REFERENCIA Datos Generales MANUAL TÉCNICO. [Manual técnico del formulario del Maestro Referencias Datos generales de la aplicación SIOUX-ERP.

(1)

REFERENCIA –Datos

Generales

MANUAL TÉCNICO

[Manual técnico del formulario del Maestro Referencias – Datos generales de la aplicación SIOUX-ERP.]

SISTEMAS GECKO S.A.S. [AGOSTO 03 DEL 2014]

(2)

Elaboro Reviso Aprobó JAIME O. VELÁSQUEZ M.

Proyectos y Desarrollo SISTEMAS GECKO S.A.S

Fecha: Fecha: Fecha:

MAESTRO DE REFERENCIAS – Datos Generales

Las referencias son los productos terminados que dentro de la empresa representa la parte comercial de la misma, son aquellos productos que producimos o comercializamos, los que facturamos. En el sistema de información las referencias ocupan un lugar importante para el manejo de los datos estadísticos y de resultados.

DERECHOS DE AUTOR

SIOUX-ERP es una marca registrada de SISTEMAS GECKO S.A.S.

LOS APLICATIVOS SIOUX (SIOUX-ERP, SIOUX-SCI, SIOUX-SH, SIOUX RH) son propiedad intelectual de SISTEMAS GECKO S.A.S

CONTENIDO

1. Funciones Básicas 2. Funciones Específicas. 3. Solución a problemas. 4. Preguntas frecuentes.

5. Más ayudas y datos de contactos

FUNCIONES BÁSICAS BARRA GENERAL DE ACCIONES DEL FORMULARIO

La barra general de acciones de los formularios contiene cada uno de los botenes que ejecutan una accion de carácter primordial para el manejo de los registros en una base de datos, estas acciones son las mismas para cada uno de los formularios en los que aparece y se considera que son como minimo las acciones que se deben tener para cada registro.

(3)

EDICION

Botones que generan transacciones en la base de datos A – Crear un nuevo Registro.

B – Modificar un registro ya existente. C – Borar un registro.

La opción de borrar registro muestra la ventana de advertencia de si desea borrar o no el reguistro, esto se hace con el fin de asegurar la orden dada por el usuario y no permitir el borrado por error. (Figura 1.0)

Figura 1.0

NAVEGACION

Botones de desplazamiento dentro de la tabla de datos. D – Ir al primer registro de la tabla.

E – Regresar al registro anterior. F – Ir al registro siguiente. G – Ir al ultimo registro.

PRESENTACION

Botones que definen las diferentes maneras de presentar los registros. H – Buscar un registro, activa el formulario de busqueda de los registros.

El formulario de busqueda permite filtrar la información, ordenarla con un click en el campo titulo y exportarla según filtro, utilizar el carácter “*” como comodin dentro de las palabras de busqueda agiliza las busqueda ya que se ejecuta de una forma selectiva, se selecciona el registro desde el boton aceptar o dando doble click sobre el mismo. (Figura 1.1)

(4)

Figura 1.1

I – Ordenar, ordena la tabla según el criterio seleccionado.

La opción de ordenar muestra los campos que tienen indice y sobre los cuales se puede puede presentar la información de manera ordenada. (Figura 1.3)

(5)

J – Presentación del registro según formato con salidas a diferentes formato. (Figura 1.4)

Figura 1.4 Las presentaciones del registro se pueden dar de diferentes formatos, el primero “Pantalla” muestra el registro en impression por pantalla del computador, “Preview” crea en el computador un archivo de tipo imagen, “Imprime” envia el registro a una

impresora, “Texto” lleva el registro a una impresión en un archivo de tipo Texte, “Excel” este envia el registro a un archivo tipo xls, “XML” muestra el registro en un formato XML, “HTML” muestra el registro en el formato HTML

REGISTRO

Acciones a tomar sobre un registro o el formulario K – Grabar, graba de manera fisica el registro en la tabla. L – Revertir, borra los cambios efectuados en el registro. M – Salir, cierra el formulario.

AYUDA

Botones de presentación del manual de ayudas, presentación del LOG de Registros y presentación de ayudas de campos del formulario si la tiene.

N – Activa la presentación de ayudas de texto de cada uno de los campos del formulario.

(6)

Figura 1.5

El log de Registros muestra el numero del registro dentro de la tabla, los datos de Usuario, Fecha y estación para las acciones de nuevo y edición según usuario.

P – Ficha de ayuda de cada formulario.

