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Madrid, 2 de Julio 2014
Marta Cano, Directora de la Unidad de Compras Públicas de everis
SOCINFO
1. Experiencias de everis en compras centralizadas 2. Nuestra visión
Índice
Agencia Valencia de Salud, prestando el servicio de operación de la Central de Compras
Generalitat de Catalunya, más de 6 años trabajando en la centralización de las compras y en la definición y desarrollo de sus sistemas de información
Generalitat Valenciana, poniendo en marcha su nueva Central de Compras, definiendo su estrategia, organización, modelo de procesos y plan de
centralización de contratos
Gobierno de Cantabria, definiendo el modelo de control integral del gasto y la centralización de las compras
Generalitat de Catalunya, definiendo el plan estratégico de la Central de Compras
Gobierno de Colombia, dirigiendo la puesta en marcha de la Agencia Nacional de Compras (Colombia Compra Eficiente) y definiendo su organización,
procesos y tecnología.
Banco Central Europeo, implantado los sistemas de información para la
centralización de las compras en el proyecto «Procurement to Pay», basado en
tecnología SAP
1. Experiencias de everis en compras centralizadas 2. Nuestra visión
Índice
Situación actual (1/4)
En los últimos años, en las administraciones locales, regionales y en la Administración Central, se han puesto en marcha diferentes
iniciativas de centralización de las compras$
EE.LL
Dirección General de Racionalización y Centralización de la Contratación
Central de compras de la Junta de Castilla y León
Junta Central de Compras de la Comunidad de Madrid
Central de Compras Pública de la Generalitat de Cataluña
Central de Compras del Gobierno Balear
Central de Compras de la Administración de Cantabria
Central de compras de la Junta de Andalucía CC.AA.
AGE
Central de Compras de la Generalitat Valenciana
Central de Compras de la Diputación de Castellón
Central de Compras de la FEMP
Central de Compras de la Diputación de Badajoz
Central de Compras de la Federación de Municipios de Cataluña
Centrales de Compra Sanitarias Centrales de Compra de Infraestructuras
Centrales de Compra de Tecnología Central de compras del Gobierno de Aragón
Nuestra visión
Situación actual (2/4)
El ámbito de actuación de las Centrales de Compra «generalista» es la adquisición de bienes y servicios de uso común$.
Suministros (26) (*) Servicios (23) (*)
• Servicios Postales
• Contratos de servicios dirigidos al desarrollo de la Administración Electrónica
• Servicios de seguridad
• Servicios de limpieza
• Servicios de publicidad
• Servicios de pintura
• Servicios de patentes y marcas
• Arrendamiento de vehículos
• Apoyo técnico audiovisual
• Mediación de seguros
• Reconocimientos médicos
• Seguros
• Traslados
• Servicios de telecomunicaciones
• Servicios informáticos
• Servicios de viajes
• Servicios de mantenimiento y reparación de edificios
• Servicios de mantenimiento de instalaciones
• Servicios de impresión, gestión documental y digitalización
• Servicios de mantenimiento y reparación de vehículos
• Servicios de desinfección, desinsectación y desratización
• Servicios de recogida de tóner y cartuchos de tinta
• Servicios de destrucción de documentos
• Gasóleo tipo C
• Alimentación
• Material de oficina y consumibles de informática
• Menaje
• Ropa de trabajo
• Artículos textiles
• Energía eléctrica suministrada en alta tensión
• Gas natural para suministros de consumo anual igual o superior a 1.000.000 de kilovatios/hora
• Equipos audiovisuales
• Equipos de climatización
• Equipos de control de acceso de personas y paquetería
• Equipos de destrucción de documentos
• Equipos de impresión , elementos
complementarios y material fungible asociado
• Equipos para el tratamiento de la información así como sus programas y elementos
complementarios
• Equipos y programas de telecomunicación para la transmisión de voz y datos
• Fotocopiadoras, copiadoras, multicopiadoras, sus elementos complementarios y el material fungible
• Mobiliario de despacho
• Sistemas de alimentación ininterrumpida
• Sistemas contra intrusión, antirrobo y contra incendios
• Vehículos (adquisición) a motor
• Equipos de seguridad electrónica y física
• Prensa diaria
• Productos y útiles de limpieza
• Sobres impresos, papel de impresora e impresos de carácter general, papel
• Consumibles de informática y cartuchos de tóner
• Bases de datos jurídicas
(*) Relación de bienes y servicios de uso común de las Centrales de Compra de Castilla la Mancha, Generalitat de Cataluña, Generalitat Valenciana y Gobierno de Aragón
Ejecución de la compra Planificación, licitación y contratación centralizada
Situación actual (3/4)
...siendo el acuerdo marco de gestión descentralizada posterior la técnica de contratación más extendida$
Planificación y diseño de las compras
Licitación y formalización del acuerdo marco
Central de Compras
Entidad adherida
• Contratación derivada.
