POLÍTICA TNT EXPRESS
Política de Prevención de Fraude de TNT Express Date Effect: 31 de Mayo, 2011
Version 2.0
Histórico
Aprobaciones
Aprobado por Fecha de Aprobación Versión Comité de Dirección 8 de Febrero 2006 1.0 Comité de Auditoría 23 de Febrero, 2006 1.0 Consejo Supervisor 24 de Febrero, 2006 1.0 El Comité de Dirección
acuerda aceptar esta política de grupo y su redacción como Política de TNT Express N.V. con efecto en la fecha de la separación de TNT N.V.
8 de Febrero, 2011 2.0
Revisiones
Nombre y cargo Fecha de Revisión Resumen de Cambios Jeroen Brabers, Director
Integrity 25 de Junio, 2007 Policy names & lay-out Risk Management and
Internal Controls
Mayo, 2011 Traspaso de la política de grupo de TNT N.V. a la política de TNT Express N.V. Sólo cambios superficiales, no de contenido.
Tabla de contenidos
1.- Objetivo de esta Política TNT Express 4
2.- Ámbito de Aplicación 4
3.- Definiciones. 4-5
4.-Disposiciones de la política y responsabilidades
4.1- Controles para prevenir el fraude 4.2- Denuncias
4.2.1- Denuncia de irregularidades ( Whistleblowing) 4.2.2- Otras denuncias 4.3. -Anonimato 4.4.- Confidencialidad 4.5.- Protección 4.6.- Denuncias falsas 4.7.- Investigación 4.8.- Medidas disciplinarias 4.9.- Persecución de fraude
4.10.- Información al Consejo de Administración y Comité de Auditoría de TNT Express N.V. 5 5 6 6 6 7 7 7 7 7-8 8-9 9
5.- Relación con otras políticas 9
6.- Comunicación 9
1.- Objetivo de esta política TNT Express
TNT reconoce la necesidad de disponer de políticas, procedimientos y mecanismos de prevención del fraude detalladas, con el fin de proteger nuestra empresa y la integridad de nuestra información financiera, cumplir con toda la legislación y normas aplicables, incluida la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 de Estados Unidos y las normas y las disposiciones de la Comisión de Cambios y Valores de Estados Unidos.
Conforme al artículo 1.1 de las Atribuciones del Comité de Auditoría, éste presta asistencia al Consejo de Vigilancia en el asesoramiento y supervisión de la integridad de los estados financieros de TNT y el sistema de control interno de la empresa. TNT busca garantizar :
• se cree una cultura en la que el fraude no se tolere y se rechace proactivamente, • el riesgo de fraude para la empresa sea mínimo,
• el fraude o la sospecha de fraude se denuncien con prontitud y se investiguen efectivamente,
• TNT esté respaldada por una estructura efectiva de control interno diseñada para prevenir el fraude,
• las pérdidas provocadas por fraude se eviten o se recuperen,
• se tomen medidas consecuentes y efectivas contra aquellas personas que se ha demostrado que han cometido fraude,
• ningún empleado ni organización sea acusado de fraude hasta y a no ser que se disponga de evidencia concluyente que pruebe tal delito a través de un proceso de investigación adecuado.
2.- Ámbito de Aplicación
Esta política se aplica a todas las empresas TNT Express. Todas las empresas TNT Express, deben adoptar, implementar y cumplir con esta política TNT Express
3.- Definiciones
Los términos definidos en esta política que se incluyen por primera vez en este documento, aparecen en negrita:
Se define como fraude:
a. un engaño practicado intencionadamente contra nuestra empresa o un tercero, como por ejemplo un cliente u otro grupo de interés, con el fin de asegurarse un beneficio personal y/o una ganancia injusta o ilícita, y/o
b. falsificar cuentas, mala aplicación intencionada de los principios contables y la omisión, falsificación o alteración de los informes contables, libros, memorias, informes fiscales, demás documentación o autorización, y/o
c. el mal uso o la mala aplicación intencional de los recursos y/o bienes de la empresa o los recursos y/o bienes bajo nuestra custodia.
