MUNICIPALIDAD DE ALAJUELA
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
DE LA AUDITORÍA INTERNA DE LA
MUNICIPALIDAD DE ALAJUELA
La Auditoría Interna de la Municipalidad de Alajuela, con fundamento en el
artículo 23 de la Ley General de Control Interno Nº 8292 publicada el 4 de setiembre del 2002, emite el presente cuerpo normativo para la organización y funcionamiento de la Auditoría Interna de la Municipalidad de Alajuela.
CAPÍTULO I
Disposiciones generales, concepto y organización
Artículo 1º—Objeto: El presente Reglamento regula la organización,
objetivos, funciones, potestades, deberes, prohibiciones y atribuciones de la Auditoría Interna de la Municipalidad de Alajuela. Se emite en
cumplimiento con lo establecen el artículo 22, inciso h); y el segundo párrafo del artículo 23, de la Ley General de Control Interno, y será
obligación del auditor interno coordinar, actualizar, divulgar y hacer cumplir el contenido del presente Reglamento conforme a la normativa legal y
técnica pertinente.
Artículo 2º—Definiciones:
Actividad de control: Política y procedimiento que permite obtener la
seguridad de que el Concejo Municipal y los Titulares Subordinados cumplan con las disposiciones emitidas por la Contraloría General y las recomendaciones giradas por la Auditoría Interna para la consecución de los objetivos del sistema de control interno.
Administración Activa: Desde el punto de vista funcional, es la actividad
decisoria, ejecutiva, resolutiva, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico es el conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluyen al Concejo Municipal como última instancia.
Administración de riesgos: Gestión que se efectúa para limitar y reducir el
riesgo asociado con todas las actividades de la organización a diferentes niveles. Incluye actividades que identifican, miden, valoran, limitan y reducen el riesgo. De esas actividades, el control interno contempla la identificación y valoración de los riesgos.
Advertencia: Documento por el cual la auditoría interna advierte a la
Administración Municipal sobre las consecuencias que podrían generar determinados hechos o actos.
Ambiente del control: Conjunto de factores a nivel organizacional que
desarrollar una actitud positiva que apoye el sistema de control interno.
Asesoría: Consejo profesional o criterio que la auditoría interna
proporciona al Concejo Municipal sobre un tema de su competencia y conocimiento.
Atribuciones: Facultades o poderes que corresponden a cada una de las
partes de la organización pública o privada.
Autorización de libros: Actividad de la Auditoría Interna por medio de la
cual el Auditor Interno autoriza, mediante su firma, la apertura de los libros de contabilidad, de actas y cualquier otro de esta índole establecido por la Administración.
Auditoría Interna: Auditoría Interna de la Municipalidad de Alajuela
Concejo municipal: Concejo Municipal de la Municipalidad de Alajuela
Conferencia final: Reunión en la que el Auditor Interno comunica a la
Administración Activa los resultados, conclusiones y recomendaciones, del borrador de los informes de auditoría.
Control interno: Es un proceso ejecutado por la Administración Activa,
diseñado específicamente para proporcionar seguridad razonable respecto a la consecución de los objetivos institucionales.
Contraloría General: Contraloría General de la República.
Ética: Interiorización de normas y principios que hacen responsable al
individuo de su propio bienestar y el de los demás, mediante un
comportamiento basado en conductas morales socialmente aceptadas, para comportarse consecuentemente con éstas.
Información y comunicación: Conjunto de actividades que se realizan para
garantizar que la información contenida en los sistemas de información es confiable y oportuna.
Institución: Municipalidad de Alajuela.
Jerarca: Concejo Municipal de la Municipalidad de Alajuela.
Ley 7428: Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
Ley 8422: Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la
Función Pública.
Ley 8292: Ley General de Control Interno.
Ley 7794: Código Municipal.
Plan Anual de Auditoría: Cronograma de actividades que deberán realizar
los funcionarios de Auditoría Interna en determinado período de tiempo.
Planificación estratégica: Proceso que permite a la organización y a sus
dependencias establecer su misión, visión, valores y demás ideas rectoras, así como definir sus propósitos y elegir las estrategias para la consecución de sus objetivos, a efecto de satisfacer las necesidades a las cuales se
orientan sus bienes y servicios.
