MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE CARTERA

MANUAL DE

PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE

CARTERA

NOMBRE: DEISSY ALARCON NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL NOMBRE: MARÍA DEL PILAR GALAR CHEDIAK

CARGO: JEFE DE CARTERA CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

FECHA: 21/08/2015 FECHA: 21/08/2015 FECHA: 21/08/2015

1. GENERALIDADES

1.1.INTRODUCCIÓN

El departamento de cartera hace parte del organigrama financiero de la Universidad La Gran Colombia y es un proceso de apoyo administrativo.

1.2.OBJETIVO DEL MANUAL

El manual busca definir el proceso y procedimientos propios del Departamento de Cartera

1.3.ALCANCE DEL MANUAL

Los procedimientos planteados a continuación, aplican para el Departamento de Cartera de la Universidad La Gran Colombia de Bogotá D.C.

2. PROCESOS DEPARTAMENTO DE CARTERA

El departamento de cartera tiene relación directa con los estudiantes y los pertinentes tramites de pago de semestres tanto de forma directa o por intermediarios financieros, dentro de la relación de procesos prima la atención al cliente, apartando este factor los procesos son netamente financieros apoyados en herramientas tecnológicas y manuales con el fin de suplir las necesidades de la comunidad gran colombiana.

2.1.ATENCIÓN AL CLIENTE

El departamento de cartera de la Universidad La Gran Colombia esta directamente relacionado con la atención a estudiantes en un horario continúo dentro del cual realiza los siguientes procesos:

 Solución de dudas a los estudiantes.

 Recepción y verificación de documentos relacionados con los procesos de crédito e información financiera.

 Verificación de estados de cartera por cada estudiante según solicitud en los sistemas Cartera - Iceberg.

 Liquidación de las cuotas de cartera otorgada antes del segundo periodo académico del año 2015 y sus respectivos intereses por mora.

2.2.ELABORACIÓN CRONOGRAMA CARTERA

Cada semestre el Departamento de Cartera elabora el cronograma de actividades en el cual se reflejan fechas de pago, procesos y procedimientos a realizar por los estudiantes para los diferentes tipos de pago de matricula.

Alterno a esto también se establecen las fechas para procesos posteriores a las matriculas de los estudiantes tales como:

 Créditos adicionales

 Retiros

 Devoluciones

 Cambio de matriculas completas a medias

 Aplazamientos

2.3.PARAMETRIZACIÓN Y CREACIÓN DE MATRICULAS

El Departamento de Cartera se encarga de la parametrización y del proceso de emisión y publicación de las órdenes de pago semestrales de los programas de pregrado y postgrado, dicho proceso se realiza haciendo uso de la integración existente entre el Sistema Académico UXXI y el Sistema Financiero Iceberg.

2.3.1.PARAMETRIZACIÓN

Previamente al inicio de la temporada de pagos de cada periodo académico, el Departamento de Cartera se encarga de parametrizar de manera individual los valores de los productos financieros utilizados, teniendo en cuenta la equivalencia de estos con los diferentes programas académicos de pregrado y postgrado, al igual que la correlación de los productos de matrícula completa y media matricula. Durante este proceso se establecen las fechas de pago al igual que los porcentajes de descuento por pronto pago y recargo, según está contemplado en el calendario institucional y reglamento estudiantil. El proceso de parametrización anteriormente nombrado se realiza directamente en el Sistema Financiero Iceberg.

Pasó a paso:

1. Creación del periodo académico.

2. Verificación de las equivalencias de los productos de pago de matrícula completa y media matricula. 3. Creación de la correspondiente lista de precios de matrícula completa y media matricula.

4. Creación de los periodos de facturación y porcentajes aplicables.

5. Asociación de los periodos de pago de manera individual a los productos de matrícula por centro de costo y programa académico.

