UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONÓMA DE LOS ANDES UNIANDES
FACULTAD DESISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORIA Y FINANZAS CPA.
TEMA:
DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE FINANCIERO PARA LA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE DE CARGA PESADA WACHO S.A.
AUTOR: ARREAGA HUBE ROSA AMERICA TUTOR: ING. GIL AVILÉZ ROSENDO ARNALDO
BABAHOYO – ECUADOR
APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
CERTIFICACIÓN
Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente Trabajo de Titulación realizado por la Srta. Rosa América Arreaga Hube, estudiante de la carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad de Sistemas Mercantiles, con el tema ―Diseño de un sistema contable financiero para la Compañía de Transporte de Carga Pesada Wacho S.A.‖ de la ciudad de Babahoyo‖, ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de los Andes ―UNIANDES‖, por lo que apruebo su presentación.
Babahoyo, Noviembre del 2017
Ing. Rosendo Arnaldo Gil Aviléz MBA. CI: 1202333520
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, Rosa América Arreaga Hube con C.I. 1207733575, estudiante de la carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad de Sistemas Mercantiles, declaro que todos los resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del título de INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA CPA, son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de mi exclusiva responsabilidad.
Babahoyo, Noviembre del 2017
Rosa América Arreaga Hube C.I. 1207733575
CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Roberto Aguas Pután En calidad de Lector del Proyecto de Titulación.
CERTIFICO:
Que el presente trabajo de titulación realizado por la estudiante Rosa América Arreaga Hube, sobre el tema: ―Diseño contable financiero para la Compañía de transporte de carga pesada Wacho S.A.‖ de la ciudad de Babahoyo‖, ha sido cuidadosamente revisado por el suscrito, por lo que he podido constatar que cumple con todos los requisitos de fondo y forma por la Universidad Autónoma Regional de Los Andes, para esta clase de trabajos, por lo que autorizo su presentación.
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Rosa América Arreaga Hube, con C.I. 1207733575, declaro que conozco y acepto la disposición constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma de los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones, trabajo científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultaría que se realicen en la Universidad o por cuenta de ella;
Babahoyo, Noviembre del 2017
Rosa América Arreaga Hube C.I. 1207733575
DEDICATORIA
Dedico el presente trabajo a quienes al igual que yo, se esforzaron para que esta meta llegue a feliz término, a aquellas personas que junto a mi han estado en cada uno de los momentos de mi vida como estudiantes, desde el principio hasta el final de cada logro, de cada objetivo. A estas personas que nunca olvido, a aquellas personas que no me dejaron desmayar ante las adversidades de la vida, personas que siempre tuvieron una mano extendida para mí, que siempre tuvieron un consejo y una palabra de aliento para seguir adelante con mi carrera. A aquellas personas que con un granito de arena me ayudaron a no perder ni un solo día de mi formación como profesional. Todo esto para darles ese orgullo a mis Padres.
Dedico este esfuerzo, este logro, esta meta cumplida, a todas estas personas que hacer parte de:
RESUMEN EJECUTIVO
Existen diferentes necesidades colectivas, que deben ser satisfechas de una u otra forma, no siempre es por medio de laobtención o adquisición de un bien material, sino que es por elhechode que nos presten un servicio que nos sentimos conformes y con nuestras necesidades cumplidas o cubiertas, lasEmpresas de Serviciostienen el fin de brindarle a la comunidad este beneficio para ser complacidos.
El presente proyecto de investigación tiene como objetivo responder a las necesidades de la Compañía de Transporte de Carga Pesada Wacho S.A de forma eficiente y ordenada en las acciones contables de la empresa y en la toma de decisiones financieras. En el que propone un modelo contable financiero que encaja en dichas necesidades ya que la empresa se encuentra en un crecimiento económico.
El proceso contable es una parte esencial de toda empresa por tratarse del ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son registradas y resumidas para la obtención de los Estados Financieros, que a su vez lleva a los administradores a la toma de decisiones con la ayuda de un análisis financiero que tiene como objetivo primordial facilitar y otorgar seguridad al movimiento de dinero y al sistema de pagos.
ABSTRACT
The accounting process is an essential part of every business because it is the cycle through which the transactions of a company are registered and summarized for obtaining the Financial Statements, which in turn leads the managers to decision making by analyzing finances to facilitate and provide security to the movement of money and to the payment system.
This research project aims to respond to the needs of the Wacho S.A Heavy Freight Transport Company in an efficient and orderly way in its accounting actions and financial decision making, so it is proposed a financial accounting model that fits these needs.
ÍNDICE GENERAL
APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ... DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD ... CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ... DERECHOS DE AUTOR ... DEDICATORIA ... RESUMEN EJECUTIVO ... ABSTRACT ...
INTRODUCCIÓN ... 1
CAPITULO 1. MARCO TEÓRICO ... 6
1.1 Origen y evolución de la contabilidad ... 6
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas de los procesos contables ... 8
1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas ... 17
1.4 . Conclusiones parciales del capitulo ... 18
CAPITULO 2. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA. ... 19
2.1. Caracterización del sector, rama, empresa seleccionada para la investigación. ... 19
2.2. Procedimiento Metodológico y planteamiento de la propuesta ... 20
2.3. Propuesta ... 24
2.4. Conclusiones parciales del capitulo ... 52
CAPITULO 3. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA ... 53
3.1. Procedimiento de la aplicación de los resultados de la investigación ... 53
3.2. Análisis de los resultados de la investigación. ... 54
3.3. Conclusiones parciales del capítulo ... 61
CONCLUSIONES GENERALES... 62
1 INTRODUCCIÓN
Esta investigación se realizó con los antecedentes que indican que la desorganización en las empresas tiene un costo muy elevado, la mayoría de las veces está escondida entre hábitos y rutinas que pasan desapercibidas. Pueden existir varios tipos de desorden, por ejemplo, desaseo en el área de trabajo, falta de control en los inventarios y desorganización del personal, entre muchos otros campos, incluyendo el desorden contable que alteran las finanzas de una institución.
La desorganización en los negocios es bastante cara, ya que representa tiempo perdido, desperdicio, ineficiencia, falta de calidad y de motivación laboral, aspectos que no necesariamente se reflejan en una factura, pero que afectan directamente a la salud financiera de la empresa.
El desorden contable perjudica la toma de decisiones basadas en el manejo del dinero. El caos lo podemos encontrar cuando no existen registros contables, están mal elaborados o no hay un registro completo de los movimientos financieros del negocio. La falta de estados financieros es otro problema muy común, así como los precios mal determinados.
Es necesario que el negocio cuente con información real sustentada en sus registros contables y así determinar la mejor estrategia empresarial en base a su situación financiera.
Algunas de las investigaciones encontradas, que se han realizado bajo este procedimiento en el Ecuador son las siguientes:
DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE FINANCIERO APLICADO A LA EMPRESA DE PROTECCIÓN Y SEGURIDAD INTERNACIONAL PROSEI CÍA. LTDA.‖ELABORADO POR: MARÍA BELÉN MONTERO JIMÉNEZ
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LTDA., CANTÓN GUANO, PROVINCIA DE CHIMBORAZO.‖ ELABORADO POR: CINTIA PATRICIA SÁNCHEZ PARRA Y LADY JENNIFER PAREDES TOSCANO
También en el cantón Babahoyo existe la Compañía de Transporte de Carga Pesada Wacho S.A dedicada al alquiler y traslado de máquinas la cual presentaba en una situación problémica, ya que la empresa se encontraba en fase de crecimiento económico, sería necesario que lleve un buen manejo de sus tr
Transacciones aplicando políticas generales, procedimientos y normas.