Planificación operativa: Proceso mediante el cual la organización
selecciona alternativas y cursos de acción, en función de los objetivos y metas generales, tomando en consideración la disponibilidad de recursos reales y potenciales para concretar programas y acciones específicas en el tiempo y el espacio.
Rendición de cuentas: Obligación de explicar y justificar acciones
específicas realizadas con el patrimonio público.
Riesgo: Probabilidad de que un factor, acontecimiento o acción, sea de
origen interno o externo, afecte a la organización, área, proyecto o programa y perjudique el logro de sus objetivos.
Seguimiento del Sistema de Control Interno: Son todas aquellas
actividades que se realizan para valorar la calidad, el funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo, y asegurar que los hallazgos de auditoría y los resultados de otras revisiones se atienden oportunamente.
Seguridad razonable: Concepto de que el control interno, sin importar
cuán bien esté diseñado y operado, no puede garantizar que una institución alcance sus objetivos, en virtud de las limitaciones inherentes a todos los sistemas.
Sistema institucional de valoración del riesgo: Conjunto organizado de
elementos que interaccionan para la identificación, análisis, evaluación, administración, revisión, documentación y comunicación de los riesgos institucionales.
Titular subordinado: Funcionario de la Municipalidad de Alajuela
responsable de un proceso, subproceso o actividad, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.
Universo auditable: Conjunto de áreas, dependencias, servicios, procesos,
sistemas, etc. Que pueden ser evaluados por la Auditoría Interna.
Valoración del riesgo: Identificación, análisis de los riesgos relevantes
para la consecución de los objetivos, formando una base para la determinación de cómo deben administrarse los riesgos.
Valores éticos: Valores morales que permiten a quien toma una decisión,
determinar un curso de comportamiento apropiado, basados en lo que está bien.
Artículo 3º—Concepto. La auditoría interna es la actividad independiente,
objetiva y asesora, que proporciona seguridad a la Municipalidad de Alajuela, entes y órganos adscritos, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones, contribuye a que se alcancen los objetivos
institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en la Municipalidad de Alajuela, entes y órganos adscritos.
Artículo 4º—Marco Normativo. En la Municipalidad de Alajuela existirá una
sola Unidad de Auditoría Interna, que se regulará de acuerdo al siguiente bloque de legalidad y sin detrimento de otro aplicable: Ley 7794, Ley 8292 y su reglamento, Ley 7428, Ley 8422 y su reglamento, por el presente
Reglamento, por las disposiciones, normas, procedimientos, manuales y otros preceptos emitidos o que en el futuro emita la Contraloría General en el ámbito de su competencia, por las disposiciones del Colegio de
Contadores Públicos de Costa Rica y del Instituto de Auditores Internos de Costa Rica en lo que sea aplicable, por las Normas Internacionales de
Auditoría emitidas por “The Institute of Internal Auditors Inc. (Instituto de Auditores Internos, Inc., organismo internacional rector del ejercicio de la auditoría interna) en lo que procedan, así como, por los principios básicos del adecuado servicio público y de la buena administración y control.
Artículo 5º—Visión, misión, políticas y valores de la Auditoría Interna. Es
obligación del Auditor Interno establecer y mantener actualizado la visión, misión y políticas, que rigen el accionar de la Auditoría Interna, así como los enunciados éticos que deben tener en cuenta el personal de auditoría al conducirse en sus relaciones internas y externas.
Artículo 6º—Independencia funcional y de criterio. El Auditor Interno y los
funcionarios de la auditoría interna ejercerán sus atribuciones con total independencia funcional y de criterio respecto del jerarca y los titulares subordinados de la institución.
Artículo 7º—Objetividad. Las evaluaciones, criterios y opiniones que
realicen el Auditor Interno y el personal de la Auditoría interna, deberán estar determinadas bajo un esquema de imparcialidad, por tal motivo los funcionarios de la Auditoría Interna deberán abstenerse de realizar estudios de auditoría en aquellas situaciones que puedan generar un conflicto de intereses o que de alguna otra manera ponga en duda o en peligro, ya sea de hecho o apariencia, su objetividad e independencia.
Es obligación del Auditor Interno establecer medidas formales que
permitan controlar el cumplimiento del presente artículo.
