No Gaceta Oficial Digital, martes 17 de diciembre de

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República de Panamá

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES

PARA EJECUTAR LAS COMPRAS DE LA AUTORIDAD DE TURISMO PANAMÁ

(ATP)

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REPÚBLICA DE PANAMÁ

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN SUPERIOR

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General

LUIS FELIPE ICAZA Subcontralor General

EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

HARMODIO MADRID G. Director

CÉSAR G. CASTRO T. Subdirector

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C. Jefe

LEÓN WONG Supervisor

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DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL

ROGER A. CERRUD G. Director

DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL

MARGOT E. FUENTES Directora

DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

ELOY ÁLVAREZ DE LA CRUZ Director

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AUTORIDAD DE TURISMO PANAMÁ

SALOMÓN SHAMAH Administrador General

ERNESTO ORILLAC Sub Administrador General

ILVIS ARZA

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EQUIPO TÉCNICO

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

ZAIDA L. GONZÁLEZ FRANKLIN MEDINA Analistas de Procedimientos

AQUILINO BROCE BRAVO Asesor Jurídico

GISELA DE GUERRA Jefa de Fiscalización-ATP

AUTORIDAD DE TURISMO PANAMÁ

OSVALDO MOSCOSO Auditoría Interna ARNULFO HIDALGO Presupuesto YERITZA MURILLO Contabilidad TANIA ACHURRA Compras

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ÍNDICE INTRODUCCIÓN

I GENERALIDADES

A. Base Legal

B. Objetivos del Documento C. Ámbito de Aplicación

II CONTROLES INTERNOS

A- Controles para la Programación de la Ejecución Presupuestaria

B.

C.

D. E.

a.1 Controles en el Área de Presupuesto Controles en el Área de Tesorería b.1 Conciliaciones Bancarias

b.2 Medidas de Seguridad para Cheques, Efectivo y Valores b.3 Uso de Formularios para el Movimiento de Fondos

b.4 Uso de Sello Restrictivo para Documentos Pagados por la Tesorería b.5 Arqueos de Fondos y Valores

b.6 Controles Internos Específicos del Área de Tesorería Controles en el Área de Contabilidad

c.1 Conciliación de Saldos c.2 Documentación Sustentadora

c.3Oportunidad en el Registro y Presentación de Información Financiera Controles Internos de Auditoría Interna

Controles Internos para el Área de Proveeduría y Compras

e.1 Para Adquisiciones e.2 Para la Contratación

III PROCEDIMIENTOS

A. Programación de Adquisiciones

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C. D. E. F.

Adquisición de Bienes a través de la Orden de Compra al Crédito Recepciones de Almacén

Adquisición de Bienes y Suministros a través de Contrato Trámite de Pago de la Gestión de Cobro, a través del Fondo Institucional

G.

Contrato y Pago por Servicios Especiales H. Contratos de Arrendamientos

IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS

ANEXOS GLOSARIO

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INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación con la Autoridad de Turismo Panamá (ATP), han desarrollado el documento denominado “PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA EJECUTAR LAS COMPRAS DE LA AUTORIDAD DE

TURISMO PANAMÁ (ATP)”.

Los procedimientos que se incluyen en este documento, constituyen una herramienta de apoyo a la Administración, para efectuar la labor de control y buen uso de una manera eficiente en el proceso de compras que realice la institución.

El presente documento comprende cuatro capítulos y un apéndice referente a los anexos y glosario. El primer capítulo se refiere a las generalidades, en él se incluyen los temas inherentes a la base legal que corresponde a los conceptos normativos en los cuales se orientan los controles y procedimientos, objetivo del documento, así como el ámbito de aplicación del manual. El segundo capítulo trata sobre los controles internos aplicables a los procesos para ejecutar las compras que se desarrollan en la Autoridad de Turismo Panamá. El tercer capítulo trata sobre la descripción de los procedimientos, con sus respectivos mapas. El cuarto capítulo presenta el régimen de formularios con el detalle de las descripciones de cada uno de ellos, y por último se presenta los anexos y glosario. No obstante, como práctica establecida en nuestra Dirección, estos procedimientos no pretenden fijar pautas inflexibles, por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

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I. GENERALIDADES A. Base Legal

 Constitución Política de la República de Panamá.

 Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República”, (Artículos Núm.1 y 36).

 Texto Único de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, que regula la contratación pública.

 Ley de Presupuesto General del Estado del periodo fiscal vigente.

 Código Fiscal, Artículo 1,089 y 1,090, (de los empleados y agentes de manejo).

 Decreto Ley Núm.4 de 27 de febrero de 2008, “Que crea la Autoridad de Turismo de Panamá y dicta otras disposiciones”.

 Decreto Núm.211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, “Por el cual se crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad”.

 Decreto Núm.214-DGA, de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”.

 Decreto Núm.317-Leg. de 12 de diciembre de 2006, “Por el cual se reglamentan las fianzas que se emitan para garantizar las obligaciones contractuales del Estado y se establecen sus modelos”.

 Decreto Núm.420-2005-DMySC de 26 de septiembre de 2005, “Por el cual se actualiza el documento titulado “Manual General de Contabilidad Gubernamental”, Versión Revisada y Actualizada, M.07.09.05.

 Decreto Núm.234 de 22 de diciembre de 1997, “Por el cual se adopta las Normas de Contabilidad Gubernamental.

 Decreto Núm.444-DFG de 7 de diciembre de 2010. “Por el cual se asignan las funciones de Coordinación y Fortalecimiento de las Oficinas de Auditoría Interna del Sector Público a la Dirección de Fiscalización General”.

 Circular Núm.35-2012-DC-DFG de 1 de junio de 2012, sobre borrones y alteraciones en documentos oficiales de afectación fiscal.

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B. Objetivos del Documento

 Establecer una regulación específica para la adquisición de los bienes y servicios de la Autoridad de Turismo Panamá (ATP).

 Establecer las pautas para regular el proceso de compras, dentro de un adecuado ambiente de control que asegure una gestión oportuna, eficiente, económica y transparente.

C. Ámbito de Aplicación

Todos los usuarios que realicen el proceso de compras en la institución.

II. CONTROLES INTERNOS

A. CONTROLES PARA LA PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN

PRESUPUESTARIA

Las entidades establecerán procedimientos de control interno para la programación de la ejecución presupuestaria del gasto, a fin de asegurar la disponibilidad de fondos en las asignaciones presupuestarias aprobadas.

a.1 CONTROLES EN EL ÁREA DE PRESUPUESTO

 El (la) Jefe(a) de la Sección de Presupuesto, incluirá en el presupuesto anual de la ATP, los recursos necesarios para la ejecución en cada año fiscal, así como vigilar y dar seguimiento a dicho presupuesto y garantizar la disponibilidad de fondos.

 El (la) Jefe(a) de la Sección de Presupuesto implementará los procedimientos de controles necesarios que permitan asegurar que las provisiones por la fuente de financiamiento de recursos propios sean razonables; y que los gastos hayan sido convenientemente identificados para su cobertura.

 El (la) Jefe(a) de la Sección de Presupuesto o el personal asignado por éste,

elaboraráel presupuesto anual.

 El (la) Jefe(a) de la Sección y el(los) funcionario(s) designado(s) formalmente para la ejecución de los registros, serán responsables de garantizar la ejecución oportuna de los compromisos presupuestarios, para garantizar la disponibilidad que respalde la ejecución de los pagos, así como de priorizar gastos durante períodos de restricción, en función de las metas físicas establecidas por la entidad.

 Si en el presupuesto no consta específicamente la partida de gastos para satisfacer una obligación, no se podrá realizar ningún pago; así mismo el Estado no podrá exigir ningún tributo si no consta en el presupuesto.

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B. CONTROLES EN EL ÁREA DE TESORERÍA b.1 Conciliaciones Bancarias

Los saldos contables de la cuenta Bancos deben ser conciliados con los estados de cuentas bancarios.

El (la) Jefe(a) de la Sección de Tesorería o a quien designe, será responsable de conciliar los saldos contables de la cuenta Bancos con los estados de cuentas bancarios y los movimientos contables de los cheques pagados (en tránsito) y los girados y no pagados (en cartera).

El (la) Director(a) de Administración y Finanzas, es responsable de designar al servidor encargado de la revisión de las conciliaciones bancarias, el mismo debe considerar que dicho servidor no esté vinculado con la recepción de fondos, giro y custodia de cheques, depósito de fondos o registro de operaciones.

