Instituto Tecnológico de Sonora
ITSON
Instituto
Tecnológico
de
Sonora
Cd. Obregón – Navojoa – Guaymas – Empalme
ITSON
Educar para Trascender
Departamento de Registro Escolar
Departamento
de
Registro
Escolar
Administración
Escolar
www.itson.mx
Principales procesos de la
administración escolar
l
d l
l
e
s
en el modelo amplio
Socied
a
s
ins
titucion
e
Desarrollo
del
programa educativo
n
Educación continuaad,
empr
esa
ato
ri
a,
otr
as
Gestión
escolar
Administración de la calidad
programa
educativo
clut
amien
to
Educación continuaAdministración
del
Seguimiento a egresados
Admisión
Titulaci
ó
n
s,
go
bierno
d
ad,
pr
epar
a
Trámites,
expedientes,
servicio
Re
c
ciclo
escolar
g gColocación
Socie
d
Principales procesos de la
administración escolar
l
d l
d
en los tres momentos del estudiante
Registro de Planes y Programas de Estudio (c) Programación de horarios Inscripciones (c) Elaboración de constancias ( ) d i l Historial académico Elaboración de TítulosPermanencia
Admisiones (c) Auditoría de Documentos Digitalización Archivo Académico (c) (c), credenciales Captura de calificaciones y faltas Exámenes no ordinarios Examen especial Elaboración de Títulos, diplomas y grados (c) Cédula profesional Seguimiento de egresadosIngreso
Egreso
Organización de la
operación escolar
Director Académico Director AcadémicoOrganización de la
operación escolar
Registro
g
Escolar
Objetivo
del
Departamento
de
Registro
Escolar
Dirigir
los
procesos
escolares
relacionados
con
la
vida
estudiantil,
, p y
apoyado
en
tecnología
g
de
información
f
que
permita
integrar
los
procesos
institucionales
y
de
la
administración
escolar
entre
sí,
observando
la
Lineamientos
y
políticas
generales
de
la
Legislación universitaria
administraciónn
escolar
Legislación
universitaria
http://www.itson.mx/Universidad/Paginas/legislacion.aspx
•
Ley
Orgánica:
Define
la
identidad
y
estructura
del
Instituto,
,
además
de
las
responsabilidades
p
y
y
Ley Orgánica
sanciones
para
quienes
forman
parte
de
él.
•
Reglamento
General:
Autoridades,
derechos
y
obligaciones
de
quienes
l
d l
Reglamento General Calendario Escolarintegran
la
estructura
del
ITSON.
•
Reglamento
del
Personal
Académico:
Funciones,
derechos
y
obligaciones
del
personal
académico.
•
Reglamento del Alumno:
Reglamento
del
Alumno:
Derechos obligaciones
Derechos,
obligaciones,
responsabilidades
y
sanciones
que
le
corresponden
durante
su
estancia
en
el
Instituto.
•
Calendario
Escolar:
Establece
las
fechas
oficiales
de
Reglamento
del personal
académico Reglamento
del alumno
los
diferentes
procesos
relacionados
con
el
periodo
Principales
procesos
de
la
operación
escolar
Reclutamiento
Reclutamiento AdmisiónAdmisión Gestión Gestión Administración Administración TitulaciónTitulación
AMINISTRACIÓN AMINISTRACIÓN ESCOLAR ESCOLAR Reclutamiento Reclutamiento
Vinculación con otras instituciones Admisión Admisión Lanzar convocatoria escolar escolar Planear de cursos
del ciclo escolar del ciclo escolar
Inscripción Titulación Titulación Promover titulación Registrar aspirantes Aplicar instrumento de evaluación Programar cursos Elaborar trabajo de titulación Identificar alumnos próximos a titularse Planear vinculación Identificar organizaciones Información de pre-inscripción Información de pre-inscripción Inscribir materias por
bloque Inscribir materias por
bloque
Generar resultados Elaborar documentos de titulación Revisar documentación Contactar organizaciones Establecer vínculo bloque bloque Inscribir materias Inscribir materias Ajustar horarios Ajustar horarios A Búsqueda y
captación de RH calendario escolarGestionar
Desarrollar vínculo
Dar soporte a alumnos Dar soporte a alumnos
Apoyo y
seguimiento a RH del periodo escolarAdministración
Evaluar curso
Evaluar reclutamiento
Principales
procesos
de
la
operación
escolar
