MÉXICO, DF A 14 DE ENERO 2015.
PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD Y COMPROBACIÓN DE GASTOS
VIATICOS
I.- SOLICITUD DE VIÁTICOS: Debe hacerse exclusivamente por medio de CONCUR.
1. ENCABEZADO DE LA SOLICITUD: Escribir en el campo nombre de solicitud el destino (solo tres primeras letras) del viaje y fecha abreviada. Ejemplo: Viaje a Veracruz del 1 al 10 de abril: Ver del 1-10 abr. ó Viaje a Sureste del 15 al 30 de mayo; Sureste del 15-30 may.
2. Llenar los campos de: fecha de inicio; fecha de finalización; propósito de su viaje;
3. GASTOS: Llenar todos los campos detallando el tipo de gasto (BOLETO DE AVION Y AUTOBUS, HOSPEDAJE, ALIMENTOS, GASOLINA, PASAJES, CASETAS, ESTACIONAMIENTO Y VARIOS).
MONTOS AUTORIZADOS:
Boleto de avión y autobús GERENTES de acuerdo con la tarifa de cada línea VENDEDORES de acuerdo con la tarifa de cada línea (Avión sólo autoriza la Dir General)
Hospedaje GERENTES 715 a 825 diarios por persona, no es acumulable VENDEDORES 495 a 625 diarios PP.
605 a 715 diarios 2 personas no es acumulable
Alimentos GERENTES 250 diarios facturados y 150 sin factura VENDEDORES 250 diarios facturados y 150 sin factura
Gasolina GERENTES Se calcula por la distancia del recorrido VENDEDORES Se calcula por la distancia del recorrido
Nota: Las propinas no se autorizan; las gasolinas sin excepción deben ser pagadas con tarjeta.
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II. COMPROBACIÓN DE GASTO: Sólo se reciben comprobaciones por CONCUR.
1.- El Promotor al realizar sus gastos de viaje deberá solicitar que le envíen a su correo personal de Alfaomega, el comprobante digital en PDF y archivo XML para que sea deducible el gasto:
Alimentos- solicitar que le envíen a su correo el comprobante en pdf y xml.
Hospedaje- solicitar que le envíen a su correo el comprobante en pdf y xml.
Gasolina- solicitar que le envíen a su correo el comprobante en pdf y xml.
Autobús- solicitar en la terminal su comprobante digital en pdf y xml al hacer su compra del boleto o deberán preguntar a la terminal y en la página de internet de la misma pueden generar este comprobante digital
Avión- solicitar en la terminal su comprobante digital en pdf y xml al hacer su compra del boleto o deberán preguntar a la terminal y en la página de internet de la misma pueden generar este comprobante digital
Casetas- Para hacer deducibles deberán acceder a la página de internet del prestador de servicios por ejemplo CAPUFE, seguir los pasos para generar su factura electrónica.
Estacionamiento- solicitar comprobante digital con su xml, en caso de que no cuenten con este servicio el gasto será No Deducible.
Pasajes locales- los pasajes como servicio de taxis, combis, camiones locales esos gastos son deducibles porque ellos no están obligados a expedir comprobantes digitales.
Viáticos varios- siempre deberán solicitar su factura en pdf y xml, ejemplo: (compras en OXXO, Wal-Mart, Chedraui, papelerías, etc.) quien no compruebe estos documentos sus gastos serán No Deducibles.
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Gastos No Deducibles- todo gasto que no entreguen comprobante digital en pdf y xml, por ejemplo:
comidas, talachas, toda gasolina pagada en efectivo, copias, impresiones, casetas, etc. Deberán escanear estos comprobantes en pdf.
2. Una vez que tengan sus comprobantes digitales con su archivo PDF y XML, deberán enviar todos los comprobantes de su viaje desde su correo de Alfaomega al correo de fiscal@alfaomegamx.com, para que sean validados en el SAT; les recuerdo que solo deben enviar comprobantes digitales en pdf y xml. En el asunto del correo que van a enviar deberán anotar el ID de solicitud de viaje que les genero CONCUR y nombre del viaje, x ejemplo: ID 33KZ Ver 1-10 abr. O ID 33OP Sureste del 15-30 may.