Se entiende por bienes, pero no está limitado a estos: edificios, equipamiento, vehículos, dinero en efectivo, documentos, suministros, servicios, productos, existencias, software y propiedad intelectual.
Los actos de fraude o sospecha de actos de fraude se denominarán en adelante “Fraude”.
El Fraude se considerará potencialmente grave si:
• el valor estimado del Fraude es superior a 50.000 euros (cincuenta mil euros) o • las personas bajo sospecha:
◊ ocupan cargos a nivel de dirección media o superior, y/o
◊ son responsables de establecer y mantener controles internos (por ejemplo en un departamento de control interno o de finanzas), y/o
◊ ocupan un cargo financiero que implica elaborar, aprobar o decidir partidas en los informes financieros de cualquier empresa de TNT Express.
Las empresas TNT Express se definen como:
Cualquier subsidiaria, asociada o joint-venture en el que TNT Express NV, directa o indirectamente, tiene el control de intereses y / o control.
Una subsidiaria, es una entidad controlada directa o indirectamente por TNT Express NV. Se considera control el poder de gobernar las políticas financieras y operativas de la entidad, como para obtener beneficios de sus actividades. Una joint-venture es un acuerdo contractual mediante el cual TNT Express NV directamente junto con una o más partes, emprenden una actividad económica sometida a un control conjunto. Un asociado es una entidad que no es ni subsidiaria, ni participa en una joint-venture y sobre la que TNT Express N.V. tiene directamente la facultad de influir de forma significativa en las decisiones sobre asuntos comerciales y financieros.
4.- Política de provisiones y responsabilidades
4.1- Controles para prevenir el Fraude
TNT Express se ha comprometido a llevar a cabo una actividad empresarial honesta y por tanto administrar sus negocios según las Normas y los Principios Empresariales de TNT Express, que exigen una forma ética y transparente de dirigir la empresa. TNT Express ha establecido el Programa de Integridad de TNT con la finalidad de crear una cultura donde la integridad sea estimulada y potenciada, y disuadir del Fraude mediante el establecimiento de estrictos controles internos y financieros de la empresa. Las Normas del Manual de Control Interno son la base de todos los controles internos de TNT Express.
En el contexto del Programa de Integridad de TNT Express son relevantes los Principios Empresariales de TNT Express, los valores de TNT Express ,la Política y el Procedimiento de Denuncia de Irregularidades de TNT Express, las Líneas de Asistencia de Integridad (“TNT Express Integrity Helplines”), la Normas del Manual de Control Interno y el desarrollo de las otras políticas y procedimientos relevantes. Además, formación, programas de concienciación, evaluación del riesgo e investigaciones se hallan en curso. La supervisión, el sometimiento a prueba y la certificación forman también parte del Programa de Integridad de TNT Express.
4.2- Denuncias
4.2.1.- Denuncia de irregularidades
Se anima a todos los empleados a denunciar todo Fraude que crean de forma razonable que se ha producido, se está produciendo o se va a producir, a través del mail de denuncia a su supervisor directo, a la Dirección o al Director de Integridad en virtud de la Política y el Procedimiento de Denuncia de Irregularidades de TNT Express. Los derechos y obligaciones de los empleados, la Dirección y TNT Express que se exponen en esta Política y el Procedimiento de Denuncia de Irregularidades de TNT Express serán de aplicación a dicha denuncia.
La Política y el Procedimiento de Denuncia de Irregularidades de TNT Express están disponibles en el sitio Web de TNT Express en www.tnt.com/corporate y en el sitio de Intranet de TNT Express en http://expressnet.tnt.com.
Información de contacto: TNT Express Integrity Director Integrity
P.O. Box 13000 1100 KG Amsterdam The Netherlands E-mail : integrity.gho@tnt.com
Teléfono: +31 (0)88 393 9317 Fax: +31 (0)88 393 3003
4.2.2.- Otras denuncias
Pese a lo mencionado anteriormente sobre la Política y el Procedimiento de Denuncia de Irregularidades de TNT, lo siguiente será de aplicación con respecto a la denuncia de
1.- Fraude
- los jefes (directos) pueden encontrarse con Fraude en el curso de sus tareas. Ellos son responsables de comunicar tales incidentes directamente al Director de Investigaciones de TNT Express Global ;
- los Servicios de Auditoría Express y los departamentos de seguridad pueden encontrarse con Fraude o recibir denuncias de Fraude durante el curso de su trabajo. Son responsables de comunicar tales incidentes directamente al Presidente del Comité de Ética.