• Gestión de los pedidos.
• Aprovisionamiento y logística.
• Facturación y pago.
• Gestión de las incidencias.
• Seguimiento de los contratos y consumos.
• Cierre del expediente administrativo.
(contrato derivado).
• Licitación de expedientes de contratació centralizada por categoria de compra.
• Selección de proveedores.
• Formalización del Acuerdo Marco.
Contratación derivada descentralizada
• Estimación de la demanda:
o Recogida de datos de los contratos y consumos actuales.
o Análisis de los contratos y sus vigencias
o Análisis del mercado
o Elaboración de prescripciones técnicas y administrativas.
• Seguimiento del acuerdo marco.
• Cierre del expediente administrativo (acuerdo marco).
Ámbito de actuación de la Central Ámbito de actuación de las entidades
Proceso de acuerdo marco con gestión descentralizada
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Nuestra visión
Situación actual (4/4)
La adhesión a la Central de Compras suele tener carácter voluntario para la mayoría de poderes adjudicadores de su «entorno de actuación» y éstos, en
cualquier caso, conservan la decisión de compra y la gestión del
presupuesto, lo que conlleva la formalización de un sinfín de contratos con múltiples proveedores(
Energía Limpieza Vehículos
Comedor
Seguridad
Otros Combustible
Estudios
Publicidad Seguros
Otros suministros Viajes
Alimentación Traducción
Equipos impresión
Material de oficina
Formación Traducción
Servicios postales
Vestuario Papel
Climatización
Suscripciones
Materias primas Mobiliario
Publicaciones Prevención de riesgos
Mudanzas
1324
400
797 348
505 664 153 358
152
259
303 152 103
127
169 168
127 93
94 80
109 70 43
46 19
19
26
125
+
-
+
Atomización de proveedores
-
Volumen de gasto
Situación objetivo: hacia una Administración más eficiente
Elevada desagregación de contratos y atomización de proveedores
Situación actual
«N» poderes adjudicadores
Uso de Acuerdo Marco de gestión descentralizada posterior
Decisión de compra descentralizada y dificultad de aplicación de políticas
corporativas de gasto
Centralización de contratos y concentración de proveedores
Situación objetivo
1 poder adjudicador
Uso de Acuerdo Marco de gestión centralizada posterior, agregación de demanda, contratos «cerrados», sistemas
dinámicos y «cesta de la compra»
Centralización de la decisión de compra, gestión centralizada del presupuesto y aplicación de políticas de gasto/consumo
corporativas
Baja especialización en «compras» del personal
Poca tecnificación del proceso
Especialización del personal en cada categoría de compra
Sistemas de información que cubran todo el
proceso
Nuestra visión
¿Cómo lograr la situación objetivo??
