Manual de Usuario. Central de Información. Usuarios CI

Manual de Usuario

Central de Información

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Tipo documento: Manual de Usuario Finalidad: Central de Información

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Central de Información Fecha de entrega:

Validado por I.G. Fecha de revisión:

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Versión Fecha Descripción del Cambio

1.1 19/04/2017 Se añade el punto “1.1 Acceso a través de la VPN del Gobierno de Canarias” 1.2 16/05/2017 Se actualiza el punto 3 con motivo del mantis 68279.

Índice

1. Acceso y presentación de la Plataforma ... 4 Acceso a través de la VPN del Gobierno de Canarias ... 4 1.1.

URL de Acceso Único a Central de Información ... 5 1.2.

Acceso Inicial: Usuario. ... 5 1.3.

Panel de Acciones usuario. ... 6 1.3.1.

2. Detalles del ente. ... 7 3. Documentación ... 8 Subir un fichero de documentación. ... 8 3.1.

4. Tareas y Avisos ... 10 Flujo de tareas ... 10 4.1.

Carga de datos de fichas por fichero o formulario ... 10 4.2.

Carga de datos con fichero plano ... 13 4.2.1.

Carga de datos con formulario de entrada de datos ... 16 4.2.2.

Validación de datos. ... 18 4.3.

Envío de datos. ... 19 4.4.

Filtrado de tareas de la bandeja de entrada ... 20 4.4.1. Rechazo de datos ... 21 4.5. 5. Estado de la Información ... 22 Visualización de informes ... 22 5.1.

1.

Acceso y presentación de la Plataforma

Acceso a través de la VPN del Gobierno de Canarias 1.1.

Para poder acceder a la plataforma de la Central de Información, se necesario estar conectado a la red del Gobierno de Canarias previamente.

Para ello, es necesario haber tramitado el Certificado correspondiente a través de Cibercentro.

En caso de problemas o dudas con el certificado, los datos de contacto son [email protected] ó teléfono 902 111 912.

Seguiremos los siguientes pasos para conectarnos a la red:

1. Abrimos la aplicación de VPN que tengamos instalada en nuestro ordenador. En este caso, utilizaremos la “Cisco Annyconnect Secure Mobility Client”. La ruta para conectarse es “vpn.gobiernodecanarias.org” y pulsamos “Connect”.

2. Seleccionamos el certificado correspondiente y pulsamos “Aceptar”.

En caso de que no aparezca el certificado con su nombre de usuario, contacte con su informático para que revise la configuración de los certificados instalados.

4. Finalmente, el cliente de vpn se conectará a la red de gobierno de canarias.

URL de Acceso Único a Central de Información 1.2.

El acceso a la plataforma Central de Información se realiza desde cualquier navegador a través de la siguiente URL:

http://centraldeinformacion.gobiernodecanarias.org:8121/irj/portal

Se recomienda el uso de Internet Explorer o Mozilla Firefox.

Una vez alcanzada esta dirección el sistema exige el acceso a través de un usuario nominal.

Acceso Inicial: Usuario. 1.3.

Panel de Acciones usuario. 1.3.1.

Una vez superada la entrada, se encuentra el panel general de acciones para el usuario:

Está compuesto por las siguientes funcionalidades:

1. Detalles del ente: información sobre el ente del usuario. Solo visible para usuarios de tipo “Responsable”

2. Documentación: acceso a la documentación no estructurada dispuesta en la plataforma por los entes.

3. Tareas y Avisos: bandeja de tareas sobre información estructurada externa que recae sobre el usuario.

4. Estado de la Información: consulta de histórico de información estructurada externa rendida en la Central de Información.

A cada una de estas opciones se puede llegar desde los hipervínculos mostrados en este panel de acciones o desde la barra superior de botones.

2.

Detalles del ente.

Este apartado solo es accesible a usuarios con permisos de “Responsable” y permite ver y editar la información de entes vinculados con el usuario.

3.

Documentación

Al acceder a esta opción aparece un listado de carpetas autorizadas de entes de la Central de Información. A la derecha hay un panel de navegación de carpetas.

Por debajo de cada ente hay una estructura de carpetas predefinida según el tipo de ente. Y en ellas se encontrarán ubicados los ficheros de documentación correspondiente.