2.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO PARAMETRIZACIÓN Y CREACIÓN DE MATRICULAS PARAMETRIZACIÓN Y CREACIÓN DE MATRÍCULAS CARTERA C A R T E R A INICIO

CREACIÓN DEL PERIODO ACADÉMICO VERIFICACIÓN DE EQUIVALENCIAS DE MATRICULA COMPLETA Y MEDIA MATRICULA CREACIÓN LISTA DE PRECIOS MATRICULA COMPLETA Y MEDIA MATRICULA CREACIÓN PERIODO DE FACTURACIÓN Y PORCENTAJES ASOCIACIÓN PERIODOS DE PAGO INDIVIDUAL POR

CENTRO DE COSTO

FIN

2.3.3 CREACIÓN DE MATRICULAS

Posterior a la parametrización de los valores de matrícula en el Sistema Financiero Iceberg y la publicación de asignaturas en los diferentes planes académicos por parte de las Secretarias Académicas en el Sistema UXXI, se procede a crear de manera masiva las órdenes de pago de los estudiantes antiguos de pregrado y postgrado, en el Sistema Académico UXXI, dicho proceso se realiza por cada plan, Facultad y periododesignado únicamente para estudiantes Antiguos. El proceso de generación de órdenes de pago de estudiantes Nuevos, Reingresos y transferencias se realiza directamente en la integración de los sistemas académico y financiero una vez el estudiante es admitido por el Departamento de Admisiones.

Pasó a paso

1. Ingreso al sistema UXXI 2. Pantalla Matricula 3. En el menú Matricula 4. Sub Menú Prematricula 5. Prematricula masiva

7. Retorno a la pantalla inicial del sistema UXXI 8. Pantalla Gestión Económica

9. En el menú recibos

10. Sub menú Integración con el sistema de financiación externo 11. Procesar las ordenes generadas para el plan y periodo designado

12. Verificar la generación correcta de las órdenes de pago en el sistema financiero Iceberg

Las órdenes de pago generadas en este proceso son visualizadas por el estudiante directamente en el perfil académico.

CREACIÓN DE MATRICULAS CARTERA C A R T E R A INICIO INGRESO AL SISTEMA UXXI PANTALLA MATRICULA MENÚ MATRICULA SUBMENÚ MATRICULA PREMATRICULA MASIVA FIN GENERAR EL PROCESO

POR CADA PLAN

RETORNO A LA PANTALLA INCIAL UXXI PANTALLA GESTIÓN ECONÓMICA MENÚ RECIBOS SUB MENÚ INTEGRACIÓN PROCESAR LAS ORDENES VERIFICACIÓN ORDENES DE PAGO ICEBERG

2.4.INGRESO Y LEGALIZACIÓN DE PAGOS

El proceso general de pago de los estudiantes tiene una incidencia directa con el Departamento de Cartera ya sea por pagos en efectivo, créditos, apoyo financiero y/o descuentos, ya que dentro del Departamento se procede a matricular y registrar los ingresos provenientes de los estudiantes en su totalidad.

2.5.APLICACIÓN DE DESCUENTOS

La Universidad maneja diferentes convenios con entidades las cuales fijan los requisitos que deben cumplir los estudiantes que tienen derecho a hacerlo efectivo. Los requisitos generales para poder tramitar un descuento son:

 Presentar certificación de pertenecía a la entidad que avala el descuento.

 Cumplir con los requisitos mínimos establecidos. (Promedio de 4.0 del semestre académico anterior y cumplir la continuidad de solicitud dependiendo del convenio)

 Aplicar el descuento desde el primer semestre de la carrera (Según sea requerimiento del convenio) El proceso a desarrollar para la aplicación de un descuento al estudiante posterior a la verificación de la documentación soporte y del descuento, es la generación de dicho descuento en el Sistema Financiero Iceberg, con el documento, Solicitud de nota, asignando a esta el convenio al cual aplica (Concepto causa) y el porcentaje del descuento, posterior a la aprobación de este documento se procede a emitir nuevamente la orden de pago desde el Sistema Financiero Iceberg, la cual se verá reflejada directamente en el Sistema Académico UXXI.

