1. INSERTAR, VER Y EDITAR COMENTARIOS

1. INSERTAR, VER Y EDITAR COMENTARIOS

1.1. INSERTAR UN COMENTARIO

Un comentario permite al autor o revisor de un documento Word, marcar o anotar cualquier parte del mismo para brindar una mayor colaboración entre usuarios. El autor y cada uno de los revisores pueden incluir sus propios comentarios.

Para insertar un comentario en cualquier parte de un documento abierto, se debe seleccionar el texto o el elemento sobre el que se desea hacer el comentario o ubicar el cursor al final del texto o elemento.

Posteriormente, elegir la opción Comentario del menú Insertar y por último, escribir el comentario en el globo que aparece disponible en el margen del documento.

1.2. VER U OCULTAR COMENTARIOS

En el menú Ver, la opción Marcas activa o desactiva la vista de los comentarios insertados en el documento actual. Si la opción referida aparece deshabilitada, es indicio de que el documento no contiene comentario alguno.

Los comentarios pueden observarse al margen del documento o sobre el Panel de Revisiones, el cual puede activarse/desactivarse en la barra de herramientas Revisión.

Si el documento ha sido revisado por uno o más usuarios (autor o revisor), quienes han incluido comentarios en el mismo, entonces, los comentarios de cada uno de ellos aparecen en globos de color diferente.

1.3. EDITAR COMENTARIOS

Si los comentarios no aparecen en la pantalla, se debe hacer clic en Marcas, en el menú Ver.

• Hacer clic en el interior del globo del comentario que se desea editar para modificarlo.

• Modificar el texto como corresponda.

Nota Si los globos están ocultos o si sólo se muestra una parte del comentario, se puede modificar en el Panel de revisión que está situado en la parte inferior de la pantalla. Para mostrar el Panel de revisión, hacer clic en Panel de revisión en la barra de herramientas Revisión.

1.4. ELIMINAR UN COMENTARIO

Para eliminar rápidamente un comentario se debe hace clic con el botón secundario del mouse sobre el comentario o sobre el texto al cual fue asignado. A continuación, elegir la opción Eliminar comentario.

Para eliminar todos los comentarios realizados a un documento, en la barra de herramientas Revisión, se debe hacer clic en la flecha situada junto a (Rechazar cambiar o eliminar comentario) y, a continuación, hacer clic en Eliminar todos los comentarios del documento.

1.5. BARRA DE HERRAMIENTAS REVISIÓN

La Barra de revisión permite gestionar la vista y revisión de comentarios y otras marcas dentro del documento actual.

Entre otros permite seleccionar el revisor del cual se mostrarán comentarios (regularmente se muestran todos los revisores), mostrar u ocultar los comentarios, mostrar los comentarios en globos al margen del documento o como recuadros amarillos que aparecen al acercar el puntero del mouse al texto al que fue asignado el comentario.

Permite ir al comentario anterior.

Permite ir al comentario siguiente.

Acepta uno o más cambios realizados al documento actual.

Permite eliminar ya sea, el comentario actual, todos los comentarios del documento actual o solo los comentarios mostrados. De igual manera, permite rechazar uno o más cambios realizados al documento actual.

Inserta un nuevo comentario.

Habilita/deshabilita el Resaltador de texto. Permite escoger el color de resalte del texto.

Activa/desactiva el control de cambios en el documento actual.

Activa/desactiva la vista del Panel de revisiones (en la parte inferior de la pantalla).

2. REVISIÓN DE DOCUMENTOS

2.1. MOSTRAR CAMBIOS REALIZADOS A UN DOCUMENTO

Cuando se hacen modificaciones de cualquier tipo (imágenes, gráficos, texto) a un documento, se pueden ir viendo a medida que se realizan, porque pueden quedar marcados en el documento con otro color de fuente y subrayados. Para esto se debe seleccionar la opción Control de Cambios del menú Herramientas o las teclas CTRL+MAYUS+E Cuando se activa la opción Control de Cambios, automáticamente aparece la barra de herramientas, de revisión que tiene los siguientes iconos:

Marcas mostradas finales: Al hacer clic sobre la flecha que aparece al lado derecho de esta, se abre un menú que muestra las siguientes opciones:

• Marcas mostradas finales: Esta vista permite ver el documento final con todas las marcas de revisión y comentarios a la vista. Ésta es la vista predeterminada de todos los documentos abiertos en Word.

• Final: Esta vista permite ver el documento con todos los cambios realizados en el texto y sin que se muestren las marcas de revisión. Sin embargo, las marcas de revisión o los comentarios que no se hayan aceptado, rechazado o eliminado, permanecen en el documento.

• Marcas mostradas originales: Esta vista muestra el texto original con marcas de revisión y comentarios.

• Original: Esta vista muestra el documento original sin que aparezcan las marcas de revisión ni los comentarios. Sin embargo, las marcas de revisión o los comentarios que no se hayan aceptado, rechazado o eliminado, permanecen en el documento.

Permite ver las modificaciones anteriores que se han hecho a un documento desde el punto donde este ubicado el puntero.

