1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. GLOSARIO

Texto completo

(1)

1. OBJETIVO

Establecer el mecanismo para la adquisición de materiales, reactivos y equipo para el Laboratorio de Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad de la Facultad de Química.

2. ALCANCE

Aplica para la adquisición de materiales, reactivos y equipo para el Laboratorio de Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad de la Facultad de Química.

3. GLOSARIO

3.1 .- SIGLAS

UADY.- Universidad Autónoma de Yucatán.

LACSC: Laboratorio de Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad. 3.2 .- DEFINICIONES

Cotizar.- Averiguar el precio de un producto. Adquirir.- Obtener un producto.

Equipo de laboratorio.- Es un bien con determinadas características, que se requiere para procesar y visualizar información. Proveedor único.- Es el proveedor que no requiere cotizaciones y se le solicita directamente la compra.

(2)

4. POLÍTICAS

Para la adquisición de materiales, reactivos y equipo de Laboratorio:

El Responsable Sanitario del LACSC:

4.1 Envía la solicitud de cotización cada 6 meses a todos los proveedores que incluya todos los materiales, reactivos y equipo empleados en el laboratorio y se la proporcionará a la Secretaría Administrativa.

4.2 Realiza cuando se requiera la solicitud de pedido al proveedor y la proporcionará a la Secretaría Administrativa, para su revisión y la firma correspondiente.

Nota1: Solicita el material, reactivo y/o equipo a un proveedor diferente al seleccionado, en caso de que este último no cumpla con la entrega en el tiempo acordado.

Nota 2: En caso de que el proveedor no cumpla con la entrega del material, reactivo y/o equipo solicitado en el tiempo acordado, elaborará la cancelación de pedido y la proporcionará a la Secretaría Administrativa, para su revisión y autorización.

4.3 Rechaza todo producto que no coincida con la solicitud de pedido (cantidad, marca o características del producto). 4.4 Establece los criterios para llevar a cabo la evaluación de proveedores.

4.5 Evalúa cada 6 meses a los proveedores a quienes se les adquirió materiales, reactivos y equipo.

4.6 Selecciona a los mejores proveedores, eliminando aquellos que no cumplan con los criterios establecidos. La Secretaría Administrativa:

4.7 Debe contar con al menos tres cotizaciones de los materiales, reactivos y equipo para realizar el cuadro comparativo de proveedores que entregaron su cotización en tiempo y forma.

4.8 Autoriza la adquisición de los materiales, reactivos y equipo y la cancelación de los mismos cuando se requiera. 4.9 Revisa con el Responsable Sanitario la evaluación de proveedores.

4.10 Autoriza la selección de los mejores proveedores que cumplan con los criterios establecidos.

4.11 La inclusión al padrón de proveedores se realiza mediante el procedimiento establecido por la Dirección General de Finanzas de la UADY.

Personal del LACSC:

(3)

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No. Tarea

Nombre de la

tarea Responsable Descripción de la actividad

T1 Elaborar y enviar la solicitud de cotización Responsable sanitario del LACSC

1.1 Elabora y envía la solicitud de cotización cada 6 meses a los proveedores y proporciona la información a la Secretaría Administrativa.

T2 Elaborar y autorizar el cuadro comparativo Auxiliar de compras de la Secretaría Administrativa/ Secretaría Administrativa

2.1 El Auxiliar de compras de la Secretaría Administrativa elabora el cuadro comparativo, con base a las cotizaciones proporcionadas por el proveedor.

2.2 La Secretaría Administrativa revisa y autoriza el cuadro comparativo.

T3 Solicitar material

Responsable de área del LACSC

y/o químico asignado al área

3.1 Solicita por escrito mediante el formato de solicitud de material, el o los artículos que requiere al Responsable Sanitario.

Nota: Cuando se requiera un material de urgencia y no se incluya en la Solicitud de Material, este se deberá anexar en la siguiente solicitud.

T4 Elaborar pedido

Responsable sanitario del

LACSC

4.1 El Responsable sanitario del LACSC revisa la solicitud de material, elabora el pedido y lo proporciona a la Secretaría Administrativa, para su revisión y la firma correspondiente. T5 Autorización del pedido Secretaría Administrativa Responsable sanitario del LACSC

5.1 La Secretaría Administrativa consulta el cuadro comparativo de proveedores y autoriza la compra de los productos.

Nota: En caso de que el proveedor haya realizado un cambio en los precios de los productos establecidos en el pedido, deberá informar al Responsable del LACSC de manera inmediata, pudiendo cancelarse el pedido y adquirirse el producto con otro proveedor.

