UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMA MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORIA C.P.A
Tesis de grado previa a la obtención del título de: Ingeniero en Contabilidad Superior Auditoría y Finanzas C.P.A.
TEMA:
AUDITORIA DE GESTION QUE PERMITA OPTIMIZAR LOS PROCESOS EN EL AREA DE TALENTO HUMANO DEL DISTRITO EDUCATIVO 12D04 QUINSALOMA
- VENTANAS
AUTOR:
JOSE REGINO MENDEZ PULECIO
TUTOR:
ECON. CARLOTA VERA MÁRQUEZ MAE
CERTIFICACIÓN DE APROBACIÓN DE TESIS
En mi calidad de tutora de la carrera de Contabilidad Superior y Auditoría CPA, designada por la Directora de Carrera de la Facultad de Sistema Mercantiles de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes.
CERTIFICO
Que he asesorado el trabajo de titulación presentado por el señor: José Regino Méndez Pulecio, cuyo tema es: Auditoria de Gestión que permita optimizar los procesos de en el área de talento humano del Distrito Educativo 12d04 Quinsaloma – Ventanas, y luego de la revisión exhaustiva se encuentra aprobado y listo para su presentación ante el oponente y tribunal respectivo. Requisito previo para acceder al título de Ingeniero en Contabilidad Superior y Auditoría CPA
Babahoyo, 3 de abril del 2016.
Econ. Carlota Vera Márquez MAE CI: 120184821-3
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y AUTORIZACIÓN
Yo, José Regino Méndez Pulecio, con cedula de identidad número 1202775092 manifiesto mi voluntad de ceder a la “Universidad Regional Autónoma de Los Andes “- UNIANDES- los derechos de autor del trabajo de titulación denominado Auditoria de Gestión que permita optimizar los procesos en el área de talento humano del Distrito Educativo 12d04 Quinsaloma – Ventanas, para que sea publicado en el repositorio institucional de la Uniandes y la SENECYT
Atentamente,
José Regino Méndez Pulecio CI: 1202775092
AGRADECIMIENTO
Agradezco principalmente a Dios por las bendiciones recibidas, sobre todo por darme la vida y permitirme culminar con mi formación profesional, a mi esposa por
su comprensión, a mis hijos por su apoyo, a mis padres por brindarme su comprensión, cariño y apoyo durante toda mi vida, a mis compañeros por su ayuda
moral y espiritual .
Gracias cada una de esas personas que de una u otra manera han sido parte importante en mi vida y que siempre estuvieron listas para brindarme toda su ayuda.
DEDICATORIA
El presente trabajo de titulación se lo dedico con amor a mi esposa por ser parte fundamental en mi vida, por su paciencia y comprensión al brindarme su apoyo incondicional, a mis hijos Joel, Katherin y Ronny quienes han sido mi mayor inspiración para seguir adelante y al mismo tiempo serviles como ejemplo para su desarrollo profesional en el futuro, además fueron de gran apoyo emocional, para la culminación de esta tesis, a mis maestros quienes fueron los que impartieron sus conocimientos desinteresadamente para conmigo.
ÌNDICE
Contenido
CERTIFICACIÓN DE APROBACIÓN DE TESIS DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y AUTORIZACIÓN AGRADECIMIENTO
DEDICATORIA
RESUMEN EJECUTIVO ABSTRACT
INTRODUCCIÓN ...1
Metodología a Emplear ...3
La estructura del contenido del proyecto: ...5
Capítulo I. Marco Teórico ...5
Capítulo II. Marco metodológico y planteamiento de la propuesta ...5
Capítulo III. Validación de profesionales expertos de propuesta. ...5
Conclusiones Generales ...5
CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO ...7
1.2. Posiciones Teóricas ...9
Auditoria de Gestión ...9
1.3. Valoración critica ... 24
1.5. Conclusiones parciales ... 25
CAPÍTULO II. MARCO METODOLOGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA ... 26
2.1. Caracterización del Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma - Ventanas ... 26
2.2 Procedimiento Metodológico ... 29
Encuesta dirigida al personal que labora en el área de talento humano del Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma – Ventanas ... 31
Entrevista al jefe de personal ... 41
2.3. Propuesta ... 42
2.4. Conclusiones parciales ... 42
Enfoque de la auditoria ... 43
Análisis FODA ... 45
CAPITULO III ... 47
CAPÍTULO IV ... 51
Resultados específicos por componentes ... 51
CAPÍTULO III. VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN RESULTADOS DE SU APLICACIÓN ... 57
3.1 Procedimiento de la aplicación de los resultados de investigación ... 57
3.2. Análisis de los resultados finales de la investigación ... 57
Objetivo de la investigación ... 58
Instrumento de valoración de expertos ... 59
DOCUMENTO DE VALIDACIÓN: ... 61
3.3. Conclusiones parciales del capítulo ... 63
Bibliografía ... 64
RESUMEN EJECUTIVO
La administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación participación, planificación, transparencia y evaluación.
El distrito es un nivel desconcentrado, que generalmente coincide con el área geográfica de un cantón o unión de cantones (de 1 a máximo 4), y contiene de uno a máximo 28 circuitos educativos. En este nivel se brindan los servicios educativos de manera cercana a la ciudadanía, siguiendo los lineamientos definidos por el Nivel Central, así como la planificación que se desprende del Nivel Zonal. Son 140 distritos educativos en total.
El distrito educativo 12D04 de Quinsaloma – Ventanas, presenta falencia administrativas para lo cual se procede aplicar una Auditoria de Gestión que permita optimizar los procesos de en el área de talento humano del Distrito Educativo 12d04 Quinsaloma – Ventanas. Para que sirva de guía en la toma de decisiones administrativas.
En la propuesta se plantea la auditoria de gestión, identificando componentes para considerar los correctivos pertinentes en la institución y mejorar los procesos administrativos, para mantener un personal altamente capacitado y motivado.
ABSTRACT
Public administration constitutes a community service, which is governed by the principles of effectiveness, efficiency, quality, hierarchy, non-concentration, decentralization, participation, coordination, planning, transparency and evaluation.
The district is a decentralized level, which generally coincides with the geographical area of a canton or group of cantons (1 to 4), and contains from one to a maximum of 28 educational circuits. At this level, educational services are closer to citizens, so they are provided according to the lines defined by the Central Level, as well as planning that comes from the Zonal level. There are a total of 140 educational districts.
The educational district 12D04 of Quinsaloma - Ventanas, presents administrative problems, so it is applied a management audit for optimizing processes in the area of human talent, to be used as a guide in taking administrative decisions
As a proposal it is suggested a management audit, identifying components to consider the appropriate corrective action in the institution and improving administrative processes to maintain a highly trained and motivated staff.
1 INTRODUCCIÓN
Las auditorías de gestión es un examen que se efectúa a una organización con el propósito de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con que se maneja los recursos disponibles y se logra los objetivos previstos.
A través de una auditoría de gestión se descubren las deficiencias o irregularidades en las áreas de la entidad para tomar las medidas correctivas y mantener una administración más eficaz.
