Administraciones Públicas.

Texto completo

(1)

Factura Electrónica.

Factura

 

Electrónica.

Administraciones

 

Públicas.

José María Ortín

Desarrollo de Negocio

S

i

i “S

i d d d l I f

l

Seminario “Sociedad de la Información en la

Región de Murcia (II)” + Premios “Región de

Murcia 2014

17 de Septiembre de 2014

Murcia 2014

Firma-e 2014 - Queda prohibida la reproducción total o parcial del contenido de este documento, así como su transmisión y uso con fines diferentes de los que han originado su elaboración y entrega.

(2)

Indice

Firma e 1 Firma‐e 1 Factura Electrónica 2

Proyecto Recepción Factura Electrónica 3

Ahorro de Costes

4 Ahorro de Costes

4

Digitalización Certificada de Facturas 5

(3)

Presentación

 

de

 

Compañía

(4)

Presentación

 

de

 

Compañía

(5)

Indice

Firma e 1 Firma‐e 1 Factura Electrónica en la Administración Pública 2

Proyecto Recepción Factura Electrónica 3

Ahorro de Costes

4 Ahorro de Costes

4

Digitalización Certificada de Facturas 5

(6)

Legislación

 

y

 

Normativa

En el ámbito del Reino de España:

A d Di i l E d l i i i i l C i ió

• «Agenda Digital para Europa», una de las iniciativas que la Comisión 

Europea está impulsando en el marco de la estrategia «Europa 2020» • Ley 59/2003 de 19 de diciembre de firma electrónicaLey 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica

• Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a 

los Servicios Públicos 

• Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se 

aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público • Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el 

Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación

• Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y 

creación del registro contable de facturas en el Sector Público Cada país dispone de su propia legislación similar a la citada para España Cada país dispone de su propia legislación similar a la citada para España, 

nuestras herramientas se adaptan a las necesidades nacionales e internacionales 

(7)

Conceptos

 

sobre

 

la

 

Factura

 

Electrónica

En el ámbito del Reino de España:

U f t l t ó i t t d f t

Una factura electrónica es, ante todo, una factura. 

• Tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que 

una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de 

servicios. 

• Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato 

electrónico. 

• Está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, 

l i l l l f di i l l

por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel. 

• Salvo en el caso de las Administraciones Públicas, que deben utilizar el

formato factura‐e no existen requisitos formales respecto a la forma en que

formato factura‐e, no existen requisitos formales respecto a la forma en que debe codificarse la factura electrónica, entendiendo que solo se dotará de validez legal al mismo cuando contenga todos los datos exigibles a cualquier

f t d li l i t d lid ( l fi

factura y se proceda a aplicarle un sistema de validez (como la firma electrónica reconocida).

(8)

Quién

 

está

 

obligado

 

a

 

recibir

 

Factura

 

Electrónica

En el ámbito del Reino de España, publicado en su web oficial 

http://www facturae gob es http://www.facturae.gob.es

Aviso 15 de enero de 2015 

A partirp  de esta fechaf  las facturasf  dirigidasg  a las Administraciones Públicas 

deberán ser electrónicas.

Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado: 

Ad i i t ió G l d l E t d (E t t l)

• Administración General del Estado (Estatal). 

• Comunidades Autónomas (Autonómica). 

• Administración Local ( y(Ayuntamientos,, Diputacionesp  Provinciales,, Cabildos yy Consejosj  

insulares, etc.). 

Y también a: 

• Organismos autónomos

• Organismos autónomos. 

• Universidades Públicas. 

• Entidades de derecho público. 

• Órganos constitucionales. 

(9)

Requerimiento

 

Intervención

 

General

 

de

 

la

 

AGE

(10)

Formato

 

de

 

la

 

Factura

 

Electrónica

 

para

 

las

 

AAPP

http://www.facturae.gob.es

¿Cómo tienen que ser las facturas electrónicas para las Administraciones 

Públicas? 

Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen 

tres requisitos específicos: 

• Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Estar escritas en un lenguaje informático determinado (FacturaFactura e‐e 3.1 o 3.1 o 

3.2). 

• Estar Firmadas Electrónicamente. 

• Indicar el destinatario de la factura electrónica. destinatario de la

Si adquiere un programa informático o contrata un servicio de facturación 

electrónica para crear facturas destinadas a las Administraciones Públicas electrónica para crear facturas destinadas a las Administraciones Públicas

(11)

Indice

Firma e

1 Firma‐e

1

Factura Electrónica en la Administración Pública 2 Proyecto Recepción Factura Electrónica 3 Ahorro de costes 4 Ahorro de costes 4

Digitalización Certificada de Factura 5

(12)

Visión

 

del

 

Emisor

http://www.facturae.gob.es ¿Cómo envío la factura electrónica a las Administraciones Públicas? 