Pasó a paso

1. En el sistema Iceberg

2. Ruta: Administración Financiera ► Cuentas por cobrar ► Cartera Comercial ►Solicitud nota 3. Asignar la información del estudiante y el periodo académico al cual se aplica el descuento 4. Asignar el tipo de convenio al cual se aplica el descuento

5. Asignar la fuente función del concepto de descuento 6. Asignar el tiempo de diferido contable del descuento 7. Asignar el porcentaje del descuento

8. Detallar el concepto del descuento 9. Aprobar la solicitud nota.

10. La remisión de la orden de pago se genera en la ruta: Administración Financiera ► Cuentas por cobrar ► Liquidación de facturas ►Ordenes

11. Se busca la orden de pago del estudiante teniendo en cuenta el periodo 12. Se asigna un grupo de vencimiento sin descuento de pronto pago 13. Se guardan los registros modificados

2.5.1.DIAGRAMA DE FLUJO APLICACIÓN DE DESCUENTOS APLICACIÓN DE DESCUENTOS CARTERA C A R T E R A INICIO SISTEMA ICEBERG

ASIGNAR INFORMACIÓN DEL ESTUDIANTE Y EL PERIODO

ACADÉMICO

ASIGNAR EL TIPO DE CONVENIO

ASIGNAR LA FUENTE FUNCIÓN DEL CONCEPTO DESCUENTO

FIN ADMINSITRACIÓN FINANCIERA CUENTAS POR COBRAR CARTERA COMERCIAL RUTA SOLICITUD NOTA

ASIGNAR TIEMPO DIFERIDO CONTABLE DE DESCUENTO ASIGNAR EL PORCENTAJE DE DESCUENTO DETALLAR EL CONCEPTO DE DESCUENTO APROBAR LA SOLICITUD DE NOTA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA REMISIÓN DE LA ORDEN DE PAGO CUENTAS POR COBRAR LIQUIDACIÓN DE FACTURA ORDENES BUSQUEDA DE ORDENES DE PAGO ASIGNACIÓN DE GRUPO DE VENCIMIENTO SIN DESCUENTO

DE PRONTO PAGO

GUARDAR REGISTROS MODIFICADOS

GENERACIÓN DE ORDEN CON FECHA DE MATRICULA

2.6. INGRESOS PAGO MATRICULA EN EFECTIVO

Los ingresos realizados por los estudiantes de pregrado y postgrado de forma directa en el banco con el cual se mantiene convenio son consultables a través de internet (documentaweb.setecsa.com/recaudos/) se genera la consulta por fechas y se descarga el archivo plano el cual se modifica de forma manual teniendo en cuenta los requerimientos del sistema financiero Iceberg, posterior a esto se procede a realizar el cargue del archivo plano al sistema Iceberg para que este registre los ingresos percibidos y liquide las órdenes de pago asociadas en el archivo. Este proceso se realiza sobre los pagos realizados por los estudiantes con los formatos de consignación que cuentan con código de barras, de igual manera se realiza la pertinente verificación del registro de dichos pagos desde la ventana de resultado del proceso que permite el Sistema Iceberg.

Pasó a paso

1. Ingresar al portal web de G4S documentaweb.setecsa.com/recaudos/ 2. Consultar la información bancaria del día a procesar.

3. Descargar el archivo plano de las transacciones realizadas.

4. Preparar la información según los requerimientos del Sistema Iceberg 5. Guardar el archivo modificado en el directorio de cargues.

6. En el sistema Iceberg, cargar el archivo plano en la ruta: Administración Financiera ► General ► Cargue de archivos ►Cargue de archivos

7. Diligenciar el documento de cargue con la información bancaria correspondiente al tipo de cargue. 8. Especificar la ubicación del archivo plano en el directorio de búsqueda de Iceberg para que este lo cargue. 9. Posterior al cargue de la información ingresar a la ruta: Administración Financiera ► General ► Cargue de

archivos ► Procesamiento de registros. En donde se busca el documento de cargue creado y se realiza el procesamiento de la información.