Los permisos para usuarios “Responsables” y “Colaboradores” son de Lectura

y Escritura, por lo que podrán ver todos los documentos existentes en la

Documentación del ente al que pertenezca y subir nuevos ficheros.

Subir un fichero de documentación. 3.1.

Una vez colocados en la carpeta correspondiente la subida de un fichero a la plataforma se realiza pulsando la opción de la barra “Carpeta” y a continuación “Nuevo” y “Upload…”:

Aparece la posibilidad de selección de un fichero local en el ordenador que se activa a través del botón “Examinar”:

Una vez indicado el documento a subir a la carpeta, se pulsa el botón “Cargar”. Cuando queramos finalizar se pulsa el botón “Concluido” y el sistema vuelve a la carpeta con los contenidos cargados.

4.

Tareas y Avisos

Flujo de tareas 4.1.

Carga de datos de fichas por fichero o formulario 4.2.

Para poder rellenar las fichas, desde Intervención General deben haber realizado la planificación de fichas CIMCA correspondientes.

Accedemos al panel de “Tareas y Avisos” INTERVENCIÓN GENERAL Fichas CIMCA Rechazo Fichas Validación Fichas Envío a IGAE USUARIO CI Cumplimentación de Fichas CIMCA (usuario responsable y colaborador)

Envío de Fichas CIMCA

(usuario responsable) PLANIFICACIÓN

ENVÍO REENVÍO

En esta pantalla se presenta un bloque de acción:

Tareas: sirve para completar las fichas cimca que dependan del usuario y enviarlas.

En esta pantalla, podemos observar si tenemos o no, tareas asignadas.

En el cuadro de “Tareas” aparece en color rojo el número de tareas incompletas. Esto corresponde con el número de fichas que hay pendientes de completar y enviar.

Para acceder a las mismas, es necesario pulsar sobre la opción “Entrar” en el apartado de “Tareas”.

Al acceder, se nos muestra un listado con las fichas planificadas y el estado actual de las mismas.

A continuación explicamos el significado de cada columna:

 Tarea/Actividad: indica el estado de los datos. Puede ser uno de los siguientes valores:

: Es el 1er paso para completar una ficha. Significa que aún no se ha avanzado la ficha y está pendiente de seleccionar la forma de introducir los datos, si por formulario en pantalla o por un fichero externo.

: Esta es una opción del 2º paso. Significa que la ficha va a ser completada con la carga de un fichero externo pero que aún no se ha realizado dicha tarea.

: Esta es otra opción del 2º paso. Significa que la ficha va a ser completada con el formulario por pantalla de la central pero los datos introducidos aún no han sido grabados

: Es el tercer y último paso. Significa que la ficha ha sido completada (con fichero o formulario) y grabada en la central correctamente.

Este es el estado en el que deben estar todas las fichas para poder enviarlas a Intervención General.

 Fecha de inicio: indica el día que se realizó la planificación.

 Nombre del proceso: código y nombre de la ficha CIMCA a rellenar.  Nombre del ente: es el nombre del ente al que pertenece la ficha.

 Fecha de los datos: es el MES de referencia para los datos de la ficha. Aunque se muestre en formato dd/mm/aaaa, lo que interesa como referencia es solo el mes que corresponde con el periodo de los datos que debemos rellenar.

Para continuar con el proceso de completado de la ficha CIMCA, tenemos que pulsar sobre la Tarea/Actividad de la ficha que queramos abrir.

Se abrirá una ventana totalmente nueva para realizar el proceso.

En el cuadro de la izquierda, vemos el estado actual del proceso de la ficha. Conforme vayamos avanzando los diferentes pasos, éstos se marcarán con un icono en verde,

tal y como se ve en la imagen contigua .

La carga de datos se puede realizar de dos formas distintas:

Carga de datos con fichero plano 4.2.1.

Para seleccionar esta opción, pulsamos sobre la opción “Fichero plano siguiendo el formato definido por la Central de Información” y pulsamos

Para poder realizar la carga de un fichero en el portal de la Central se recomienda seguir los siguientes pasos.

1. Completar la ficha que queramos cargar en el excel con formato oficial de IGAE de forma externa a la Central.

2. Seleccionar la opción de Guardar Como y elegir “CSV. (delimitado por comas) (*.csv) “

Es posible que el excel muestre una ventana de advertencia si tiene varias pestaña, es necesario Aceptar.