Ó Ó Trámites expedientes Trámitesexpedientes Seguimiento a egresados Seguimiento a egresados Colocación Colocación AMINISTRACIÓN AMINISTRACIÓN ESCOLAR ESCOLAR expedientes y servicios expedientes y servicios Revalidación externa egresados egresados Planear seguimiento a egresados
Planear evento con empleadores Recibir documentación Rectificar calificación Encuestar a egresados Proporcionar servicios a egresados Planear participación externa Vinculación con empleadores Revalidación interna Reposición de credencial g Actualizar datos de los egresados Realizar foros Administrar la bolsa de trabajo Actualización del directorio Baja de materias Tramitar documentos oficiales Realizar foros Proyección de oportunidades Tramitar seguro facultativo Tramitar exámenes
2
Admisión
So ciedad , em pres as, gobie rno Sociedad, preparatoria, ot ras ins titucione s Gestión escolar Administración de la calidadTrámites, expedientes, servicio
Reclut am ient o Administración del ciclo escolar Seguimiento a egresados Adm isi ónisiAdm ón Ti tulación Ti tulación ción Colocaci ón
Establecer de manera permanente y sistemática el proceso de admisión, llevando a cabo el proceso de inducción institucional para el alumno, familiarizándolo con la
t t á i l d t di i i ( lí
Admisión Admisión
Objetivo
estructura orgánica, planes y programas de estudio, servicios (en línea y presenciales) ofrecidos a los alumnos, enfatizado en el conocimiento de la Visión, Misión y Valores institucionales.
R i t Lanzar convocatoria
Innovación
Este proceso establece la forma de llevar acabo el proceso de inducción del alumno a la
institución, en el cual el alumno se familiarice con: Admisión en cualquier momento del año
Registrar aspirantes
Aplicar instrumento de evaluación
Admisión en cualquier momento del año.
Un solo proceso de admisión para todo tipo de programa académico. Formalización del proceso de admisión para alumnos extranjeros Asignación de tutores a estudiantes desde su admisión.
Generar resultados
Asignación de tutores a estudiantes desde su admisión.
Replanteamiento de la plática de inducción a un evento de “Bienvenida Generación XX”,
con patrocinio de proveedores.
Simplificación en los procedimientos Administrativos y Académicos
Revisar documentación
Estructura de servicios compartidos ofrecidos al alumno (Biblioteca, Deportes, Librería,
Gestión escolar (estado futuro)
Sociedad , em pres as, gobie rno Sociedad, preparatoria, otras ins titucione s Gestión escolar Administración de la calidadTrámites, expedientes, servicio
Reclut
am
ient
o
Administraciónciclo escolar del Seguimiento a egresados
Ad misió n Ad misió n TitulaciónTitulación Colocación
Desarrollar la programación eficiente de la Oferta de cursos, que asegure
los servicios requeridos por la comunidad universitaria. GestiónGestión escolarescolar
Objetivo
Proceso previo al inicio de un período escolar.
Se realiza el análisis de capacidad disponible vs demanda, asignación de recursos a departamento,
Planear de cursos
Innovación
programa educativo;
Centralización y especialización de la función de programación.
Determinar la cantidad de recursos necesarios de acuerdo a la demanda proyectada,
estableciendo reglas para la asignación de carga académica y creación de grupos
Programar cursos
estableciendo reglas para la asignación de carga académica y creación de grupos. Utilización eficiente de los recursos, gracias a la especialización en la planeación y
programación de cursos a ofertar.
Algoritmo generador de programación de cursos a ofertar por periodo. Utilización de herramientas en el cálculo de los potenciales.
Medición del desempeño en dos niveles, programación de cursos a ofertar y recursos. Mecanismos de evaluación que aseguren que el mejor maestro da la materia.
Un solo mapa curricular, creación de grupos de maestros especialistas independientemente al
departamento que pertenecen.