La responsabilidad del auditor consiste en ayudar y respaldar a la dirección de una determinada área. En el Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma – Ventanas en el área de talento humano es necesario examinar la gestión de la problemática que enfrenta y considerar medidas administrativas.
Como antecedente de la investigación, se considera las tesis que han sido elaboradas referente a la auditoria de gestión por lo que se referencia: la tesis elaborada por Wilma Enrique González Benavides publicada de la Uniandes con el tema Auditoría de gestión para fortalecer el control administrativo del registro civil, identificación y cedulación del Carchi agencia Tulcán con fecha septiembre del 2015 y expone que se han presentado limitaciones marcadas en la eficiencia, eficacia y calidad de procesos dirigidos a la satisfacción al usuario en sus diferentes áreas. La auditoría de gestión permitirá controlar y evaluar de una forma adecuada y eficiente la utilización de recursos con el correcto manejo de procesos administrativos, asegurando la transparencia de los servicio del registro civil identificación y cedulación del Carchi agencia Tulcán (González, 2015)
2 necesidad actual de los organismos del sector público que buscan un nuevo estilo de gestión (Cando & Meléndrez, 2011)
Planteamiento del problema En la ciudad de Ventanas se encuentra el Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma - Ventanas, una entidad que se encarga de diseñar las estrategias y mecanismos necesarios para asegurar la calidad de los servicios Educativos del Distrito, en todos sus niveles y modalidades, desarrollar proyectos y programas educativos, planificar la oferta educativa del Distrito, gestionar las actividades de los Circuitos Educativos de su territorio y ofertar servicios a la ciudadanía con el objeto de fortalecer la gestión de la Educación de forma equitativa e inclusiva con pertinencia cultural que responda a necesidades educativas especiales.
La baja cobertura que tiene el Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma - Ventanas dada por la desmotivación de los ciudadanos al momento de realizar los trámites, esto se da porque el área de Atención al Ciudadano no tienen establecidos los procesos de asesoría a los usuarios que llegan en busca de información.
En base a esto el problema científico es el siguiente ¿De qué manera la Auditoría de Gestión permitirá optimizar los procesos administrativos en el área de talento humano del DISTRITO 12D041 Quinsaloma - Ventanas?
Por lo que ésta investigación estará delimitada en una Auditoria de Gestión al Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma – Ventanas, así el objeto de investigación son los Procedimientos de Auditoría, su campo de acción Auditoría de Gestión Pública, quedando reflejada la línea de investigación Auditoría.
Por otro lado el Objetivo General se establece de la siguiente manera: Estructurar una Auditoria de Gestión para optimizar los procesos administrativos en el área de talento humano del Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma - Ventanas. Para lo cual se cuenta con cuatro Objetivos Específicos que se plantean de la siguiente manera:
1. Fundamentar teóricamente Auditoría de Gestión y procesos de planeación estratégica a través de los diferentes autores nacionales y extranjeros
1
3 2. Diagnosticar la situación actual del personal del área de talento humano del
Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma - Ventanas.
3. Proponer una guía metodológica de auditoria de gestión que optimice la eficiencia y eficacia en el área de talento Humano del Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma - Ventanas.
4. Validar la propuesta de la Auditoria De Gestión a través de experto en la temática
Una vez establecidos el objetivo general y los objetivos específicos se puede plantear la siguiente hipótesis, Con la estructura de una Auditoria de Gestión se optimizara los procesos de planeación estratégica en el área de talento humano del Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma - Ventanas. Siendo la variable independiente, Auditoría de Gestión y la Variable Dependiente, proceso de planeación estratégica.
Este proyecto se justifica porque es importante de que la Institución aplique una Auditoria de Gestión, para poder determinar o medir las falencias que hay en el departamento y poder darle solución, y así lograr la eficiencia y la efectividad de las gestiones del área de Atención Ciudadana del Distrito 12D04.
Se fundamentara en un análisis sobre la aplicación de una Auditoria de Gestión, se diagnosticará la situación actual de la institución, observando los procedimientos que aplica. Es necesario aplicar este proyecto en el Distrito 12D04 dentro de los seis meses, y esperar una favorable aceptación.
Metodología a Emplear
Entre los tipos de investigación a aplicar se considera:
4 Investigación o metodología Cuantitativa. Es el procedimiento de decisión que pretende decir, entre ciertas alternativas, usando magnitudes numéricas que pueden ser tratada mediantes herramientas del campo de la estadística, que se aplica en las encuestas que se realiza al personal del área de talento humano del Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma - Ventanas
Método deductivo Este método de razonamiento consiste en tomar conclusiones generales para obtener explicaciones particulares. El método se inicia con el análisis de las posiciones teóricas de los diferentes autores nacionales e internacionales.
Método inductivo Este método utiliza el razonamiento para obtener conclusiones que parten de hechos particulares aceptados como válidos, para llegar a la valoración crítica.
Método analítico Este proceso cognoscitivo consiste en descomponer un objeto de estudio, separando cada una de las partes del todo para estudiarlas en forma individual.
Método sintético Integra los componentes de la auditoria de gestión y componente de planeación estratégica.
Método bibliográfica, a través de los diferentes autores que sustenta las variables objeto de estudio.
Como herramienta se utiliza la encuesta a través de un cuestionario de pregunta que se lo aplica a los empleados del Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma - Ventanas
5 La estructura del contenido del proyecto:
Capítulo I. Marco Teórico
1.1. Origen y evolución de auditoria
1.2. Análisis de las distinta posiciones teóricas de auditoria de gestión y proceso de planeación estratégica
1.3. Valoración crítica de las variable de estudio 1.4. Conclusiones parciales del capítulo
Capítulo II. Marco metodológico y planteamiento de la propuesta
2.1. Caracterización del Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma - Ventanas 2.2. Desarrollo del procedimiento metodológico
2.3. Propuesta Auditoria de gestión que optimice los procesos de planeación estratégica en el área de talento humano del Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma – Ventanas
2.4. Conclusiones parciales del capítulo
Capítulo III. Validación de profesionales expertos de propuesta. 3.1. Procedimiento de la aplicación de los resultados de investigación 3.2. Análisis de los resultados finales de la investigación
3.3. Conclusiones parciales del capítulo
Conclusiones Generales Recomendaciones
7 CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO
1.1 Origen y evolución de auditoría
La palabra auditor deriva del latín audire que significa arte de oír”. Los historiadores creen que los registros contables tuvieron su origen alrededor del año 4000 antes de Cristo, cuando las antiguas civilizaciones del lejano oriente comenzaron a establecer gobiernos y negocios organizados. (Training, 2012)
En un principio se limitaba a la vigilancia, con el fin de evitar errores y fraudes. Con el crecimiento se ha hecho necesario garantizar la información suministrada por las empresas.
Sin abandonar las funciones primitivas, la auditoría acomete un objetivo más amplio: determinar la veracidad de los estados financieros de las empresas.
