Elaboración de una estructura orgánica y funcional para la empresa familiar Globagro S.A de la ciudad de Ambato

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(2) ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS. Tema: “ELABORACIÓN DE UNA ESTRUCTURA ORGÁNICA Y FUNCIONAL PARA LA EMPRESA FAMILIAR GLOBAGRO S.A. DE LA CIUDAD DE AMBATO”.. DISERTACIÓN DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA COMERCIAL CON MENCIÓN EN MARKETING.. Autor: ANDREA MAGDALENA LARA GAVILANES. Director: Dr. CARLOS MEJÍA. Ambato – Ecuador Febrero 2011.

(3) PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE AMBATO ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS. HOJA DE APROBACIÓN. Tema: ELABORACIÓN DE UNA ESTRUCTURA ORGÁNICA Y FUNCIONAL PARA LA EMPRESA FAMILIAR GLOBAGRO S.A. DE LA CIUDAD DE AMBATO.. Autor: Andrea Magdalena Lara Gavilanes. Dr. Carlos Mejía Montenegro DIRECTOR DE DISERTACIÓN. f. …………………………….…. Dra. Rocío Rubio Paredes CALIFICADOR. f. …………………………….…. Ing. Vinicio Mejía Vayas CALIFICADOR. f. …………………………….…. Ing. Jorge Núñez Grijalva DIRECTOR ESCUELA ADMINISTRACIÓN f. …………………………….…. Ab. Pablo Poveda Mora SECRETARIO GENERAL PUCESA. f. …………………………….….

(4) iii. DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD. Yo, Andrea Magdalena Lara Gavilanes portadora de la cédula de ciudadanía No. 180407528-9 declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo la obtención del título de Ingeniera Comercial con mención en Marketing, son absolutamente originales, auténticos y personales.. En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.. ____________________________ Andrea Magdalena Lara Gavilanes CI. 180407528-9.

(5) iv. AGRADECIMIENTO. A mis padres, gracias por ser mi motivación y ejemplo para seguir adelante y poder darles el mejor regalo: orgullo y satisfacción a través de la culminación de este importante paso.. A mis profesores por los conocimientos impartidos durante la carrera, especialmente al Dr. Carlitos Mejía, director de tesis, por su ayuda, colaboración y orientación en el desarrollo de este trabajo.. A Globagro S.A., por su apertura y apoyo para la ejecución de este trabajo, y a todas las personas y amigos que estuvieron junto a mí durante esta etapa.. ANDREA.

(6) v. DEDICATORIA. Dedico este trabajo a mis padres Ernesto Lara y Magdalena Gavilanes, por su apoyo, confianza y cariño en todo momento, por ser los mejores padres que han sabido inculcarme su sencillez, su honestidad y bondad, y haber hecho de mí la persona que soy; gracias por su amor incondicional, que atesoraré siempre.. A mis hermanos Adriana y Francisco, por su amor y apoyo en todos los momentos que hemos compartido desde pequeños y que seguiremos compartiendo a lo largo de nuestras vidas, les quiero mucho..

(7) vi. RESUMEN. En la actualidad la administración y en especial la organización son herramientas valiosas para poder llevar un adecuado funcionamiento de una empresa, y siendo el aspecto organizativo un factor que influye en la apreciación del trabajador de sus condiciones laborales y en su rendimiento profesional; es imperativo contar con una estructura orgánica y funcional que describa en detalle, todo lo relativo a funciones, responsabilidades y deberes, la estructura y las unidades que la integran; que se complementan mutuamente para dar información clara y detallada de la organización. El presente trabajo investigativo tiene como finalidad proporcionar a la empresa Globagro S.A. un manual de funciones y una estructura orgánica acorde a sus necesidades actuales, que contribuyan al suministro de información sobre cada una de las unidades o departamentos para poder llevar una adecuada organización, que ayude a la empresa a efectuar sus actividades con mayor eficiencia y eficacia; teniendo siempre presente la consecución de los fines y objetivos de la misma. Descriptores de tesis: Administración, administración de recursos humanos, análisis de. puestos,. cadena. de. mando,. coordinación,. división. del. trabajo,. departamentalización, descripción de puestos, empresa, estructura organizacional, evaluación del desempeño, manual de funciones, niveles de jerarquía, organigrama, organización, unidades administrativas..

(8) vii. ABSTRACT. Currently, the administration and especially the organization are valuable tools to carry the proper functioning of a company, and being the organizational aspect a factor that affects the workers’ perceptions of their working conditions and professional performance, it is imperative to have a functional and organizational structure that describes in detail everything about roles, responsibilities, duties, structure and units, which complement each other to give clear and detailed information of the organization. This research work’s objective is to provide the company Globagro S.A. with a manual of functions and an organizational structure according to their needs, contributing to the provision of information about each one of the units or departments to lead a good organization, in order to help the company to do its activities more efficiently and effectively, considering always the achievement of its aims and objectives. Describers of the thesis: Administration, human resource management, job analysis, chain of command, coordination, division of labor, departmentalization, job description, company, organizational structure, performance evaluation, manual of functions, hierarchical levels, organization chart, organization, administrative units..

(9) viii. TABLA DE CONTENIDOS. CONTENIDO. PÁGINA. PORTADA ......................................................................................................... i HOJA DE APROBACIÓN ................................................................................ ii DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD ................ iii AGRADECIMIENTO ....................................................................................... iv DEDICATORIA ................................................................................................ v RESUMEN ......................................................................................................... vi ABSTRACT ....................................................................................................... vii TABLA DE CONTENIDOS .............................................................................. viii TABLA DE GRÁFICOS ................................................................................... xiv INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 1. CAPÍTULO I EL PROBLEMA ................................................................................................ 3 1.1 Tema............................................................................................................. 3 1.2 Planteamiento del problema .......................................................................... 3 1.2.1 Contextualización ....................................................................................... 4 1.2.2 Análisis crítico ............................................................................................ 7 1.2.3 Prognosis .................................................................................................... 10 1.2.4 Formulación del problema .......................................................................... 10 1.2.5 Preguntas directrices ................................................................................... 10.

(10) ix. 1.2.6 Delimitación del problema .......................................................................... 11 1.3 Justificación .................................................................................................. 12 1.4 Objetivos....................................................................................................... 13 1.4.1 Objetivo general ......................................................................................... 13 1.4.2 Objetivos específicos .................................................................................. 13. CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO .......................................................................................... 14 2.1 Generalidades de la empresa .......................................................................... 14 2.1.1 Antecedentes .............................................................................................. 14 2.1.2 Misión ........................................................................................................ 15 2.1.3 Visión ......................................................................................................... 15 2.1.4 Objetivos .................................................................................................... 16 2.1.5 Valores corporativos ................................................................................... 16 2.1.6 Principales actividades ................................................................................ 17 2.1.7 Organigrama de la empresa ......................................................................... 18 2.1.8 Detalle de puestos de la empresa ................................................................. 19 2.2 Fundamentación filosófica ............................................................................. 20 2.3 Categorías fundamentales ............................................................................... 21 2.4 Fundamentación legal .................................................................................... 24 2.5 Fundamentación teórica ................................................................................. 29 2.5.1 Antecedentes de la investigación................................................................. 29 2.5.2 Administración ........................................................................................... 30 2.5.2.1. Definición de administración .............................................................. 30.

