Guia d us de l extranet per a les entitats col laboradores

Guia d’us de l’extranet ^per

a les entitats col·laboradores

Xarxa Emprèn

#xarxaempren

@emprencat

2 Guia d’ús de l’Extranet

Introducció _________________________________________________________ 3 Accés a l’Extranet ____________________________________________________ 4 Gestió d’usuaris/usuàries _____________________________________________ 6 Fitxa d’entitat ______________________________________________________ 7 Creació noves empreses _______________________________________________ 9 Gestió d’Informes ____________________________________________________ 10 FAQ ______________________________________________________________ 13 Apartat Actualitat ___________________________________________________ 14 Som Xarxa Emprèn ___________________________________________________ 16 Documentació de gestió ______________________________________________ 19 Info de la Xarxa _____________________________________________________ 20 Contactar __________________________________________________________ 20 Suport informàtic ____________________________________________________ 21

3 Guia d’ús de l’Extranet

Introducció

Us presentem la guia de l’extranet de la xarxa Emprèn, espai web impulsat pel Departament d’Empresa i Coneixement de la Generalitat de Catalunya, amb la finalitat d’oferir un espai de participació, intercanvi i recursos vers l’emprenedoria, adreçat al personal tècnic de les entitats col·laboradores del Programa integral de Foment de l’emprenedoria.

L’extranet complementa el web públic http://xarxaempren.gencat.cat , plataforma web adreçada a les persones emprenedores.

L’extranet http://espaientitats.inicia.gencat.cat és un espai de trobada del personal tècnic expert en emprenedoria de tot el territori i ofereix els següents apartats i recursos:

o Informació, eines i enllaços directes que poden ser d’utilitat.

o Apartats que poden gestionar les entitats i que es visualitzen al portal públic: Actualitat (actes, esdeveniments, accions formatives, notícies) ,ofertes de treball, empreses creades.

o Mòduls per generar informes (ex. Viabilitat)

o Informació i accessos directes que l’Àrea d’Emprenedoria i Formació vol destacar.

o Espai de debat, interacció i intercanvi (e-Catalunya)

o Apartats de Gestió (Documentació de Gestió, Materials de Suport....)

Atès que tecnològicament l’Extranet s’està actualitzant i adaptant als diferents i nous requeriments del serveis de la Xarxa Emprèn, en aquesta versió de la Guia només farem menció a aquells apartats que siguin d’utilitzat pel bon funcionament dels programes.

Home extranet

4 Guia d’ús de l’Extranet

Accés a l’extranet

Per tal d’accedir a l’extranet cal seguir les passes següents:

1. Accedir al portal de la Xarxa Emprèn i a l’espai entitats o directament a la url:

http://espaientitats.inicia.gencat.cat

2. Introduir les claus d’usuari/ària

2.1. Claus d’administrador/a: són les claus que us ha facilitat l’Àrea d’Emprenedoria i Formació. Amb aquest rol d’administrador/a es pot accedir a totes les opcions, menys als apartats vinculats directament amb l’e-Catalunya. Es recomana però accedir sempre amb aquest rol a: Fitxa de l’entitat, Ofertes de feina, Empreses creades, Veure persones emprenedores

2.2. Claus de perfil tècnic: són les claus que la vostra entitat ha generat al donar d’alta als tècnics a l’Extranet i que permeten accedir a quasi tots els apartats i en concret aquells que estan vinculats a l’e-Catalunya. Es recomana accedir sempre amb aquest rol a: Documentació de gestió, Materials de suport, Fòrum, Informes de viabilitat...

