PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACIÓN DE
ASPECTOS Y VALORACIÓN DE IMPACTOS
1. INFORMACION GENERAL.
1.1 OBJETIVO
Establecer la metodología para identificar los diferentes aspectos ambientales y determinar aquellos que puedan tener un impacto significativo sobre el medio ambiente, de acuerdo a las actividades y servicios de la Superintendencia de Sociedades con el fin de determinar los controles y las medidas necesarias requeridas para minimizar y prevenir las afectaciones que se generen al medio ambiente.
1.2 RESPONSABLE Coordinador del Grupo Administrativo y Líder Ambiental.
1.3 ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión
Ambiental de la Superintendencia de Sociedades.
1.4 DEFINICIONES
Medio ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.
Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente.
Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización.
Fuente: Origen, situación o acto con potencial de daño en términos de impacto al medio ambiente. (Maquinaria, Acciones humanas, Materias primas, residuos, materiales, etc.).
Aspecto Ambiental Significativo: Aquel aspecto ambiental que tiene o puede tener un impacto ambiental Significativo.
Impacto Ambiental Significativo: Aquellas alteraciones ambientales que se producen a causa de la ejecución de las actividades propias de la Entidad.
Impacto Ambiental no Significativo: Aquellas alteraciones
ambientales que podemos minimizar mediante el establecimiento de controles.
Importancia del impacto: Cuantificación del valor del Impacto Ambiental.
los 4 procesos principales ya definidos.
2. CONDICIONES GENERALES
Este procedimiento permite evaluar cuantitativa y cualitativamentes los aspectos ambientales generados por las actividades propias de la entidad por medio de parámetros como probabilidad, alcance, duración, cantidad y recuperabilidad,con el fin de determinar la significancia del impacto ambiental.
Este procedimiento debe aplicarse a toda la gestión propia de la Entidad en cada una de sus sedes y debe desarrollarse mínimo una vez al año.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
3.1 Identificacion de actividades
Se lleva a cabo la identificación de los principales procesos que se desarrollan en la Entidad propias de su actividad económica, además de aquellas de apoyo como el aseo y otros servicios, y demás eventuales como las construcciones y/o adecuaciones de instalaciones.
3.2 Identificación de aspectos ambientales
Se procede a realizar la identificación de los aspectos ambientales asociados a cada actividad, teniendo en cuenta los procesos, subprocesos (de acuerdo al Mapa de Procesos de la Superintendencia de Sociedades) y la magnitud del aspecto ambiental encontrado.
En caso de que, dentro de un proceso existan subprocesos cuya magnitud del aspecto difiera entre sí, se realizará distinción de los mismos dentro de la Matríz de Aspectos e Impactos Ambientales y se evaluará separadamente del resto de los subprocesos.
3.3 Matríz de Aspectos e Impactos Ambientales
3.3.1 Información general
La Matríz debe estar debidamente rotulada con el encabezado establecido para los formatos del Sistema de Gestión Ambiental. De igual forma, debe establecer de forma visible la fecha en la cual se realiza la actualización de la misma y la Intendendencia o sede a la que corresponde.
3.3.2 Contenido
A continuación se presentan cada uno de los campos que contiene la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales de la Superintendencia de Sociedades en su orden correspondiente.
Actividad
Se refiere a cada una de las acciones tanto propias de la Entidad como aquellas de apoyo, que dan paso al funcionamiento y mantenimiento de la misma.
Así pues, dentro de estas actividades se encuentran las labores de oficina, mantenimiento, aseo, fumigación, poda y jardinería, construcciones y/o adecuaciones, servicio medico y de caferetía, el uso de los baños, entre otras que se identifiquen para cada sede.
Proceso
Un proceso es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que cuentan con elementos de entrada y de salida; Para el diligenciamiento de la matriz se entenderá como proceso los especificados por el Sistema de Gestión Integrado los cuales involucran los procesos de Direccionamiento, Misionales, Apoyo o Seguimiento.
Subproceso
Aquellos establecidos en la Mapa de Procesos dentro de los 4 procesos generales ya identificados previamente.
Estado de la Actividad
Tipo de medida
Hace referencia al tipo de medida que se puede tomar para hacer un manejo adecuado del aspecto ambiental. De acuerdo con la Norma ISO 14001, se establece que puede ser de control o de influencia.
De acuerdo a los anterior, una medida de control es aquella que se puede ejercer sobre las actividades propias de la Entidad y sus funcionarios.
Por su parte una medida de influencia es aquella en la que, como su nombre lo indica, se puede ejercer influencia sobre quienes desarrollan actividades para la Entidad, es decir todas aquellas que sean realizadas a través de terceros.
Lo anterior hace referencia a la posibilidad de establecer ciertos parámetros o requerimientos ambientales a la hora de llevar a cabo los procesos de contratación y en la supervicion de los contratos ya existentes.