OTROS OBJETOS CON FUNCIONES BASICAS BUSCAR

Boton encargado de abrir formularios de busqueda

IMAGEN

Boton que se encarga de activar el formulario de captura de imágenes desde la camara web del equipo.

EAN13

Boton que se encarga de activar el formulario de impresión de codigos de barras por referencia. Activa el formulario de creación de unidades y presentaciones por referencia, crea las combinaciones posibles de cada referencia. Activa el formulario de creación de valores por zona, se pueden determinar distintos valores de la referencia según zona.

Cambia o actualiza los datos en otros maestros que dependa del maestro de referencias, datos

(7)

generales.

Activa el formulario de creación de Kits por referencia, es decir cuando una referencia esta compuesta por otras referencias.

Activa el formulario de de Inventarios por referencia, muestra el inventario de la referencia en cada una de sus presentaciones, por bodega o consolidado.

Imagen de la referencia

FUNCIONES

(8)

CAMPO DESCRIPCION

CODIGO

Campo que define el codigo asignado a la referencia, es de carácter alfanumerico de 10, se puede determinar por parte del usuario un sistema de numenclatura o simplemente se le puede asignar un consecutivo, es de carácter unico.

NOMBRE

Nombre que se le asigna a la referencia, de carácter alfanumerico y es editable, compuesto por 75 caracteres, como buena practica se aconseja un nombre claro y descriptivo de la referencia.

NOMBRE ALTERNO

Nombre alterno o suplementario de la referencia, se puede utilizar para nombres tecnicos de la referencia o en otro idioma.

CODIGO ALTERNO

Codigo suplementario, se puede utilizar si el codigo tiene un codigo de proveedor para los comercializados o para el manejo de codigos de Embalage.

SUBGRUPO

Codigo del subgrupo, maestro que se encarga de agrupar información a nivel de informes, grupo elementos que tiene una afinidad en mayor detalle que los caracteriza. (Ver maestro de SubGrupos)

GRUPO

Codigo del grupo, maestro que se encarga de agrupar información a nivel de informes, grupo elementos que tiene una afinidad que los caracteriza. (Ver maestro de Grupos)

CATEGORIA

Codigo de la categoria, maestro que se encarga de agrupar información a nivel de informes, categoria, elementos que estan asociados a una misma definición o estatus. (Ver maestro de Categorias)

LINEA

Codigo de la Linea, maestro que se encarga de agrupar información a nivel de informes, Linea, elementos que estan asociados a una misma entidad o manera de producción. (Ver maestro de Lineas)

(9)

C.C PRODUCCION Codigo del centro de costos asociado a la unidad de producción de la empresa. RUTA FOTO 1 Ruta donde se encuentra la imagen No.1 de la referencia. RUTA FOTO 2 Ruta donde se encuentra la imagen No.2 de la referencia. COMPOSICION Descripción de la composicion de las materias primas que conforman la referencia.

BODEGA Codigo de la bodega asigana a esta referencia, solo aplica para el modulo de programación de producción. INTERVALO

LECTURA BARRAS

Numero de unidades que se asignan al leer el codigo de barras en los modulos de producto terminados.

MATERIA PRIMA EQUIVALENTE

Codigo de la materia prima equivalente, es el codigo de una materia prima que es exactamente igual al producto

terminado, esto es cuando utilizamos referencias como materias primas.

TERCERO

Nit del tercero al cual se le asigan esta referencia, se utiliza cuando se le quieren asignar los inventarios de esta

referencia a un tercero especifico, cuando se le produce a un solo cliente.

OBSERVACIONES Datos adicionales de la referencia.

(10)

FAVORITO

Si la referencia es favorita se muestra en el catalogo de productos en la opción de favoritos. (Solo aplica para el formulario de Puntos de Venta P.O.S)

SEMIELABORADO Si la referencia es un producto semielaborado, que se produce en la empresa pero se utiliza como materia prima. APLICA VALORES

POR ZONA

Que si al momento de facturar, toma por defecto los valores por zona, no los de la lista de precios asignada al tercero.

PRODUCTO COMERCIALIZADO

Si la referencia es un producto terminado comercializado, es decir que no se produce en la empresa, que se compra y se revende.

MINUTOS Si se mide en los indicadores de producción como minutos y no en unidades.

UNIDADES Que se mide en los indicadores de producción en unidades y no en minutos.

STOCKS

MINIMO Cantidad minima de la referencia a tener en inventarios. MAXIMO Cantidad maxima de la referencia a tener en inventarios. COSTO Costo calculado de la referencia. (Costo Manual).

(11)

Impuestos a aplicar a esta referencia.