(11) x. 2.5.2.2. Principios generales de la administración ............................................ 32. 2.5.2.3. Características de la administración .................................................... 34. 2.5.2.4. Funciones básicas de la empresa ......................................................... 36. 2.5.2.5. Papel del administrador ...................................................................... 37. 2.5.2.6. Proceso administrativo........................................................................ 39. 2.5.3 Estructura y diseño organizacional .............................................................. 41 2.5.3.1. Estructura organizacional.................................................................... 41. 2.5.3.2. Pasos básicos para organizar ............................................................... 42. 2.5.3.3. Diseño organizacional ........................................................................ 45. 2.5.3.4. Tipos de estructuras organizacionales ................................................. 45. 2.5.3.5. Tipos de departamentalización ............................................................ 53. 2.5.4 Organigrama ............................................................................................... 60 2.5.4.1. Definición de organigrama ................................................................. 60. 2.5.4.2. Objetivos del organigrama .................................................................. 61. 2.5.4.3. Funciones del organigrama ................................................................. 62. 2.5.4.4. Características de un organigrama ...................................................... 62. 2.5.4.5. Requisitos de un organigrama ............................................................. 63. 2.5.4.6. Criterios fundamentales para la elaboración de un organigrama .......... 64. 2.5.4.7. Proceso de elaboración de un organigrama ......................................... 66. 2.5.4.8. Clasificación de los organigramas ....................................................... 73. 2.5.5 Manuales administrativos............................................................................ 80 2.5.5.1. Definición de manuales administrativos .............................................. 80. 2.5.5.2. Objetivos de los manuales administrativos .......................................... 81. 2.5.5.3. Clasificación de los manuales administrativos .................................... 82. 2.5.5.4. Componentes de un manual ................................................................ 84.

(12) xi. 2.5.5.5. Importancia de los manuales ............................................................... 85. 2.5.6 Manual de funciones ................................................................................... 86 2.5.6.1. Definición del manual de funciones .................................................... 86. 2.5.6.2. Objetivos del manual de funciones...................................................... 87. 2.5.6.3. Contenido del manual de funciones .................................................... 87. 2.5.7 Administración de Recursos Humanos ........................................................ 89 2.5.7.1. Definición de Administración de Recursos Humanos.......................... 89. 2.5.7.2. Objetivos de la Administración de recursos humanos.......................... 90. 2.5.7.3. Procesos en la Administración de Recursos Humanos ......................... 90. 2.5.7.4. Políticas de Recursos Humanos .......................................................... 91. 2.5.7.5. Subsistemas de la Administración de Recursos Humanos ................... 94. 2.5.8 Glosario ...................................................................................................... 107 2.5.9 Hipótesis..................................................................................................... 112 2.5.10 Variables .................................................................................................. 113 2.5.10.1. Variable independiente ....................................................................... 113. 2.5.10.2. Variable dependiente .......................................................................... 113. CAPÍTULO III METODOLOGÍA .............................................................................................. 114 3.1 Modalidad de la investigación ....................................................................... 114 3.2 Tipo de investigación .................................................................................... 115 3.2.1 Investigación exploratoria ........................................................................... 115 3.2.2 Investigación descriptiva ............................................................................. 115 3.2.3 Investigación correlacional ......................................................................... 116.

(13) xii. 3.3 Población y muestra ...................................................................................... 116 3.4 Operacionalización de variables .................................................................... 117 3.4.1 Matriz de operacionalización de variables ................................................... 117 3.5 Técnicas e instrumentos de investigación ...................................................... 120 3.5.1 Encuesta ..................................................................................................... 120 3.5.2 Entrevista.................................................................................................... 120 3.6 Procesamiento de la información ................................................................... 121. CAPÍTULO IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS ................................. 122 4.1 Análisis e interpretación de los datos de la encuesta ...................................... 122 4.2 Análisis e interpretación de los datos de la entrevista..................................... 139. CAPÍTULO V LA PROPUESTA ............................................................................................... 147 5.1 Tema............................................................................................................. 147 5.2 Datos Informativos ......................................................................................... 147 5.3 Antecedentes de la propuesta.......................................................................... 148 5.4 Justificación ................................................................................................... 149 5.5 Objetivos........................................................................................................ 151 5.5.1 Objetivo general ......................................................................................... 151 5.5.2 Objetivos específicos .................................................................................. 151 5.6 Desarrollo de la propuesta .............................................................................. 152.

(14) xiii. 5.6.1 Organigrama estructural propuesto para la empresa Globagro S.A. ............. 152 5.6.2 Manual de funciones propuesto para la empresa Globagro S.A. .................. 154. CAPÍTULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................ 189 6.1 Conclusiones .................................................................................................. 189 6.2 Recomendaciones .......................................................................................... 191. Bibliografía.......................................................................................................... 192 Anexos ................................................................................................................ 194.

(15) xiv. TABLA DE GRÁFICOS. GRÁFICOS. Gráfico 1.1 Árbol de problemas ........................................................................... 9 Gráfico 2.1 Organigrama de la empresa ............................................................... 18 Gráfico 2.2 Subordenación ................................................................................... 21 Gráfico 2.3 Variable independiente: Estructura orgánica y funcional.................... 22 Gráfico 2.4 Variable dependiente: Gestión administrativa .................................... 23 Gráfico 2.5 Jerarquía alta y plana ......................................................................... 44 Gráfico 2.6 Organización lineal............................................................................ 47 Gráfico 2.7 Diferencias entre la organización lineal y funcional ........................... 49 Gráfico 2.8 Diferencias entre estructura lineal, funcional y línea-staff .................. 51 Gráfico 2.9 Organización matricial ...................................................................... 53 Gráfico 2.10 Departamentalización por funciones ................................................ 55 Gráfico 2.11 Departamentalización por productos o servicios .............................. 56 Gráfico 2.12 Departamentalización geográfica ..................................................... 58 Gráfico 2.13 Departamentalización por clientela .................................................. 60 Gráfico 2.14 Diseño de un organigrama ............................................................... 69 Gráfico 2.15 Diseño de un organigrama ............................................................... 69 Gráfico 2.16 Diseño de un organigrama ............................................................... 70 Gráfico 2.17 Diseño de un organigrama ............................................................... 70 Gráfico 2.18 Diseño de un organigrama ............................................................... 71 Gráfico 2.19 Organigrama general ....................................................................... 74 Gráfico 2.20 Organigrama específico ................................................................... 74.