Pàgina de registre

5 Guia d’ús de l’Extranet

La persona que és administrador/a de l’entitat també s’ha de donar d’alta amb perfil de tècnic per tenir vinculació i registre a l’e-Catalunya. Depenent del rol amb el que accedeixes a l’Extranet la pantalla que es visualitza és diferent i canvia el menú de l’esquerra:

Rol administrador/a:

Rol tècnic/a:

6 Guia d’ús de l’Extranet

Gestió d’usuaris/àries

Amb rol d’administrador/a:

Alta personal tècnic: permet donar d’alta les noves incorporacions de personal tècnic de l’entitat que consti dins del Pla de treball aprovat. Tot el personal tècnic que estigui validat al pla de treball ha d’estar donat d’alta.

o Veure personal tècnic: permet veure tot el personal tècnic de l’entitat. Es pot editar, donar de baixa i generar llistats exportables en format CSV | Excel | XML | PDF.

o Veure persones emprenedores: permet visualitzar totes les persones que han demanat assessorament a l’entitat. Es pot acotar i filtrar per dates. Es pot generar un llistat exportable en format CSV | Excel | XML | PDF. Aquest llistat conté totes les dades que la persona ha introduït al demanar assessorament a l’apartat assessora’t del portal públic.

Per qüestions informàtiques i volum de dades als servidors, només es permet visualitzar a 500 usuaris quan s’exporta als formats CSV | Excel | XML | PDF. Si es fan filtres o seleccionem per dates podrem anant visualitzant a tots els usuaris.

Llistat persones emprenedores

7 Guia d’ús de l’Extranet

Exportació llistat persones emprenedores en format excel.

Fitxa d’entitat

La Fitxa d’entitat conté totes les dades referents a l’entitat que les persones emprenedores visualitzen al portal públic. Aquesta “Fitxa d’entitat” ha d’incloure una petita introducció i descripció de l’entitat amb l’objectiu que la persona emprenedora pugui trobar la màxima informació possible. Per tant, és important tenir cura d’aquesta informació i intentar comunicar mot bé els serveis que s’ofereixen.

Per defecte surten els serveis obligatoris i s’haurà de completar amb els serveis complementaris en cas de la Línia A i la descripció del projecte en cas de la B.

Fitxa de l’entitat

8 Guia d’ús de l’Extranet

Permet omplir/modificar les dades de l’entitat (català i castellà) fent clic al botó Editar.

Alguns aspectes a tenir en compte:

 L’adreça de correu electrònica ha de ser una adreça que estigui operativa i que es revisi de forma habitual.

 Al copiar i enganxar la informació a la Fitxa feu-ho des d’una llibreta de notes i no des del “Word”, atès que ens podem trobar amb problemes de codi html.

 Cal que reviseu l’ortografia i el format (guions i vinyetes) abans de publicar la informació.

 Heu de posar el logotip de l’entitat

 Heu d’omplir la versió en català i castellà

 Vigileu el camp de geolocalització, que ha d’estar correctament emplenat per tal que surti correctament localitzat en el mapa.

Formulari d’edició Fitxa de l’entitat

9 Guia d’ús de l’Extranet

Empreses de nova creació

Només amb perfil Administrador es pot editar aquest apartat. Fent clic al botó Nou es pot introduir una nova empresa a la que l’entitat ha ajudat a crear per tal de fer-li difusió. Aquesta informació es podrà visualitzar en aquest apartat però també es podrà visualitzar a la fitxa de l’entitat a l’Assessora’t a la part pública, de manera que quan una persona emprenedora vol triar una entitat i visualitza la seva fitxa també podrà veure a quines empreses ha ajudat a crear. A la vegada des de l’Àrea d’Emprenedoria i Formació podem fer difusió també a les xarxes socials.

Formulari d’edició

Visualització

10 Guia d’ús de l’Extranet

Gestió d’informes

L’entitat de la Xarxa Emprèn té accés a aquestes funcionalitats tant amb el perfil Tècnic com en el perfil Administrador, però es recomana que els informes de viabilitat es facin amb el rol de tècnic ja que així surt el nom del tècnic a l’informe. Actualment hi ha dos informes disponibles: l’Informe de viabilitat i l’Annex 1.1.

- Nou informe Annex1.1: permet generar un Nou informe estadístic.

- Nou informe viabilitat: permet generar un nou informe de viabilitat.

- Veure informe Annex 1.1: permet visualitzar un llistat d’informes ja generats anteriorment - Veure informe viabilitat: permet generar un llistat d’informes ja generats anteriorment.

Nou informe Annex 1.1

Per generar un Nou informe estadístic s’ha de seleccionar l’opció: Nou informe Annex1.1. del quadre Gestió d’Informes.