Permite ver las modificaciones siguientes que se han hecho a un documento desde el punto donde este ubicado el puntero

Cuando se desea aceptar un cambio. En este icono al lado derecho aparece una flecha que permite ver más opciones entre las que

están: Aceptar cambio, Aceptar todos los cambios mostrados, Aceptar todos los cambios del documento.

Este icono permite rechazar cambiar o eliminar comentarios; al hacer clic sobre la flecha que tiene al lado se muestran otras opciones: Rechazar cambiar o eliminar comentario, Rechazar todos los cambios mostrados, Rechazar todos los cambios del documento, Eliminar todos los comentarios, Eliminar todos los comentarios del documento, Eliminar todas las anotaciones manuscritas.

Abre el panel de revisión en la parte inferior de la pagina, el cual permite ver todos los comentarios o cambios que se realizan al margen de la hoja y que por el espacio no es posible verlos, como los gráficos insertados o eliminados, texto completo eliminado o insertado, cambios en encabezado y pie de pagina, notas al final y quien realizo los cambios

2.2. ENVIAR Y CIRCULAR DOCUMENTOS PARA REVISIÓN

Cuando un revisor envía una solicitud de revisión, el archivo se incluye como datos adjuntos, como vínculo o de las dos formas. La forma en que responda a la solicitud depende de la ubicación del archivo.

Cuando un revisor requiere que un documento sea revisado por varias personas, el archivo se envía como datos adjuntos, como vinculo o de las dos formas y a la vez, la forma en que el revisor responda a la solicitud depende de la ubicación del archivo.

Para enviar el documento se debe realizar el siguiente procedimiento:

En el documento que se desee enviar, seleccionar la opción Enviar a del menú Archivo. Al activar esta opción, aparece un menú que permite escoger de cualquiera de estas siguientes opciones:

Destinatario de correo, Destinatario de correo (para revisión), Destinatario de correo (como datos adjuntos).

Al seleccionar la forma como se desea enviar el documento, aparece una página que permite escribir todos los datos del destinatario y adjuntar el mensaje.

Para realizar el procedimiento de enviar el archivo mediante el comando Destinatario de correo para revisión, se debe tener configurado un programa de correo electrónico como Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express, Microsoft Exchange o cualquier programa de correo electrónico de 32 bit compatible con MAPI (Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería).

En el curso de Outlook se retoma el tema para su aplicación práctica.

2.3. REVISAR CAMBIOS CREADOS POR UN REVISOR ESPECÍFICO

Esta opción se utiliza cuando varias personas han revisado el documento y se desea ver la revisión de alguno específicamente. Los pasos que se deben seguir son:

De la barra de herramientas Revisiones, seleccionar la opción Mostrar, Revisores y activar las casillas de verificación que se encuentren junto a los nombres de los revisores cuyos cambios se deseen revisar.

Microsoft Word 2003 permite incorporar todos los cambios realizados en un documento por los diferentes revisores, haciéndolo de dos en dos hasta incluirlos todos. Esto se hace utilizando la opción comparar de la ficha revisión.

3. COMPARAR Y COMBINAR DOCUMENTOS

Cuando se desea comparar y unir los cambios que realizaron diferentes usuarios sobre un mismo documento, es de gran utilidad la herramienta de comparar y combinar documentos. Un ejemplo de

esta situación es, cuando se tiene un documento y se desea obtener las sugerencias y aportes de un grupo de compañeros sobre el tema que trata el documento. En ese caso, se debe distribuir a todos una copia del documento, para que se hagan sobre el mismo documento, las anotaciones y cambios que crean convenientes.

Al comparar y combinar documentos, Word usa el control de cambios para resaltar las diferencias de texto y formato e igualmente integra los comentarios realizados en cada una de las versiones combinadas. Si se combina documentos para su revisión, se puede elegir la opción integrar los cambios en el documento original, en el documento actual o en uno nuevo. Luego de haber combinado los documentos, es posible aceptar, rechazar o modificar cada uno de los cambios realizados.

3.1. COMPARAR Y COMBINAR DOS DOCUMENTOS

Para comparar dos documentos, se debe abrir uno de ellos y luego dar clic en Comparar y combinar documentos en el menú Herramientas.

A continuación, se debe seleccionar el otro documento y dar clic en la flecha situada al lado del botón Combinar para ver la lista de opciones. Se puede seleccionar cualquiera de las opciones:

Combinar: Muestra el resultado de la comparación en el segundo documento.

Combinar en el documento actual: Muestra el resultado de la combinación en el documento abierto actualmente.

Combinar en el nuevo documento: Muestra el resultado en un nuevo documento.

La opción buscar formato, busca además de los cambios de contenido, los cambios de formato de fuente y párrafos realizados en el documento.

3.2. COMPARAR DOCUMENTOS CON LA OPCIÓN ESTILO JURÍDICO

Esta opción compara dos documentos y resalta con un color diferente lo que ha cambiado entre ellos.

Los documentos que se comparan no se modifican.

Este tipo de comparación siempre se muestra en un tercer documento nuevo. Esta opción no es recomendable para comparar los cambios de varios revisores, ya que muestra solamente los cambios entre dos documentos cada vez.

Para utilizar esta opción, se debe activar la casilla de verificación estilo jurídico. Al activar la casilla, el botón combinar se convierte en comparar.