Procesos de inscripciones (estado actual)
Procedimiento
Procesos de inscripciones (estado actual)
í
Características:
• Sistema habilitado por Internet
• Inscripción en línea
• Bitácora de movimientos
Beneficios:
• El alumno se puede inscribir desde
cualquier lugar que cuente con cualquier lugar que cuente con
acceso a Internet
• Información actualizada en línea
• Atención en línea
I f ió t d d i i
• Información para toma de decisiones
Procesos de inscripciones (estado actual)
Autoservicio
en
inscripciones
Procesos de inscripciones (estado actual)
Administración del ciclo escolar
(estado futuro) So ciedad , em pres as, gobie rno Sociedad, preparatoria, ot ras ins titucione s Gestión escolar Administración de la calidadTrámites, expedientes, servicio
Reclut am ient o Administración del ciclo escolar Seguimiento a egresados Ad misión Ad misión Ti tulación Ti tulación Colocación
Asegurar que las actividades estudiantiles se lleven a cabo y se registre cumpliendo la normatividad académico‐administrativa durante el ciclo escolar; Manteniendo i f ió t li d di ibl ti lid d l t d
Administración
del ciclo escolar
Administración
del ciclo escolar
Objetivo
información actualizada y disponible, en tiempo y con calidad, para la toma de decisiones de tal manera que cumpla con requerimientos de los usuarios.
Inscripción
Innovación
Inscripción 100% en línea reduciéndolo en más de un 50%. Asignación de horario de acuerdo a desempeño académico.
Inscripciones por modalidades de programas, selección de carga académica por
bloques (estudiantes con trabajo)
Información de pre-inscripción Inscribir materias por
bloque
bloques (estudiantes con trabajo).
Proceso de evaluación incluye la evaluación del alumno, profesor, materiales
del curso, desempeño del curso, instalaciones.
Considera que la administración del periodo incluye: la realización y publicación
Inscribir materias Ajustar horarios
del calendario escolar, la administración de movimientos de materias, el estatus
del alumno y control de la asistencia y calificaciones.
Provee herramientas que permitan soportar, evaluar y definir futuras acciones
sobre los procesos escolares del estudiante.
Administración del periodo escolar
Gestionar calendario escolar
Trámites, expedientes y servicios
So ciedad , em pres as, gobie rno Sociedad, preparatoria, ot ras ins titucione s Gestión escolar Administración de la calidadTrámites, expedientes, servicio
Reclut am ient o Administración del ciclo escolar Seguimiento a egresados Ad misión Ad misión Ti tulación Ti tulación Colocación
Satisfacer los requerimientos de la comunidad universitaria y usuarios externos con un enfoque de autoservicio en la gestión de trámites, expedientes y servicios.
Trámites expedientes y servicios Trámites expedientes y servicios Objetivo
Sistematiza la forma en la que alumnos profesores y empleados
Revalidación externa
Recibir documentación
Innovación
Sistematiza la forma en la que alumnos, profesores y empleados
del ITSON realizan la solicitud de tramites, servicios,
movimientos y/o consultas a expedientes a través del concepto
de autoservicio en línea.
Estandarización de procesos 37 trámites en 8 procesos
Rectificar calificación Reposición de credencial
Estandarización de procesos 37 trámites en 8 procesos.
Mejores mecanismos de atención a las solicitudes del alumno. Simplificación de trámites reduciendo tiempos y traslados. Trámites y servicios en línea (incluyendo pago).
Revalidación interna Baja de materias
Trámites y servicios en línea (incluyendo pago).
En este proceso la actualización del expediente del alumno/profesor se realiza en
forma automática, se incluyen todas las actividades extracurriculares. Adecuaciones al reglamento del alumno a fin de simplificar los trámites
d i i i Tramitar documentos oficiales Tramitar seguro facultativo administrativos.
Titulación
So ciedad , em pres as, gobie rno Sociedad, preparatoria, ot ras ins titucione s Gestión escolar Administración de la calidadTrámites, expedientes, servicio
Reclut am ient o Administración del ciclo escolar Seguimiento a egresados Ad misión Ad
misión ióniónlaclacTituTitu
Colocación
Promover la titulación del estudiante de manera sistemática y formal que culmine con la entrega de la cédula profesional apoyado por una gestión ágil eficiente y
Titulación Titulación
Objetivo
la entrega de la cédula profesional, apoyado por una gestión ágil, eficiente y estandarizada.