- Data d’inici i la data final (segons el període que es demani en cada cas, sempre dins del període elegible)

- Nom de l’Informe (indicar el trimestre corresponent. Per exemple si s’ha d’entregar a final d’any, 4rt trimestre, posarem: T4_PIFEXXX16)

- Número d’expedient Indicar si és entitat promotora o no mitjançant la casella de verificació Generar annex 1.1

11 Guia d’ús de l’Extranet

Una vegada creat l’Annex 1.1, ens crearà un excel amb totes les dades que tenim dels emprenedors d’aquest període (camps que provenen de l’assessora’t). Aquesta funcionalitat ens permet ara descarregar l’excel i completar aquelles dades que no estiguin complimentades, pujar l’arxiu de nou signar-lo i finalitzar. D’aquesta manera a nosaltres ens queda constància que està entregat i signat.

Automàticament es genera un arxiu en format txt que és el que després s’ha de carregar a la BDI (base de dades del SOC).

Informes bdi

12 Guia d’ús de l’Extranet

Per poder crear informes de viabilitat per donar a les persones emprenedores haurem d’accedir a l’apartat Nou Informe viabilitat, omplir les dades que calguin i després visualitzar-lo i descarregar-lo a l’apartat Veure Informe de viabilitat.

Nou informe viabilitat

Informe exportat a word

13 Guia d’ús de l’Extranet

Tots els informes quan es creen es poden exportar a word o pdf per tal d’imprimir-los o arxivar-los si es vol. Si exportem a word també ens permet poder fer canvis manualment, com afegir per exemple dades de dos emprenedors/es si fos necessari.... Per tal que surti el logo de l’entitat ha d’estar inserit a la Fitxa de l’entitat.

També recordem que els informes no es poden modificar ni eliminar, per fer qualsevol canvi s’ha de generar un nou i es pot substituir l’anterior.

FAQ

Les FAQ o preguntes més freqüents ens poden servir per aclarir dubtes genèrics ja que anem afegint aquelles consultes que són més habituals.

Imatge

14 Guia d’ús de l’Extranet

Apartat Actualitat

Qualsevol persona amb claus de l’extranet pot afegir esdeveniments al portal web. Aquest apartat és igual al del portal públic. És a dir, dins l’apartat actualitat hi trobareu els subapartats:

 Agenda

 Notícies

 Formació

 Butlletí

S’ha habilitat un entorn d’edició a l’extranet que us permetrà introduir una nova notícia, esdeveniment, etc. Per tal d’afegir una nova actualitat, només cal omplir el formulari que trobareu a l’enllaç “nou” a cada categoria.

Aquest nou contingut es validarà des de l’Àrea d’Emprenedoria i Formació i el publicarà (triga 24 hores en visualitzar-se).

15 Guia d’ús de l’Extranet

Selecció botó Nou per crear esdeveniment

El primer camp que es visualitza quan es vol introduir un esdeveniment és el de Ref.Inicia. Aquest camp es editable però en cas de modificar-ho heu de deixar sempre la data i hora que ve per defecte. Si editeu o esborreu el camp i hora l'esdeveniment no es publicarà ni serà visible al web.

Els esdeveniments de la caixa "Actualitat" (notícies, actes, formació) es poden introduir des dels dos perfils (administrador/a i tècnic/a) però no es publiquen de forma automàtica. Els esdeveniments de la caixa "Actualitat" requereixen validació prèvia, per tant, no ho visualitzareu al mateix moment al portal, dependrà de la validació i publicació per part de l’Àrea d’Emprenedoria i Formació.

Com qualsevol formulari via web hi ha un temps de caducitat i si s’està molta estona omplint el formulari o es fa a estones pot ser que es perdi la connexió i es caduqui la sessió.

Per tant es recomana:

o Tenir la informació escrita en un document Bloc de Notes i després fer "copiar i enganxar".

o Esperar a que surti el missatge indicant que s’ha generat correctament.