A pesar de que la compañía cumplía sus actividades con compromiso, varios procesos contables, financieros y tributarios no se aplicaban adecuadamente ocasionando información errónea en los estados financieros y en la toma de decisiones de la empresa.
El problema delimitaba en que un sistema contable financiero para la Compañía de transporte de Carga pesada Wacho S.A. aportaría a la empresa como una herramienta muy valiosa de manera que este sistema se pondría en función en los próximos seis meses ya que ayudó a realizar el registro correcto de las actividades y transacciones que en ella se realicen, evitando así más desorden de la información contable, fraudes, atrasos e información errónea sobre estos procesos y de esta manera mejoró la eficiencia del manejo de los estados financieros de la compañía y aumentó las utilidades bajo el servicio que presta.
Entonces de esta manera surgió un problema científico que se lo planteó de la siguiente manera, ¿Qué herramienta financiera será la más adecuada para solucionar el desorden de la información contable de la compañía? En el cual, el objeto de investigación fueron los procesos contables y el campo de acción de la misma las herramientas contables financieras. Y la línea de investigación: Gestión de la información contable.
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Para llegar a un mejor entendimiento del objetivo se estableció los siguientes Objetivos específicos:
Fundamentar teóricamente mediante autores nacionales o extranjeros todo lo referente a aspectos concernientes a procesos contables, partiendo de la contabilidad.
Diagnosticar la situación actual respecto a los procesos contables de la empresa.
Proponer el diseño de un modelo de sistema contable financiero para la Compañía de Transporte de Carga Pesada Wacho S.A. manejar correctamente los procesos contables de la empresa.
Validar el modelo de sistema contable financiero mediante expertos.
Para cumplir con dichos objetivos se planteó la siguiente hipótesis: Con el diseño de un sistema contable financiero permite a la Compañía de Transporte de Carga Pesada Wacho S.A mejorar el manejo de sus actividades.
Metodología a emplear
Capítulos Métodos Procedimientos y/o
herramientas Capítulo 1. Marco
teórico
1.1 Histórico-lógico.- porque se recopila
información del origen del tema a investigar
1.2 Análisis y síntesis.- porque se analizan las distintas posiciones teóricas de diferentes autores
1.3 Inductivo-Deductivo.- porque aquí se toma en cuenta los conceptos principales destinados como modelo para la propuesta.
Recopilación de
información
4 Capítulo 2. Marco
metodológico y Planteamiento de la propuesta
Entrevistas Planos de análisis
cuestionarios importación Políticas de desarrollo local
Capítulo 3. Validación de la propuesta
Abstracción científica
Expertos
Selección de expertos Explotación de resultados
Elaborado por: el autor Descripción de la estructura
Capítulo I: marco teórico, donde se presentan los antecedentes de la investigación, bases teóricas, origen de la contabilidad, definición, importancia, los procesos contables, finanzas, definición, importancia, componentes.
Capítulo II: se expone la metodología a utilizar, el tipo y diseño de la investigación, los métodos a emplear. A su vez se propone el diseño de un modelo de sistema contable para la Compañía de Transporte de Carga Pesada Wacho S.A
Capítulo III: se presenta la validación de la propuesta por medio de expertos.
5 Aporte teórico
El presente trabajo de investigación se dió por conceptos importantes los cuales garantizan el éxito del proyecto. Estos están basados en los sistemas financieros y contables del punto de vista de diferentes autores y de uno nuevo q nace de una diferente necesidad.
Significación práctica
Sin embargo este modelo actual soluciona problemas de este tipo en diferentes empresas que presten diferentes servicios.
Novedad científica
A menudo existen conocimientos y habilidades sobre los procesos contables, pero no son suficientes para obtener unas posiciones altas dentro del sector empresarial. Estos procesos juegan un papel importante en la actualidad ya que es una especie de un boleto para cumplir con las obligaciones de la ley encarga.
6 CAPITULO 1. MARCO TEÓRICO
1.1 Origen y evolución de la contabilidad
La Contabilidad es una disciplina, rama de la Contaduría Pública que se encarga de cuantificar, medir y analizar la realidad económica, las operaciones de las organizaciones, con el fin de facilitar la dirección y el control; presentando la información, previamente registrada, de manera sistemática para las distintas partes interesadas. Dentro de la contabilidad se registran las transacciones, cambios internos o cualquier otro suceso que afecte económicamente a una entidad.
Como es de conocimiento general, la historia de la contabilidad remota de los tiempos antiguos, de la necesidad del hombre por subsistir y alimentar a sus familias empezó a cazar animales, a pescar y a recolectar frutas para luego intercambiar estos productos con otras familias, naciendo de esta manera lo que se conoce como trueque. Más tarde, estos grupos de familias crearon una zona de intercambio a lo que se lo conoce como mercado.
Inicialmente surge la economía primitiva, cuyos actores fundamentales buscaban la autosuficiencia. Dentro de ellos se destacaban el pescador, el cazador, el alfarero y el agricultor, preocupados cada uno solamente por buscar su autoabastecimiento. La siguiente etapa consiste en un intercambio cruzado, donde los otros actores son vistos como compradores y por último, encontramos un intercambio centralizado, en el cual aparece un actor fundamenta; el Mercador, personaje que acopia productos y bienes; en su labor convergen los demás oferentes y demandantes, cuya presencia es esencial en el ejercicio del comercio, pues, para que un artículo se pueda vender tiene que haber un comprador. (Granados, Latorre, & Ramírez 2000).
Este sistema, hoy en día lo encontramos en la economía global, con mercados dinámicos, donde siempre ha estado presente la contabilidad, la cual surgió de la necesidad de llevar cuentas, inicialmente utilizando los dedos de la mano, luego recurriendo a la muesca, la tarraja, la tarja, etc.
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Tarja: eran dos pedazos de madera o caña de igual longitud. Cuando se utilizan transacciones a crédito se unen dos secciones y se hace una muesca que señalen a ambas partes, al realizar el pago se confrontan, para evitar engaños y se liquida de acuerdo al número de muescas.
Con esto se da inicio al comercio y con el mismo nace la importancia de contar y registrar las transacciones que se realizaban por medio del trueque pero ya de una manera más formal. El registro al principio surge de forma rudimentaria, con gráficos, Pitágoras o símbolos que, posteriormente se convierten en códigos que fueron aceptados por la comunidad como valederos para dichos registros, con el tiempo, también se fueron dando los contratos de forma oral lo que se convirtió en comunicación escrita.
El desarrollo económico precisa de unos sistemas de información que cubran sus necesidades.
Hasta la aparición de los primeros sistemas de registro, la gestión de los negocios casi siempre fue intuitiva, basada en el conocimiento individual de técnicas de producción o el comercialización y limitada por el ámbito espacial reducido (inexistencia de comunicaciones); por el ámbito informativo (inexistencia de contabilidad, reducida a la capacidad memorística del empresario); por el ámbito financiero (inexistencia de entidades de intermediación, cajas y bancos); por el ámbito tecnológico (pocos conocimientos de las teorías de productividad, inexistencia de máquinas complejas). (Pombo, 2009)
En este sentido, el primer paso al servicio del desarrollo económico fue la aparición de la ―Partida Simple‖ de la contabilidad, ya presente en la época de los faraones en Babilonia o en Grecia y consistente simplemente en apuntar en listas separadas lo que tengo en dinero, lo que tengo en bienes, lo que me deben y lo que debo, en una visión meramente patrimonialista del problema.
