Diseño de un sistema de gestión de calidad, ambiental y seguridad acorde a la norma ISO 9001:2015, OHSAS 18001 para la empresa Asdico Ltda

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(1)DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD, AMBIENTAL Y SEGURIDAD ACORDE A LA NORMA ISO 9001:2015, OHSAS 18001 PARA LA EMPRESA ASDICO LTDA. PABLO ENRIQUE MAHECHA MORENO RUTH PIEDAD ECHAVARRIA CAMPUZANO SERGIO ANDRES AGUDELO. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍAS PROGRAMA DE INGENIERÍA CIVIL IBAGUE 2018.

(2) DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD, AMBIENTAL Y SEGURIDAD ACORDE A LA NORMA ISO 9001:2015, OHSAS 18001 PARA LA EMPRESA ASDICO LTDA. PABLO ENRIQUE MAHECHA MORENO RUTH PIEDAD ECHAVARRIA CAMPUZANO SERGIO ANDRES AGUDELO. INGENIEROS ALBERTO GOMEZ LOZANO NORMA PATRICIA GUTIERREZ MURILLO JUAN PABLO LEYVA LONDOÑO OSCAR HERNÁN CARDONA GARCÍA. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍAS PROGRAMA DE INGENIERÍA CIVIL IBAGUE 2018. Esta obra está bajo una Licencia Creative Commons AtribuciónSinDerivadas 4.0 Internacional..

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(4) ACEPTACIÓN. ________________________________________________ Jurado 1 _______________________________________________ Jurado 2 ________________________________________________ Jurado 3 ________________________________________________ Jurado 4. 4.

(5) DEDICATORIA. A partir de hoy ya dejamos de ser unos estudiantes universitarios. Ahora que entramos a otra etapa de la vida, tendremos que seguir adelante con los principios y aptitudes aprendidos la universidad y en casa no nos conformemos solo con un título de graduado. Somos personas con mucho potencial por dar y lograr llegar muy alto.. 5.

(6) AGRADECIMIENTOS. En estas líneas expresaremos nuestros más profundos y sinceros agradecimientos a todas aquellas personas que con su ayuda han acompañado en la realización del presente trabajo, en especial los ingenieros que hicieron parte de este compromiso, con su orientación, el seguimiento y la supervisión continúa de la misma A cada una de las personas que aportaron su granito de arena, familiares y amigos que a través de su apoyo incondicional aportaron a la formación de seres profesionales y apasionados en lo que hacen. De igual forma, a nuestros Padres, a quien les debemos la vida, les agradecemos el cariño y su comprensión, a ustedes quienes han sabido formarnos con buenos sentimientos, hábitos y valores, lo cual nos ha ayudado a salir adelante buscando siempre el camino y las metas trazadas.. 6.

(7) CONTENIDO Pág.. Dedicatoria ............................................................................................................... 5 AGRADECIMIENTOS .............................................................................................. 6 GLOSARIO ............................................................................................................ 11 INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 14 1. GENERALIDADES ............................................................................................ 15 1.1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ............................................................ 15. 1.2 JUSTIFICACIÓN .............................................................................................. 17 1.3 OBJETIVOS ..................................................................................................... 18 1.3.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................... 18 1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS. .................................................................... 18 1.4 MARCO DE REFERENCIA.............................................................................. 19 1.4.1 MARCO NORMATIVO ............................................................................... 19 1.4.4 MARCO TEÓRICO ....................................................................................... 21 1.4.5 MARCO CONCEPTUAL ............................................................................... 23 1.4.6 SISTEMAS DE GESTIÓN ............................................................................. 24 1.4.6.1 GESTIÓN DE LA CALIDAD .................................................................... 24 ESTRUCTURA TÍPICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ..................... 26 POLÍTICAS Y NORMATIVIDAD ......................................................................... 26 MEDIDAS DE MANEJO AMBIENTAL ................................................................ 27 MONITOREO Y SEGUIMIENTO ........................................................................ 27. 7.

(8) APLICABILIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL SECTOR............................................................................................................. 28 2 DESARROLLO DEL PROYECTO ...................................................................... 30 2.1 ASDICO LTDA .............................................................................................. 30 2.2.1 MISION ........................................................ ¡Error! Marcador no definido. 2.2.2 VISION ........................................................ ¡Error! Marcador no definido. 2.2.3 DISPOSICIONES GENERALES................................................................ 31 2.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA ............................................................................ 33 2.4 MANUAL DE FUNCIONES PARA CADA UNO DE LOS CARGOS Y OFICIOS DE LOS INTEGRANTES DE LA EMPRESA ASDICO LTDA ................................. 34 DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA ESTRUCTURA ORGÁNICA ............................ 44 2.6 ESTABLECER LAS HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD QUE SE DEBEN IMPLEMENTAR EN LA EMPRESA. ......................................................... 51 2.7 ELABORAR LA DOCUMENTACIÓN SEGÚN LOS REQUISITOS DE LAS NORMAS ISO. ....................................................................................................... 53 2.8 IMPLEMENTAR INDICADORES DE GESTIÓN PARA CADA UNO DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. ................................... 54 POLÍTICA DE CALIDAD ........................................................................................ 54 3. CONCLUSIONES .............................................................................................. 56 4. RECOMENDACIONES ...................................................................................... 57 5.BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................... 58 6. ANEXOS ............................................................................................................ 60. 8.

(9) LISTA DE TABLAS. Pág. Caracterización de procesos.................................................................................. 39 Hoja de vida del indicador ........................................ ¡Error! Marcador no definido. Matriz de indicadores ............................................... ¡Error! Marcador no definido.. 9.

(10) LISTA DE FIGURAS. Pág. Estructura orgánica ................................................................................................ 33 Diagrama de flujo para la estructura orgánica ....................................................... 44 Manual de funciones, rol del Contador .................... ¡Error! Marcador no definido. Manual de funciones, rol del jefe de recursos humanos¡Error! definido.. Marcador. no. Manual de funciones, rol del profesional SYSO ....... ¡Error! Marcador no definido. Manual de funciones, rol profesional director de obra¡Error! definido.. Marcador. no. Manual de funciones, rol del axistente de contabilidad¡Error! definido.. Marcador. no. Manual de funciones, rol secretaria ......................... ¡Error! Marcador no definido. Manual de funciones, rol del almacenista ................ ¡Error! Marcador no definido. Manual de funciones, rol del ingeniero residente ..... ¡Error! Marcador no definido. Manual de funciones, rol del maestro ...................... ¡Error! Marcador no definido. Mapa de procesos ................................................................................................. 36. 10.

(11) Diagrama de flujo, mapa de procesos ..................... ¡Error! Marcador no definido. GLOSARIO Operación: Comprende controles operacionales y la preparación para emergencias y respuesta. Además de estas dos cláusulas secundarias, también existen algunos nuevos con respecto a todos los procesos que se han externalizados, los adquiridores y los contratistas. Evaluación del desempeño: Se incluye el monitoreo y medición del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para mejorar el rendimiento, la evaluación de las obligaciones de cumplimiento, auditoría interna y revisión por la dirección, y cubre la mayor parte de las cláusulas 4.5 de la norma Mejora: Los incidentes son ahora una parte de la misma cláusula como las no conformidades y las acciones correctivas, que tienen sentido, ya que deben ser tratados de la misma forma como las no conformidades. La cláusula siguiente en la mejora continua y existen cambios en cuanto a la estructura de la cláusula. Se pueden dividir en dos partes: la primera de ellas trata sobre la definición de los objetivos de la mejora continua, la segunda define el proceso. La planificación: Se incluyen los riesgos y las oportunidades en relación con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo Accidente de trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Acción de mejora: Acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), para lograr mejoras en el desempeño de la organización en la seguridad y la salud en el trabajo de forma coherente con su política.. 11.

