FORMATO REPORTE INTEGRAL DE AUDITORIA

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Auditoría No 01 2011 Auditor Líder Guillermo Olguín Durán

Fecha 11 de julio

de 2011 Fecha de auditoria Del 22 al 28 de

junio de 2011

Auditores

Carlos Navarro Marcela Piña Alejandra Chan Guillermo Olguín Lizeth Varela Francia Meléndez Ángel Beltrán Humberto Ketchul Angélica Ríos Héctor Gutiérrez Juan Herrera Manuel Rosel Othón Casillas

Total de no

conformidades ³¹

Alcance Revisar la eficacia y la implementación de los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 y del SGC de la UTT.

Resultados por área

Área ^{Total de}

conformidad ^Auditor ^Área

Total de

conformidad ^Auditor

Mantenimiento e Instalaciones 3 Marcela Piña Servicios Escolares 3 Humberto Ketchul

Recursos Humanos 3 Guillermo Olguín Energías Renovables 3 Héctor Gutierrez

Secretaría Académica 1 Guillermo Olguín Tecnología Ambiental 1 Angélica Ríos

Servicios Estudiantiles 1 Lizeth Varela Mecatrónica 2 Othón Casillas

Promoción y Difusión 2 Francia Meléndez Operaciones Comerciales

Internacionales ¹ Juan Herrera

Educación Continua 5 Guillermo Olguín Desarrollo de Negocios 3 Manuel Rosel

Estadías de PTC 3 Guillermo Olguín

Resultado por requerimiento ISO

Requerimiento ISO Área

responsable

Referencia Total de no

conformidades 4.1 Requerimientos General

4.2 Requisitos de documentación y

(2)

manual de calidad

4.2.3 Control de documentos Mantenimiento e Instalaciones Educación Continua

Ver No Conformidades 2

4.2.4 Control de registros Mantenimiento e Instalaciones Recursos Humanos Secretaría Académica Servicios Estudiantiles Educación Continua Estadía de PTC Servicios Escolares Energías Renovables Tecnología Ambiental Operaciones Comerciales Internacionales Desarrollo de Negocios Promoción y Difusión

5.1 Compromiso de la dirección 5.2 Enfoque al cliente

(3)

5.3 Política de calidad Energías Renovables Promoción y Difusión

5.4 Planificación objetivos de calidad 5.5 Responsabilidad, autoridad, comunicación

5.6 Revisión de la dirección 6.1 Provisión de recursos

6.2 Recursos Humanos Recursos

Humanos

6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo

7.1 Planificación de la realización del producto

Mantenimiento e Instalaciones Servicios Escolares (2) Energías Renovables Mecatrónica (2)

Desarrollo de Negocios

7.2 Procesos relacionados con el cliente Educación Continua Estadía de PTC

7.3 Diseño Educación

Continua

7.4 Compras

7.5 Producción y prestación de servicios Desarrollo de Negocios

7.6 Control de los dispositivos de medición

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8.1 Generalidades

8.2.1 Satisfacción del cliente Educación Continua Estadía de PTC

8.2.2 Auditoría interna

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

8.2.4. Seguimiento y medición del producto

8.3 Control de producto no conforme

8.4 Análisis de datos Recursos

Humanos

8.5 Mejora, acciones correctivas y preventivas

Área Auditada: Mantenimiento e Instalaciones Responsable de Área: Héctor Arriaga

No. No Conformidad Documento de

Referencia Acción a realizar Responsable ^{Fecha de} entrega

1

En la cláusula de la norma ISO 9001:2008 7.1 dice ¨la organización debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización del producto¨ específicamente en el inciso c) dice ¨las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, medición, inspección y ensayo/prueba específicas para el producto así como los criterios para la aceptación del mismo¨ y la evidencia mostrada no permite dar cumplimiento a estos requisitos de la norma por lo que se declara una No Conformidad.

P-AF-08 Héctor

Arriaga

2

En la cláusula de la norma ISO 9001:2008, 4.2.3. dice: que” Los documentos requeridos del sistema de gestión de calidad deben controlarse. Y específicamente en el inciso c) dice que la organización debe asegurarse de que se identifican los cambios y el

P-AF-08 Héctor

Arriaga

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estado de la versión vigente de los documentos. Por lo tanto se determina como No conformidad en el registro en documentos que no son vigentes en el sistema de gestión de calidad, referentes al (F-AF-015) Reporte semanal de fallas.