Artículo 8º—Participación en sesiones. La participación de Auditor Interno
en sesiones o reuniones del Concejo Municipal no debe ser de forma permanente, salvo disposición legal, si eventualmente se requiere la participación del Auditor Interno en dichas sesiones o reuniones, su
actuación ha de ser conforme a su función asesora según lo indicado en la Ley General de Control Interno, así como en la normativa y criterios
establecidos por la Contraloría General al respecto.
Artículo 9º—Participación en comisiones. El Auditor Interno y su personal
no pueden formar parte de grupos de trabajo o comisiones que ejerzan función propia de la administración activa. Cuando así lo solicite el jerarca, se debe tener en cuenta que su participación será exclusivamente en su función de asesor, en asuntos de su competencia y no podrá ser con carácter permanente.
Artículo 10.—Ubicación. La Auditoría Interna deberá estar ubicada dentro
de la estructura organizativa de la institución como un órgano de
fiscalización del más alto nivel que depende directamente del Concejo Municipal. Deberá contemplarse como mínimo en la banda superior del grupo ocupacional denominado “dirección” o similar, siempre y cuando este corresponda al grupo administrativo de mayor rango. En
consecuencia, la remuneración de los cargos de Auditor y Subauditor internos, debe estar acorde con las características de tal nivel.
Artículo 11.—Organización. La auditoría interna de la Municipalidad de
Alajuela, se organizará y funcionará conforme lo disponga el auditor interno, de conformidad con las disposiciones, normas, políticas y
directrices que emita la Contraloría General. Es responsabilidad del Auditor Interno disponer en la dependencia a su cargo de una estructura
organizativa concordante con la razón de ser y normativa que regula la institución, a efecto de garantizar, entre otros, una administración eficaz, eficiente y económica de los recursos asignados, así como un efectivo cumplimiento de sus obligaciones legales y técnicas.
Artículo 12.—Nombramiento y conclusión de la relación de servicio. El
Concejo Municipal nombrará por tiempo indefinido y con jornada laboral de tiempo completo, al auditor y al subauditor internos. Tales nombramientos se realizarán por medio de concurso externo promovido por el Proceso de Recursos Humanos de conformidad con los mecanismos de la institución para este tipo de concursos; por medio del cual se asegurará la selección de los candidatos idóneos para ocupar dichos puestos. El expediente y la terna seleccionada deberán ser comunicados, en forma previa a los
nombramientos, a la Contraloría General, la cual analizará el proceso y lo aprobará o lo vetará. En este último caso, se considerará lo previsto en el artículo 31 de la Ley 8292.
Los nombramientos del auditor y el subauditor deberán ser comunicados
hábil del inicio de funciones en los respectivos cargos.
Los nombramientos interinos serán autorizados, en forma previa y a
solicitud de la administración, por parte de la Contraloría General de la República; en ningún caso podrán hacerse por más de doce meses.
La conclusión de la relación de servicio, por justa causa, del auditor y el
subauditor internos, deberá ser conforme al artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
Artículo 13.—Funciones. El auditor y subauditor internos, deberán
observar las funciones establecidas en los manuales de cargos y clases o de denominación similar vigentes en la institución, los cuales deben ser concordantes con los lineamientos y directrices que al efecto hubiera emitido el Ente Contralor. Asimismo, deberán obedecer las regulaciones que al respecto establece la Contraloría General en la normativa
correspondiente.
Artículo 14.—Dirección de la Auditoría Interna. La dirección superior y
administración de la Auditoría Interna estará a cargo del Auditor Interno. Entre otras labores, le corresponderá:
a) Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas,
procedimientos y prácticas requeridas por la Auditoría Interna para cumplir con sus competencias, considerando en cada caso lo relativo a los
procesos de esa dependencia, según la normativa jurídica y técnica aplicable.
b) Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas,
procedimientos y prácticas de administración, acceso y custodia de la
documentación de la auditoría interna, en especial de la información relativa a los asuntos de carácter confidencial que estipulan los artículos 6 de la Ley 8292 y 8 de la Ley 8422.
c) Mantener actualizado, cumplir y hacer cumplir el presente reglamento.
Artículo 15.—Planificación estratégica. La Auditoría Interna dispondrá de
un proceso de planificación estratégica, que culminará con la formulación del Plan Estratégico, en el que se incluyan, entre otros, un adecuado
sistema de administración de los riesgos y potencialidades atribuibles a la Auditoría Interna, así como un análisis de aspectos tales como sus
competencias, su universo auditable, sus factores claves de éxito, el aporte a las ideas rectoras y objetivos estratégicos institucionales.
