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POLÍTICAS DE USO DEL CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL

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POLÍTICAS DE USO DEL CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL

Estas políticas establecen que el uso del servicio de correo electrónico debe ser

exclusivamente para apoyar y mejorar la calidad de las funciones oficiales y/o

administrativas de los servidores públicos. El H.R.A.E.V.

i

considera a este servicio como

un importante medio de comunicación; por lo tanto, proporciona estas políticas de uso

para que los usuarios aprovechen el servicio de manera responsable, efectiva y dentro de

un marco de legalidad, asegurando el uso correcto del mismo.

El uso de las cuentas del servicio de correo electrónico que proporciona el

H.R.A.E.V. implica y sobreentiende la conformidad y aceptación del usuario a

estas políticas.

a.

Tipos de cuentas

Todas las cuentas de correo que existen en el servicio del H.R.A.E.V. son propiedad de

la institución y del Gobierno Federal. En el sistema de correo electrónico se consideran

los siguientes tipos de cuenta:

1.

Cuentas personales: El personal del H.R.A.E.V. (mandos medios y

superiores), tendrá acceso a una cuenta de correo para el desempeño de sus

labores y actividades oficiales. Dicha cuenta de correo se conformará con el

nombre propio del funcionario de acuerdo al siguiente formato:

nombre.apellido@hraev.gob.mx.

2.

Cuentas departamentales: Estas cuentas son creadas para las necesidades

de comunicación oficial de las entidades de gestión como áreas,

departamentos, coordinaciones, grupos de trabajo, etc. Deberán ser solicitadas

directamente por el titular o funcionario responsable de la entidad que

corresponda. El formato de la cuenta consistirá en lo siguiente:

nombre.entidad@hraev.gob.mx ó entidad@hraev.gob.mx.

3.

Cuentas temporales: Cuentas que se crean en forma temporal, con una

vigencia definida previamente, con propósitos específicos de comunicación

derivados de actividades temporales o provisionales como convocatorias,

congresos, eventos y proyectos. Estas cuentas tendrán una fecha de caducidad

y se desactivarán automáticamente en su cumplimiento. El formato de este tipo

de cuenta consiste en lo siguiente: nombre.evento@hraev.gob.mx ó

evento@hraev.gob.mx.

4.

Cuentas restringidas: Cualquier tipo de las cuentas anteriores pero observa

limitantes en cuanto a su disponibilidad, métodos o medios de acceso, espacio

de almacenamiento, etc., según dispongan las autoridades del H.R.A.E.V. y la

S.I.

ii

(2)

a.

Responsabilidades y obligaciones de los usuarios

1.

Los usuarios son completamente responsables de todas las actividades

realizadas con sus cuentas de acceso y su buzón asociado.

2.

La cuenta de correo personal que proporciona la institución es particular e

intransferible, por lo que no debe proporcionarse o compartirse con otras

personas.

3.

Están completamente prohibidas las siguientes actividades:

a.

Utilizar el correo electrónico para propósitos comerciales ajenos a la

institución.

b.

Participar en la propagación de “cartas en cadenas”, ni en esquemas

comerciales piramidales.

c.

Distribuir de forma masiva grandes cantidades de mensajes con contenidos

inapropiados que atenten contra el buen funcionamiento de los recursos de

T.I.C.

iii

del H.R.A.E.V.

d.

Enviar o reenviar mensajes con contenido difamatorio, ofensivo, racista u

obsceno.

e.

Copiar ilegalmente o reenviar de mensajes sin tener la autorización del

remitente original para hacerlo.

f.

Usar seudónimos y enviar mensajes anónimos, así como aquellos que

consignen títulos, cargos o funciones no oficiales.

g.

Utilizar mecanismos y sistemas que intenten ocultar o suplantar la identidad

del emisor de correo (Ghost mail).

h.

Enviar o recibir correo basura (SPAM) de cualquier índole. Se consideran

correos basura aquellos no relacionados con las funciones específicas a los

procesos de trabajo.

i.