NO LIQUIDA I.V.A Si la referencia no tiene I.V.A.

I.V.A. % del I.V.A asignado en esta referencia para aplicar al momento de facturar o de comprar.

IVA INCLUIDO Si el % de I.V.A esta incluido dentro del precio asignado a esta referencia. IMPOCONSUMO % del impuesto al consumo, si la referencia lo tiene.

CUENTAS CONTABLES

Estas cuentas son parte de la causación contable de la venta, al darle click al titulo se activan las mismas pero para efectos de las devoluciones.

BRUTO Cuenta contable de la causación del valor de la referencia asignado al bruto.

(12)

I.V.A. Cuenta contable de la causación del valor de la referencia asignado al I.V.A.

COSTO

Cuenta contable de la causación del valor de la referencia asignado al Costo.

INVENTARIOS Cuenta contable de la causación del valor de la referencia asignado al Inventario.

% INDIRECTOS COSTOS Y OTROS

Porcentajes que se le aplican a las hojas de consumos para calcular las hojas de costos de las referencias.

PRODUCIÓN % a aplicar para los gastos indirectos de Producción. ADMINISTRACIÓN % a aplicar para los gastos indirectos de Administración. VENTAS % a aplicar para los gastos indirectos de Ventas.

UTILIDAD % a aplicar a la utilidad de la referencia.

(13)

APLICA A COSTOS Si la referencia sale en los informes de costos. NO SALE EN

INVENTARIO Si la referencia sale o no en los inventarios. CONGELAR

MOVIMIENTO

Si se congela la referencia. No deja efectuar movimientos con ella.

EXCLUIR DE

INDICADORES No sale en los informes de indicadores. COMPLEMENTARIO

Si la referencia es un complentario. Complementario es aquella referencia no es producida ni comercializada por la empresa.

CATALOGO Si sale en el catalogo del Punto de venta. POS. COMANADA

RELACION Si aparece en relación anexa en la factura de venta POS. El maestro de referencias cuenta con 4 campos adicionales para utilizarlos en cualquier información adicional que se requiera.

SOLUCIONES A PROBLEMAS

PROBLEMAS GENERALES

“ No existe conexión con la base de datos “

– Este problema se presenta cuando la unidad de red no se puede acceder ya sea por problema físico de conexión del cable de red o por que no se cuente con los permisos asignados por el administrador.

Procedimientos.

1. Verificar que la conexión del cable de red este en correcto funcionamiento. 2. Solicitar al administrador del sistema los permisos de acceso a la red. 3. Verificar que los sistemas antivirus no tengan bloqueado la unidad de red.

(14)

“No existe la variable “

- Se presenta cuando se abre un formulario y este lee una variable que no existe. Procedimientos.

4. Realizar por parte del administrador del sistema el procedimiento de CAMPOS NUEVOS

“La tabla está dañada”

- Generalmente se presenta después de cambios radicales en el flujo de energía, sea por apagones, bajones de energía o apagado de equipos mientras este está realizando transacciones dentro del sistema de información.

Procedimientos.

1. Realizar por parte del administrador del sistema el procedimiento de CAMPOS NUEVOS

PREGUNTAS

FRECUENTES SEGURIDADEl sistema cuenta con 4 niveles de seguridad claramente definidos: 1- Acceso al sistema

2- Acceso al modulo 3- Acceso al formulario

4- Habilitación de Botones de la barra General

MODIFICAR CÓDIGOS

Por manejo estructural y aseguramiento de la información algunos campos y de manera general el campo código de cualquier maestro no podrá ser modificado.

MAS AYUDAS Y DATOS

DE CONTACTO Con el fin de mantener un acompañamiento permanente a los usuarios en la realización de sus tareas, la empresa SISTEMAS GECKO S.A.S pone a su disposición dentro de su sitio web www.sistemasgecko.net la opción de contactos, en donde se encuentra un formulario sobre el cual se puede de realizar cualquier tipo de consulta, demás, un chat con un funcionario que en tiempo real resuelve sus inquietudes siempre y cuando sean sobre funcionamiento del software y no sea asesoría, por otra parte se pone a disposición el correo electrónico [email protected] para reportar cualquier consulta.

(15)

Por otro lado en el sitio web, en la página de soporte, la empresa cuenta con el acceso al software de control de incidencias MANTIS BUG TRACKER (Ver manual Mantis Control de

Incidencias), que se encarga de llevar, controlar, resolver y calificar todo requerimiento

de soporte realizado a la empresa SISTEMAS GECKO S.A.S.