JUSTIFICACIÓN DE COSTES INDIRECTOS. ESTADO ACTUAL DE LA SITUACIÓN

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JUSTIFICACIÓN DE COSTES INDIRECTOS. ESTADO ACTUAL DE LA SITUACIÓN

María del Carmen Peñas Carral

Jefa de Subdivisión de Seguimiento y Justificación de Ayudas División de Programación y Gestión Económica y Administrativa Agencia Estatal de Investigación

Santiago de Compostela, 7 de junio de 2017

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Algunas cifras

Ayudas Importe concedido Costes indirectos (21%) 11.739 1.386.903.833 291.249.805

Convocatorias (convocatorias 2013 _2016_CI)

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• Ley General de Subvenciones (artículo 31.9)

Los costes indirectos habrán de imputarse por el beneficiario a la actividad subvencionada en la parte que razonablemente corresponda de acuerdo con principios y normas de contabilidad generalmente admitidas y, en todo caso, en la medida en que tales costes correspondan al período en que efectivamente se realiza la actividad.

• Reglamento Ley General de Subvenciones (Artículo 83.3)

A efectos de imputación de costes indirectos a la actividad subvencionada las bases reguladoras, previos los estudios económicos que procedan, podrán establecer la fracción del coste total que se considera coste indirecto imputable a la misma, en cuyo caso dicha fracción de coste no requerirá una justificación adicional.

Normativa aplicable

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Orden de bases (artículo 9.1 b)

Para su cálculo se tendrá en cuenta el COSTE REAL de los gastos generales contabilizados en el último ejercicio cerrado y la proporción entre el coste de personal imputado a la actuación y el coste total del personal de la entidad, con un límite del 25 por ciento del gasto de mano de obra de la actuación por anualidad y por entidad.

Los costes indirectos podrán calcularse, sin necesidad de aportar justificantes de gasto, mediante la aplicación de un porcentaje fijo, que se especificará en la convocatoria, sin que pueda superar el 25 por ciento, sobre los gastos totales de la actuación, válidamente justificados.

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• Convocatoria

En el concepto de costes indirectos las entidades beneficiarias podrán imputar adicionalmente un porcentaje de hasta el 21 % de los costes directos válidamente justificados. Los costes indirectos son gastos generales asignados a la actuación, pero que por su naturaleza no pueden imputarse de forma directa.

Los costes indirectos deben responder a gastos reales de ejecución de la actuación.

Justificación de los costes indirectos imputados, con base en los criterios de reparto de los mismos que se establezcan en las instrucciones de ejecución y justificación, de conformidad con lo establecido en el artículo 9.1.b) de las bases reguladoras

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COSTES INDIRECTOS DEL PROYECTO =

∑ gastos generales

⁽¹⁾

×

𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪 𝒉𝒉𝑪𝑪𝒉𝒉𝒉𝒉𝑪𝑪 𝒅𝒅𝑪𝑪 𝒅𝒅𝑪𝑪𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒉𝒉𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅 𝒉𝒉𝒂𝒂 𝒑𝒑𝒉𝒉𝑪𝑪𝒑𝒑𝑪𝑪𝒅𝒅𝑪𝑪𝑪𝑪 𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪 𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝒉𝒉𝒂𝒂 𝒅𝒅𝑪𝑪𝒂𝒂 𝒑𝒑𝑪𝑪𝒉𝒉𝑪𝑪𝑪𝑪𝒅𝒅𝒉𝒉𝒂𝒂 𝒅𝒅𝑪𝑪 𝒂𝒂𝒉𝒉 𝑪𝑪𝒅𝒅𝑪𝑪𝒅𝒅𝒅𝒅𝒉𝒉𝒅𝒅 𝟐𝟐

Dos límites

 21% de los costes directos validados

 25% del gasto de mano de obra de la actuación por anualidad y por entidad (1) y (2) se podrán corregir en el último trimestre del año