El (la) Director(a) de Administración y Finanzas, debe contemplar que los depósitos de los fondos sean realizados en forma oportuna.

b.2 Medidas de Seguridad para Cheques, Efectivo y Valores

Las entidades deben implementar medidas de seguridad adecuadas para el giro de cheques, custodia de fondos, valores, cartas-fianza y otros, así como respecto de la seguridad física de fondos y otros valores bajo custodia.

 El (la) Jefe(a) de la Sección de Tesorería o a quien designe, será responsable de llevar registros de la numeración de cheques utilizados para efectuar los pagos a través del fondo institucional.

 El (la) Jefe(a) de la Sección de Tesorería, solicitará por escrito a la Dirección de Administración y Finanzas, la confección adicional de cheques, únicamente, cuando estén próximos a agotarse los que hay en existencia; se indicará en dicha solicitud la numeración de los cheques que queden en existencia.

 La Sección de Tesorería, emitirá cheques en orden cronológico sin reservar cheques en blanco; colocará sellos protectores para impedir que los montos consignados, sean adulterados; usará caja fuerte o muebles con cerradura y llave para custodiar cheques en cartera y no utilizados; contará con registros apropiados para los cheques en cartera, facilitando los arqueos y la revisión de conciliaciones, así como la utilización de mecanismos eficaces para bloquear cuentas bancarias cuando se extravíen los cheques, anulando con sello y perforando los cheques invalidados.

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b.3 Uso de Formularios para el Movimiento de Fondos: Los formularios establecidos para las operaciones de ingresos y egresos de fondos, deben estar membreteados y pre-numerados por cada entidad para uso en la Tesorería.

El (la) Jefe(a) de Tesorería, es responsable de garantizar que el Formulario “Recibo de Recepción de Gestión de Cobro”, cuente con la numeración secuencial y el membrete institucional, previo a ser entregado al proveedor, al recibir del mismo la Gestión de Cobro y la documentación sustentadora pertinente, o en su efecto, tener un libro de control que permita redactar la descripción y colocar manualmente una numeración a la copia de la Gestión de Cobro que sea devuelva al proveedor.

b.4 Uso de Sello Restrictivo para Documentos Pagados por la Tesorería

Los comprobantes que sustentan gastos deben llevar el sello restrictivo pagado con el objeto de evitar errores o duplicidades en su utilización.

La Sección de Tesorería es responsable a través de los funcionarios delegados para dichos trámites, de colocar el sello restrictivo pagado en el comprobante del cheque y toda la documentación sustentadora, luego que el representante legal de la empresa o a quien ésta delegue, firme el comprobante del cheque al ser entregado y el funcionario responsable del trámite, actualice en el libro de control o el sistema de control de entrega de cheques, a “cheque entregado”.

Nota: En caso de que se trate de un personal asignado por la empresa, éste presentará una nota firmada por el representante legal, para hacer efectivo el retiro de los Cheques.

b.5 Arqueos de Fondos y Valores

Deben practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de fondos y valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva.

 Los fondos asignados a la Autoridad de Turismo Panamá, estarán sujetos a los arqueos sorpresivos y frecuentes, por parte del personal de Auditoría Interna de la institución, al igual que los funcionarios de Fiscalización de la Contraloría General de la República.

 El (la) Jefe(a) de la Sección de Tesorería, podrá realizar arqueos de fondos y/o valores por lo menos con una frecuencia mensual, a fin de determinar la existencia física de los fondos y valores, al igual que su concordancia con los saldos contables.

 Todo el efectivo y valores debe contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma, como prueba que el arqueo se realizó en su presencia y que los mismos le fueron devueltos en su totalidad.

 La Unidad responsable del arqueo o a quien se asigne, levantará un acta que evidencie la situación objetiva encontrada durante el conteo, así como las expresiones de conformidad o

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disconformidad expresada por los responsables de los fondos o valores y por los funcionarios que intervienen en el arqueo.

 Si durante el arqueo de fondos o valores se detecte cualquier situación de carácter irregular, ésta debe ser comunicada por escrito, inmediatamente al (a la) Director(a) de Administración y Finanzas y a la Oficina de Auditoría Interna, para la adopción de las medidas correctivas que el caso amerite.

 También podrán realizar arqueos sorpresivos, el (la) Jefe(a) de la Sección de Tesorería, el (la) contador(a), y el (la) auditor(a) interno(a) o cualquier otro que sea designado por el (la) Director(a) de Administración y Finanzas y el resultado del arqueo debe ser informado al (a la) Administrador(a) General de la Autoridad de Turismo Panamá.

 La Oficina de Auditoría Interna, realizará la investigación y validación de las actividades de orden financiero – contable, emitirá los informes respectivos de las evaluaciones que conlleven a un tipo de hallazgos en los fondos y valores de la institución, así como las acciones y recomendaciones a tomar al (a la) Administrador(a) General de la Autoridad de Turismo Panamá, con copia al (a la) Director(a) de la Dirección de Administración y Finanzas y al (a la) Jefe(a) de la Sección de Contabilidad.

b.6 Controles Internos Específicos del Área de Tesorería

 El fondo de la Autoridad de Turismo Panamá, es desembolsado por medio de una cuenta bancaria oficial del Banco Nacional de Panamá, denominada “Cuenta Corriente” de la cuenta madre denominada: Cuenta Fondo General ATP, Núm.10000013670.

C. CONTROLES EN EL ÁREA DE CONTABILIDAD c.1 Conciliación de Saldos

Cada entidad debe establecer conciliaciones de saldos, con el propósito de asegurar la concordancia de la información financiera preparada por el Área Contable, con la situación real.

 El (la) Jefe(a) de la Sección de Contabilidad o a quien designe, realizará la verificación de las conciliaciones entre los registros contables y las copias de los cheques recibidos, de forma tal, que se detecten diferencias u omisión en los registros y efectuar los ajustes necesarios.

 El (la) Jefe(a) de la Sección de Contabilidad o a quien designe verificará los saldos contra los arqueos efectuados y los estados bancarios, comprobando los pagos realizados de la compra de los bienes y servicios, adquiridos por la Autoridad de Turismo Panamá, así como los pagos efectuados a los proveedores.

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c.2 Documentación Sustentadora

Las entidades públicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentadora que los respalde, para su verificación posterior.

 La Sección de Contabilidad debe disponer de las Gestiones de Cobro, copia de cheques y demás documentos, en el momento en que se practique una auditoría a la Sección.

 El (la) Jefe(a) de la Sección de Contabilidad, establecerá los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentadora, durante el período de tiempo que fijan las disposiciones legales vigentes.

c.3 Oportunidad en el Registro y Presentación de Información Financiera

Las operaciones deben ser clasificadas, registradas y presentadas oportunamente a los niveles de decisión pertinentes.

 El funcionario asignado al registro de las operaciones, tendrá la responsabilidad de realizar el registro de las transacciones en el mismo momento en que ocurren, a fin de que la información esté actualizada y sea de utilidad de la Dirección de Administración y Finanzas, que tiene a su cargo el control de las operaciones.

 El (la) Jefe(a) de la Sección de Contabilidad, indicará la fecha en que deba ser presentada la información financiera.

 El incumplimiento en la presentación de información financiera o el retraso en el plazo de entrega, compromete la responsabilidad del (de la) Administrador(a) General de la Autoridad de Turismo Panamá, al (a la) Director(a) de Administración y Finanzas y al (a la) Contador(a).

 El (la) Jefe(a) de la Sección de Contabilidad o a quien designe, mantendrá el control y seguimiento de toda la documentación, registros contables y financieros para rendir informes de Rendición de Cuentas a la Contraloría General de la República.

 El (la) Jefe(a) de la Sección de Contabilidad, designará a la unidad responsable de realizar los registros contables, los cuales, deben estar sustentados con su respectiva documentación original que evidencie la transacción contable.

 El (la) Jefe(a) de la Sección de Contabilidad designará a la unidad responsable que conservará la copia de los cheques pagados con documentación de respaldo para el archivo de la Sección.

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 El funcionario designado por el (la) jefe(a) de Contabilidad, registrará las transacciones contables en el momento en que ocurran.

 Prepara mensualmente la conciliación bancaria de la cuenta financiera.

 El servidor asignado por el (la) Jefe(a) de la Sección de Contabilidad revisará periódicamente con la unidad designada por la Oficina de Auditoría Interna, el manejo de los fondos y las conciliaciones bancarias, con el objeto de asegurar su ejecución en forma oportuna y correcta.

D. CONTROLES INTERNOS DE AUDITORÍA INTERNA

Todas las adquisiciones de bienes y servicios que realice la Autoridad de Turismo Panamá, estarán sujetos a las auditorías sorpresivas y frecuentes por parte de los funcionarios asignados a efectuar las auditorías internas, sin perjuicio de que sean realizadas por parte de la Contraloría General de la República.