5.2 El Responsable sanitario del LACSC envía el pedido escaneado con la firma correspondiente por correo electrónico al proveedor seleccionado.

T6 Recibir el material solicitado Responsable sanitario del LACSC o químico asignado por él.

6.1 Recibe el material solicitado previamente en el pedido.

Nota 1: En caso de que el material no sea el solicitado se procede a su devolución.

Nota 2: El proveedor tendrá que surtir todo el pedido para poder sellar de verificado de conformidad la factura.

(4)

verificado y el nombre y firma del Responsable sanitario del LACSC ó químico asignado por él, que recibió el pedido.

Nota 4: En caso de que el material solicitado no llegue en tiempo y forma, se tendrá un plazo de 15 días hábiles para esperar el surtido del mismo. Posterior a esto si no se recibe el material, se cancelará elaborando la cancelación del pedido.

T7

Entregar material a las áreas del

LACSC

Responsable sanitario del

LACSC

7.1 Coteja con el formato de solicitud de material los materiales solicitados por cada área. 7.2 Entrega el producto adquirido a las áreas o resguarda en almacén interno.

Nota 1: Si se requiere material del almacén interno, el personal del LACSC deberá llenar el formato solicitud de material del almacén.

T8 Evaluación de proveedores

Responsable sanitario del

LACSC

8.1 Evaluar a los proveedores a quienes se les adquirió materiales, reactivos y equipo, semestralmente en base a los criterios establecidos en el formato evaluación de proveedores de materiales, reactivos y equipos.

T9 Retroalimentación a proveedores

Secretaría Administrativa

9.1 Con base en la evaluación de proveedores, elaborará un oficio de retroalimentación en el cual se informa al proveedor de su desempeño en el surtimiento de los productos solicitados y criterios establecidos.

6. CONTROL DE REGISTROS

Código Nombre del registro Lugar de

almacenamiento Responsable de su protección Tiempo de retención Disposición de los registros

N/A Cotización del proveedor Coordinación del

LACSC

Responsable sanitario del LACSC

1 año Archivo muerto

F-FQUI-LAC-05 Solicitud de material Coordinación del

LACSC

Responsable sanitario del LACSC

1 año Archivo muerto

F-FQUI-LAC-25 Pedido Coordinación del

LACSC

Responsable sanitario del LACSC

1 año Archivo muerto

F-FQUI-LAC-26 Solicitud de Cotización Coordinación del

LACSC

Responsable sanitario del LACSC

1 año Archivo muerto

F-FQUI-LAC-42 Cuadro comparativo Coordinación del

LACSC y Secretaría Administrativa.

Responsable sanitario del LACSC y Secretaría Administrativa.

1 año Archivo muerto

F-FQUI-LAC-46

Padrón de proveedores Coordinación del

LACSC

Responsable sanitario del

LACSC 1 año Archivo muerto

F-FQUI-LAC-47

Evaluación de proveedores Coordinación del

LACSC

Responsable sanitario del

LACSC 1 año Archivo muerto

F-FQUI-LAC-93

Solicitud de material de almacén Coordinación del

LACSC

Responsable sanitario del

(5)

F-FQUI-LAC-109

Cancelación del pedido Coordinación del

LACSC

Responsable sanitario del

LACSC 1 año Archivo muerto

N/A Oficio de retroalimentación

Secretaría Administrativa y Coordinación del LACSC.

Secretaría Administrativa 1 año Archivo muerto

7. ENFOQUE A PROCESOS

Salida del proceso

¿A quién entrega algo? (Cliente)

¿Qué entrega? (Producto

y servicio) ¿Con qué requisitos? ¿Cómo lo verifica? Proveedor Solicitud de cotización

Pedido

P-FQUI-LAC-06 Revisión de documentos.