INGRESO PAGO DE MATRICULA EN EFECTIVO CARTERA C A R T E R A

INGRESO AL PORTAL WEB G4S

CONSULTAR LA INFORMACIÓN BANCARIA

DESCARGUE DEL ARCHIVO PLANO

PREPARAR LA INFORMACIÓN SEGÚN LOS

REQUERIMIENTOS GUARDAR EL ARCHIVO MODIFICADO ADMINISTRACIÓN FINANCIERA GENERAL CARGUE DE ARCHIVOS CARGUE DE ARCHIVOS FIN DILIGENCIAR EL DOCUMENTO DE CARGUE ESPECIFICAR LA UBICACIÓN DEL ARCHIVO

PLANO SISTEMA ICEBERG ADMINISTRACIÓN FINANCIERA GENERAL CARGUE DE ARCHIVOS PROCESAMIENTO DE ARCHIVOS INGRESAR A LA RUTA VERIFICACIÓN DE RESULTADOS OBTENIDOS INICIO

2.7. INGRESO PAGO MATRICULA CON ENTIDADES FINANCIERAS

El ingreso de los pagos por medio de entidades de financieras con las cuales la Universidad mantiene convenio se realiza de igual forma que el cargue de ingresos bancarios referenciados, tomando como proveedor de la información los reportes diarios de giros realizados por las entidades a la Universidad, este proceso se realiza especificando el NIT de la entidad financiera a la cual se carga la cartera de los créditos otorgados, este proceso genera una nota crédito (Saldo a favor) a cabeza del estudiante directamente en el módulo de cartera.

Entidad Concepto causa

BANCO DE BOGOTA 760 761 HELM BANK 760 762 INVERSORA PICHINCHA 760 763 FINCOMERCIO 760 764 SUFI (BANCOLOMBIA) 760 766 ENTIDAD NIT HELM BANK 860007660 INVERSORA PICHINCHA 890200756 FINCOMERCIO 860007327 BANCO BOGOTA 860002964 SUFI (BANCOLOMBIA) 890903938

espues de este proceso, el Sistema Financiero Iceberg, esta configurado para cruzar las ordenes de pago que prsentan saldos a favor por la totalidad de estas, dicho proceso se realiza diariamente en horas de la noche, de igual manera el sistema permite que este proceso se realice de manera manual e individual por cada estudiante.

2.8. INGRESO PAGO MATRICULA CON TARJETA DEBITO O CRÉDITO

El Departamento de Cartera, cuenta con la infraestructura para recibir el pago de matrícula u otros derechos pecuniarios con tarjetas débito o crédito, este proceso integra actividades de atención al público, al momento de recibir el pago en la ventanilla y actividades de registro de ingresos provenientes de la transacción.

Pasó a paso:

Atención al público

1. Recibir en la ventanilla el pago con tarjeta, verificando los valores a pagar y las fechas de vencimiento. 2. Confirmar la identidad del titular de la tarjeta, quien es la única persona que puede realizar la

transacción.

3. Realizar la transacción con datafono siguiendo la información suministrada por el titular de la tarjeta. 4. Solicitar y verificar el diligenciamiento del soporte de la transacción por parte del titular de la tarjeta y

del estudiante.

5. Sellar el recibo de consignación si el pago realizado es por la totalidad del valor a cancelar. 6. Remitir la documentación soporte para registro en el sistema.

Registro en el Sistema Financiero

7. Verificar la documentación soporte del pago realizado.

8. Registrar en el Sistema Iceberg el pago realizado en la ruta: Administración Financiera ► Tesorería ► Ingresos ►Recibos de ingresos o Recibos de ingresos automáticos según sea el caso

9. Diligenciar el formato de ingreso con la información bancaria suministrada por los soportes físicos, liquidando directamente por referencia o por documento los rubros cancelados por el estudiante o asignando el correspondiente saldo a favor.