Aspecto ambiental asociado
Como se mencionó previamente, se establecen los aspectos ambientales identificados para cada tipo de actividad y de acuerdo a los procesos y subprocesos de la Entidad, particularizando sobre algún subproceso cuando la magnitud de los aspectos derivados del mismo sea considerablemente distinta.
Tipo
Establece el aspecto ambiental generado a partir de determinada actividad.
Descripción
Menciona el hecho o fuente específica de dicho aspecto ambiental
Medio Afectado
Identifica el medio sobre el cual recae el aspecto ambiental y que puede ser afectado por el impacto. Puede ser: agua, aire, suelo o el medio biótico.
Impacto ambiental
Impacto
Establece cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de la Entidad ya previamente identificados
Tipo de impacto
Establece si el impacto generado es de naturaleza positiva (afecta positivamente al medio ambiente) o negativa (afecta negativamente al medio ambiente)
Condicion de la operación
Identifica si el impacto se genera bajo condiciones normales de operación de la Entidad, o bien en condiciones anormales de operación.
Entiendase por condiciones normales de operación aquellas en las que las actividades son realizadas diariamente o con una periodicidad determinda y que hacen parte del funcionamiento propio de la Superintendencia de Sociedades; y por condiciones anormales aquellas que se dan esporádicamente o que no se realizan con regularidad y no son determinantes para el sostenimiento de la Entidad.
Nivel de Impacto
En este campo se realiza la valoración de los impactos ambientales. Se encuentra dividido en los 5 criterios de valoración (probabilidad, duración, alcance, Recuperabilidad y cantidad), y adicionalmente se realiza la cuantificación del valor, importancia y significancia del impacto.
Normatividad
Se establece la normatividad más reciente aplicable para el control de cada aspecto y su impacto ambiental derivado.
La normatividad aquí presentada debe estar alineada con la contenida en la Matriz de Acceso a Requisitos Legales de la Superintendencia de Socidedades.
Objetivos ambientales
Programa de gestión
Establece el Programa de Gestión que aplica para el manejo de los aspectos e impactos ambientales.
3.3.3 Valoración del Nivel de Impacto
La valoracíon de los impactos ambientales se realiza conforme a la adaptación de la metodología establecida por la Secretaría Distrital de Ambiente, en la cual se desarrollan los siguientes criterios a nivel cuantitativo y cualitativo.
Evaluación Cuantitativa
De acuerdo con la metodología se establecen los siguientes criterios de evaluación con sus respectivos valores
Probabilidad (P)
Parámetro Rango Escala Criterio
Probabilidad
Baja 1 No existe posibilididad o hay una posibilidad muy remota de que susceda
Media 5 Existe una posibilidad de que suceda, o de que la frecuencia de ocurrencia sea media
Alta 10
Es muy posible que suceda en cualquier momento, o que la frecuencia de ocurrencia sea alta.
Tabla N° 1 Rangos de probabilidad
Duración (D)
Parámetro Rango Escala Criterio
Duración
Breve 1
La alteración del medio no permanece en el tiempo, y dura un lapso de tiempo muy pequeño
Temporal 5 La alteración del medio permanece sólo durante un lapso de tiempo moderado. Permanente 10 Supone una alteración indefinida en el
tiempo.
Alcance (A)
Parámetro Rango Escala Criterio
Alcance
Puntual 1 El Efecto o Impacto queda confinado dentro del área donde se genera
Local 5 Trasciende los límites del área de influencia directa
Regional 10 Tiene consecuencias a nivel regional
Tabla N° 3 Rangos Alcance Recuperabilidad (R)
Parámetro Rango Escala Criterio
Recuperabilidad
Reversible 1
Puede eliminarse el efecto por medio de actividades humanas tendientes a la recuperación de los recursos afectados
Recuperable 5
Se puede disminuir el efecto por medio de medidas de control (recuperar, reutilizar en el proceso); hasta un estándar determinado
Irrecuperable 10 Los recursos afectados no se pueden retornar a las condiciones originales.