(16) xv. Gráfico 2.21 Organigrama integral ....................................................................... 75 Gráfico 2.22 Organigrama funcional .................................................................... 76 Gráfico 2.23 Organigrama de puestos, plazas y unidades ..................................... 77 Gráfico 2.24 Organigrama vertical ....................................................................... 78 Gráfico 2.25 Organigrama horizontal ................................................................... 78 Gráfico 2.26 Organigrama mixto .......................................................................... 79 Gráfico 2.27 Organigrama de bloque.................................................................... 80 Gráfico 4.1 Conocimiento de la existencia de un organigrama.............................. 123 Gráfico 4.2 Conocimiento del número de departamentos existentes...................... 124 Gráfico 4.3 Conocimiento de las actividades de cada departamento ..................... 125 Gráfico 4.4 Conocimiento de los jefes de cada departamento ............................... 126 Gráfico 4.5 Interacción con trabajadores para el cumplimiento de funciones ........ 127 Gráfico 4.6 Puestos existentes necesarios para el cumplimiento de fines .............. 128 Gráfico 4.7 Organigrama adecuado para el cumplimiento de objetivos ................. 129 Gráfico 4.8 Instrucciones al ingresar a la empresa ................................................ 130 Gráfico 4.9 Conocimiento en detalle de las funciones .......................................... 131 Gráfico 4.10 Dificultades en el cumplimiento de labores ...................................... 132 Gráfico 4.11 Realización de tareas de otro trabajador ........................................... 133 Gráfico 4.12 Actividades y tareas distribuidas adecuadamente ............................. 134 Gráfico 4.13 Cumplimiento de funciones y responsabilidades acorde al puesto .... 135 Gráfico 4.14 Necesidad de un manual de funciones.............................................. 136 Gráfico 4.15 Conocimiento de los beneficios del manual de funciones ................. 137 Gráfico 4.16 Aprovechamiento de conocimientos y habilidades del personal ....... 138.

(17) xvi. TABLAS. Tabla 4.1 Conocimiento de la existencia de un organigrama................................. 122 Tabla 4.2 Conocimiento del número de departamentos existentes ........................ 124 Tabla 4.3 Conocimiento de las actividades de cada departamento ........................ 125 Tabla 4.4 Conocimiento de los jefes de cada departamento .................................. 126 Tabla 4.5 Interacción con trabajadores para el cumplimiento de funciones ........... 127 Tabla 4.6 Puestos existentes necesarios para el cumplimiento de fines ................. 128 Tabla 4.7 Organigrama adecuado para el cumplimiento de objetivos .................... 129 Tabla 4.8 Instrucciones al ingresar a la empresa ................................................... 130 Tabla 4.9 Conocimiento en detalle de las funciones ............................................. 131 Tabla 4.10 Dificultades en el cumplimiento de labores......................................... 132 Tabla 4.11 Realización de tareas de otro trabajador .............................................. 133 Tabla 4.12 Actividades y tareas distribuidas adecuadamente ................................ 134 Tabla 4.13 Cumplimiento de funciones y responsabilidades acorde al puesto ....... 135 Tabla 4.14 Necesidad de un manual de funciones ................................................. 136 Tabla 4.15 Conocimiento de los beneficios del manual de funciones .................... 137 Tabla 4.16 Aprovechamiento de conocimientos y habilidades del personal .......... 138. CUADROS. Cuadro 2.1 Detalle de puestos de la empresa ........................................................ 19 Cuadro 2.2 Procesos en la Administración de Recursos Humanos ........................ 91 Cuadro 3.1 Operacionalización de variable independiente .................................... 118 Cuadro 3.2 Operacionalización de variable dependiente ....................................... 119.

(18) INTRODUCCIÓN. El entorno actual en el que se desenvuelven las empresas, requieren de una formalización en su administración y organización, y para lograr esto es importante establecer una estructura orgánica y funcional basado en las actividades y necesidades de la empresa, donde se especifiquen claramente niveles jerárquicos y funciones de cada uno de sus miembros; para así mejorar la gestión administrativa de Globagro S.A.. El presente trabajo investigativo, tiene los siguientes capítulos en su estructura:. CAPÍTULO I, en éste se determina el problema, contextualización, el análisis crítico, prognosis, la formulación y delimitación del problema, justificación, preguntas directrices y finalmente se han desarrollado objetivos general y específicos.. CAPÍTULO II, se encuentran los antecedentes investigativos como: Generalidades de la empresa, fundamentación filosófica, legal y teórica del trabajo, conceptos e información sobre administración, estructura y diseño organizacional, organigramas, manuales administrativos, manual de funciones, administración de recursos humanos y un glosario de términos.. CAPÍTULO III, se refiere a la metodología de la investigación, por medio de la cual se identifica la modalidad y tipos de investigación empleados en el desarrollo del trabajo, población y la muestra, operacionalización de las variables tanto.

(19) 2. independiente como dependiente, las técnicas e instrumentos de investigación y el procesamiento de la información.. CAPÍTULO IV, es el análisis e interpretación de los resultados finales obtenidos de la información investigada.. CAPÍTULO V, se centra en las conclusiones y recomendaciones del presente trabajo investigativo.. CAPÍTULO VI, en el cual se detalla la propuesta, sus objetivos generales y específicos que ayudarán a realizarla, y se presenta la solución al problema estudiado; finalmente se detalla la bibliografía y los anexos..

(20) CAPÍTULO I. EL PROBLEMA. 1.1 Tema. Elaboración de una estructura orgánica y funcional para la empresa familiar Globagro S.A. de la ciudad de Ambato.. 1.2 Planteamiento del problema. La presente investigación se enfocará en la problemática existente en la empresa familiar Globagro S.A., en el área administrativa, específicamente en el ambiente informal existente en las actividades cotidianas de la misma. El no contar con una estructura orgánica y funcional afecta directamente a su gestión administrativa, de ahí la importancia de tener un documento que delimite por escrito las funciones, actividades y responsabilidades de cada uno de sus miembros, y una estructura. 3.

(21) 4. orgánica afín que muestre los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos.. 1.2.1. -. Contextualización. Macro. Las empresas familiares son un gran motor en la economía mundial, gran parte de las empresas en el mundo son de propiedad familiar. Esto es una realidad palpable en el Ecuador, donde no sólo la mayoría de las empresas pequeñas y medianas son familiares, sino también entre las grandes compañías y grupos económicos predominan las empresas controladas por familias.. El 77% de las empresas más grandes del país son familiares y si se incluye a las pequeñas y medianas empresas (Pymes) esa cifra alcanza el 95%. Esto significa que la riqueza generada por las empresas familiares en Ecuador representa cerca del 51% del Producto Interno Bruto (PIB). Estos cálculos efectuados por el catedrático del IDE Business School, Josemaría Vásquez, dan cuenta de lo crucial que es analizar cómo se maneja este tipo de empresas1.. 1. REVISTA VISTAZO, página ingresada el 16 de Octubre del 2010, a las 10h10, http://www.vistazo.com/ea/500empresas/?eImpresa=1034&id=3642.