Al Reino Unido se le atribuye el origen de la auditoría, pero fue en Gran Bretaña, debido a la Revolución Industrial y a las quiebras que sufrieron pequeños ahorradores, donde se desarrolló la auditoría para conseguir la confianza de inversores y de terceros. La auditoría no tardó en extenderse a otros países.
En la actualidad se puede decir que EEUU es el país pionero, este avance fue impulsado por la crisis de Wall Street de 1929.
En el caso de España la introducción de la profesión de la auditoría ha sido muy lenta, en 1943 nace el ICJCE y, más recientemente, el Registro de Economistas Auditores (REA) en 1982 y el Registro General de Auditores (REGA) en 1985.
8 destinatarios, sin necesidad de una “traducción”, por lo que es necesario un acercamiento de las legislaciones contables.
El International Accounting Standards Board (IASB), acometió la tarea de elaborar un cuerpo de normas contables que pudieran ser aceptadas en los mercados financieros internacionales, las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). (http://www.enciclopediadetareas.net/p/blog-page_6.html)
En general, el término auditar es sinónimo de revisar, inspeccionar, controlar o verificar. (Arenas & Moreno, 2008).
Auditoría en general, es un examen sistemático de los estados financieros, registros y operaciones con la finalidad de determinar si están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas establecidas por la dirección y con cualquier otro tipo de exigencias legales o voluntariamente adoptadas.
La auditoría tiene por objetivo averiguar la exactitud, integridad y autenticidad de los estados financieros, expedientes y demás documentos administrativo – contables presentados por la dirección, así como sugerir las mejoras administrativa – contables que procedan. (Madariaga, 2004)
La auditoría de gestión ha venido evolucionando, en 1941 – 1945 Estalla la segunda guerra mundial. Estados Unidos pretendía un esfuerzo bélico al menor costo posible, movilizó a los contralores de gestión de las empresas más dinámico para que contribuya a difundir este método de un gran número de empresas
En 1970 se aplica el presupuesto en base cero en la Texas instruments. En 1994, el servicio público hace obligatorio la auditoria de gestión
9 1.2. Posiciones Teóricas
Gestión
Gestión es un proceso mediante el cual la entidad asegura la obtención de recursos y su empleo eficaz y eficiente en el cumplimiento de sus objetivos. Esto busca fundamentalmente la supervivencia y crecimiento de la entidad, se desarrolla dentro del marco determinado por los objetivos y políticas establecidos por el plan de desarrollo estratégico e involucra a todos los niveles de responsabilidad de la entidad. (Andrade, 2001)
Gestión Pública
Se define al a gestión, como el proceso de coordinación de los recursos disponibles que se lleva a cabo para establecer y alcanzar objetivos y metas en un tiempo programado
.
La gestión comprende todas las actividades organizacionales.
Gestión o administración pública, entendida ésta desde un punto de vista material, como actividad administrativa, es la capacidad gubernamental para ejecutar los lineamientos programáticos; es el conjunto de acciones mediante las cuales las entidades tienden al logro de sus fines, objetivos y metas, observando las políticas establecidas. (Contraloría general del estado acuerdo 047.CG 2011)
Auditoria de Gestión
10 emitir un informe sobre la situación global de la misma y la actuación de la dirección. (Blanco, 2004)
Objetivos
Dentro del campo de acción de la auditoria de gestión se puede señalar como objetivos principales:
Determinar lo adecuado de la organización de la entidad
Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas
Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y
la eficiencia de los mismos
Comprobar la utilización adecuada de los recursos.
Característica de una auditoría de gestión
Permanentes: significa que deben ser continuas en el tiempo, que contribuya de forma efectiva y oportuna a identificar, analizar, evaluar, tratar, comunicar y monitorear los riesgos del prestador. La auditoría externa de gestión y resultados, debe informar, de manera inmediata, al organismo competente de control toda situación que ponga en riesgo la prestación del servicio y que detecte en el desarrollo de su gestión.
No se consideran permanentes las auditorías que no se realicen de forma continua, o en periodos que no cubran la anualidad.
Estratégicas; se enfocan en los aspectos que señala la resolución y en los otros críticos o relevantes del prestador que se identifiquen en el desarrollo de la auditoría.
11 Confiables; la información que presente y reporte la auditoría debe ser veraz y exacta, de manera que minimice los riesgos de interpretación.
Diligentes; se deben atender, con diligencia y oportunidad, los requerimientos del organismo competente de control.
Efectivas; la auditoría externa de gestión y resultados debe recomendar en sus conclusiones las acciones correctivas preventivas o de mejoramiento a aplicar, respecto de las situaciones detectadas. (Montes, Montilla, & Mejía, 2014)
Alcance y enfoque del trabajo
La auditoría de gestión examina las prácticas de gestión. Los criterios de evaluación de la gestión han de diseñarse para cada caso específico, pudiéndose extender a casos similares. (Blanco, 2004)
Eficacia o efectividad
En una concepción general, la eficacia o efectividad, consiste en lograr o alcanzar los objetivos propuestos, las metas programadas, o los resultados deseados.
Es fundamental por lo tanto, que la organización cuente con una planificación detallada, con sistemas de información e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la situación en un momento determinado y los desvíos respecto a las metas proyectadas, para que se pueda medir el grado de eficacia.
Eficiencia
El concepto de eficiencia, se refiere al óptimo aprovechamiento de los recursos para el logro de objetivos, considerando la calidad y el tiempo asignado; se obtiene comparando el monto de recursos consumidos frente a bienes o servicios producidos; es la medición del desempeño.
12 estándar de desempeño o con una medida o criterio de comparación (contraloría general del estado 2011).
No existen principios de gestión generalmente aceptados, que estén codificados, sino que se basan en la práctica normal de gestión.
Las recomendaciones sobre la gestión han de ser extensas y adaptadas al área examinada, analizando las causas de la ineficacia e ineficiencias y sus consecuencias.
En la auditoría de gestión, el desarrollo concreto de un programa de trabajo depende de las circunstancia particulares de cada entidad. Sin embargo, se señalan a continuación los enfoques que se le pueden dar al trabajo, dentro de un plan general, en las áreas principales que conforman una entidad. (Blanco, 2004).
Auditoría de la gestión global del ente
Evaluación de la posición competitiva Evaluación de la estructura organizativa Balance social
Evaluación del proceso de la dirección estratégica Evaluación de los cuadros directivos
Auditoría de gestión del sistema comercial: Análisis de la estratégica comercial Oferta de bienes y servicios
Sistema de distribución física Política de precios
13 Auditoría de gestión del sistema financiero
Capital de trabajo Inversiones
Financiación a largo plazo Planeación financiera Área internacional
Auditoría de gestión del sistema de producción Diseño del sistema
Programación de la producción Control de calidad
Almacén e inventarios
Productividad técnica y económica Diseño y desarrollo de productos
Auditoría de gestión de los recursos humanos: Productividad
Clima laboral
Políticas de promoción e incentivos Políticas de selección y formación Diseño de tareas y puestos de trabajo
Auditoría de gestión de sistemas administrativos Análisis de proyectos y programas
Auditoría de la función de procesamientos administrativos y formas de control interno en las áreas funcionales.