3

En la cláusula de la norma ISO 9001:2008, en el 4.2.4 de la norma, que dice que “los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de calidad deben controlarse”. Por lo tanto se determina como No conformidad, en el registro de los documentos (F-AF-017) Supervisión de limpieza y al (F-AF-036) Bitácora de mantenimiento.

P-AF-08 Héctor

Arriaga

Área Auditada: Recursos Humanos Responsable de Área: Ma. De los Ángeles Olague

1

De los 8 expedientes revisados 3 de ellos no contaban con algún registro requerido por la norma ISO y por el procedimiento Reclutamiento, Selección y Contratación del Personal (P-AF-03), por lo que se levanta una no conformidad.

P-AF-03 Katia Morales

2

El área de control de documentos de Recursos Humanos no mostró evidencia de requisitos necesarios para la contratación del personal de Clarisa Cárdenas y Karla Real así como la evidencia de la capacitación de José Santos, Juan Radón y Sergio Guerrero en un curso de Excel. Al no cumplir con los requisitos del procedimiento y la norma ISO se levanta esta No conformidad.

P-AF-03 Katia Morales

3

Al no mostrar evidencia de retroalimentación con el instructor, respecto a la satisfacción de su servicio, se levanta una No conformidad por no cumplir con los requisitos del procedimiento y de la norma ISO.

P-AF-04 Angélica Ríos

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Área Auditada: Secretaría Académica Responsable de Área: Gonzalo Cabrera

1

La Secretaría Académica no aplicó los registros adecuados, del procedimiento: P-AF-04 Capacitación y Entrenamiento en los cursos impartidos de Construcción de Documentos Pedagógicos Primera Parte y Construcción de Documentos Pedagógicos Segunda Parte.

P-AF-04 María Luisa

Torres

Área Auditada: Servicios Estudiantiles Responsable de Área: Fernando López

1

Al revisar el Formato Lista Maestra de Seguimiento a la Implementación de Acciones de Mejora (F-SC-004), se identificó que no se cuenta con evidencia alguna, de igual forma no se tuvo conocimiento, también se revisó el Formato Memorándum F-SC-019 y no existe evidencia por lo que se levanta una No Conformidad al no mostrar evidencia de los Formatos.

P-EU-01 Fernando

López

Área Auditada: Promoción y Difusión Responsable de Área: Sofia Sandoval Palafox

1

Al preguntar al auditado si Entiende y comprende la política de calidad y cómo contribuye al logro de los objetivos se observó que no se logra comprender satisfactoriamente dicha política y no se logra entender cómo se cumple con la satisfacción de los clientes al desempeñar las funciones de su puesto así como el conocimiento de los objetivos.

P-PD-01 Sofia

Sandoval Palafox

2

En la cláusula de la norma ISO 9001:2008, en el 4.2.4 dice que “los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de calidad deben controlarse”. Por lo tanto se determina como No

P-PD-01 Sofia

Sandoval Palafox

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conformidad, en el registro de los documentos (F-PD- 001) Reporte de actividades de promoción y (F-PD- 002) Programa de actividades de promoción.

Área Auditada: Educación Continua Responsable de Área: Israel López

1

Al revisar los expedientes de los cursos antes mencionados se identificó que ninguno de los formatos de programa de capacitación y/o actualización estaban firmados o autorizados por el cliente. Por lo que la norma nos pide tener registros de la solicitud de los clientes como atención de un pedido.

P-VI-03 Alma

Vázquez

2

Al no mostrar evidencia de la aplicación del formato de lista de asistencia al curso (F-VI-04) y de la falta de currículum de los instructores se levanta una No conformidad al no cumplir con el requisito de la norma antes mencionado.

P-VI-04 Alma

Vázquez

3

El curso de francés ofrecido a los alumnos de la UTT no contaba con la evidencia del formato opinión del curso de capacitación (F-VI-010), por lo que se levanta una No Conformidad ya que no cumple con el requisito de la norma del punto 8.2.1.

P-VI-04 Alma

Vázquez

4

En todos los cursos revisados durante la auditoría no se mostró evidencia de la aplicación de los formatos de Planeación didáctica del curso de capacitación (F-VI- 017) y Planificación del diseño y desarrollo (F-VI-019). Por lo que se está incumpliendo con el punto 7.3.1 de la norma ISO 9001:2008, derivado de ello se levanta una No Conformidad.