3.3. COMPARAR Y COMBINAR VARIOS DOCUMENTOS

Para comparar y combinar varios documentos se deben seguir los siguientes pasos:

1. Abrir Word.

2. Abrir el documento en el que desea combinar los cambios.

3. En el menú Herramientas, seleccionar la opción Comparar y combinar documentos.

4. Abrir uno de los documentos con los cambios que desee combinar.

5. Dar clic en la flecha situada al lado de Combinar y a continuación en Combinar en el documento actual.

6. Repetir los pasos del 3 al 5 hasta que se combinen todas las copias del documento.

7. Al final del proceso tendrá en el documento los cambios realizados por todos los revisores. Cada revisor se muestra con un color diferente.

3.4. ENCONTRAR RÁPIDAMENTE LOS CAMBIOS REALIZADOS

Si se desea identificar y revisar rápidamente los cambios realizados por las personas que revisaron el documento, se puede imprimir una lista de los cambios. Esto puede resultar especialmente útil para crear una agenda que se vaya a discutir en una reunión o una lista de elementos de acción. Para imprimir una lista de los cambios realizados se deben seguir los siguientes pasos:

• Abrir el documento que contiene el seguimiento de los cambios.

• En el menú Archivo, seleccionar Imprimir.

• En el cuadro Imprimir, dar clic en Lista de marcas.

Si se desea revisar los cambios en la pantalla, seleccione en el menú ver la opción diseño de impresión o diseño Web. En cualquiera de estas dos vistas se pueden ver, en la margen derecha, un rectángulo por cada modificación o comentario que

se haya realizado sobre el documento original, podrá ver un color diferente para cada uno de los revisores. En las demás vistas se verán las adiciones de texto subrayadas, las eliminaciones tachadas y los comentarios con las iniciales de cada revisor y las modificaciones de cada revisor con un color diferente.

3.5. MODIFICAR LAS OPCIONES DE CONTROL DE CAMBIOS

Para cambiar la forma de ver las modificaciones realizadas por los revisores (color, tachado y subrayado, para comentarios, eliminaciones y adiciones), seleccionar en el menú Herramientas, el submenú Opciones, en el cuadro de dialogo que se despliega, seleccionar la ficha Control de cambios. Seleccionar en cada opción su preferencia, por ejemplo, si para las inserciones se desea que aparezca doble subrayado en lugar del subrayado sencillo, entonces seleccionar esta opción en la lista desplegable correspondiente.

3.6. ACEPTAR O RECHAZAR LOS CAMBIOS Una vez reunidos todos los cambios mediante la función Comparar y combinar, se podrá empezar a revisar las sugerencias realizadas por los demás integrantes del equipo.

Se podrán aceptar o rechazar los cambios realizados por los integrantes del grupo, solo se necesita hacer clic con el botón secundario del ratón sobre cada uno de los cambios y seleccionar, en el menú emergente, la opción de aceptar o rechazar el cambio. También se pueden eliminar o modificar los comentarios.

4. DOCUMENTOS Y PÁGINAS WEB

En la vista de Diseño de Impresión, el texto se delimita al margen de página establecido para el documento.

La característica propia de la vista de Diseño Web es, que el texto se extiende de borde a borde de la pantalla, manteniendo los formatos del texto.

4.2. ACTIVAR LAS HERRAMIENTAS WEB Una manera de activar la barra de herramientas Web es, seleccionando la opción Web del menú contextual o desde la Ventana Personalizar, que se activa al seleccionar la opción Personalizar del menú Herramientas.

La barra de herramientas Web contiene los botones Atrás , Adelante , Detener , Actualizar , Página de Inicio , Buscar en la Web , Favoritos , Ir , Mostrar solo barra de herramientas Web , Campo de Dirección.

.

Para guardar el documento como página Web, se debe elegir la opción Guardar como página Web del menú Archivo. En la opción Guardar como tipo, se debe escoger una de las opciones: Página Web de un solo archivo, Página Web o Página Web filtrada. Cuando se guarda como Página Web, no solamente se crea el archivo Web sino también la carpeta de archivos que incluye cada objeto de la página.

Si se pulsa el botón Cambiar título… se abre una nueva ventana desde la cual se puede cambiar el nombre de la página que aparecerá en la barra de título de la ventana del Explorador de Windows.

4.3. INCLUIR OBJETOS EN UN DOCUMENTO WEB

Word 2003 permite insertar objetos en la vista de Diseño Web seleccionado las opciones Imagen, Diagrama y Cuadro de Texto del menú Insertar o desde la barra de herramientas de Dibujo.

De esta manera se pueden incluir dentro de los documentos Web objetos como Línea, Flecha, Rectángulo, Elipse, Cuadro de Texto, WordArt, Diagrama, Imagen prediseñada, Imagen desde archivo y Autoformas.

Al seleccionar la opción Objeto del menú Insertar, se abre la ventana Objeto desde la cual se puede Insertar cualquiera de la lista de objetos que aparecen en ella.

Para cambiar el formato de un objeto insertado, se debe seleccionar las opciones Objeto, Diagrama, Imagen del menú Formato o las opciones Formato de Objeto, Formato de Diagrama, Formato de Imagen del menú contextual.

