Implementación del plan estratégico en la empresa Micropoint sas

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(1)Informe desarrollo Práctica Empresarial Implementación del Plan Estratégico en la empresa Micropoint SAS. FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS CONSULTORIO DE DESARROLLO EMPRESARIAL CDEM. Presentado por: LAURA ALEJANDRA NITOLA TORRES. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Bogotá D.C, mayo de 2019.

(2) Informe desarrollo Práctica Empresarial Implementación del Plan Estratégico en la empresa Micropoint SAS. FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS CONSULTORIO DE DESARROLLO EMPRESARIAL CDEM. Presentado por: LAURA ALEJANDRA NITOLA TORRES. Docente: ELSA RODRIGUEZ M.. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Bogotá D.C, mayo de 2019.

(3) A Dios por su amor inquebrantable, a mis papás y mi hermana por su amor incondicional que me alienta a seguir mejorando día a día..

(4) AGRADECIMIENTOS. La Universidad Cooperativa de Colombia ha sido mi segundo hogar durante 5 años, agradezco a cada uno de mis profesores, porque con ellos y a lo largo de este tiempo he aprendido a amar mi profesión y apasionarme cada día más por ella. En este último proceso de aprendizaje que fue mi práctica empresarial, pude afianzar cada una de las enseñanzas que he adquirido y con el constante apoyo de mi tutor, la profe Elsa Rodríguez, quien sin duda alguna estuvo dispuesta a guiarme con una gran sonrisa. También expreso mi más sincero agradecimiento a la empresa Micropoint SAS, por brindarme un espacio y el tiempo disponible para llevar a cabo este gran proyecto..

(5) Tabla de Contenido. Introducción. 10. Justificación. 11. Carácter situacional. 12. Misión. 12. Visión. 12. Tipo de influencia social. 12. Tipo de actividad. 13. Cobertura de la actividad. 13. Ubicación geográfica. 13. Productos y servicios. 14. Planteamiento del problema. 15. Formulación de la pregunta problema. 15. Descripción del problema. 15. Objetivos. 16. Objetivo General. 16. Objetivos Específicos. 16. Diagnóstico Empresarial. 19. Análisis Interno. 20. Análisis de comportamiento ventas Enero 2018 y 2019. 23. Análisis de comportamiento ventas Febrero 2018 y 2019. 26. Análisis de comportamiento ventas Marzo 2018 y 2019. 30. Recomendaciones sobre Análisis de Ventas Primer Trimestre 2018 y 2019. 35. Análisis externo modificable. 37.

(6) Factores Externos no modificables. 39. Importancia de un Portafolio de Servicios. 42. Importancia Página Web para Micropoint SAS. 45. Cambio de ARL para Micropoint SAS. 49. Sugerencia Actividad de Integración - Desayuno Empresarial. 54. Programación actividad de integración. 57. Presupuesto final. 60. Conclusiones. 61. Recomendaciones. 63. Referencias. 65.

(7) Listado de Graficas. Grafica No. 1 Ventas de Micropoint SAS Enero 2018. 21. Grafica No. 2 Ventas de Micropoint SAS Enero 2019. 22. Grafica No. 3 Ventas de Micropoint SAS Febrero 2018. 24. Grafica No. 4 Ventas de Micropoint SAS Febrero 2019. 25. Grafica No. 5 Ventas de Micropoint SAS Marzo 2018. 28. Grafica No. 6 Ventas de Micropoint SAS Marzo 2019. 29. Grafica No. 7 Consolidado Ventas Enero 2018 y 2019. 32. Grafica No. 8 Consolidado Ventas Febrero 2018 y 2019. 33. Grafica No. 9 Consolidado Ventas Marzo 2018 y 2019. 34.

(8) Listado de Imágenes Imagen 1 Logo de la empresa. 12. Imagen 2 Ubicación sede principal. 13. Imagen 3 Estructura de la empresa. 14. Imagen 4 Factores internos y externos de una organización. 20. Imagen 5 Cotización página web Elite DSH Ingeniería. 47. Imagen 6 Cotización página web Sistemas Olympia. 48.

(9) Listado de Tablas. Tabla 1 Plan de trabajo. 17. Tabla 2 Cronograma de trabajo. 18. Tabla 3 Relación de facturación Enero 2018 y 2019. 22. Tabla 4 Relación de facturación Febrero 2018 y 2019. 25. Tabla 5 Relación de facturación Marzo 2018 y 2019. 29. Tabla 6 Factores Externos. 39. Tabla 7 Cuadro comparativo de Administradoras de Riesgos Laborales. 53. Tabla 8 Comparativo lugares cotizados para evento. 58. Tabla 9 Presupuesto Final. 60.

(10) 10. Introducción Las organizaciones se han visto en la obligación de reinventarse, de mejorar procesos y recurrir a diferentes métodos que les permita tener una visión analítica del pasado, del presente y de lo que puede traer el futuro. La planeación estratégica es una de las herramientas que permite a las organizaciones trabajar de forma conjunta y organizada diseñando proyectos que los lleve al cumplimiento de un objetivo establecido; su importancia radica en que los grupos empresariales puedan tener la capacidad de adaptarse a su entorno permitiéndoles ser competitivos y rentables. En la etapa de implementación de un de plan estratégico se definen cuáles son las actividades claves que se deben realizar en un periodo determinado y se hace partícipe a las áreas que requieren más atención; lo que permitirá a la Dirección de Micropoint SAS, generar acciones que permitan integrar los diferentes esfuerzos para que de esta forma en el seguimiento y control se puedan corregir los puntos críticos. De este modo se tendrán muy en cuenta los resultados generados en el Diseño del Plan Estratégico de tal manera que se determinen las pautas a seguir desde la Gerencia de Micropoint SAS; a fin de involucrar a todo el estamento empresarial y los recursos necesarios, para que se genere una correcta gestión y se logré la implementación esperada..

(11) 11. Justificación. El proceso de globalización ha logrado integrar al mundo en los aspectos económico, social, político, cultural, ambiental y tecnológico y esto a su vez ha permitido que los mercados se expandan, obligando a los empresarios a que se adapten a un nivel exigente de competencia. Debido a esto, la planeación estratégica ha permitido a las organizaciones reconocer que el entorno en el que se mueven ya no permanece en el mismo lugar, que existe un mañana en el que todo se actualiza y la forma de emprender ya no es la misma. “La dirección estratégica es el proceso que, mediante las funciones de análisis, planificación, organización, ejecución y control, persigue la consecución de una ventaja competitiva sostenible en el tiempo y defendible frente a la competencia, a través de la adecuación de los recursos y capacidades de la empresa y su entorno, a fin de satisfacer los objetivos de los múltiples grupos participantes en la organización” (Sainz de Vicuña, 2009) . No obstante, estos planes no se pueden quedar en “el querer hacer”, pues para que arroje los resultados que se estiman, la ejecución y seguimiento de los mismos serán de vital importancia en el cubrimiento de las necesidades que actualmente requiere Micropoint SAS y que redundará en la Dirección mediante un seguimiento y actualización de los diferentes procesos para el exitoso cumplimiento de sus objetivos..

(12) 12. Carácter Situacional. Nombre MICROPOINT SAS Imagen 1. Logo de la empresa. Fuente: Tomado de Micropoint SAS. Misión “Proveer servicios tecnológicos de calidad a todas las empresas y sectores de Colombia, mediante el apoyo de técnicos excelentemente capacitados para servir a nuestros clientes dando el 100% de sus conocimientos y capacidades en cada una de las ramas y productos que manejamos.” Visión “Estar entre las primeras empresas proveedoras de servicios tecnológicos de alta calidad en Colombia” Tipo de influencia social Micropoint desea ser una organización que se preocupa por afianzar los diferentes valores en sus grupos de interés, se recalca la importancia de asumir con responsabilidad las variables social, económica y ambiental en el territorio colombiano,.

(13) 13. Tipo de Actividad “Mantenimiento y reparación de equipos de cómputo y relacionados, instalación de redes y relacionados, alquiler, compra y venta de elementos relacionados con sistemas de cómputo” Cobertura de la Actividad Micropoint SAS cuenta actualmente con una cobertura nacional e internacional. Su sede principal se encuentra ubicada en la ciudad de Bogotá. Ubicación geográfica. Su sede principal se encuentra en Bogotá en la localidad de Teusaquillo. Av. Caracas No. 34 – 86 Oficina 602 Imagen No. 2 Ubicación sede principal (Imagen). Fuente: Adaptado de (Google Maps).

(14) 14. Estructura de la empresa Imagen No.3 Estructura de la empresa (Imagen). Fuente: Micropoint SAS. Productos y servicios -. Instalación y configuración de equipos de cómputo e impresoras. Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo e impresoras. Manejo de servidores. Administración y configuración de servidores del dominio..