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El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del franciscano Fray Luca Paccioli de 1494 titulado ―La Summa‖ en donde se considera el concepto de partida doble por primera vez. El libro de Paccioli tuvo éxito, debido principalmente a que se refería al aspecto contable, por lo que se elaboró en 1509 una segunda reimpresión de la Summa, en la que exclusivamente se trataba el tema contable en Venecia.
Como consecuencia de la expansión mercantilista que se desarrolló en las grandes ciudades europeas, se exportó al Nuevo Continente la contabilidad de la partida doble. Los mercantilistas de esa época fueron quienes, principalmente, introdujeron la conciencia del registro de las actividades económicas, así que los primeros ministros eran hombres qué, además de tener una visión política, debían poseer una visión económica, la cual solo podrían obtener a través de una base documental precisa. (Ávila Macedo, 2007).
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas de los procesos contables
Contabilidad.
A lo largo del tiempo las investigaciones han ido creciendo, renovándose, profundizándose e innovándose por parte de cada autor que crea un perspectiva diferente de lo que es la contabilidad y el arte de clasificar, ordenar y registrar cronológicamente para todas y cada una de los tipos de contabilidad que, a su vez, junto con los conceptos y definiciones han ido incrementando su clasificación de manera más amplia y profunda. Esto con el fin de dar al lector y posibles investigadores una visión más específica del área al que quieren llegar partiendo de un mismo concepto.
9 ¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad es un sistema de información, y como tal está encargada del registro, la elaboración y la comunicación de información, fundamentalmente de naturaleza económico-financiera, respecto a una entidad que requieren sus usuarios para la adopción racional de decisiones en el ámbito de las actividades económicas.(Alcarria J. 2012). Prácticamente todas las personas trabajan con conceptos e información económica o contable en su vida diaria. Cuando una persona calcula los gastos que ha tenido o va a tener cada mes, al objeto de saber si con su sueldo puede o no ahorrar para el viaje de vacaciones o cambiar de coche, está utilizando y razonando en términos económico-contables.
Objetivo
La finalidad de la contabilidad consiste en orientar la planificación y el control de la empresa mediante la interpretación, medición y representación de su patrimonio y sus variaciones. (Paredes, Flores, & Ortega, 2012)
El objetivo fundamental es servir de instrumento de información y, aunque son múltiples las informaciones o datos que puede suministrar la contabilidad, podemos concretarlos en tres:
a. Informar la situación de la empresa, tanto económico-cuantitativo como en su aspecto económico-financiero. Los inventarios y los balances serán fundamentalmente los instrumentos a través de los cuales se presentará esa información.
b. Informar los resultados obtenidos en cada ejercicio económico, es decir, cuanto se ha ganado o perdido en un periodo determinado.
c. Informar de las causantes de dichos resultados. Mucho más que saber el ¨cuanto¨ se gana o pierde es saber el ¨por qué¨ de esas pérdidas y de esas ganancias, para tratar de corregir gastos e incrementar ingresos en lo sucesivo.(Omecaña García, 2008)
Contabilidad financiera
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síntesis que permite a los diferentes interesados analizar la situación financiera de la empresa, de acuerdo con su interés. La contabilidad financiera resume esta información en los estados financieros, que son de carácter público y están al alcance de cualquier persona para analizarlos y estudiarlos. (Guzmán & Romero, 2005).
Información financiera
El objetivo de la contabilidad es generar y comunicar información útil para la oportuna toma de decisiones de los acreedores y accionistas de un negocio, así como de otros públicos interesados en la situación financiera de una organización. Es conveniente aclarar que en el caso de las organizaciones económicas lucrativas, uno de los datos más importantes que genera la contabilidad y de la cual es conveniente informar, es la cifra de utilidad o pérdida. En efecto, la cuantificación de los resultados (beneficios netos) de la realización de actividades comerciales o industriales, o de la prestación de servicios a los clientes y su correspondiente efecto en el valor de la organización económica es un dato de suma importancia para los accionistas y acreedores de un negocio.(Guajardo C. & Andrade, s. f.)
Sistema de información contable
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Elaborado por: Rosa Arreaga H.
Sistema contable
Dentro de la contabilidad se registran las transacciones, cambios internos o cualquier otro suceso que afecte económicamente a una entidad, por medio de un sistema contable que es un conjunto de pasos que se realizan de una manera cronológica mediante anotaciones contables para el registro de operaciones que hace una empresa. Además, se le considera la forma natural o técnica ejercida durante la emisión de estados financieros para medir los efectos que realizaron las transacciones y nos ayuda a tener una mayor comprensión de la información financiera. (Padilla, 2017).
Esto con el fin de suministrar información en un momento dado de los resultados obtenidos durante un período de tiempo, que resulta de utilidad a sus usuarios, en la toma de decisiones, tanto para el control de la gestión pasada, como para las estimaciones de los resultados futuros, dotando tales decisiones de racionalidad y eficiencia.
Las diversas disciplinas del conocimiento universal, estudian y aplican su teoría a través de la adopción de un método, que a la vez facilita su análisis y comprensión, les confiere el carácter científico, pues para cumplir objetivo, la mayoría de los científicos avanza mediante una serie de etapas sistemáticas, a fin de ir dando solidez a su tarea.
Elementos del sistema de informacion
contable
Clientes
Internos
Externos
Poveedores
Internos
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En ese orden de ideas podemos afirmar que existen diversas disciplinas científicas que dan el reconocimiento de etapas o fases sucesivas que juegan cada una un papel, a la vez que independiente se relacionan entre sí, con una serie de atributos en busca de un objetivo común.
Si hablamos de Procesos que persiguen un objetivo común, por ejemplo EL Proceso Administrativo, El Proceso Económico, El Proceso Histórico, El Proceso de Investigación, etc. Así mismo la Contaduría Pública alcanza sus objetivos de obtención y comprobación de la información financiera, a través de una serie de fases que integran un proceso, al cual le llamamos ―EL PROCESO CONTABLE‖.
Proceso contable
En la actualidad, las empresas no pueden competir si no cuentan con sistemas de información eficientes, entre ellos destaca el sistema de contabilidad. Sólo mediante la información proporcionada por el sistema contable es posible tomar decisiones adecuadas. Básicamente, las decisiones que se toman en los negocios se refieren a cómo se obtienen y cómo se utilizan los recursos.
El proceso contable es el ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son registradas y resumidas para la obtención de los Estados Financieros, El conjunto de fases a través de las cuales la Contaduría Pública obtiene y comprueba la información financiera. (Elizondo López, 2003)
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Sin embargo, hay expertos en la materia que determinan que el ciclo en sí se Compone de tres partes claramente diferenciadas:
-La apertura. Como su propio nombre indica, se trata del proceso en el que se lleva a cabo lo que es la apertura de los libros de contabilidad, ya sea por el inicio de una actividad empresarial como por la continuación de labor de una empresa que lleva funcionando un tiempo. A su vez dentro de este periodo se desarrollan dos actividades: el inventario y la apertura de la contabilidad.
