datos contenidos en la tarjeta alfabética son los siguientes:
• Apellidos
• Nombre
• Número de identificación
• Clase de expedición
• Clase y número de documento base
• Fecha de preparación
• Lugar de preparación
• Grupo sanguíneo y factor RH
• Fecha de nacimiento
• Lugar de nacimiento
• Estatura
• Señas particulares
• Padres
• Dirección
• Foto
• Firma
• Impresión dactilar
Tarjeta Dactilar (Véase Anexo 1): Formato impreso por el funcionario del área de cedulación con la información del ciudadano, y un espacio destinado a las huellas dactilares de cada uno de los dedos de ambas manos del ciudadano a quien se está diligenciando la cédula, estas huellas son tomadas en el área de reseña, para luego escanearlas en el área de centro de acopio.
Los datos impresos en la tarjeta dactilar son los siguientes:
• Código y clase de expedición
• Número de identificación
• Fecha de preparación
• Lugar de preparación
• Fecha de expedición
• Lugar de expedición
• Primer apellido
• Partícula
• Segundo apellido
• Primer Nombre
• Segundo Nombre
• Fecha de Nacimiento
• Lug ar de nacimiento
• Sexo
• Documento base
• Número de documento base
• Oficina de registro
• Partícula complementaria
• Estatura
• Código y señales particulares
• Código y motivo de identificación o corrección
• Grupo sanguíneo y factor RH
• Padre
• Madre
• Dirección
• Ciudad
• Teléfono
• Impresión dactilar
• Código de banco
• Firma
Contraseña (Véase Anexo 1): Formato impreso por el funcionario del área de cedulación con la información básica del ciudadano, con un espacio destinado a la huella dactilar que aparecerá en la cédula (por lo general índice derecho).
Los datos que aparecen en la contraseña son:
• Fecha de preparación
• Número de identificación
• Código y clase de expedición
• Apellidos
• Nombre
• Lugar de preparación
• Lugar y fecha de nacimiento
• Foto
• Impresión dactilar
- Lista de salidas del proceso Entregar Documentos. La única salida del proceso entregar documentos es la cédula de ciudadanía que es entregada al solicitante.
• Cédula de ciudadanía: Documento de identificación permanente del ciudadano, es recibido y archivado por el funcionario de la entidad, para posteriormente ser entregado al ciudadano correspondiente.
- Lista de salidas del proceso Manejar archivo. Estas salidas son generadas manualmente por el funcionario encargado del área y son:
• Tarjeta alfabética (Véase Anexo 1): Formato impreso por el funcionario del área de cedulación y archivado por el funcionario del área Archivo, que contiene la información básica del ciudadano, con un espacio destinado a la huella dactilar que aparecerá en la cédula (por lo general índice derecho).
Esta tarjeta es prestada con mucha frecuencia al ciudadano para que la utilice en el proceso de hacer cédula.
• Número de cédula del ciudadano solicitante: El cual es copiado en el recibo de consignación en caso de que la tarjeta alfabética del solicitante no sea encontrada.
• Certificación: Documento expedido manualmente por el funcionario del área de archivo, que hace constar que la cédula del ciudadano especificado en dicho documento se encuentra en trámite. Este documento es válido como identificación temporal.
- Lista de salidas del proceso Controlar recibos de consignación. La única salida del proceso controlar recibos de consignación es el informe o reporte elaborado manualmente por el funcionario encargado, que relaciona el número de consignaciones recibidas en un periodo de tiempo especifico y el código del banco en el que se hicieron las consignaciones.
- Lista de salidas del sistema de contratación de supernumerarios. Estas salidas son generadas manualmente, en el momento en que el supernumerario se encuentra en el proceso de elección y vinculación.
• Formulario de aspirante: Formulario diligenciado por el aspirante a supernumerario en el que se consignan algunos datos personales y se especifica el cargo al que aspira.
• Formato único de hoja de vida (Ley 190): Formato único de hoja de vida reglamentario para la contratación de funcionarios públicos, que contiene la información, datos personales y académicos del supernumerario.
• Formulario de declaración juramentada de bienes y rentas (ley 190):
Documento mediante el cual el aspirante declara todos los bienes y rentas que posee actualmente.
• Formulario EPS: Formulario diligenciado por el aspirante para su ingreso como cotizante a una EPS. (Entidad Promotora de Salud).
• Formulario seguro de vida: Formulario diligenciado por el aspirante para obtener el seguro de vida.
• Acta de posesión: Acta que soporta la vinculación del supernumerario a la entidad, en el cual consigna información básica tanto persona l, como laboral y académica.
2.2.1.6. Lista de archivos mantenidos por el sistema.
- Lista de archivos mantenidos por el sistema de cedulación
- Proceso Preparar Cédula.