(15) 15. Planteamiento del Problema Formulación de la pregunta problema ¿Cómo contribuirá el diseño del plan estratégico en la implementación del mismo en la empresa Micropoint SAS?. Descripción del problema La planeación estratégica brinda las herramientas para que las organizaciones puedan diseñar una serie de actividades en las que se involucran personas y recursos, con el fin de fijar estrategias que permitan una gestión adecuada a las diferentes situaciones que se dan en el entorno empresarial a medida que se actualizan los diferentes procesos. Debido a lo anterior y basados en el Diseño de Plan Estratégico, se tienen en cuenta los resultados encontrados en este, lo que contribuirá a que Micropoint SAS sea una empresa competitiva y sostenible en el mercado de instalación, configuración y soporte técnico a equipos de cómputo, por lo tanto, es indispensable definir las actividades encaminadas a la ejecución del plan, para realizar un seguimiento y control donde se puedan observar los resultados esperados..

(16) 16. Objetivos Objetivo General Implementar el plan estratégico en la empresa Micropoint SAS.. Objetivos Específicos  Realizar un análisis situacional de la empresa.  Planear las actividades que conduzcan a la implementación del Plan Estratégico.  Ejecutar las diferentes acciones que conduzcan al cumplimiento del objetivo general desde las áreas comercial, tecnológica y de talento humano.  Analizar resultados de la implementación del Plan Estratégico en la empresa Micropoint SAS..

(17) 17. Plan de Trabajo Tabla 1. Plan de Trabajo. Fuente: Autoría propia.

(18) 18. Cronograma de Trabajo Tabla 2. Cronograma de Trabajo. Fuente: Autoría propia.

(19) 19. Diagnostico Empresarial Con los hallazgos encontrados en la empresa Micropoint SAS durante las primeras visitas realizadas, se hará un análisis situacional de la organización. Este análisis se ejecutará basado en los factores internos y externos, haciendo una comparación con los anteriormente evidenciados en el Diseño del Plan Estratégico. Se quiere indagar cómo se ha comportado la compañía en los primeros tres meses del año y resaltar si ha tenido algún cambio significativo que influya en la implementación de dicho plan. Los factores internos y externos son variables que se encuentran dentro y fuera de la organización, estos la pueden llegar a afectar de una forma positiva o negativa; dichos factores son dinámicos y aunque el mundo empresarial no los puede evitar, si puede implementar diferentes estrategias que les permita conocer cómo estas variables los afecta y cómo pueden hacerle frente a estos cambios. Los resultados arrojados en el Diseño de Plan Estratégico, permitieron conocer que Micropoint SAS, requiere llevar a cabo diferentes acciones desde las áreas: comercial, tecnológica y de talento humano. Sin embargo, se hará un breve análisis de cómo se ha comportado la empresa en los primeros tres meses del año, haciendo una revisión en las anteriores áreas, como por ejemplo sus ventas, qué modificaciones ha tenido con el personal o si se han atendido nuevos clientes, esto desde el punto de vista interno. En cuanto a los factores externos se quiere conocer qué sucesos en Colombia pueden llegar a afectar la operación de la compañía directamente..

(20) 20. En la siguiente imagen se puede evidenciar cuales son los factores internos y externos que influyen en las organizaciones.. Imagen No.4. Factores internos y externos de una organización. Fuente: Autoría propia.. Análisis Interno: Actualmente Micropoint SAS, cuenta con 62 empleados distribuidos de la siguiente forma: 1 persona en el área comercial, 8 personas en el área administrativa y 53 personas en el área de operaciones. De esta forma se mantiene el número de empleados con los que ha venido contando Micropoint SAS para desarrollar su objeto social..

(21) 21. La estructura de la organización también se mantiene igual como se puede evidenciar en el organigrama presentado anteriormente. En cuanto a las ventas, se obtuvo información de estas en los primeros tres meses del año 2019. Así mismo, se indagó sobre las ventas de los mismos meses pero del año anterior (2018), con el fin de comparar porcentaje de ventas, número de clientes y clientes más importantes de cada año; a través de dicha búsqueda, se generaron las siguientes evidencias representadas en gráficas que se muestran a continuación:. Enero 2018: Grafica No. 1 Ventas de Micropoint SAS enero de 2018. Ventas Enero 2018 $ 25.000.000. VENTAS. $ 20.000.000 $ 15.000.000 $ 10.000.000 $ 5.000.000. CLIENTES. Fuente: Apoyo Micropoint SAS y construcción propia. TOTTO. VIRTUAL. SYSTEM NET. TELEBUCARAMANGA. SITECH. PIT. SIESA. OKI. MILENIO PC. KAIKA. LUQUE MEDINA. IN PLANT. G2M. DISPAPELES. DCTS. DELCOP. CUTIS. CMX. COMWARE. CHEVYPLAN. ARUS. CARVAJAL. AOC. ALPINA. ACCENTURE. $-.

(22) 22. Enero 2019: Grafica No. 2 Ventas de Micropoint SAS enero de 2019 Ventas Enero 2019 $ 60.000.000. VENTAS. $ 50.000.000 $ 40.000.000 $ 30.000.000 $ 20.000.000 $ 10.000.000. Fuente: Apoyo Micropoint SAS y construcción propia Tabla No. 3 Relación de facturación Enero 2018 y 2019 VALOR FACTURADO 2018 2019. CLIENTE ARUS CARVAJAL CHEVYPLAN CUTIS ACCENTURE ALPINA AOC AUROS CMX COEM COLSOF COMWARE CYS DCTS DCTS DELCOP DISPAPELES. $ $ $ $ $ $ $ $. $. $ $ $. 20.362.300 11.852.600 3.900.000 4.295.865 6.450.000 1.980.000 100.000 415.000 992.000 4.356.700 8.414.800 4.540.000. $. 57.567.203. $ $ $. 11.336.734 5.960.115 5.052.844. $ $ $. 119.000 83.300 220.150. $ $ $. 862.750 2.558.500 2.222.325. $. 541.450. TECINF. VIRTUAL. SUMIMAS. PIT. SIESA. OFIXPRES. MILENIO PC. CLIENTES. MORENO CAÑIZARES. KAIKA. ITSEC. IN PLANT. DISPAPELES. CYS. DCTS. CUTIS. COEM. COLSOF. CMX. CARVAJAL. CHEVYPLAN. AUROS. ARUS. $-.

(23) 23. G2M IN PLANT ITSEC KAIKA LUQUE MEDINA MILENIO PC MORENO CAÑIZARES OFIXPRES OKI PIT SIESA SITECH SUMIMAS SYSTEM NET TECINF TELEBUCARAMANGA TOTTO VIRTUAL. $ $ $ $ $. $ $ $ $ $ $ $ $. 280.000 100.000 1.500.000 220.000 367.000 3.150.000 690.000 2.890.000 90.000 315.000 1.200.000 1.077.183 1.645.000. $ $ $. 1.314.950 243.950. $ $ $. 2.262.607 2.261.000 4.401.810 3.023.922. $ $. 1.451.800 464.100. $. 2.208.640 1.201.900. $. 3.760.400. $. TOTAL $ 81.183.448 $ 109.119.449 Fuente: Apoyo Micropoint SAS y construcción propia. Análisis de comportamiento ventas Enero 2018 y 2019 Realizando una comparación entre las ventas del mes de enero de los años 2018 y 2019, se puede evidenciar que Arus es el cliente más representativo en los dos años. En el año 2018 su facturación fue cerca de los $20.300.000 con un 25% y en el año 2019 dicha facturación tuvo un incremento llegando a los $58.000.000 ocupando un 52% del total de la facturación. Los ingresos por ventas en el 2018 fueron de $81.000.000 con 26 clientes y en el 2019 fue de $109.000.000 con 22 clientes. En ninguno de los dos años hubo presencia de clientes nuevos. En la anterior tabla se pueden analizar características, como el comportamiento de otros clientes a los que se les facturaron más de $3.000.000 y que se mantuvieron constantes en los dos años; como es el caso de Carvajal, Chevyplan y Cutis. Por otro lado se evidencia que clientes como.