Se abre la ventana Formato de Imagen.

El diseño Web tiene algunas características deshabilitadas y al tratar de cambiar estas características desde la ventana de formato, aparece una ventana de información sobre el problema generado.

4.4. INCLUIR MARCOS Y LÍNEAS HORIZONTALES EN EL DOCUMENTO WEB

Los Marcos son subventanas dentro de una página de Marcos de un documento Web creado en Word 2003, en las cuales, es posible mostrar páginas diferentes en cada una de ellas. De esta manera se pueden usar para crear encabezados, tablas de contenido, etc.

Para crear un nuevo marco se debe activar la opción Nueva Página de Marcos de la opción Marcos del menú Formato.

Una vez activada esta opción, el menú cambia y permite seleccionar las opciones: Tabla de contenido en marco , Marco nuevo a la

izquierda , Marco nuevo a la derecha , Marco nuevo arriba , Marco nuevo abajo , Eliminar marco , Propiedades del marco…

, Eliminar marco .

También se activa la barra de herramientas Marcos desde la cual se puede seleccionar cualquiera de los comandos anteriores.

Una Página de marcos se puede diseñar de acuerdo al tipo de marco.

Al guardar una Página de marcos, se crean los archivos correspondientes a cada uno de ellos y a la Página que contiene los marcos.

4.5. VISTA PREVIA EN LA WEB

Cuando se crea un documento Web desde Word, la vista preliminar de la página, corresponde a la vista de diseño de impresión de un documento normal.

Si se requiere abrir un documento Web que se ha bajado de Internet, se debe seleccionar la opción Abrir del menú Archivo y en la opción Tipo de archivo, escoger Todos los archivos. Estas páginas Web se pueden editar desde Word, es decir, se les puede hacer cambios.

Para ver la página Web que se diseña o se edita, se debe abrir el Explorador de Internet.

5. FORMATO DE IMÁGENES Y DIBUJOS

Word permite modificar cualquier imagen insertada en un documento, seleccionando la opción Formato de Imagen del menú contextual o desde la barra de herramientas Imagen.

Los íconos de la barra de herramientas corresponden a las siguientes acciones:

Insertar imagen: Activa el cuadro de diálogo Insertar Imagen y desde allí se selecciona las imagen que se requiera utilizar.

Color: Permite elegir el modo de presentación de la imagen, ofreciendo un pequeño menú del cual se puede elegir entre los siguientes modos:

1. Automático: Modo normal de trabajo de Word. Colores reales.

2. Escala de grises: Cambia cualquier imagen a todas las tonalidades de gris.

3. Blanco y negro: Eliminando los colores de la imagen cambiando su presentación a blanco y negro.

4. Marca de agua: Reduce el contraste y aumenta el brillo de la imagen. De esta manera, se puede dejar como fondo de una página sin interferir con el texto.

Más contraste: Aumenta gradualmente el contraste de la imagen a medida que se pulsa el botón.

Menos contraste: Reduce gradualmente el contraste de la imagen a medida que se pulsa el botón.

Más brillo: Aumenta gradualmente el brillo de la imagen a medida que se pulsa el botón.

Menos brillo: Reduce gradualmente el brillo de la imagen a medida que se pulsa el botón.

Recortar: Permite recortar parte de la imagen desde su zona exterior. Para manejar esta función, se debe hacer uso de cualquiera de los 8 puntos que rodean la imagen, dando clic sobre cualquiera de ellos y arrastrando hacia el interior de la imagen. De esta manera, la parte que se recorte quedará eliminada de la imagen.

Girar a la izquierda: Gira la imagen 90º a la izquierda. Una vez que active el botón, la imagen adquiere el controlador de giro (un punto de color verde) con el que podrá girar en mayor o menor medida, arrastrándola.

Estilo de línea: Dibuja un borde rectangular alrededor de la imagen, el grosor de la línea se puede elegir.

Comprimir imagen: Permite comprimir la imagen para que el documento de texto, ocupe menos espacio en el disco. Aparece el siguiente cuadro de dialogo:

• Aplicar a:

Las imágenes seleccionadas: Solo comprime la imagen seleccionada.

Todas las imágenes del documento:

Comprime todas las imágenes insertadas en el documento.

• Cambiar resolución

Cuantos más puntos por pulgada (ppp) tiene una imagen, es mejor su calidad pero también, es mayor su tamaño.

Web o pantalla: (96 ppp).

De impresión: (200 ppp).

Sin cambios: (resolución original).

• Opciones

Comprimir imágenes: Al estar seleccionada, esta opción permite que siempre se compriman imágenes.

Eliminar las imágenes seleccionadas:

Con esta opción, Word no almacena las áreas recortadas de las imágenes.

Ajuste de texto: Permite especificar cómo se distribuirá el texto alrededor de la imagen.