-La gestión. En este caso, la etapa es la que tiene lugar durante todo el desarrollo del ejercicio económico anual y durante la misma se acometen tanto el registro contable de las distintas operaciones como la interpretación de estas.
-La conclusión. Como es de imaginar por su denominación, en esta fase se ajustan las cuentas, se introducen las modificaciones que son necesarias y se establece una síntesis, que se pone al alcance de todas las partes interesadas.(Pérez & Merino, 2015).
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cuentas pendientes, pagar las deudas, depositar y retirar dinero de los bancos, encargar y custodiar bienes, devolver o aceptar devoluciones de bienes, en fin, un número muy amplio de transacciones que modifican dinámicamente la economía y las finanzas de la empresa; precisamente estos actos son el objetivo de la contabilidad, es decir la materia prima del denominado Proceso Contable. A su vez las operaciones son el resultado de las decisiones que toman los efectivos con base en la información contenida en los productos del proceso contable que son los estados financieros. (Zapata Sánchez, 2008, pag.35).
Este autor presenta en el siguiente flujograma la secuencia de los pasos que siguen de las transacciones que ejecutan la empresa de manera cronológica y sistematizada en la actualidad.
Reconocimiento de la operación Documento fuente
Prueba evidente con soporte Requiere análisis Se archiva cronológicamente
Jornalización Libro diario Registro inicial Requiere criterio y orden Se presenta como asiento
Mayorización Libro mayor
Clasifica valores y obtiene saldos de cuentas Requiere criterio y orden
Brinda idea del estado de cada cuenta
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Actualiza y depura saldos Permiten presentar saldos razonables
Balance Resumen significativo
Valida le cumplimiento de normas y concepto general de aceptación
Estructuración de informes Estados financieros (EEFF) contables
Financieros Económicos
Fuente: Pedro Zapata Sánchez Finanzas
Las finanzas estudian la manera en que los recursos escasos se asignan a través del tiempo. Dos características distinguen a las decisiones financieras de otras decisiones de asignación de recursos: los costos y beneficios de las decisiones financieras 1) se distribuyen a lo largo del tiempo y 2) generalmente son conocidos con anticipación por los encargados de tomar las decisiones y por nadie más. Por ejemplo, para la tomar la decisión de establecer un negocio es necesario comparar los costos que incurren para acondicionar el establecimiento con los beneficios inciertos que se espera obtener durante varios años. Al llevar a la práctica sus decisiones la gente se apoya en el sistema financiero, que se define como el conjunto de mercados y otras instituciones mediante el cual se realizan las transacciones financieras y el intercambio de activos y riesgos. (Bodie & Merton, 2003, pag.2).
Importancia
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cómo abordar los diferentes aspectos de relevancia del mismo. En ese tenor, las finanzas en la empresa juegan un papel dual:
Registrar información
Herramienta para la toma de decisiones.
Estas dos funciones se pueden ver de manera tangible en dos elementos básicos:
Contabilidad Análisis financiero
Estos dos elementos son los que hacen que las finanzas cumplan su función de facilitar la gestión dentro de la estructura empresarial, ya que de ellos se desprenden tanto la información que agrupa lo acontecido y la manera en que esta información se torna en un punto de referencia para dirigir el negocio.
Sistema financiero
Podemos definir al sistema financiero como un conjunto de leyes, reglamentos, organismos e instituciones que generan, captan, administran, orientan y dirigen, tanto el ahorro como la inversión, y financiamiento dentro de un marco legal. Así mismo constituye el gran mercado donde se contactan oferentes y demandantes de recursos monetarios.(Morales C. & Morales C., 2014 pag.21).
Análisis financiero
Se trata d un proceso de reflexión con el fin de evaluar la situación financiera actual y pasada de la empresa, así como los resultados de sus operaciones, con el objetivo básico de determinar, del mejor modo posible, una estimación sobre la situación y los resultados futuros.
17 Análisis por ratios
Los ratios, como su nombre lo indica (razón o relación), son cocientes que relacionan diferentes magnitudes buscando una relación lógica y significativa. Su uso como técnica de análisis financiero ha adquirido una gran relevancia dada su capacidad informativa, complementando y ampliando considerablemente desde una perspectiva analítica, la información que proporciona las cifras absolutas. (Eslava, 2003, p98).
Los ratios son índices, razones, divisores que comparan dos partidas de los estados financieros y sirven para determinar la magnitud y dirección de los cambios sufridos en la empresa durante un periodo de tiempo.(Tanaka, 2001, p319). Estos ratios están divididos en cuatro grandes grupos.
―Índice de liquidez.- evalúa la capacidad de la empresa para atender sus compromisos de corto plazo.
Índice de gestión o actividad.- miden la utilización del activo y comparan la cifra de ventas con el activo total, el inmovilizado material, el activo circulante o elementos que lo integren.
Índice de solvencia, endeudamiento o apalancamiento.- ratios que relacionan recursos y compromisos.
Índice de rentabilidad.- miden la capacidad de la empresa para generar riqueza.‖(Aching & Aching, 2006, p15).
1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas
La contabilidad es la parte fundamental de una empresa, ya que todas las entidades tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y de cuidar e incrementar sus financieras, para esto, es preciso analizar todos estos procedimientos realizados por una empresa y debidamente registrados para luego tomar una decisión en base a los resultados obtenidos.
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acerca de estas herramientas de trabajo según las necesidades que presente cada empresa.
En el presente trabajo de investigación está direccionado a un sistema contable y financiero que permita a la empresa de servicios llevar un mejor control de sus actividades monetarias y que a su vez sea de fácil y rápido entendimiento a los directivos de la empresa.
Por este motivo, el diseño propuesto para esta investigación tendrá la fusión del modelo propuesto por Pedro Zapata en el que manifiesta que todo ente contable efectúa un sinnúmero de operaciones que modifican dinámicamente la economía y finanzas de una empresa, a esto lo define como la materia prima del denominado Proceso Contable.
La secuencia que presenta este autor es ordenado y cronológico que hará de este nuevo diseño algo más fácil y practico al entendimiento de la persona encargada de utilizarlo. Por otra parte los índices de liquidez, solvencia y endeudamiento, son los más importantes que una empresa como esta debe analizar con mucho cuidado, y para eso los ratios financieros son la mejor opción, dictados por
1.4 . Conclusiones parciales del capitulo
Muchas son las investigaciones que a lo largo de los tiempos se han realizado sobre los orígenes de la contabilidad, con toda la información recopilada en esta parte de la investigación, se llega a la conclusión de que todas las investigaciones llegan a un mismo hecho. Desde el trueque, hasta la aparición de la partida doble por el reconocido autor Luca Paccioli.
Con estos indicios, también se han ido perfeccionando conceptos sobre esta importante materia, llegando a un mismo punto de partida: clasificar, ordenar y registrar todo tipo de información de los hechos económicos realizados en una empresa, es que de esto se trata la contabilidad de orden cronológico sistematizado.
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CAPITULO 2. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA.
2.1. Caracterización del sector, rama, empresa seleccionada para la investigación.
Empresa
Hoy en día el concepto de empresa abarca muchas cosas y acciones que lo constituyen como tal. ―Una empresa es una combinación organizada de dinero y de personas que trabajan juntas, que producen un valor material (beneficio) tanto para las personas que han aportado ese dinero (los propietarios), como para las personas que trabajan con ese dinero en esa empresa (los empleados), a través de la producción de determinados productos o servicios que vendan a personas o entidades interesadas en ellos (los clientes)‖. (López, 2012, p29).
