Guía rápida SISTEMA CONFIRMING
Sistema de Liquidación de Facturas – Confirming
Comprador
¿Qué es Confirming?
El Confirming es una operación que deriva del factoring, que consiste en la cesión de facturas por sus emisores (Proveedores) al Inversionista (entidades financieras, como bancos o empresas de factoring), previa información y confirmación de pago de la Entidad pagadora (organismos públicos) al mismo Inversionista.
De acuerdo a lo anterior, la participación de los organismos públicos implicaría lo siguiente:
• Suscribir convenios con Inversionistas, para que estos participen del sistema y a las que su institución pagaría en forma directa por la prestación de servicios que ha realizado un proveedor del Estado. Esto no tiene ningún costo adicional para el servicio.
• Definir y enviar a confirming, en línea, las facturas de los proveedores de los que ha recibido de manera conforme los bienes y servicios comprados o contratados, para que éstos puedan ver las condiciones que les ofrecen los inversionistas (tasas) y decidan acceder a liquidez de manera anticipada.
¿Cómo operar en el sistema?
La funcionalidad de Confirming se encuentra inmersa en la plataforma Mercado Público. Existe una vista especial para cada actor que participa: Comprador, Proveedor e Inversionista.
Sistema de Cesión de Facturas o Confirming Manual del Usuario Comprador
Generalidades
El usuario Comprador participa en este sistema desde la creación de las bases de licitación, hasta el pago al Inversionista que corresponda. Los roles para esta funcionalidad deben ser desempeñados por siguientes funcionarios:
‐ encargados de crear las bases de sus licitaciones
‐ los funcionarios encargados de hacer las recepciones conforme de las órdenes de
compra
A continuación se detallan las funciones que se deben ejecutar.
Procedimiento
Función 1: Definir en Bases de Licitación opción de pago Confirming
El encargado de confeccionar las Bases de Licitación en la plataforma Mercado Público, debe seleccionar en Opciones de Pago, “Confirming”, la cual viene preseleccionada por defecto. Cabe señalar que esta acción entrega la posibilidad al Proveedor de seleccionar alguna de las ofertas que presenten los Inversionistas por sus facturas, mas no lo obliga a hacerlo.
Luego de esta acción, el resto del procedimiento ocurre posterior a la entrega de los productos o servicios y se detalla a continuación.
Las funciones siguientes están inmersas dentro de un proceso diario, es decir, todas las facturas que se envíen a Confirming antes de las 10:00 hrs. (y desde las 10:01 hrs. del día anterior) quedarán habilitadas para ser ofertadas el mismo día.
Función 2: Aceptar Conforme Orden de Compra.
El usuario Operador del sistema procede a buscar la Orden de Compra para gestionarla. Debe acceder en ícono Orden de Compra y seleccionar Búsqueda y Gestión de Órdenes
de Compra.
Una vez que se desplieguen las Órdenes de Compra, debe identificar la que corresponda ser recepcionada. Debe presionar el ícono Recepción Conforme de la orden de compra.
Luego de que el usuario Comprador realiza la recepción conforme de la orden de compra, el Proveedor ingresa los datos de la(s) Factura(s) asociada(s) a dicha orden. Posteriormente, las facturas quedan disponibles para que el usuario Comprador las gestione y envíe a Confirming.
Las funciones señaladas a continuación las debe realizar el Supervisor de Compras.
Función 3: Comprador Gestiona Facturas para envío a Confirming.
Dentro de este sistema la factura se conoce como Documento Tributario (DT). El usuario Comprador debe seleccionar en Facturas y Pagos la Búsqueda de Facturas.
Luego, debe configurar los filtros de la búsqueda: El Estado Facturas debe ser No
Procesada; en Situación Interna y Situación Externa, el valor debe ser DT Sin Asignar; el
Tipo de Documento debe ser Factura Manual (en esta primera etapa sólo podrán ser objeto de Confirming las facturas manuales).
Una vez desplegadas las facturas, se debe proceder a gestionar la factura que corresponda, esto es, aprobar la Situación Interna, la Situación Externa y completar la Fecha de Pago.
Función 4: Situación Interna.
El usuario Comprador debe poner el estado DT Asignado, debe completar su e-mail y debe incluir la glosa “DT para revisión”, y debe presionar Guardar y luego cerrar la
ventana. De esta forma, queda registrado que el DT ingresado por el Proveedor quedó
Luego, el usuario Comprador debe cambiar el estado de la Situación Interna, seleccionando el estado DT Aprobado, debe completar el e-mail de su jefe directo y debe incluir la glosa “DT Aprobado”. Para finalizar debe presionar Guardar y luego
cerrar la ventana.
Una vez completados estos dos pasos de la Situación Interna, el DT queda habilitado para gestionar la Situación Externa.
Función 5: Situación Externa.
En este caso, es el usuario Comprador debe controlar que la factura digitada sea
idéntica a la factura física que envió el proveedor. Una vez efectuado el control, debe
cambiar el estado del DT a DT Aceptado. Luego debe presionar Guardar/Enviar, después Firmar y Enviar, y finalmente cerrar la ventana.
Función 6: Ingreso de la Fecha de Pago
El usuario Comprador debe ingresar la Fecha de Pago de la factura o DT. Esta fecha no puede ser inferior a 8 días según se indica en la ventana emergente. Luego debe presionar Ingresar y cerrar la ventana.
Cabe señalar que la fecha que se ingresa debe ser la fecha real de pago de esa factura particular, independiente de lo que se haya informado en las Bases de Licitación. Esta fecha es la que interioriza el Inversionista para hacer su oferta por dicha factura, por lo que debe ser real para que la oferta sea efectuada con la información correcta. La información contenida en este sistema es confidencial y está resguardada por los contratos suscritos por su Institución con los Inversionistas y por los contratos suscritos por la Dirección ChileCompra con los mismos Inversionistas.
Una vez completada la Situación Interna, la Situación Externa y el Ingreso de Fecha de Pago, se debe actualizar la búsqueda para encontrar la Factura en condiciones de ser enviada a Confirming.
Función 7: Envío de la Factura a Confirming
Luego de completado lo anterior, el usuario Comprador debe hacer una nueva búsqueda para que el DT actualice la gestión realizada. Esta vez la búsqueda debe ser: El Estado Facturas debe ser Aceptada Con Fecha de Pago; en Situación Interna y Situación Externa, el valor debe ser DT Aprobada y DT Aceptada, respectivamente; el tipo de Documento debe ser Factura Manual.
Una vez desplegadas las facturas, debe seleccionar la que corresponda y presionar el ícono de Enviar a Confirming, y aceptar el mensaje de alerta que se despliega.
Las facturas enviadas a Confirming quedan disponibles para que los Inversionistas oferten por ellas y luego los Proveedores puedan visualizar dichas ofertas y seleccionar la que consideren más beneficiosa o no seleccionar ninguna.
Posteriormente, el usuario Comprador recibe reportes de los Inversionistas por las facturas efectivamente pagadas, informe que debe remitir a Administración y Finanzas de su institución, donde deben proceder a cuadrar en el sistema SIGFE con los nuevos beneficiarios de las facturas objeto de Confirming. De esta forma, los pagos de las facturas financiadas se efectuarán a los Inversionistas y NO a los proveedores (beneficiarios iniciales).