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C. I.DEL PROYECTO =∑ gastos generales ^× 𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪 𝒉𝒉𝑪𝑪𝒉𝒉𝒉𝒉𝑪𝑪 𝒅𝒅𝑪𝑪 𝒅𝒅𝑪𝑪𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒉𝒉𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅 𝒉𝒉𝒂𝒂 𝒑𝒑𝒉𝒉𝑪𝑪𝒑𝒑𝑪𝑪𝒅𝒅𝑪𝑪𝑪𝑪 𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪 𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝒉𝒉𝒂𝒂 𝒅𝒅𝑪𝑪𝒂𝒂 𝒑𝒑𝑪𝑪𝒉𝒉𝑪𝑪𝑪𝑪𝒅𝒅𝒉𝒉𝒂𝒂 𝒅𝒅𝑪𝑪 𝒂𝒂𝒉𝒉 𝑪𝑪𝒅𝒅𝑪𝑪𝒅𝒅𝒅𝒅𝒉𝒉𝒅𝒅

Riesgo de irregularidad por :

SI LOS GASTOS CORRESPONDIENTES A ESTAS CUENTAS Y SUBCUENTAS FORMASEN PARTE DE LOS GASTOS JUSTIFICADOS COMO DIRECTOS EN CUALQUIER AYUDA O ACTUACIÓN SUBVENCIONADA, DEBERÁN EXCLUIRSE A FIN DE QUE NO SE INCLUYAN EN EL SUMATORIO DE LOS COSTES INDIRECTOS, EVITANDO INCURRIR EN LA DOBLE FINANCIACIÓN, ESTO ES, QUE UN MISMO GASTO SEA CONTABILIZADO DOS VECES, COMO DIRECTO E INDIRECTO

Factores de reparto

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∑ gastos generales (*)

Subgrupo 62: Servicios exteriores.

- 621- Arrendamientos y cánones (excepto 6217- Elementos de transporte).

- 622- Reparaciones y conservación.

- 623- Servicios de profesionales independientes.

- 624- Transportes.

- 625- Primas de seguros.

- 627- Publicidad, propaganda y relaciones públicas.

- 628- Suministros.

- 629- Comunicaciones y otros servicios (excepto 6294- Dietas, 6295- Locomoción y 6296-Traslados, que ya están admitidos como costes directos).

Subgrupo 68: Dotaciones para amortizaciones.

- 681- Amortización del inmovilizado material (solo si su adquisición no ha sido objeto de subvenciones nacionales o comunitarias).

- 682- Amortización del inversiones inmobiliarias (solo si su adquisición no ha sido objeto de subvenciones nacionales o comunitarias).

(*)datos instrucciones 2013

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Cuenta 628. Suministros 6280. Energía eléctrica 6281. Agua

6282. Gas

6283. Combustibles 6289. Otros Suministros

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Se incluye el total de la cuenta

(incluidas 6294- 6295-6296) y restando los CI del resto de cuentas

Cuenta 629. Comunicaciones y otros servicios

6290. Material de oficina ordinario no inventariable

6291, Prensa, revistas, libros y otras publicaciones

6292, Limpieza y Aseo 6293. Seguridad 6294. Dietas 6295. Locomoción 6296. Traslados

6297. Comunicaciones telefónicas 6298. Otras comunicaciones 6299. Otros Servicios

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Ejemplo.

Gastos imputados en cuentas declaradas como costes indirectos.

El beneficiario no pudo justificar que esos importes se detraían del importe declarado.

Tipo de gasto Importe

imputado Importe validado (excluido CI) Importe validado (incluido

CI) Cuenta

contable

MATERIAL FUNGIBLE 629,01 629,01 761,10 6230

MATERIAL FUNGIBLE 4.182,94 3.687,51 4.461,89 6272

OTROS GASTOS 340,00 340,00 411,40 6289

OTROS GASTOS 824,33 824,33 997,44 6289

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C. I.DEL PROYECTO =

∑ gastos generales ^× 𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪 𝒉𝒉𝑪𝑪𝒉𝒉𝒉𝒉𝑪𝑪 𝒅𝒅𝑪𝑪 𝒅𝒅𝑪𝑪𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒉𝒉𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅 𝒉𝒉𝒂𝒂 𝒑𝒑𝒉𝒉𝑪𝑪𝒑𝒑𝑪𝑪𝒅𝒅𝑪𝑪𝑪𝑪 𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪 𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝒉𝒉𝒂𝒂 𝒅𝒅𝑪𝑪𝒂𝒂 𝒑𝒑𝑪𝑪𝒉𝒉𝑪𝑪𝑪𝑪𝒅𝒅𝒉𝒉𝒂𝒂 𝒅𝒅𝑪𝑪 𝒂𝒂𝒉𝒉 𝑪𝑪𝒅𝒅𝑪𝑪𝒅𝒅𝒅𝒅𝒉𝒉𝒅𝒅