(12) Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Acciones de formación: Serán las orientadas a que los cesantes obtengan resultados de aprendizaje asociados con la reinserción laboral, a través de estrategias pedagógicas formativas presenciales y virtuales. Ambiente de trabajo: Es el conjunto de condiciones que rodean a la persona, que directa o indirectamente incluyen en su estado de salud y en su vida laboral. Bitácora: Es el documento legal donde se asientan las acciones relevantes, órdenes o modificaciones durante el proceso de ejecución de la obra hasta su terminación total por personas autorizadas. Accidente de trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Acción de mejora: Acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), para lograr mejoras en el desempeño de la organización en la seguridad y la salud en el trabajo de forma coherente con su política. Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.. 12.

(13) RESUMEN TITULO: DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD, AMBIENTAL Y SEGURIDAD ACORDE A LA NORMA ISO 9001:2015, OHSAS 18001 PARA LA EMPRESA ASDICO LTDA. AUTORES: PABLO MAHECHA, SERGIO AGUDELO, RUTH ECHAVARRIA. PALABRAS CLAVE: Sistema de gestión de la calidad, Ambiental y seguridad, Diseño, Documentación. DESCRIPCIÓN: El presente trabajo describe el proceso que llevó a cabo para diseñar el sistema de gestión de la calidad de la empresa asdico ltda. el diseño se basó en la modalidad de mejoramiento continuo bajo la metodología del ciclo phva. como etapa inicial se realizó una identificación de la misión, visión y valores corporativos de la organización, esto permitió ver con claridad la dirección en la que se enfoca el negocio de la compañía y así determinar los procesos que hacen parte del sistema de gestión de calidad, seguido a esto se realiza el diseño del sistema de gestión de calidad, gestión ambiental y de seguridad teniendo como resultados la documentación, estandarización de los procesos, estructura orgánica y manual de funciones, todo esto con el fin de brindarle a asdico las herramientas necesarias para controlar todos los procesos y de esta manera satisfacer a todos sus clientes.. 13.

(14) INTRODUCCIÓN El presente trabajo se diseña de los sistemas de gestión calidad ambiental y de seguridad y salud en el trabajo que se vienen diseñando para la empresa ASDICO LTDA, utilizando como base las normas ISO 9001:2015 y OHSAS 18001. Actualmente la aplicación de los Sistema integrados de Gestión de la Calidad se ha convertido en un aspecto importante para las organizaciones al estar certificadas y, garantizando de una manera eficaz los servicios con criterios estandarizados, dando a sus clientes un valor agregado con respecto a dar una seguridad de recibir un buen producto; por tal razón, es necesario realizar el presente estudio con el fin de diseñar y proponer un sistema que permita a la empresa ser competitiva en el mercado teniendo como base el Sistema Integrado Gestión de la Calidad En consecuencia, de lo anterior, es relevante que se apliquen las normas presentadas con el fin de conocer su estructura y forma de aplicación como también verificar su efectividad en la empresa ASDICO LTDA. 14.

(15) 1. GENERALIDADES. 1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Para empezar, según Porter (2007), la competitividad es una capacidad de la organización o empresa, que permite sistemáticamente mantener ventajas comparativas que permitan alcanzar, sostener como también mejorar una determinada posición en el entorno económico y social, además para el autor existen estrategias para alcanzar la competitividad, en ellas se en cuenta: Alta segmentación, Diferenciación del producto, Costos menores a los de la competencia. Según el mismo autor existe factores heredados de competitividad, los cuales se clasifican en; tierra ubicación, recursos naturales, mano de obra, tamaño de la población local. Según estos autores, la identificación del conocimiento busca comparar y analizar el entorno para desarrollar y apropiar de este, una serie debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas que a su vez repercuten en planes de mejoramiento para la adquisición de nuevas competencias y fuentes del conocimiento. La competitividad nace de la experiencia desarrollada por los diferentes actores, tales como clientes, proveedores, empleados, entre otros (stakeholders); este conocimiento permite la innovación y el desarrollo de fortalezas en la cotidianidad de la labor en las organizaciones. El desarrollo del conocimiento, permite adquirir nuevas habilidades, resultado de los procesos de mejoramiento e innovación, a lo cual aparece la investigación como fuente de dicho conocimiento y que se convierte en un gran reto para el desarrollo de dicho conocimiento. La compartición y distribución del conocimiento, es el resultado de un proceso gestado desde un centro de distribución o por la transferencia entre individuos o grupos de trabajo y las tecnologías de la información y la comunicación. Así mismo, la retención del conocimiento, para esta metodología hace referencia a la etapa en la cual se generan las memorias de este, siendo estos todo un sistema de conocimientos y habilidades adquiridas de las experiencias propiamente dichas, con el ánimo de ser apropiadas en un futuro corto, mediano o largo, según sea la necesidad, para lo cual debe estar en constante retroalimentación para un mejor desarrollo de la misma. 15.

(16) Una segunda metodología es la planteada por Thomas Davenport, la cual postula tres etapas: La generación, codificación y coordinación, y por último la transferencia del conocimiento, todo esto con el uso de herramientas para gestión del conocimiento y teniendo como premisa el papel importante de la tecnología en este (Davenport, 2001). De otra parte, Mendoza afirma que: En una economía donde las empresas están dominando el mercado, creando una monopolización para el cual tienen el poder para desaparecer las microempresas Es por esto que las microempresas deben entender estas transformaciones del mundo globalizado, esto, crea la necesidad de incorporar estructuras organizacionales, sistemas de calidad, que les permitan ser más competitivas para obtener la fidelidad de los clientes, y asegurar la permanencia en el negocio principalmente (Mendoza, 2008). A partir de lo anterior, es evidente la necesidad de la empresa por un sistema de gestión de calidad que responda a los restos de la sociedad actual y a las normas exigidas por las autoridades internacionales de calidad ISO 9001:2015, OHSAS 18001. 16.

(17) 1.2 JUSTIFICACIÓN “Para las empresas que no apliquen un sistema de calidad enfocado principalmente a la satisfacción de su cliente afrontaran diferentes problemas (Aja Quiroga, 2002)”, los cuales, afectaran la productividad, Por esto se diseñara el Sistema de Gestión de Calidad acorde a la Norma ISO 9001:2015, OHSAS 18001 para la empresa ASDICO LTDA. “La nueva ISO 9001 2015 trae cambios muy importantes, aunque el más destacado es la incorporación de la gestión del riesgo o el enfoque basado en riesgos en los Sistemas de Gestión de la Calidad. es una norma de aceptación internacional que busca un establecimiento de procedimientos estándar que aseguren la calidad de los procesos y productos desarrollados por la empresa, siempre en busca de la satisfacción del cliente” (TORO, 2015). En otras palabras, la calidad debe ser implementada como la estrategia, el camino y la alternativa para dirigir de forma eficaz la compañía y así triunfar organizacionalmente en un mundo globalizado. procesos existentes y realizando reingeniería de los conceptos que queden rezagados aportando valor a la cadena productiva con un ciclo constante, teniendo como resultados aumento de la productividad, eliminación de errores, mejora de la calidad del servicio. Todo esto con el fin de beneficiar la empresa posicionándola al mismo nivel de calidad de compañías internacionales puesto que manejaría los mismos criterios de producción, dirección y enfoque de sus procesos para ofrecer servicios a sus clientes. Dicho en otras palabras, la calidad debe ser implementada como la estrategia, el camino y la alternativa para dirigir de forma eficaz la compañía y así triunfar organizacionalmente en un mundo globalizado.. 17.