2.8.1.DIAGRAMA DE FLUJO PAGO MATRICULA CON TARJETA DEBITO O CRÉDITO

INGRESO PAGO MATRICULA CON TARJETA DEBITO O

CRÉDITO CARTERA C A R T E R A INICIO RECIBIR EN VENTANILLA PAGO CON TARJETA

CONFIRMAR IDENTIDAD DEL TITULAR REALIZAR LA TRANSACCIÓN CON DATAFONO SOLICITAR Y VERIFICAR EL DILIGENCIAMIENTO SELLAR EL RECIBO DE CONSIGNACIÓN REMITIR LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE VERIFICAR LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE REGISTRAR EN EL ICEBERG EL PAGO ADMINISTRACIÓN FINANCIERA TESORERÍA INGRESOS RECIBOS DE INGRESOS DILIGENCIAR EL FORMATO DE INGRESO FIN

2.9. INGRESO PAGO MATRICULA CON CREDITO ICETEX

2.9.1.Proceso estudiantes nuevos: El estudiante ingresa el crédito en el aplicativo del ICETEX, con toda la información deudor solidario y beneficiario para que sea estudiado y aprobado por parte del ICETEX, luego de ser aprobado dicho crédito deben traer los documentos solicitados por dicha entidad en una carpeta tamaño oficio para ser revisada y verificada y así poder entregar garantías (Pagare y Carta de Instrucciones) los cuales deben regresar antes de los 25 días que les dan, posterior a este proceso se envía por el aplicativo ENVIÓ A CUSTODIA la certificación de las carpetas completas para enviarlas por la empresa de mensajería encargada por el ICETEX. Aprobado el crédito, se realiza la nota crédito incluyendo el crédito ICETEX, para que cancelen los costos o el % de acuerdo al crédito que tramito (MODALIDAD TU ELIJES O FONDOS) y se vea reflejado en la orden de matrícula.

2.9.2.Para los estudiantes con crédito antiguo, el ICETEX da fechas para que puedan actualizar datos por la página del ICETEX, que posterior entregan en cartera con el registro de las materias del periodo a cursar y la orden de pago, con un promedio mínimo exigible por la universidad de 3.6, con estos documentos se procede a RENOVAR el crédito, entregándole al estudiante el soporte de dicha renovación; El estudiante debe descargar el nuevo recibo de pago por el perfil de estudiante, posterior al procesamiento la nota crédito correspondiente en el sistema de información financiero ICEBERG, para que se refleje el nuevo valor ya sea el porcentaje o los costos, que deban cancelar.

Cuando el ICETEX procede a girar dichos créditos nuevos o Renovaciones, lo hacen por medio de resoluciones que se reflejan en el aplicativo del ICETEX como GIROS INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR, se deben imprimir, los cuales se descargan en el sistema de información financiero ICEBERG para su posterior contabilización. El descargue se realiza de la siguiente manera: se realiza un recibo de caja, con cliente ICETEX, la fecha de giro, el descargue de la nota debito creada en un principio como deuda al ICETEX y el pago con el valor de la consignación realizada ya descontando el fondo de sostenibilidad que le hace el ICETEX a la universidad al momento del desembolso. (para el fondo de sostenibilidad se realiza una NOTA CRÉDITO con concepto causa 910 -916 para hacer el respectivo descuento). Esto se hace mensualmente.

Finalizando los semestres se debe realizar la conciliación al ICETEX de los estudiantes que realización renovación y nuevos, para informar si aplazaron, desertaron, o les fue girado el crédito para los periodos actuales, según manual que envía el ICETEX semestralmente para la elaboración de este proceso.

Anualmente se realiza una matriz al ICETEX donde se informa todas las novedades que hubo durante el año de los estudiantes, como son: promedios bajos, que se hizo como incentivo para que los estudiantes suban los promedios, deserción de estudiantes con el crédito, la forma en que se dio publicidad para los créditos, informe sobre el llamado a los morosos para que cancelen las cuotas atrasadas, informe sobre el cambio de personal (si lo hubo), concerniente a ICETEX.