Personal del organismo beneficiario

Coste del total de horas trabajadas en el año (incluida cotizaciones sociales)

B C D E = C×D F(** solo a partir de convocatorias 2013

en adelante) Tipología de jornada Horas/Año Nº de efectivos Nº Total horas trabajadas

año Coste anual

TOTAL

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∑ gastos generales × 𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪 𝒉𝒉𝑪𝑪𝒉𝒉𝒉𝒉𝑪𝑪 𝒅𝒅𝑪𝑪 𝒅𝒅𝑪𝑪𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒉𝒉𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅 𝒉𝒉𝒂𝒂 𝒑𝒑𝒉𝒉𝑪𝑪𝒑𝒑𝑪𝑪𝒅𝒅𝑪𝑪𝑪𝑪 𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪 𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝒉𝒉𝒂𝒂 𝒅𝒅𝑪𝑪𝒂𝒂 𝒑𝒑𝑪𝑪𝒉𝒉𝑪𝑪𝑪𝑪𝒅𝒅𝒉𝒉𝒂𝒂 𝒅𝒅𝑪𝑪 𝒂𝒂𝒉𝒉 𝑪𝑪𝒅𝒅𝑪𝑪𝒅𝒅𝒅𝒅𝒉𝒉𝒅𝒅

Solo incluirán personal cuya nómina sea por cuenta del beneficiario

Si se participa en más de un proyecto, se imputarán a cada proyecto el coste de las horas dedicadas al mismo. No duplicidad de horas de trabajo en proyectos

desarrollados simultáneamente.

La suma total de horas dedicadas a cada proyecto no excederá del 100% de las horas establecidas según convenio o contrato de trabajo

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PARTES HORARIOS

A juicio del Tribunal, solo pueden tenerse en cuenta para el cálculo las horas empleadas en el proyecto que estén debidamente justificadas.

El Tribunal considera que el método basado en el porcentaje de horas únicamente puede utilizarse en caso de que exista un sistema que permita registrar y asignar horas a proyectos de una manera fiable y exhaustiva.

Riesgo elevado de que se declaren los mismos costes indirectos dos o más veces para diferente patrocinadores.

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Opciones de costes simplificados

La Orden HFP/1979/2016, por la que se aprueban las normas sobre los gastos subvencionables de los programas operativos del Fondo Europeo de Desarrollo Regional para el período 2014-2020, establece que:

“

podrán calcularse los costes indirectos subvencionables, previa autorización de la autoridad de gestión, a un tipo fijo que cumpla los requisitos establecidos en el artículo 68.1 letras a) y c) del Reglamento (UE) nº 1303/2013”.

Opciones de costes simplificados

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La modalidad de cálculo de costes indirectos es la prevista en el ARTÍCULO 68.1 C) DEL RDC, que establece lo siguiente:

Cuando la ejecución de una operación genere costes indirectos, estos podrán calcularse a tipo fijo de una de las siguientes maneras:

c)

Tipo fijo

aplicado a los costes indirectos

basado en métodos existentes

con sus correspondientes tipos,

aplicable en las políticas de la Unión a una categoría similar de operación y beneficiario.

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Reglamento (UE) nº 1290/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de diciembre de 2013, por el que se establecen las normas de participación y difusión aplicables a

Horizonte 2020

, Programa Marco de Investigación e Innovación (2014-2020)

Su artículo 29 establece:

tipo fijo del

25 % del total de los costes directos

subvencionables Excluidos:

 los costes directos subvencionables de subcontratación

 los costes de los recursos facilitados por terceros que no se utilicen en las instalaciones del beneficiario

 la asistencia financiera a terceros

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• Operaciones y beneficiarios similares a aquellos que son subvencionables en H2020.

• Especial atención a la elegibilidad de los gastos según AGA – Annotated Model Grant Agreement

• Plan de auditorias para asegurarse de que a la base a la que se va a aplicar el tipo fijo no incluye gastos no subvencionables.

• Pedida autorización a la Dirección General de Fondos Comunitarios.

• Aplicable (de autorizarse) a partir de la convocatoria 2017.

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