14 Determinación de los objetivos o fines de la auditoria
Los objetivos los establece el auditor según plan general diseñado y aprobado. Se consideran objetivos establecidos por la dirección o la gerencia al recomendar trabajos particulares.
Los objetivos se definen con claridad y los conocen los responsables del trabajo; constituyen, en todo instante, el fundamento de la auditoría y condicionan su alcance, programación de procedimiento, ejecución, responsabilidades, etc. Como el campo de actuación posible es amplio, los objetivos pueden ir desde el diagnóstico de la organización a la evaluación de un área funcional o administrativa, se verifican los siguientes aspectos: confiabilidad de la información protección de activos, cumplimiento de los planes, detección de errores, diseño eficaz de sistemas, utilización eficiente de los recursos, entre otros. (Montes, Montilla, & Mejía, 2014)
Identificación del área, sistema u operación objeto de trabajo
Es imprescindible que los auditores de gestión estén familiarizados con el área, el sistema o la operación a auditar; su conocimiento de ellos garantiza un desarrollo eficaz del trabajo.
Para obtener este conocimiento, el auditor de gestión debe consultar fuentes externas e internas, que le proporcionen información no sólo del área en sí, sino de todos los aspectos que, de forma directa o indirecta, afectan los objetivos que se persiguen.
15 El conocimiento del área de la empresa le permite al auditor determinar el riesgo y valorar la materialidad, de esta forma puede diseñar con certeza la planeación y programación del trabajo, y hacer mayor énfasis en los aspectos que requieran atención especial (Montes, Montilla, & Mejía, 2014)
Programación, ejecución del trabajo y obtención de evidencia
Esta etapa supone establecer, por escrito, los pasos específicos de los procedimientos y las pruebas a desarrollar en el trabajo, las técnicas a aplicar y los recursos materiales y humanos necesarios para conseguir la evidencia suficiente y competente. Debe permitir la evaluación del área, sistema u operación auditada y determinar las acciones de mejora que se estimen pertinentes
Las actividades o programa de trabajo a desarrollar serán:
Examinar y apreciar la rectitud, la suficiencia y la aplicación de los
controles contables, financieros y operacionales, y promover un control eficaz a un costo razonable.
Verificar la conformidad con políticas, planes y procedimientos establecidos
Verificar hasta que punto los activos de la empresa u organización se justifican y protegen de pérdidas de forma razonable
Verificar la confianza de los datos que produce el sistema Recomendar mejoras operacionales.
La técnica de auditoría, como observación rastreo, entrevista, confirmación, análisis, verificación documental, revisiones analíticas, etc., son las herramientas principales a disposición de los auditores de gestión para desarrollar su trabajo. (Montes, Montilla, & Mejía, 2014)
Informe
16 a) Introducción: Los objetivos que se expondrán en este segmento, serán los específicos que fueron definidos en la etapa “Planeamiento”.
b) Conclusiones: Se deberá exponer, de forma resumida, el precio del incumplimiento, es decir el efecto económico de las ineficiencias prácticas antieconómicas, ineficacias y deficiencias en general. Se reflejarán, también de forma resumida, las causas y condiciones que incidieron en el grado de cumplimiento de las 3 “Ë” y su interrelación.
c) Cuerpo del Informe: Hacer una valoración de la eficacia de las regulaciones vigentes. Todo lo que sea cuantificable, deberá cuantificarse
d) Recomendaciones: Estas deben ser generales y constructivas, no comprometiéndose la auditoría con situaciones futuras que puedan producir en la entidad.
e) Anexos: Se puede mostrar de forma resumida las partidas que componen el precio del incumplimiento (daños materiales y perjuicios económicos), así como un resumen de responsabilidades. También puede utilizarse gráficos para garantizar una mejor asimilación por parte del destinatario.
f) Síntesis: En ocasiones es necesario confeccionar un resumen, el cual debe reflejar el hallazgo más relevante de forma amena, diáfana, precisa y concisa que motive su lectura.
Seguimiento
Resulta aconsejable, de acuerdo con el grado de deterioro de las 3 “E“, realiza una comprobación decursado entre uno y dos años, permitiendo conocer hasta qué punto la administración fue receptiva sobre los hallazgos mostrados y las recomendaciones dadas, ello dado en cualesquiera de las circunstancias, es decir tanto si se mantuvo la administración de la entidad en manos del mismo personal, como si éste hubiera sido sustituido por desacierto. (Gonzalez).
17 La constitución política de la república del Ecuador, en el art.211 establece que la contraloría general del estado realizará auditoria de gestión a las entidades y organismo del sector público y sus servidores, se pronunciara sobre la legalidad, transparencia y eficiencia de los resultados institucionales (Andrade, 2001)
Fundamentos de auditoria en el marco de la ISO 19011
Principios de auditoria. Relacionados con los auditores y el proceso de auditoria
Actividades preliminares
Formulación de los objetivos de la auditoria Alcance y criterio de auditoria
Organización y recursos de auditoria
Roles y responsabilidades de los participantes de auditoria Revisión de documentos
Programa y plan de auditoria Frecuencia de revisión
Técnicas de recolección de información (objetiva y no objetiva)
Auditoria en sitio (Reunión de apertura, entrevista, recorrido por la empresa, preguntas de auditoria, generación de hallazgos y cierre)
18 Figura 1 Flujo del proceso de auditoría de gestión
INICIO
FASE I: Conocimiento Preliminar
Visita de observación preliminar Revisión archivos papeles de trabajo Detectar indicadores
Evaluación estructura control interno Definición de objetivos y estrategias de
auditoría FASE II: Planificación
Análisis información y documentación Evaluación de control interno por
componente
Elaboración plan y programa
FASE III: Ejecución
Aplicación de programas
Preparación de papeles de trabajo
Hojas resumen hallazgo por componentes Definición estructura del informe
Memorando de planificación
Programa de trabajo
FASE IV: Comunicación de resultados Redacción borrador del informe
Conferencia final para lectura de informe Obtención criterios entidad
Emisión informe final, síntesis y memorando
Papeles de trabajo
Archi vo Archivo Perm Borrador del informe borrador Conferen cia final Informe Final FASE V: Seguimiento
De hallazgo y recomendaciones al término de la auditoría
Re comprobación después de uno o dos años
19 Fuente: manual de contraloría general del estado. Ecuador
Procesos Administrativos
Planeación estratégica
Planeación es sinónimo de organización: la esencia de la planeación es organizar, ayudar a definir el rumbo de la empresa a través de la identificación de sus objetivos y sus estrategias. Los planes deben implementarse por pasos, como parte de un todo. Los administradores deben producir un plan o una acción a seguir, y actualizarlo de forma continua en la medida en que llegue la información. Un proceso de planeación es una forma organizada y disciplinada de implementar una secuencia de tareas necesarias para desarrollar estrategias organizacionales que ayudan a unificar las directrices corporativas.