Modificar o intentar modificar los parámetros de sistema y seguridad del

servicio de correo.

4.

Toda información o contenido que sea transmitido por las cuentas de correo del

H.R.A.E.V., son responsabilidad únicamente del titular de la cuenta, por lo que

dichos contenidos no reflejan las preferencias o ideas de la institución.

5.

El usuario se compromete a dar aviso a la S.I. del H.R.A.E.V. acerca de

cualquier fallo de seguridad en su cuenta de correo, incluyendo su uso no

autorizado, pérdida de la contraseña, etc.

(3)

c.

Almacenamiento y transmisión

1.

La capacidad predefinida del buzón de correo para cada cuenta tipo personal

(mandos medios y superiores) será de 1024 MB (1 Gb) incluyendo la papelera

de reciclaje, la cual se vaciará periódicamente como rutina automática del

servicio. Para otro tipo de cuentas, el tamaño del buzón será definido por la

S.I. de acuerdo a las necesidades particulares de los usuarios.

2.

El tamaño deseable de los archivos adjuntos por cada mensaje de correo

electrónico no debe exceder los 10 Mb debido a las limitaciones propias del

ancho de banda del enlace de Internet. Esto tiene efecto tanto para el envío

como para la recepción.

3.

El máximo número de destinatarios en los campos Para:, CC: y CCO: en un

mensaje de correo es de 10 cada uno.

4.

Se recomienda el uso del campo CCO: para mantener la privacidad de los

correos electrónicos de los destinatarios ya que no se deben distribuir listas de

direcciones de correo personales u oficiales sin expresa autorización de sus

dueños o titulares.

5.

Los correos masivos institucionales que por necesidades específicas de un

departamento o área requieran ser enviados a una parte o todo el H.R.A.E.V.,

deben ser solicitados a la S.I. y autorizados por las autoridades

correspondientes.

6.

Los archivos adjuntos con extensión .exe, .pif, .scr, .vbs, .cmd, .com, .bat,

.hta, entre otras; serán eliminados automáticamente por los sistemas de

seguridad ya que son propensos a ser utilizadas para propagación de virus.

7.

Es deseable y ampliamente recomendable comprimir los archivos al

compartirlos a través del servicio de correo, para disminuir las exigencias

técnicas en su transmisión.

8.

En caso de que el usuario tenga necesidades específicas del servicio de correo

debe acudir a la S.I. para solicitar dichos ajustes.

d.

Sanciones

1.

Se advierte que las cuentas de correo electrónico pueden ser monitoreadas sin

notificación previa si las autoridades del H.R.A.E.V. lo consideran necesario e

instruyen a la S.I. para dicha tarea.

2.

El uso inapropiado o el abuso en el servicio pueden ocasionar la desactivación

temporal o permanente de las cuentas.

3.

De existir evidencia de que el usuario está haciendo mal uso del servicio, el

H.R.A.E.V. se reserva el derecho de tomar acciones disciplinarias, incluyendo

las medidas pertinentes, de acuerdo a las normativas y leyes aplicables.

(4)

e.

Transparencia y acceso a la información

El pasado martes 10 de Febrero del año en Curso, el Instituto Federal de Acceso a

la Información publicó en el Diario Oficial de la Federación el documento

“Recomendaciones para la organización y conservación de correos

electrónicos institucionales de las dependencias y entidades de la

Administración Pública Federal”, en el cual se detalla el tratamiento que debe

darse al servicio de correo electrónico institucional (documento oficial). Se recomienda

consultar dicha publicación, la cual se encuentra anexa al presente documento.

f.

Generales

1.

Estas políticas serán continuamente actualizadas por la S.I. en función al

cambio tecnológico inherente al servicio y conforme se requiera. Los usuarios

serán informados oportunamente de las modificaciones a estas políticas.

2.

Los casos no previstos en el presente documento serán resueltos por la S.I. en

acuerdo con las autoridades del H.R.A.E.V.