2.10.DESCARGUE PAGO PLANILLAS CREDITO ICETEX

Por la página www.icetex.gov.co se descargan las resoluciones del ICETEX en donde informan el pago de los giros a la universidad, se validan en contabilidad los pagos para poder Ingresar al programa ICEBERG y descargarlas de la siguiente manera: ingresamos al programa, desplegamos menú, cuentas por cobrar, tesorería. Ingresos, recibos de ingresos. Procedemos a incluir los datos para el descargue de la deuda ORG. 1, caja 11, fecha del desembolso, cliente (NIT ICETEX), el periodo al que se le va a aplicar dicho pago, el detalle para saber que se esta descargando (Resolución), luego damos clic en pagos ingresamos el valor y el banco en el que esta afectando el pago F10 para grabar y luego damos clic en documentos, nos despliega todos los códigos de los estudiantes a quien al comienzo se les ingreso la deuda y buscamos uno a uno según la información de la resolución asi quedara descargada la deuda de la entidad. Si el ICETEX no llegara a girar al estudiante, se procede a hacer un traslado de deuda del Icetex al cliente para que el estudiante asuma la deuda.

El estudiante debe presentar en el Departamento de Cartera el formato correspondiente al giro realizado por el Fondo Nacional del Ahorro, dicho formato debe estar validado por contabilidad, debe anexar a la documentación la orden de matrícula para realizar el proceso de descargue del fondo nacional del ahorro en el Sistema Financiero Iceberg.

2.11.1. Registro del ingreso proveniente del Fondo Nacional del Ahorro

Recibida la documentación proporcionada por el estudiante, se procede a verificar que los valores cancelados correspondan al estudiante y a los valores de matrícula, posterior a esta revisión se procede a registrar el registro del ingreso bancario realizado por el Fondo Nacional del Ahorro, creando un documento de recibo de caja de manera similar al registro de los ingresos percibidos por tarjeta, dicho registro se realiza a nombre del Fondo Nacional del Ahorro, utilizando el correspondiente concepto de ingreso definido por el Departamento de Contabilidad.

2.11.2. Posterior al registro del ingreso percibido se procede a realizar un documento nota crédito la cual se crea al estudiante beneficiado, dicho documento se realiza utilizando la información del giro y utilizando el concepto causa perteneciente al Fondo Nacional del Ahorro. El Sistema Financiero Iceberg, se encarga de cruzar la información suministrada entre los terceros del Fondo Nacional del Ahorro y el estudiante con la finalidad de que el saldo a favor creado sea aplicable al documento que el estudiante cancelo.

2.12.PAGOS EN LÍNEA

La Universidad ofrece a sus estudiantes la posibilidad de realizar el pago de su matrícula a través del botón de pagos en línea el cual se encuentra ubicado en la página principal de la Universidad y cuenta con las medidas de seguridad propias para este proceso, posterior a la realización del pago el Departamento de Cartera procede a realizar el registro del pago de forma similar al registro de pagos con tarjeta, teniendo como proveedor de la información a la empresa Avisor Technologies.

Pasó a paso

1. Descargue del reporte de transacciones desde el portal de clientes de Avisor.

2. Registro individual de las transacciones realizadas, generando un documento de recibo de caja. Ruta: Administración Financiera ► Tesorería ► Ingresos ► Recibo de ingreso automático.

3. Verificación del saldo a favor a nombre del estudiante y su respectivo cruce con los conceptos cancelados.

PAGOS EN LINEA CARTERA C A R T E R A INICIO

DESCARGUE DEL REPORTE DE TRANSACCIONES REGISTRO INDIVIDUAL DE LAS TRANSACCIONES TESORERÍA INGRESOS RECIBOS DE INGRESOS AUTOMÁTICO ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

VERIFICACIÓN DEL SALDO A FAVOR DEL NOMBRE DEL

ESTUDIANTE

FIN

2.13.LIBRANZAS

El documento de libranza es utilizado únicamente por los funcionarios de la Universidad para cancelar conceptos académicos. El funcionario debe solicitar en el departamento de Desarrollo Humano, el inicio del proceso y aprobación de libranza. Posterior a esto debe acercarse al Departamento de Cartera con la documentación debidamente firmada para realizar el trámite correspondiente. Dicha documentación será enviada para que sea firmada División Financiera y la jefatura del Departamento de Cartera. El proceso para realizar el descargue de la libranza en el sistema de información financiero se realiza directamente con el documento de Solicitud Nota.