Esta opción permite ajustar el texto de la siguiente manera:

9 En línea con el texto : Word maneja la imagen como una letra más del texto.

9 Cuadrado : Ajusta el texto alrededor del recuadro que contiene la imagen a su alrededor.

9 Estrecho : Ajusta el texto alrededor del contorno de la imagen

9 Detrás del texto : Sitúa la imagen de modo que el texto parezca estar sobre ella.

9 Delante del texto : Sitúa la imagen de modo que parezca estar sobre el texto.

9 Arriba y abajo : La imagen solo puede tener texto por encima y por debajo.

9 Transparente : El texto se ajusta al contorno de aquellas partes externas de la imagen que aparezcan abiertas.

9 Modificar puntos de ajuste : Permite cambiar los puntos por los que Word se rige para ajustar el texto.

Formato de imagen: Activa una ventana de dialogo, desde la cual se pueden modificar las características de la imagen. Desde esta ventana, se puede transformar la imagen con más precisión que con los botones, ya que maneja un sistema de unidad de medidas para la modificación.

Definir color transparente: Al activar este botón, se puede elegir cualquier color de la imagen para hacerlo transparente. Resulta práctico si la imagen se ha colocado Delante del texto.

Restablecer imagen: Al pulsar este botón, se anulan todos los cambios hechos a la imagen.

5.2. MENÚ DIBUJO

El botón Dibujo de la Barra de Herramientas Dibujo, permite manipular los diferentes objetos de la imagen. Al pulsar el botón aparecerá el siguiente menú:

Agrupar : Se utiliza, una vez seleccionados varios objetos de imagen, para agruparlos todos y poderlos manipular como un solo objeto.

Desagrupar : Desagrupa objetos previamente agrupados.

Reagrupar : Agrupa nuevamente objetos que han sido desagrupados.

Ordenar: Las imágenes se van dibujando una sobre otra en el orden en que se dibujan. Se tienen algunas opciones de Ordenar:

9 Traer al frente : Lleva el objeto seleccionado encima de todas los demás imágenes.

9 Enviar al fondo : Lleva al objeto seleccionado detrás de todas las demás imágenes.

9 Traer adelante Lleva el objeto seleccionado encima de la siguiente imagen.

9 Enviar atrás : Lleva el objeto seleccionado debajo de la imagen anterior.

9 Delante del texto : Ubica la imagen seleccionada sobre el texto.

9 Detrás del texto : Ubica la imagen debajo del texto.

Cuadrícula : La cuadrícula es una rejilla invisible, que tiene como finalidad alinear los objetos que se incorporan y que se puede activar o desactivar.

También se puede ampliar los espacios entre los puntos que componen la rejilla, abre el siguiente cuadro de dialogo:

Si se desea anular los efectos de la rejilla, se debe desactivar el botón Ajustar a la cuadricula.

También se pueden utilizar otras opciones del cuadro, que le permiten ajustar los nuevos objetos a otros que ya existan. Objetos a otros objetos y a los márgenes Utilizar márgenes.

Empujar: Esta opción genera un pequeño submenú desde el cual, se puede escoger una de las cuatro direcciones (arriba, abajo, izquierda, y derecha), en los que se moverá los objetos previamente seleccionados.

Alinear o distribuir: Da una lista de opciones para ubicar los objetos correctamente alineados entre si y desde un menú que muestra las diferentes opciones de alinear los objetos:

Según la opción que se escoja los objetos seleccionados se alinearan.

Girar o voltear: Presenta una lista de opciones para girar objetos y reflejarlos:

9 Girar libremente: Para poder girar en cualquier ángulo los objetos previamente seleccionados.

Para ello aparecerá el controlador de giro.

9 Girar izquierda/derecha: Gira los objetos 45º a la dirección indicada

9 Voltear horizontalmente/verticalmente:

refleja un objeto como la imagen en un espejo.

Ajuste del texto : Permite establecer el modo en que el texto se ubicará alrededor de los objetos Redistribuir conectores : Esta opción esta disponible si previamente se ha dibujado y seleccionado conectores. Selecciona el punto más adecuado para unir las dos figuras conectadas.

Modificar puntos : Esta opción permite modificar el trazo de una figura que se haya dibujado y seleccionado previamente. El caso clásico es el objeto que se ha dibujado con la herramienta Forma libre de Autoforma con la opción Líneas).

Para modificar cada uno de estos objetos una vez activada esta opción, se debe dar clic sobre uno de los puntos de control y sin soltar el botón del ratón, arrastrar hasta situarlo en un lugar que se desee.

Para modificar las características del punto, eliminarlo o agregar otro punto, se debe seleccionar la opción correspondiente del menú contextual.

Las opciones Punto suave, Punto recto y Punto de esquina, permiten que el punto forme una curva, una línea recta o una esquina en el trazado respectivamente.

Cambiar autoforma: Cambia la forma seleccionada por otra autoforma, seleccionándola del menú que se despliega de los tipos de autoformas.

Valores predeterminados de autoforma: asigna la última autoforma que se haya elegido como la autoforma por defecto. Así, si se activa una autoforma sin especificar cuál, se asignará la predeterminada con sus propiedades: color, tipo de bordes, etc.

5.3. TRANSFORMACIÓN DE OBJETOS

Botón Sombra : Aplica un efecto de sombra al objeto que previamente se haya seleccionado.

Para eliminar el efecto de sombra, se debe activar la opción Sin sombra. El botón Configuración de sombra, permite cambiar el efecto de sombra mediante barra de herramientas que activa:

Activa o desactiva efectos de la sombra en la figura.