(24) 24. Accenture, DCTS, Delcop y OKI se les facturaron cifras importantes, pero en Enero del siguiente año no se les presto ningún servicio o se les facturo muy poco con relación al año 2018. Por el contrario, clientes como In Plant y Milenio PC, no reportaron cifras considerables en enero de 2018 pero en el siguiente año si se incrementaron los servicios prestados. Debido a que, en la primera semana de los meses de enero, algunas empresas toman vacaciones corporativas, este puede ser uno de los factores por los que en el inicio del año no se requieren los servicios de Micropoint SAS. De igual forma, en estos casos en los que hay una representación de los clientes más en un año que en el otro, se puede recomendar a la compañía que se le haga un detallado seguimiento a los mismos por parte del área comercial, haciendo una visita cuando se inician labores en el año, recordando que la empresa está disponible y desea seguir atendiendo los requerimientos y por supuesto fortalecer las relaciones comerciales que se han venido dando anteriormente.. Febrero 2018: Grafica No. 3 Ventas de Micropoint SAS febrero de 2018. $ 14.000.000 $ 12.000.000 $ 10.000.000 $ 8.000.000 $ 6.000.000 $ 4.000.000 $ 2.000.000 $-. ANS AOC AUROS CARVAJAL CHEVYPLAN CMX CNA COEM COLSOF CUTIS DCTS DELCOP DISPAPELES G2M GLOBUS KAIKA MILENIO PC NALSANI OFICOMCO OFIXPRES OPEN PIT QUALITY SUMIMAS SYSTEM NET TECHSCON TELEBUCARAMA… UIB VERITAS VIRTUAL. VENTAS. Ventas Febrero 2018. CLIENTES.

(25) 25. Fuente: Apoyo Micropoint SAS y construcción propia. Febrero 2019: Grafica No. 4 Ventas de Micropoint SAS febrero de 2019 Ventas Febrero 2019. VENTAS. $ 30.000.000 $ 25.000.000 $ 20.000.000 $ 15.000.000 $ 10.000.000 $ 5.000.000. CLIENTES. Fuente: Apoyo Micropoint SAS y construcción propia. Tabla No. 4 Relación de facturación Febrero 2018 y 2019 VALOR FACTURADO 2018 2019. CLIENTE CARVAJAL CHEVYPLAN COLSOF CUTIS NALSANI SUMIMAS VIRTUAL OKI DISPAPELES KAIKA ANS. $ $ $ $ $ $ $ $ $ $. 13.061.500 4.100.000 4.283.000 4.232.415 11.034.000 8.405.000 895.000 140.000 1.500.000 2.385.000. $ $ $ $ $ $ $ $ $ $. 10.085.250 7.232.820 6.496.210 5.187.671 22.748.696 693.770 6.562.850 24.975.877 21.224.840 10.209.065 -. WONDERTECH. TIKKE. VIRTUAL. TECINF. SYSTEM. SUMINAS. SOS. PRINTER. PIT. OKI. OFIXPRES. NALSANI. MILENIO PC. ITSEC. KAIKA. IN PLANT. DELCOP. DISPAPELES. DCTS. CUTIS. COLSOF. CMX. COEM. CARVAJAL. CHEVYPLAN. $-.

(26) 26. AOC $ AUROS $ CMX $ CNA $ COEM $ DCTS $ DELCOP $ G2M $ GLOBUS $ IN PLANT ITSEC MILENIO PC $ OFICOMCO $ OFIXPRES $ OPEN $ PIT $ PRINTER QUALITY $ SOS SYSTEM $ TECHSCON $ TECINF TELEBUCARAMANGA $ TIKKE UIB $ VERITAS $ WONDERTECH. TOTAL. $. 70.000 50.000 640.000 $ 170.000 710.000 $ 3.359.000 $ 9.886.300 $ 340.000 100.000 $ $ 115.000 $ 180.000 670.000 $ 120.000 320.000 $ $ 835.000 $ 670.000 $ 100.000 $ 800.000 $ 65.000 425.000 $. 255.850 2.153.900 767.550 687.820 850.850 101.150 2.403.800 636.650 1.588.650 142.800 65.450 405.790 428.400 89.250 71.400. 69.661.215 $ 126.066.358. Fuente: Apoyo Micropoint SAS y construcción propia. Análisis de comportamiento ventas Febrero 2018 y 2019 La comparación más significativa del mes de febrero para los años 2018 y 2019, se da en los ingresos que obtuvo la empresa por ventas. En el año 2018, sus ingresos fueron de $70.000.000 con 30 clientes atendidos y en el 2019 presento una mejora del doble, con un valor total facturado de $126.000.000 atendiendo 25 clientes. Los clientes más representativos para el 2018 fueron:.

(27) 27. Carvajal con el 18% del total de la facturación, Delcop con el 14% y Nalsani con el 15% Para el 2019 se mantiene Nalsani con el 18%, también esta Oki con un 19% y Dispapeles con el 16%. En ninguno de los dos meses hubo presencia de clientes nuevos. Los clientes resaltados en la anterior tabla, muestra los casos más significativos que se pueden analizar del mes de Febrero para los dos años. Con Carvajal se puede deducir que mantuvo su promedio de facturación en los dos años, Chevyplan incremento en un 28% sus servicios para el año 2019, Colsof y Cutis son clientes representativos en los dos años, con facturación cerca a los $6.000.000. Por otra parte, en el caso de Suminas disminuyo su presencia en el año 2019 en un 85% con respecto al año 2018. Todo lo contrario, sucedió con Virtual, Dispapeles y Kaika que incrementaron la solicitud de servicios para el año 2019 con un 76%, 99% y 74% respectivamente.. El comportamiento de los clientes se da en relación a diferentes factores que los rodean; pero es muy importante el acompañamiento que le den sus proveedores a lo largo del desarrollo de las actividades propias. En el caso de Micropoint SAS como proveedor de las diferentes empresas analizadas aquí, puede acceder a diferentes métodos que le permita tener una cercanía con sus clientes más importantes, conociendo a profundidad cuáles serán los proyectos de sus clientes en el área que les compete y así poder determinar los tiempos en los que desarrollaran o prestaran los servicios.. Con lo analizado anteriormente, se evidencia que son varios las empresas que contratan a Micropoint SAS y los ingresos por dichos servicios llegan hasta los 40 o 50 millones de pesos. Entonces es responsabilidad del área comercial la planificación, control, el estudio del mercado, la promoción y publicidad de la empresa y por supuesto el seguimiento a las ventas para que cada.

(28) 28. mes, Micropoint SAS pueda facturar los mismos valores no a una ni a tres empresas, sino a muchas más que le permitan seguir generando estos ingresos. Es necesario que la compañía haga una proyección de ventas en la que se pueda plasmar cómo se podrán comportar muchos de sus clientes, temporadas altas o identificación de aquellos proyectos que significarán un mayor esfuerzo de la compañía coordinando el equipo de trabajo, haciendo seguimiento y control según los requerimientos que solicitan los diferentes clientes.. Marzo 2018: Grafica No. 5 Ventas de Micropoint SAS marzo de 2018. $ 45.000.000 $ 40.000.000 $ 35.000.000 $ 30.000.000 $ 25.000.000 $ 20.000.000 $ 15.000.000 $ 10.000.000 $ 5.000.000 $-. ARUS ALPINA AMERICAN SCAN AOC ATP BEREAU VERITAS CARVAJAL CHEVYPLAN CMX CNA COEM COLSOF COMWARE CUTIS DCTS DELCOP DISPAPELES G2M GREEN IN PLANT KAIKA MILENIO PC NALSANI OFIXPRES OKI PIT QUALITY SIESA SUMIMAS SYSTEM NET VIRTUAL XERTECH. VENTAS. Ventas Marzo 2018. CLIENTES. Fuente: Apoyo Micropoint SAS y construcción propia.

(29) 29. Grafica No. 6 Ventas de Micropoint SAS marzo de 2019. VENTAS. Ventas Marzo 2019 $ 45.000.000 $ 40.000.000 $ 35.000.000 $ 30.000.000 $ 25.000.000 $ 20.000.000 $ 15.000.000 $ 10.000.000 $ 5.000.000 $-. CLIENTES. Fuente: Apoyo Micropoint SAS y construcción propia. Tabla No. 5 Relación de facturación Marzo 2018 y 2019 VALOR FACTURADO 2018 2019. CLIENTE ARUS CARVAJAL CHEVYPLAN CUTIS DCTS DELCOP NALSANI OKI SIESA SUMIMAS ALPINA PERMODA AMERICAN SCAN AOC ATP BEREAU VERITAS CMX. $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $. 16.032.633 32.788.900 4.539.500 1.650.000 2.515.000 11.846.100 10.739.921 5.105.000 5.080.000 5.124.000 40.542.667 180.000 160.000 170.000 455.000 605.000. $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $. $. 44.650.428 8.752.450 7.301.245 5.294.771 2.189.600 147.084 12.395.186 535.500 4.486.300 7.740.950 7.616.000 648.550.