Pasó a paso

1. Realizar el documento de Solicitud Nota, de forma similar al proceso de descuento.

2. En el Sistema Iceberg Ruta: Administración Financiera ► Cuentas por cobrar ► Cartera Comercial ►Solicitud nota 3. Asignar la información del estudiante y el periodo académico al cual se aplica la libranza

4. Asignar la fuente función del concepto de libranza 5. Asignar el tiempo de diferido contable de libranza 6. Asignar el valor de la libranza

7. Detallar el concepto de la libranza 8. Aprobar la solicitud nota.

9. La reemisión o liquidación de la orden de pago se genera en la ruta: Administración Financiera ► Cuentas por cobrar ► Liquidación de facturas ►Ordenes

10. Se busca la orden de pago del estudiante teniendo en cuenta el periodo

11. Se genera nuevamente la orden con la fecha de liquidación de matrícula ordinaria o se procede a liquidar de forma manual la orden de pago si el valor de la libranza es igual al valor total del documento pagado.

LIBRANZAS CARTERA C A R T E R A INICIO REALIZAR EL DOCUMENTO DE SOLICITUD EN EL ICEBERG

CUENTAS POR COBRAR

CARTERA COMERCIAL

SOLICITUD NOTA ADMINISTRACIÓN

FINANCIERA

BUSCAR ORDEN DE PAGO DE LOS ESTUDIANTES

FIN ASIGNAR LA INFORMACIÓN DEL

ESTUDIANTE Y EL PERIODO ACADEMICO

ASIGNAR LA FUENTE FUNCIÓN CONCEPTO DE LIBRANZA ASIGNAR EL TIEMPO DE DIFERIDO CONTABLE DE LIBRANZA ASIGNAR EL VALOR DE LA LIBRANZA DETALLAR EL CONCEPTO DE LA LIBRANZA REMISIÓN O LIQUIDACIÓN DE ORDEN DE PAGO ADMINISTRACIÓN FINANCIERA APROBAR LA SOLICITUD

CUENTAS POR COBRAR

LIQUIDACIÓN DE FACTURAS

ORDENES

GENERAR NUEVAMENTE LA ORDEN

2.14.INGRESO PAGO MATRICULA CON CREDITO CREDICHEQUE

La Universidad ofrece a sus estudiantes la opción de pago de hasta el setenta por ciento de matrícula a través de crédito con cheques los cuales son avalados por la entidad designada según contrato, para este proceso, el estudiante debe diligenciar el formato de solicitud del crédito, el cual es establecido por la entidad avaladora, adjuntando los documentos requeridos por la misma entidad, finalizado este proceso se procede a validar los títulos valores vía teléfono, posterior a la aprobación del crédito se solicita al titular de la chequera que diligencie los cheques y se procede a registrar en el sistema financiero Iceberg el crédito con la finalidad de emitir la nueva orden de pago por el valor correspondiente al pago en efectivo con la cual el estudiante puede realizar el pago de su matrícula directamente en el banco. En algunos casos se puede llegar a entregar una consignación hecha a mano sobre papelería pre impreso al estudiante para que cancele el monto en efectivo en el banco teniendo en cuenta la fecha de solicitud del crédito y la cantidad de créditos otorgados.

Pasó a paso

1. Registro en el sistema financiero del crédito con cheques

2. Ruta: Administración Financiera ► Créditos ► Definición del crédito

3. Se diligencia el documento de credito con la información de estudiante y el codeudor al igual que la información del monto otorgado el cual fue avalado por la entidad encargada.

4. Se establecen los números de cheques, valores y fechas del plan de pagos.

5. Se aprueba el documento a la espera del pago del restante de matrícula por parte del estudiante.

Mensualmente el Departamento de Cartera consignara los cheques en la cuenta designada para el proceso y registrara el ingreso de estos en el sistema financiero extinguiendo de esta manera la deuda del estudiante, si se llegase a presentar inconvenientes con la cobranza del cheque este será remitido a la entidad avaladora para que este realice el proceso de cobranza.