Amplía la zona sombreada por la parte superior de la figura.

Amplía la zona sombreada por la parte inferior de la figura.

Amplía la zona sombreada por la parte izquierda de la figura.

Amplía la zona sombreada por la parte derecha de la figura.

Permite seleccionar el color de la sombra de la figura en un cuadro de dialogo, que da otras opciones como muestra la figura.

Botón 3D : Aplica un efecto de tres dimensiones, generando la sensación de volumen que previamente se haya seleccionado.

Para desactivar el efecto se debe seleccionar la opción Sin 3D

La opción Configuración 3D, permite modificar el efecto tridimensional desde la barra de herramientas.

Activa o desactiva el efecto de volumen en la figura.

Gira el efecto de volumen hacia abajo.

Gira el efecto de volumen hacia arriba.

Gira el efecto de volumen hacia la izquierda.

Gira el efecto de volumen hacia la derecha.

Permite establecer un mayor o menor volumen.

Permite indicar la orientación del volumen.

Permite indicar desde donde le da luz a la figura.

Permite escoger qué tipo de superficie tiene la figura.

Permite seleccionar el color del volumen de la figura.

5.4. INSERTAR Y MODIFICAR ARCHIVOS CREADOS EN OTRAS APLICACIONES Desde Word se puede crear representaciones gráficas de datos en forma esquemática. Para acceder a esto, se debe seleccionar la opción Gráficos del menú Imagen, Insertar. Al seleccionarla se activa el programa Graph y aparecen dos figuras: Documento 1 Hoja de Datos y otra correspondiente al gráfico.

Para crear un nuevo gráfico, se deben eliminar los datos de la hoja y reemplazarlos por que se requieren. Al cambiar los datos de la tabla, la gráfica

también se modifica según los datos que se ingresen.

En la ventana cambian las barras de herramientas y están disponibles siempre y cuando esté activo el gráfico:

Desde los botones de la barra y las funciones del menú, se puede cambiar el tipo de gráfico (áreas, barras, columnas, líneas, circulares o sectores, etc.), los títulos del gráfico (títulos, rótulos de datos, flechas, leyendas, etc.), y el resto de funciones aplicables a gráficos matemáticos.

Los siguientes botones permiten dar formato y manipular el gráfico, como:

Al activar este botón, aparece la galería de gráficos desde los cuales se puede elegir el que se requiera. También se puede dar un efecto tridimensional.

Activa o desactiva la leyenda. En el gráfico aparece por defecto y su función es mostrar los colores que se asocian a los datos del gráfico.

Importar archivos: Permite obtener datos de hojas de cálculo para usarlos en el gráfico actual.

Los botones Por Filas y Por Columnas aplican los datos distribuyendo los gráficos según se aplica

Tabla de datos: Añade al gráfico una tabla con los datos que lo generan.

Los botones de Línea de las cuadrículas permiten indicar que clase de líneas de fondo aparecerán en el gráfico: verticales, horizontales o ambas Los botones de estilo permiten cambiar el formato de los números en la hoja de datos, y por tanto su representación en el gráfico. Por ejemplo, Moneda, Porcentaje, Millares, Aumentar decimales, Disminuir decimales

5.5. DIAGRAMAS

Otras herramientas gráficas de Word la conforman los diagramas. Para crearlos se debe seleccionar la opción Diagramas del menú Insertar. Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

Dependiendo del tipo de diagrama se puede elegir entre Organigrama, Diagrama de ciclo, Diagrama radial, Diagrama piramidal, Diagrama de Venn o Diagrama de círculos concéntricos.

Al escoger uno de los diagramas aparecerá la siguiente Barra de Herramientas de Diagrama:

Esta barra contiene elementos que permiten cambiar el diseño el diagrama y agregar más elementos. La barra siempre muestra dos botones afines a todos los diagramas:

Ajuste al texto: Permite establecer la forma en la que el texto se distribuirá alrededor de diagrama.

Autoformato: Presenta una lista con estilo de diagramas ya diseñados, que se pueden emplear para dar rápidamente un buen aspecto al diagrama. La lista de estilos dependerá del tipo de diagrama que estemos diseñando.

6. IMPRIMIR

6.1. IMPRIMIR UN DOCUMENTO

Se puede imprimir un documento, seleccionando la opción Imprimir del menú Archivo o pulsando el botón de la barra de herramientas Estándar.

6.1.1. IMPRIMIR PARTE O LA TOTALIDAD DE UN DOCUMENTO

9 IMPRIMIR UN INTERVALO DE PÁGINAS Se debe especificar en La opción Intervalo de páginas de la venta Imprimir, la parte del documento que desee imprimir.

Si se selecciona la opción Páginas, se tendrán que especificar los números o intervalos de páginas que se deseen imprimir, o bien ambos.

Nota Se puede seleccionar la parte del documento que se desee imprimir y de la ventana de diálogo Imprimir, se puede elegir la opción Selección.

9 IMPRIMIR SÓLO PÁGINAS PARES O IMPARES

De la ventana de diálogo Imprimir, se puede elegir del cuadro Imprimir sólo, la opción Páginas impares o en Páginas pares.