(18) 1.3 OBJETIVOS. 1.3.1 OBJETIVO GENERAL Diseñar el sistema de gestión de calidad ambiental y seguridad en el trabajo acorde a la norma ISO 9001:2015, OHSAS 18001 para la empresa ASDICO LTDA de acabados y licitación.. 1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Proponer estructura orgánica de la empresa con funciones de cada uno de los cargos para la empresa ASDICO LTDA Elaborar la documentación según los requisitos de la norma ISO 9001:2015 Elaborar los procedimientos de la empresa ASDICO LTDA mediante el ciclo PHVA para cada uno de los procesos Implementar indicadores para cada uno de los procesos del sistema de gestión de calidad de la empresa ASDICO LTDA. 18.

(19) 1.4 MARCO DE REFERENCIA 1.4.1 MARCO NORMATIVO 1.4.1.1 ISO (INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION). ISO (Organización Internacional de normalización), es una federación mundial de organismos nacionales de normalización (organismos miembros de ISO). El trabajo de preparación de las normas internacionales normalmente se realiza a través de comités técnicos de ISO. Cada organismo miembro interesado en un material para la cual haya establecido un comité técnico, tiene el derecho de estar representado en dicho comité. ISO es una organización internacional no gubernamental, que produce Normas Internacionales industriales y comerciales. Dichas normas se conocen como normas ISO. La finalidad de dichas normas es la coordinación de las normas nacionales, en consonancia con el Acta Final de la Organización Mundial del Comercio, con el propósito de facilitar el comercio, facilitar el intercambio de información y contribuir a la transferencia de tecnologías. Su sede principal (ISO) se encuentra en Ginebra (Suiza), está formada por un gran número de países de los 5 continentes y cada país está representado por su Organismo Integrante que es quien coordinar las normas nacionales. Cada Organismo Integrante tiene derecho a un solo voto, sin importar su tamaño. Todas las normas establecidas por la ISO son voluntarias; no existen requisitos legales que obliguen a los partes adoptarlas. No obstante, los países y las industrias suelen acceder a las Normas ISO como normas nacionales. 1.4.1.2 OSHAS 18000 (OCCUPATIONAL HEALTH AND SAFETY ASSESMENT SERIES). Las normas OSHAS 18000 son una serie de estándares voluntarios internacionales relacionados con la gestión de seguridad y salud ocupacional, toman como base para su elaboración las normas 8000 de la British Standard. Participaron en su desarrollo las principales organizaciones certificadoras del mundo, abarcando más de 15 partes de Europa, Asia y América. Estas normas buscan, a través de una gestión sistemática estructurada, asegurar el mejoramiento de la salud y seguridad en los lugares de trabajo.. 19.

(20) 1.4.1.2 La Norma Técnica Colombiana 45. Establece, esta guía presenta un marco integrado de principios, prácticas y criterios para la implementación de la mejor práctica en la identificación de peligros y la valoración de riesgos, en el marco de la gestión del riesgo de seguridad y salud ocupacional. Ofrece un modelo claro, y consistente para la gestión del riesgo de seguridad y salud ocupacional, su proceso y sus componentes. Este documento tiene en cuenta los principios fundamentales de la norma NTCOHSAS 18001 y se basa en el proceso de gestión del riesgo desarrollado en la norma BS 8800 (British Standard) y la NTP 330 del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo de España (INSHT), al igual que modelos de gestión de riesgo como la NTC 5254, que involucra el establecimiento del contexto, la identificación de peligros, seguida del análisis, la evaluación, el tratamiento y el monitoreo de los riesgos, así como el aseguramiento de que la información se transmite de manera efectiva. Se discuten las características especiales de la gestión del riesgo en seguridad y salud ocupacional y los vínculos con las herramientas de la misma.. 20.

(21) 1.4.4 MARCO TEÓRICO La norma ISO 45001 adopta una nueva estructura de alto nivel siendo común a la norma ISO 9001, ISO 14001, y así sucesivamente. Esto significa que cuenta con nuevas cláusulas como contexto de la empresa, liderazgo, planificación, etc. y otras cláusulas que ya se puede encontrar en las normas que ya hemos mencionado. Además, el hecho de que todos los requisitos comunes de diferentes normas tienen los mismos números de cláusulas, y la misma estructura y forma de pensar, hace que la integración de los múltiples sistemas de gestión mucho más fácil (Carbellido & Valadez, 2005). La planificación: se incluyen los riesgos y las oportunidades en relación con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. En comparación con la norma, los requisitos para la identificación de los peligros se encuentran bien definidos, con el enfoque proactivo durante la identificación de peligros. Cuando se trata de los riesgos y las oportunidades que tiene que ser abordados, y se aclaran las ambigüedades sobre la misma cláusula, pero en la norma ISO 9001 e ISO 14001. Esta cláusula cubre la identificación de los requisitos legales y las acciones de la planificación para abordar todas las cuestiones que hemos mencionado anteriormente. Soporte: se cubren todos los requisitos necesarios para tener un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, y que todos los recursos están bajo la misma cláusula. No existen nuevos requisitos significativos en esta parte, excepto que tiene información documentada en lugar de documentos y registros, además también existe un nuevo elemento que viene en el borrador de la ISO 45001. Operación: comprende controles operacionales y la preparación para emergencias y respuesta. Además de estas dos cláusulas secundarias, también existen algunos nuevos con respecto a todos los procesos que se han externalizados, los adquiridores y los contratistas. Evaluación del desempeño: se incluye el monitoreo y medición del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para mejorar el rendimiento, la evaluación de las obligaciones de cumplimiento, auditoría interna y revisión por la dirección, y cubre la mayor parte de las cláusulas 4.5 de la norma. Mejora: los incidentes son ahora una parte de la misma cláusula como las no conformidades y las acciones correctivas, que tienen sentido, ya que deben ser tratados de la misma forma como las no conformidades. La cláusula siguiente en la mejora continua y existen cambios en cuanto a la estructura de la cláusula. Se pueden dividir en dos partes: la primera de ellas trata sobre la definición de los objetivos de la mejora continua, la segunda define el proceso. Sistema de gestión: Para conducir y operar una organización en forma exitosa se requiere que ésta se dirija y controle en forma sistemática y transparente. Se puede 21.

(22) lograr el éxito implementando y manteniendo un sistema de gestión que esté diseñado para mejorar continuamente su desempeño mediante la consideración de las necesidades de todas las partes interesadas. La gestión de una organización comprende la gestión de la calidad entre otras disciplinas de gestión. Se han identificado ocho principios de gestión de la calidad que pueden ser utilizados por la alta dirección con el fin de conducir a la organización hacia una mejora en el desempeño. Enfoque al cliente: Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberían comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las expectativas de los clientes (Acevedo, 2002). Liderazgo: Los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la organización. Ellos deberían crear y mantener un ambiente interno en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización (Acevedo, 2002). Participación del personal: El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización (Acevedo, 2002).Enfoque basado en procesos: Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso (Acevedo, 2002).Enfoque de sistema para la gestión: Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos (Acevedo, 2002). Mejora continua: La mejora continua del desempeño global de la organización debería ser un objetivo permanente de ésta (Acevedo, 2002). Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos de la información. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: Una organización y sus proveedores son independientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor. Estos ocho principios de gestión constituyen la base de las normas de gestión de la calidad de la familia de Normas ISO 9001 (Acevedo, 2002).. 22.

