1.0 Propósito
Cubrir una vacante en el menor tiempo posible, con el candidato calificado para las tareas específicas del puesto, siempre con espíritu de servicio al cliente y con predisposición para hacer las cosas bien.
2.0 Alcance
Empresas que conforman el grupo de Soporte Industrial
3.0 Responsabilidades
El Director Administrativo es responsable de autorizar este documento. La Gerencia de Recursos Humanos es la responsable de mantener vigente, revisar y ejecutar éste procedimiento. Los Gerentes de site o área, deben conocer este procedimiento para asegurar su correcta aplicación.
4.0 Definiciones
4.1 Vacante Puesto que no tiene titular.
4.2 Bolsa de trabajo Inventario de solicitudes y curriculum vitae a la cual se acudirá para encontrar los datos de los candidatos calificados, que cubren con el perfil de la vacante.
4.3 Entrevista de selección
Es el encuentro entre el representante de la empresa y el candidato donde este ultimo expone sus capacidades o aptitudes que dice tener para cubrir la vacante.
4.4 Fuentes internas Inventario de personal actual que presta sus servicios a la compañía y con base a las características de cada uno de los trabajadores (conocimientos, habilidades, experiencia, etc.) sirve para determinar si internamente se puede cubrir la vacante existente.
4.5 Fuentes externas Son todos los recursos que utiliza el área de reclutamiento para hacerse llegar de solicitudes y curriculum vitae para cubrir la vacante, utilizando diferentes medios externos para este fin, como son: Convocatorias de recomendación de trabajadores, curriculum vitae y solicitudes espontáneas, candidatos recomendados directamente por el cliente, Firma de convenios con escuelas, universidades, institutos etc.; Bolsas de trabajo de Asociaciones, sindicatos y gobierno, Agencias privadas, paginas Internet y por ultimo la publicidad a través de los anuncios en el periódico e Internet.
4.6 Reclutamiento Es la actividad en la cual se hace llegar de solicitudes y curriculum vitae a través de las fuentes internas o externas para llevar a cabo la selección de personal.
4.7 Selección Es la actividad en la cual se elige a los mejores candidatos calificados que cubren con el perfil del puesto, a través de su experiencia, conocimientos y habilidades.
4.8 Valoración y registro de entrevista
Es un documento donde se registra y califica al candidato su desenvolvimiento en general, como es su personalidad, habilidad e intereses en general.
4.9 Protección de datos personales
La empresa manejara la información de los candidatos de manera confidencial, dándole un tratamiento legitimo, controlado e informado, a efecto de garantizar la privacidad, sin fines de divulgación o utilización comercial. Esta información de datos personales, se manejara y administrará mientras dure la relación de prestación de servicios subordinados
5.0 Documentos asociados
5.1 G-QC-01 Manual de Calidad
5.2 G-QC-02 Procedimiento de control de documentos y datos 5.3 A-RH-04 Procedimiento de capacitación
5.4 G-QC-11 Procedimiento de control de registros de calidad 5.5 A-RH-03/02 Formato de requisición de personal
5.6 A-RH-03/03 Formato de análisis de puesto
5.7 A-RH-03/05 Formato de solicitud de promoción de puesto 5.8 A-RH-03/06 Formato de valoración y registro de entrevista 5.9 A-RH-03/07 Formato de requisitos de contratación
5.10 A-RH-03/08 Formato de contratación de personal 5.11 A-RH-03/09 Formato de evaluación de candidato
5.12 A-RH-03/10 Lista de orientación al trabajador de nuevo ingreso 5.13 A-RH-03/11 Exámenes de conocimientos técnicos.
6.0 Procedimiento
Los pasos a seguir en el proceso de reclutamiento y selección del personal son los siguientes:
6.1 Debe de existir la vacante (causas: reemplazo, nueva creación o incremento de servicios)
6.2 Cuando las bajas de personal son originadas por: renuncia voluntaria, terminación de contrato, abandono de trabajo, etc., se elabora la requisición de personal (A-RH-03/02) para tener la referencia de que ese puesto se tiene que cubrir.