P-VI-06 Alma

Vázquez

5

Se identificó que el personal ofrece cursos de un documento no aprobado por la coordinación de calidad, por lo que se levanta una No Conformidad.

P-VI-03 Alma

Vázquez

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Área Auditada: Estadías de PTC Responsable de Área: Israel López

1

El responsable del procedimiento P-VI-05 no mostró la evidencia de que el resumen de actividades de la estadía del PTC José Luis Solórzano y David Dueñas haya sido enviado a la Secretaría de Vinculación y Dirección de carrera como lo marca el procedimiento en el paso 10.

P-VI-05 Ma. De los

Ángeles Reyes

2

En los dos casos revisados durante la auditoría no se mostró evidencia de la evaluación de la organización respecto a la estadía del PTC, siendo que en el paso ocho del procedimiento en cuestión lo requiere.

P-VI-05 Ma. De los

Ángeles Reyes

3

En los dos casos no se mostró evidencia del mutuo acuerdo para que los PTC realizarán su estadía así como el agradecimiento por parte de la Secretaria de Vinculación, por lo que no cumple con los requisitos de la norma antes mencionados.

P-VI-05 Ma. De los

Ángeles Reyes

Área Auditada: Servicios Escolares Responsable de Área: Francia Meléndez

1

Dentro del procedimiento Reingresos y cambios de carrera P-SE-05 se detectaron que se utiliza el formato de oficio en sustitución del formato de memorando para la entrega de la validación del reingreso, como se requiere en la secuencia dos de las actividades del procedimiento. Lo anterior, incumple el punto 4.2.4 control de documentos de la norma ISO:2008 por lo que y en referencia a la evidencia mostrada se determina como No Conformidad.

P-SE-05 Francia

Meléndez

2

Dentro del procedimiento Titulación P-SE-04 se detectó que los Directores de carrera no solicitaron la exención de examen profesional en el periodo establecido dentro del calendario de titulación. Lo anterior, incumple el inciso D) del punto 7.1

P-SE-05 Francia

Meléndez

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planificación de la realización del producto de la norma ISO:2008 por lo que y en referencia a la evidencia mostrada se determina como No Conformidad.

3

Dentro del procedimiento Titulación P-SE-04 se detectó que la subdirección de Servicios escolares emitió la carta de exención de examen sin verificar que los alumnos cumplieran con todos los requisitos de titulación Lo anterior, incumple el inciso C) del punto 7.1 planificación de la realización del producto de la norma ISO:2008 por lo que y en referencia a la evidencia mostrada se determina como No Conformidad.

P-SE-05 Francia

Meléndez

Área Auditada: Energías Renovables Responsable de Área: Anna Verdugo

1

Se sugiere se imparta un curso de difusión de la Política a los colaboradores de la organización y se implemente un curso de inducción obligatorio al personal de nuevo ingreso, con el uso de una matriz de capacitación que la desarrollaría cada área de trabajo, en la cual se plasmaran las necesidades de capacitación de los procedimientos aplicables a cada puesto del área o departamento.

M-SC-01 Anna

Verdugo

2

Al revisar los formatos se detectó que todos los formatos F-CA-019-A del mes de enero 2011 de todas las materias existe diferencia entre las horas programadas y las horas impartidas.

P-CA-04 Anna

Verdugo

3

Al revisar los formatos se detectó que todos los formatos F-CA-011 no están debidamente firmados por algunos profesores.

P-CA-04 Anna

Verdugo

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Área Auditada: Tecnología Ambiental Responsable de Área: Anna Verdugo

1

En la revisión de los registros F-CA-009, F-CA-019, F- SE-008, F-CA-020, F-CA-029, F-CA-029A y F-CA-015 fueron muy recurrentes la falta de firmas por parte del Director de carrera y de los maestros tutores, además algunos documentos no contaban con los sellos de la dirección de carrera, La cláusula 4.2.4 de la Norma ISO 9001:2008 establece que debemos de mantener los registros para proporcionar evidencia de la conformidad del proceso. Por tal motivo se declara NO CONFORMIDAD.