Las facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP. se envían a través de los puntos generales de 

entrada de facturas electrónicas del Estado (FACE), las Comunidades Autónomas y las Entidades 

Locales. 

Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una ventanilla electrónica única de 

entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración 

(Ad i i t ió G l d l E t d C id d A tó E tid d L l) (Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local). 

El envío de la factura electrónica se realizará a través de Internet. Los métodos más habituales 

son: 

é d l l b d l l d d d l f l ó i • a través del portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas. 

• mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación 

electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas. 

Los puntos generales de entrada de facturas electrónica le permiten también conocer el estado 

(13)

Visión

 

del

 

Receptor

Punto General de Entrada

Gestor

GESTION DE LA RECEPCION DE FACTURA ELECTRONICA PARA AAPP

Órgano Gestor Oficina Contable Punto General

de Entrada Órgano Gestor

de Entrada

Gestor

Documental SW Contabilidad de Entrada

Datos Factura 6 5 4 3 Registro Datos Factura Factura-e 2 Factura-e Factura-e 7 Factura-e PROVEEDOR 1 8

9 Punto General Punto General de Entradade Entrada Punto General Punto General de Entradade Entrada

PROVEEDOR

Proveedor presenta factura-e

Pl t f lid F t El t ó i

1 4 Anotación Registro Contable 7 Almacena Copia

A P d lt

Plataforma valida Factura Electrónica

2

3 Plataforma valida Firma Electrónica

5 Extrae los datos de la Factura

6 Procesa e inserta en ERP

8 Acceso Proveedores a consultas

(14)

Recepción

 

de

 

Facturas

 

Electrónicas

PUNTO GENERAL DE ENTRADA

Alternativa

 

1:

 

FACe

FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado. 

A través de FACe las empresas presentarán sus facturas electrónicas obligatoriamente a partir del 15 

de Enero de 2015, siendo voluntario antes de dicha fecha. 

L Ad i i t ió G l d l E t d f d d ú i t d t ió d La Administración General del Estado ofrece a sus proveedores de un único punto de presentación de 

facturas con todas las ventajas que ello conlleva – ventanilla única de presentación y consulta, formato 

unificado, codificación unificada de unidades, etc. 

Además FACe puede ser utilizado por otras administraciones públicas como su propio punto general Además FACe puede ser utilizado por otras administraciones públicas como su propio punto general 

de entrada de facturas electrónicas lo que incide en los beneficios para los proveedores de las 

administraciones. 

El punto ofrece un Portal web para presentar la factura electrónica y permite a los proveedores si lo El punto ofrece  un Portal web  para presentar la factura electrónica y permite a los proveedores si lo 

desean conectar sus sistemas de facturación con FACe de manera automática. 

Además el sistema está integrado con el cliente de generación de facturas del Ministerio de Industria, 

Energíag y y Turismo yy con otros sistemas del sector privadop  lo queq  ppermite un envío cómodo yy sencillo 

(15)

Recepción

 

de

 

Facturas

 

Electrónicas

PUNTO GENERAL DE ENTRADA

Alternativa

 

2:

 

Punto

 

general

 

de

 

entrada

 

de

 

facturas

 

electrónicas

Se debe ofrecer a los proveedores de un único punto de presentación de facturas con todas las 

ventajas que ello conlleva – ventanilla única de presentación y consulta, formato unificado, 

codificación unificada de unidades, etc. 

El t d b f P t l b t l f t l t ó i it l d El punto debe ofrecer un Portal web  para presentar la factura electrónica y permite a los proveedores 

si lo desean conectar sus sistemas de facturación con el punto de manera automática. 

Además debe permitir la integración para la presentación y consulta de facturas a otros sistemas del 

sector privado lo que permite un envío cómodo y sencillo de sus facturas electrónicas sector privado lo que permite un envío cómodo y sencillo de sus facturas electrónicas. 

La alternativa de creación de un punto general de entrada de facturas electrónicas es la integración de 

un Portal de Proveedores un Portal de Proveedores.

(16)

Recepción

 

de

 

Facturas

 

Electrónicas

Oficina Contable

Ser el primer receptor de la factura para su control contable y remisión al órgano gestor. La oficina contable es el órgano competente para la gestión del registro contable de 

facturas a la que corresponde recibir la factura desde el registro en el que la haya facturas, a la que corresponde recibir la factura desde el registro en el que la haya 

presentado el proveedor, anotar los datos de la factura en el registro contable de facturas y 

su distribución a los órganos gestores.

f bl d f l bl l ó l d á

La oficina contable identifica los errores contables y el órgano gestor los demás 

comunicándoselos a la empresa, como hasta ahora.