(23) 1.4.5 MARCO CONCEPTUAL Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización. Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición determinada de responsabilidades, autoridades y relaciones. Calidad: Grado en que un conjunto de características inherentes (a un objeto, producto, servicio, etc.) cumple con una necesidad o expectativa establecida, generalmente implícitas u obligatorias. Calidad total: Pretende elevar la calidad de todos los resultados de la organización incluidos los de la gestión financiera. Estos modelos buscan la excelencia en el desempeño global de la organización, es decir, en todos sus resultados. Conocimiento: Es un conjunto formado por información, reglas, interpretaciones y conexiones, ubicadas dentro de un contexto y una experiencia, adquirido por una organización, bien de una forma individual o institucional. El conocimiento sólo reside en un conocedor, una persona específica que lo interioriza racional o irracionalmente. Gestión del conocimiento: Proceso mediante el cual se desarrolla, estructura y mantiene la información, con el objetivo de transformarla en un activo crítico y ponerla a disposición de una comunidad de usuarios, definida con la seguridad necesaria. Incluye el aprendizaje, la información, las aptitudes y la experiencia desarrollada durante la historia de la organización. Otros autores la definen como un conjunto de actividades y prácticas orientadas a la adquisición más eficiente de las habilidades asociadas con un conocimiento y su correcta utilización, con el propósito de obtener los mejores resultados en el desarrollo de las actividades de una determinada organización. Gestión de la calidad: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en materia de calidad. Sistema de gestión de la calidad: Sistema para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. Información: Forma social de existencia del conocimiento consolidada en una fuente determinada. Gestión de información: Comprende las actividades relacionadas con la obtención de la información adecuada, a un precio adecuado, en el tiempo y lugar adecuado, para tomar la decisión adecuada. 23.

(24) Organización de aprendizaje: Organizaciones donde la aptitud de los recursos humanos crece continuamente para alcanzar los resultados que desea, donde se cultivan patrones de pensamiento nuevos y expansivos, donde la aspiración colectiva queda en libertad y el personal continuamente aprende a aprender en conjunto.. 1.4.6 SISTEMAS DE GESTIÓN 1.4.6.1 GESTIÓN DE LA CALIDAD Enfoque en el cliente: El objetivo principal de la Gestión de la Calidad es satisfacer las necesidades de los clientes y esforzarse por superar sus expectativas. El éxito sostenido se logra cuando una organización atrae y conserva la confianza de sus clientes y otras partes interesadas. Cada aspecto de la interacción con el cliente proporciona una oportunidad para crear más valor. (Santos García, 2016) Liderazgo: Los líderes de las organizaciones, sea cual sea su nivel, deben crear las condiciones necesarias para generar la implicación del personal y lograr los objetivos marcados en el Sistema de Gestión de la Calidad. El liderazgo permite a la organización alinear sus estrategias, políticas, procesos y recursos para lograr los objetivos marcados. (Santos García, 2016) Compromiso del personal: Contar con un personal comprometido es esencial para mejorar la organización, para así crear y ofrecer valor en toda la organización. Para administrar una organización con eficacia y eficiencia, es importante involucrar a todo el personal, en todos los niveles organizativos. El reconocimiento y la mejora de la competencia del personal facilita la participación de las personas en la consecución de los objetivos de Calidad. (Santos García, 2016) Enfoque basado en procesos: Se logran resultados consistentes y predecibles de manera más efectiva y eficiente cuando las actividades se entienden y se gestionan como procesos interrelacionados que funcionan bajo un sistema coherente. El Sistema de Gestión de la Calidad funciona a partir de procesos interrelacionados. Comprender cómo se producen los resultados de este sistema, permite a una organización optimizar el sistema y su rendimiento (Santos García,2016). 24.

(25) 1.4.7 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL En sentido general se entiende por gestión ambiental al conjunto de acciones encaminadas a lograr la máxima racionalidad en el proceso de decisión relativo a la conservación, defensa, protección y mejora del medio ambiente, basada en una coordinada información multidisciplinar y en la participación ciudadana. (Estevan Bolea, 1994). De otra parte, Ortega y Rodríguez (1.994) definen la gestión del medio ambiente como el conjunto de disposiciones necesarias para lograr el mantenimiento de un capital ambiental suficiente para que la calidad de vida de las personas y el patrimonio natural sean lo más elevado posible. Todo lo anterior da origen a una nueva metodología de decisión en material ambiental, e incluso en materia económica y socioeconómica, que supone la aceptación por parte del hombre de la responsabilidad de protector y vigilante de la naturaleza, administrando debidamente los recursos medioambientales, partiendo de una perspectiva ecológica global, que posibilite la actividad humana, manteniendo la calidad de vida y la diversidad y el equilibrio biológico a largo plazo. La gestión ambiental se apoya básicamente en una serie de principios, de los que hay que destacar los siguientes. Optimización del uso de los recursos Previsión y prevención de impactos ambientales Control de la capacidad de absorción del medio de los impactos, o sea control de la resistencia del sistema. Ordenación del territorio. La gestión ambiental es un instrumento moderno de planificación ambiental, estos principios son coherentes y deseable su aplicación en el desarrollo de cualquier actividad susceptible de causar alteración al medio ambiente, pero la realidad es que, en muchos casos, no son fáciles de aplicar. Con el objeto de dar orden al desarrollo de la gestión ambiental dentro de una empresa, entidad o grupo de trabajo que realice una actividad determinada, se han definido los componentes y la funcionalidad de un Sistema de Gestión Ambiental – S.G.A.. 25.

(26) COMPONENTES Y FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL S.G.A Un Sistema de Gestión Ambiental se estructura usualmente con base en los siguientes componentes: La definición de la política y los compromisos ambientales de la empresa, el análisis ambiental de la actividad por desarrollar, la identificación e implementación de las medidas de manejo ambiental, el seguimiento y monitoreo, y la evaluación de los resultados, como se indica de manera esquemática en la Fig. 1, y se explica en los párrafos siguientes. Estructura típica del sistema de gestión ambiental. Fuente: autor POLÍTICAS Y NORMATIVIDAD Como un primer paso en la estructuración del SGA se recomienda que la empresa defina su política y los objetivos ambientales. El establecimiento de una política ambiental es una manera de hacer explícito el compromiso de la empresa en relación no sólo con el cumplimiento de la normatividad, sino con la adopción de los mejores estándares de gestión ambiental concordantes con las posibilidades de viabilidad técnica y económica de la actividad. La política ambiental debe ser divulgada, conocida y aplicada por todos los niveles de la empresa y se ajustará en la medida en que las condiciones de desarrollo institucional, o cambios importantes en el entorno, así lo precisen. 26.

(27) MEDIDAS DE MANEJO AMBIENTAL Corresponde al proceso mismo de ejecución de los planes, programas y proyectos, contenidos en un Plan de Manejo Ambiental – P.M.A. formulado específicamente para cada proyecto. Para la ejecución de las medidas de manejo ambiental será necesario: Disponer de una estructura orgánica y funcional articulada a la organización empresarial, con el fin de definir las instancias de dirección, de coordinación y de ejecución del SGA, así como la asignación de responsabilidades y el establecimiento de líneas de dirección e interacción. Una vez definida la estructura organizacional y, teniendo como referencia los objetivos del PMA, podrán asignarse recursos, establecerse procedimientos, flujos de comunicación, controles operativos, y definir sistemas de soporte para cada nivel de la organización del SGA. Dotar al SGA de los recursos humanos, físicos y financieros para el logro de los objetivos propuestos. El aprovisionamiento de recursos deberá estar soportado en presupuestos elaborados con base en las actividades a ejecutar y sus requerimientos de personal, materiales, equipos, insumos y otros. MONITOREO Y SEGUIMIENTO Comprende la evaluación sistemática de los componentes ambientales con el fin de conocer su evolución y revisar las medidas de manejo ambiental para anticipar el control de comportamientos anómalos, así como confrontar el cumplimiento de la normatividad ambiental. Igualmente, se recomienda, como parte del proceso de seguimiento y de conformidad con su duración y la extensión del área a investigar, realizar periódicamente Auditorías Ambientales con el propósito de determinar si el Sistema de Gestión Ambiental ha sido correctamente implementado y mantenido de acuerdo a la planeado.. 27.