(22) 5. No obstante la gran importancia de estas empresas, su esperanza de vida es baja. Sólo un 30% logra superar la segunda generación y un 15% logra ir más allá de la tercera generación. La mayoría fracasa por problemas de sucesión, políticas internas ineficaces o conflictos entre familiares, que hubieran podido prevenirse2.. Por otro lado, las empresas familiares tienen notables fortalezas: la unidad de su grupo de dirección, el compromiso, la determinación y la cultura de las relaciones familiares, la búsqueda por mantener una reputación de calidad en el trabajo y de confianza en la palabra.. Algunas de las ventajas de formar una empresa familiar es que sus miembros se identifican con la empresa y por ende muestran un alto grado de interés y compromiso en que resulte un éxito. Por otro lado el hecho de que sean personas conocidas entre sí, genera un vínculo de confianza muy estrecho. Sin embargo estos aspectos tienen un lado negativo para el crecimiento de la empresa. Algunas de las empresas familiares no tienen una administración clara, pues se mezcla lo personal con lo organizacional; y como su identificación con la empresa es muy arraigada, suelen ser resistentes a los cambios y sobre todo al proceso de institucionalización; todo ello obliga a que estas empresas deban adoptar planes de gestión, planes estratégicos empresariales, planes patrimoniales familiares, planes de sucesiones, planes de contingencia, entre otros; sosteniéndose en valores y cultura para poder perdurar a lo largo del tiempo. 2. SEMINARIUM ECUADOR, página ingresada el 20 de Octubre del 2010, a las 18h12, http://www.seminarium.com.ec/eventos/empresasfamiliares/empresasfamiliares.ppt.

(23) 6. -. Meso. En la ciudad de Ambato las empresas familiares son parte primordial de su crecimiento y desarrollo, siendo los ambateños emprendedores por naturaleza y por ende una parte importante del impulso económico de esta urbe, por ser esta ciudad un punto estratégico de nuestro país donde convergen varios sectores comerciales, con años de tradición y reconocimiento tanto local como nacional.. Sin embargo, la mayor parte de ellas se manejan en base a un conocimiento empírico, fruto de su experiencia ganada con el transcurso de sus años de trabajo y esfuerzo; prevaleciendo la informalidad familiar y trasladándola al entorno empresarial, dejando de lado la importancia de contar con una estructuración orgánica y funcional que ayude a mejorar su administración, imposibilitando así su crecimiento empresarial, institucional y organizacional frente al entorno en el cual se desenvuelven.. -. Micro. En la empresa Globagro S.A. de la ciudad de Ambato, la informalidad en las actividades diarias y en su organización, fruto del predominio del ambiente familiar, y especialmente la ausencia de un documento formal que contemple una estructura.

(24) 7. orgánica y funcional, ha ocasionado que su gestión no sea la adecuada en cuanto al aprovechamiento de tiempo en funciones y tareas, no existe una concreta descripción de cada uno de los puestos, lo que desemboca en una deficiente distribución de las tareas, duplicidad de funciones, poca comunicación, delegación de funciones no competentes a su puesto, ejecución de tareas no autorizadas e incumplimiento de trabajo, que afecta en muchas ocasiones al rendimiento de toda la empresa.. 1.2.2. Análisis crítico. El problema central de la empresa Globagro S.A. es la informalidad en las actividades diarias y en el ejercicio organizativo de la empresa, las causas encontradas que han generado este problema son las siguientes:. El predominio de la relación y el ambiente familiares se traslada al ámbito laboral, al ser una empresa estructurada familiarmente hay la confianza que viene desde el hogar para el desarrollo de las actividades habituales dentro de la organización.. La carencia de un documento formal que establezca funciones y responsabilidades, por el mismo hecho de que el núcleo de la empresa es familiar, los puestos no se encuentran delimitados, reflejándose esto en la falta de una clara división de tareas..

(25) 8. Así también existe una estructura orgánica no muy bien definida, con niveles jerárquicos indeterminados, factor que se ha mantenido sin adaptarse a las necesidades actuales de la empresa. Todo lo mencionado anteriormente, que son los causantes del problema central, tienen efectos como:. La realización de actividades bajo criterio propio, es decir, todos en la empresa saben lo que tienen que hacer; sin embargo, al no tener una guía por escrito a seguir, ocasiona que se queden funciones sueltas, que generan resistencia por parte de los empleados al momento de pedir que las efectúen, desembocando en malestar y desmotivación a nivel de empresa.. El trabajo se comparte y ocasionalmente se delega a otros, debido a la confianza que existe en el entorno como familia, sin embargo esto implica que la responsabilidad de uno de los miembros por cumplir con obligaciones ajenas a su puesto, genere una acumulación de tareas, que al tratar de cumplir a cabalidad; se produzcan retrasos, ocasionando un bajo rendimiento al descuidar actividades inherentes a su puesto.. El cambio de responsables en las tareas afecta directamente en la delegación de funciones y ejecución de tareas por personas no autorizadas, es decir, no se obedece a la estructura orgánica ni a los niveles jerárquicos a los cuales deben dirigirse de acuerdo a su relación en el organigrama..

(26) 9. Gráfico 1.1 Árbol de problemas. Malestar y desmotivación. EFECTOS. Resistencia por parte de los empleados. Bajo rendimiento. Funciones sueltas. Acumulación de tareas a un miembro (s). Delegación de funciones y ejecución de tareas por personas no autorizadas. Realización de actividades bajo criterio propio. El trabajo se comparte y ocasionalmente se delega a otros. Cambio de responsables en las tareas. Informalidad en las actividades diarias y en el ejercicio organizativo de la empresa. Predominio de la relación y el ambiente familiares. CAUSAS. Fuente: Álvaro Villacís Elaborado por: Andrea Lara. Falta de una clara división de tareas. Estructura orgánica no muy bien definida. Carencia de un documento formal que establezca funciones y responsabilidades. Puestos no están delimitados.

(27) 10. 1.2.3. Prognosis. La empresa al no tener una estructura orgánica y funcional que vaya a la par de sus exigencias, le ha representado una seria dificultad en el manejo de su gestión administrativa, que tendrá como efectos: Desequilibrio de funciones, ausencia de una organización interna definida, inadecuada administración del recurso humano, bajo rendimiento, deficiente comunicación organizacional; lo que en conjunto ocasionará que no exista un adecuado cumplimiento de las metas y objetivos, y malestar general dentro de la organización, impidiendo un mejor funcionamiento y desarrollo de la misma.. 1.2.4. Formulación del problema. ¿De qué manera la falta de una estructura orgánica y funcional incide en la gestión administrativa de la empresa Globagro S.A.?. 1.2.5. . Preguntas directrices. ¿De qué manera el no contar con un manual de funciones afecta al desarrollo de las actividades dentro de la empresa?.

(28) 11. . ¿Es indispensable un organigrama estructural para fomentar la coordinación de tareas y la comunicación entre los miembros de la empresa?. . ¿Cuenta la empresa con una estructura orgánica y funcional para mejorar su administración?. 1.2.6. Delimitación del problema. . Campo: Administrativo. . Área: Organizacional. . Aspecto: Gestión administrativa. -. Delimitación espacial. El proceso de la investigación se efectuará en la empresa Globagro S.A., ubicada en la provincia de Tungurahua, en la ciudad de Ambato, sector Yacupamba, calle "A" s/n y 12 de Noviembre.. -. Delimitación temporal. La presente investigación se realizará en aproximadamente 5 meses, desde Octubre del 2010 a Febrero del 2011..