La oficina contable detecta los errores qque se deduzcan de datos incorrectos o no 

cumplimentados en la factura. El órgano gestor deberá detectar otros errores que se 

refieran a la prestación del proveedor o del fondo de la operación. La comunicación al 

proveedor, cuando dé lugar a la devolución de la factura, se hará por el procedimiento 

p g p p

inverso al de su presentación, es decir, a través de la oficina contable y el registro en el que 

(17)

Recepción

 

de

 

Facturas

 

Electrónicas

Órgano Gestor. Módulo de Recepción de Facturas para ERP

Una vez recibida la factura a través del Punto General de Entrada, es preciso integrarla en 

el ERP de la Administración, los datos de la factura formarán parte de la Contabilidad 

pública (datos agrupados de la factura) y de las aplicaciones de control de gasto (datos 

d ll d d l f ) d bl l l ó d ó d

detallados de la factura). Es recomendable que la solución de Recepción de Factura 

Electrónica elegida pueda ser integrada con el ERP de la Administración de una forma 

sencilla, por ello, se debe valorar:

• La metodología de integración de soluciones de recepción de factura electrónica para 

optimizar los tiempos de puesta en producción de los desarrollos

L di ibilid d d l d ll t l ERP d l li t f t

• La disponibilidad de personal desarrollo experto en el ERP del cliente y en factura 

electrónica.

• La integracióng  con las soluciones de Firma Electrónica utilizadas, parap  extensión de la 

(18)

Recepción

 

de

 

Facturas

 

Electrónicas

Órgano Gestor. Módulo de Recepción de Facturas para ERP

Los procesos que deben ser gestionados en el ERP para cada factura electrónica recibida 

son:

• Aprobación de FacturasAprobación de Facturas

• Contabilización de Facturas

• Procesamiento de datos de detalle de la facturaProcesamiento de datos de detalle de la factura

• Comunicaciones al Proveedor (sobre cambio de estado de la factura)

(19)

Indice

Firma e

1 Firma‐e

1

Factura Electrónica en la Administración Pública 2

Ahorro de Costes 4

Proyecto Recepción Factura Electrónica 3

Ahorro de Costes 4

Digitalización Certificada de Factura 5

(20)

Ahorro

 

de

 

Costes

 

con

 

la

 

Emisión

Ahorro de costes:

Coste de Emitir 10 000 facturas en Papel Coste de Emitir 10.000 facturas en Papel.

% casos por

factura Diarias Mensuales Anuales

Coste

Unidad MensualCoste CosteAnual

100% Facturas Emitidas por la Organización 44 924 10164 2,80 € 2.588,24 € 28.470,59 €

100% Almacenadas en la OrganizaciónFacturas duplicadas y 1 924 10164 1,25 € 1.157,26 € 12.729,89 €

Facturas adelantadas por Fax al 0 0 0 1 04 €

0% Facturas adelantadas por Fax al cliente 0 0 0 1,04 € - € - €

0% Facturas Adelantadas por mail al cliente 0 0 0 - € - € - €

0% Facturas enviadas por correo di i l li t 0 0 0 - € - € - €

0% ordinario al cliente

0% Facturas enviadas por correo certificado al cliente 0 0 0 - € - € - €

Recuperaciones de Facturas del

Archivo (*) 0 0 0 1,40 € - € - €

3.745,50 € 41.200,48 €

(*) Nº de veces que recuperamos una factura para trabajar con ella (contabilidad, asesoría fiscal, gestión de proyectos, administración, .., etc).

(21)

Ahorro

 

de

 

Costes

 

con

 

la

 

Emisión

Ahorro de costes:

Coste de Emitir 10 000 facturas en electrónico Coste de Emitir 10.000 facturas en electrónico.

% casos por factura

EMISION DE FACTURAS CON

ERP - FACTURAE Diarias Mensuales Anuales UnidadCoste MensualCoste CosteAnual

100% Facturas Emitidas por la

Organización 44 924 10164 2,58 € 2.384,96 € 26.234,51 €

100% Facturas duplicadas y

Almacenadas en la Organización 44 924 10164 - € - € - €

0% Facturas adelantadas por Fax al 0 0 0 1 04 € € €

0% Facturas adelantadas por Fax al

cliente 0 0 0 1,04 € - € - €

0% Facturas Adelantadas por mail al

cliente 0 0 0 0,74 € - € - €

0% Facturas enviadas por correo

ordinario al cliente 39,6 831,6 9147,6 0,74 € 613,27 € 6.746,02 €

ordinario al cliente

0% Facturas enviadas por correo

certificado al cliente 4,4 92,4 1016,4 0,74 € 68,14 € 749,56 €

Recuperaciones de Facturas del

Archivo (*) 3 63 693 - € - € - €

3.066,37 € 33.730,09 €

(*) Nº de veces que recuperamos una factura para trabajar con ella (contabilidad, asesoría fiscal, gestión de proyectos, administración, .., etc).