3. Comprobación de gastos en CONCUR.
Para capturar los gastos realizados por su viaje deberán ingresar a CONCUR, ir a solicitudes ubicar el nombre de su viaje y seleccionar la flecha verde ó la palabra gasto que aparece en el lado derecho de su solicitud. Posteriormente les aparecerá la carátula de su solicitud, y deberán seleccionar siguiente en la esquina inferior derecha para que puedan capturar sus gastos por su tipo de gasto, donde deberán registrar los datos que les pide, así como adjuntar el comprobante en pdf y su xml de cada gasto; y en los gastos de pasajes locales y no deducibles solo adjuntar el pdf. Y deberán seleccionar guardar para cada gasto capturado. Una vez que terminen de capturar sus gastos deberán enviar su informe.
Si por alguna razón no terminaron de capturar sus gastos pueden hacerlo en otro momento ingresando a CONCUR, después ir a la opción de gasto, seleccionar el viaje y seguir capturando sus gastos, una vez que hayan terminado de capturar sus gastos deberán enviar su informe.
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REEMBOLSO DE GASTOS
PARA FUNCIONARIOS Y CAJA CHICA.
1. SOLICITUD DE REEMBOLSO
Hacer su solicitud por CONCUR donde seleccionarán los gastos y anotarán los importes que necesitan que les reembolsen.
Por ejemplo: reembolso de gastos o reembolso de caja chica, en fecha de inicio y fecha de finalización anotarán la fecha en la cual están haciendo solicitud, en propósito reembolso de caja chica de abril o reembolso de gastos de viaje o reembolso de gastos atención a clientes, etc. Después en la pestaña de gastos deberán seleccionar los gastos a reembolsar y enviar su solicitud.
2. COMPROBACIÓN DE REEMBOLSO
De todos los gastos que necesitan que les reembolsen, deberán solicitar sus comprobantes digitales en pdf y xml, ya que hicieron su solicitud por CONCUR y tengan los archivos en pdf y xml. deben enviarlos al correo defical@alfaomegamx.compara que sean validados en el SAT, y en la parte se asunto anotaran x ejemplo:
el ID 33LK reembolso de gastos, o ID 33FD reembolso de caja chica abril.
3. Para registrar los gastos que solicitan les reembolsar deberán ingresar a CONCUR y seleccionar la flecha verde ó la palabra Gasto, de la derecha de su solicitud, después siguiente en la parte inferior derecha y seleccionar los gastos y todos los datos que les piden e importes, adjuntar pfd y xml de sus gastos. Y enviar su informe de gastos.
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COMODATO DE AUTOS
1. SEGURO: El Comodante tiene la opción de contratar el seguro con la flotilla de Alfaomega, en cuyo caso se descontará del monto del comodato
2. PAGO A TRAVÉS DE GASOLINA EN TARJETA El Comodante recibe el monto que le da la empresa por comodato, menos el seguro, en caso de que lo tenga con la flotilla de la empresa en la tarjeta de gasolina personal, sin necesidad de entregar documentos fiscales. Una vez se recibe el monto de gasolina, se firma un recibo en el departamento de nómina.
3. PAGO POR REEMBOLSO presentando Facturas a nombre de Alfaomega. Se aceptan facturas por refacciones de auto, vales de pasajes máximo por 150 a la semana y facturas de gasolina pagadas con tarjeta. Cada factura debe de tener su comprobante digital en PDF y XML.
Solicitar por CONCUR el pago de comodato por reembolso, anotando en su solicitud por ejemplo, comodato de enero 2015 o comodato de ene-abr.2015 según sea el caso. En fecha de inicio y finalización deberán anotar el día primero del mes siguiente por ejemplo: estamos a 28 de abril 2015.
Comodato de febrero 2015 fecha inicial y de finalización 01 de mayo 2015.
Comodato de ene-abr.2015 fecha inicial y de finalización 01 de mayo 2015.
Comodato de abril 2015 fecha inicial y de finalización 01 de mayo 2015.
Propósito anotar comodato del mes que se trate y la cantidad de facturas que amparan el comodato. Y después en la pestaña se gastos seleccionar el gasto que necesitan les reembolsen e importe. Y enviar su solicitud.
Deben asegurarse de que quien autoriza el gasto es Mónica Valtierra. Esto lo seleccionan en la opción flujo de aprobación.