El fichero generado debe contener los datos de la ficha separado por el carácter ; (punto y coma), si está separado por , (coma) no funcionará la carga.

3. Seleccionamos la 1ª opción y pulsamos

4. Seleccionamos el fichero CSV generado pulsando en “Seleccionar archivo” y lo cargamos pulsando .

5. Una vez se muestre el mensaje de éxito al cargar, para finalizar pulsamos en el botón

Si se superan las validaciones, se habrán cargado los datos del fichero CSV en la central. No es necesaria ninguna tarea adicional.

Tras la carga de un fichero, es posible modificar los datos en pantalla pulsando el

botón .

No existe un botón de salir o cerrar en la Central, directamente cerramos la ventana

con la X de la ventana de windows.

Carga de datos con formulario de entrada de datos 4.2.2.

Para seleccionar esta opción, pulsamos sobre la opción “Formulario de entrada de datos” y pulsamos

De esta forma se abre la ficha CIMCA con los campos a rellenar. En blanco se muestran los campos editables; los sombreados en azul claro son totales y subtotales que se calculan automáticamente con los datos introducidos en la ficha.

Existen varios botones en esta ventana que tienen distintas funcionalidades.

Tal y como dice su nombre, volveríamos un paso atrás en el proceso actual. Si se ha precargado la ficha y se vuelve a acceder con la opción de “Formulario de entrada de datos” el sistema mostrará los mismos importes precargados previamente.

Este botón graba la información por pantalla en caso de modificar algún dato de la precarga o de los campos vacíos. En este momento se ejecutarán las validaciones intraformularios.

Este botón sirve para actualizar las filas de totales con los importes de las filas.

Este botón graba y cierra los campos modificables. Se entiende que es el último paso y que todos los datos en pantalla son los correctos según el usuario. En este momento se ejecutarán las validaciones intraformularios.

Para finalizar, pulsamos el botón y el formulario resultaría asi.

No existe un botón de salir o cerrar en la Central, directamente cerramos la ventana

Tras cerrar la ventana, volvemos al bloque de Tareas. Los procesos no se actualizan automáticamente y es necesario pulsar el botón de

Estado antes de actualizar:

Estado después de actualizar:

Validación de datos. 4.3.

Una vez completadas todas las tareas y que el estado de todos los procesos sea , podremos verificar la coherencia de los datos ejecutando las validaciones interformularios existentes.

Para eso abrá que pulsar el botón situado en la parte inferior derecha. Esta acción provoca la ejecución de la validaciones que se mostrarán en una ventana en caso de éxito o de error.

Envío de datos. 4.4.

Una vez completadas todas las tareas y que el estado de todos los procesos sea , podremos remitir la información a Intevención general pulsando en el bóton

El envío está permitido solo para usuarios de tipo “RESPONSABLE”.

El sistema permite el envío según ente, área de formulario y fecha de datos. La remisión se puede realizar en base a las necesidades del usuario:

 Envío de todos los formularios:

En este caso, no es necesario marcar las fichas ya que se enviarán todos los formularios que se encuentran visibles en la bandeja de entrada.

 Envío de formularios según ente:

Si tenemos que completar fichas de varios entes, es posible enviar las fichas por ente. Para ello será necesario agregar un filtro en el campo “Nombre del ente” y después “Buscar”.

Tras el filtro, será necesario pulsar el bóton

 Envío de formularios según área:

El sistema permite envíar solo formularios de una determinada Área. Es posible agregar un filtro por área. De esta forma se enviarán solo los formularios de un área.

Tras el filtro, será necesario pulsar el bóton

Aceptamos en la ventana de confirmación.

Finalmente, el portal nos muestra una ventana con los mensajes de error, de advertencia o de éxito según corresponda.

Filtrado de tareas de la bandeja de entrada 4.4.1.

Se dispone únicamente de 3 ámbitos sobre los que se puede realizar filtrado de tareas en la bandeja de entrada. El filtrado es útil para reducir el número de tareas a mostrar en la tabla y para seleccionar el bloque de tareas a enviar a la Comunidad Autónoma.

Los ámbitos de filtro son:

 Área: elemento que agrupa los formularios de la CI. Actualmente existen dos áreas, CIMCA y CIMCA-PMP. Tiene un desplegable.

 Fecha de dato: se indicará fechas desde y hasta, si sólo se indica hasta, se seleccionarán las peticiones iguales o anteriores a esa fecha y a la inversa, si sólo se indica desde, se seleccionarán las áreas iguales o posteriores a esa fecha.