P-CA-04 Programación del Cuatrimestre P-CA-05

Impartición de Clases P-CA-06 Evaluación de Alumnos P-CA-07 Asesorías Académicas

Anna Verdugo

Área Auditada: Mecatrónica Responsable de Área: Jahzzeel Rangel

1

No se presentó evidencia de aplicación del formato Avance Temático F-CA-019-A, a la fecha de auditoría 24 de junio en el grupo 9A de Ingeniería en Mecatrónica. La Norma ISO 9001:2008 menciona en su cláusula 7,1 La organización debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización del producto. La planificación de la realización del producto debe ser coherente con los requisitos de los otros procesos del sistema de gestión de la calidad. Durante la planificación de la realización del producto, la organización debe determinar, cuando sea apropiado d) Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos. Por lo tanto se considera una no conformidad.

P-CA-05 Jahzzeel

Rangel

2 No se mostró la evidencia del seguimiento a todas las actividades del proceso de estadía. Se revisaron todos

P-VI-01 Jahzzeel

Rangel

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los registros del grupo MEC-11A y se cuenta con ellos. Se tomó un muestreo de dicho grupo de los Alumnos Cornejo Ramírez, Dearcia Aguilar, López Ortega, Martínez Aguayo, Rivera Huerta y Tarín Castro, de lo que se muestra que el seguimiento de actividades tiene evidencia únicamente hasta la actividad 8 y únicamente en el Caso de Rivera Huerta hasta la actividad 10. Se revisaron también los formatos correspondientes a los alumnos Carrillo Delgado, Cedano Carrillo, Espinoza Galván Morales Luis Antonio y Ortiz Chávez del 11B de lo cual todos contaban con el formato sin embargo el seguimiento de dicho programa de actividades solo en el caso de Ortiz Chávez se muestra evidencia del seguimiento hasta la actividad 8, en el resto tienen seguimiento hasta la actividad 5. El Programa de Actividades del Proyecto de Estadía Tiene establecidas un total de 13 actividades programadas en un periodo de cuatro meses. La norma ISO 9001:2008 establece en la cláusula 7.1 La organización debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización del producto. La planificación de la realización del producto debe ser coherente con los requisitos de los otros procesos del sistema de gestión de la calidad. d) los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos.

Área Auditada: Operaciones Comerciales Internacionales Responsable de Área: Everardo Estrada

1

La Dirección de Operaciones Comerciales Internacionales no aplicó los registros adecuados, del procedimiento: P-VI-01 Estadías en las estadías que actualmente se llevan en sexto cuatrimestre de TSU.

P-AF-04 ^Everardo

Estrada

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Área Auditada: Desarrollo de Negocios Responsable de Área: Juan Sánchez

1

En la cláusula de la norma ISO 9001:2008, 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio, se establece que la organización debe planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas, por lo anterior y en referencia a la evidencia mostrada, se determina como No conformidad la utilización de formato Lista de Asistencia (F-SE-008) y Avance Temático (F-CA- 019A), pues en el primero, no se da muestra del seguimiento en la aplicación del programa de estudio ya que no se establecen las horas que fueron impartidas o no, en el mes de junio. No se mostró ninguna evidencia del formato del avance temático del mes de junio, con lo cual no se demuestra la planificación, seguimiento y control de los planes de estudios.

P-AF-05 Juan Sánchez

2

En la cláusula de la norma ISO 9001:2008, 7.1 Planificación de la realización del producto, se establece que la organización debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización del producto para verificar que se cumplen los requisitos del mismo y por lo anterior y en referencia a la evidencia mostrada, se determina como No conformidad la utilización Instrumento de Evaluación (F-CA-028-A)., pues no se establece en su contenido, la forma en que se evalúan productos y desempeño, únicamente conocimientos, siendo parcial la evaluación y medición de los requisitos del producto (plan por competencias).

P-AF-06 Juan Sánchez

3

En la cláusula de la norma ISO 9001:2008, 4.2.4 Control de los registros, los registros para proporcionar evidencia con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión deben

P-VI-01 Juan Sánchez

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controlarse y deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables, por lo anterior y en referencia a la evidencia mostrada, se determina como No conformidad la utilización de formato Programa de Actividades de Tesis (F-CA-032A) y Evaluación del Avance del Proyecto de Estadías (F-VI-004), pues no se mostró ninguna evidencia de los formatos en el seguimiento de las estadías del grupo 11B.