Para lograr la situación objetivo, abordamos la elaboración de un Plan Estratégico basado en 5 pilares:
Modelo organizativo Modelo
operativo
Reflexión estratégica
Modelo tecnológico
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Central de Compras
contemplará todos los sistemas de información necesarios para dar cobertura al modelo operativo de la Central de Compras
el dimensionamiento óptimo de la Central, la identificación de perfiles clavel y la asignación de
funciones
una reflexión inicial estableciendo las directrices clave para el desarrollo de la Central, (objetivos, alcance institucional, ámbito material de actuación,
mecanismos de financiación y los pilares de su modelo de gobierno,)
el conjunto de procesos y actividades a desarrollar
en la Central,desde la actividad propia de compras hasta la gestión
y seguimiento de la actuación de la Central
Plan de centralización de contratos
Vías de
financiación
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Reflexión estratégica
La definición estratégica de la Central: debemos decidir(
Familias a centralizar$
Misión, visión y objetivos$
La reflexión estratégica sentará las bases de operación de las nuevas Centrales de Compras
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Nuestra visión
Reflexión estratégica
Definidos los aspectos estratégicos, hay que establecer un plan de actuación para cada familia o categoría de compra, y pensar en las «palancas» que aplicaremos para conseguir eficiencia:
El plan de actuación sobre cada familia a centralizar o negociar determinará las necesidades
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• Limpieza
• Vigilancia y seguridad
• Papel
• Material de oficina
• Mobiliario de oficina
• Energía eléctrica y gas
• Vehículos
• Base de datos jurídicas
• Viajes
• Servicios postales
• Prevención de riesgos laborales
REDUCIR EL PRESUPUESTO
PROYECTOS DE RACIONALIZACIÓN Y REINGENIERÍA
NUEVAS POLÍTICAS DE CONSUMO Y GESTIÓN DE LA DEMANDA
AGREGACIÓN DE DEMANDA Y
CONCENTRACIÓN DE PROVEEDORES
OTRAS MEDIDAS: SUBASTA ELECTRÓNICA, PROFESIONALIZACIÓN DEL COMPRADOR, ETC.
Familias Palancas para la generación de eficiencia
Modelo operativo (1/2)
La gestión de la Central conlleva la realización de procesos de carácter estratégico, de negocio y de soporte que hay que
definir(
Gestión de
«clientes»
Gestión TIC Gestión de los
catálogos electrónicos
Análisis del gasto
Gestión de recursos humanos
SOPORTE
Definición y seguimiento del Plan
Anual de Compras
Seguimiento del Cuadro de Mandos
Comunicación, Formación y Gestión del cambio
Gobierno del Sistema Gestión de la
mejora continua del Sistema de Compra
ESTRATEGICOS
Mapa de procesos de primer nivel
NEGOCIO
Monitorización de buenas prácticas y tendencias de mercado Gestión de
proveedores
Servicios auxiliares a «clientes»
Ejecución y cierre Preparación de
las licitaciones
Formalización de contratos
Licitación y adjudicación
Contratación
Soporte a los procesos de negocio
Soporte complementario a los procesos y gestión de la organización
Gestión de contenidos de la web
Gestión económico- financiera
Compra
Facturación y pago Gestión de
pedidos
Logística
Aprovisionamient o
Servicios auxiliares
Servicios auxiliares a proveedores
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Nuestra visión
Modelo operativo (2/2)
(entre ellos, la Central de Compras debe poner especial foco en los aspectos de planificación y diseño de las compras, y de seguimiento de la ejecución de los contratos(
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PROCESO DE COMPRA CENTRALIZADA A ALTO NIVEL
• Licitación de expedientes de contratación centralizada (Acuerdos Marco, procedimientos abiertos, diálogos competitivos, etc.) por familias
• Familia de limpieza
• Etc.
• Selección de proveedores.
• Subasta electrónica
• Formalización del contrato
• Estimación de la demanda
• Recogida de datos de los contratos y consumos actuales.
• Análisis de los contratos y sus vigencias.
• Análisis del gasto según movimientos presupuestarios.
• Análisis del mercado.
• Elaboración de prescripciones técnicas.
• Elaboración de prescripciones administrativas.