(29) 12. 1.3 Justificación. Se realizará el presente proyecto con la finalidad de mejorar la gestión administrativa dentro de la empresa Globagro S.A., proponiendo una estructura orgánica actualizada que permita ubicar cada cargo de un modo adecuado dentro del organigrama y con esto poder visualizar las áreas principales de la organización y los niveles de autoridad y responsabilidad, y evitar la confusión de superiores a quienes deba dirigirse el personal ante cualquier circunstancia.. En cualquier tipo de empresa, siempre será vital mantener la estabilidad organizacional, objetivo que se pretende cumplir mediante la elaboración de un manual de funciones, ya que al determinar y delimitar los campos de acción de cada miembro de la organización se contribuirá a eliminar desequilibrios en cargas de trabajo, omisiones y duplicidad de funciones; permitiendo que las personas interaccionen con una mayor comprensión de su papel dentro de la empresa y beneficiando posteriormente al rendimiento laboral, comunicación, desarrollo e integración.. La elaboración de una estructura orgánica y funcional será una herramienta indispensable para Globagro S.A., al disponer de un respaldo por escrito para poder especificar quién depende de quién, y quien está autorizado para la toma de decisiones acorde a los niveles de jerarquía; también para reasignar funciones, crear,.

(30) 13. analizar, describir puestos, y encontrar el personal con el mejor perfil para cumplir con las actividades establecidas. De esta manera se pretenderá cumplir de una manera más eficiente todas las actividades, economizando y aprovechando positivamente los recursos y el tiempo para un mejor funcionamiento de la empresa.. 1.4 Objetivos. 1.4.1. Objetivo general. Elaborar una estructura orgánica y funcional para mejorar la gestión administrativa de la empresa familiar Globagro S.A.. 1.4.2. . Objetivos específicos. Realizar un diagnóstico para conocer la situación actual de la empresa Globagro S.A.. . Analizar la información obtenida a través del diagnóstico para buscar alternativas de solución.. . Diseñar la estructura orgánica de la empresa Globagro S.A.. . Elaborar un manual de funciones de la empresa Globagro S.A..

(31) CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO. 2.1.. Generalidades de la empresa. 2.1.1. Antecedentes. La empresa Globagro S.A., cuya estructura es principalmente familiar, fue creada en el 12 de Agosto de 1999 con la iniciativa del Ing. Miguel Melo y su familia. En sus inicios la empresa empezó trabajando con Bayer para distribuir y comercializar dos tipos de productos en la zona de Tungurahua, posteriormente ascendieron las ventas y con ello aumentó la cantidad de productos comercializados; cubriendo el mercado de clientes pequeños, lo que no hacía Bayer; después, con el consentimiento de Bayer se tomaron clientes grandes, abarcando más zonas y más productos.. Sus oficinas están ubicadas en la provincia de Tungurahua, cantón Ambato, parroquia Izamba, en el sector Yacupamba, calle "A" s/n y 12 de Noviembre. La. 14.

(32) 15. empresa Globagro S.A., tiene un buen posicionamiento dentro del mercado, debido a la calidad y variedad de productos que comercializa en la zona central del país, y al servicio que brinda a sus clientes.. 2.1.2. Misión. La misión de Globagro S.A. es satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes, para lograr el pleno desarrollo de la agricultura en general, ofreciendo al mercado una atención personalizada y eficiente, con el aval de nuestros productos de alta calidad que además de tener precios convenientes, solucionan cualquier problema de los cultivos.. 2.1.3. Visión. La empresa Globagro S.A. quiere lograr a corto plazo, un mejoramiento organizacional, dependiendo de un buen sistema administrativo, para contar con la suficiente información que permita tomar decisiones oportunas en beneficio de la empresa, con personal que motive a la integración y buen ánimo de trabajo, que se refleje en una excelente atención al cliente. Se pretende además, afirmarnos en el mercado con la imagen de una empresa solvente, con un buen posicionamiento financiero, para que al transcurrir del tiempo, no sólo seamos distribuidores de las.

(33) 16. principales casas comerciales del país, sino que también tengamos la oportunidad de ser importadores y comercializar productos que nos brinden mayores utilidades.. 2.1.4. Objetivos. Los principales objetivos de Globagro S.A. son incrementar utilidades, mantener y mejorar la calidad en el servicio al cliente.. 2.1.5. Valores corporativos. Los valores corporativos de Globagro S.A. son los siguientes:. . Ética. . Moral. . Honestidad. . Compromiso con la organización. . Competitividad. . Buen servicio. . Creatividad. . Optimismo. . Confiabilidad.

(34) 17. . Liderazgo. . Calidad. 2.1.6. Principales actividades. Globagro S.A. se dedica a la comercialización y distribución de agroquímicos, así como con Bayer, se trabaja también con otras casas comerciales, como son: Incoagro, Proagrin, Febres Cordero, Interoc y Agroquim y Fertisa – Brenntag, ampliando su oferta de productos.. La empresa tiene convenios con estas casas, para distribuir directamente a los almacenes todos sus productos, en la zona central del país, esto es: Tungurahua, Chimborazo y Cotopaxi. Aparte de esta red de distribución tiene sus puntos de venta en Mocha, Quero, Salcedo, Píllaro, Ambato, Riobamba, los cuales mantienen contacto directo con el agricultor.. Además la empresa cuenta con una bodega principal que está ubicada en el cantón Mocha, ésta constituye el eje principal del desenvolvimiento de la comercialización de sus productos, ya que ahí se encuentra toda la mercadería que entregan los proveedores y desde ella se reparte a todos los puntos de venta de Globagro S.A..

(35) 18. 2.1.7. Organigrama de la empresa. Gráfico 2.1 Organigrama de la empresa. JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS. PRESIDENTE. GERENTE GENERAL. GERENTE COMERCIAL. SECRETARÍA. GERENTE ADMINISTRATIVA. REP. VENTAS. PUNTOS DE VENTA. BODEGUERO. TRANSPORTISTA. Fuente: Álvaro Villacís Elaborado por: Andrea Lara. CONTADOR.

(36) 19. 2.1.8. Detalle de puestos de la empresa. Cuadro 2.1 Detalle de puestos de la empresa. Nº. NOMBRE. PUESTO. 1 Melo Diego. Gerente General. 2 Villacís Álvaro. Gerente Comercial. 3 Melo Lorena. Gerente Administrativa. 4 Freire Paulina. Contadora. 5 Recalde Johanna. Secretaria - Facturadora. 6 Peñaherrera César. Vendedor - Almacenista. 7 Abril Edy. Vendedor - Almacenista. 8 Telenchana Miguel. Vendedor - Almacenista. 9 Toapanta Segundo. Vendedor - Almacenista. 10 Torres Edgar. Vendedor - Almacenista. 11 Torres Jofre. Vendedor - Almacenista. 12 Garcés Edison. Promotor. 13 Bermeo Eduardo. Ayudante de feria. 14 Bermeo Genaro. Ayudante de feria. 15 Calero Segundo. Transportista. 16 Miniguano Walter. Bodeguero. Fuente: Paulina Freire Elaborado por: Andrea Lara. PRINCIPALES ACTIVIDADES Toma de decisiones para locales, fijación de PVP, ventas y cobranzas al por mayor Programación pago a proveedores, control de flujo de caja Registro de gastos de los almacenes, registro de ingresos y egresos Conciliaciones bancarias, presentación de balances, declaración de impuestos Facturación de ventas al por mayor, registro de cobranzas Ventas en local al por menor Ventas en local al por menor Ventas en local al por menor Ventas en local al por menor Ventas en local al por menor Ventas en local al por menor Visitas a clientes y posibles clientes, visitas a cultivos Ayudante en los días de feria en los almacenes Ayudante en los días de feria en los almacenes Entrega de mercaderías Recepción y despacho de mercaderías.