(28) EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO Por último, la evaluación de la gestión ambiental corresponde a la revisión y al mejoramiento de los planes y programas ambientales que conforman el SGA. Se recomienda que la empresa, con una frecuencia acorde a la duración y tamaño del proyecto, proceda a: Revisar los objetivos y metas ambientales. Revisar el desempeño de sus planes y programas. Analizar y adoptar las recomendaciones generadas a raíz de las Auditorías Ambientales Hacer una evaluación de la efectividad y continuidad de sus planes y programas Con base en lo anterior deberá analizar la necesidad de ajustar los planes y programas ambientales para adaptarlos a probables cambios en: La legislación ambiental. Las expectativas y requerimientos socioeconómicos del sector carbonífero. Avances en la ciencia y la tecnología. Lecciones aprendidas de incidentes ambientales. Recomendaciones contenidas en reportes y comunicaciones. El mejoramiento se alcanza mediante la continua evaluación del desempeño de los planes y programas ambientales, comparándolos contra los objetivos y metas, con el propósito de identificar oportunidades de ajustes y determinar la raíz o causa de las deficiencias. APLICABILIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL SECTOR Para que un Sistema de Gestión Ambiental sea efectivo debe hacer parte del sistema de manejo general de una empresa o entidad. Este incluye la estructura organizacional, las actividades de planeamiento, las responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos para implementar y mantener el manejo ambiental.. 28.

(29) La aplicación de un Sistema de Gestión Ambiental dentro de la estructura organizacional de las empresas que manejan y administran el recurso del carbón, facilitará el desempeño ambiental de las mismas, a nivel externo e interno. Algunas de las ventajas de la aplicación son: Dar cumplimiento a la legislación ambiental y aplicación de la misma. De el objetivo Código de Minas (Decreto - Ley 2655 de 1988) es regular las relaciones entre los organismos y entidades del Estado y de los particulares entre sí, sobre las actividades de prospección, exploración, explotación, beneficio, transporte, aprovechamiento y comercialización de los recursos no renovables que se encuentren en el suelo o subsuelo, así sean de propiedad de la nación o privada. Atender la presión ejercida por las partes interesadas en el aprovechamiento y racionalización del uso de los recursos naturales: presión de instituciones financieras, compañías aseguradoras, accionistas y empleados, grupos con intereses ambientales, consumidores y sus asociaciones y del público en general. Concientizar a la comunidad, mejorar la imagen y la reputación. Ejercer una mayor concientización de la comunidad empresarial frente al medio ambiente (tener responsabilidad ambiental), optimizar o mejorar la imagen corporativa, evitar la publicidad negativa o la lesión de la imagen por errores ambientales. Mejorar la competitividad. El manejo adecuado de los aspectos ambientales, de los productos y los procesos pueden desempeñar un importante papel en la competitividad del sector a nivel internacional, el "consumismo verde" es una fuerza significativa del mercado. Cumplir con estándares de desempeño ambiental a nivel internacional. Mejorar las finanzas. Prevenir el impacto que sobre los negocios puedan tener los accidentes y fallas en los controles de Manejo ambiental por parte del sector. Reducir costos del manejo ambiental en el desarrollo de procesos y generación de productos La introducción de elementos económicos como impuestos o gravámenes a las emisiones, para estimular la disminución de los niveles de contaminación. Los incentivos aplicados por parte del gobierno, de la banca y de las compañías de seguros a empresas con un manejo ambiental óptimo. Los ahorros en costos a través de una producción más limpia y eficiente ambientalmente. (Política nacional de producción más limpia).. 29.

(30) 2 DESARROLLO DEL PROYECTO. 2.1 ASDICO LTDA Es una empresa de carácter privado, creada en 1.998, con sede en la ciudad de Ibagué, departamento del Tolima, cuyo objeto social es evaluar, promover, gerencia, diseñar y construir los diferentes proyectos de obra que nuestros clientes tengan a bien confiarnos en cualquier lugar del país. A lo largo de estos años hemos realizado diversos proyectos que han hecho posible cumplir nuestros objetivos iniciales. Paralelamente a la globalización del mundo que estamos viviendo, hemos sido receptivos y abiertos, permitiéndonos formar alianzas con otras empresas y profesionales, ejecutando proyectos de diversa naturaleza. Con nuestra gestión además de solucionar las necesidades específicas de nuestros clientes, nos esforzamos para que nuestras obras contribuyan al crecimiento de las ciudades donde operamos, logrando así vincularnos con el desarrollo de las mismas. 2.2.1 MISIÓN Nuestra misión, es llevar a cabo con éxito los proyectos, realizando la dirección, administración, control y ejecución de los mismos, teniendo en cuenta siempre los intereses de la persona o Empresa que nos contrate para la promoción, iniciación y desarrollo de un proyecto, pues entendemos que del crecimiento de nuestros clientes depende el crecimiento nuestro. 2.2.2 VISIÓN Convertirnos en una empresa altamente especializada en la promoción, desarrollo, control y gerencia de proyectos de obra, con la capacidad y flexibilidad organizacional suficiente para desarrollar obras grandes y pequeñas que se conviertan en puntos de referencia y motivo de orgullo para nuestros contratantes y en especial para nosotros.. 30.

(31) 2.2.3 DISPOSICIONES GENERALES NIT: 809.005.792-2 RAZON SOCIAL: ASDICO LTDA. Es una sociedad de carácter mercantil en el que la responsabilidad está limitada al capital aportado. El capital estará integrado por las aportaciones de todos los socios, dividido en participaciones sociales, indivisibles y acumulables. Sucursal: consorcios Dirección: cra 4 n 10-12 oficina 303 centro. Ciudad: Ibagué Departamento: Tolima Teléfono: 038-2762303 Proceso productivo: administrativo servicios ofrecidos:. Asesoría en diseños arquitectónicos Acabados competentes en obra blanca y acabados en construcción, es un término utilizado para referirnos a los muchos detalles que exige cualquier edificación para estar totalmente terminada y lista para su uso; entre otras cosas, abarca enchapes, pintura, estuco, cielos falsos, iluminación, vidrio, fachadas y otros que se hacen necesarios para darle el toque final un tanto personalizado y con mucho estilo arquitectónico a la construcción. ARL: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.. 31.

(32) Valores corporativos. • nos destacamos por cumplir las metas propuestas en cada labor que realizamos, generando así confianza a nuestros clientes.. • llevamos de la mano a nuestros clientes en todo el proceso para que estén enterados de principio a fin, cuál es la labor desempeñada, tomando las decisiones en conjunto creando vínculos de confianza.. Responsabilidad. Honestidad. Entusiasmo. proactividad. • trabajamos con actitud positiva, alegría y pasión, demostrando amor por lo que hacemos.. • cumplimos siempre nuestros objetivos de la manera más creativa, teniendo presente la cultura de la mejora continua.. Fuente: autores. 32.

(33) 2.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA De acuerdo al alcance de la organización se definió la estructura orgánica, según se muestra en la figura 1. Figura 1. Estructura orgánica. Fuente: autores.. 33.

(34) 2.4 MANUAL DE FUNCIONES PARA CADA UNO DE LOS CARGOS Y OFICIOS DE LOS INTEGRANTES DE LA EMPRESA ASDICO LTDA MANUAL DE FUNCIONES DEL CONTADOR NOMBRE DEL CARGO. CONTADOR. DEPARTAMENT0. CONTABILIDAD. JEFE INMEDIATO SUPERIOR. DIRECTOR DE OBRA. SUPERVISA A. AUXILIAR CONTABLE. NATURALEZA DEL CARGO Conocimientos en aplicación y desarrollo de sistemas contables, en las que las leyes, reglamentos y decretos en esta área y su clasificación de análisis de la información contable, procesador de palabras, sistemas operativos manejar hoja de cálculo. Contar con los principios y prácticas de contabilidad. OBJETIVO DEL CARGO Verificar la información en los documentos su contenido contable generados del proceso de verificación para su exactitud. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 1. Recibe y clasifica todos los documentos, debidamente enumerados que le sean asignados (comprobante de ingreso, cheques nulos, cheques pagados, cuentas por cobrar y otros). 2. Examina y analiza la información que contienen los documentos que le sean asignados. 3. Codifica las cuentas de acuerdo a la información y a los lineamientos establecidos. 4. Prepara los estados financieros y balances de ganancias y pérdidas 5. Contabiliza las nóminas de pagos del personal de la Institución. 6. Revisa y conforma cheques, órdenes de compra, solicitudes de pago, entre otros 34.