Artículo 16.—Planificación anual. Con fundamento en su planeamiento
estratégico y lo que al respecto disponen el Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna y los Lineamientos emitidos, por la
el cual se constituirá en su marco de acción, de conformidad con los lineamientos establecidos por la Contraloría General. El Plan Anual de
Trabajo y las modificaciones que sufra en el periodo deben documentarse y comunicarse al jerarca y al Ente Contralor.
Es de exclusiva competencia del Auditor Interno la elaboración, el
contenido y las modificaciones del plan anual de trabajo, de conformidad con la normativa vigente, sin perjuicio de que se valoren y atiendan las sugerencias que al respecto le manifieste el Concejo Municipal.
Artículo 17.—Asignación de Recursos. El Auditor Interno deberá proponer
en forma justificada al Concejo Municipal, para su aprobación, la creación de plazas y las necesidades de recursos humanos, materiales,
tecnológicos, de transporte, capacitación, servicios y otros recursos que considere necesarios y en cantidad suficiente para el cumplimiento de su Plan Anual de Trabajo y las necesidades administrativas de su
dependencia, conforme lo establece el artículo 27 de la Ley 8292.
En caso de originarse alguna limitación en la asignación de sus recursos,
el Auditor Interno deberá informar al Concejo Municipal sobre el impacto que tal situación tendría en la fiscalización y el control, así como las eventuales consecuencias que pudiera originar.
Artículo 18.—Rendición de cuentas. El auditor interno responderá por su
gestión ante el Concejo Municipal, por lo que deberá presentar durante el primer trimestre de cada periodo, el Informe de labores y ejecución del Plan Anual de Trabajo previsto en el inciso g), artículo 22 de la Ley 8292.
Al subauditor interno le corresponderá apoyar al auditor interno en el
descargo de sus funciones, lo sustituirá en sus ausencias temporales y deberá responder ante él por su gestión.
Artículo 19.—Delegación de funciones. El Auditor Interno podrá delegar en
su personal sus funciones, utilizando criterios de idoneidad y conforme lo establece la Ley General de Administración Pública.
Artículo 20.—Pericia y debido cuidado profesional. El Auditor deberá
cumplir con pericia y debido cuidado profesional sus funciones, haciendo valer sus competencias con independencia funcional y de criterio, será vigilante de que su personal responda de igual manera.
Artículo 21.—Aseguramiento de la calidad. El Auditor Interno deberá
establecer un programa de aseguramiento de la calidad para la auditoría interna, para lo cual considerará lo previsto en el Manual para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, emitido por el Ente Contralor.
Artículo 22.—Administración del Personal. Los funcionarios de la auditoría
resto del personal de la institución; sin embargo, el nombramiento, traslado, suspensión, remoción, concesión de licencias y demás movimientos de personal, deberán contar con la autorización del auditor interno; todo de acuerdo con el marco jurídico que rige para la Municipalidad.
Las regulaciones de tipo administrativo aplicables al Auditor y Subauditor
internos, serán las indicadas en el Reglamento Autónomo de Organización y Servicios de la Municipalidad de Alajuela y en el Código Municipal. Y en general para ambos cargos las medidas administrativas que adopte para esos cargos deben ser equitativas respecto de los puestos que dependen directamente del Concejo Municipal.
Las regulaciones de tipo administrativo mencionadas no deberán afectar
negativamente la actividad de auditoría interna, ni la independencia funcional y criterio de sus funcionarios.
Artículo 23.—Plazas Vacantes. Las plazas vacantes que, por cualquier
razón, tengan lugar en la auditoría interna, deberán llenarse en un plazo máximo de tres meses, contado a partir del momento de la vacante. El plazo podrá prorrogarse por un periodo igual, por razones debidamente
acreditadas en el respectivo expediente.
El Auditor Interno deberá gestionar en forma oportuna lo regulado en esta
norma y será responsabilidad del Proceso de Recursos Humanos atender las gestiones realizadas con la prioridad requerida a efecto de cumplir con el plazo estipulado.
La disminución de plazas por movilidad laboral, reestructuración u otros
movimientos en la auditoría interna, deberá ser previamente autorizada por el auditor interno.
Artículo 24.—Supervisión. El Auditor Interno debe vigilar y tomar las
decisiones que correspondan, para que los funcionarios de la auditoría interna cumplan, en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como con las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas que les sean aplicables.