Muchas son las clasificaciones de empresa según las necesidades, el origen, la naturaleza etc., de cada empresa, dentro del presente trabajo, la propuesta va dirigida a una empresa de servicios, por lo tanto, se denomina empresa de servicios a aquellas que tienen por función brindar una actividad que las personas necesiten para satisfacer sus necesidades a cambio de un precio.
Los servicios son intangibles, aunque si podemos observar que se ha creado toda una red de personal y equipamiento para llevar a cabo su cometido. Servicios como recreación, mantenimiento, tv pagada, internet, telefonía celular, lavandería en fin, cada uno de estos grupos tienen una amplia gama de atención para satisfacer las necesidades que cada cliente.
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2.2. Procedimiento Metodológico y planteamiento de la propuesta
La compañía de transporte de carga pesada, es una empresa de servicios que tiene a disposición vehículos disponibles para el traslado de todo tipo maquinaria pesada para la agricultura o usos en general. Negocio familiar que con el transcurso de los años ha crecido su clientela y con este crecimiento la necesidad de controlar los ingresos, egresos y gastos y que mejor que hacerlo en un sistema contable ordenado.
Es muy importante para la investigación describir aspectos metodológicos que conduzcan al desarrollo de la posible solución al problema que presenta, y que a su vez son el instrumento para llevar a cabo diversas actividades dentro de un determinado tiempo y de esta manera saber cuál de estas es la mejor opción para redefinir los procesos contables de la empresa.
Métodos, técnicas y herramientas
Es importante para el proyecto y para plantear una propuesta adoptar una modalidad para su desarrollo, para este caso la más apropiada es utilizar la cuanti-cualitativa en dependencia del problema y la base científica que la sustenta. La misma que a su vez se convierte en el diseño de investigación, la cual tiene la finalidad de resolver problemas cotidianos e inmediatos y mejorar practicas concretas. Y, de esta manera aportar información que guíe la toma de decisiones en la empresa.
Método
En el capítulo uno, es necesario recopilar información pasada con el objetivo no es sólo describir cómo se ha evolucionado la contabilidad en los períodos estudiados, las condiciones económicas, políticas y sociales que influyeron en los cambios, sino que hace falta también conocer la lógica de su desarrollo, qué elementos de esencia incidieron en los cambios operados en cada etapa. Para aquello el método histórico-lógico se aplica en esta parte.
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actitudes, creencias etc. que los participantes experimentan o manifiestan en la empresa.
Técnica
La empresa se encuentra constituida por un número pequeño de colaboradores en el área administrativa empezando por la gerente propietaria, el administrador y la contadora. Y dos choferes profesionales que se encargan de conducir los transportes hacia el destino para el cual fue contratado el servicio. Por medio de la entrevista se llega recopilar información que permita analizar el problema y plantear una posible solución.
Herramienta
Para llevar a cabo la entrevista, principalmente se ha elaborado un cuestionario de preguntas que son la herramienta para cumplir con el objetivo de analizar la situación de la empresa a través de sus administradores.
A continuación por medio de la entrevista se conocen los resultados del momento por el que está atravesando la empresa. En esta parte por medio del método inductivo-deductivo se realiza el análisis de la entrevista.
La Compañía de transporte de carga pesada Wacho S.A, es una empresa que se encuentra en constante desarrollo económico, por esto, las personas a cargo de la empresa se preocupan por brindar un servicio de calidad a sus clientes ya que esto hará crecer su calidad y credibilidad del servicio que prestan
ANÁLISIS DE LA ENTREVISTA
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE DE CARGA PESADA WACHO S.A
22 Gerente propietaria
Dirige una empresa que presta el servicio de transporte para carga pesada dentro de la provincia de Los Ríos y ciudades aledañas a la misma, no le teme a la competencia porque la empresa está bien constituida y presta un servicio de calidad a sus clientes fijos, considera conveniente dar créditos a estos clientes porque así crecerá la confianza de estas personas y atraerá a mas empresarios dentro del sector de la agricultura y otros también. Contempla la posibilidad de aumentar recursos para aprovechar la afluencia de clientes en un futuro, invertir en un vehículo completo para aumentar la calidad del servicio.
Con respecto a lo financiero, de esta información se encargan netamente las tres personas a cargo de la compañía, el administrados en conjunto con la contadora son los encargados de administrar esta información para quien lo requiera, pero en este entorno solo los clientes internos tienen conocimiento de la información contable y financiera de la compañía, por esta razón surge una visualización de adquirir un sistema apropiado para conducir todas las actividades que esta empresa realiza.
Administrador
A cargo de 3 los colaboradores de la empresa de servicio, el administrador la define como una compañía eficiente por el tipo de servicio que presta y por la satisfacción que puede medir en los clientes agricultores de la zona y entre otros empresarios, es esto lo que les motiva a seguir creciendo y servicio y en calidad para de esta manera incrementar la confianza de los usuarios y ganar más clientela.
Considera que la empresa se encuentra estable económicamente ya que con al menos dos movimientos en el día se genera una importante ganancia, esto sucede porque estima importante considerar para la fijación de precios el lugar hasta donde quieren trasladar sus maquinarias y de esta manera ninguna de las dos partes del contrato se vea afectada.
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Es por esto que se puede valorar, que los procesos que siguen en la compañía, necesitan ser redefinidos para tener un mayor control de todos los registros por actividad que se realizan y por lo consiguiente un sistema que apoye a todos los análisis para divulgación de información.
Contadora
La contadora fue contratada para cumplir con los requisitos que la ley impone a toda empresa, esto no quiere decir que no ejerza su rol profesional. En esta caso, los procesos contables que sigue la empresa no es el adecuado para el tipo de servicios que presta, ni para la situación en la que se encuentra.
24 2.3. Propuesta
Título de la propuesta: Diseño de un sistema contable financiero para la compañía de transporte de carga pesada Wacho s.a.
Luego de seleccionar la información y analizar las entrevistas al personal que colabora en la compañía, se plantea un nuevo sistema diseñado justo a las necesidades de la empresa y que se ajustan a solucionar el problema encontrado en la misma. Diseño que se resume en el siguiente esquema.
Elaborado por: Autora
Este diseño surge de la necesidad que tiene departamento contable de seguir un modelo específico que abarque todas las obligaciones de la compañía.
Consiste en registrar cada uno de los asientos según las actividades que realice la empresa junto con el respectivo documento soporte para el registro y archivo del mismo, entre estos documentos debe constar una guía del contrato por el cual se está generando el servicio, ya que por tratarse se distancia y maquinarias es necesario, por medio de un documento, registrar cada uno de los movimientos contratados.