(30) 30. CNA COEM COLSOF COMWARE DAG DISPAPELES G2M GREEN IN PLANT ITSEC KAIKA MILENIO PC OFIXPRES OPEN PC MICROS PIT QUALITY SANNIC STS SYSTEM NET TECINF VIRTUAL WONDERTECH XERTECH. $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $. $ $. $ $ $. 50.000 245.000 1.770.000 960.000 180.000 195.000 60.000 1.070.000 1.561.350 134.000 230.000 110.000 1.860.000 1.138.000 880.000 110.000. $ $ $. $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $. 535.500 982.940 1.029.350 564.060 285.600 2.652.277 2.415.700 779.450 154.700 77.350 2.570.400 166.600 130.900 946.050 731.850 374.850 -. TOTAL $ 148.087.071 $ 116.155.641 Fuente: Apoyo Micropoint SAS y construcción propia. Análisis de comportamiento ventas Marzo 2018 y 2019 Finalmente, para el mes de marzo de 2018, el ingreso por ventas fue de $148.000.000 con un total de 32 clientes atendidos. Los clientes que más representaron ingresos para la empresa fueron Alpina con un 27% del total de facturación, Carvajal con un 22%, Delcop con 8% y Nalsani con un 7%. Para el año 2019 en marzo, la facturación fue de $116.000.000, atendiendo 28 clientes, en este mes, Arus es el cliente que más ingresos generó a Micropoint SAS con un 38% de la facturación; Nalsani con un 10%, Carvajal con un 7%, Permoda, Chevyplan y Suminas con un 6%..

(31) 31. Según la tabla, se demuestra cómo al igual que en los otros meses analizados, hay presencia de clientes en los que se facturo más en un año que en el otro; es el caso de Arus que su facturación se incrementó para el año 2019 en un 47%, Carvajal que presento un 58% más en el año 2018, Chevyplan con un 23% más en el 2019, Cutis incremento su facturación en un 52% para el año 2019, Delcop facturó un 98% más en el 2018 al igual que OKI, su facturación en el 2018 fue 81% más que en el 2019. Para los casos de DCTS, Nalsani, Siesa y Suminas, son empresas que mantuvieron la solicitud de servicios en los dos años. Alrededor de los 2 millones, los 12 millones, los 5 millones y los 7 millones respectivamente son los ingresos que le generaron estas empresas a Micropoint SAS. Permoda en el 2019, ingreso como cliente nuevo y los ingresos por su facturación fueron alrededor de los $7.500.000. Alpina por el contrario, se le facturaron 40 millones de pesos en el 2018, pero en el año siguiente no tuvo presencia en Marzo..

(32) ARUS CARVAJAL CHEVYPLAN CUTIS ACCENTURE ALPINA AOC AUROS CMX COEM COLSOF COMWARE CYS DCTS DCTS DELCOP DISPAPELES G2M IN PLANT ITSEC KAIKA LUQUE MEDINA MILENIO PC MORENO CAÑIZARES OFIXPRES OKI PIT SIESA SITECH SUMIMAS SYSTEM NET TECINF TELEBUCARAMANGA TOTTO VIRTUAL. VENTAS. 32. Grafica No. 7 Consolidado Ventas Enero 2018 y 2019. Enero 2018 y 2019. $ 60.000.000. $ 50.000.000. $ 40.000.000. $ 30.000.000. $ 20.000.000. $ 10.000.000. $-. CLIENTES 2018. Fuente: Apoyo Micropoint SAS y construcción propia 2019.

(33) CARVAJAL CHEVYPLAN COLSOF CUTIS NALSANI SUMIMAS VIRTUAL OKI DISPAPELES KAIKA ANS AOC AUROS CMX CNA COEM DCTS DELCOP G2M GLOBUS IN PLANT ITSEC MILENIO PC OFICOMCO OFIXPRES OPEN PIT PRINTER QUALITY SOS SYSTEM TECHSCON TECINF TELEBUCARAMANGA TIKKE UIB VERITAS WONDERTECH. VENTAS. 33. Grafica No. 8 Consolidado Ventas Febrero 2018 y 2019. Febrero 2018 y 2019. $25.000.000. $20.000.000. $15.000.000. $10.000.000. $5.000.000. $-. CLIENTES. 2018. Fuente: Apoyo Micropoint SAS y construcción propia 2019.

(34) ARUS CARVAJAL CHEVYPLAN CUTIS DCTS DELCOP NALSANI OKI SIESA SUMIMAS ALPINA PERMODA AMERICAN SCAN AOC ATP BEREAU VERITAS CMX CNA COEM COLSOF COMWARE DAG DISPAPELES G2M GREEN IN PLANT ITSEC KAIKA MILENIO PC OFIXPRES OPEN PC MICROS PIT QUALITY SANNIC STS SYSTEM NET TECINF VIRTUAL WONDERTECH XERTECH. VENTAS. 34. Grafica No. 9 Consolidado Ventas Marzo 2018 y 2019. Marzo 2018 y 2019. $45.000.000 $40.000.000 $35.000.000 $30.000.000 $25.000.000 $20.000.000 $15.000.000 $10.000.000 $5.000.000 $-. CLIENTES. 2018. Fuente: Apoyo Micropoint SAS y construcción propia 2019.

(35) 35. Recomendaciones sobre Análisis de Ventas Primer Trimestre 2018 y 2019 En concordancia con el Diseño de Plan Estratégico realizado anteriormente y con lo analizado en el primer trimestre del año 2018 y 2019, Micropoint SAS atiende un aproximado de 25 y 30 clientes mes a mes. Algunos de los clientes más representativos de la empresa son, Arus, Carvajal, Chevyplan y Nalsani. De los meses estudiados, se encontraron características como clientes a los que se les facturaron valores muy importantes en un año, pero en el año siguiente, no se encontró presencia de haber entregado algún servicio, también clientes que estuvieron presentes en los dos años y su porcentaje de facturación se mantuvo y finalmente clientes que se les facturo más en un año que en otro. Se evidencio que al momento de realizar la facturación a los diferentes clientes, solo se tiene en cuenta la descripción: “servicios del mes de…”. Por esta razón, se sugiere a la compañía especificar en la factura con referencias o códigos que servicios son los que se prestaron. Por ejemplo para los mantenimientos de equipos, una referencia como MAN-IM01 (Mantenimiento a una impresora), MAN-C002 (Mantenimiento a un computador). El utilizar estas referencias permitirá conocer en un estudio de mercado, cuáles son las tendencias de los diferentes servicios, analizando los más y los menos solicitados. Con el soporte del Sr. Juan Carlos Veloza, Gerente General de Micropoint SAS y a quien se le dieron a conocer las anteriores graficas en un informe de práctica, se obtuvo información del porqué uno de los clientes más importantes de Micropoint como lo es Alpina, ha tenido poca participación en el primer trimestre del año 2019 en comparación con el año 2018. Según sus comentarios, desde finales del año 2018, Micropoint ha venido prestando servicios a esta empresa mes a mes normalmente y con la misma intensidad que se ve reflejada en el primer trimestre del año 2018, pero por cuestiones internas de Alpina, Micropoint no ha podido facturar.

(36) 36. dichos servicios. Se estima que esta facturación se vea reflejada en el segundo semestre del año 2019. Sin embargo y con los datos analizados, se hace énfasis en llevar a cabo algunas medidas que le permitirán fortalecer el área comercial a la empresa: 1. De acuerdo a la información aportada por Micropoint SAS, sobre las ventas de los meses analizados, no se encontró un detalle de cada uno de los servicios que le prestan a sus clientes. Como recomendación, se puede adoptar códigos o referencias que se coloquen en la factura y que describan cada uno de los servicios que se prestó. Por ejemplo: una referencia para mantenimientos, una para instalaciones, una para inventarios, etc. Dicha clasificación, permitirá a Micropoint tener información más exacta del comportamiento de sus servicios y a la hora de realizar un estudio de mercado, será de vital ayuda para percibir cómo se comportan sus ventas.. 2. Se resalta la sugerencia dada anteriormente en el Diseño de Plan Estratégico, que indica consolidar el Área Comercial y/o vincular dos Asesores Comerciales, este equipo de trabajo ayudará a fortalecer las ventas de la compañía con actividades fundamentales que permitan dar a conocer a Micropoint, no solo por el voz a voz que ha generado sino también por la gestión que realice para seguir obteniendo nuevos clientes. Dichas actividades lograrán:  Planear hacia donde o hacia qué mercado Micropoint SAS se debe dirigir, según los servicios que presta la compañía y según la capacidad que tiene de poder atenderlos y su experiencia en el mercado.  Analizar el comportamiento que han presentado los clientes en los últimos meses, de esta manera se pueden determinar patrones que indiquen los momentos en que los.