Artículo 25.—Ámbito de fiscalización. La Auditoría Interna ejercerá sus
labores de fiscalización en todas las unidades administrativas, operativas y demás dependencias de la Municipalidad de Alajuela, así como en los entes y órganos adscritos a la institución, en los sistemas, procesos,
procedimientos y en general en todas aquellas áreas de acción, contratos, convenios, programas o proyectos que se lleven a cabo en la Municipalidad.
La Auditoría Interna también ejercerá fiscalización sobre los fondos
municipales que sean transferidos a sujetos privados para la construcción de obras, servicios u otras actividades privadas, para lo cual podrá crear,
mantener y actualizar registros y otros instrumentos pertinentes, que permitan la identificación de los entes privados sujetos al ámbito de fiscalización de la Auditoría Interna.
Artículo 26.—Regulación interna. El Auditor Interno, establecerá y regulará
a lo interno de la auditoría, las principales pautas sobre las relaciones y coordinaciones, entre los funcionarios a su cargo con los auditados. En tales pautas como mínimo se debe establecer la obligación de comunicar de previo al auditado cuando se va a realizar un auditoraje.
Artículo 27.—Intercambio de información. El Auditor Interno tendrá la
facultad de proveer e intercambiar información con la Contraloría General, así como con otros entes y órganos de control que conforme a la ley
correspondan en el ámbito de sus competencias, sin que ello implique limitación para la efectiva actuación de la auditoría interna.
Artículo 28.—Categoría programática. Para efectos presupuestarios, se
dará a la auditoría interna una categoría programática; para la asignación y disposición de sus recursos, se tomarán en cuenta el criterio del auditor interno y las instrucciones que emita al respecto la Contraloría General de la República.
La auditoría interna ejecutará su presupuesto, conforme lo determinen sus
necesidades para cumplir su plan de trabajo.
Artículo 29.—Registro separado. El Subproceso de Control presupuestario,
deberá llevar un registro separado del monto asignado y aprobado para la auditoría interna, detallado por objeto del gasto, de manera que se
mantenga control sobre la ejecución y modificaciones de los recursos presupuestarios.
Artículo 30.—Espacio. Por la índole de sus funciones, la Auditoría Interna
debe ejecutar sus labores en un espacio físico que no interfiera con las unidades administrativas y operativas de la Municipalidad, por tal motivo las instalaciones que la Administración Municipal asigne a la Auditoría Inerna deberán ser apropiadas e independientes.
Artículo 31.—Asesoría Legal. La Auditoría Interna contará con el servicio
de Asesoría que brinda el Proceso de Servicios Jurídicos de la
Municipalidad, relacionado con estudios y criterios jurídicos que requiera la Auditoría para el cumplimiento de su plan anual de trabajo y estudios
especiales, conforme lo establece el inciso c), artículo 33 de la Ley 8292.
Artículo 32.—Otros Profesionales o Técnicos. La Auditoría Interna podrá
incorporar profesionales o técnicos de diferentes disciplinas, sean funcionarios municipales o no, para que lleven a cabo labores de su
Auditoría.
CAPÍTULO II
Funcionamiento de la Auditoría Interna
Artículo 33.—Función de la Auditoría Interna. La función de la auditoria
interna consiste en la evaluación en forma independiente y posterior, dentro de la organización, de las operaciones contables, financieras,
administrativas y de otra naturaleza, con el propósito de proporcionar un servicio constructivo y de protección a la administración para que la misma alcance sus metas y objetivos institucionales con mayor, eficiencia, eficacia y economicidad y así generar un valor agregado en los procesos de control, riesgos y dirección institucionales.
Artículo 34.—Competencias. Compete a la Auditoria Interna,
primordialmente lo siguiente:
a) Realizar auditorias o estudios especiales, con relación a los fondos
públicos sujetos a su competencia institucional, incluidos fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar. Asimismo, efectuar
auditorias o estudios especiales sobre fondos y actividades privadas, de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en el tanto estos se originen en transferencias efectuadas por componentes de su competencia institucional.
b) Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de
control interno de su competencia institucional, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.
c) Verificar que la administración activa tome las medidas de control
interno señaladas en la Ley 8292, en los casos de desconcentración de competencias, o bien la contratación de servicios de apoyo con terceros, asimismo, examinar regularmente la operación efectiva de los controles críticos, en esas unidades desconcentradas o en la prestación de tales servicios.