Personificación de la cuenta
Es la trasformación de los casos materiales en supuestas personas Deudoras de los valores, Bienes o Servicios que se reciben y Acreedora de los valores, Bienes o Servicios que se entregan. Cuando se inicia el proceso contable en una empresa, es
Movimiento
Registro
inicial Libro diario
Libro mayor
Balance de comprobación
Ajustes
Estado de Resultados
Balance Gneral Documento
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necesario realizar la personificación de las cuentas mediante un plan elaborado por el contador aplicando uno de los principios de la partida doble.(Zambrano, 2002 p. 14)
Plan de cuentas
El plan de cuentas es el informe de todas las cuentas que se utilizan en el proceso contable de toda empresa. Se define teniendo en cuenta los objetivos de la contabilidad y las características de cada organización, su finalidad principal consiste en facilitar el trabajo de los registros contables, así como también favorece y facilita el control administrativo-contable y la preparación de los estados financieros. (Proietto, 2013)
Al elaborar un plan de cuentas se debe tener en cuenta lo siguiente:
a) El tipo de archivo: comercial, de servicios o industrial.
b) Clase de empresa: industrial, sociedad de personas, o de capital. c) Según el sistema contable.
d) Transacciones a realizar: si son financieras, de servicio y/u otras.
e) Controles: clientes, proveedores, gastos, etc. (Granados, Latorre, & Ramírez, s. f.-c)
Análisis de las cuentas del activo
Para comenzar con el estudio de las cuentas es importante puntualizar algunos aspectos significativos con respecto al manejo de los recursos con que cuenta la empresa. Estos recursos son conocidos como activos, muchos de ellos tangibles como el efectivo, muebles, vehículos, edificios, equipos y otros bienes. Los intangibles como el talento humano, el prestigio, la experiencia, la confianza.(Zapata S., 2008)
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en continuo movimiento, puede venderse, utilizarse, convertirse en dinero líquido o entregarse como pago sin demasiada dificultad.
En contabilidad, cuando se analiza el balance de situación de una empresa, se puede diferenciar entre activo, pasivo y patrimonio neto. Dentro del activo, encontramos el activo corriente, que es el activo que se hace efectivo a corto plazo y el activo no corriente, que es el activo que se hacen efectivos en un periodo superior a un año.
Los activos no corrientes son los activos que corresponden a bienes y derechos que no son convertidos en efectivo por una empresa en el año, y permanecen en ella durante más de un ejercicio. Conocidos como activos fijos, son aquellos que no varían durante el ciclo de explotación de la empresa (o el año fiscal).
Por ejemplo, el edificio donde una fábrica monta sus productos es un activo no corriente porque permanece en la empresa durante todo el proceso de fabricación y venta de los productos. Los activos no corrientes son poco líquidos, dado que se tardaría mucho en venderlos para conseguir dinero. Lo normal es que perduren durante mucho tiempo en la empresa. Cuando una empresa, sin embargo, tiene bienes que son con idea de venderlos o de transformarlos en otros para su venta, o bien derechos de corta duración (créditos), entonces se trata de activo circulante.
Análisis de las cuentas del Pasivo y Patrimonio
El pasivo consta de los derechos de otras entidades o personas. Son obligaciones económicas (deudas) pagaderas a esas entidades o personas denominadas conjuntamente proveedores. Por ejemplo: un acreedor que presta dinero a una empresa tiene un derecho (legal) a una parte de los activos en tanto la empresa no liquide la deuda. (Charles T., Walter T., & Bamber, 2003. p.11).
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Sin embargo el grupo de los pasivos fijos está formado por todas las deudas u obligaciones a largo plazo, con vencimiento mayor a un año. Este grupo debe ordenarse de menor al mayor plazo que se haya convenido para pagarlos; los conceptos que generalmente forman este grupo son los siguientes: documentos por pagar a largo plazo y acreedores, hipotecas o hipotecas por pagar. (Ávila M., 2007. p.23).
Patrimonio
El capital de las empresas se puede ver desde tres aspectos: el contable, el financiero y el económico, lo que representa los recursos que tiene la organización para producir y realizar sus labores cotidianas.
Desde el punto de vista económico se le considera uno de los factores de la producción, que se encuentra representado con los bienes que tiene la empresa para producir riqueza.
El capital en el aspecto financiero se considera la capacidad de dinero que se invierte con el objeto de producir una renta o un interés.
El capital contable es la diferencia entre los activos y los pasivos. el capital contable es el derecho de los propietarios sobre los activos netos, que surgen por aportaciones de los dueños, por transacciones y otros eventos o circunstancias que afectan una entidad y el cual se ejerce mediante reembolso o distribución.
28 CUENTA ACTIVOS CORRIENTE Caja Caja Chica CODIGO Acciones
Certificados de Depositos
Certificado de depositos a Plazo Fijo Otras Inversiones
Cuentas por cobrar Documentos por cobrar Bancos
Banco Pichincha Banco Guayaquil Banco del Pacifico INVERSIONES Bonos Repuestos Herramientas Accesorios Otras inversiones I.V.A Pagado Crédito tributario Clientes
Anticipos de empleados Socios/Accionistas
Otras Cuentas Incobrables INVENTARIOS
Suministros y Materiales
Publicidad prepagada Intereses Prepagados Crédito tributario I.V.A
Impuesto a la renta anticipado Impuestos retenidos
Anticipo por impuesto a la renta Prepagados Arriendos prepagados 1.1.04 1.1.04.001 1.1.04.002 1.1.04.003 1.1.04.004 1.1.04.005 1 1.1 1.1.01 1.1.02 1.1.03 1.1.03.001 1.1.03.002 1.1.03.003 1.1.06 1.1.06.001 1.1.06.002 1.1.06.003 1.1.06.004 1.1.06.005 1.1.05 1.1.05.001 1.1.05.002 1.1.05.003 1.1.05.004 1.1.05.005 1.1.09 1.1.09.001 1.1.09.002 1.1.09.003 1.1.07 1.1.07.001 1.1.07.002 1.1.07.003 1.1.08 1.1.08.001
Compañía de Transporte de Carga Pesada
Wacho S.A
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Décimo tercero por pagar (Bono Navideño) 2.1.03.001
Anticipo de clientes 2.1.03.002
Provisiones Sociales por pagar 2.1.04
2.1.02.002 Anticipo de clientes 2.1.03 Documento por pagar
ACTIVOS NO CORRIENTES Terreno
Edificio
Maquinaria y Equipos
Vehiculo
Depreciaciones acumuladas DIFERIDOS
Gastos de constitución Amortización Acumulada Otros Activos
Maquinaria X Equipo Y.