9 IMPRIMIR PÁGINAS Y SECCIONES CONCRETAS

Para imprimir páginas específicas, una o varias secciones, o bien un intervalo de páginas que ocupe varias secciones, de la opción Intervalo de Páginas, se debe elegir Páginas.

En Intervalo de páginas, hacer clic en Páginas y en el cuadro Páginas, escriba las instrucciones para imprimir una de las siguientes opciones:

ƒ Páginas salteadas: Se deben escribir los números de página separados por comas o intervalos de páginas, separando con un guión los números de página inicial y final del intervalo.

Por ejemplo, para imprimir las páginas 2, 4, 5, 6 y 8, se debe escribir: 2,4-6,8

ƒ Un Intervalo de páginas dentro de una sección: Se debe escribir p para referirse al número de página, s para referirse a número de sección.

Por ejemplo, para imprimir las páginas de la 5 a la 7 de la sección 3, se debe escribir: p5s3- p7s3

ƒ Una Sección completa: Se debe escribir s para referirse a número de sección.

Por ejemplo, escriba s3

ƒ Secciones salteadas: Escribir los números de sección separados por comas.

Por ejemplo, escriba s3,s5

ƒ Un Intervalo de páginas que ocupe varias secciones: Escribir un intervalo de números de página junto con los números de sección a que pertenecen, separando con un guión los números inicial y final del intervalo.

Por ejemplo, escriba p2s2-p3s5

6.1.2. IMPRIMIR UN DOCUMENTO CON OTRO FORMATO

9 IMPRIMIR EN ORDEN INVERSO

Microsoft Word 2003 puede imprimir un documento en orden inverso, empezando por la última página. No se debe seleccionar esta opción si se va a imprimir un sobre.

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Imprimir.

En Opciones de impresión, activar la casilla de verificación Orden inverso.

9 IMPRIMIR VARIAS PÁGINAS EN UNA HOJA DE PAPEL

Para ver mejor el diseño de un documento de varias páginas, se pueden imprimir varias páginas en una sola hoja de papel. Para ello, Microsoft Word 2003 reduce el tamaño de las páginas en la medida necesaria y las agrupa en la hoja.

En Zoom, seleccionar la opción que se desee en el cuadro Páginas por hoja.

Por ejemplo, para imprimir un documento de cuatro páginas en una hoja, seleccionar 4 páginas.

6.1.3. IMPRIMIR VARIAS COPIAS O MÁS DE UN DOCUMENTO

9 IMPRIMIR MÁS DE UNA COPIA A LA VEZ En el cuadro Número de copias, escribir el número de copias que se desee imprimir.

Nota Para imprimir una copia completa del documento antes de que se imprima la primera página de la siguiente copia, se debe activar la casilla de verificación Intercalar. Si se prefiere imprimir todas las copias de la primera página y, a continuación, todas las copias de las páginas subsiguientes, se debe desactivar esta casilla.

9 IMPRIMIR VARIOS DOCUMENTOS A LA VEZ Pulsando el botón Abrir de la barra de herramientas Estándar abrir la carpeta que contenga los documentos y seleccionar los que se van a imprimir. En seguida desplegar Herramientas y seleccionar la opción Imprimir.

6.2. SOBRES Y ETIQUETAS

6.2.1. PONER LA DIRECCIÓN EN UN SOBRE Se puede crear el diseño y la dirección del sobre en el cuadro de diálogo Sobres y etiquetas que se activa al seleccionar la opción Cartas y correspondencia del menú Herramientas.

Existen varias formas para complementar el cuadro Dirección:

• Si se ha escrito el documento como una carta estándar (con dirección y línea de saludo), simplemente se debe abrir el cuadro de diálogo.

Microsoft Word 2003 debería reconocer la dirección de la carta y rellenar automáticamente el cuadro de dirección.

• Seleccionar la dirección en la carta y abrir el cuadro de diálogo. El texto seleccionado aparecerá en el cuadro de dirección.

• Abrir el cuadro de diálogo y agregar la dirección directamente en el cuadro de dirección, escribiendo la dirección o seleccionándola de la lista de direcciones mediante el botón Insertar dirección .

• Se puede insertar direcciones de las siguientes libretas de direcciones en línea: la Libreta de direcciones de Microsoft Outlook, la Lista de contactos o la Libreta personal de direcciones.

Nota: No es necesario que exista un documento de Microsoft Word 2003 para crear un sobre:

también se puede crear desde un documento en blanco.

6.2.2. DIRECCIÓN DEL REMITENTE

Si ya se ha escrito la dirección del destinatario en el sobre, se necesita agregar la dirección del remitente.

De la misma manera que con la dirección de envío, es posible escribir la dirección del remitente directamente en el cuadro de diálogo Sobres y etiquetas.

Sugerencia: Si se crean muchos sobres en Microsoft Word 2003 y se utiliza la misma dirección en el remite, se ahorrará mucho tiempo si se define una dirección de remite predeterminada, ya que ésta aparecerá automáticamente en el cuadro Remite. Se puede consultar la Tarjeta de referencia rápida para obtener información sobre cómo definir una dirección de remite predeterminada.