(37) 37. diferentes clientes requieren más de los servicios de Micropoint, temporadas altas o incluso identificar aquellos proyectos en los que la empresa podrá licitar.  No solo basta con analizar los clientes ya existentes, la compañía debe estar en constante búsqueda y gestión de nuevos mercados, visitas, llamadas, seguimientos que permitan dar a conocer la empresa, promocionar a Micropoint y mostrar cuales son las principales características que lo hacen diferente a la competencia.  Después de haber llevado a cabo las anteriores acciones, las ventas representan la actividad más importante que resulta de una investigación y de un seguimiento a determinado mercado. Finalmente se podrá concluir con la entrega de los servicios de Micropoint y así, iniciar una tarea de gestión para que estas relaciones comerciales se vayan fortaleciendo día a día y se conviertan en contrataciones a largo plazo.. Análisis externo modificable: En este entorno podemos encontrar los clientes, los competidores y los proveedores. Dentro de Micropoint SAS, los clientes son por supuesto el agente más importante en este entorno. En la actualidad cuentan con más de 25 clientes a los que se les prestan los diferentes servicios mes a mes. Clientes como Carvajal o Kaika son los más antiguos de la empresa, por lo que Micropoint SAS, lleva a cabo métodos que les permita entregar un excelente servicio: en los tiempos en que son solicitados, cumpliendo las diferentes exigencias que solicitan cada uno de ellos, como el levantamiento de información preciso y ordenado del servicio que se entregó para su posterior revisión..

(38) 38. Uno de los métodos que permite llevar a cabo estos procesos es la constante comunicación que hay entre los técnicos y la coordinación operativa de la compañía, donde se da a conocer cualquier novedad que se presente en el momento que se está prestando el servicio. Actualmente, Micropoint SAS está centrado en la prestación de servicios, más que en la venta de insumos, teniendo en cuenta esto y según las clases de proveedores que se encuentran en las organizaciones se pueden encontrar tres tipos de proveedores, “los proveedores de bienes, los proveedores de servicios y los proveedores de recursos. Los primeros son aquellos que tienen como fin elaborar algún producto, los segundos son aquellas personas o empresas cuya principal característica es entregar un servicio para la consecución de alguna actividad como por ejemplo las entidades que prestan servicios como internet, transporte de mercancía, agua, luz, etc. Y los terceros son aquellos que satisfacen una necesidad de tipo económico a las personas o empresas como son los bancos, los socios capitalistas, las cooperativas, etc.” (Circulante, 2016) Por lo tanto los principales proveedores con los que cuenta Micropoint SAS, son aquellos que brindan un servicio a la compañía y que permiten su funcionamiento, por ejemplo en la oficina principal donde se centraliza toda la operación, se requiere contar con los servicios públicos básicos como luz, agua e internet. También se encuentra aquel proveedor que cada determinado tiempo, ofrece el servicio de papelería y suministros de aseo y cafetería. En algunas ocasiones Micropoint SAS, también requiere de proveedores que se necesitan en determinados lugares de Colombia donde no se tiene al personal contratado directamente por la nómina; en dichos momentos se procede a contratar a un tercero que pueda cumplir con el servicio solicitado directamente por el cliente a Micropoint..

(39) 39. Factores Externos no modificables Los diferentes sucesos que ocurren en Colombia de carácter social, cultural, económico, político y tecnológico, influyen en el ámbito empresarial de todo el país. Pueden existir variables que afecten a determinados sectores económicos, estás podrán afectar más a unas empresas que a otras según su actividad. Teniendo en cuenta lo anterior, se analiza cómo las dimensiones externas pueden influir directamente en la compañía:. Tabla No. 6 Factores Externos. Dimensiones. Situación. ¿Cómo influye en Micropoint?. Social. Problemas de orden público en las Se puede ver afectado la prestación de diferentes ciudades. servicio de Micropoint en las zonas del país donde incursiona.. Cultural. Situaciones de origen cultural que se generan, que se modifican y que afectan a las personas que integran la organización. Económico. Aprobación Plan de Desarrollo Dentro de este plan, se ven inmersos nuevo Gobierno muchos aspectos del país. Así mismo las actividades que se esperan llevar a cabo desde el punto de vista económico y que afecta directamente a las empresas del país en todos los sectores.. Directivos, empleados, clientes y proveedores, están siempre en contacto con los sucesos de tipo cultural que se presentan en general. Todos ellos adquieren diferentes posiciones frente a estos sucesos y adoptan comportamientos y formas de pensar, que influyen directamente en la organización..

(40) 40. Reformas Tributarias. Aumento en las tarifas para pago de impuestos a las empresas, lo que influye directamente en todas las empresas y su funcionamiento.. Político Inestabilidad en los sectores Teniendo en cuenta la incertidumbre económicos por la incertidumbre que genera la posición del nuevo que genera el nuevo Gobierno. Gobierno; en los diferentes sectores se produce una inevitable incertidumbre sobre nuevas políticas que generarán posibles cambios en la economía del país. Es por esto que los constantes debates políticos, sobre los diferentes puntos de vista, generan al mismo tiempo mecanismos de defensa que deben adoptar las empresas para lograr adaptarse a los ambientes cambiantes. Tecnológico Importancia de las TIC para las Las tecnologías de la información, empresas son una herramienta determinante en la operatividad de las empresas actuales. Adoptarlas significa para ellas reinventarse, innovar en sus procesos y hacer parte de un mundo digital en donde se agilizan tiempos y transmitir información o comunicar lo que la empresa quiere ya no va a ser un problema. Adoptar nuevos mecanismos de comunicación. Fuente: Autor del documento. Las nuevas tecnologías están al alcance de todas las empresas, es indispensable analizar las ventajas y desventajas de cada una; reconocer cual es el objetivo empresarial que se busca cumplir con la adaptación de dichas herramientas y de esta manera se podrá identificar cual es la mejor opción que se debe adquirir..

(41) 41. “La dirección estratégica es un proceso continuo en el que se requiere de una evaluación constante y una decisión en cuanto si se dejan las cosas como están definidas o se hacen cambios, conforme cambian las condiciones del entorno y surgen formas nuevas de mejorar" (Sainz de Vicuña J. M., 2003) Del mismo modo que se realizó un análisis de la compañía en el diseño del Plan Estratégico, se indago sobre aspectos relevantes que hayan podido suceder en los primeros meses del año, con el fin de identificar si hay alguna situación interna o externa que pueda modificar la implementación de dicho plan, modificándolo o por el contrario reafirmando lo encontrado en el diseño del mismo. Luego de observar las variables internas y externas de Micropoint SAS que han podido surgir en los primeros meses del año; en primer lugar se pudo comprender como es la operatividad de Micropoint SAS, después de esto se conoció el número de empleados con el que actualmente opera, sus principales clientes, como se han comportado sus ventas, cuales son actualmente sus competidores y como es la relación actual con sus proveedores. Por otra parte, las variables externas que rodean la empresa, están constantemente cambiando, y afectando directa o indirectamente la operatividad de la compañía; dichas variables no pueden ser modificadas por Micropoint SAS, pero se pueden llevar a cabo procesos que permitan adaptarse a dichos cambios como se hará con la implementación del Plan Estratégico. Por consiguiente se determinó que Micropoint no ha presentado ninguna situación que afecte, la Implementación del Plan Estratégico, o que modifique el diseño elaborado anteriormente. Su logística sigue siendo la misma, mantiene el número de empleados, las ventas se han comportado de la misma forma en lo que va corrido del año y los clientes más antiguos y que representan un factor importante en sus ingresos, se mantienen..

(42) 42. Importancia de un Portafolio de Servicios. La variedad de métodos a los que las organizaciones acceden para dar a conocer sus servicios son muy importantes ya que cada uno de ellos cumple con una necesidad específica de las organizaciones. El portafolio de servicios es un documento donde las organizaciones muestran a sus clientes de forma concisa y precisa varios aspectos que permiten visualizar a los clientes potenciales información trascendental de la empresa como: -. Presentación de la compañía, cuál ha sido la trayectoria (historia), nombre y. experiencia. -. Se plasma también cual es la finalidad de la organización y sus aspiraciones.. -. Se describe detalladamente el listado de servicios y/o productos que ofrecen.. -. Se indican las certificaciones o reconocimientos que ha tenido la compañía. -. Se resaltan los clientes más importantes, dando alusión a la calidad de los servicios. y el compromiso de la compañía. -. Mencionar la cobertura que tiene la empresa también es de vital importancia, de. esta forma se muestra los puntos específicos donde se puede encontrar el servicio o el producto que el cliente requiere. -. Finalmente de dan a conocer los datos de contacto de la organización. Aquellos. canales donde cualquier cliente pueda acceder en búsqueda de información. Datos como dirección de sede principal, teléfonos, página web, correo electrónico y direcciones en redes sociales..