6.3 Sí la vacante es un puesto de nueva creación, se le dará un formato de análisis de puesto (A- RH-03/03) al jefe inmediato para que lo llene y de esta manera se tenga toda la información referente a las habilidades, conocimientos, condiciones físicas y ambientales a las que va estar expuesto el nuevo trabajador y se cubra el puesto con el candidato adecuado a estos requerimientos. Adicionalmente llenará la requisición de personal y esta vendrá firmada por la Dirección Administrativa, autorizando el incremento de la plantilla de dicha área de trabajo.
6.4 Cuando se tengan trabajadores en una categoría menor a la del puesto vacante, se analizará cuales de ellos, pueden ser promovidos para suplir la vacante. El jefe del área definirá si en forma interna se puede cubrir el puesto, tomando como base la capacidad, trayectoria del trabajador, conocimientos, experiencia y desempeño, sí alguno cumple con el perfil del puesto, se le informará a Recursos Humanos para que realice la promoción del trabajador y se hagan los trámites necesarios (A-RH-03/05) o en su caso inicie el proceso de selección y
reclutamiento de personal. No se permitirán prácticas de discriminación o exclusión durante el proceso de evaluación, para promociones y contrataciones de personal.
6.5 Recursos Humanos iniciará su proceso de reclutamiento y selección de personal, tomando como referencia el análisis de puesto, donde se define el perfil, conocimientos y habilidades que requiere tener el candidato para cubrir el puesto. De esta manera, el entrevistador facilitará su búsqueda, ya que sabrá exactamente lo que requiere.
6.6 Revisará la bolsa de trabajo con la que cuenta actualmente, separando las solicitudes y curriculum vitae que cumpla con el perfil del puesto.
6.7 Para agilizar el trámite de reclutamiento de personal, enviará los formatos externos de requisición de personal a las diferentes instituciones y asociaciones con las cuales se tenga un convenio, para que estas a su vez envíen la información de candidatos que cumplan con el perfil del puesto. Así mismo se publicará la vacante en páginas de internet gratuitas o en su caso en las páginas en las que se cuente con membrecía.
6.8 Con las solicitudes seleccionadas, candidatos que aplicaron en el proceso y el listado emitido por las diversas instituciones, se citará a los candidatos a una entrevista inicial.
6.9 El área de recursos humanos contará con una batería de exámenes de conocimientos de las diferentes especialidades de mantenimiento industrial. Los exámenes estarán integrados, uno con preguntas y otro con respuestas, para que la persona de RH pueda calificar de acuerdo a lo establecido en dichas repuestas.
6.10 Soporte Industrial no utilizará el empleo forzoso, la servidumbre, trabajo involuntario de convictos, la esclavitud o el tráfico de personas. Esto incluye reclutar, recibir o contratar personas vulnerables a través de la amenaza, fuerza, coerción o fraude. Todos los candidatos deberán acudir a su proceso de entrevista de manera voluntaria y libre.
6.11 Cuando el candidato acuda a la entrevista inicial, se le aplicará un examen de conocimientos(A-RH-03/11) mismo que deberá ser calificado por la Asistente de Recursos Humanos. Para los exámenes de preguntas abiertas, serán calificados por un ingeniero de área. Se le entregaran los resultados al jefe de área, para que ratifique la información plasmada en el examen. Este examen únicamente aplica para el personal Técnico de Mantenimiento.
6.12 En la entrevista inicial a los candidatos, se pretende ratificar la información plasmada en su solicitud de empleo acerca de su experiencia y estabilidad laboral, conocimientos en el área, desenvolvimiento, entorno familiar, etc. y durante la entrevista se llenará el formato de
“valoración y registro de la entrevista” (A-RH-03/06) donde se califica en forma general al individuo.
6.13 Durante esta entrevista no se discriminará al aspirante o al candidato, por razones de raza, color, religión, edad, nacionalidad, sexo, preferencia sexual, estado civil, embarazo, afiliación política, lo que se busca es que el aspirante cumpla con la experiencia, capacidad o las competencia necesarias para desarrollar el puesto. Art 3 LFT
6.14 Dentro del proceso de reclutamiento y selección de personal, no se considerara candidatos menores de 18 años, que implique el empleo infantil o la contratación de menores de edad.