20 Figura 2 Plan de gestión
Fuente: Montes, Montilla & Mejía Pág. 118
Los planes deben variarse continuamente: las organizaciones deben tener capacidad suficiente para cambiarlos de forma continua y producirlos de forma constante, deben haber dinamismo a la luz de nueva información. Se requiere una secuencia de planes corporativos que puedan variarse, no de un plan concreto e irreal. Se les debe implementar en detalle día a día. Puede que una acción que se planee con anterioridad muestre ser errada en la medida en que aparezca nueva información.
La planeación implica adaptabilidad: su objeto real es la adaptación continua de la empresa a sus necesidades de supervivencia. La empresa está encajada en un
Misión Visión
Manuales de procesos y procedimientos
Evaluación del desempeño
Administración de riesgos
administrativos
Funciones Tareas
Actividades Procesos Macroprocesos Objetivos estratégicos
21 medio ambiente lleno de oportunidades de cambio. La planeación es un proceso continuo en
el cual la empresa se adapta y se ajusta a los cambios de su entorno; es un mecanismo primordial que desarrolla la organización para adaptarse a los movimientos de su ambiente. (Montes, Montilla, & Mejía, 2014)
La planeación es un proceso continuo de decisión: es resultado de un proceso continuo de decisión con base en comunicaciones permanente que generan negociaciones y entendimientos interpersonales entre los ejecutivos acerca de los principales factores que afectan la organización. El proceso de planeación debe ayudar a la automotivación de los empleados en la organización, permitir el desarrollo de competencias administrativas entre sus miembros de modo que ayuden a enriquecerse el entendimiento común de los objetivos y del negocio y la forma como esos objetivos se pueden alcanzar. Las organizaciones necesitan personal con orientación y visión futuristas para poder planear, comprometer recursos y administrarlos.
El proceso de planeación envuelve cierres organizacionales: planear es un proceso que se repite día a día en la vida de una organización, se relaciona con los cambios del entorno y los objetivos necesarios para clausurar estos cierres organizacionales. Planear significa un cierre dinámico con continuidad en el sentido integral de aprendizaje del pasado, de la acción presente y del comportamiento futuro.
En el proceso de planeación sólo se deben medir los resultados: estos últimos son valiosos y deben obtener por medio del esfuerzo del grupo y no del individuo. Los planes deben generarse y evaluarse en cualquier momento durante el año, lo opuesto es esperar un calendario prescrito en el tiempo, con el cual los planes supuestamente se formulan. Si éstos se miden por resultados y se reevalúan una vez se alcancen dichos resultados se logrará una cuantificación en eficiencia y eficacia mucho mejor.
22 servicio al cliente. Por lo general se requiere indicadores múltiples de rendimiento; es imposible incluir en una medida todos los resultados de éxito. Es usual requerir medidas múltiples, de ahí la importancia de utilizar un grupo de indicadores. Estos son
una variedad de medidas equilibradas que demuestran el éxito o el fracaso. Las funciones de apoyo se oponen con frecuencia a estas medidas, en especial cuando implican una cantidad de variables relacionadas y con impacto en el rendimiento. (Montes, Montilla, & Mejía, 2014)
Relación entre planeación estratégica y control de gestión
El control de gestión no puede existir sin la planeación estratégica, ella determina las características del control de gestión, no puede controlarse algo que no se ha planeado de forma recíproca, el control es inherente a la planeación un plan que no se controla no es útil como instrumento de dirección, sin el control de gestión no es posible el aprendizaje organizacional, ni la mejora continua de los procesos.
La planeación y el control de gestión no son dos elementos indisoluble en el proceso gerencial; no tendrá sentido planear y no controlar el proceso de ejecución, o controlar algo que no se planeó de forma previa, planeación y control de gestión contribuyen al mismo propósito: alcanzar los objetivos de la organización. La planeación establece con claridad lo que se debe hacer y los recursos que se debe comprometerse el control orientan la acción hacia los objetivos previstos a través de correctivos oportunos. (Montes, Eutimio, & Omar, Auditoria y control de gestión, 2008).
Indicadores del proceso administrativo
El fin primordial de emplear indicadores en el proceso administrativo es el de poder evaluar en términos cualitativos y cuantitativos el puntual cumplimiento de sus etapas y propósito estratégico, a partir de la revisión de sus funciones.
23 organización, e indicadores cuantitativos, que son los que traducen en hechos el objeto de la organización. (Maldonado, 2007).
El manejo de estos dos indicadores en forma simultánea obedece al propósito de que el auditor tenga una visión global y completa de la organización, asociando la esencia con las acciones y el comportamiento con los resultados.
Indicadores utilizados en la realización de la presente investigación Fuerza Laboral
Rotación del personal = Renuncias / Total de empleados
Nivel de capacitación = Empleados capacitados / Total de empleados Administrativos
Visión = Empleados que la conocen / Total de empleados Misión = Empleados que la conocen / Total de empleados
Empleados estables = Empleados estables / Total de empleados Objetivos alcanzados = Objetivos alcanzados / Objetivos definidos
Nivel de cumplimiento de políticas = Políticas cumplidas / Políticas establecidas
Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)
El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados. (Maldonado, 2007)
24 El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (en inglés SWOT: Strenghts, Weaknesses, Oportunities, Threats). De entre estas cuatro variables, tanto fortalezas como debilidades son internas de la organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que en general resulta muy difícil poder modificarlas. A continuación las definiciones de estos cuatro conceptos: (Maldonado, 2007)
Fortalezas: Son las capacidades especiales con que cuenta la organización, y por los que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.
Oportunidades: Son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la organización, y que permiten obtener ventajas competitivas.
Debilidades: Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia. recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc.
Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden
llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización. 1.3. Valoración critica
25 1.5. Conclusiones parciales
26 CAPÍTULO II. MARCO METODOLOGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1. Caracterización del Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma - Ventanas Antecedente del Distrito educativo 12D04 Quinsaloma Ventanas
Mediante Acuerdo Ministerial 020-12 de 25 de Enero de 2012 se expide el Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos del Ministerio de Educación, de acorde a la Ley Orgánica de Educación Intercultural, en la cual se definen las atribuciones y responsabilidades de los niveles de gestión desconcentrados,
La señora Coordinadora General de Planificación, mediante memorando N° MINEDUC-CCP-2012-00101-MEN de 24 de Enero de 2012, mediante el informe técnico respectivo para que con Acuerdo Ministerial, la Autoridad Educativa Nacional proceda a crear los respectivos Distritos Educativos.
Por lo tanto mediante Acuerdo Ministerial N° 105-12 de 25 de Enero de 2012 se dispone crear, dentro de la jurisdicción de la Coordinación Zonal 5, el Distrito Educativo Intercultural y bilingüe “QUINSALOMA-VENTANAS”, ubicado en el cantón Ventanas, provincia de los Ríos con la estructura orgánica, atribuciones y responsabilidades determinadas en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Educación, expedido con Acuerdo Ministerial 020 de 25 de enero de 2012 y con competencia en la circunscripción territorial definida por la Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo mediante Oficio N° SENPLADES-SGDE.2011.0106 del 07 de junio de 2011, su sede estará situada en el cantón Ventanas.