16 Guia d’ús de l’Extranet

Som Xarxa Emprèn

Espai de participació i comunicació de la Xarxa Emprèn

Som Xarxa Emprèn és un grup de participació i intercanvi vers l’emprenedoria, format pel personal tècnic de les entitats de la Xarxa Emprèn i l’Àrea d’Emprenedoria i Formació.

https://ecatalunya.gencat.cat/portal/faces/public/inicia/grup?portal:componentId=index-

page&portal:type=action&portal:isSecure=false&pmAction=editaPagina&groupid=40280e8e2847f06701 2848d8d8ec0191

Es pretén compartir la informació, interactuar i intercanviar en la xarxa experiències i coneixements amb persones expertes en emprenedoria de tot el territori. Accedim a Som Xarxa Emprèn a través de l’e- Catalunya que a la vegada està integrat dins l’espai entitats de la Xarxa Emprèn.

L’e-Catalunya ofereix una sèrie d’eines de participació en línia per trobar i compartir informació. Permet treballar en grup, crear i gestionar coneixement, fer contactes, donar-se a conèixer i també comunicar-se en xarxa.

17 Guia d’ús de l’Extranet

En definitiva, què podeu fer a Som Xarxa Emprèn?

o Fomentar la comunicació entre els assessors/es de la Xarxa Emprèn per compartir dubtes o consultes a través del FÒRUM

o Accedir als continguts generats pels assessores/es que ens poden ajudar en el nostre dia a dia i generar continguts propis

Quan un usuari o usuària es converteix en membre d’aquest grup, obté permisos per accedir als continguts i per participar de manera activa mitjançant les diferents eines disponibles.

Per tal d'accedir a l’e-Catalunya des de l’Extranet no es requereix cap clau si entrem amb perfil de tècnic.

Si no ens reconeix i ens demana autentificació hauríem d’escriure l’adreça de correu electrònic completa i la clau d’accés que vam rebre al nostre correu quan l’administrador/a ens va donar d’alta. S’enviarà igualment una invitació per a participar en el grup per tal que les persones interessades es puguin donar d’alta a l’e-catalunya i en concret al grup si son noves han perdut les claus, o s’ha canviat d’adreça electrònica.

Grup Som Xarxa Emprèn

18 Guia d’ús de l’Extranet

Relació d’enllaços de l’Extranet vinculats directament a la plataforma e-Catalunya. Els enllaços prefixats són:

Destacats de la Home de l’Extranet

o Materials de suport: relació de documents endreçats per temàtiques d’interès pel personal tècnic.

o Tècniques i tècnics de la xarxa Emprèn: relació de personal tècnic de la xarxa que són de membres de l’e-Catalunya (accés al seu perfil públic),

o Fòrum: enllaç a l’espai on tot el personal tècnic de les entitats de la Xarxa Emprèn té accés i es poden posar en comú dubtes, troballes...

A més es disposa també a l’espai d’e-Catalunya d’un apartat “Banc d’intercanvi de recursos” que pretén ser un espai alimentat pels propis assessors i assessores de la Xarxa Emprèn amb documentació, informes, recursos que puguin ser d’utilitat per a la resta de companys.

19 Guia d’ús de l’Extranet

Documentació de gestió

En aquest apartat trobareu els documents relacionats directament amb la gestió del programa integral de foment de l’emprenedoria i les diferents convocatòries.

Apartat Documentació de gestió

1. Info de la Xarxa

En aquest apartat es pretén informar de totes aquelles comunicacions que l’Àrea d’Emprenedoria i Formació consideri que és important comunicar i que afecta a tots els tècnics i tècniques de la Xarxa Emprèn.

20 Guia d’ús de l’Extranet

Contactar

Disposeu de l’apartat Contactar, un apartat on s’actualitzen les dades de contacte del personal tècnic de l’Àrea d’Emprenedoria i Formació i dels Serveis Territorials vinculats al programa de la Xarxa Emprèn.

Contactar

21 Guia d’ús de l’Extranet

Suport informàtic i consultes

Per tal d’oferir un suport informàtic i poder respondre als vostres dubtes o suggeriments teniu a la vostre disposició una adreça de correu electrònic:

webemprenedoria@gencat.cat