d) Asesorar, en materia de su competencia, al Concejo Municipal; además
advertir a los órganos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.
e) Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de
actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y en su momento llevar a cabo la razón de cierre de los citados libros.
f) Preparar el Plan Anual de Trabajo, de conformidad con los
lineamientos que establece la Contraloría General de la República.
g) Elaborar un informe de labores y de ejecución de su plan de trabajo.
recomendaciones de la auditoria interna, de la Contraloría General y de los despachos de contadores públicos; en los últimos dos casos cuando sean de su conocimiento.
h) Mantener debidamente actualizado el presente reglamento.
i) Las demás competencias que pudieran contemplar la normativa, legal,
reglamentaria y técnica, siempre y cuando no interfiera con las limitaciones que establece el artículo 34 de la Ley 8292.
Artículo 35.—Deberes. La Auditoria Interna, tendrá los siguientes deberes:
a) Cumplir con las competencias asignadas en la Ley 8292.
b) Cumplir con el ordenamiento técnico y jurídico aplicable.
c) Colaborar, de acuerdo con sus recursos, con los estudios que la
Contraloría General y otras instituciones realicen en el ejercicio de competencias de control y fiscalización legalmente atribuidas.
d) Administrar de manera eficaz, eficiente y económica, los recursos
asignados por el Concejo Municipal.
e) Abstenerse de revelar a terceros, información sobre las auditorias o
estudios especiales que se estén realizando, ni información sobre aquello que pudiera originar responsabilidad civil, administrativa o penal de los funcionarios de los entes y órganos sujetos a su fiscalización.
f) Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que
tengan acceso.
g) Acatar las disposiciones emanadas de la Contraloría General. En caso
de oposición por parte de la auditoria interna referente a tales
disposiciones, se observará lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 7428.
h) Facilitar y entregar la información que solicite la Asamblea Legislativa
en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política.
i) Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia.
Artículo 36.—Potestades. El Auditor Interno y los demás funcionarios de la
auditoria interna tendrán las siguientes potestades:
a) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, archivos,
valores, cuentas bancarias y documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos transferidos por dichos entes y órganos; lo anterior incluye las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las operaciones que realicen los entes con bancos u otras instituciones, para lo cual la
administración deberá facilitar los recursos que se requieran.
custodie fondos o bienes públicos de la institución, en la forma,
condiciones y plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a los fondos públicos que administre o custodie.
c) Solicitar a funcionarios de cualquier nivel jerárquico de la institución,
la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la auditoria interna.
d) Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su
competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
Artículo 37.—Prohibiciones. El auditor interno, y los demás funcionarios
de la auditoria interna, tendrán las siguientes prohibiciones:
a) Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las
necesarias para cumplir su competencia.
b) Formar parte de un órgano director de un procedimiento
administrativo.
c) Ejercer la profesión liberal fuera del cargo, salvo si se trata de asuntos
estrictamente personales, (cónyuge, ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado) o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista
impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral.
d) Participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto
en las elecciones nacionales y municipales.
e) Revelar información sobre auditorías o estudios especiales que se
estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o penal de los funcionarios de los entes y órganos
sujetos a su fiscalización.
Artículo 38.—Servicios. El Auditor Interno, según las circunstancias,
diseñará, documentará e implantará los procesos de los servicios que preste, así como elaborará efectivos instrumentos para su administración.
Artículo 39.—Servicios de Auditoría. Los servicios de auditoría
comprenden las auditorías de tipo financiera, administrativa, operativa, de sistemas y otras; las evaluaciones de control interno y los estudios
especiales de auditoría sobre situaciones que pudieran eventualmente generar algún grado de responsabilidad.
Artículo 40.—Servicios Preventivos de Auditoría. Los servicios preventivos
autorización de libros.
La asesoría se proporcionará a solicitud del Concejo Municipal, la
advertencia y autorización de libros alcanzan a todos los órganos y entes de su competencia institucional.
Artículo 41.—Procesamiento de información: Los funcionarios de la
Auditoría Interna, en el desempeño de sus labores de fiscalización, deben identificar, analizar, evaluar y registrar suficiente información de manera tal que les permita cumplir con los objetivos del trabajo. Tal información debe ser suficiente, confiable, relevante y útil.