(37) 20. 2.2.. Fundamentación filosófica. El desarrollo de la investigación se sustenta en el enfoque crítico propositivo, que permite conocer el problema y el objeto de estudio en su contexto, para buscar alternativas de solución a través de propuestas de cambio.. Se ha observado el problema de la informalidad en las actividades diarias y en el ejercicio organizativo de la empresa Globagro S.A. de la ciudad de Ambato, por lo tanto es necesario el aporte de una propuesta de solución a través de una estructura orgánica y funcional, lo cual generará cambios en la organización de la empresa y en la mejora de su gestión administrativa, en función de su recurso humano..

(38) 21. 2.3.. Categorías fundamentales. Gráfico 2.2 Subordenación. Organización de Empresas y del Recurso Humano. Administración. Estructuras organizacionales y manuales administrativos. Empresa. Estructura orgánica y funcional. Gestión administrativa. VARIABLE INDEPENDIENTE Elaborado por: Andrea Lara. VARIABLE DEPENDIENTE.

(39) 22. Gráfico 2.3 Variable independiente: Estructura orgánica y funcional. Canales formales de comunicación. Niveles y relaciones de jerarquía. Organigrama Unidades administrativas. Líneas de mando. ESTRUCTURA ORGÁNICA Y FUNCIONAL Identificación del puesto. Manual de funciones. Perfil del puesto. Relaciones de autoridad. Funciones del puesto. Responsabilidades y tareas. Fuente: Franklin, Enrique (2009: 124, 253) Elaborado por: Andrea Lara. Personal y unidades interrelacionados con el puesto.

(40) 23. Gráfico 2.4 Variable dependiente: Gestión administrativa. Departamentalización. Estrategias. Metas. Objetivos Coordinación. Planes. Planificación. División del trabajo. Organización. Jerarquía. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Toma de decisiones. Corrección. Dirección. Control Medición. Estándares. Comunicación Motivación. Liderazgo. Fuente: Stoner, James (1996: 11-13) Elaborado por: Andrea Lara. Comparación.

(41) 24. 2.4.. Fundamentación legal. La base legal de la empresa Globagro S.A. es el Código de Trabajo y la Ley de Compañías, que manifiestan lo siguiente:. CÓDIGO DE TRABAJO. DISPOSICIONES FUNDAMENTALES. Art. 1.- Ámbito de este Código.- Los preceptos de este Código regulan las relaciones entre empleadores y trabajadores y se aplican a las diversas modalidades y condiciones de trabajo.. Las normas relativas al trabajo contenidas en leyes especiales o en convenios internacionales ratificados por el Ecuador, serán aplicadas en los casos específicos a las que ellas se refieren.. Art. 2.- Obligatoriedad del trabajo.- El trabajo es un derecho y un deber social.. El trabajo es obligatorio, en la forma y con las limitaciones prescritas en la Constitución y las leyes..

(42) 25. Art. 3.- Libertad de trabajo y contratación.- El trabajador es libre para dedicar su esfuerzo a la labor lícita que a bien tenga.. Ninguna persona podrá ser obligada a realizar trabajos gratuitos, ni remunerados que no sean impuestos por la ley, salvo los casos de urgencia extraordinaria o de necesidad de inmediato auxilio. Fuera de esos casos, nadie estará obligado a trabajar sino mediante un contrato y la remuneración correspondiente.. En general, todo trabajo debe ser remunerado.. Art. 4.- Irrenunciabilidad de derechos.- Los derechos del trabajador son irrenunciables. Será nula toda estipulación en contrario.. Art. 5.- Protección judicial y administrativa.- Los funcionarios judiciales y administrativos están obligados a prestar a los trabajadores oportuna y debida protección para la garantía y eficacia de sus derechos.. Art. 6.- Leyes supletorias.- En todo lo que no estuviere expresamente prescrito en este Código, se aplicarán las disposiciones de los Códigos Civil y de Procedimiento Civil.. Art. 7.- Aplicación favorable al trabajador.- En caso de duda sobre el alcance de las disposiciones legales, reglamentarias o contractuales en materia laboral, los funcionarios judiciales y administrativos las aplicarán en el sentido más favorable a los trabajadores..

(43) 26. LEY DE COMPAÑÍAS. DISPOSICIONES GENERALES. Art. 1.- Contrato de compañía es aquél por el cual dos o más personas unen sus capitales o industrias, para emprender en operaciones mercantiles y participar de sus utilidades.. Art. 2.- Hay cinco especies de compañías de comercio, a saber: * La compañía en nombre colectivo; * La compañía en comandita simple y dividida por acciones; * La compañía de responsabilidad limitada; * La compañía anónima; y, * La compañía de economía mixta.. Art. 4.- El domicilio de la compañía estará en el lugar que se determine en el contrato constitutivo de la misma.. Si las compañías tuvieren sucursales o establecimientos administrados por un factor, los lugares en que funcionen éstas o éstos se considerarán como domicilio de tales compañías para los efectos judiciales o extrajudiciales derivados de los actos o contratos realizados por los mismos.. Art. 5.- Toda compañía que se constituya en el Ecuador tendrá su domicilio principal dentro del territorio nacional..

(44) 27. Art. 13.- Designado el administrador que tenga la representación legal y presentada la garantía, si se la exigiere, inscribirá su nombramiento, con la razón de su aceptación, en el Registro Mercantil, dentro de los treinta días posteriores a su designación, sin necesidad de la publicación exigida para los poderes ni de la fijación del extracto. La fecha de la inscripción del nombramiento será la del comienzo de sus funciones.. En el contrato social se estipulará el plazo para la duración del cargo de administrador que, con excepción de lo que se refiere a las compañías en nombre colectivo y en comandita simple, no podrá exceder de cinco años, sin perjuicio de que el administrador pueda ser indefinidamente reelegido o removido por las causas regales.. En caso de que el administrador fuere reelegido, estará obligado a inscribir el nuevo nombramiento y la razón de su aceptación.. Art. 16.- La razón social o la denominación de cada compañía, que deberá ser claramente distinguida de la de cualquiera otra, constituye una propiedad suya y no puede ser adoptada por ninguna otra compañía.. Art. 19.- La inscripción en el Registro Mercantil surtirá los mismos efectos que la matrícula de comercio. Por lo tanto, queda suprimida la obligación de inscribir a las compañías, en el libro de matrículas de comercio. Para inscribir la escritura pública en el Registro Mercantil se acreditará la inscripción de la compañía en la Cámara de la Producción correspondiente..