 Nombre del ente: para usuarios con acceso a más de un ente, pueden filtrar por los caracteres de su nombre.

Una vez seleccionadas las opciones de filtro, se pulsa el botón “Buscar”. Para borrar todas las opciones de filtrado se selecciona el botón “Limpiar”. Para volver al listado inicial se pulsa el botón “Reinicializar” después de “Limpiar”.

Rechazo de datos 4.5.

Tras realizar el envío a la Intervención General, existe un proceso de “Rechazo” de las fichas. El motivo de dicho rechazo, se puede visualizar en el apartado “Estado de la información” (véase el punto 5 de este documento).

Esto provoca que todas las fichas aparezcan nuevamente en el apartado de “Tareas y avisos” aunque solo será necesario modificar la ficha que Intervención mencione en el motivo de rechazo.

Estas fichas vuelven con el estado “Datos cargados – Resumen”

Para modificar los datos, será necesario pulsar sobre la tarea y tras abrirse el formulario en una nueva ventana pulsar el botón para activar los campos.

El rechazo por parte de Intervención puede realizarse según el área del formulario, es decir, se pueden rechazar solo los formularios del área CIMCA, solo del área CIMCA-PMP o de ambas áreas.

5.

Estado de la Información

En esta sección se encuentran las peticiones solicitadas al Ente correspondiente, así como visualizar los datos enviados o autorizados en cada una de las peticiones.

Visualización de informes 5.1.

Una vez se accede al “Estado de la información” aparecerán todas las peticiones de información realizadas en los últimos dos meses y el estado en que se encuentran. Se podrá reducir el número de fichas que se muestran haciendo uso del siguiente filtro.

En el encabezamiento se puede observar que se dispone nuevamente de los campos “Buscar” y “En” estos están disponibles para que de la misma manera que se utilizaron

anteriormente se puedan utilizar ahora para visualizar una petición de información en concreto.

En el lado derecho del cuadro se muestra el estado en que está la petición que se desea consultar. Los Estados que pueden tener los formularios de un Ente son:

 Parametrizado: Si el usuario Administrador ha solicitado la información al Ente

pero aún no le ha llegado la tarea al Ente con la petición (no se ha hecho aún la planificación)

 Planificado: Se ha solicitado la información por el Administrador y al Ente ya le ha

llegado la tarea con la petición (se ha hecho la planificación)

 Consolidado: El Ente ha grabado y Enviado los datos del formulario.

 Rechazado: El usuario Administrador ha rechazado los datos del formulario

enviado por el Ente, por tanto el Ente deberá de modificar los datos para volver a enviarlo.

Los colores de los semáforos:

 Rojo: Si la tarea se realiza cuando se ha sobrepasado la fecha límite

 Verde: Cuando la tarea se ha realizado bastantes días antes de la fecha límite.

 Ámbar: Cuando la tarea se ha completado próxima la fecha límite.

El último campo es un icono de texto amarillo que indica que la solicitud se ha rechazado en alguna ocasión. Si se pulsa en la solicitud, en la parte inferior de la pantalla aparecen los motivos de rechazo que ha habido sobre la misma:

Para visualizar un informe, se selecciona el formulario a consultar se visualiza directamente:

6.

Áreas de la Central de Información

Todos los formularios de la Central están agrupados en dos áreas diferenciadas:  Área CIMCA

 Área CIMCA – PMP

Las fichas relacionadas con datos del Periodo Medio de Pago (desde la 70 a la 75) pertenecen al área “CIMCA-PMP” y el resto a “CIMCA”.

Esta agrupación es transparente para el usuario pero si es útil ya que permite una gestión diferenciada entre formularios:

1. Trabajar con dos fechas límites en la rendición de cuestionarios. En el momento de la planificación (tarea realizada por los Administradores del sistema) es posible asignar distintas fechas límite a formularios según el área al que pertenezcan.

2. El envío de cuestionarios se puede realizar en bloque por área. El usuario que envía los formularios (usuarios de entes externos o internos) puede enviar de forma separada los formularios de un área y posteriormente de otra área.

3. El rechazo de cuestionarios se puede realizar en bloque por área. El administrador del sistema, puede rechazar los formularios de un área sin que los de las otras áreas se vean afectados.