Artículo 42.—Análisis, evaluación y registro: Los funcionarios de la
Auditoría Interna, en el desempeño de sus labores de fiscalización, deben basar sus hallazgos, conclusiones, recomendaciones y demás resultados del trabajo mediante un adecuados análisis y evaluación de la información procesada, que deben registrar en sus papeles de trabajo.
Artículo 43.—Acceso a los papeles de trabajo: El auditor interno debe
controlar el acceso a los papales de trabajo de personas ajenas a la
Auditoría Interna, de modo que se realice sólo con su autorización o la de quien él designe.
Artículo 44.—Custodia de los papales y documentos del trabajo: El auditor
interno debe establecer un adecuado control sobre la custodia de los registros y documentación de cada trabajo efectuado, el cual debe ser consistente con las regulaciones pertinentes u otros requerimientos sobre este tema.
Artículo 45.—Supervisión del trabajo: Los trabajos que se realicen en la
Auditoría Interna deben ser adecuadamente supervisados por el Auditor Interno o funcionario responsable dentro de la Auditoría, para asegurar el logro de sus objetivos, la calidad del trabajo y el desarrollo profesional del personal.
Artículo 46.—Informes. Los resultados, conclusiones y recomendaciones
de los estudios realizados por la auditoria, deberán comunicarse
oficialmente, mediante informes al jerarca o a los titulares subordinados, con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las
respectivas recomendaciones.
Los informes de auditoria interna versarán sobre diversos asuntos de su
competencia, así como sobre asuntos de que pueden derivarse posibles responsabilidades para funcionarios o exfuncionarios de la institución.
Cuando de un estudio se deriven recomendaciones sobre asuntos de
control interno y sobre responsabilidades, la auditoria interna deberá comunicarlas en informes independientes para cada materia.
En cuanto al elaboración y remisión de los informes de Auditoría, se
aplicará lo dispuesto en los artículos 35, 36, 37 y 38 de la Ley 8292, y en el Manual para el ejercicio de la Auditoria Interna en el Sector Público, emitido por la Contraloría General de la República.
Artículo 47.—Comunicación preliminar. El Auditor Interno, cuando lo
considere conveniente, durante el desarrollo de la auditoria, podrá efectuar una comunicación de resultados preliminar mediante memorando, oficio o informe parcial. En el informe final hará referencia a los informes parciales o preliminares que hubiera emitido.
Artículo 48.—Comunicación verbal de resultados. Salvo en los casos en
que exista presunción de responsabilidad administrativa, civil o penal, la Auditoría Interna antes de emitir el informe definitivo realizará una
conferencia final o reunión, con los funcionarios a quienes se dirigen y sean responsables de la implantación de las recomendaciones, para comunicar, de manera verbal, los resultados más relevantes del estudio de auditoría. Lo anterior, con el fin de analizar la viabilidad y pertinencia de las
recomendaciones previstas y procurar que la administración las atienda con prontitud como mínimo programando su ejecución.
Para llevar a cabo dicha reunión, la auditoría convocará por escrito y en un
plazo razonable, la presencia del jerarca o titulares subordinados, según corresponda. De lo actuado durante dicha reunión se levantará un acta que resuma las observaciones más importantes y se indicarán los compromisos asumidos, que será firmada por todos los participantes. Cuando se
presenten entre ambas partes desacuerdos insalvables durante la
comunicación verbal de los resultados, la Auditoría Interna solicitará a los funcionarios responsables de implantar las recomendaciones, sus
argumentos y soluciones alternativas, que se deberán valorar adecuadamente previo a emitir el informe.
La comunicación verbal también puede realizarse en el transcurso del
estudio de auditoría, según las circunstancias, para que se corrijan sobre la marcha asuntos que la auditoría interna informaría luego por escrito.
Artículo 49.—Formato de informe. El texto de los informes que emita la
Auditoría Interna constarán de: Introducción, resultados, conclusiones y recomendaciones, aspectos que se subdividirán en secciones de acuerdo a las necesidades de exposición.
Los memorandos, oficios o informes parciales que se emitan durante el
desarrollo de un estudio de auditoría, no necesariamente deben observar el formato mencionado, siempre y cuando se mantenga la concisión,
Artículo 50.—Trámite y plazos de los informes. Lo concerniente al trámite y
plazos de aprobación de los informes de auditoría, se regirán por lo que se establece en la Sección IV, Capítulo IV de la Ley 8292.