2.- Fraude grave
- Los jefes (directos), Auditoría Express e Investigaciones Globales Express, comunicarán todo posible Fraude grave con prontitud al Presidente del Comité de Ética;
- El Comité de Ética comunicará todo caso de posible Fraude grave a la Junta Ejecutiva y al Comité de Auditoría de TNT Express.
4.3-Anonimato
TNT Express anima a los empleados a denunciar todo Fraude directa y francamente a su jefe directo, la Dirección o al Director de Integridad . Es posible hacer una denuncia anónimamente. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que una denuncia anónima puede entorpecer o complicar cualquier investigación que se pueda desprender y
4.4-Confidencialidad
Todas las denuncias de Fraude se tratarán confidencialmente. Se mantendrá la máxima confidencialidad posible, teniendo en cuenta la necesidad de investigar idóneamente la denuncia y de aplicar las subsiguientes medidas correctivas.
Los empleados evitarán hacer cualquier forma de publicidad interna o externa que guarde relación con todo Fraude que deseen denunciar o hayan denunciado, salvo que la ley les obligue a hacerlo.
4.5-Protección
Todo empleado que denuncie un Fraude, que razonablemente crea o puedacreer que es cierto, recibirá protección por tal denuncia.
Dicha protección implica que TNT Express no despedirá, trasladará a un puesto de menor rango, suspenderá, intimidará, acosará, ni discriminará en modo alguno a un empleado en los términos y condiciones de empleo.
TNT Express no tolerará ninguna forma de amenaza, represalia ni cualquier otra medida contra un empleado que haya denunciado o haya ayudado a denunciar un Fraude. Tal amenaza, represalia o medida se deberá comunicar de inmediato al Director de Integridad.
4.6-Denuncias falsas
TNT Express no tolerará las denuncias falsas de Fraude. Si un empleado realiza una denuncia de Fraude sabiendo o teniendo razones para saber que es falsa, se le impondrán medidas disciplinarias que pueden implicar la finalización del empleo. Las denuncias falsas pueden dar lugar también a la interposición de demandas civiles o denuncias penales. El empleado podrá ser responsabilizado de los daños causados a cualquier persona por tal denuncia falsa.
TNT Express no indemnizará a ningún empleado que haya hecho una denuncia falsa, ni asumirá otras consecuencias relacionadas con tal denuncia falsa.
4.7-Investigación
El siguiente procedimiento se establece para garantizar que la evidencia de un Fraude se proteja de la forma apropiada y que las posibilidades para recuperar los fondos o los daños por TNT y/o entidades locales de TNT se salvaguarden todo lo posible. Integrity Department: (Departamento de Integridad)
Si una denuncia está suficientemente justificada, la investigación de las denuncias de Fraude notificadas en virtud de la Política y el Procedimiento de Denuncia de Irregularidades de TNT Express y de las denuncias de posible Fraude grave se llevarán a cabo bajo la responsabilidad del Director de Integridad .
La dirección de la compañía TNT Express implicada será consultada todo lo posible a no ser que esté involucrada directa/indirectamente, en cuyo caso será consultada la dirección a una escala superior.
El Director de Integridad podrá incluir a personas apropiadas de Seguridad, Auditoría Express o a cualquier otro especialista, según se requiera.
Investigaciones globales TNT Express
La investigación de las demás denuncias de Fraude será realizada bajo la responsabilidad del Director Global de Investigaciones, que podrá incluir a personas apropiadas de Seguridad, Auditoría Express o a cualquier otro especialista, según se requiera.
La dirección de la compañía involucrada TNT Express será consultada todo lo posible a no ser que esté involucrada directa/indirectamente, en cuyo caso será consultada la dirección a una escala superior.
Dirección directa
Con el fin de proteger los intereses de la dirección directa, toda investigación deberá ser realizada independientemente bajo la responsabilidad del Director Global de Investigaciones de TNT Express.