(35) MANUAL DE FUNCIONES JEFE DE RECURSOS HUMANOS NOMBRE DEL CARGO. JEFE DE RECURSOS HUMANOS. AREA O DEPARTAMENT0. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO. JEFE INMEDIATO SUPERIOR. DIRECTOR DE OBRA. SUPERVISA A. CONTABILIDAD. NATURALEZA DEL CARGO Desempeñarse en roles: interpersonales, informativos y decisorios; aprender y desarrollar algunas habilidades: técnicas, humanísticas y conceptuales; familiarizarse con ciertos conceptos que operen como base filosófica de su conducta, algunos relacionados con las personas, otros con las organizaciones OBJETIVO DEL CARGO Administrar el personal de la empresa gestionando procesos de selección, control y retiro de empleados, y liderar programas de salud ocupacional, afiliaciones a EPS, ARP, AFP, CCF, liquidaciones de nómina, seguridad social y parafiscales, velar por el cumplimiento de las funciones y ejecutar sanciones disciplinarias FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 1. Supervisar y controlar los pasivos laborales del personal activo (vacaciones, anticipos de prestaciones sociales, fideicomiso, etc.) y liquidaciones de prestaciones sociales, a objeto de cumplir con los procedimientos establecidos en la Empresa. 2. Supervisar y verificar los procesos de servicios en la administración de personal, a objeto de dar cumplimiento a los planes y programas sobre los beneficios establecidos por la empresa. 3. Supervisar y revisar los procesos de nómina a fin de garantizar el depósito oportuno de los empleados y asignados de la empresa. 4. Garantizar una buena comunicación entre todos los niveles de la organización, lo cual permita mantener un ambiente organizacional adecuado donde sea más armónica la comunicación y las jornadas laborales, proporcionando mayor productividad del Recurso Humano y por ende de la empresa 35.

(36) 2.5 MAPA DE PROCESOS Para establecer una gestión basada en procesos en la organización se tienen que identificar todos los procesos que se incluirían en cada uno de los tres grandes bloques: estratégicos, operativos y de soporte. Fuente: autores En nuestro mapa de proceso se conforma de la siguiente manera PROCESOS DE DIRECCIÓN De los cuales son Gestión de calidad y siso son un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de resultados PROCESOS OPERATIVOS Los cuales componen en la planificación de proceso y ejecución de proyectos Empieza con la recepción de un pedido del cliente y termina con la entrega del producto o servicio al cliente. Se recalca la entrega eficiente, consistente y oportuna de los productos y servicios existentes a los clientes existente PROCESOS DE APOYO Están conformados por gestión humana compras y postventa Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos de dirección, operativos y de medición 36.

(37) Tabla 1. PLANIFICACION DE PROYECTOS CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Proceso: Planificación de proyectos.. ASDICO. Misión: Formular, promocionar, vender Líder: Ingeniero proyectista el portafolio de servicios de la empresa.. Límites: Inicia con la formulación del proyecto, continua con la identificación de clientes y termina con la conformación del equipo de trabajo que ejecutara la obra. Proveedores: Gerente, proyectos de vivienda en etapa de construcción, bases de datos de las constructoras. Bases de datos de bolsas de empleo. Insumos: Distribución espacial del inmueble, opciones diseño según presupuesto, normas técnicas, normas jurídicas.. Subprocesos: Diseño de proyecto, prospección de clientes, contacto de prospectos, evaluación de los prospectos, presentación de la oferta, cierre del negocio, servicio al cliente.. Productos: Proyectos, contratos de obra, base de datos de clientes potenciales, gestión de personal idóneo para realizar las tareas, presupuesto y cronograma de obra.. Documentos: Norma NSR10, Código Sustantivo del Trabajo.. Indicadores: Índice de proyectos formulados frente a proyectos ejecutados. Cargos: contabilidad, jefe de recursos humanos, director de obra. Recursos: Portafolio de servicios, equipo de cómputo, formatos de cotización, formato de contratación de personal obra, catálogo de materiales, tablas de rendimiento de obra, precios de los competidores.. Fuente: autor. 37. Clientes: Todas las dependencias de la empresa, propietarios de los inmuebles..

(38) Tabla 2. EJECUCION DE OBRA CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS. ASDICO. Proceso: Ejecución de Obra. Misión: Ejecutar los contratos de obra Líder: Supervisor de obra generados por el departamento de planificación de proyectos.. Límites: Empieza con el informe técnico del diagnóstico y termina con la entrega de la obra. Insumos: Proveedores: Gerente, Informe departamento técnico de de diagnóstico, planificación rendimientos de obra de actividades por metro cuadrado, precio de los materiales, descripción del alcance de cada uno de los contratos.. Subprocesos: Compra de materiales, contratación de contratistas, ejecución de obra.. Productos: Obra ejecutada.. Indicadores: Precios, materiales tiempos de entrega de los competidores.. Cargos: residente de obra, maestro, almacenista. Recursos: Equipo de cómputo, equipos, herramientas, materiales, flujo de caja.. Documentos: Norma NSR10, Res 1409:2009. Fuente: Autores. 38. Clientes: Gerente, dependencias de la empresa, propietarios de los inmuebles..

(39) Tabla 3. GESTIÓN DE CALIDAD CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS. ASDICO. Proceso: Calidad. Misión: Velar por la implementación y Líder: Profesional Calidad aplicación de los sistemas de gestión de calidad según la Norma ISO9001:2015. Límites: Diseñar, implementar, aplicar y rediseñar los sistemas de gestión de calidad de la empresa Proveedores: Norma Técnica Colombiana, Normas ISO, formatos de verificación de procesos.. Insumos: ISO 9001:2015 Manual Sistema de Gestión de Calidad. Subprocesos: Diseño, análisis, seguimiento, reingeniería, control de procesos. Soporte, planeación, ejecución, seguimiento y cierre de auditorías internas. Documentos: ISO 9001:2015. Indicadores: índice de cumplimiento de los procesos. Cargos: Todos los cargos de la empresa deben estar comprometidos con SGC.. Fuente: Autores. 39. Productos: Sistema de Gestión a la Calidad SGC.. Clientes: Auditores internos, auditores externos, dependencias de la empresa, propietario de los inmuebles.. Recursos: Normas ISO, equipo de cómputo, formatos de seguimiento de los sistemas de gestión..

(40) Tabla 4. SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS. ASDICO. Proceso: SISO. Misión: Asegurar que los procesos Líder: Profesional SISO realizados por la empresa siempre estén alineados con las políticas de seguridad de la compañía.. Límites: Empieza con la revisión general de todos los procesos de la empresa y termina con la retroalimentación de las no conformidades encontradas y planes de mejora continua. Insumos: Proveedores: Todas las Informes dependencias semanales de de la cada uno de compañía, los formatos de departamentos verificación de la empresa, de visitas a los cumplimiento frentes de SISO. obra.. Documentos: OHSAS 18001 Política de seguridad de la compañía. Indicadores: Índices de accidentalidad y Enfermedad en el trabajo.. Subprocesos: Diseño, análisis, seguimiento, reingeniería, control de procesos. Soporte, planeación, ejecución, seguimiento y cierre de auditorías internas.. Cargos: Profesional SISO.. Fuente: Autores. 40. Productos: Resultados obtenidos por el seguimiento, resultado de las auditorias, indicadores del desempeño de los proveedores externos, acciones que se toman para abordar las inconformidades encontradas.. Clientes: Todas las dependencias de la empresa, contratistas y propietarios de los inmuebles.. Recursos: Profesional SISO, equipo de cómputo..