Con el propósito de prevenir errores y actos irregulares en el manejo del patrimonio público, la Oficina de Auditoría Interna implementará políticas de evaluación, para que las unidades que reciban, recauden, administren y custodien los fondos asignados a la Autoridad de Turismo Panamá, presenten informes que detallen el uso de los mismos en la ejecución del presupuesto.

La Oficina de Auditoría Interna podrá verificar los manejos de fondos y bienes que realizan los Administradores Judiciales, nombrados por los Jueces Ejecutores de turno, con el propósito de prevenir errores y actos irregulares en el manejo del patrimonio público.

Para tales fines, la rendición de cuentas se realizará de acuerdo a lo que determine la Contraloría General de la República.

Las Unidades Administrativas, responsables de dichos fondos, deberán rendir sus cuentas a la Contraloría General de la República semestralmente, dentro de los primeros quince (15) días del mes siguiente al semestre, al cual se refiere la cuenta respectiva. (Ver Anexo Núm.1 Código Fiscal, sobre Normas Legales relativas al Manejo de los Fondos, Libro V de la Administración y Fiscalización del Tesoro Nacional, Título I de la Dirección del Tesoro Nacional, Capítulo IV).

E. CONTROLES INTERNOS PARA EL ÁREA DE PROVEEDURÍA Y COMPRAS

 Todos los contratos, independientemente de su cuantía, se deberán publicar en el Sistema Electrónico de Contratación Pública “PanamaCompra”.

 En el caso de las Órdenes de Compra amparadas en un convenio marco, éstas no contarán con ningún tipo de restricción con respecto al monto.

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 Las adquisiciones que se han realizado por medio de un convenio marco, no deben tener prórrogas en la fecha de entrega de la mercancía.

 Corresponde a la Autoridad de Turismo Panamá, aprobar o negar las solicitudes de prórroga que soliciten los contratistas.

 En caso que la mora de entrega sea imputable a la Autoridad de Turismo Panamá, por motivos de espacio u otro inconveniente, no se impondrá multa, siempre que se compruebe la limitación y se complete el documento “Exoneración de Sanciones Pecuniarias”, autorizado por la Dirección de Administración y Finanzas.

Nota: Para los casos de las prórrogas y multas, aplicadas al Proveedor, la Autoridad de Turismo Panamá, hará uso del Texto Único de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006.

 Las Órdenes de Compras deben estar prenumeradas secuencialmente.

 Las Órdenes de Compras, tanto al contado como al crédito, deben especificar claramente el lugar donde el proveedor debe entregar el bien o servicio, así:

 Bienes que se entregarán en el Almacén de la Institución.

 Bienes que deben ser comprados en el Almacén del Proveedor.

 Compra directa en el local del Proveedor.

 Servicios Profesionales.

 Servicios prestados en la unidad solicitante. Reparaciones:

 Se harán en el taller del Proveedor.

 Las Órdenes de Compra al contado, se limitarán a los siguientes casos:

 Cuando la adquisición del bien sea de carácter urgente y el comprador del Departamento de Proveeduría y Compras deba desplazarse al local del Proveedor para efectuar la compra.

 Cuando la adquisición del bien o prestación del servicio sea de carácter urgente y el proveedor deba entregar el bien en el Almacén de la Autoridad de Turismo Panamá.

 En este caso los cheques serán custodiados y entregados al proveedor a través de la Sección de Tesorería.

 Cuando el bien sea pequeño o de poco valor y el proveedor no está dispuesto a entregarlo en el Almacén.

 Cuando se trate de compras urgentes de piezas de repuesto para autos o equipo y no sea posible obtenerlas al crédito.

 Cuando se trate de servicios profesionales, por sumas menores de quinientos balboas.

 Compras durante el último trimestre del año fiscal, las cuales requieren de un tratamiento urgente, para que los pagos no queden en vigencia expirada.

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 Cualquier otra compra autorizada por el (la) Director(a) de Administración y Finanzas.

e.1 Para Adquisiciones

1.1 El Departamento de Proveeduría y Compras, debe contribuir con el suministro oportuno necesario de los recursos que requiera la Autoridad de Turismo Panamá. Su actividad se orienta a proporcionar los elementos, materiales y servicios que son requeridos.

1.2 El personal encargado de realizar las compras de la institución, adquirirá bienes y servicios, en calidad y cantidad apropiada, y al menor costo posible. Dichas compras, deben efectuarse asegurando los costos operativos mínimos, sin disminuir la calidad de los bienes y servicios brindados.

1.3 Corresponde a la Administración General de la Autoridad de Turismo Panamá, impartir las políticas necesarias, que permitan al personal encargado de compras, la ejecución de los procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios, adoptando la aplicación del criterio de economía en sus actividades.

1.4 El proceso de Adquisición debe iniciar con la autorización del (de la) Director(a) de Administración y Finanzas.

1.6 Todo acto de selección de Contratista debe contar de manera previa, con un bloqueo presupuestario de recursos.

1.7 El Jefe del Departamento de Proveeduría y Compras debe firmar el documento contractual.

1.8 El (la) Director(a) de Administración y Finanzas, autoriza los documentos contractuales (Orden de Compra o Contrato) con su firma, así como la firma de los pagos (cheques).

1.9 En el SIAFPA, cuando en el proceso de adjudicación, el precio resulte mayor al consignado en el bloqueo presupuestario realizado a través de la SOLICITUD DE COMPRA en virtud de los datos existente en la requisición, ésta se remite electrónicamente a la Sección de Presupuesto para que esta unidad administrativa a través de las (redistribuciones o traslados de partidas) establezca los recursos presupuestarios suficientes para emitir la orden de compra o contrato previo a la formalización de la resolución, en la cual se adjudica la adquisición correspondiente.

1.10 Una vez se realice el ajuste al presupuesto, se debe remitir con sus documentos sustentadores a la firma del (de la) Director(a) de

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Administración y Finanzas, ya que el monto que se autorizó en la Requisición tuvo variación.

1.11 Si el monto es menor, no es necesaria la remisión de los documentos a la Sección de Presupuesto, ya que el sistema SIAFPA lo hará automáticamente, a través de la Sección de Contabilidad, cuando ejecute la partida presupuestaria mediante el registro contable integrado (financiero y presupuestario).

1.12 Todas las Órdenes de Compra amparadas en los convenios marco, deberán realizarse a través del Sistema de Contrataciones Públicas “PanamaCompra”, el cual administra la Dirección General de Contrataciones Públicas.

e.2. Para la Contratación

2.1 Luego del perfeccionamiento de la contratación, el Departamento de Proveeduría y Compras, debe remitir la primera copia del documento contractual (Orden de Compra o Contrato), a la Sección de Almacén.

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III. PROCEDIMIENTOS

A. Programación de Adquisiciones 1. Unidades solicitantes de la ATP

 Presentan sus necesidades mensualmente a través del Formulario Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario Núm.1)

 Firman y remiten a los Jefes y Directores de las Unidades respectivas.

Jefes/Directores

 Analizan la solicitud, de no haber objeción, firman el documento autorizando el trámite y remiten a la Sección de Almacén.

2. Departamento de Proveeduría y Compras Sección de Almacén

 Consulta la existencia de los bienes solicitados en el formulario Solicitud de Bienes y Servicios, remitido por todas las unidades solicitantes.

 Despacha los bienes existentes; aquellos bienes que no existan en el Almacén, se les confeccionará una Requisición (Formulario Núm.2), en original y copia con sus respectivos precios de referencias, a la cual debe colocársele el sello SIAFPA y firmar el funcionario que graba la información en el sistema y remite al (a la) Jefe(a) de Sección.

Jefe(a) de Sección

 Verifica la Requisición, de estar todo correcto, autoriza la Requisición.

 Archiva copia de la Requisición y remite.

3. Dirección de Administración y Finanzas Director(a)

 Evalúa y autoriza a través de firma la Requisición y la remite nuevamente al Departamento de Proveeduría y Compras.

4. Departamento de Proveeduría y Compras

 Recibe la Requisición y realiza el registro en el SIAFPA; de acuerdo al monto, se escoge el procedimiento de selección de contratista, remite a la Sección de Presupuesto.

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5. Sección de Presupuesto

 Recibe el expediente sustentador de la Solicitud de Bienes y Servicios, con los precios de referencias.

 Registra la partida presupuestaria y procede al bloqueo o reserva del saldo en la(s) partida(s), firma en el sello SIAFPA, el funcionario que hizo el trámite en el sistema, de esta forma, se asegura que exista el recurso presupuestario para el acto público y la posterior emisión de la Orden de Compra o Contrato, remite al (a la) Jefe(a) de la Sección.