Si se trata de una denuncia de irregularidades o una denuncia de posible Fraude grave, ni la dirección ni los empleados tienen permitido conducir o iniciar una investigación ni adoptar ninguna medida contra tal Fraude denunciado o las personas que estén bajo sospecha, sin la autorización del Director Global de Investigaciones y l Director de Integridad de TNT Express.
Pruebas
Las pruebas y documentación se conservarán siguiendo las instrucciones del Director de Integridad, de acuerdo con las instrucciones/requisitos de presentación de reportes de la división correspondiente, los procedimientos disciplinarios y la legislación local aplicable.
Archivos
Se elaborarán y se conservarán archivos concernientes a las denuncias de Fraude y las investigaciones.
Cooperación
La dirección está obligada a cooperar plenamente y asistir a los investigadores y otras partes que se ocupen de la investigación de un Fraude. TNT espera de la dirección a todos los niveles que trate todos los asuntos relativos al Fraude con seriedad, confidencialidad y prontitud.
4.8-Medidas Disciplinarias
Los empleados que estén bajo sospecha de Fraude no se considerarán culpables a no ser que las alegaciones o sospechas se hayan probado y se les haya dado la oportunidad de defenderse.
Fraude
Es responsabilidad de la dirección aplicar cualquier medida que se estime necesaria como consecuencia de incidentes de Fraude que hayan sido probados, junto con las recomendaciones del Comité de Ética. Si y cuando tales medidas (disciplinarias o de otro tipo) se desvíen de las recomendadas por el Comité de Ética, precisarán el consentimiento previo del Presidente del Consejo de Administración o la Junta Ejecutiva TNT Express N.V.
Fraude grave
La dirección se abstendrá de adoptar medida alguna, tal la como suspensión, el despido u otra medida disciplinaria contra cualquier persona que haya cometido o se sospeche que haya cometido un potencial fraude grave, sin la recomendación previa del Comité de Ética y previa aprobación del Presidente del Consejo de Administración o la Junta Ejecutiva TNT Express N.V.
4.9-Persecución del Fraude
Como norma general y de acuerdo con las leyes aplicables, TNT iniciará una denuncia penal y/o demanda civil contra las personas que cometan Fraude. Toda decisión de no presentar una denuncia penal o demanda civil sólo podrá tomarse por
recomendación del Comité de Ética y mediando aprobación previa del Presidente del Consejo de Administración o la Junta Ejecutiva TNT Express N.V. y del Comité de Auditoría.
4.10-Información al Consejo de Administración y el Comité de Auditoría
El Comité de Ética informará de todo posible Fraude grave, la investigación y el cierre de la misma a la Junta Ejecutiva TNT Express N.V.y el Comité de Auditoría.
5.- Relación con otras políticas
Para apoyar la aplicación y el cumplimiento de esta política, en caso de ser necesario las empresas TNT Express pueden desarrollar otras políticas o procedimientos, Cualquier política o procedimiento desarrollados, pueden ampliar la cobertura de esta política, pero no debe contradecir, limitar o redefinir los requisitos de esta. Del mismo modo, esta política no debe de ninguna manera ser rebautizado como otra política o procedimiento.
Los Directores de Legal pertenecientes a todas las empresas de TNT Express son responsables de asegurar que cualquiera de las traducciones que se hacen acerca de esta política, sean precisas y justas en todos los aspectos.
6.- Comunicación
Esta política ha sido formalmente emitida por el CFO, en nombre del Consejo Ejecutivo de TNT Express NV . Esta política está publicada en el apartado de Gestión de Riesgos y Controles Internos de la intranet TNT Express Net.
7.- Implementación
Esta política tendrá efectos a partir del 31 mayo de 2011.
Es responsabilidad de los Directores Generales, Directores Estatutarios de todas las unidades operativas y Directores de Oficinas Centrales, asegurar el cumplimiento y aplicación de esta política.
El emisor de esta política, es responsable de proveer toda la comunicación necesaria y / o la formación / orientación, para ayudar en el proceso de implementación y monitorización del cumplimiento de la misma.