México D.F., Abril de 2009

Copyright ©2009 Reservados todos los derechos

Comisión Coordinadora de Institutos Nacionales de Salud y Hospitales de Alta Especialidad

 

      

i

 

H.R.A.E.V.:

 

Hospital

 

Regional

 

de

 

Alta

 

Especialidad

 

de

 

Ciudad

 

Victoria.

 

ii

 

S.I.:

 

Subdirección

 

de

 

Informática.

 

iii

(5)

Martes 10 de febrero de 2009 DIARIO OFICIAL (Primera Sección)

INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACION

PUBLICA

RECOMENDACIONES para la organización y conservación de correos electrónicos institucionales de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.

RECOMENDACIONES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE CORREOS ELECTRONICOS INSTITUCIONALES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL.

El Pleno del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, con fundamento en lo dispuesto por los artículos 37 fracción XIX de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, y 2 fracción V y 6 de su Reglamento, y

CONSIDERANDO

Que las herramientas informáticas de comunicación institucional, como el correo electrónico, permiten el intercambio expedito de información al interior y exterior de las dependencias y entidades, al tiempo que facilitan y documentan el quehacer gubernamental derivado del ejercicio de las atribuciones legales de las mismas;

Que las comunicaciones enviadas y recibidas a través de correos electrónicos institucionales por los servidores públicos, en ejercicio de sus atribuciones, constituyen documentos al amparo de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, por lo que pueden ser objeto de solicitudes de acceso a la información por parte de los ciudadanos, con excepción de las comunicaciones de carácter estrictamente personal que se reciban, sobre las cuales podrán disponer los servidores públicos al ser titulares de la información que contienen;

Que exclusivamente aquellos correos institucionales que reflejen el ejercicio de atribuciones de los sujetos obligados y la actividad y desempeño de los servidores públicos serán considerados como correos electrónicos de archivo por lo que podrán conservarse en los términos y los periodos de guarda y conservación señalados en el Catálogo de Disposición Documental, sin que sea necesario imprimir los correos electrónicos y sus documentos adjuntos, toda vez que resultan aplicables las disposiciones de los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal;

Que en aras de garantizar el acceso a la información pública contenida en los correos electrónicos de archivo, resulta pertinente promover el establecimiento de un periodo de resguardo mínimo de éstos. La determinación de los plazos de conservación deberá realizarse en función de las atribuciones legales específicas de cada dependencia y entidad, tomando en cuenta la naturaleza y complejidad de la información en la atención de sus asuntos;

Que para garantizar el acceso a la información contenida en los correos electrónicos y sus documentos adjuntos, resulta indispensable una correcta ordenación archivística de los mismos, a efecto de asegurar su debido resguardo y localización expedita; ha tenido a bien expedir las siguientes:

RECOMENDACIONES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE CORREOS ELECTRONICOS INSTITUCIONALES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA

FEDERAL

Sección I

Disposiciones generales Objeto y ámbito de aplicación

Primera. Las presentes recomendaciones tienen como finalidad promover la debida organización y

conservación de los correos electrónicos institucionales de la Administración Pública Federal para garantizar el debido cumplimiento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y demás disposiciones aplicables al acceso a la información pública.

Naturaleza jurídica del correo electrónico de archivo

Segunda. Los correos electrónicos de archivo y sus documentos adjuntos se consideran documentos e

información en términos de las definiciones contenidas en las fracciones III y V del artículo 3 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, por lo que, en caso de que se presenten

(6)

(Primera Sección) DIARIO OFICIAL Martes 10 de febrero de 2009

solicitudes de acceso a la información que versen sobre los mismos, resulta aplicable el procedimiento de acceso a la información previsto por el Título II de dicho ordenamiento.

Los correos electrónicos de carácter estrictamente personal que no guardan relación con el ejercicio de las atribuciones de la dependencia o entidad, ni con el desempeño o actividades de las personas en su calidad de servidores públicos, no son objeto de las presentes recomendaciones.