Jefe(a) de Presupuesto

 Firma la Requisición y remite al Departamento de Proveeduría y Compras.

 Recibe la Requisición y el expediente sustentador, examina el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios antes de proceder a llamar a un acto de selección de contratista y así verificar si los productos o servicios requeridos por la Autoridad de Turismo, están o no incluidos en dicho catálogo; de acuerdo al monto, se escoge el procedimiento de selección de contratista.

Nota: Cuando de la Requisición se producen varias Órdenes de Compras, se anota en cada una el número de la Requisición que las originó; de igual manera, se debe adjuntar fotocopia de la misma.

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1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6

PRESENTAN SUS NECESIDADES MENSUALMENTE A TRAVÉS DEL FORMULARIO SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS, FIRMAN Y REMITEN A LOS JEFES Y DIRECTORES DE LAS UNIDADES RESPECTIVAS., FIRMAN EL DOCUMENTO AUTORIZANDO EL TRÁMITE Y REMITEN A LA SECCIÓN DE ALMACÉN.

DESPACHA LOS BIENES EXISTENTES; AQUELLOS BIENES QUE NO EXISTAN EN EL ALMACÉN, SE LES CONFECCIONARÁ UNA REQUISICIÓN, EL (LA) JEFE(A) DE SECCIÓN, VERIFICA LA

REQUISICIÓN, DE ESTAR TODO CORRECTO, AUTORIZA LA REQUISICIÓN.

EVALÚA Y AUTORIZA A TRAVÉS DE FIRMA LA REQUISICIÓN Y LA REMITE NUEVAMENTE AL DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA Y COMPRAS.

RECIBE LA REQUISICIÓN Y REALIZA EL REGISTRO EN EL SIAFPA; DE ACUERDO AL MONTO, SE ESCOGE EL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA, REMITE A LA SECCIÓN DE PRESUPUESTO.

REGISTRA LA PARTIDA PRESUPUESTARIA Y PROCEDE AL BLOQUEO O RESERVA DEL SALDO EN LA(S) PARTIDA(S), FIRMA EN EL SELLO SIAFPA, EL FUNCIONARIO QUE HIZO EL TRÁMITE EN EL SISTEMA, REMITE AL (A LA) JEFE(A) DE LA SECCIÓN PARA LA FIRMA.

EXAMINA EL CATÁLOGO ELECTRÓNICO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS ANTES DE PROCEDER A LLAMAR A UN ACTO DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA; DE ACUERDO AL MONTO, SE ESCOGE EL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA.

PROGRAMACIÓN DE ADQUISICIONES

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

SECCIÓN DE ALMACÉN DIRECCIÓN

AUTORIDAD DE TURISMO PANAMA

UNIDADES SOLICITANTES DE LA ATP DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA Y COMPRAS UNIDADES SOLICITANTES SECCIÓN DE PRESUPUESTO

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B. Adquisición de Bienes a través de la Orden de Compra al Contado 1. Departamento de Proveeduría y Compras

Nota: Para la Adquisición de los Bienes a través de la Orden de Compra al Contado, se aplicará el proceso detallado en los puntos del 1 al 5 del Procedimiento de Programación de Adquisiciones.

 Recibe la Requisición y la solicitud de bienes, verifica que cuente con las autorizaciones correspondientes.

 Procede a la aplicación del acto de selección de contratista según el monto correspondiente, ya sea una Contratación Menor o Mayor.

 Elabora el Cuadro de Análisis de Cotizaciones, (Formulario Núm.3), el cual debe ser firmado por el funcionario cotizador, imprime la Solicitud de Compras y remite al Jefe de Proveeduría y Compras.

Nota: En el caso de compras de equipos informáticos y/o comunicaciones, la Solicitud de Bienes debe ir acompañada del criterio o especificaciones técnicas por parte de la Unidad de Informática.

Jefe de Proveeduría y Compras

 Adjudica sobre la base de la Requisición o Solicitud de Bienes y el Cuadro de Análisis de Cotización, ordena la elaboración e impresión de la Orden de Compra (Formulario Núm.4).

 Emitido el documento, estampa el sello SIAFPA y firma aprobando la compra, remite a la Dirección de Administración y Finanzas, física y electrónicamente.

2. Dirección de Administración y Finanzas

 Recibe la Orden de Compra, con los documentos sustentadores, verifica y firma, remite a la Sección de Tesorería.

3. Sección de Tesorería

 Recibe la Orden de Compra, accede a SIAFPA, genera el recibo de cobro y lo envía con su expediente a la Sección de Contabilidad.

4. Sección de Contabilidad

 Recibe la Orden de Compra, y demás documentos sustentadores, realiza el registro contable correspondiente a la Orden de Compra, el funcionario que efectuó el asiento en el sistema, coloca la fecha y su firma en el Sello SIAFPA.

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 Remite física y electrónicamente la Orden de Compra a la Sección de Tesorería.

 Recibe la Orden de Compra y selecciona el Fondo con que se hará efectivo el pago del compromiso adquirido, genera el cheque.

 El funcionario que realiza el registro firma en el sello SIAFPA y remite al (a la) Jefe(a) de Sección.

Jefe de Sección

 Firma y sella el comprobante de cheque y remite a la Sección de Contabilidad.

 Recibe el Cheque y demás documentos sustentadores, para realizar los registros contables del mismo, el funcionario que realiza el registro coloca la fecha y la firma en el sello SIAFPA.

 Genera el Comprobante de Diario, lo remite al (a la) Jefe(a) de la Sección de Contabilidad para la firma.

 Registra y archiva copia del Comprobante de Diario el encargado de hacer los registros y remite los documentos a la Dirección de Administración y Finanzas.

 Recibe la Orden de Compra, Cheque y documentos sustentadores, evalúa que los documentos cuenten con las firmas y sellos aplicados por las unidades administrativas que participan en el proceso de pago.

 De estar todo en orden, firma el Cheque (Formulario Núm.5) y Orden de Compra, toda vez que el monto, haya sido delegado a través de resolución por parte del (de la) Administrador(a) General.

 Remite a la Oficina de Fiscalización de la CGR en la ATP para su refrendo.

8. Oficina de Fiscalización de la CGR en la ATP

 El fiscalizador designado, revisa y verifica que los documentos cumplan con las disposiciones legales vigentes, realizando de esta forma el Control Previo del gasto.

 Refrenda la Orden de Compra y Cheque, según el monto de delegación de refrendo que le haya sido autorizado por el (la) Contralor(a) General de la República y remite a la Sección de Tesorería.

(26)

Nota: La Oficina de Fiscalización está facultada para realizar, además de estas acciones, la que considere necesarias para salvaguardar los bienes del estado.

 Recibe Orden de Compra y Cheque, verifica que estén debidamente refrendados por el Jefe de Fiscalización.

 Desglosa el Cheque del Comprobante de Pago y entrega la Orden de Compra y el Cheque al Departamento de Proveeduría y Compras.

 Solicita al Departamento de Proveeduría y Compras, que firme la documentación como constancia de recibido.

Nota: Custodiará los cheques de aquellas Órdenes de Compra que señalan como lugar de entrega el Almacén de la ATP; una vez que el proveedor entrega la mercancía y previa presentación de la Orden de Compra original y la factura, ambas con el debido sello de recibido por el almacén, se procede al pago.

 Firma la copia de recibido de la Orden de Compra y Cheque.

 Realiza la adquisición del bien y entrega cheque al proveedor.

 Recibe y firma la factura y remite la adquisición o el bien a la Sección de Almacén para su verificación.

 Remite el expediente que sustenta el pago a la Sección de Contabilidad para su archivo final.

10a. Sección de Contabilidad

 Recibe el expediente con los documentos sustentadores del pago (copia de Cheque, Recepción de Almacén) para su archivo final.

(27)

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2

3

6

8

5

7

9

1

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5

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8

7

9

REALIZA LOS REGISTROS CONTABLES DEL MISMO, EL FUNCIONARIO QUE REALIZA EL REGISTRO COLOCA LA FECHA Y LA FIRMA EN EL SELLO SIAFPA, GENERA EL COMPROBANTE DE DIARIO, LO REMITE AL (A LA) JEFE(A) DE LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD PARA LA FIRMA.

RECIBE LA ORDEN DE COMPRA, Y DEMÁS DOCUMENTOS SUSTENTADORES, REALIZA EL REGISTRO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LA ORDEN DE COMPRA,EL FUNCIONARIO QUE EFECTUÓ EL ASIENTO EN EL SISTEMA, COLOCA LA FECHA Y SU FIRMA EN EL SELLO SIAFPA.