• Formato preestablecido (Véase Anexo 1): Contiene la información comple ta del ciudadano, foto y huellas. Se divide en:
Contraseña: Formato con los datos personales, foto y huella dactilar índice derecho, válida como documento de identificación temporal del ciudadano.
Tarjeta Alfabética: Formato con los datos personales, foto y huellas dactilares del ciudadano. Es archivada en grandes armarios y se presta frecuentemente al ciudadano para que la utilice en el proceso de Preparar cédula.
Tarjeta Dactilar: Formato impreso por el funcionario del área de cedulación con la información del ciudadano, y un espacio destinado a las huellas dactilares de cada uno de los dedos de ambas manos del ciudadano a quien se le está diligenciando la cédula, estas huellas son tomadas en el área de reseña, para luego escanearlas en el área de centro de acopio.
• Reporte magnético: Copia en discos flexibles de las cédulas preparadas durante el día.
- Proceso Entregar documentos.
• Cedula de ciudadanía: Documento de identificación permanente del ciudadano, es recibido y archivado por el funcionario de la entidad, para posteriormente ser entregado al ciudadano correspondiente.
• Reporte de excepciones: Reporte de las cédulas que debieron haber llegado en un lote determinado y no llegaron.
• Libro de cédulas entregadas: Libro en el que se escribe: Nombre, número de cédula y fecha de entrega de una cédula determinada.
- Proceso Manejar archivo.
• Tarjeta Alfabética: Formato con los datos personales, foto y huellas dactilares del ciudadano. Es archivada en grandes armarios y se presta frecuentemente al ciudadano para que la utilice en el proceso de Preparar cédula.
• Datos personales del ciudadano: Información arrojada por el ANI.
- Proceso Controlar recibos de consignación.
• Recibos de Consignación: Recibo que demuestra que el ciudadano consignó
en el banco la cantidad establecida para la preparación de su documento de identificación. Utilizada para contar la cantidad de recibos que hay en un periodo de tiempo determinado.
• Reporte de consignaciones realizadas: Informe escrito en el que se relaciona la cantidad de recibos de consignación recibidas con el código del banco en el que se consignó.
- Lista de archivos mantenidos por el sistema de contratación de supernumerarios.
• Formulario de aspirante: Formulario diligenciado por el aspirante a supernumerario en el que se consignan algunos datos personales y se especifica el cargo al que aspira.
• Formato único de hoja de vida (Ley 190): Formato único de hoja de vida reglamentario para la contratación de funcionarios públicos, que contiene la información, datos personales y académicos del supernumerario.
• Formulario de declaración juramentada de bienes y rentas (ley 190):
Documento mediante el cual el aspirante declara todos los bienes y rentas que posee actualmente.
• Formulario EPS: Formulario diligenciado por el aspirante para su ingreso como cotizante a una EPS. (Entidad Promotora de Salud).
• Formulario seguro de vida: Formulario diligenciado por el aspirante para obtener el seguro de vida.
• Acta de posesión: Acta que soporta la vinculación del supernumerario a la entidad.
2.2.1.7. Filosofía de control actual. Actualmente en la Registraduría Nacional del Estado Civil Armenia y la Delegación Departamental del Estado Civil del Quindío se desarrollan diferentes procesos que se relacionan entre si para llevar a cabo las labores de la entidad.
En el estudio de estos procesos se encontraron graves falencias en cinco de los procesos realizados en el sistema de cedulación llevado a cabo en la Registraduría Nacional del Estado Civil y se encontraron fallas en el proceso de adquisición y mantenimiento de la información de hoja de vida, declaración juramentada de bienes y rentas e información sobre el desempeño del personal supernumerario en el sistema de contratación de personal supernumerario llevado a cabo en la Delegación Departamental del Estado Civil del Quindío
- Filosofía de control actual Sistema de cedulación
- Proceso Preparar cédula (Véase figura 11 y 12): Actualmente se lleva a cabo utilizando un software obsoleto, el cual a pesar de cumplir con las funciones mínimas para prestar el servicio a los ciudadanos, es lento, inseguro, la información que arroja no es totalmente confiable, ya que permite al funcionario que lo maneja cometer errores graves como doble diligenciamiento de documentos, diligenciamiento equivocado del mismo, omisión de información necesaria y esta propenso a fraudes; además este sistema es muy poco amigable.
- Proceso Manejar archivo (Véase figura 15): Esta información se maneja por medio de un documento impreso denominado “Tarjeta Alfabética”, el cual es almacenado en grandes armarios de difícil acceso- Debido a que dicha tarjeta es manejada directamente por el ciudadano en muchas ocasiones esta corre un alto riesgo de pérdida, pudiendo ser utilizada para crear falsificaciones o acceder a información que solo la Registraduría Nacional del Estado Civil debe manejar.