Entrada del proceso

¿De quién recibe algo? ¿Qué recibe? ¿Con qué requisitos? ¿Cómo lo verifica? Responsable de área

LACSC

(6)

8. CONTROL DE REVISIONES

Nivel de revisión

Sección

y/o página Descripción de la modificación y mejora Fecha de modificación

01 Pág. 2,4,5,6,7

Se adicionaron 3 políticas (3.3., 3.5 y3.6) Se le adiciona la actividad 6.1

Se adicionaron los formatos F-FQUI-LAC-42, F-FQUI-LAC-47 Se establecieron nuevos indicadores

6 de marzo de 2009

02 Pág. 3,4,5,7 Se modificó el diagrama del procedimiento, se realizó cambios en las tareas, se anexo la definición

en el glosario de proveedor único y almacén interno

02 de julio de 2010

03 Pág. 3,4,5 Se modificó el diagrama de procedimiento, se realizó cambios a las tareas y descripción de actividades 05 de octubre de 2010

04 Pág. 4 Se eliminó el formato F-FQUI-LAC.42 de la tarea 7

13 de mayo de 2011

05 Pág. 2,5

Se adicionaron nuevas políticas al procedimiento

Se anexo una nota y el formato F-FQUI-LAC-73 a la tarea 12 Se anexaron y modificaron las tareas

Se modificó el diagrama de flujo

30 de junio de 2011

06 Sec. 5 Se agregó una nota en la tarea 10

29 de septiembre de 2011

07 Se modificó todo el procedimiento 01 de febrero de 2012

08

Sec. 4

Sec. 5

Sec. 10

Se modificó el diagrama de procedimiento.

Se modificó al Responsable de Recepción a Área de Recepción en las actividades 2.1, 4.1 y 5.2 y asimismo en el apartado de Responsable de las tareas T4, T5, T6 y T7.

Se modificó la actividad 5.2 de la tarea T5

Se modificó la actividad 6.2 de la tarea T6. Se adicionó la actividad 6.3 Se anexó tareas a la nota de la actividad 7.2

Se modificó el nombre del Responsable Sanitario

01 de Julio de 2013

09 Sec. 10 Cambio de Director de la Facultad de Química y del que elaboró el documento. 14 de Agosto de 2013

10 Sec. 3

Sec. 10

Se agregó la política 3.9

Se modificó el nombre del Responsable Sanitario 12 de noviembre de 2013

(7)

12 Todo el documento Sec. 3 Sec. 4 Sec. 10

Se actualizó el documento al formato F-DGPLANEI-CC/GA-01/REV:03 Se actualizaron todas las políticas.

Se modificó el diagrama del procedimiento delimitando las tareas de cada responsable. En la tarea 1 se adiciono una nota.

Se modificó la Actividad 2.2 y se cambió el responsable de la acción. En la tarea 3 se adiciono una nota.

En la tarea 4 se adicionaron 2 notas y se agregaron a otros responsables de la tarea. Se modificó el nombre del Responsable Sanitario

Se cambió el responsable de la elaboración y revisión del procedimiento.

25 de junio de 2015

13

Sec. 3 Sec. 5 Sec. 7

Se eliminó la política 3.3 y se modificó la numeración de las políticas restantes. Se modificó la nota de la actividad 1.1.

Se modificó la nota de la actividad 2.1 Se modificó la actividad 3.1.

Se eliminó una nota y se adiciono otra a la actividad 3.1. Se modificó la actividad 6.1 y se eliminó una nota de la misma. Se dio de baja el formato cuadro comparativo F-FQUI-LAC-42. Se agregó el formato de cancelación F-FQUI-LAC-109.

26 de septiembre de 2016 14 Todo el documento Sec. 3 Sec. 4 Sec. 5 Sec. 7

En responsables de actividad cambia de Secretario administrativo a Secretaría administrativa Se modificó la política 3.2 y 3.3

Se modificó el diagrama Se modificó la nota de la tarea 2.1 Se modificó la actividad 2.3 Se modificó la actividad 3.1 y 3.2 Se eliminó la actividad 3.3

Se dio de alta el formato F-FQUI-LAC-42 Cuadro comparativo.

7 de abril del 2017

15 Todo el

documento

Se realizaron cambios a las políticas, tareas y formatos.

Cambio de Responsable del LACSC. 9 de mayo de 2018

Nota: Ésta sección será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco.

Revisó

______________________________________ M. en C. Amílcar Ramsés Aguilar González

Secretario Administrativo M. en C. Martha Leticia Mena Reynoso

Responsable Sanitario

Aprobó

Dra. Zulema Osiris Cantillo Ciau Directora de la Facultad de Química

Figure

Actualización...

Referencias

Actualización...

Related subjects :