RECIBE LA ORDEN DE COMPRA Y SELECCIONA EL FONDO CON QUE SE HARÁ EFECTIVO EL PAGO DEL COMPROMISO ADQUIRIDO, GENERA EL CHEQUE, EL FUNCIONARIO QUE REALIZA EL REGISTRO FIRMA EN EL SELLO SIAFPA Y REMITE AL (A LA) JEFE(A) DE SECCIÓN PARA LA FIRMA.

EVALÚA QUE LOS DOCUMENTOS CUENTEN CON LAS FIRMAS Y SELLOS APLICADOS POR LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO DE PAGO. DE ESTAR TODO EN ORDEN, FIRMA EL CHEQUE (FORMULARIO NÚM.5) Y ORDEN DE COMPRA

EL FISCALIZADOR DESIGNADO, REVISA Y VERIFICA QUE LOS DOCUMENTOS CUMPLAN CON LAS DISPOSICIONES LEGALES VIGENTES, REALIZANDO DE ESTA FORMA EL CONTROL PREVIO DEL GASTO, REFRENDA LA ORDEN DE COMPRA Y CHEQUE , SEGÚN EL MONTO DE DELEGACIÓN DE REFRENDO QUE LE HAYA SIDO AUTORIZADO POR EL (LA) CONTRALOR(A) GENERAL DE LA REPÚBLICA

10a

RECIBE LA ORDEN DE COMPRA, CON LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES, VERIFICA Y FIRMA

RECIBE LA ORDEN DE COMPRA, ACCEDE A SIAFPA, GENERA EL RECIBO DE COBRO

RECIBE ORDEN DE COMPRA Y CHEQUE, VERIFICA QUE ESTÉN DEBIDAMENTE REFRENDADOS POR EL JEFE DE FISCALIZACIÓN, DESGLOSA EL CHEQUE DEL COMPROBANTE DE PAGO Y ENTREGA LA ORDEN DE COMPRA Y EL CHEQUE AL DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA Y COMPRAS

RECIBE EL EXPEDIENTE CON LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES DEL PAGO (COPIA DE CHEQUE, RECEPCIÓN DE ALMACÉN) PARA SU ARCHIVO FINAL. RECIBE LA REQUISICIÓN Y LA SOLICITUD DE BIENES, VERIFICA

QUE CUENTE CON LAS AUTORIZACIONES, APLICA EL ACTO DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA SEGÚN EL MONTO CORRESPONDIENTE, ELABORA EL CUADRO DE ANÁLISIS DE COTIZACIONES, IMPRIME LA SOLICITUD DE COMPRAS, REALIZA BLOQUEO PRESUPUESTARIO Y REMITE AL JEFE DE PROVEEDURÍA Y COMPRAS. ADJUDICA Y ORDENA LA ELABORACIÓN E IMPRESIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA.

4

10

FIRMA LA COPIA DE RECIBIDO DE LA ORDEN DE COMPRA Y CHEQUE, REALIZA LA ADQUISICIÓN DEL BIEN Y ENTREGA CHEQUE AL PROVEEDOR, RECIBE Y FIRMA LA FACTURA Y REMITE LA ADQUISICIÓN O EL BIEN A LA SECCIÓN DE ALMACÉN PARA SU VERIFICACIÓN.

ADQUISICIÓN DE BIENES A TRAVÉS DE LA ORDEN DE COMPRA AL CONTADO

DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA Y COMPRAS OFICINA DE FISCALIZACIÓN SECCIÓN DE TESORERÍA DIRECCIÓN SECCIÓN DE CONTABILIDAD

AUTORIDAD DE TURISMO PANAMA

CONTRALORÍA GENERAL

(28)

C. Adquisición de Bienes a través de la Orden de Compra al Crédito 1. Departamento de Proveeduría yCompras

Nota: Para la Adquisición de los Bienes a través de la Orden de Compra al Crédito, se aplicará el proceso detallado en los puntos del 1 al 5 del Procedimiento Programación de Adquisiciones.

 Verifica la Requisición, sobre la base de los bienes solicitados, genera la Solicitud de Compras.

 Analiza si los bienes están contenidos en el “Catalogo Electrónico de Productos y Servicios” dispuesto por la Dirección General de Contrataciones Públicas; sobre la base de los bienes y según sea el monto, se procede a la aplicación del acto de selección de contratista.

 Confecciona el formulario denominado Cuadro de Análisis de Cotizaciones, (Formulario Núm.3), una vez que se haya seleccionado al contratista, el formulario debe estar firmado por el funcionario cotizador y el jefe de Proveeduría y Compras.

 Accede a “PanamaCompra”, introduce información previa a la adjudicación, genera un número de acto que adjunta en el cuadro de cotizaciones.

 Elabora Resolución de Adjudicación, se registra en el sistema “PanamaCompra” por dos días hábiles, acto que lleva el nombre de notificación. Con la información contenida en la Requisición, (Artículos, tipo de adquisición, forma de pago) procede a los actos de selección de Contratista, para adquirir los bienes.

 Registra en la aplicación de seguimiento Control Server y en el Libro de Control.

 Imprime la Solicitud de Compras y remite al Jefe de Proveeduría y Compras.

 Adjudica la compra el jefe del departamento de Proveeduría y Compras, sobre la base de la Requisición, la Solicitud de Bienes y el cuadro de cotización; y ordena la elaboración e impresión de la Orden de Compra (Formulario Núm.4), en original y tres copias.

 Accede al sistema SIAFPA, registra la Orden de Compra, se estampa el sello SIAFPA, el cual debe ser fechado y firmado por el funcionario que efectuó el registro, luego la Orden de Compra es remitida al jefe de compra para su respectiva firma.

 Archiva copia de la Orden de Compra y remite la segunda copia a la unidad encargada de Almacén para la recepción posterior de los bienes, remite a la Sección de Presupuesto.

Nota: Cuando se trate de ajustes al presupuesto, se debe remitir con sus documentos sustentadores a la firma del (de la) Director(a) de Administración y Finanzas, ya que el monto que se autorizó en la Requisición tuvo variación.

(29)

2. Sección de Presupuesto

 Consulta y verifica que previamente se efectuó el bloqueo de la partida presupuestaria en el sistema, con el documento denominado Requisición. Firma en el sello SIAFPA, previamente colocado en la Orden de Compra por el departamento de Proveeduría y Compras y remite a la Sección de Contabilidad.

3. Sección deContabilidad

 Realiza el registro del asiento contable correspondiente de la Orden de Compra, estableciendo el compromiso, genera Comprobante de Diario y se remite al jefe de sección.

Jefe de Sección

 Sella y firma el Comprobante, junto con la Orden de Compra, conserva copia del Comprobante de Diario, para los archivos de la sección y remite la documentación a la Dirección de Administración y Finanzas.

4. Dirección de Administración y Finanzas Director(a)

 Recibe la Orden de Compra, con los documentos sustentadores, verifica que se haya cumplido el Acto Público y que la Orden de Compra esté firmada por los funcionarios autorizados, y que se hayan realizado los registros presupuestarios y financieros.

 Firma y remite a la Oficina de Fiscalización de la CGR.

5. Oficina de Fiscalización de la CGR de la ATP

 Realiza el examen previo de fiscalización, se remite al jefe de la Oficina de Fiscalización, para su correspondiente refrendo o subsanación del documento, según el monto de delegación de refrendo que le haya sido autorizado por el(la) Contralor(a) General de la República.

Nota: En caso de subsanación, devuelve la documentación a la Dirección de Administración y Finanzas, con un detalle de los registros que deben ser subsanados. En caso de refrendo, remite la documentación al Departamento de Proveeduría y Compras.

 Localiza por teléfono al proveedor seleccionado, para que retire la Orden de Compra e inicie el proceso de entrega del bien en el almacén de la entidad.

(30)

 Remite copia de la Orden de Compra a la Unidad encargada de recepción de bienes en el Almacén, para la recepción posterior de los bienes.

 Publica en “PanamaCompra” el Número de Acto y actualiza todo lo referente a la adjudicación del proveedor asignado, para que proporcione lo solicitado en la Orden de Compra a la Institución.

 Devuelve a la Unidad encargada de realizar las Compras, la Orden de Compra firmada por el Proveedor y la hoja de Despacho de Almacén del bien entregado, una vez que el Proveedor haya cumplido con el suministro al Almacén.

 La Unidad encargada de realizar las Compras, archiva expediente y distribuye el original y copias de la Orden de Compra de la siguiente manera:

 Original Proveedor o Casa Comercial.

 1ª copia Sección de Almacén.

 2ª copia y Doctos. sustentadores Archivo del Departamento de Proveeduría y Compras.