6.15 Si el candidato cumple con los requisitos del puesto, se le enviará a una segunda entrevista con el jefe del área, llenándole el formato de “ evaluación del candidato”(A-RH-03/09) donde se le indica el nombre de la persona que lo entrevistará, el lugar, área , día y hora, así como el nombre del puesto en el cual esta participando. El candidato cuando llegue a su segunda entrevista, entregará dicho formato al jefe de área, para que este valúe al candidato una vez terminada la entrevista y haga llegar este resultado al área de RH.
6.16 Cuando es un puesto de nivel técnico “A” o “Operador” se realizarán dos entrevistas, una con Recursos Humanos y otra con el jefe de área. Para un puesto a nivel jefatura y/o gerencial se realizarán tres entrevistas, una con Recursos Humanos, otra con el jefe del área y la última con alguna Dirección de área. Para los puestos de Técnicos “B”, afanadores, jardineros, chóferes, etc. El área de recursos humanos tendrá la libertad de decidir la contratación sin necesidad de una segunda entrevista.
6.17 Para los puestos a nivel jefatura y gerencial se aplicaran exámenes psicométricos y socio laboral realizados por una agencia externa calificada. Los resultados serán evaluados por la gerencia de recursos humanos y el consejo directivo.
6.18 Los jefes de área se encargarán de evaluar los candidatos de nivel técnico, realizando las pruebas que a su criterio confirmen los conocimientos y experiencia del individuo.
6.19 Recursos humanos presentará al jefe de área, mínimo tres candidatos o lo que sean necesarios hasta que quede satisfecho con el candidato elegido, en caso de decidirse por el primero, recursos humanos suspenderá automáticamente el proceso de reclutamiento y selección de personal. En el caso de que sea un candidato directamente recomendado por el cliente, RH solicitará un aviso por escrito donde autoriza la contratación directa, independientemente de los conocimientos del candidato y valoraciones hechas por RH.
6.20 La aceptación de un candidato a nivel jefatura y/o gerencial, será dada por algún director, a nivel técnico lo dará el jefe de área, notificándolo a la gerencia de recursos humanos (A-RH- 03/09) para que este realice los trámites correspondientes a la negociación y contratación.
6.21 Se concertará una cita con el candidato elegido, para realizar el ofrecimiento de trabajo y la negociación del salario, prestaciones, etc. Si se llega a un arreglo económico, se procederá a solicitar la lista de documentación para armar su expediente y poder realizar la contratación (A-RH-03-07)
6.22 El gerente de recursos humanos llenará el formato de contratación de personal (A-RH-03/08) anexándolo a la solicitud y/o curriculum vitae, para que el asistente de recursos humanos empiece a integrar el expediente del nuevo trabajador.
Hay clientes que para poder autorizar los accesos al personal de nuevo ingreso, nos piden una serie de documentación que se tiene que enviar unos días antes de la fecha de ingreso del trabajador, lo cual permite darlos de alta en su sistema, otorgarles un gafette y acceso a ciertas áreas de su
A continuación se señalan las empresas que solicitan dicha información:
Site Anti-doping Socioeconó mico
Carta de Policía
Alta del Imss
RFC,
Numero de seguridad social
Documenta ción interna del cliente
Ibm Edificio Inteligente
5 reactivos xxxx xxx xxx xxx Aviso a
mesa de control
Hershey 2 Reactivos xxx xxx xxx xxx Carta de
Ingreso
Continental 2 reactivos xxx xxx xxx xxx Carta de
Ingreso.
Technicolor 3 reactivos xxx xxx xxx xxx Carta de
Ingreso
Ingredion 3 reactivos xxx xxx xxx xxx Carta de
ingreso Continental, Hershey, Technicolor e Ingredion aplican solo como referencias.
Los resultados se enviaran al cliente y se dejara una copia en el expediente del trabajador.