Responsables de las cuentas de correo electrónico

Tercera. Cada cuenta de correo electrónico institucional asignada a las unidades administrativas debe

tener identificado al servidor público responsable de la misma. Las dependencias y entidades podrán implementar mecanismos para la autenticación de los mensajes contenidos en correos electrónicos institucionales.

Definiciones

Cuarta. Para los efectos de las presentes recomendaciones, además de las definiciones contenidas en los

artículos 3 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y 2 de su Reglamento, se entenderá por:

Correos electrónicos de archivo: Aquellos correos institucionales que registran información relativa

a un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, generado, recibido o conservado bajo cualquier título, en la organización del trabajo, en el ejercicio de atribuciones de las dependencias o entidades y la actividad o desempeño de los servidores públicos, incluidos los procesos deliberativos respectivos.

Sección II

De la administración de correos electrónicos de archivo De la organización

Quinta. Los correos electrónicos de archivo y sus documentos adjuntos podrán organizarse en archivos

electrónicos con plena equivalencia a los expedientes de las series documentales correspondientes al cuadro general de clasificación archivística, en términos de lo dispuesto en los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Plazo de conservación de correos de archivo

Sexta. Se recomienda que los correos electrónicos de archivo y sus documentos adjuntos se conserven

en los términos y por el plazo que se plasme en el catálogo de disposición documental.

Forma de conservación de correos electrónicos de archivo

Séptima. El mensaje de los correos electrónicos de archivo y, en su caso, los documentos adjuntos al

mismo, podrán preservarse en los medios electrónicos disponibles que determinen los titulares de las unidades administrativas, para su posterior eliminación de la aplicación informática que los administra.

Sección III

De la clasificación de los correos electrónicos de archivo Información clasificada

Octava. Los mensajes de correo electrónico de archivo podrán contener la leyenda de clasificación a que

se refiere el Trigésimo Octavo de los Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.1 En este caso, no se requerirá la rúbrica del titular de la unidad administrativa correspondiente.

De presentarse una solicitud de acceso a la información contenida en un correo electrónico institucional, se valorará la procedencia de la clasificación de acuerdo al procedimiento previsto en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, su Reglamento y los Lineamientos expedidos por el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, así como los criterios expedidos en materia de clasificación por el Comité de Información de la dependencia o entidad de que se trate, de acuerdo al artículo 29, fracción V de la Ley citada.

1

(7)

Martes 10 de febrero de 2009 DIARIO OFICIAL (Primera Sección) Aviso en correos electrónicos institucionales

Novena. Los correos electrónicos al remitirse podrán llevar la siguiente leyenda:

“La información de este correo así como la contenida en los documentos que se adjuntan, puede ser objeto de solicitudes de acceso a la información”.

Elaboración de versiones públicas

Décima. En el caso de correos electrónicos de archivo que contengan información clasificada, ya sea en

el mensaje o en el documento adjunto, se podrán elaborar versiones públicas de los mismos, observando lo dispuesto por el procedimiento citado en la Octava de las presentes recomendaciones y los Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.2

Transitorios

Primero. Las presentes recomendaciones entrarán en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario

Oficial de la Federación.

Segundo. Las dependencias y entidades podrán implementar mecanismos para la autenticación de los

mensajes contenidos en correos electrónicos de archivo, en tanto no se expidan las disposiciones generales correspondientes por la Secretaría de la Función Pública. Lo anterior sin menoscabo del tratamiento como documentos de los correos electrónicos en los términos de la Ley.

México, Distrito Federal, a los veintiún días del mes de enero de dos mil nueve.- Así lo acordó el Pleno del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, en sesión celebrada el día veintiuno de enero de dos mil nueve.- El Comisionado Presidente, Alonso Lujambio Irazábal.- Rúbrica.- Los Comisionados: Alonso Gómez Robledo Verduzco, Juan Pablo Guerrero Amparán, María Marván Laborde, Jacqueline

Peschard Mariscal.- Rúbricas.- El Secretario de Acuerdos, Francisco Ciscomani Freaner.- Rúbrica.

2

Publicados en el Diario Oficial de la Federación el 13 de abril de 2006.

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