(41) Tabla 5. COMPRAS 5. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS. ASDICO. Proceso: Compras. Misión: Buscar proveedores que Líder: Ingeniero administrativo. solucione las necesidades de los proyectos de la empresa.. Límites: Empieza con la búsqueda de los proveedores y termina con la compra y almacenamiento de materiales, equipos y herramientas en la bodega de la empresa. Proveedores: Gerente, departamento de ventas, ferreterías, almacenes de grandes superficies.. Insumos: Precios de los materiales en el mercado, cantidades de materiales necesarias para ejecutar los proyectos.. Subprocesos: Identificación de necesidades, especificaciones técnicas y posibles proveedores, presupuesto de compra, solicitud de cotización, adjudicación del proveedor, compra.. Productos: Base de datos precios de materiales, compra de materiales.. Documentos: Código sustantivo del trabajo. Indicadores: índice de ausentismo, cumplimiento de horarios, competencia de los trabajadores. Cargos: contador, auxiliar de contabilidad. Recursos: Flujo de caja, cotizaciones, equipo de cómputo, teléfono, cartas de presentación.. Fuente: Autores. 41. Clientes: Gerente, departamento de obra, propietario del inmueble..

(42) Tabla 6. GESTION HUMANA CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Proceso: Gestión Humana.. ASDICO. Misión: Liderar los procesos de Líder: Jefe de Gestión Humana. gestión humana que permitan mantener personal idóneo para cada una de las actividades, generar un clima laboral optimo, velar por el desarrollo personal y profesional de los colaboradores que impulsen los objetivos estratégicos de la empresa. Límites: Debe realizar la convocatoria, selección, contratación, seguimiento y liquidación del personal necesario para la ejecución de los proyectos. Proveedores: Gerente, proyectista. Insumos: Base de datos de personal, bolsas de empleo.. Subprocesos: Contratación, afiliación a seguridad social, pago de nómina, liquidación de contratos laborales.. Productos: Nomina, planilla integrada de liquidación de aportes. Documentos: Código sustantivo del trabajo.. Indicadores: índice de ausentismo, cumplimiento de horarios, competencia de los trabajadores. Cargos: jefe de recursos humanos, secretaria. Recursos: Equipo de cómputo, teléfono, Excel, internet.. Fuente: Autores. 42. Clientes: Gerente, departamento de ventas, departamento de obra, propietario del inmueble..

(43) Tabla 7. TECNOLOGIA 7. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS. ASDICO. Proceso: Tecnología.. Misión: Satisfacer las necesidades Líder: Ingeniero administrativo. tecnológicas de la empresa.. Límites: Empieza con la identificación de necesidades tecnológicas de la empresa, continua con la asignación de software y hardware, termina con el mantenimiento de estos recursos. Proveedores: Gerente, departamento de ventas, departamento de obra, asesores externos especializados en tecnología. Insumos: Necesidades de la empresa de acuerdo a todos los procesos realizados.. Subprocesos: Identificación, asignación, mantenimiento, control de acceso a los equipos.. Productos: Equipos tecnológicos acordes con las necesidades de la empresa.. Documentos:. Indicadores: índice de uso, mantenimiento y falla de los equipos.. Cargos: jefe de recursos humanos residente de obra.. Recursos: Proveedores externos de tecnología.. Fuente: Autores. 43. Clientes: Gerente, departamento de ventas, departamento de obra..

(44) DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA ESTRUCTURA ORGÁNICA La secuencia de los procesos de la estructura orgánica junto con sus responsables se desglosa en un diagrama de flujo, según se muestra en la figura DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA ESTRUCTURA ORGÁNICA. 44.

(45) CONTINUACION. 45.




(49) ACONTINUACION. 49.

(50) ACONTINUACION. 50.

(51) 2.6 ESTABLECER LAS HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD QUE SE DEBEN IMPLEMENTAR EN LA EMPRESA.. MATRIZ DOFA MATRIZ. FORTALEZA. (F). DOFA. F1- conocimiento. D1-falta de técnicas. F2- Capital humano. D2-falta del personal por no tener las herramientas necesarias. F3-Innovacion OPORTUNIDADES. (O) ESTRATEGIAS. (FO). DEBILIDADES. ESTRATEGIAS. (D). (DO). 01-manera fácil de tener D1/01actualizar conocimiento constantemente de las nuevas formas de construir. 02- renta de maquinaria. D1/01 – actualizar constantemente de las nuevas formas de construir.. O2/D2-rentar maquinaria necesaria, una mayor facilidad de realización de proyecto.. O2/D2- rentar maquinaria necesaria para los trabajadores de La empresa.. ESTRATEGIAS (DA). ESTRATEGIAS. AMENAZAS. (A). A1- impuestos A2- competencia. (DA). F2/A1-conocimiento en F2/A2 Dar capacitación a leyes sobre impuesto. personal rendimiento antes la competencia. D1/A2-Innovar servicios para que los clientes no D1/A1- Buscar todas las vayan con la formar de pago de competencia. impuesto.. 51.

(52) CICLO PHVA En la norma ISO 9001 es el famoso ciclo PHVA Planificar-Hacer-VerificarActuar. Un elemento básico y esencial para la empresa ASDICO Sin embargo, este ciclo, no es sólo utilizable en tales estándares, sino que también es ampliamente considerado en la norma OHSAS 18001.En relación a esta norma puedes consultar el siguiente artículo para más información: OHSAS 18001: Importancia del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.. PLANEAR   . HACER . Establecer los parámetros prioritarios en la revisión de los diseños Elaborar y establecer un paso a paso de los chequeos a realizar Definir el o los responsables de la verificación.  . VERIFICAR  . . Realizar la revisión siguiendo los parámetros Identificar y listar las observaciones pertinentes Mandar las observaciones al cliente. ACTUAR . Chequeo del paso a paso en la revisión Revisar que todos los diseños cuenten con la firma del diseñador o calculista responsable Medir el número de observaciones realizadas a los diseños versus las aprobadas por el cliente. . 52. Revisar con el personal de ejecución si las mejoras fueron significativas, para un futuro priorizar la identificación Documentar las no conformidades detectadas.

(53) 2.7 ELABORAR LA DOCUMENTACIÓN SEGÚN LOS REQUISITOS DE LAS NORMAS ISO. La documentación del Sistema de Gestión de Calidad describe cómo funcionara para la empresa ASDICO LTDA, de forma estandarizada, coherente, aplicable y trazable desde la funcionalidad. La organización ha decidido clasificar su documentación en cuatro (04) niveles. Estructura documental del sistema de gestión de calidad, de la siguiente manera:. 53.

(54) 2.8 IMPLEMENTAR INDICADORES DE GESTIÓN PARA CADA UNO DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. POLÍTICA DE CALIDAD Los principios fundamentales de ASDICO LTDA calidad ante todo y satisfacción total del cliente. desarrollamos nuestras actividades de construcción, mantenimiento y mejoramiento de obras civiles buscando la excelencia para lograr la satisfacción de nuestros clientes y una posición privilegiada en el mercado. Para esto, mantenemos la mejora continua de nuestros procesos organizacionales, cumplimos ampliamente los requisitos y especificaciones de nuestros clientes y la normatividad legal vigente. Nuestro éxito económico y supervivencia, depende de la dedicación constante a estos principios. La calidad incluye a todos y a cada uno de los aspectos del negocio, desde la seguridad hasta el destino final del producto. Nuestra meta cultural es lograr que cada colaborador realice correctamente sus actividades desde la primera vez; por lo tanto            . Asegurar el cumplimiento de los requisitos y especificaciones de clientes. Mejorar continuamente los procesos de la organización. Garantizar la excelencia en el desarrollo de nuestros proyectos. Alcanzar la satisfacción de nuestros clientes. Velar por la seguridad industrial en nuestros proyectos para todo el involucrado (Empleados, Contratistas, Clientes, Entre Otros). Asegurar el cumplimiento de los requisitos y especificaciones de clientes. Mejorar continuamente los procesos de la organización. Garantizar la excelencia en el desarrollo de nuestros proyectos. Alcanzar la satisfacción de nuestros clientes. Velar por la seguridad industrial en nuestros proyectos para todo el involucrado (Empleados, Contratistas, Clientes, Entre Otros).. 54. nuestros. personal nuestros. personal.