(22)

Ahorro

 

de

 

Costes

 

con

 

la

 

Recepción

Ahorro de costes:

Coste de Recibir y Procesar 10 000 facturas en Papel Coste de Recibir y Procesar 10.000 facturas en Papel.

% casos por factura

Diarias Mensuales Anuales UnidadCoste MensualCoste CosteAnual

100% Facturas Recibidas y validadas

por la Organización 44 924 10164 4,42 € 4.088,50 € 44.973,45 €

100% Facturas Almacenadas en la

Organización 44 924 10164 1,25 € 1.157,26 € 12.729,89 €

Recuperaciones de Facturas del

Archivo (*) 0 0 0 1,40 € - € - €

5.245,76 € 57.703,34 €

(*) Nº de veces que recuperamos una factura para trabajar con ella (contabilidad asesoría fiscal gestión de proyectos administración (*) Nº de veces que recuperamos una factura para trabajar con ella (contabilidad, asesoría fiscal, gestión de proyectos, administración,

(23)

Ahorro

 

de

 

Costes

 

con

 

la

 

Recepción

Ahorro de costes:

Coste de Recibir y Procesar 10 000 facturas en electrónico Coste de Recibir y Procesar 10.000 facturas en electrónico.

% casos por

factura Diarias Mensuales Anuales

Coste

Unidad MensualCoste CosteAnual

100% Facturas Recibidas y validadas

por la Organización 44 924 10164 2,58 € 2.384,96 € 26.234,51 €

100% Facturas Almacenadas en la

Organización 44 924 10164 - € - € - €

Recuperaciones de Facturas del

Archivo (*) 3 63 693 - € - € - €

2.384,96 € 26.234,51 €

(*) Nº de veces que recuperamos una factura para trabajar con ella (contabilidad asesoría fiscal gestión de proyectos administración (*) Nº de veces que recuperamos una factura para trabajar con ella (contabilidad, asesoría fiscal, gestión de proyectos, administración,

.., etc).

(24)

Indice

Firma e

1 Firma‐e

1

Factura Electrónica en la Administración Pública 2

Ahorro de Costes 4

Proyecto Recepción Factura Electrónica 3

Ahorro de Costes 4

Digitalización Certificada de Facturas 5

(25)

Digitalización

 

Certificadada

Proceso de digitalización certificada:

Factura Papel 1 2 3 4 5 Factura Electrónica Digitalización Migración a  PDF‐A Firma  Electrónica Sellado en  tiempo Extensión  firma a  XAdES‐XL 1 2 3 4 5 XAdES‐XL Hardware Security 

Module En 24 horas extensión  de la firma a XAdES‐XL Documento  PDF Documento  PDF Documento  Electrónico XML Documento  Electrónico XML Documento  Electrónico XML Documento  Electrónico XML Documento  Electrónico XML Documento  Electrónico XML Documento  Electrónico XML Documento  Electrónico XML Documento PDF‐A

Documento PDF‐A DocumentoDocumento  PDFPDF‐‐AA Firma electrónica Firma electrónica Documento PDF‐A Documento PDF‐A Firma electrónica Firma electrónica Sello de tiempo Sello de tiempo Documento PDF‐A Documento PDF‐A Firma electrónica Firma electrónica Sello de tiempo Sello de tiempo Lista revocados Lista revocados

(26)

Digitalización

 

Certificada

Herramientas para la extracción de información:

Resulta recomendable utilizar un sistema de OCR que además de la digitalizaciónq g certificada sea capaz de desarrollar un reconocimiento y captura automática de datos y entrega de contenidos.

l ó d f d l l d

Esta solución permite extraer de forma automatizada cualquier clase de información contenida en un documento, ya esté este estructurado (formularios), semi‐estructurado (facturas) o sin estructura (correspondencia, faxes, emails). Y se encuentre escrita a máquina (OCR), manuscrita (ICR), marcas en casillas (OMR) o Códigos de Barras.

V lid d l i f ió tá d l l i t ti (ERP CRM

Validando la información y exportándola a los sistemas corporativos (ERP, CRM, bases de datos, aplicaciones documentales) como por ejemplo SAP, SAGE, ORACLE, SIEBEL, DOCUMENTUM, FILE NET, etc.

(27)

Oficina Murcia:

Cl.  Poeta Vicente Medina 20 30007 ‐MURCIA.

Contacto:

José María Ortín

Desarrollo de Negocio jmortin@firma‐e.es Tel.: +34 968 93 18 12 j +34 616 533 443 www.firma‐e.es

S

i

i “S

i d d d l I f

l

Seminario “Sociedad de la Información en la

Región de Murcia (II)” + Premios “Región de

Murcia 2014

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