• Contratación derivada por parte de las entidades adheridas
• Contratación derivada por parte de la Central de Compras
• Subasta electrónica
• Gestión de los pedidos
• Aprovisionamiento y logística
• Facturación y pago
• Compra por catálogo
• Gestión de las incidencias
• Seguimiento de los contratos y consumos
Planificación y diseño de las
compras Licitación y contratación Contratación derivada y
compra
Planificación, licitación y contratación centralizada Ejecución de la compra
Modelo organizativo
Aspectos clave que hay que definir en el modelo organizativo"
1. El dimensionamiento de la Central de Compras (recursos necesarios)
2. La identificación y caracterización de los perfiles profesionales que requiere la Central de Compras
3. La decisión de optar por la externalización de parte o todo el servicio o de traspasar recursos desde las unidades periféricas a la Central
Responsable de la Central de Compras
1 persona
Garantizar el adecuado funcionamiento de la Central, garantizar sus resultados, coordinar al personal
Especialistas de compras
En promedio 7 personas Analizar los actuales consumos y
modelos de compra, definir las estrategias de centralización, desarrollar la función de compras
Técnicos de contratación
En promedio 5 persona Gestionar los expedientes de contratación, elaborar y publicar los
pliegos y asegurar la correcta finalización del proceso de adjudicación y firma del contrato
Administrativos
En promedio 4 personas Soporte a los especialistas de compras, técnicos de contratación y al
responsable de la Central en el desarrollo de sus funciones Perfiles y
dimensionamiento tipo (sin entrar en la estructura
organizativa asociada)
el modelo organizativo y el dimensionamiento,
dependerá del número de familias
de gestión centralizada, del
marco temporal establecido para hacer efectiva la centralización y de la
cobertura funcional que tenga la Central
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Nuestra visión
Modelo tecnológico
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La eficiente operación de la Central de Compras se basará en disponer de
sistemas de información que cubran enteramente el proceso de compras, desde el estudio de la demanda hasta la facturación y el pago. Un aspecto clave es la
facilidad de uso del sistema para los usuarios no intensivos del mismo.
GESTOR DE EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN
DOUE
SISTEMA DE GESTIÓN PRESUPUESTARIA
PORTAL FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
NOTIFICAC.
ELECTRÓNICAS REGISTRO ELECTRÓNICO
FIRMA ELECTRÓNICA
PORTAL DE CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA
Perfil
contratante Licitación
electrónica Subasta electrónica
Sistema dinámico contratación
GESTIÓN DEL CATÁLOGO DE BIENES Y SERVICIOS
SISTEMA DE BACK-OFFICE
Gestión de necesidades y agregación de
demanda
Pedidos a proveedor
Recepción de bienes y
servicios
Gestión de almacenes Facturas
ROLECE
REGISTRO DE CONTRATOS Compra a
través de catálogo
GESTIÓN DE PROVEEDORES
EXPLOTACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: ANÁLISIS DEL GASTO Gestión de
ofertas Gestión de contratos
SISTEMAS AUXILIARES DE BACK-OFFICE
CLASIFICACIÓN
Vías de financiación
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2 3
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Las inversiones necesarias para poner en marcha la nueva Central de Compras deberán sufragarse por vías alternativas a la presupuestaria, dadas las
restricciones actuales. Existen distintas opciones a estudiar:
Vías de financiación
Presupuestaria 1
Vinculada al ahorro obtenido en cada negociación
2
Aplicación de rappels a proveedores 3
A través de los grandes contratos (Bancos, Telefonía, etc.) 4
Características
Vía tradicional, gastos sufragados por capítulo 1, 2 y 6 según corresponda
Se contrata a un operador externo que gestiona las contrataciones y cobra
según ahorro generado
Se aplica un rappel anual a los proveedores en función del volumen de
adjudicaciones que haya obtenido
Se prevé que los grandes contratos incorporen un volumen de horas de
“servicios”, que son utilizados por la Administración para operar la Central de
Compras
Pago del adjudicatario en función del importe de la adjudicación
5 El adjudicatario de cada contrato paga un
% sobre el importe de adjudicación
Ejemplos de aplicación
Comunidad de Madrid y otras
Paradores Nacionales, FEMP
Generalitat de Cataluña
Ministerio de Justicia, a través de Banesto
Generalitat de Cataluña
Nuestra visión
Conclusión
«Las Centrales de Compra son un instrumento clave para la reforma de la Administración, debiendo caminar hacia una
concentración de la decisión de compra,
profesionalización del perfil de comprador y
tecnificación extremo a extremo del proceso»
everis.com
www.obcp.es
Unidad de Compras Públicas
Cofundadora y Secretaria Técnica del Observatorio de Contratación Pública [email protected]
Móv: 00 34 671 659 387
Tel.:+34 93 494 77 00. Fax +34 93 405 32 10 Skype: marta.canor