- Proceso Entregar documentos (Véase figura 14): Para controlar la recepción de cédulas (cuando llegan desde Bogotá) no se tiene ningún mecanismo organizado, simplemente cuando las cédulas llegan estas vienen con una lista que
relaciona los números de cédula con el nombre del ciudadano especificando las que llegaron y para las que no llegaron indica el porqué de esta irregularidad.
Desafortunadamente esta lista es archivada y en muy pocas ocasiones se le informa al ciudadano por que su cédula no esta disponible aún, aludiendo que debe esperar, que en cualquier momento llega.
El control de entrega de documentos no siempre es realizado y cuando se efectúa de hace de forma manual, escribiendo en un libro el nombre y firma de la persona que reclamo el documento y la fecha en que se hizo la entrega.
- Proceso Expedir certificaciones: Estas certificaciones se entregan a las personas que están en espera de la cédula a quienes se le ha perdido el documento de identificación temporal (Contraseña) o este a expirado, con el fin de que se puedan identificar.
La certificación se le entrega a las personas que la soliciten sin verificar la veracidad de lo que dicen, y sin tener ningún control sobre estas, además se hace por medio de un sello-plantilla que se estampa en un papel cualquiera y se hace firmar por el Registrador Especial. Dicho documento no tiene fecha de expiración ni foto.
- Proceso Controlar consignaciones (Véase figura 16) Este control se realiza manualmente, el funcionario cuenta los recibos de consignación recibidos en un periodo de tiempo determinado y compara dicha cantidad con los duplicados y rectificaciones preparadas en este tiempo, si no coincide se deben justificar los faltantes, se elabora un reporte que es enviado a la Registraduría Nacional del Estado Civil Bogotá. La principal falla de este proceso es que se tiene que contar manualment e la cantidad de recibos, en vez de contar con un registro automatizado para esto.
En la Registraduría Nacional del Estado Civil Armenia existen dos dependencias dedicadas a la misma labor, Duplicados y Primera vez, ambas se encargan de preparar cédulas de ciudadanía, ambas cuentan con el mismo software para cedular, pero cada una atiende a un público especifico, con lo que si el funcionario del área duplicados tiene pendiente la elaboración de n Duplicados, el funcionario de Primera vez aunque esté libre de trabajo no puede ayudarle disminuyendo su carga de trabajo, ya que solo está autorizado para diligenciar en su computador cédulas por primera vez.
Esto reduce sustancialmente la velocidad con que se atiende al ciudadano, así como la calidad del servicio y la eficiencia de este, ya que en ocasiones una de las
dependencias se encuentra totalmente libre de trabajo y la otra se encuentra con filas enormes.
Con el fin de buscar mayor eficiencia en el área de cedulación se realizó una auditoría al software utilizado actualmente para hacer cédulas (Véase Anexo 4).
- Filosofía de control actual sistema de contratación de supernumerarios (Véase figura 17 y 18): En este proceso la información de los supernumerarios es manejada por medio de papel que incluye seis formularios (Aspirante, EPS, seguro de vida, declaración juramentada de bienes y rentas, hoja de vida y acta de posesión del supernumerario). Esto hace que haya retrasos en la contratación y vinculación de los mismos, debido a que si un supernumerario a trabajado anteriormente en la entidad, no existe la posibilidad de actualizar los datos de su hoja de vida, sino que se debe hacer nuevamente todo el proceso, es decir se deben diligenciar completamente los seis documentos.
También se hace complicado el manejo de dicha papelería, ya que debe ser archivada en grandes cajones en la Delegación Departamental corriendo el riesgo de pérdida, robo o alteraciones en la información.
2.2.1.8. Recursos Disponibles.
- Recursos disponibles Registraduría Nacional del Estado Civil. La Registraduría Nacional del Estado Civil Armenia, actualmente cuenta con equipo y software adecuado para realizar las diferentes tareas en la entidad. Dependiendo de los requerimientos de cada dependencia, se encuentran diversos programas y sistemas operativos con sus respectivas licencias.
Los recursos con los que cuenta actualmente la Registraduría Nacional del Estado Civil Armenia organizados por dependencias y equipos se muestran en los siguientes cuadros:
Cuadro 16. PCs con los que cuenta la Registraduría Nacional del Estado Civil por dependencias.