(43) 43. Más que un documento informativo, el Portafolio de Servicios es una herramienta que permite a las organizaciones mostrar a un potencial cliente o al mercado en general, desde varios puntos de vista, cual es la capacidad que tiene la compañía y la forma en que desarrolla su actividad.. Diseñar un nuevo Portafolio de Servicios en Micropoint SAS permitirá que la compañía obtenga un documento conciso y claro donde reúna la información necesaria para que la empresa se dé a conocer en los mercados requeridos y a todos los clientes. Si bien Micropoint tiene un modelo de portafolio de servicios, este aún no se ha consolidado en un solo documento que ofrezca la información consolidada. Las nuevas tecnologías a las que pueden acceder las organizaciones permiten tener un acercamiento casi que inmediato con clientes frecuentes y así mismo, con los nuevos consumidores a los que se quiere llegar; estas tecnologías permiten que los portafolios de servicios se pueden brindar a los clientes de dos formas: una de ellas es entregarlo impreso en un documento muy bien presentando y que llame la atención del cliente potencial que desea conocer a la compañía. La segunda opción es entregarlo de manera digital, que al igual que la primera, será un archivo donde se dé a conocer la imagen de Micropoint SAS de manera impactante y se podrá acceder a este, cuando se requiera presentar una cotización o simplemente en una presentación de la compañía. Debido al dinámico entorno en el que se desenvuelven las organizaciones, es indispensable comprender que los costos en los que se ve inmersa una empresa al perder un cliente importante, son mucho más grandes que en los que incurre cuando accede a herramientas como la descrita anteriormente. Además de proporcionar una ayuda a la empresa dando a conocer de forma clara y.

(44) 44. concisa el desarrollo de su actividad, permite ofrecer un nivel adecuado de servicio al cliente pues se expresa la identidad de la compañía y su calidad de servicio.. Según estos lineamientos, lo que se busca obtener con este diseño, es que Micropoint SAS, pueda dar a conocer a las personas o empresas interesadas en sus servicios, un documento donde se muestre cual es la esencia de la empresa, es decir su principal objetivo, los principales servicios en que ciudades operan y como se pueden contactar..

(45) 45. Importancia Página Web para Micropoint SAS. “La red no solo se aplica al área promocional, sino que además puede convertirse en un excelente aliado de las organizaciones que se preocupan por elevar continuamente el valor añadido que ofrecen a sus consumidores, usuarios y clientes, al mismo tiempo que tiene muchas y diferentes aplicaciones en áreas como servicio al cliente”. (Soriano, 1998) Las herramientas y los nuevos métodos que adoptan las empresas actualmente, son procesos que deben utilizar para adaptarse a los cambios que proporciona el entorno en general. En dichos cambios se generan determinadas necesidades que llevaran a las organizaciones a mantenerse y ser altamente competitivas en el mundo empresarial. Comunicar es una de esas grandes necesidades que surgen en las empresas y es muy importante adoptar tecnologías que permitan establecer y asegurar una buena comunicación no solo dentro de la organización sino por fuera de ella. En la web, actualmente las empresas buscan todo lo que necesitan, productos y servicios que requieren para suplir una necesidad específica; de esta manera se realizan comparaciones que permitan identificar los beneficios de cada uno de ellos, como precios, calidad, disponibilidad y ubicación de los mismos. A través de la web, muchas de las empresas no solo se han dado a conocer en los diferentes mercados, también han podido encontrar en ella, un recurso de marketing que les ha permitido posicionar su empresa, incrementar sus ventas y ser reconocidos cómo empresas con credibilidad. “La Pymes como vehículo fundamental para el crecimiento económico de los países latinoamericanos, se han convertido en la fuente principal de generación de empleo, creación de valor e innovación de los sistemas productivos…Crear valor para este tipo de empresas, se vuelve.

(46) 46. un reto que las hará sostenibles en el tiempo y hará que sus efectos favorezcan su bienestar en la sociedad.” (Castellanos, Loaiza, & Cuesta, 2016) Según los autores las pequeñas y medianas empresas son un vehículo para potencializar el crecimiento económico del país, son aquellas empresas que están dispuestas a asumir nuevos retos y tener como pilar importante en su funcionamiento la innovación, que les permitirá mejorar continuamente sus procesos, ser competitivos y permanecer en el tiempo. El internet es sin duda, una de las herramientas más trascendental para el entorno empresarial, es la red de comunicación de datos más grande del mundo, y con ella se han desarrollado otras formas de comunicación como las redes sociales o las páginas web, permitiendo la conectividad e interacción de miles de usuarios.. Actualmente Micropoint SAS, no cuenta con una página web, en donde pueda mostrar al público cuáles son los servicios que ofrece y desde que zonas de Colombia puede cubrir las necesidades de los clientes interesados. Por consiguiente se desea realizar el diseño de una página web, concreta pero informativa en la que se muestre al público qué es Micropoint SAS, hacia donde se dirige, que servicios prestan en cuanto a mantenimiento y soporte de equipos de cómputo, cómo prestan los servicios, cuál es su cobertura y cuáles son los canales de atención para la solicitud de los servicios. Para ello se quiere contar con la asesoría de un profesional en el área, que pueda sugerir cómo se puede realizar el diseño de la página web basados en los detalles anteriores. Asimismo se solicitaron tres cotizaciones de las empresas Elite DSH Ingeniería, Sionica y Sistemas Olympia, las cuales arrojaron diferentes precios y detalles de cómo se puede llevar a cabo dicho proyecto. Las tres propuestas incluyen el Hosting y el Dominio de la página por un año y varían en características del diseño y desarrollo..

(47) 47. Propuesta Elite DSH Ingeniería Cotización 1: Elite DSH Ingeniería - (Elite DSH Ingeniería, 2019) Valor propuesta: $340.000 Imagen 5. Cotización página web Elite DSH Ingeniería. Fuente: Elite DSH Ingeniería. Cotización 2: Sionica - (Sionica, 2019) Valor propuesta: $4.000.000.

(48) 48. Cotización 3: Sistemas Olympia - (Sistemas Olympia, 2019) Valor propuesta: $1.900.000 Imagen 6. Cotización página web Sistemas Olympia. Fuente: Sistemas Olympia.

(49) 49. Cambio de ARL para Micropoint SAS Desde la creación de Micropoint SAS en el año 1999, siempre ha contratado a Positiva Compañía de Seguros S.A como ARL de la compañía. Con las diferentes actualizaciones y reglamentaciones que han surgido en Colombia en los últimos años con relación al Sistema General de Riesgos Laborales, las empresas más que contar con un seguro que los soporte en caso de un accidente o enfermedad laboral; deben llevar a cabo actividades que les permita prevenir dichos sucesos. Esta prevención se puede dar en la medida que empresa, ARL y empleados estén sincronizados, realizando una participación activa de todas las actividades que permitan desarrollar dicha prevención. En la medida que se han dado estos cambios y por petición de uno de los clientes más importante de Micropoint SAS, como lo es Carvajal, quien les exigió que debían cumplir con determinados requerimientos como proveedores, inicialmente por esta necesidad, debieron buscar un experto en el área que los ayudara. Por lo anterior, la empresa decidió contratar a un profesional en el área de Salud Ocupacional desde hace cuatro años, quien tiene la profesión de Ingeniero de Seguridad y Salud en el Trabajo. A partir de esta contratación, que en primera medida se realizó para cumplir las exigencias de un cliente, desde la Gerencia de Micropoint y desde el área administrativa se identificó la necesidad de seguir contando con esta asesoría personalizada para desarrollar las actividades que se deben ajustar a las nuevas reglamentaciones. El acompañamiento de este profesional también se siguió adquiriendo, debido a que Micropoint busco acompañamiento de la actual ARL para fortalecer los conceptos y cumplir con las reglamentaciones actuales, pero esta asesoría nunca se pudo obtener. Por indicaciones del área Administrativa de la empresa, la ARL solo establece comunicación con Micropoint cuando tiene que hacer alguna inspección. En repetidas ocasiones se les pidió un.

(50) 50. programa para que se derrollaran actividades y acompañamiento pero la respuesta de la ARL fue negativa al postergar dichas actividades e inclusive al manifestar que para la elaboración de las mismas, se tenía que contar con un presupuesto determinado. Haciendo énfasis en los deberes de las entidades Administradoras de Riesgos Laborales, según la Ley 1562 de 2012 en el Artículo 11 que indica: “Artículo 11: Servicios de promoción y prevención. Del total de la cotización las actividades mínimas de promoción y prevención en el Sistema General de Riesgos Laborales por parte de las Entidades Administradoras de Riesgo serán las siguientes: 1. Actividades básicas programadas y evaluadas conforme a los indicadores de Riesgos Laborales para las empresas correspondiente al cinco por ciento (5%) del total de la cotización, como mínimo serán las siguientes: a) Programas, campañas y acciones de educación y prevención dirigidas a garantizar que sus empresas afiliadas conozcan, cumplan las normas y reglamentos técnicos en salud ocupacional, expedidos por el Ministerio del Trabajo; b) Programas, campañas y acciones de educación y prevención, dirigidas a garantizar que sus empresas afiliadas cumplan con el desarrollo del nivel básico del plan de trabajo anual de su Programa de Salud Ocupacional; c) Asesoría técnica básica para el diseño del Programa de Salud Ocupacional y el plan de trabajo anual de todas las empresas; d) Capacitación básica para el montaje de la brigada de emergencias, primeros auxilios y sistema de calidad en salud ocupacional..