Equipo de oficina Muebles y Enseres Escritorios
Equipo de computacion
Préstamos Bancarios Otras deudas Financieras Cuentas por pagar Proveedores
Décimo cuarto sueldo por pagar (Bono escolar) Hasta el 15 - 04 Inversiones a largo Plazo
Inversines en Acciones
PASIVOS CORRIENTE
Deudas con instituciones financieras Sobregiros Bancarios
Proveedores
Impuesto a la renta por pagar
Retencion en la fuente del Impuesto a la Renta Retencion en la fuente del I.V.A
Anticipo de Impuesto a la Renta por pagar Otras deudas al IESS
Otras deudas al S.R.I Vacaciones por pagar
Participacion de Trabajadores
Obligaciones del I.E.S.S. e impuestos Aportes personales al I.E.S.S. por pagar Aportes patronales al I.E.S.S. por pagar Fondos de reserva por pagar
30 Hipotecas por Pagar Créditos Diferidos Utilidades Diferidas
Otros Pasivos a Largo Plazo Provisión Indemnización Provisión Jubilacion Patronal PASIVOS NO CORRIENTES
Deudas con instituciones financieras Prestamos Bancarios
Reservas Legales SUPERÁVIT Reserva de Capital
Reserva de Revaloracion del Patrimonio Reexpresión Monetaria
RESULTADOS PATRIMONIO Capital y Reservas Aportes Directos
Capital Suscrito Pagado Capital Suscrito no Pagado RESERVAS
Utilidades
Utilidades retenidas Utilidades del Ejercicio Pérdidas
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Gastos de venta 5.2.02.016
Dividendos Percibidos
Utilidad en venta de activos fijos
Otros ingresos no especificos 4.2.01.003
4.2.01.004
4.2.01.999
Otros ingresos externos 4.2.01.100
INGRESOS
INGRESOS ORDINARIOS Ventas
Ventas de Servicio 0%
INGRESOS EXTRAORDINARIOS Otros ingresos
Compras 0%
Devolucion en Compras Descuento en compras Costo de servicios prestados GASTOS
Gastos administrativos Ingresos por Servicios Ingresos Financieros
COSTOS Y GASTOS COSTOS
Costos de Venta Compras 12%
Amortizaciones
Impuestos, contribuciones Otros Gastos administrativos
Cuentas incobrables Sueldo Unificado
Componentes salariales Beneficios Empresariales Remuneracion adicionales Otros gastos de personal Servicios Básicos
Donaciones entregadas Otros Gastos no especificos Baja de inventarios
Otros gastos Gastos Financieros
Pérdidas en venta de Activo fijo Pérdidas Diferencial Cambiaria Pérdidas por pactos realizados Suministros y Materiales
32 Documento
Un recibo es un documento escrito que se entrega para dejar constancia y certificar que alguien ha abonado aquello que debía o tenía que pagar. También se lo denomina como constancia de pago. En este caso, la empresa da créditos a clientes fijos que hacen uso del servicio por varios movimientos en el mes, y que una vez terminado el trabajo al final del ciclo se acercan a la empresa a cancelar la deuda por el monto realizado.
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RECIBO DE COBRO Nº
RUC. 120458799001
CLIENTE: FECHA:
CANTIDAD DESCRIPCION VALOR
UNITARIO
VALOR TOTAL
SON: SUB
TOTAL IVA TOTAL
Ponga todos los cheques a nombre de TRANSWA S.A.
Gracias por preferirnos
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34 Estado de situación inicial
Es un informe financiero o estado contable que refleja la situación del patrimonio de una empresa en un momento determinado. En el caso de empresas que funcionan por varios periodos, la información financiera del 31 de diciembre da inicio al siguiente ejercicio contable.
La forma de cuenta es la presentación más usual; se muestra el activo al lado izquierdo, el pasivo y el capital al lado derecho, es decir: activo igual a pasivo más capital. En el encabezado del documento debe incluir la información de la empresa, el nombre de la apertura y el período al que corresponda.
Las partidas de balance son agrupadas y ordenadas de acuerdo a criterios fijados que faciliten su interpretación y homologación. En el activo se ordenan los elementos en función de su liquidez, es decir en función de la facilidad que tiene un bien para
XXX Documento x Pagar XXX
XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX
Vehiculo XXX
Terreno XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX
Gerente Contador Caja
Banco
Banco de Guayaquil Banco del Pichincha
Cuenta x Cobrar
Cliente 1
Activos Pasivo
Estado de Situacion Inicial
XX de Enero del 2XXX
Cliente 2
Compañía de Transporte de Carga Pesada
Wacho S.A
Total de Activos
Mario Cadena
Credito Bancario
Banco del Pichincha
Total del Pasivos
Total Pasivo + Capital Equipo de Oficina
Capital A - P
Cliente 3
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convertirse en dinero, como el dinero depositado en la caja es el más líquido que hay.
En primer lugar se colocan los activos más líquidos para dejar al final los menos líquidos, como el dinero depositado en bancos. El pasivo se ordena en función de la exigibilidad de los elementos, un elemento será más exigible cuanto menor sea el plazo en que vence, como las cuentas por pagar a corto plazo, créditos personales, etc. Luego van incluidas las deudas a largo plazo, como hipotecas, créditos bancarios, entre otros.
El patrimonio o capital contable muestra la capacidad que tiene la empresa para autofinanciarse. Esta es la diferencia entre el activo y el pasivo y representa la inversión o el aporte de socios sobre las cuales puedan tener derecho.
Libro diario
El libro diario es el registro principal de cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones. En este documento deberán registrarse de forma cronológica las transacciones económicas que la empresa realice. Estas transacciones están relacionadas con la actividad principal de la compañía (transporte de carga pesada). El primer registro de una operación se hace en el diario.
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El asiento contable es la fórmula que interpreta la causa y el efecto de una transacción, su función es desdoblar a la función en cuentas deudoras y acreedoras. El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuáles deben acreditarse posteriormente en el mayor.
La estructura del libro puede variar según las necesidades y diseño propuesto para la empresa contiene:
Fecha Código Parcial Debe Haber
xx/xx/xxx xxx XXX
xxx XXX XXX XXX XXX XXX 17/05/2007 XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX
P/R. movimiento s/f #03 a Agripac
Cta. Por cobrar
Servicio de Trasnsporte Lina De Castillo P/R. movimiento s/f #04 a Lina de Castillo
Servicio de Trasnsporte Luis Pozo P/R. movimiento s/f #02 a Luis Pozo
Cta. Por cobrar
Servicio de Trasnsporte Empresa Agripac Cta. Por cobrar
Servicio de Trasnsporte
"---2---P/R. movimiento s/f #01 a Juan Sanchez
"---4---Total
Juan Snchez
"---3---
"---5---Cta. Por cobrar
Cuenta
Libro Diario
37 1.- Una columna para la fecha (año, mes, día)
En esta columna se anota el año al inicio de cada hoja, mes en el que se realiza la transacción, y día, pues debe realizarse en forma cronológica cada transacción que se vaya registrando en el día a día.
2.- Una columna para el número de cuenta utilizado en el catálogo de cuentas
En esta columna se anotará el número de cuenta que se haya asignado en el catálogo de cuentas que utiliza la empresa.
3.- Una columna para el concepto
En esta se anotará, como el número de operación de que se trate, el nombre de las cuentas que serán afectadas en el debe y haber, así como las subcuentas que integran el importe del cargo y el abono. También se anotará una redacción breve del evento que se está registrando, se podrá abreviar la palabra redacción o simplemente anotar una breve explicación.
4.- Una columna para el parcial
En esta columna se anota el importe de las subcuentas que integran el cargo o el abono a las diferentes cuentas que afectan las operaciones.
5.- Una columna para el importe de debe
Que servirá para anotar al importe de las cuentas que integren él debe o cargo recordando utilizar las reglas de cargo de los diferentes grupos de cuentas.
6.- Una columna para el impone del haber
En la cual se escribirá el importe de las cuentas que integran el haber o abono recordando utilizar las reglas de abonos de los diferentes grupos de cuentas.
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servirá para identificar cuántas hojas se van utilizando y como una medida de control para que no falten hojas, ni se puedan reemplazar.
Al final de cada una de las hojas se anotará una leyenda, la cual puede decir: ―Pasa al folio numero…‖ Y después de debe anotar el número de la hoja siguiente, así como la suma de las columnas debe y haber, las que al final deberán ser iguales si es que las operaciones fueron registradas completas, comprobando así que se ha cumplido con la Teoría de la partida doble.
En la hoja siguiente, se anotará la leyenda: ―Viene del folio número…‖ Y se iniciará con las sumas de la hoja anterior.
Libro mayor (Mayorización)
El libro mayor es un libro que recoge todas las operaciones económicas registradas en las distintas cuentas contables de la empresa de manera cronológica. Se elabora un libro mayor por cada cuenta contable que ha utilizado en la contabilidad.