(31)

1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6

VERIFICA LA REQUISICIÓN, GENERA LA SOLICITUD DE COMPRAS, ANALIZA SI LOS BIENES O SERVICIOS ESTÁN CONTENIDOS EN EL “CATALOGO ELECTRÓNICO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS, CONFECCIONA EL FORMULARIO CUADRO DE ANÁLISIS DE COTIZACIONES, ELABORA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN, IMPRIME LA SOLICITUD DE COMPRAS, ADJUDICA LA COMPRA EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA Y COMPRAS, ORDENA LA ELABORACIÓN E IMPRESIÓN DE LA ORDEN DE COMPRAY FIRMA. CONSULTA Y VERIFICA QUE SE EFECTUÓ EL BLOQUEO DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA EN EL SISTEMA. FIRMA EN EL SELLO SIAFPA COLOCADO EN LA ORDEN DE COMPRAY REMITE A LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD.

REALIZA EL REGISTRO DEL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LAORDEN DE COMPRA, GENERA COMPROBANTE DE DIARIO Y SE REMITE AL JEFE DE SECCIÓN QUIEN SELLA Y FIRMA EL COMPROBANTE, JUNTO CON LA ORDEN DE COMPRAY REMITE A LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.

LOCALIZA POR TELÉFONO AL PROVEEDOR SELECCIONADO, PARA QUE RETIRE LA ORDEN DE COMPRA E INICIE EL PROCESO DE ENTREGA DEL BIEN EN EL ALMACÉN DE LA ENTIDAD, DESGLOSA LA ORDEN DE COMPRA Y DEMÁS DOCUMENTOS SUSTENTADORES, REMITE COPIA DE LA ORDEN DE COMPRAA LA UNIDAD ENCARGADA DE RECEPCIÓN DE BIENES EN EL ALMACÉN. RECIBE LA ORDEN DE COMPRA, CON LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES, VERIFICA QUE SE HAYA CUMPLIDO EL ACTO PÚBLICO Y QUE LA ORDEN DE COMPRAESTÉ FIRMADA POR LOS FUNCIONARIOS AUTORIZADOS, Y QUE SE HAYAN REALIZADO LOS REGISTROS PRESUPUESTARIOS Y FINANCIEROS, FIRMA Y REMITE A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN DE LA CGR.

REALIZA EL EXAMEN PREVIO DE FISCALIZACIÓN, SE REMITE AL JEFE DE LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN, PARA SU CORRESPONDIENTE REFRENDO O SUBSANACIÓN DEL DOCUMENTO, SEGÚN EL MONTO DE DELEGACIÓN DE REFRENDO QUE LE HAYA SIDO AUTORIZADO POR EL(LA) CONTRALOR(A) GENERAL DE LA REPÚBLICA.

ADQUISICIÓN DE BIENES A TRAVÉS DE LA ORDEN DE COMPRA AL CRÉDITO

DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

OFICINA DE FISCALIZACIÓN SECCIÓN DE

PRESUPUESTO DEPARTAMENTO DE

PROVEEDURÍA Y COMPRAS DIRECCIÓN

SECCIÓN DE CONTABILIDAD

AUTORIDAD DE TURISMO PANAMÁ CONTRALORÍA

(32)

D. Recepciones de Almacén 1. Proveedor

 Entrega mercancía al Almacén según lo especificado en la Orden de Compra y Contrato de Suministro.

2. Sección de Almacén

 Verifica la mercancía según las especificaciones contempladas en la Orden de Compra o Contrato de Suministro.

 Elabora el formulario de Recepción de Almacén (Formulario Núm.5) y sella la Orden de Compra o Contrato y factura como muestra de recibido conforme.

 Entrega copia de la Recepción de Almacén al Proveedor y remite el original a la Sección de Contabilidad.

 Confecciona al final del día el Informe de Recepción de Almacén (Formulario Núm.6), de todos los bienes recepcionados.

3. Sección de Contabilidad

 Realiza registro del devengado y archiva el original del formulario de Recepción de Almacén y su correspondiente asiento de diario. Se requiere que las recepciones que genera el Almacén sean registradas de forma diaria.

(33)

1 2 3

1

2

3

RECEPCIONES DE ALMACÉN

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PROVEEDOR SECCIÓN DE ALMACÉN SECCIÓN DE CONTABILIDAD SECCIÓN DE ALMACÉN SECCIÓN DE CONTABILIDAD

AUTORIDAD DE TURISMO PANAMÁ

1

2

3

ENTREGA MERCANCÍA AL ALMACÉN SEGÚN LO ESPECIFICADO EN LA ORDEN DE COMPRA Y CONTRATO DE SUMINISTRO.

VERIFICA LA MERCANCÍA SEGÚN LAS ESPECIFICACIONES CONTEMPLADAS EN LA ORDEN DE COMPRA O CONTRATO DE SUMINISTRO, ELABORA EL FORMULARIO DERECEPCIÓN DE ALMACÉN Y SELLA LA ORDEN DE COMPRA O CONTRATO Y FACTURA COMO MUESTRA DE RECIBIDO CONFORME, ENTREGA COPIA DE LA RECEPCIÓN DE ALMACÉNAL PROVEEDOR Y REMITE EL ORIGINAL A LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD, CONFECCIONA AL FINAL DEL DÍA EL INFORME DE RECEPCIÓN DE ALMACÉNDE TODOS LOS BIENES RECEPCIONADOS.

REALIZA REGISTRO DEL DEVENGADO Y ARCHIVA EL ORIGINAL DEL FORMULARIO DE RECEPCIÓN DE ALMACÉN Y SU CORRESPONDIENTE ASIENTO DE DIARIO. SE REQUIERE QUE LAS RECEPCIONES QUE GENERA EL ALMACÉN SEAN REGISTRADAS DE FORMA DIARIA.

(34)

E. Adquisición de Bienes y Suministros a través de Contrato 1. Unidad Administrativa Solicitante

 Confecciona la Solicitud de Bienes y Servicios, firma y remite a la Dirección de Administración y Finanzas.

2. Dirección de Administración y Finanzas

 Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios, verifica y confecciona memorando con la descripción del servicio solicitado y remite al Departamento de Proveeduría y Compras.

 Recibe el memorando con la Solicitud de Bienes y Servicios, prepara el Pliego de Cargo, basado en lo que establecen las Condiciones Generales para el Desarrollo de Pliegos de Cargo”, como lo establece la Dirección General de Contrataciones Públicas y las especificaciones técnicas requeridas.

 Registra en el sistema SIAFPA, la información contenida en la Solicitud de Bienes y Servicios, coloca el sello SIAFPA, firma el funcionario que realiza el registro, como constancia de lo actuado y remite, física y electrónicamente a la Sección de Presupuesto.

4. Sección dePresupuesto

 Recibe el memorando con la Solicitud de Bienes y Servicios y la documentación sustentadora, realiza el bloqueo presupuestario, firma en el sello SIAFPA, el funcionario que realizó el registro, como constancia de lo actuado, remite física y electrónicamente al Departamento de Proveeduría y Compras.

 Recibe la Solicitud de Servicio y la documentación sustentadora, verifica y efectúa los procedimientos de selección de contratistas, los que están contenidos en el “Texto Único de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, que regula la Contratación Pública.

 Selecciona la propuesta que reúna los requisitos que señalen la Ley, los reglamentos y pliegos de cargos.

 Adjudica la propuesta más ventajosa, mediante Resolución y fianza, levanta expediente y remite la documentación a la Oficina de Asesoría Legal.

(35)

6. Oficina de Asesoría Legal

 Prepara el Proyecto de Contratoen original y cuatro (4) copias.

 Adjunta el expediente al Proyecto de Contrato. Retiene una copia del Contrato y archiva, remite al Departamento de Proveeduría y Compras.

7. Departamento deProveeduría yCompras

 Localiza y comunica al Contratista para que se presente con la documentación requerida y firme el Contrato.

 Ingresa los datos en el SIAFPA, el funcionario encargado del registro; coloca sello SIAFPA en el reverso del Contrato, firma como constancia de lo actuado y remite a la Sección de Contabilidad.

 Recibe el Contrato adjunto al expediente, verifica y realiza el registro del asiento contable correspondiente al Contrato en el sistema.

 Firma en el Sello SIAFPA, el funcionario asignado del registro, como constancia de lo actuado, imprime el Comprobante de Diario y firma; remite al (a la) jefe(a) de sección.

Nota: Cuando la Sección de Contabilidad establece la Cuenta de Orden, el sistema replicará en la Sección de Presupuesto bajo la figura del precompromiso.