(51) 51. e) Capacitación a los miembros del comité paritario de salud ocupacional en aquellas empresas con un número mayor de 10 trabajadores, o a los vigías ocupacionales, quienes cumplen las mismas funciones de salud ocupacional, en las empresas con un número menor de 10 trabajadores; f) Fomento de estilos de trabajo y de vida saludables, de acuerdo con los perfiles epidemiológicos de las empresas; g) Investigación de los accidentes de trabajo y enfermedades laborales que presenten los trabajadores de sus empresas afiliadas.” (Congreso de la República de Colombia, Ley 1562, 2012). Según las anteriores gestiones, las Administradoras de Riesgos Laborales están en la obligación de acompañar siempre a las empresas en temáticas de Salud Ocupacional, no solo para cumplir, sino también para fortalecer las diferentes iniciativas que se quieran llevar a cabo y de esta forma afianzar conocimientos y métodos que puedan seguir aportando a la promoción y prevención de la salud de los trabajadores. Con el acompañamiento de este profesional, Micropoint venia estableciendo encuentros cada tres meses, adelantando labores de implementación. Luego de la Resolución 0312 del 13 de Febrero de 2019, estos encuentros empezaron a realizarse cada mes, puesto que las acciones a realizar son más. En este momento, la compañía se encuentra profundizando en los 70 estándares mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG- SST; adentrándose en temas como la conformación del Copasst (Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo), brigadistas y comité de convivencia.. Aunque la empresa no ha recibido el acompañamiento de Positiva, esto no ha sido impedimento para que se actualicen en los contenidos que le competen y que son de obligatorio cumplimiento..

(52) 52. La capacitación y cuidado propio de los empleados ha disminuido el número de accidentes y enfermedades laborales. En el año actual, Micropoint no ha presentado ninguna enfermedad o accidente laboral; en el año inmediatamente anterior, solo se presentó un accidente laboral con un Técnico en la Plata – Atlántico, que sufrió una lesión en su mano por la caída de una impresora al realizar el mantenimiento.. Para seguir progresando en estas labores, Micropoint ha tomado la decisión de cambiar de ARL, con el fin de que estas acciones, más allá de lo teórico, se puedan materializar con medios o actividades dinámicas que concienticen más a los empleados y los invite a adoptar los cuidados que les permitirá realizar de manera segura sus funciones. Debido a esto, la empresa ha decidido recibir las ofertas de tres ARL que son: Colmena Seguros, Axa Colpatria y Sura. Con el fin de comprender cuales son los beneficios que ofrecen cada una de ellas y para que la Gerencia y el Área Administrativa de Micropoint puedan tener en cuenta los aspectos más relevantes a la hora de tomar una decisión, se hace el siguiente comparativo con base en los portafolios de servicio entregados a Micropoint y con la descripción de su asistencia que se pudo consultar en sus páginas web:.

(53) 53. Tabla No. 7 Cuadro comparativo de Administradoras de Riesgos Laborales. Fuente: Autor del documento y complementario con página web Axa Colpatria, Colmena Seguros y Sura.

(54) 54. Sugerencia Actividad de Integración - Desayuno Empresarial. Muchos de los estudios que se realizan en la actualidad para analizar diferentes aspectos que rodean el comportamiento empresarial, se basan en la importancia que tiene las relaciones laborales para poder generar ambientes productivos. Es por esto que para todas las organizaciones, es de vital importancia que su clima organizacional se comporte de tal manera que permita lograr los objetivos propuestos y que las labores se lleven a cabo en un contexto de tranquilidad e inteligencia emocional donde se pueda afrontar aquellas situaciones que surgen día a día.. “La cultura organizacional refleja la forma en que cada organización aprende a lidiar con su entorno. Es una compleja mezcla se supuestos, creencias, comportamientos, historias, mitos, metáforas y otras ideas que, en conjunto, reflejan el modo particular de funcionar de una organización” (Chiavenato, 2009, pág. 126).. “El ambiente entre los miembros de la organización se llama clima organizacional y está estrechamente ligado al grado de motivación de las personas. Cuando éstas se encuentran muy motivadas, el clima organizacional mejora y se traduce en relaciones satisfactorias, que se caracterizan por actitudes de ánimo, interés, colaboración irrestricta, etc.” (Chiavenato, 2009, pág. 260).. Micropoint SAS, cuenta con un área administrativa pequeña que consta de 8 personas; el mayor número de colaboradores se encuentra en la parte operativa que son los técnicos, ellos son los encargados de entregar los diferentes servicios que presta la empresa, Se ubican en las diferentes.

(55) 55. ciudades donde Micropoint tiene cobertura y por lo general se trasladan en diferentes lugares de acuerdo a los servicios que se les programe. El desarrollo de la Implementación del Plan Estratégico se realizó en la oficina principal de la compañía, ubicada en la ciudad de Bogotá, donde está el Área Administrativa, el líder comercial y el líder de operaciones, un total de 8 personas. Debido a lo anterior, la percepción que se tuvo del clima organizacional de la compañía se observó en este pequeño grupo de personas.. Se pudo observar la cotidianidad de ellos en el desarrollo de sus funciones y por supuesto, como influía las personas que se encuentran por fuera de la oficina como técnicos y clientes. No obstante, de acuerdo a las evidencias encontradas en el “Diseño de Plan Estratégico”, donde se indagó por la percepción que tienen los empleados sobre determinados aspectos de la compañía y cuyos resultados arrojaron la necesidad de realizar actividades de integración con las áreas administrativas y operativas. El propósito radica, en que las personas que conforman el área operativa, puedan estar más integrados con la empresa, conociendo conceptos como misión, visión, valores corporativos y pilar más importante del negocio, como lo es el servicio, en el cual se soporta la operación de Micropoint.. Se identificó que una fecha especial para hacer una actividad de integración, puede ser el cumpleaños de la empresa, que se celebra el 15 de Julio. Es una oportunidad para dar a conocer a los trabajadores, los logros alcanzados de Micropoint, los objetivos que quiere lograr en el futuro, cómo los quiere lograr y con quien cuenta para cumplirlos. Esto permitirá que el colaborador haga propia su función, que asuma su importante labor dentro del equipo. El reconocimiento a las.

(56) 56. diferentes labores genera motivación en las personas y esto se ve reflejado en la actitud que asumen a la hora de desarrollar sus labores con su equipo de trabajo y con los clientes.. En consecuencia de lo anterior, se sugiere realizar un desayuno empresarial, con motivo del cumpleaños de Micropoint. Inicialmente se propone hacer esta reunión con los equipos que están en la ciudad de Bogotá (Área Administrativa y equipo de técnicos). Para esto se solicitó la cotización en un hotel y en un restaurante, de esta manera dar a conocer a la Gerencia de Micropoint, cuál sería el presupuesto que se requiere para llevar a cabo esta actividad.. De acuerdo a lo anterior, también se resalta la importancia de planificar el orden de la mañana en la que puede llevar a cabo el desayuno, describiendo cada una de las actividades y su hora de inicio, a continuación de describe un orden del día opcional de cómo se puede desarrollar el evento:.

(57) 57. Orden del día “Cumpleaños Micropoint SAS” Ubicación:. Por determinar (Opciones Hotel Centro Internacional y Restaurante La Casona). Fecha:. 19 de Julio de 2019. Hora:. 8:00 am. Orden del día: I. Inicio: 8:30 am - Bienvenida a los asistentes al evento por parte de la Gerencia de Micropoint a. Dar a conocer el motivo del desayuno “Cumpleaños No. 20 de la empresa” b. Agradecimiento a los asistentes. II. 9:00 am –. Se da inicio al Desayuno – Servir a los asistentes (Hotel o Restaurante). III. 9:20 am -. Acerca de Micropoint SAS (Gerencia General). a. Trayectoria de la empresa (cómo inicio, en qué punto se encuentra actualmente y cuáles son sus proyectos a corto plazo. b. Dar a conocer a los colaboradores Misión, Visión, Valores Corporativos c. Reconocimiento a los clientes más antiguos de Micropoint SAS, indicando fecha en que se inició la relación comercial y proyectos más importantes. d. Palabras finales por parte de la Gerencia e. Palabras por parte de colaboradores. IV. 10:30 am –. Cierre del Evento (Gerencia General). a. Agradecimiento por participación en el evento.