En él aparece la fecha, el concepto de la operación registrada, él debe, el haber y el saldo de la cuenta.
Los libros mayores muestran la misma información que el libro diario, pero de manera más concreta. En un mayor se puede ver los movimientos que se han realizado en una cuenta contable específica, teniendo así un control de lo que ha entrado y salido en esa cuenta en particular y su balance en cualquier momento.
Cuenta:
Fecha Debe Haber Saldo
xx/xx/xxx XXX XXX
xx/xx/xxx XXX XXX
xx/xx/xxx XXX XXX
xx/xx/xxx XXX XXX
compra de suministros
Pago en efectivo a Juan Sanchez
Mantenimiento de equipo de conputacion
Compañía de Transporte de Carga Pesada
Wacho S.A
Libro Mayor
Caja en efectivo Cuenta
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El procedimiento contable sería anotar la operación en el libro diario y, luego, traspasar el movimiento a las fichas de los libros mayores. Lo primero que hay que tener en cuenta es que cada cuenta tendrá su folio separado de las demás, en los cuales se anotarán tanto los debidos como los créditos que tenga esa cuenta. Luego se calculará el saldo de dicha cuenta. Al igual que en el diario, en el mayor general hay que tener en cuenta la fecha en la que se realizó la transacción.
Seguido del ejemplo anterior, las transacciones de movimientos del servicio prestado quedarán de la siguiente manera:
Cuenta:
Fecha Debe Haber Saldo
xx/xx/xxx XXX XXX
xx/xx/xxx XXX XXX
xx/xx/xxx XXX XXX
xx/xx/xxx XXX XXX
Cuenta:
Fecha Debe Haber Saldo
xx/xx/xxx XXX XXX
xx/xx/xxx XXX XXX
xx/xx/xxx XXX XXX
xx/xx/xxx XXX XXX
Movimiento al señor Juan Sanchez Movimiento al señor Luis Pozo Movimiento para la Empresa Agripac Movimiento a la señora Lina De Castillo Credito al seños Luis Pozo
Credito a la Empresa Agripac Credito a la señora Lina De Castillo
Servicio de transporte Cuenta cuenta por cobrar
Cuenta
40 Balance de comprobación de sumas y saldos
Un balance de comprobación es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un estado financiero.
Este documento contable enlista los movimientos y los saldos de todas y cada una de las cuentas del Mayor y que se prepara con el objetivo de comparar o verificar si todos los cargos y abonos de los asientos de Diario han sido registrados en las cuentas de Mayor respetando la partida doble.
La función de este documento financiero es Verificar que los saldos deudores de las cuentas sumen exactamente lo mismo que los saldos acreedores, de modo que se produzca el balance o equilibrio.
A = P + C
Debe Haber Deudor Acreedor
1 XXX XXX XXX XXX
2 XXX XXX XXX XXX
3 XXX XXX XXX XXX
4 XXX XXX XXX XXX
5 XXX XXX XXX XXX
6 XXX XXX XXX XXX
7 XXX XXX XXX XXX
8 XXX XXX XXX XXX
9 XXX XXX XXX XXX
10 XXX XXX XXX XXX
11 XXX XXX XXX XXX
12 XXX XXX XXX XXX
13 XXX XXX XXX XXX
14 XXX XXX XXX XXX
15 XXX XXX XXX XXX
16 XXX XXX XXX XXX
17 XXX XXX XXX XXX
0,00 0,00 0,00 0,00 Suman
Capital
Credito Bancario Terreno
Documento x Pagar IVA Cobrado
Depreciacion Acumulada de Edificio Depreciacion Acumulada de Vehiculo Depreciacion Acum. Equipo Oficina Depreciacion Acum. Equipo Computo Edificio
Vehiculo
Equipo de Oficina Equipo de Computo Caja
Banco
Documento x Cobrar Cuenta x Cobrar
Compañía de Transporte de Carga Pesada
Wacho S.A
Balance de Comprobación de Sumas y Saldos
Nº Cuentas
Al 30 de Junio del 2007
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Verificar o comprobar que las sumas de los movimientos de las cuentas en el Debe sea igual a la suma de los movimientos en el Haber; esto a su vez comprueba que la suma del Diario sean correctas.
Cargos = Abonos
Su rayado está estructurado para contener los siguientes datos.
a). Encabezado Nombre del negocio, nombre del documento: Balance de comprobación y fecha de preparación.
b). Columnas de:
Folio del Mayor de cada cuenta
Código y nombres de las cuentas del Mayor
Movimientos deudores y acreedores de las cuentas y suma de estos movimientos.
Saldos deudor y acreedor de las cuentas y suma de estos saldos.
Este cuadro se prepara al final de cada periodo y se debe hacer cumpliendo los siguientes pasos de su procedimiento:
1. Traslado de las sumas del Debe y Haber de las cuentas del Mayor. La anotación incluye los datos del folio de los Mayores, códigos y nombres de las cuentas y puede seguir el orden correlativo de los folios o de los códigos de las cuentas.
2. Suma de las columnas del Debe y Haber del Balance.
3. Determinación de saldos por diferencia entre los movimientos del Debe y Haber y anotación de los saldos deudores o acreedores, según como corresponda.
4. suma de las columnas de saldos deudores y acreedores del Balance.
Ajustes
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de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste. Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.
Los ajustes ordinarios son los asientos que se realizan con frecuencia, en la empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas:
Caja Bancos
Provisiones y deudas de difícil cobro Depreciación acumulada
Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos Ingresos recibidos por anticipado
Ingresos por cobrar
Costos y gastos por pagar
Cada una de estas cuentas se ven afectadas por una situación diferente que lleva al encargado a justificar ciertas transacciones con un asiento de ajuste, varios son los ejemplos que el día a día se presenta.
Por ejemplo: Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros. El cajero pagó servicios de cafetería por un valor de XXX y no los registró, hay un faltante por ese valor.
Cuenta:
Fecha Debe Haber
xx/xx/xxx XXX
XXX
Cuenta
caja general Caja Ajustes
Gastos diversos
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Así como este pueden surgir muchos casos que obliguen al encargado a realizar ajustes en las cuentas para que no sobre ni falten cantidades que puedan ser perjudiciales para la empresa.
Ingresos Recibidos Por El Cajero y No Registrados. Ejemplo: El cliente Juan Sánchez abona $ XXX, valor no registrado por el cajero, ocasionando un sobrante en Caja.
Un caso más complejo sucede al conciliar cada cuenta bancaria se identifica los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada. Las diferencias más frecuentes pueden ser:
Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas por la entidad bancaria.
Por valores que aparecen en el extracto que aún no se han registrado en la empresa.
En estos casos el encargado realiza el ajustes así: Por nota debito: el banco nos envía notas debito por conceptos de: cheques devueltos, chequeras, comisión de remesas, intereses por sobregiros, intereses por préstamos y otros servicios bancarios. Estos disminuyen el salde de la cuenta de Bancos, por lo tanto la acreditamos, y se debita la cuenta que corresponda según el caso. Cuando la empresa no ha recibido las notas débito por cualquier concepto, al recibir el extracto debe realizar el ajuste.
Cuenta:
Fecha Debe Haber
xx/xx/xxx XXX
XXX Juan Sanchez
Ajuste
Cuenta
Caja
caja General