Tabla 4 Rango recuperabilidad Cantidad (C)
Parámetro Rango Escala Criterio
Cantidad
Baja 1
Alteración mínima del factor o característica ambiental considerada. No existe ningún potencial de riesgo sobre el medio ambiente
Media 5
Cuando se presenta una alteración moderada del factor o característica ambiental considerada. Tiene un potencial de riesgo medio e impactos limitados sobre el medio ambiente
Alta 10
Se asocia a destrucción del medio ambiente o sus características, con repercusiones futuras de importancia. Tiene efectos importantes sobre el medio ambiente
Una vez evaluados cada uno de los criterios mencionados, se procede a realizar la cuantificación del valor del impacto y su importancia, a saber:
Valor del impacto
Para realizar la cuantificación de la importancia del impacto en términos numéricos (valor del impacto), se procede a realizar a multiplicación directa de los valores obtenidos en los criterios de evaluación como sigue a continuación:
I=P*D*A*R*C
Donde:
I=Importancia P=Probabilidad D=Duración A=Alcance
R=Recuperabilidad C=Cantidad
Importancia del impacto
De acuerdo con los resultados obtenidos en la anterior operación, se establece la importancia en términos cualitativos para cada impacto de la siguiente manera:
Parámetro Rango Rango
Importancia
Baja 1 – 3.125 Moderada 3.126 – 12.500
Alta 12.501 en adelante
Tabla 6 Rangos de importancia del impacto
Evaluación Cualitativa
En relación a la la importancia del impacto se establece la significancia del mismo. Por lo tanto:
Parámetro Rango Importancia
Significancia
No
significativo Baja 1-3125
Significativo Moderada 3.126 – 12.500
Alta 12.501 en adelante
4. Medidas de actuación
De acuerdo con lo anterior, se deben establecer medidas de actuación según se requiera. Cabe mencionar que las acciones están consignadas en los programas de gestión que se han identificado dentro de la Matriz. Es importante tener en cuenta lo siguiente:
Un impacto significativo es aquél cuya ocurrencia es segura e inevitable y sobre el cual es imperativo tomar medidas de control inmediatamente para reducir su significancia. Sobre estos se establecen los programas de gestión de la Entidad.
Un impacto no significativo es aquél cuya ocurrencia es remota o menos probable y sobre el cual se debe llevar una observación pero la actuación sobre el mismo no es prioritaria.
5. Actualización
La actualización de la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales debe ser realizada como mínimo una vez al año y estará a cargo tanto del Coordinador del Grupo Administrativo como del Líder Ambiental.
En cada actualización se debe tener presente las actividades proyectadas o nuevos desarrollos que la Entidad desee realizar para que sean integradas a la Matriz, así como la normatividad contenida en la última versión de la Matriz de Acceso a Requisitos Legales de la Entidad.
6. Divulgación
7. Diagrama de flujo
Inicio-Fin Actividad Decisión
Conector de página Conector de actividades
Flujograma
Descripción Responsable Documentos o
formatos
Puntos de control
INICIO
Definir metodología de la matriz para la identificación de aspectos e
impactos ambientales.
Líder de Gestión Ambiental, Coordinador Grupo
Administrativo
Identificación de las actividades de la Superintendencia de Sociedades
Líder de Gestión Ambiental, Coordinador Grupo
Administrativo
Definición de aspectos ambientales asociados a cada actividad
Líder de Gestión Ambiental, Coordinador Grupo
Administrativo
Diligenciamiento de la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales
Líder de Gestión Ambiental, Coordinador Grupo
Administrativo
GINF-F-026
Determinar la significancia de los impactos ambientales
Líder de Gestión Ambiental, Coordinador Grupo
Administrativo
GINF-F-026
Determinar los controles para los
impactos ambientales significativos. Líder de Gestión Ambiental GINF-F-026
Aprobación de la alta dirección de la matriz verificando los aspectos identificados y su significancia.
Secretario General Acta de
aprobación
Comunicación a los funcionarios de la Matriz de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales.
Líder de Gestión Ambiental
Revisión y actualización de la matriz anualmente.
Líder de Gestión Ambiental, Coordinador Grupo
Administrativo
GINF-F-026
SI
Cambio de la matriz GINF-F-026
FIN
5. ANEXOS Y REGISTROS
GINF-F-026: Formato Matriz para la Identificación de Aspectos y Valoración De Impactos Ambientales.
6. CONTROL DE CAMBIOS
Elaboro : Profesional Grupo Administrativo Reviso: Coordinador Administrativo Aprobó: Coordinador Grupo de
Arquitectura Empresarial y SGI
Fecha : 15 de diciembre de 2014 Fecha : 15 de diciembre de 2014 Fecha: 16 de diciembre de 2014
Versión Vigencia
Desde
Vigencia Hasta
Identificación de los cambios
Responsable
001 03 de junio de 2014
02 de octubre de 2014
Creación del documento
Coordinador Administrativo 002 02 de octubre
de 2014
16 de diciembre de 2014
Inclusión del control operacional de los aspectos identificados
Coordinador Administrativo
003 16 de diciembre de 2014
Se incluyeron nuevas definiciones
Coordinador Administrativo
003 3 de Noviembre de 2015
Modificación de la metodología de
evaluación de impactos
Coordinador Administrativo
004 15 de Diciembre de 2015 Complemento de condiciones generales Reformulacion total del procedimiento Incorporacion de medidas de actuación
Modificación de actualización, divulgación y diagrama