(58) 58. De acuerdo con las cotizaciones recibidas que se encuentran como anexos en este informe, se hizo el siguiente cuadro comparativo que muestra las diferentes opciones para realizar el evento. En él se puede visualizar las características más relevantes de cada uno de los sitios para que la Gerencia de Micropoint pueda hacer las comparaciones pertinentes y de esta forma elegir el que más se ajuste a sus necesidades:. Tabla 8. Comparativo lugares cotizados para evento. Fuente: Autor del documento.

(59) 59. Finalmente, después de haber conocido las anteriores opciones, se puede realizar un evento que entregue la importancia adecuada para celebrar no solo un año más de la existencia de Micropoint, sino que resalte el trabajo en equipo realizado durante los últimos años, que ha involucrado tanto a colaboradores como a clientes, lo que ha permitido dar a conocer a la compañía mediante la atención a grandes empresas como lo es Carvajal y Alpina. La dirección de Micropoint, puede elegir un lugar que ofrezca la calidad que se requiere para este día, una atención y organización detallada que permita desarrollar un evento formal, en el que colaboradores e invitados especiales que representen a los clientes más importantes de la empresa, puedan estar a gusto y se sientan partícipes de este proyecto que día a día trae nuevos retos y desea seguir contando con la participación de sus asistentes para poder asumirlos.. Considerando lo anterior, se sugiere realizar el evento en el Hotel Centro Empresarial, debido a que cuenta con las instalaciones, la atención y los medios adecuados para poder realizar el evento y poder transmitir a sus asistentes un mensaje de reconocimiento por su labor y al mismo tiempo una invitación para seguir alcanzando nuevos objetivos y con esta actividad contemplar la posibilidad de seguir realizando estas mismas integraciones también en otros aspectos de la compañía..

(60) 60. Presupuesto Final Tabla No. 8 Presupuesto Final. Fuente: Autor del documento. El presupuesto final incluye, el diseño del Portafolio de Servicios y así mismo la cantidad que se puede imprimir, para empezar a entregarlos a los clientes cuando la persona encargada realice las visitas comerciales. También incluye el Diseño de la página web, en donde viene incluido el hosting que cubrirá el primer año de funcionamiento de la misma, sin embargo se resalta el valor que se deberá pagar luego de un año de tenerla. Este valor se debe cancelar anualmente. Por último se resalta la opción sugerida para el Desayuno de Integración en el Hotel Centro Internacional, que será un desayuno tipo Buffet (opción 2 de la cotización), donde incluye: 30 desayunos, los medios audiovisuales para realizar la presentación, un mesero y la sala del hotel donde se realizará el evento..

(61) 61. Conclusiones. El “Diseño del Plan Estratégico en Micropoint”, fue una guía de vital importancia que pauto un inicio para la Implementación del mismo. Basándose en los resultados del Diseño, se hicieron análisis y se propusieron herramientas o actividades que permitieran a Micropoint SAS adoptar actualizaciones que hay en el entorno empresarial y que les brindará un mejoramiento continuo a sus diferentes procesos.. Desde un factor interno, como lo es el comportamiento de las ventas de Micropoint, se reafirmó la necesidad que tiene la empresa de contratar un líder comercial y que esté a su vez, conforme un equipo capaz de investigar y analizar el comportamiento que tienen los actuales clientes para determinar patrones que permitan conocer cómo y cuándo se deben ofrecer los diferentes servicios que entrega la empresa. Adicional estar en constante búsqueda de nuevos mercados a los que Micropoint pueda llegar.. Las actualizaciones que se hagan en la empresa, cómo disponer de un portafolio de servicios o tener una página web, ayuda a que Micropoint pueda darse a conocer al mercado de mantenimiento de equipos de cómputo, dando prestigio a la empresa y ofreciendo a sus clientes actuales y a los nuevos un alto nivel de confianza que conlleva a generar ventajas competitivas frente a la competencia y por lo tanto generar más relaciones comerciales.. Una de las responsabilidades que tienen los empleadores actualmente, es el cuidado de sus colaboradores, porque son parte fundamental para la consecución de los objetivos generales que estas tengan. Es por esto que la asesoría y acompañamiento que tenga el empleador por parte de.

(62) 62. su Administradora de Riesgos Laborales es de vital importancia, no solo para cumplir con la normativa sino para trabajar de la mano y así desarrollar actividades que generen una promoción y prevención en la salud de los trabajadores. Por consiguiente, para Micropoint es fundamental hacer el cambio de ARL, e iniciar con la programación de actividades que refuercen este proceso.. Reforzar el clima laboral en Micropoint, es un proceso significativo que en primer lugar permite ofrecer un reconocimiento a cada uno de las personas que ha hecho posible la trayectoria de la empresa y en segundo lugar genera un sentido de pertenencia en los colaboradores que los invita a ser partícipes con su labor, de un equipo de trabajo en el que constantemente se tienen nuevos retos. Micropoint puede iniciar con una actividad de integración pequeña, con el equipo administrativo y técnico de la ciudad de Bogotá, celebrando el cumpleaños No. 20 de la compañía. Esta actividad propuesta, da inicio a una serie de acciones que se pueden llevar a cabo para seguir fortaleciendo este aspecto dentro de la compañía..

(63) 63. Recomendaciones. De acuerdo al análisis realizado, según el comportamiento de ventas en el primer trimestre del año 2018 y 2019. Micropoint es una empresa que se ha dado a conocer por el voz a voz que ha generado en el medio que presta sus servicios. Sin embargo debe tener en cuenta otras opciones, que le permita generar una búsqueda masiva de clientes y de esta forma, establecer relaciones comerciales a largo plazo. Contratar a un equipo comercial de dos o tres personas, priorizará cada una de las acciones que se deben desarrollar, dando un enfoque específico para el crecimiento de la empresa.. Después de conocer las ventajas de tener una página web y luego de evaluar las propuestas para iniciar con el diseño de la misma, Micropoint ya puede empezar a manejar esta herramienta. Se sugiere iniciar con una página que dé a conocer la información más relevante de la empresa como: quienes son, sus principales servicios, la forma en la que entregan los servicios, su cobertura y los canales de atención.. Micropoint SAS, está enfocado en seguir mejorando los procesos que involucran a sus colaboradores. La decisión de hacer el cambio de ARL para obtener mejores beneficios y el querer realizar actividades que mejoren el clima laboral, son iniciativas que conllevan a los cambios necesarios para la consecución de los objetivos generales. En consecuencia de esto, se deben seguir promoviendo labores que no descuiden estos aspectos, teniendo en cuenta que parte fundamental de la planeación estratégica es el control que se ejerza sobre lo ya implementado..

(64) 64. De acuerdo a las observaciones realizadas por la Gerencia de Micropoint, la empresa se encuentra en un ciclo de maduración y los cambios que se realicen se van implementando paulatinamente, sin embargo, reconoce que actualizarse en los diferentes procesos los ayudará a adaptarse al entorno empresarial..

(65) 65. Referencias. Castellanos, J. F., Loaiza, M. H., & Cuesta, C. A. (2016). Importancia de las TIC para la competitividad de las Pyme en Colombia. Puente Revista Científica, 93-90. Chiavenato, I. (2009). Comportamiento Organizacional. Ciudad de México: Mc Graw Hill. Circulante. (24 de Octubre de 2016). Blog Financiero Circulante. Obtenido de https://www.circulante.com/finanzas-corporativas/que-es-un-proveedor/ Congreso de la República de Colombia, Ley 1562. (11 de Julio de 2012). Ministerio de Trabajo. Obtenido de http://www.mintrabajo.gov.co Elite DSH Ingeniería. (Marzo de 2019). Elite DSH Ingeniería. Obtenido de https://web.elitedsh.com.co Gallardo Hernández, J. R. (2012). Administración estratégica. México, México: Alfaomega Grupo Editor S.A. Recuperado el 5 de Agosto de 2018 Haz Historia (Marzo 2019). Obtenido de https://www.hazhistoria.net/ Hotel Centro Internacional (Marzo de 2019). Obtenido de https://www.hotelcentrointernacional.com/es-es Martínez Pedrós, D., & Milla Gutiérrez, A. (2005). La elaboración del plan estratégico y su implementación a través del cuadro de mando integral. Ediciones Díaz de Santos. Palacios Acero, L.C (2016). Fundamentos de Dirección Estratégica. En Dirección Estratégica (2,3,4,5,6,7,8). Bogotá: Ecoe. Sainz de Vicuña, J. M. (2003). El Plan Estratégico en la Práctica. Madrid: Esic Editorial. Sionica. (Marzo de 2019). Sionica. Obtenido de https://www.sionica.net/2019/agenciapublicidaddesarrollo Sistemas Olympia. (Marzo de 2019). Sistemas Olympia. Obtenido de https://www.sistemasolympia.com/nuestros-servicios/cotizar-diseno-web/ Soriano, C. (1998). Internet: El Plan Estrategico. Ediciones Diaz de Santos ..

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