Promover titulación
Innovación
Promover proactivamente la titulación de los alumnos y egresados de manera
sistemática
Simplificación administrativa y manejo de agenda electrónica y opciones de titulación
para facilitar el proceso
Identificar alumnos próximos a titularse
para facilitar el proceso.
La adición del trámite de cédula profesional automáticamente al proceso de
titulación.
Establecer las opciones oficiales de titulación, los requisitos y tramites Elaborar documentos de titulación Elaborar trabajo de titulación
Seguimiento a egresados
So ciedad , em pres as, gobie rno Sociedad, preparatoria, ot ras ins titucione s Gestión escolar Administración de la calidadTrámites, expedientes, servicio
Reclut am ient o Administración del ciclo escolar Seguimiento a egresados Ad misión Ad misión Ti tulación Ti tulación Colocación
Contribuir al desarrollo del egresado estableciendo redes de contacto con la comunidad y su alma mater ofreciendo los medios y servicios que impulsen su
Seguimiento a
egresados Seguimiento a
egresados
Objetivo
comunidad y su alma mater, ofreciendo los medios y servicios que impulsen su
vida profesional; apoyando la pertinencia educativa de la Institución. Encuestar a egresados
Proporcionar servicios a egresados Innovación egresados Realizar foros de desarrollo empresarial
Fomentar, a través de servicios, el desarrollo del egresado.
Establecer los medios y procesos que fomenten la vinculación a su alma mater durante
su vida profesional.
Planear seguimiento a egresados
Mantener un contacto permanente con el egresado a fin de contribuir y retroalimentar
a los programas académicos.
Ofrecer al egresado redes de contacto que fomenten su desarrollo profesional y de
negocios.
Actualizar datos de los egresados
Seguimiento egresados
Seguimiento
egresados
•
El
reporte
generado
maneja
los
siguientes
indicadores:
– Salario
Laboral
– Tasa
de
Empleo
– Tasa
de
Coincidencia
Laboral
T
d Ti
d Obt
ió d E
l
– Tasa
de
Tiempo
de
Obtención
de
Empleo
– Tasa
Puesto
Laboral
Reingeniería
de
Administración
Escolar
iniciada
en
2008
P bl
t
ti
l
i
i í
Problemas
y
retos
que
motivaron
la
reingeniería
Problemas
Retos
•Muchos de los procesos son poco
eficientes y están desconectados entre sí.
•El sistema (o sistemas) tienen una d bl d f l d d
•Innovar procesos de gestión escolar
Con un enfoque estratégico que permitan mejorar
significativamente la pertinencia, calidad y equidad en la
educación serie de problemas de funcionalidad
•El alcance de los sistemas actuales para la gestión escolar aún es limitado
•Mejorar la eficiencia y el servicio a la comunidad
universitaria
Mejorar la eficiencia y el servicio a la comunidad
(estudiantes, maestros, padres de familia, empleadores,
•Dado que el sistema nació en una plataforma diferente y se ha venido migrando y adatando sin reescribirse e integrarse, tiene problemas de diseño que dificultan su mantenimiento y
( , , p , p , otras universidades y Preparatorias)
•Soporte flexible al desarrollo curricular
Contar con procesos, políticas y tecnología que soporten
la administración escolar de nuevas estrategias educativas que dificultan su mantenimiento y
calidad.
la administración escolar de nuevas estrategias educativas
(Multi‐campus, intercambios internacionales,
multi‐carrera, multi‐programas, educación virtual y a
distancia).
•Inteligencia de Negocios
Definir e implementar los modelos y tecnologías básicos
para la Inteligencia de Negocios (BI) sobre los procesos
Instituto
Tecnológico
de
Sonora
ITSON
Educar para Trascender
Cd. Obregón – Navojoa – Guaymas – Empalme
Fin de presentación
Fin
de
presentación
www.itson.mx