 Recibe el Comprobante de Diario, verifica que el funcionario asignado haya realizado el registro, firma y entrega al funcionario asignado, para que desglose una copia del Asiento de Diario y archiva.

 Remite el Contrato a la Dirección de Administración y Finanzas.

 Recibe el Contrato, evalúa, autoriza la adquisición, firma y remite físicamente a la Oficina de Fiscalización de la CGR.

10. Oficina de Fiscalización General de la CGR

 Recibe el Contrato, registra la entrada a través del Sistema SCAFiD, remite al Jefe de Fiscalización.

(36)

 Revisa y realiza el examen previo de Fiscalización, registra en el sistema y refrenda según el monto de delegación de refrendo que le haya sido autorizado por el (la) Contralor(a) General de la República y remite al Departamento de Proveeduría y Compras.

Nota: En caso que el documento no cumpla con los controles internos establecidos, se devuelve la documentación a la Dirección de Administración y Finanzas, con el detalle de los motivos que deben ser subsanados. Los contratos (sin excepción) son revisados por personal de la Dirección de Asesoría Jurídica de la Contraloría General de la República.

 Recibe el contrato, verifica, notifica y entrega copia del Contrato al Contratista seleccionado para que éste proceda al cumplimiento de lo contratado.

 Desglosa el contrato original y copias y distribuye de la siguiente manera. Original Sección de Contabilidad

1ra. copia Departamento de Proveeduría y Compras 2da. Copia Unidad Solicitante

(37)

1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 7 8 CONFECCIONA LA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS, FIRMA Y REMITE A LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS. RECIBE LA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS, VERIFICA Y CONFECCIONA MEMORANDO CON LA DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO SOLICITADO Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA Y COMPRAS.

LOCALIZA Y COMUNICA AL CONTRATISTA PARA QUE SE PRESENTE CON LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA Y FIRME EL CONTRATO, INGRESA LOS DATOS EN EL SIAFPA, EL FUNCIONARIO ENCARGADO DEL REGISTRO; COLOCA SELLO SIAFPA EN EL REVERSO DEL CONTRATO, FIRMA COMO CONSTANCIA DE LO ACTUADO.

9

10 11

REALIZA EL BLOQUEO PRESUPUESTARIO, FIRMA EN EL SELLO SIAFPA, EL FUNCIONARIO QUE REALIZÓ EL REGISTRO, COMO CONSTANCIA DE LO ACTUADO, REMITE FÍSICA Y ELECTRÓNICAMENTE AL DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA Y COMPRAS.

9 10

11 RECIBE EL CONTRATO, VERIFICA, NOTIFICA Y ENTREGA COPIA DEL CONTRATO AL CONTRATISTA SELECCIONADO PARA QUE ÉSTE PROCEDA AL CUMPLIMIENTO DE LO CONTRATADO.

VERIFICA Y REALIZA EL REGISTRO DEL ASIENTO CONTABLE, FIRMA EN EL SELLO SIAFPA, EL FUNCIONARIO ASIGNADO DEL REGISTRO, COMO CONSTANCIA DE LO ACTUADO, IMPRIME EL COMPROBANTE DE DIARIO Y FIRMA; EL JEFE VERIFICA QUE EL FUNCIONARIO ASIGNADO HAYA REALIZADO EL REGISTRO Y FIRMA Y ENTREGA AL FUNCIONARIO ASIGNADO.

PREPARA EL PLIEGO DE CARGO, REGISTRA EN EL SISTEMA SIAFPA, LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS, COLOCA EL SELLO SIAFPA, FIRMA EL FUNCIONARIO QUE REALIZA EL REGISTRO, REMITE, FÍSICA Y ELECTRÓNICAMENTE A LA SECCIÓN DE PRESUPUESTO.

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SUMINISTRO A TRAVÉS DE CONTRATO

UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL DE LA CGR OFICINA DE ASESORÍA LEGAL

AUTORIDAD DE TURISMO PANAMA CONTRALORÍA

GENERAL DIRECCIÓN DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA Y COMPRAS SECCIÓN DE PRESUPUESTO SECCIÓN DE CONTABILIDAD DIRECCIÓN DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA Y COMPRAS SECCIÓN DE PRESUPUESTO SECCIÓN DE CONTABILIDAD

VERIFICA Y EFECTÚA LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS, SELECCIONA LA PROPUESTA QUE REÚNA LOS REQUISITOS QUE SEÑALEN LA LEY, LOS REGLAMENTOS Y PLIEGOS DE CARGOS Y ADJUDICA.

PREPARA EL PROYECTO DE CONTRATO EN ORIGINAL Y CUATRO (4) COPIAS

EVALÚA, AUTORIZA LA ADQUISICIÓN, FIRMA Y REMITE FÍSICAMENTE A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN DE LA CGR .

REVISA Y REALIZA EL EXAMEN PREVIO DE FISCALIZACIÓN, REGISTRA EN EL SISTEMA Y REFRENDA SEGÚN EL MONTO DE DELEGACIÓN DE REFRENDO QUE LE HAYA SIDO AUTORIZADO POR EL (LA) CONTRALOR(A) GENERAL DE LA REPÚBLICA Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA Y COMPRAS.

(38)

F. Trámite de Pago de la Gestión de Cobro, a través del Fondo Institucional 1. Proveedor

 Completa el formulario Gestión de Cobro (Formulario Núm.6), en original y copia.

 Adjunta a la Gestión de Cobro, los originales de la Orden de Compra o Contrato y la Factura comercial original, debidamente selladas por la Sección de Almacén.

 Entrega los documentos a la Sección de Tesorería.

Nota: De tratarse de un contrato, se deben adjuntar los documentos sustentadores descritos en las diferentes cláusulas, según el tipo de contrato respectivo.

2. Sección deTesorería

 Verifica los datos presentados en la Gestión de Cobro, completa la información solicitada por el sistema y genera el Recibo de Recepción de Gestión de Cobro, coloca numeración en la Gestión de Cobro y genera el formato de envío.

 Coloca sello y firma el documento como muestra de lo actuado, avalando el proceso de pago; entrega copia del Recibo de Recepción de Gestión de Cobro al Proveedor o Contratista, para su posterior reclamo del pago.

 Verifica la disponibilidad de caja y que la Sección de Contabilidad, haya creado la cuenta por pagar a través del formulario de Recepción del Bien en el Almacén, este registro lleva el nombre de devengado.

 Coloca el sello SIAFPA en la Gestión de Cobro, el cual llevará la firma del funcionario de Tesorería que trabajó el documento. El Jefe de Tesorería, firma la Gestión de Cobro, para la emisión posterior del pago, remite a la Sección de Contabilidad.

3. Sección deContabilidad

 Recibe la Gestión de Cobro y efectúa el asiento contable.

 Firma en el sello SIAFPA, el funcionario que realizó la acción en el sistema y remite al (a la) Jefe(a) de Sección.

 Verifica que la documentación contenga todos los registros presupuestarios y financieros y firma en el campo estipulado para tales fines en la Gestión de Cobro, remite a la Sección de Presupuesto.

(39)

 Recibe la Gestión de Cobro, la cual debe llevar la firma del (de la) Jefe(a) de Sección de Presupuesto y remite a la Dirección de Administración y Finanzas.

 Evalúa que la Gestión de Cobro haya sido presentada adecuadamente y procede a firmarla. Remite a la Oficina de Fiscalización de la CGR.

6. Oficina de Fiscalización de la CGR

 Verifica si los documentos están debidamente presentados y realiza la correspondiente fiscalización, refrenda según el monto de delegación de refrendo que le haya sido autorizado por el (la) Contralor(a) General de la República y remite a la Sección de Tesorería.

Nota: En caso que el documento no cumpla con los controles internos establecidos, se hará devolución de la documentación a la Dirección de Administración y Finanzas, con el detalle de los motivos por los cuales se deben hacer las subsanaciones.

 Recibe la Gestión de Cobro y emite el cheque, remite al jefe de sección.

 Recibe la Gestión de Cobro y el cheque, verifica la información contenida en el cheque, contra los documentos sustentadores, de estar todo correcto, firma el Comprobante de Pago.

 Remite ambos documentos a la Sección de Contabilidad.

 Recibe el cheque y efectúa registro contable del pago; el funcionario encargado de realizar el registro coloca sello SIAFPA, firma y remite al (a la) Jefe(a) de Sección.

 Recibe el cheque, verifica que se haya registrado en el sistema SIAFPA y remite a la Dirección de Administración y Finanzas.

(40)

 Avala que los datos contenidos en el cheque estén correctos y firma. Remite a la Oficina de Fiscalización de la CGR.