27 programas educativos, planificar la oferta educativa del Distrito, gestionar las actividades de los Circuitos Educativos de su territorio y ofertar servicios a la ciudadanía con el objeto de fortalecer la gestión de la Educación de forma equitativa e inclusiva con pertinencia cultural que responda a necesidades educativas especiales.
28 Dirección Distrital educativo 12D04 Quinsaloma - Ventanas
ESTRUCTURA ORGÁNICA FUNCIONAL
1.- DIRECCION
2.- Unidad Distrital de Asesoría Jurídica
3.- Dirección Distrital de Planificación
4.- Unidad Distrital de Micro Planificación
5.- Unidad Distrital de la Tecnología de la Información y Comunicación
6.- División Distrital Administrativa Financiera
6.1.- Unidad Distrital Administrativa
6.2.- Unidad Distrital Financiera
6.3.- Unidad Distrital de
Talento Humano
7.- Unidad Distrital de Atención Ciudadana
8.- División Distrital de Apoyo
y Seguimiento
9.- División Distrital de Administración Escolar
9.1.- Unidad Distrital de Gestión de Riego 10.- Docentes
12.- Secretarias
Circuitos Educativos
29 2.2 Procedimiento Metodológico
Tipo de investigación
Investigación cualitativa es aquella donde se estudia la calidad de las actividades, relacionadas a la auditoria de gestión en el Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma - Ventanas se analiza exhaustivamente el proceso
Investigación cuantitativa o metodología cuantitativa es el procedimiento de decisión que pretende decir, entre ciertas alternativas, usando magnitudes numérica que puede ser tratadas mediante herramientas del campo de la estadística que se aplica en la determinación de la muestra, análisis del cuestionario de las encuestas realizadas a los empleados del Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma - Ventanas
Investigación descriptiva porque se caracteriza la situación del Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma – Ventanas
Investigación analítica: es un procedimiento en el cual se analiza la situación del área del talento humano del Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma – Ventanas para evaluar y considerar los correctivos pertinentes.
Técnicas de investigación
Observación: es la verificación visual que realiza durante la ejecución de un proceso para examinar aspectos físicos, incluyendo desde la observación del flujo de trabajo y documentos del área de talento humano
Entrevista.- Entrevistas al jefe de personal del Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma – Ventanas con la finalidad de obtener información, que requiere después ser confirmada y documentada. Fases: 1 Conocimiento Preliminar y 3 Ejecución.
30 mediante el uso de cuestionarios cuyos resultados deben ser posteriormente tabulados. Fase: 3 Ejecución.
31 Encuesta dirigida al personal que labora en el área de talento humano del Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma – Ventanas
Objetivo Conocer como mantiene el control de las actividades que realizan en el área de talento humano
1.- ¿Cómo califica el ambiente laboral de la institución Tabla 1. Ambiente laboral
Alternativa Frecuencia Absoluta
frecuencia Relativa
Muy bueno 2 29%
Bueno 5 71%
Malo 0 0%
Total 7 100%
Fuente: Encuesta al personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: José Méndez
Grafico 1. Ambiente laboral
Análisis de datos:
De la encuesta realizada al personal del área de talento humano del Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma – Ventanas, el 71% lo califica como bueno y el 29% como regular, es decir se mantiene un ambiente laboral satisfactorio
0 1 2 3 4 5
Muy bueno Bueno Malo
32 2.- ¿Conoce la estructura organizacional de la institución?
Tabla 2: Estructura organizacional
Alternativa Frecuencia
Absoluta
frecuencia Relativa
Si 1 14%
No 6 86%
Total 7 100%
Fuente: Encuesta al personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: José Méndez
Grafico 2: Estructura organizacional
Análisis de datos
De la encuesta realizada al personal que labora en el área de talento humano, el 86% responde que no conoce la estructura organizacional y el 14% contesto que si conoce, por lo cual se debe socializar para que el personal conozca la estructura organizacional de la institución.
0 1 2 3 4 5 6
Frecuencia Absoluta frecuencia Relativa
33 3.- ¿Conoce la misión y visión de la institución?
Tabla 3: Conoce la misión y visión
Alternativa Frecuencia
Absoluta
frecuencia Relativa
Si 1 14%
No 6 86%
Total 7 100%
Fuente: Encuesta al personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: José Méndez
Grafico 3: Conoce la misión y visión
Análisis de datos
El 86% del personal no conoce la misión y visión y el 14% si conoce, por lo que se debe socializar la misión y visión del Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma – Ventanas,
0 1 2 3 4 5 6
Frecuencia Absoluta frecuencia Relativa
34 4.- ¿Conoce el manual de procedimiento?
Tabla 4: Manual de procedimiento
Alternativa Frecuencia
Absoluta
frecuencia Relativa
Conoce 2 29%
Desconoce 5 71%
Total 7 100%
Fuente: Encuesta al personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: José Méndez
Grafico 4: Manual de procedimiento
Análisis de datos
El 71% de los encuestados desconoce que exista un manual de procedimiento y el 29% contestaron que si conoce, es necesario divulgar la existencia de un manual de procedimiento, para que el personal lo conozca y lo aplique
0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
Frecuencia Absoluta frecuencia Relativa
35 5.- ¿Con qué frecuencia rota el personal?
Tabla 6: Rotación de personal
Alternativa Frecuencia
Absoluta
frecuencia Relativa
Muy frecuente 0 0%
Frecuente 3 43%
Nada frecuente 4 57%
Nunca 0 0%
Total 7 100%
Fuente: Encuesta al personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: José Méndez
Grafico 6: Rotación de personal
Análisis de datos
El 57% responde que el personal es rotativo, mientras que el 43% contesta que frecuentemente rota el personal en el área de talento humano, es necesario mantener un personal estable para mantener la eficiencia en el personal del área
0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4
Muy frecuente
Frecuente Nada frecuente
Nunca
36 6.- ¿Existe duplicidad de funciones?
Tabla 6: Duplicidad de funciones
Alternativa Frecuencia
Absoluta
frecuencia Relativa
De vez en cuando 5 71%
Nunca 2 29%
Total 7 100%
Fuente: Encuesta al personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: José Méndez
Grafico 6: Duplicidad de funciones
Análisis de datos
De la encuesta realizada al personal que labora en el área de talento humano, el 71% responde que de vez en cuando se presenta duplicidad de funciones, mientras que el 29% nunca se le ha presentado la duplicidad de funciones, por lo que se sugiere que el personal debe conocer sus funciones, para que se siente motivado en su puesto de trabajo.
0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
Frecuencia Absoluta frecuencia Relativa
37 7.- ¿Cómo Califica la relación laboral entre los directivos y el personal?
Tabla 7: Relación laboral
Alternativa Frecuencia
Absoluta
frecuencia Relativa
Muy Buena 1 14%
Buena 2 29%
Regular 3 43%
Mala 1 14%
Total 7 100%
Fuente: Encuesta al personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: José Méndez
Grafico 7: Relación laboral
Análisis de datos
El 43% contestaron que la relación laboral entre directivo y personal es regular, el 29% califica como buena, el 14% como muy buena y el otro 14% lo califica como mala, es necesario mejorar las relaciones interpersonales entre jefe y personal que labora en el área de talento humano.