(55) INDICADORES DE CALIDAD. CAMPO RECURSOS HUMANOS. EJEMPLOS DEL OBJETIVO. EJEMPLOS DE INDICADORES. Aumentar el % de personal formado en un 5% Reducir el absentismo en un 5% Reducir la rotación del personal en un 5%. RECURSOS MATERIALES. Porcentaje de personal a formar Tasa de absentismo Rotación del personal Número de salidas/ efectivos totales. Reducir el % de horas de paro de equipos en un 5%. Tasa de utilidad de un equipo o de una instalación. Reducir el % de horas de paro por avería. Tasa de no disponibilidad (taza de averías). Reducir horas de reparación en un 5%. Plazo de intervención. espera. de. DISEÑO Y Materialización de los proyectos de Tasa de proyectos de desarrollo DESARROLLO desarrollo en los plazos previstos de propuestos en el mercado un 100%. Preparación en los plazos previstos en un 100%. GESTIÓN FINANCIERA. Mejorar la rentabilidad financiera en un 6%. Plazos de propuesta en el mercado de los proyectos de desarrollo Margen neto margen bruto Taza de cobertura Plazo de cobertura. de modificaciones GESTIÓN DE No superar el 5% de modificaciones Numero sobre las aceptadas en los datos de aprobadas/datos de partida PROYECTOS partida. Respeto de los plazos en un 100%. Tasa de tareas realizadas en los pazos deseados. Realización del 100% de las tareas previstas. Tasa de realización de las tareas. COMPRAS. Reducir el número de no conformidades de proveedores en un 5%. Tasa de no conformidades de los productos entregados por el suministrador (plazo de entrega respecto de las especificaciones cantidad). REALIZACIÓN. Respecto de los plazos de producción (bienes y servicios) en un 100%. Tasa de retrasos (de fabricación o de encargo). Reducir las no conformidades de los productos y servicios en un 5%. Tasa de no conformidad (de productos entregados o de servicios realizados). Aumentar la rapidez de respuesta al cliente en un 5%. 55. Plazo de respuesta o demora de asistencia.

(56) 3. CONCLUSIONES. El presente trabajo se ha centrado en la generación de las actividades para la gestión de la calidad con base principalmente en los estándares internacionales ISO 9001:2015 Para esto se preparó un modelo que se ha denominado como Sistema de Gestión de Calidad, en el cual se definieron entradas, herramientas y salidas para la planificación, el aseguramiento y el control de la calidad. Una vez elaborado el modelo se presentó y se realizó un diagnóstico del proyecto sobre el cual, posteriormente, se especificó el modelo. Después de ello, mediante una implementación casi completa se recogieron los resultados mostrados en el último capítulo basado la norma. En función a lo expuesto se concluye lo siguiente. La Visión y Misión de la empresa ASDICO LTDA permite visualizar de una manera clara las metas que tiene la organización encaminada a la satisfacción del cliente y a la mejora continua. Los valores institucionales de la empresa ASDICO LTDA. señalan los lineamientos organizacionales, características competitivas y expectativas corporativas. La estructura orgánica de la empresa ASDICO LTDA, permite establecer las responsabilidades y jerarquía de cada uno de los cargos de la organización. La parametrización de los procesos de la empresa ASDICO LTDA, permite generar siempre productos de calidad. La documentación según los requisitos de la Norma ISO 9001:2015, permite establecer la trazabilidad para monitorear todos los procesos de la empresa. Los indicadores para cada uno de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad en la empresa ASDICO LTDA permiten evaluar el desempeño organizacional, detectando debilidades y fortalezas.. 56.

(57) 4. RECOMENDACIONES. Para que el proceso de gestión de calidad ISO 9001:2015 pueda implementarse en nuestra empresa en mantenerse en el tiempo y mejore las condiciones de trabajo de los colaboradores deben tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones: Realizar seguimiento al proceso de gestión del riesgo mediante herramientas tales como indicadores para medir dicha gestión y establecer acciones que permitan la mejora en materia de riesgos. Llevar a cabo diagnóstico de las condiciones cada modificaciones al proceso.. vez que se hagan. Involucrar el proceso de gestión del riesgo dentro de las políticas, objetivos, y visión de la empresa con el fin de establecer la infraestructura que permita el desarrollo eficiente de dicho proceso. Involucrar al personal de la empresa para que siga los procedimientos de seguridad. Realizar los procesos y llenar los formatos antes de iniciar cada actividad. Todos hacemos parte de la empresa y como tal todos tenemos que cuidarnos ante cualquier peligro. Utilizar siempre los elementos de protección personal antes de iniciar cualquier actividad.. 57.

(58) 5.BIBLIOGRAFÍA. AGUDELO TOBON. Luis F.; ESCOBAR BOLÍVAR. Jorge, Gestión por procesos, ICONTEC, 2009. AGUDELO BARRIO, S. Implementación del sistema de gestión de calidad bajo la norma ISO 90001 -2015 en la constructora GENAB S.A.S Universidad Libre. Facultad de Ingeniería Industrial. Bogotá, D.C. 2013.. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACION– Icontec. NTC ISO 18001, Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. (2015) CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD. ABC del Decreto 1072. Periódico Seguridad y Trabajo No.397. Recuperado de http://ccs.org.co/salaprensa/index.php?option=com_content&view=article&id=640: 1072&catid=333&Itemid=869. Bogotá, D.C. 2015. Diario de Servilla ISO 9001:1987. Origen de los sistemas de gestión de calidad. Recuperado de http://queaprendemoshoy.com/iso-90011987-origen-de-lossistemas-de-gestion-de-calidad/ (2013, Agosto 8). Galeon.com Sistema Nacional de Normalización Colombiano. Recuperado de http://johnnavas.galeon.com/productos907961.html. (2017). Guigni, P. Reseña histórica de Joseph M. Juran. Recuperado de http://www.pablogiugni.com.ar/httpwwwpablogiugnicomarp95/(2009, Febrero 6). INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACION , INCONTEC; Compendio normas fundamentales sobre gestión de la calidad y documentos de orientación para su aplicación. Tercera Edición.2015 ISOTOOLS. ISO 9001. Software ISO Calidad. https://www.isotools.org/normas/calidad/iso-9001. (2015) 58. Recuperado. de.

(59) INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACION – Icontec. NTC-ISO 9001, Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. (2015) ALMEIDA GUZMÁN, M. E. (2017). Estudio de empresas ecuatorianas que han implementado sistemas de gestión basados en estándares internacionales. CARBELLIDO, V. M. N., & VALADEZ, A. R. J. (2005). Iso 9000: 2000: estrategias para implantar la norma de calidad para la mejora continua. Editorial limusa. ACEVEDO, P. (2002). Enfoque por procesos, un principio de la gestión de la calidad visto desde la perspectiva de las normas iso 9001: 2000. Revista éxito empresarial, 3. SANTOS GARCÍA, E. M. (2016). El factor humano en la calidad y en los sistemas de gestión.. 59.