Dependen- cia/ cantidad
Mar- ca
Procesa- dor
Memo- ria RAM
Dis- co Duro
Dri- ve 3
1/2
CD- ROM
Tarjeta de red
Sistema Operati-
vo
Aplicati- vos Archivo/ 1 Dell Intel
Pentium III
64 MB 6 GB Si NO Ethernet 10/100
Window s NT
-ANI -
MQSeries -Sybase Oficina Jefe
de Sistemas/
1
Dell Intel Celeron
56 MB 1 GB Si 42X Ethernet 10/100
Window s 98 SE
-Microsoft Office 97 -Norton Antivirus 2002 Centro de
Acopio/ 1
Dell Intel Pentium III
128 MB 8.5 GB
Si 42X Ethernet 10/100
Window s NT
-Sybase -Sagem Morphoki d 2.0 -Winzip -Word 97 -Agfa Foto Look 3.0
Centro de Acopio/ 2
Dell Intel Pentium MMX 200 Mhz
32 MB 2GB SI 24X No Window s 98 SE
-Microsoft Office 97 -Norton Antivirus 2002 Entrega de
documentos
Dell Intel 486 de 33Mhz
8MB 124 MB
Si No No Window
s 95
-Microsoft Excel
Cuadro 17: Servidores con los que cuenta la Registraduría Nacional del Estado Civil por dependencias
Dependen- cia/
cantidad
Marca Procesador Memoria RAM
Disco Duro
Tarjeta de red
Sistema operativo
Aplicativos
Oficina Jefe de
Sistemas
Dell Power Edge 2300
Intel Pentium III
128 MB 35 GB 3 tarjetas Ethernet 10/100
Windows NT Server Version 4
-ANI
-Dell open Manage Aplications
Centro de Acopio
Dell Power Edge 2300
Intel Pentium III
256 MB 51 GB Ethernet 10/100
Windows NT Server Version 4
-ANI
-Dell open Manage Aplications
Cuadro 18: Otros periféricos con los que cuenta la Registraduría Nacional del Estado Civil por dependencias
Dependencia Periférico / Cantidad Descripción Oficina del Jefe de
sistemas
Impresora / 1 Epson LX 300
Oficina del jefe de sistemas Hub /3 3Com Ps Hub 40 12 Puertos
Centro de Acopio Escáner / 1 Duo Scan TI 200 Agfa Centro de Acopio Impresora /1 Epson FX- 1180 Centro de Acopio Impresora /1 Epson FX- 2170 Centro de Acopio Impresora /1 Hewlett Packard 692C
- Recursos disponibles Delegación Departamental del Estado Civil del Quindío. La Delegación Departamental del Estado Civil del Quindío, actualmente cuenta con equipo y software adecuado para realizar las diferentes tareas en la entidad, cuentan con programas y sistemas operativos con sus respectivas licencias.
Los recursos con los que cuenta actualmente la Delegación Departamental del Estado Civil del Quindío organizados por secciones y equipos se muestran en los siguientes cuadros:
Cuadro 19. PCs con los que cuenta la Delegación Departamental del Estado Civil del Quindío por dependencias.
Dependen- cia/ cantidad
Mar- ca
Procesa -dor
Memo- ria RAM
Dis- co Duro
Dri- ve 3
1/2
CD- ROM
Tarjeta de red
Sistema Operati-
vo
Aplicati- vos Archivo/ 2 Dell Intel
Pentium MMX 200 Mhz
32 MB 2GB SI 24X No Window s 98 SE
-Microsoft Office 97 -Norton Antivirus 2002 Oficina
auxiliar/ 1
Dell Intel Pentium III
128 MB 8.5 GB
Si 42X Ethernet 10/100
Window s NT
- Microsof office 97 Secretaríar / 1 Dell Intel
Celeron
56 MB 1 GB Si 42X Ethernet 10/100
Window s 98 SE
-Microsoft Office 97 -Norton Antivirus 2002 Inventario/ 1 Dell Intel
Pentium III
64 MB 6 GB Si NO Ethernet 10/100
Window s NT
-Microsoft Office 97
Cuadro 20: Servidores con los que cuenta la Delegación Departamental del Estado Civil del Quindío por dependencias
Cuadro 21: Otros periféricos con los que cuenta la Delegación Departamental del Estado Civil del Quindío por dependencias
Dependencia Periférico / Cantidad Descripción
Archivo Impresora / 1 Epson LX 300
Oficina auxiliar Hub /1 3Com Ps Hub 40 12
Puertos
Secretaría Impresora /1 Epson FX- 1180
Inventario Impresora /1 Epson FX- 1180
Dependen- cia/
cantidad
Marca Procesador Memoria RAM
Disco Duro
Tarjeta de red
Sistema operativo
Aplicativos
Oficina Auxiliar
Dell Power Edge 2300
Intel Pentium III
128 MB 35 GB 3 tarjetas Ethernet 10/100
Windows NT Server Version 4
-Dell open Manage Aplications