0 0,5 1 1,5 2 2,5 3
Muy Buena
Buena Regular Mala
38 8.- ¿Con qué frecuencia recibe capacitación?
Tabla 8: Capacitación
Alternativa Frecuencia
Absoluta
frecuencia Relativa
Muy frecuente 1 14%
Frecuente 2 29%
Nada frecuente 3 43%
Nunca 1 14%
Total 7 100%
Fuente: Encuesta al personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: José Méndez
Grafico 8: Capacitación
Análisis de datos
El 43% responde que nada frecuente recibe capacitación, el 29 % frecuente, el 14% muy frecuente mientras que el otro 14% nunca ha recibido capacitación, por lo cual se necesita capacitar al personal que labora en el área de talento humano.
0 0,5 1 1,5 2 2,5 3
Muy frecuente
Frecuente Nada frecuente
Nunca
39 9.- ¿Ha sido evaluado su desempeño laboral en su puesto de trabajo?
Tabla 9: Evaluación desempeño laboral
Alternativa Frecuencia
Absoluta
frecuencia Relativa
Si 0 0%
No 7 100%
Total 7 100%
Fuente: Encuesta al personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: José Méndez
Grafico 9: Evaluación desempeño laboral
Análisis de datos
El 100% de los encuestados responde que no han sido evaluado el desempeño laboral, por lo que se sugiere que se debe evaluar el desempeño de los empleados, para mantener un personal que cumpla con las funciones asignadas.
0 1 2 3 4 5 6 7
Frecuencia Absoluta frecuencia Relativa
40 10.- ¿El área de talento humano le han realizado auditoria?
Tabla 10: auditoría realizada
Alternativa Frecuencia
Absoluta
frecuencia Relativa
Si 0 0%
No 7 100%
Total 7 100%
Fuente: Encuesta al personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: José Méndez
Grafico 10: Auditoría realizada
Análisis de datos
El 100% de los encuestados responde no se ha realizado auditoria en el área de talento humano, pero que sería necesario para el cumplimiento de las actividades En conclusión de la encuesta realizada al personal se pude determinar la necesidad de establecer la auditoría de gestión, hacer conocer la misión, visión, procesos, funciones que tiene el distrito, para que el personal sepa hacia donde se dirige.
0 1 2 3 4 5 6 7
Frecuencia Absoluta frecuencia Relativa
41 Entrevista al jefe de personal
1.- ¿Existe una buena relación interpersonal entre jefe y personal a su cargo? Bueno considero si existe una buena relación interpersonal con el personal 2.- ¿La institución cuenta con una misión y visón, y ha sido socializada?
El Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma – Ventanas tiene misión y visión pero no es socializada con el persona, es por esto que muchos no la conocen.
3.- La institución tiene un manual de procedimiento No cuenta con manual de procedimiento
6.- ¿El personal que labora en el área de talento humano ha sido evaluado en sus funciones?
Unos si otros no
7.- ¿Considera usted que existe un buen ambiente laboral en el área de talento humano?
Considero que si existe un buen ambiente laboral en un 85% 8.- ¿El personal es rotado con frecuencia?
A veces sí, porque en ocasiones se les termina el contrato y entra nuevo personal a laboral
En conclusión de la entrevista se puede establecer la necesidad de la auditoría de gestión en el área de talento humano, para que la información sea más eficiente, eficaz y efectiva en la toma de decisiones
42 2.3. Propuesta
Manual de auditoria de gestión que optimice los procesos administrativo en el área de talento humano del Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma – Ventanas Objetivos
Estructurar una guía metodológica de auditoria de gestión que optimice los procesos administrativo en el área de talento humano del Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma – Ventanas
Objetivo especifico
Socializar la guía metodológica de auditoria de gestión con el personal que labora en el Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma – Ventanas
Evaluar permanentemente al personal del área de talento humano
2.4. Conclusiones parciales
En el desarrollo del capítulo II, se caracteriza la situación del distrito educativo 12D04 de Quinsaloma – Ventanas, su estructura y funcionamiento, se determina el tipo de investigación, método y técnica que se aplican en el proceso, para establecer las falencias de la institución.
43 Capítulo I
Enfoque de la auditoria
Motivo de la Auditoría
La auditoría de gestión del Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma – Ventanas, se realizó con cargo al Plan Operativo de Control del año 2014
Objetivos
Evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad, en la administración de los recursos y servicios en el área de talento humano
Alcance
La auditoría de gestión al Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma – Ventanas se realizó por el periodo comprendido entre el 1 de Agosto del 2014 al 31 de Octubre del 2014, evaluó los procesos administrativos del área de talento humano.
La dirección de auditoría interna, realizó un examen especial al proceso precontractual, contractual y ejecución de informe y registro de documentos. En la presente acción de control no se evaluaron los indicadores de calidad del Distrito Educativo 12D04 Quinsaloma – Ventanas.
Enfoque
La auditoría de gestión está enfocada hacia la eficacia en el logro de los objetivos y actividades relacionadas con el cumplimiento de las metas declaradas en los planes estratégicos y operativos, así como evaluar la eficiencia y economía de los recursos humanos y materiales utilizados y el grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios relacionados con los componentes auditados
Componentes auditados
Componente 1. Gestión directiva
44 Componente 3: Atención al usuario
Componente 3: Logística Componente 4: Información Indicadores e índices
Los indicadores utilizados en la evaluación de los componentes para analizar la eficiencia, eficacia y efectividad y determinar si la atención al usuario sea dado en término de calidad y oportunidad,
Componente 1 Gestión Directiva
Políticas y directrices emitidas para el cumplimiento de objetivos institucionales. Componente 2 Administración de Recursos Humanos
Porcentaje de horas trabajadas del personal del área de talento humano
Capítulo II
Información de la entidad
De conformidad al marco filosófico de la planificación estratégica del Distrito educativo 12D04 Quinsaloma - Ventanas
Ventanas del año 2014, la misión, visión y valores son los siguientes:
Visión
El distrito educativo 12D04 Quinsaloma – Ventanas de complejidad 3, integrado al distrito de Babahoyo, como una unidad de investigación, de referencia en atención al usuario
Misión
45 Valores
- Solidaridad - Calidad - Ética - Eficiencia
- Trabajo en Equipo - Responsabilidad
Análisis FODA
El análisis FODA constante en el Plan Estratégico institucional se detallan a Continuación:
Fortaleza
Infraestructura distribuida, adecuada para la atención de los diferentes servicios orientados a la población cautiva.
Debilidades
Limitada capacitación continua del talento humano Carencia de un sistema informático integrado
Procesos sin optimización en determinados servicios
Falta de modernización en la administración del sistema de activos fijos Cultura de servicio medianamente desarrollada
Oportunidades
Posible incremento presupuestario acorde al reglamento de ley
Base Legal
46 con la estructura orgánica atribuciones y responsabilidades determinadas en el estatuto orgánico de gestión organizacional por proceso del Ministerio de Educación, expedido con acuerdo ministerial 020 de 25 de Enero 2012, y con competencia en la circunscripción territorial definida por la secretaria Nacional de planificación y desarrollo mediante Oficio Nª SEMPLADES- 2011-0106 del 07 de junio de 2011. Su sede estará situada en el cantón Ventanas.