11. Oficina de Fiscalización de la CGR

 Recibe el Cheque con la documentación sustentadora, realiza el examen fiscal del pago y verifica la existencia de firma en el cheque de la autoridad competente, refrenda según el monto de delegación de refrendo que le haya sido autorizado por el (la) Contralor(a) General de la República y remite a la Sección de Tesorería.

12. Sección deTesorería

 Entrega cheque, luego de recibir por parte del proveedor copia de la Gestión de Cobro, los Certificados de Paz y Salvo Nacional y Paz y Salvo de la Caja de Seguro Social.

13. Proveedor

(41)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 COMPLETA EL FORMULARIO GESTIÓN DE COBRO (EN ORIGINAL Y COPIA, ADJUNTA A LA GESTIÓN DE COBRO, LOS ORIGINALES DE LA ORDEN DE COMPRA O CONTRATO Y LA FACTURA COMERCIAL ORIGINAL, DEBIDAMENTE SELLADAS POR LA SECCIÓN DE ALMACÉN.

ENTREGA LOS DOCUMENTOS A LA SECCIÓN DE TESORERÍA

COMPLETA LA INFORMACIÓN Y GENERA EL RECIBO DE RECEPCIÓN DE GESTIÓN DE COBRO, COLOCA NUMERACIÓN EN LA GESTIÓN DE COBRO COLOCA SELLO Y FIRMA EL DOCUMENTO COMO MUESTRA DE LO ACTUADO; ENTREGA COPIA DEL RECIBO DE RECEPCIÓN DE GESTIÓN DE COBRO AL PROVEEDOR O CONTRATISTA, PARA SU POSTERIOR RECLAMO DEL PAGO, COLOCA EL SELLO SIAFPA EN LA GESTIÓN DE COBRO, FIRMA EL FUNCIONARIO QUE TRABAJÓ EL DOCUMENTO Y EL JEFE DE TESORERÍA.

VERIFICA SI LOS DOCUMENTOS ESTÁN DEBIDAMENTE PRESENTADOS Y REALIZA LA CORRESPONDIENTE FISCALIZACIÓN,Y REFRENDA SEGÚN EL MONTO DE DELEGACIÓN DE REFRENDO QUE LE HAYA SIDO AUTORIZADO POR EL (LA) CONTRALOR(A) GENERAL DE LA REPÚBLICA

RECIBE LA GESTIÓN DE COBRO Y EMITE EL CHEQUE, REMITE AL JEFE DE SECCIÓN PARA LA FIRMA DEL COMPROBANTE DE PAGO.

RECIBE EL CHEQUE Y EFECTÚA REGISTRO CONTABLE DEL PAGO; EL FUNCIONARIO ENCARGADO DE REALIZAR EL REGISTRO COLOCA SELLO SIAFPA, FIRMA Y REMITE AL (A LA) JEFE(A) DE SECCIÓN.

AVALA QUE LOS DATOS CONTENIDOS EN EL CHEQUE ESTÉN CORRECTOS Y FIRMA. REMITE A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN DE LA CGR.

12

11

11 12

RECIBE EL CHEQUE CON LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA, REALIZA EL EXAMEN FISCAL DEL PAGO Y VERIFICA LA EXISTENCIA DE FIRMA EN EL CHEQUE DE LA AUTORIDAD COMPETENTE, REFRENDA SEGÚN EL MONTO DE DELEGACIÓN DE REFRENDO QUE LE HAYA SIDO AUTORIZADO POR EL (LA) CONTRALOR(A) GENERAL DE LA REPÚBLICA

ENTREGA CHEQUE, LUEGO DE RECIBIR POR PARTE DEL PROVEEDOR COPIA DE LA GESTIÓN DE COBRO, LOS CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO NACIONAL Y PAZ Y SALVO DE LA CAJA DE SEGURO SOCIAL.

TRÁMITE DE PAGO DE LA GESTIÓN DE COBRO A TRAVÉS DEL FONDO INSTITUCIONAL

OFICINA DE FISCALIZACIÓN SECCIÓN DE

CONTABILIDAD

SECCIÓN DE TESORERÍA SECCIÓN DE DIRECCIÓN

PRESUPUESTO SECCIÓN DE

CONTABILIDAD

SECCIÓN DE TESORERÍA SECCIÓN DE DIRECCIÓN

PRESUPUESTO

AUTORIDAD DE TURISMO PANAMÁ CONTRALORÍA

GENERAL

PROVEEDOR

13

RECIBE LA GESTIÓN DE COBRO Y EFECTÚA EL ASIENTO CONTABLE, FIRMA EN EL SELLO SIAFPA, EL FUNCIONARIO QUE REALIZÓ LA ACCIÓN EN EL SISTEMA Y REMITE AL (A LA) JEFE(A) DE SECCIÓN, PARA

LA FIRMA, REMITE A LA SECCIÓN DE PRESUPUESTO.

FIRMA EL (LA) JEFE(A) DE SECCIÓN DE PRESUPUESTO.

EVALÚA QUE LA GESTIÓN DE COBRO HAYA SIDO PRESENTADA ADECUADAMENTE Y PROCEDE A FIRMARLA. REMITE A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN DE LA CGR

VERIFICA QUE SE HAYA REGISTRADO EN EL SISTEMA SIAFPA Y REMITE A LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.

(42)

G. Contrato y Pago por Servicios Especiales

Los servicios especiales comprenden los servicios prestados por profesionales, técnicos o personas naturales que no son empleados públicos (Ver Normas Generales de Administración Presupuestarias vigentes).

1. Oficina Institucional de Recursos Humanos

 Recibe memorando adjunto con documentos y las generales del personal a contratar por parte de la Unidad Solicitante.

 Verifica los cargos y respectivos sueldos, de acuerdo a la Estructura presupuestada, remite a la Oficina de Asesoría Legal, mediante memorando, solicitando la confección del Contrato.

Nota: Los contratos por servicios especiales requerirán la autorización e incorporación en el sistema de registro presupuestario, bajo la administración del Ministerio de Economía y Finanzas. Se remitirá constancia de estos registros a la Comisión de Presupuesto de la Asamblea Nacional. (Ver Normas Generales de Administración Presupuestaria vigente).

 Prepara el Proyecto de Contrato en original y cuatro (4) copias, verifica que el contenido del contrato, presente los datos requeridos por parte del contratante y el contratista, verifica el tiempo de duración del contrato, el monto, las especificaciones de los servicios que ofrece el contratista.

 Remite el contrato a la Oficina Institucional de Recursos Humanos.

3. Oficina Institucional de Recursos Humanos

 Recibe el Proyecto de Contrato, remite el contrato mediante nota firmada por el (la) Administrador(a) General, al Ministerio de Economía y Finanzas, para su verificación correspondiente y registro en el sistema respectivo. Una vez efectuada la acción, el mismo es devuelto a la Autoridad de Turismo Panamá, para que continúe con su trámite.

4. Autoridad de Turismo Panamá

Despacho del (de la) Administrador(a) General

 Recibe nota por parte del Ministerio de Economía y Finanzas, de no existir objeción, procede a la firma del mismo y remite a la Oficina de Asesoría Legal

 Recibe el Contrato sellado por el Ministerio de Economía y Finanzas y firmado por el (la) Administrador(a).

(43)

 Notifica del nombramiento al personal contratado, entrega copia del contrato.

 Confecciona expediente para el archivo y distribuye las copias del contrato de la siguiente forma:

1ra. Copia Sección de Contabilidad 2da. Oficina de Fiscalización de la CGR 3ra. Personal Contratado

 Remite copia del Contrato a la Sección de Planillas.

6. Sección de Planilla

 Recibe copia del Contrato y confecciona la planilla de pago, remite a la Sección de Presupuesto.

 Recibe por parte de la Sección de Planilla, la Planilla de Servicios Especiales.

 Realiza un registro interno para mantener un control de los Servicios Especiales que se llevan a través de Contrato, remite a la Sección de Contabilidad.

Nota: Por instrucciones del MEF (SIAFPA), el paso del bloqueo de la partida fue eliminado en la Sección de Presupuesto, de tal forma, que es la Sección de Contabilidad, la que realiza el ingreso presupuestario financiero en el SIAFPA.

 Recibe la planilla y verifica que el contrato sea de servicios especiales de acuerdo a los términos que contemple en algunas cláusulas.

 Realiza el ingreso presupuestario financiero de los datos en el Sistema SIAFPA, coloca sello, con su número de transacción; firma el funcionario encargado del registro, como constancia de lo actuado.

 Remite a la Sección de Presupuesto.

 Recibe la planilla, verifica que los datos ingresados al SIAFPA, estén correctos, coloca firma en el sello y remite la planilla a la Sección de Planillas.