(45) 28. Art. 20.- Las compañías constituidas en el Ecuador, sujetas a la vigilancia y control de la Superintendencia de Compañías, enviarán a ésta, en el primer cuatrimestre de cada año: a) Copias autorizadas del balance general anual, del estado de la cuenta de pérdidas y ganancias, así como de las memorias e informes de los administradores y de los organismos de fiscalización establecidos por la Ley; b) La nómina de los administradores, representantes legales y socios o accionistas; y, c) Los demás datos que se contemplaren en el reglamento expedido por la Superintendencia de Compañías.. El balance general anual y el estado de la cuenta de pérdidas y ganancias estarán aprobados por la junta general de socios o accionistas, según el caso; dichos documentos, lo mismo que aquellos a los que aluden los literales b) y c) del inciso anterior, estarán firmados por las personas que determine el reglamento y se presentarán en la forma que señale la Superintendencia.. Art. 26.- El ejercicio económico de las compañías terminará cada 31 de diciembre.. Art. 33.- El establecimiento de sucursales, el aumento o disminución de capital, la prórroga del contrato social, la transformación, fusión, escisión, cambio de nombre, cambio de domicilio, convalidación, reactivación de la compañía en proceso de liquidación y disolución anticipada, así como todos los convenios y resoluciones que alteren las cláusulas que deban registrarse y publicarse, que reduzcan la duración de la compañía, o excluyan a alguno de sus miembros, se sujetarán a las solemnidades establecidas por la Ley para la fundación de la compañía según su especie..

(46) 29. 2.5.. Fundamentación teórica. 2.5.1. Antecedentes de la investigación. Para la elaboración del presente trabajo de investigación se ha tomado como referencia estudios anteriores sobre el mismo tema. Así, en la tesis titulada: “Estructura orgánica y funcional de la empresa familiar Servicio de Encomiendas M&M de la ciudad de Ambato” de Hernán Francisco Palacios Larrea, de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Ambato, del año 2010, en la página 50, expresa lo siguiente:. “Toda organización cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal. La formal es la estructura explícita y oficialmente reconocida por la empresa. La estructura informal es la resultante de la filosofía de la conducción y el poder relativo de los individuos que componen la organización, no en función de su ubicación en la estructura formal, sino en función de su influencia sobre otros miembros”.. De la misma forma, según Hellriegel, en su libro “Administración: Un enfoque basado en competencias”, novena edición, del año 2002, editorial Thomson, en la página 280, expresa lo siguiente:.

(47) 30. “La departamentalización divide el trabajo de la organización y permite la especialización y estandarización de puestos y tareas. Sin embargo, para lograr los objetivos organizacionales, los empleados, proyectos y labores tienen que coordinarse, es decir, establecer procesos y mecanismos para integrar las tareas y actividades de los empleados y unidades organizacionales”.. Por lo que se considera que existen las fuentes necesarias y especializadas para la fundamentación teórica del trabajo.. 2.5.2. Administración. 2.5.2.1.. Definición de administración. Estas son las definiciones de Administración, según algunos autores:3. -. James Stoner: Administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.. 3. Ramírez, Carlos. Fundamentos de administración. ECOE Ediciones. (2002:4)..

(48) 31. -. Fritz Mostern Marx: La administración es toda acción encaminada a convertir un propósito en realidad objetiva, es el orden sistemático de acciones y el uso calculado de recursos aplicados a la realización de un propósito, previendo los obstáculos que pueden surgir en el logro del mismo. Es la acción de dirección y supervisión del trabajo y del uso adecuado de materiales y elementos para realizar el fin propuesto con el más bajo costo de energía, tiempo y dinero.. -. Luther Gulick: La administración es un sistema de conocimientos por medio del cual los hombres establecen relaciones, predicen resultados e influyen en las consecuencias de cualquier situación en que se organicen para trabajar unidos en el logro de los propósitos comunes.. -. Carlos Dávila: Administración es una práctica social que se esquematiza como el manejo de los recursos de una organización a través del proceso administrativo de planeación, coordinación, dirección, organización y control.. -. George R. Terri, remitiéndose a Henry Fayol, define la administración como un proceso distintivo que consiste en la planeación, organización, dirección, ejecución y control del trabajo mediante el empleo de personas y recursos de diversa índole.. -. Herbert A. Simon: La administración es una acción humana, racional y cooperativa para llegar a determinados objetivos.. -. Robert Mc Namara: La administración es el medio por medio del cual pueden ser.

(49) 32. racionalmente organizados y extendidos al conjunto del cuerpo social los cambios sociales, tecnológicos y políticos.. 2.5.2.2.. Principios generales de la administración. Según Fayol, los 14 principios generales de la administración son:4. 1. División del trabajo: Especialización de las tareas y de las personas para aumentar la eficiencia. 2. Autoridad y responsabilidad: Autoridad es el derecho de dar órdenes y el poder de esperar obediencia; la responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad e implica el deber de rendir cuentas. Ambas deben estar equilibradas entre sí. 3. Disciplina: Obediencia, dedicación, energía, comportamiento y respeto de las normas establecidas. 4. Unidad de mando: Cada empleado debe recibir órdenes de un solo superior. Es el principio de la autoridad única. 5. Unidad de dirección: Asignación de un jefe y un plan a cada grupo de actividades que tengan el mismo objetivo. 6. Subordinación de los intereses individuales a los generales: Los intereses generales deben estar por encima de los intereses particulares. 7. Remuneración del personal: Debe haber satisfacción justa y garantizada para los 4. Chiavenato, Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración. 7ª ed. México: McGrawHill. (2006:72)..

(50) 33. empleados y para la organización. 8. Centralización: Concentración de la autoridad en la cúpula jerárquica de la organización. 9. Cadena escalar: Línea de autoridad que va del escalón más alto al más bajo. Es el principio de mando. 10. Orden: Debe existir un lugar para cada cosa y cada cosa debe estar en su lugar, es el orden material y humano. 11. Equidad: Amabilidad y justicia para conseguir la lealtad del personal. 12. Estabilidad del personal: La rotación tiene un impacto negativo en la eficiencia de la organización. Cuanto más tiempo permanezca una persona en un cargo, tanto mejor para la empresa. 13. Iniciativa: Capacidad de visualizar un plan y asegurar personalmente su éxito. 14. Espíritu de equipo: La armonía y unión entre las personas constituyen grandes fortalezas para la organización.. Urwick propuso cuatro principios de administración:5. a. Principio de especialización: Cada persona debe realizar una sola función, lo cual determina una división especializada del trabajo. Este principio origina la organización lineal, la de staff y la funcional. b. Principio de la autoridad: Debe existir una línea de autoridad claramente definida, conocida y reconocida por todos, desde la cima de la organización hasta cada individuo de la base. 5. Chiavenato, Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración. 7ª ed. México: McGrawHill. (2006:76)..