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4.- Los comprobantes digitales en pdf y xml los deberán enviar al correo fiscal@alfaomegamx.com para su validación en el SAT, anotando en el asunto el ID de su solicitud y nombre de la solicitud x ejemplo: 33TF comodato de febrero 2015 o 33JG comodato de ene-abr 2015.
5.- Para registrar los gastos del comodato deberán ingresar a CONCUR y seleccionar la flecha verde de la derecha de su solicitud, despuéssiguiente en la parte inferior derecha y seleccionar los gastos y todos los datos que les piden e importes, adjuntar pdf y xml de sus gastos. Y enviar su informe de gastos.
NOTA: Para todos los viaticantes o empleados que soliciten gastos por comprobar deberán acudir o solicitar al departamento de contabilidad su saldo, esto con el fin de que no adeuden a la empresa.
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PROCEDIMIENTO PARA INGRESO DE FACTURAS EN ALFAOMEGA (Cualquier Proveedor)
1.- Los proveedores de compras, servicios profesionales, pagos de regalías, servicios y gastos en general.
Deberán enviar los comprobantes digitales en PDF y XML al correo de fiscal@alfaomegamx.comcon copia para el encargado de tramitar el pago, x ejemplo:
Compras (Rocío Pedraza) sus proveedores enviarán a fiscal@alfaomegamx.com con copia a rpedraza@alfaomega.com.mx
CFE, Agua, Predio (Nancy o JCGN) estos prestadores de servicios enviaran correo a fiscal con copia para Nancy o JCGN.
Iusacell y Telmex (Arturo-Sistemas) estos prestadores de servicios enviaran correo a fiscal con copia para Arturo.
Servicios Profesionales estos prestadores de servicio deberán enviar su correo a fiscal con copia a la persona encargada de tramitar el pago.
Radio móvil dipsa (Monica Valtierra) este prestador de servicios deberá enviar su correo a fiscal con copia a ella.
Seguros (Maribel) este proveedor enviará sus comprobantes al correo de fiscal con copia a ella.
Estos comprobantes se almacenarán en la plataforma de Respaldo Fiscal, creando una carpeta por proveedor y dentro de esta, una carpeta mensual como se muestra en la siguiente imagen.
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2.- Nancy estará encargada de realizar el trámite para que se haga pasivo en Contabilidad o Compras según sea el caso.
3.- Monica Valtierra se encargará de tramitar cualquier pago concerniente a Nóminas y pagos del extranjero como hasta este momento.
4.- Para que se realice el pago a proveedores el comprobante digital en PDF y XML debe de estar en la plataforma RF, y tesorería se encargará de considerar para el pago de estos documentos.
5.- Por cada factura el área de Contabilidad y Compras deberá anotar el número de Pasivo que le corresponda según el sistema PROSCAI en la plataforma RF.
6.- En cada factura el área de Tesorería deberá anotar el número de Póliza de Transferencia que le corresponda según el sistema PROSCAI en la plataforma RF.
7.- En cada factura el departamento de pagos (bancos) deberá adjuntar el comprobante de pago que le corresponda en la plataforma RF.
8.- Para solicitar el pago de cualquier gasto sin un documento fiscal este deberá ser tramitado llenando el formato de anticipo o pago único , una vez que tengan este formato llenado deberán imprimirlo y entregar al Sr. Carlos para su autorización y posteriormente deberán entregarlo a tesorería para que pueda ser considerado para pago. Esto es para todas las Áreas.
9.- Cuando vayan a comprobar un gasto debe ser comprobante digital en PDF y XML el cual enviarán al correo de fiscal y adjuntará también el formato con el cual hicieron su trámite de anticipo de ese gasto. En la parte de asunto anotaran x ejemplo: comprobación de gasto importación, exportación, reparación de auto, stand feria minería, atención a clientes, etc. En la parte inferior del correo anotaran cualquier dato complementario el cual pueda servir a contabilidad para su debida identificación de pago.
10.- La gasolina semanal, honorarios funcionarios, préstamos, regalías y anticipos en general cuando el Sr.
Carlos Umaña no pueda autorizarlos los autorizará Claudia Caraccioli.
11.- Los pagos de las tarjetas de BBVA Bancomer y American Express los tramitará Paulina Moreno con apoyo de JCGN.
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