Artículo 51.—Discrepancia de criterios. Cuando el Concejo Municipal
discrepe de las recomendaciones giradas por la Auditoría Interna, se
procederá de acuerdo al procedimiento que se establece el artículo 38 de la Ley 8292.
Artículo 52.—Relaciones de Hechos. Los informes de Relaciones de
Hechos se emitirán en los casos en que, producto de la investigación
realizada, se observe evidencia suficiente y necesaria que pudiera originar algún grado de responsabilidad administrativa, civil o penal contra
funcionarios o exfuncionarios de la institución. Para tal fin, el Auditor Interno deberá valorar la materialidad y la importancia relativa de los hechos irregulares observados.
Artículo 53.—Programa de Seguimiento. La auditoría interna deberá
formular y ejecutar un programa de seguimiento enfocado a verificar el cumplimiento de las recomendaciones giradas en los Informes de auditoría, así como de las disposiciones de la Contraloría General y otros órganos de control en los casos que corresponda.
Artículo 54.—Seguimiento de Informes de control interno. En cuanto a los
informes de control interno, el programa de seguimiento de
recomendaciones, debe incluir, entre otros aspectos, la verificación de:
a) Que la Alcaldía Municipal una vez aprobadas las recomendaciones por
el Concejo Municipal, gire por escrito la orden para su implantación al responsable designado, con copia a la Auditoría Interna, disponiendo las fechas de inicio y de finalización probable para dicha implantación.
b) Que el inicio de la implantación de las recomendaciones se encuentre
dentro del plazo establecido en los artículos 36 al 38 de la Ley 8292.
c) Que el titular subordinado responsable de la implantación de la
recomendación, comunique a su superior, el grado de avance o cumplimiento total de la recomendación.
Artículo 55.—Seguimiento de Relaciones de Hechos. En cuanto a las
relaciones de hechos, el programa de seguimiento debe incluir, entre otros aspectos, la verificación de que el Concejo Municipal o el funcionario con la competencia para iniciar el procedimiento administrativo recomendado por la Auditoría Interna, hubiera tomado las medidas para que éste se inicie dentro del plazo que corresponda a fin de que se interrumpa la prescripción de la responsabilidad.
lo actuado por la administración respecto de las advertencias que le haya formulado, sin perjuicio de que según corresponda, como resultado del seguimiento, emita informes de control interno, de Relaciones de Hechos, u otros pertinentes.
Artículo 57.—Seguimiento autorización de libros. La auditoría interna hará
un seguimiento periódico del control individual de autorización de libros para verificar que las dependencias correspondientes mantengan el
principio de continuidad en las operaciones financieras y administrativas que deben registrarse en libros autorizados por la Auditoría Interna.
Artículo 58.—Admisibilidad de denuncias. La Auditoría Interna elaborará
un Manual de Normas en el cual se determinen los procedimientos para la atención, la admisibilidad y el trámite de las denuncias que se le presenten o les sean trasladas por la Contraloría General de la República o el Concejo Municipal, siempre y cuando sean atinentes al ámbito de su competencia.
CAPÍTULO III
Disposiciones finales
Artículo 59.—Modificaciones. El Auditor Interno o el Concejo Municipal,
podrán proponer las modificaciones que consideren oportunas al presente reglamento, las cuales deberán ser aprobadas por el Concejo Municipal. Una vez aprobadas, el auditor interno deberá presentar a la Contraloría General una certificación de que lo aprobado cumple con las directrices giradas por el Ente Contralor y demás normativa aplicable. Con base en esa certificación la Contraloría General otorgará la aprobación correspondiente, para que se publiquen en el Diario Oficial La Gaceta.
Artículo 60.—Derogatorias. Este reglamento deroga el Reglamento de
Organización y Funciones de la Auditoría Interna, aprobado por el Concejo Municipal en Sesión Ordinaria 108-92 celebrada el 14 de diciembre de 1992 y publicado en la Gaceta 50 del día 12 de marzo de 1993, así como cualquier otra disposición legal que se le oponga.
Articulo 61.—Vigencia. El presente reglamento rige a partir de su
publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
Departamento de Secretaría.—Lic. María del Rosario Muñoz González,
Jefa.—1 vez.—(37778).