Atribuciones y responsabilidades
a. Elaborar los planes y programas que deben aplicarse a nivel distrital de acuerdo con los lineamientos del Sistema Nacional de Educación, la diversidad cultural y de las lenguas ancestrales de las nacionalidades y pueblos y velar por su cumplimiento.
b. Elaborar el Plan Operativo Anual (POA) de la Dirección Distrital considerando las necesidades de los circuitos educativos del distrito.
c. Brindar asesoramiento pedagógico y educativo a los y las docentes de los circuitos educativos.
d. Asesorar a las autoridades institucionales y docentes en los ámbitos técnico, administrativo y pedagógico en base a las normativas legales vigentes.
e. Controlar la gestión de los circuitos educativos para que los procesos que desarrollan mantengan coherencia y estén articulados entre sí.
f. Administrar el sistema educativo de su distrito con equidad, transparencia y agilidad integrando la labor de las Divisiones con el fin de alcanzar las metas establecidas.
g. Coordinar y ejecutar acciones con otros organismos del Estado y de la sociedad civil para prevenir y mitigar los riesgos; estar mejor preparados para enfrentar emergencias y recuperarse después de un desastre, garantizando el bienestar de las niñas, niños y jóvenes y demás miembros de la comunidad educativa.
h. Desarrollar los procesos y trámites relacionados con el mejoramiento profesional del Magisterio orientando la organización de los eventos de acuerdo con los requerimientos de los docentes y la realidad del distrito.
47 j. Aprobar, en primera instancia, planes, programas y proyectos pedagógicos de carácter institucional y circuital, de acuerdo con las disposiciones de la Subsecretaría de Calidad y Equidad Educativa y la Dirección Nacional de Currículo
CAPITULO III
RESULTADOS GENERALES
Consideración de planes de mitigación de riesgo.
Una estrategia organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que pudieran impactar al Distrito educativo 12D04 Quinsaloma – Ventanas, impidiendo el cumplimiento de sus objetivos, no ha sido considerada por los Directores y Subdirectores Administrativos, en sus respectivos periodos de actuación; debido a que no se ha elaborado un plan maestro contra incendios, además no mantienen un plan de contingencias, lo que no ha permitido que el personal y los usuarios del distrito cuenten con las garantías de seguridad requeridas, por lo que los indicados funcionarios inobservaron lo establecido en las NCI 300-02 Plan de mitigación de riesgos y 3OO-04 Respuesta al riesgo y las obligaciones previstas en el artículo 77 numerales 1 literal a), 2 literal a), de la Ley Orgánica de la Contraloría general del Estado.
Lo expresado fue comunicado a los funcionarios relacionados mediante oficios 025, de 12 de Noviembre del 2105, sin que reciba repuesta.
48 El distrito educativo 12D04 Quinsaloma – Ventanas, cuenta con una estructura de hormigón distribuida por departamentos, con relación a las señaléticas para evacuación, informo a usted que por varias ocasiones se intentó instalar la misma, pero tuvieron que ser cambiada en forma constante por no ponerse de acuerdo y esto provoco la demora en cumplir la presente norma, sin embargo me permito informa que si se realizaron adquisiciones de las señaléticas.
Adjuntos a los oficios mencionados se presentaron copias simples de un documento denominado Plan de evacuación de carácter general sin que su desarrollo e implementación corresponda a un distrito; así como también copias de los reportes de control de incendios, cuyo contenido se refiere al inventario de los equipos de seguridad como extinguidores y mangueras' por lo que no se modifica lo comentado.
Conclusión
Los Directores y jefe departamentales, actuantes en el período examinado inobservaron lo establecido en las NCI 3oO-02 Plan de mitigación de riesgos y 300-04 Respuesta al riesgo, al no establecer como una estrategia en la gestión de la administración los planes de mitigación y respuesta al riesgo considerando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de los posibles acontecimientos
Recomendación
Al Director
49 Plan de capacitación
En la documentación que reposa en el Departamento de Personal no se evidenció una constante capacitación o actualización de conocimientos formal' en el personal técnico y administrativo que labora en las diferentes áreas así como un plan de capacitación que considere las necesidades de los funcionarios de las diferentes áreas del distrito
Según la información proporcionada por el Departamento de Talento Humano durante los años 2010, 2011 y 2012, no se planificaron actividades de capacitación debido a la falta de presupuesto. Recursos Humanos y de Educación y Doctrina, quienes administran la partida presupuestaria de capacitación para la ejecución de las mismas
Los Directores y Jefes del departamento de personal, inobservaron la NCI 408-09 Capacitación y entrenamiento continuo, lo que no ha permitido a los funcionarios la actualización permanente de sus conocimientos en beneficio institucional, e incumplieron las obligaciones previstas en el artículo 5 numerales 2 y 3, literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
Lo expresado fue comunicado a los funcionarios relacionados mediante oricios 21,25, 28 ABC- DB -2015, de 2,1 de agosto de 20.t4, sin que se reciba respuesta.
Durante los cinco días posteriores a la lectura del borrador de informe, el Director del distrito en su período de gestión, expresó:
50 Conclusión
Los Directores y Jefes del Departamento de Personal actuantes inobservaron la NCI 407- 09 Capacitación y entrenamiento continuo al no disponer y elaborar un plan de capacitación que considere las necesidades de los funcionarios de las diferentes áreas del distrito, así como la coordinación para su ejecución
Recomendación
Al Director
51 CAPÍTULO IV
Resultados específicos por componentes
Antecedente
El Distrito educativo 12DO4 Quinsaloma – Ventanas, atiende a una población aproximada de 71093 habitantes del cantón Ventanas y 18050 del cantón Quinsaloma, funciona en un edificio de la ciudad de Ventanas.
Componente l.- Gestión Directiva
El Director actuantes al no gestionar los requerimientos necesarios para el distrito, impidieron la detección oportuna de problemas el establecimiento de medidas de corrección para mejorar la eficacia y la eficiencia de la operación así como la evaluación adecuada de los resultados alcanzados y posterior elaboración de los planes de mejora, afectando la gestión de calidad del servicio del distrito por lo que inobservaron los dispuesto en las NCI lOO-02 Objetivos del control interno y 1OO-03 Responsables del control interno, así como las obligaciones previstas.
Durante cinco días posteriores a la lectura del borrador de informe, en oficio ABC 401-015 de 16 y 20 de octubre del 2015, al director y jefe de circuito en sus respectivos períodos de gestión en términos similares.
"... Durante mi gestión en el Distrito educativo 12D04 Quinsaloma - Ventanas se realizó la conformación de equipo de trabajo para los circuito, la cual se registró mediante notificaciones de oficio y recepción de firma.”