Los requisitos pueden variar de acuerdo a las necesidades del cliente y la empresa.
6.23 La asistente de recursos humanos se encargará de realizar la contratación del candidato, así mismo entregara todo el equipo de seguridad que requiere para desempeñar su trabajo.
Avisará al coordinador de área, para que se encargue de tener el espacio de trabajo, equipo y servicios necesarios, para que el trabajador pueda desarrollar eficazmente sus actividades contratadas.
6.24 Recursos Humanos se encargará de realizar la investigación de referencias personales, es con el objeto de garantizar la confiabilidad y experiencia laborar, en caso de ser negativas las referencias personales y laborales, se suspenderá el proceso de contratación.
6.25 Recursos Humanos verificará que los resultados de los antidoping, sean negativos. Caso contrario se suspenderá la contratación del candidato. Notificándole sus resultados de laboratorio clínico.
6.26 Todo candidato aceptado para trabajar en la empresa deberá firmar su contrato de prestación de servicios respectivo. Una vez que el candidato haya firmado todos los documentos de contratación, Recursos Humanos le dará la bienvenida e iniciará con el proceso de inducción general a la empresa, cuyo objetivo es facilitar la rápida adaptación a su nuevo ambiente laboral y así mismo asegurarse de que el trabajador es consciente de la importancia de sus actividades dentro de la organización y de la satisfacción de nuestros clientes.
6.27 Recursos humanos se encargará de avisar al site, el día de ingreso del nuevo trabajador, para que realicen los trámites correspondientes en su sistema de altas de personal. Así mismo enviara toda la documentación requerida por el cliente.
6.28 El Asistente de Recursos Humanos, llenara el formato de Lista de orientación al trabajador de nuevo ingreso (A-RH-03/10-0) dicho documento se le entregara al coordinador de área, para ser llenado el primer día de ingreso del nuevo trabajador, quedando como constancia de que se le dio una inducción especifica al puesto, se le asigno un espacio de trabajo y se le entrego la herramienta necesaria para el desempeño de sus funciones.
6.29 Se realizará un seguimiento a la contratación para verificar que el trabajador se esta presentando a trabajar, que esta cumpliendo con las expectativas del puesto, toda esta información se confirma vía telefónica o electrónica con el jefe del área.
6.30 El Departamento de Calidad tendrá todos los formatos y documentos inherentes a este procedimiento dentro del sistema de calidad, la Gerencia de Recursos Humanos se asegurara a través de inspecciones periódicas que sean los más actualizados y vigentes. Y será a través del sistema de calidad el medio para consultar los análisis de puestos del personal.
7.0 Servicios externos de suministro de personal.
7.1 La organización determina contratar los servicios de administración de personal, de manera externa para las siguientes áreas:
a) Limpieza:
Ibm Guadalajara, Monterrey y Distrito Federal.
b) Mantenimiento:
Ibm Monterrey y Distrito Federal.
c) Jardinería:
Ibm Guadalajara, Monterrey y Distrito Federal.
7.2 El proveedor asignado para estos servicios será evaluado y autorizado por el consejo de Dirección, así se tomará en cuenta las sugerencias del cliente sobre determinado proveedor.
7.3 RH proporcionará todos los procedimientos y documentos asociados al proveedor, así como Políticas del cliente sobre uso de sus instalaciones, código de conducta con el cual se debe Formatos y procedimientos, pero sí debe tener como objetivo principal, proveer personal, Competente y eficaz que nos ayuden a cumplir con los requerimientos del servicio.
7.4 RH verificará el cumplimiento en forma y tiempo de contrataciones generadas en los servicios contratados externamente.
7.5 RH se encargará de entregar el equipo de protección personal y las herramientas necesarias para el desempeño de las actividades del personal subcontratado. Excepto herramienta y Equipo de Jardinería.
7.6 Cualquier anomalía en el servicio, se le hará saber al ejecutivo de cuenta, para su rápida Acción correctiva.
Elaboro Reviso Autorizo
FIN DE DOCUMENTO