(51) 34. c. Principio de amplitud administrativa: Este principio determina que cada superior sólo debe tener cierto número de subordinados. El superior revisa a las personas y, principalmente, las relaciones entre esas personas. La cantidad óptima de subordinados varía enormemente, dependiendo del nivel y la naturaleza de los puestos, la complejidad y la variabilidad del trabajo y la preparación de los subordinados. d. Principio de definición: Los deberes, la autoridad y la responsabilidad de cada puesto y sus relaciones con los otros deben ser definidos por escrito y comunicados a todos.. 2.5.2.3.. Características de la administración. 1. Universalidad: El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque evidentemente existan variantes. Se puede decir que la administración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas políticos existentes.. 2. Especificidad: Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. La administración tiene características específicas que no nos permite.

(52) 35. confundirla con otra ciencia o técnica. La administración se auxilia de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico, es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.. 3. Unidad temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.. 4. Unidad jerárquica: Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración.. 5. Valor instrumental: La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.. 6. Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles o subsistemas de un organismo formal.. 7. Interdisciplinariedad: La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Esta relacionada con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología, psicología, filosofía, antropología, etc..

(53) 36. 8. Flexibilidad: Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.. 2.5.2.4.. Funciones básicas de la empresa. Fayol destaca que toda empresa cumple seis funciones:6. 1. Funciones técnicas: Relacionadas con la producción de bienes o servicios de la empresa. 2. Funciones comerciales: Relacionadas con la compra, la venta o el intercambio. 3. Funciones financieras: Relacionadas con la búsqueda y gestión de capitales. 4. Funciones de seguridad: Relacionadas con la protección y preservación de los bienes y las personas. 5. Funciones contables: Relacionadas con los inventarios, los registros, los balances, los costos y las estadísticas. 6. Funciones administrativas: Relacionadas con la integración de las otras cinco funciones por parte de la dirección. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las demás funciones de la empresa, y están siempre por encima de ellas.. 6. Chiavenato, Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración. 7ª ed. México: McGrawHill. (2006:70)..

(54) 37. 2.5.2.5.. Papel del administrador. Mintzberg identifica diez papeles específicos del administrador, distribuidos en tres categorías: Interpersonal, informativa y decisoria. Un papel es el conjunto de expectativas de la organización respecto al comportamiento de una persona. Cada papel representa actividades que realiza el administrador para cumplir las funciones de planear, organizar, dirigir y controlar.7. a) Papeles interpersonales: Representan las relaciones con otras personas y se relacionan con las habilidades humanas. Muestran cómo el administrador interactúa con las personas e influye en los subordinados.. -. Representación.- Asume deberes ceremoniales y simbólicos, representa la organización, establece relaciones, firma documentos legales.. -. Liderazgo.- Dirige y motiva a las personas, orienta, capacita, aconseja y se comunica con los subordinados.. -. Vínculos.- Mantiene redes de comunicación dentro y fuera de la organización, instituye canales formales de comunicación.. 7. Chiavenato, Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración. 7ª ed. México: McGrawHill. (2006:6)..

(55) 38. b) Papeles informativos: Describen las actividades para mantener y desarrollar una red de información. Muestran cómo el administrador intercambia y procesa información.. -. Vigilancia.- Elabora y autoriza informes, mantiene contactos personales.. -. Difusión.- Envía información a los miembros de otras organizaciones, envía memorandos e informes, organiza y preside reuniones.. -. Portavoz.- Transmite información a personas externas mediante conversaciones, informes y memorandos.. c) Papeles decisorios: Incluyen eventos y situaciones en que el administrador deba elegir o escoger. Estos papeles requieren conocimiento, habilidades humanas y conceptuales. Muestran cómo el administrador utiliza la información en sus decisiones.. -. Emprendedor.- Inicia proyectos, identifica nuevas ideas, asume riesgos, delega autoridad, comparte responsabilidades de ideas a otros.. -. Resolución de conflictos.- Toma medidas correctivas en disputas o crisis, resuelve conflictos, guía al grupo en las crisis y lo orienta en los cambios.. -. Asignación de recursos.- Decide la asignación de recursos. Propone y establece prioridades.. -. Negociación.- Representa los intereses de la organización en negociaciones con sindicatos, en ventas, compras o financiamientos..

(56) 39. 2.5.2.6.. Proceso administrativo. Según Stoner (1996: 11-13). “Se acostumbra definir la administración en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el control.. -. Planificar.- Implica que los administradores piensan con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. Además, los planes son la guía para que (1) la organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos; (2) los miembros de la organización desempeñen actividades congruentes con los objetivos y los procedimientos elegidos, y (3) el avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando no sea satisfactorio, se puedan tomar medidas correctivas.. El primer paso para planificar consiste en elegir las metas de la organización. A continuación se establecen metas para cada una de las subunidades de la organización; es decir, sus divisiones, departamentos, etc. Definidas éstas, se establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemática. Sobra decir que, al elegir objetivos y preparar programas, el gerente de mayor jerarquía.

(57) 40. analizar su viabilidad, así como las posibilidades de que otros gerentes y empleados de la organización los acepten.. -. Organizar.- Proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que éstos puedan alcanzar las metas de la organización. Diferentes metas requieren diferentes estructuras. Por lo tanto, los gerentes deben adaptar la estructura de la organización a sus metas y recursos, proceso conocido como diseño organizacional.. -. Dirigir.- Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen también tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización. Los gerentes, al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.. -. Controlar.- Involucra los siguientes elementos básicos: (1) establecer estándares de desempeño: (2) medir los resultados presentes; (3) comparar estos resultados con las normas establecidas, y (4) tomar medidas correctivas cuando se detectan.

(58) 41. desviaciones. El gerente, gracias a la función de control, puede mantener a la organización en el buen camino”.. Según Stoner (1996: 610). “Las organizaciones utilizan a los procedimientos de control para asegurarse de que están avanzando, satisfactoriamente, hacia sus metas y de que están usando sus recursos de manera eficiente. El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas. De hecho, el control está mucho más generalizado que la planificación. El control sirve a los gerentes para monitorear la eficacia de sus actividades de planificación, organización y dirección”.. 2.5.3. Estructura y diseño organizacional. 2.5.3.1.. Estructura organizacional. Según Stoner (1996: 361,345). “La estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes, y entre empleados y empleados. Como las estrategias y las circunstancias del entorno organizacional son diferentes a las de otras, existe toda una serie de estructuras posibles para la organización”..

(59) 42. 2.5.3.2.. -. Pasos básicos para organizar. División del trabajo. Según Stoner (1996: 347). “La división de trabajo consiste en descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de la tarea en general; en forma lógica y cómoda.. La división de trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender y realizar con relativa velocidad. Por consiguiente, fomenta la especialización, pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo. Además, como crea una serie de trabajos, las personas pueden elegir puestos, o ser asignadas a aquellos, que se ciñan a sus talentos e intereses”.. -. Departamentalización. Según Stoner (1996: 348). “La departamentalización es resultado de las decisiones que toman los gerentes en cuanto a qué actividades laborales, una vez que han sido divididas en tareas, se pueden relacionar en grupos parecidos. Existen muchas.