Si no se desea que la dirección de remite predeterminada aparezca en el sobre, activar la casilla de verificación Omitir.

Nota Con Microsoft Word 2003 se puede utilizar también el franqueo electrónico. Para ello, es preciso instalar primero un programa de franqueo electrónico como cualquiera de los que se ofrecen en el World Wide Web. Es necesario consultar la Ayuda de Microsoft Word 2003 para obtener más información. Microsoft Word 2003 ofrece también funciones que permiten agregar los códigos de barras correspondientes a los códigos postales.

Estas funciones están disponibles para los envíos masivos de correo (más de 200 cartas).

6.2.3. PERSONALIZAR SOBRES

La información básica se encuentra en el sobre, pero si se desea causar una mayor impresión, se puede cambiar la fuente, el diseño e incluso agregar gráficos en el sobre. No se debe agregar tanta información que haga imposible enviar el sobre ya que la dirección debe poderse leer a distancia.

Para personalizar el sobre, se debe dar clic en el botón Opciones del cuadro de diálogo Sobres y etiquetas.

• Fuente: Se puede cambiar la fuente de la dirección mediante los botones Fuente del cuadro de diálogo Opciones para sobres. O también, se puede seleccionar el texto en el cuadro de dirección y hacer clic con el botón secundario del Mouse para abrir el cuadro de

diálogo Fuente (muy útil en caso de que desee cambiar la fuente de palabras individuales).

• Diseño: Se pueden utilizar los cuadros Desde la izquierda y Desde arriba, para cambiar la posición de las direcciones del destinatario y del remitente. Se debe comprobar en el panel de vista previa el aspecto del sobre con las direcciones en las ubicaciones seleccionadas.

• Gráficos: Se puede agregar WordArt o gráficos a los sobres de la misma forma que en otro documento. Simplemente, se debe asegurar de que no tapen la dirección ni constituyan ningún obstáculo para el procedimiento de correos. En la sesión de prácticas tendrá la oportunidad de hacer una prueba.

6.2.4. TAMAÑO DEL SOBRE

En primer lugar, se necesita informar a Microsoft Word 2003 del tamaño exacto del sobre. El cuadro de diálogo Opciones para sobres puede utilizarse también para seleccionar el tamaño del sobre.

Nota: Si el tamaño del sobre no aparece en la lista, se puede crear un tamaño de sobre personalizado con las dimensiones que desee.

6.2.5. IMPRIMIR SOBRES

Para imprimir los sobres se debe Configurar la impresora. La impresora informa a Microsoft Word 2003 en qué sentido hay que cargar el sobre. Esta información aparece en la ficha Opciones de impresión del cuadro de diálogo

El método de alimentación determina la posición del sobre (derecha, centro, izquierda) y si el sobre se va a insertar a lo largo o a lo ancho en la impresora.

El sobre puede colocarse con el lado por el que se imprime la dirección boca arriba o boca abajo.

Si el sobre se alimenta a lo largo, puede que sea necesario darle la vuelta para evitar que el texto aparezca al revés en el sobre.

Sugerencias: Imprimir con impresoras industriales de gran tamaño puede ser un proceso complicado.

Los sobres pueden atascarse en el conducto de alimentación de papel. Para obtener resultados óptimos, se debe utilizar una impresora que tenga un conducto de alimentación de papel lo más directo posible. Muchas impresoras cuentan con una bandeja especial para sobres.

6.2.6. CREAR E IMPRIMIR ETIQUETAS PARA UN SOLO ELEMENTO O DIRECCIÓN.

Del menú Herramientas, elegir la opción Cartas y etiquetas postales y, a continuación, dar clic en Sobres y etiquetas.

Seleccionar la ficha Etiquetas y en el cuadro Dirección seguir cualquiera de los siguientes procedimientos:

• Para crear etiquetas postales, se debe escribir o modificar la dirección.

• Si se desea utilizar un remite, activar la casilla de verificación Usar dirección de remite y a continuación, modificar la dirección si es necesario.

• Si se crea otro tipo de etiqueta, escribir el texto que se desee.

En Imprimir, seguir uno de estos procedimientos:

• Para imprimir una sola etiqueta, dar clic en Sólo una etiqueta. A continuación, escribir o seleccionar el número de fila y de columna de la etiqueta que se desee imprimir en la hoja de etiquetas.

• Para imprimir la misma información en una hoja de etiquetas, dar clic en Página entera con la misma etiqueta.

• Para seleccionar el tipo de etiqueta, el tipo de alimentación de papel y otras opciones, dar clic

en Opciones, seleccionar las opciones que se deseen y a continuación, dar clic en Aceptar.

Si el tipo de etiqueta que se desea utilizar no aparece en el cuadro Número de producto, se puede utilizar una de las etiquetas que se incluyen en la lista o se puede hacer clic en Nueva etiqueta para crear etiquetas personalizadas.

En el cuadro de diálogo Sobres y etiquetas, se pueden seguir uno de estos procedimientos:

Para imprimir una o varias etiquetas, insertar una hoja de etiquetas en la impresora y, a continuación, dar clic en Imprimir.

Para guardar una hoja de etiquetas para modificarla o imprimirla más tarde, dar clic en Nuevo documento.