INGRESO PAGO MATRICULA CON CRÉDITO CREDICHEQUE CARTERA C A R T E R A INICIO REGISTRO EN EL SISTEMA FINANCIERO DEL CRÉDITO CON

CHEQUES RUTA CRÉDITOS DEFINICIÓN DEL CREDITO

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

SE PRUEBA EL DOCUMENTO A LA ESPERA DEL PAGO RESTANTE

FIN DILIGENCIAMIENTO DEL DOCUMENTO DE CREDITO ESTABLECER NUMERO DE

CHEQUES

2.15.REGISTRO DE INGRESOS BANCARIOS DIARIOS

Los ingresos bancarios diarios, son cruzados, catalogados y registrados en su totalidad por Sección Cartera, utilizando la información obtenida de la web (documentaweb.setecsa.com/recaudos/), posterior a esto se procede a realizar el registro manual de los ingresos bancarios diarios por cada una de los conceptos que se manejan. Este proceso registra en el sistema financiero la totalidad de los ingresos correspondientes a las cuentas principales de los convenios haciendo uso del documento de recibo de caja, dicho procedimiento es similar al proceso de registro de ingresos con tarjeras, utilizando la modalidad de consignación bancaria en el detalle del pago.

1. Verificar la información soporte del pago realizado.

2. Registrar en el Sistema Iceberg el pago realizado en la ruta: Administración Financiera ► Tesorería ► Ingresos ►Recibos de ingresos o Recibos de ingresos automáticos según sea el caso

3. Diligenciar el formato de ingreso con la información bancaria suministrada el portal web, liquidando directamente por referencia o por documento los rubros cancelados por el estudiante o asignando el correspondiente saldo a favor.

INGRESO PAGO MATRICULA CON CRÉDITO CREDICHEQUE CARTERA C A R T E R A INICIO REGISTRO EN EL SISTEMA FINANCIERO DEL CRÉDITO CON

CHEQUES

RUTA

CRÉDITOS

DEFINICIÓN DEL CREDITO ADMINISTRACIÓN

FINANCIERA

SE PRUEBA EL DOCUMENTO A LA ESPERA DEL PAGO RESTANTE

FIN DILIGENCIAMIENTO DEL DOCUMENTO DE CREDITO ESTABLECER NUMERO DE CHEQUES 2.16.ELABORACIÓN DE CONSIGNACIONES

Los documentos que la universidad expide a los estudiantes tienen un valor de acuerdo a los derechos pecuniarios establecidos para esto es necesario cancelarlo por medio de una consignación bancaria con el membrete y el número de cuenta correspondiente a la Universidad La Gran Colombia, los documentos y los valores establecidos para el año en curso, al igual que las consignaciones por otros conceptos son emitidas automáticamente por el Sistema Académico UXXI las cuales pueden imprimir los estudiantes que no presenten deudas desde su perfil académico.

2.17.ELABORACIÓN PAZ Y SALVO Y CERTIFICACIONES FINANCIERAS

Una vez el estudiante ha radicado los documentos necesarios y realizado el pago de los derechos pecuniarios, en la oficina del Departamento de Cartera, para cada uno de los conceptos de paz y salvo, se le realiza una exhaustiva revisión, posteriormente se procede a elaborar el documento de paz y salvo el cual se firma por la Jefe De Cartera y en el caso de

paz y salvo de grado se registra también la firma de la Directora Financiera. Los paz y salvos se clasifican de la siguiente manera:

GRADO

Esta modalidad de Paz y Salvo solamente necesita de la carta de solicitud de la facultad dirigida al Departamento de Cartera especificando que es para grado, los semestres cursados y los semestres no cursados. Este documento se elabora especificando los datos anteriormente citados y se acompaña por la firma del jefe del Departamento de Cartera y el Director de la División Financiera.

REINGRESO

Esta modalidad de Paz y Salvo debe ser solicitada por el estudiante directamente luego de pagar los costos de reingreso. El funcionario de cartera se encargara de verificar los periodos cursados y su respectivo pago. Este documento se elabora especificando los datos anteriormente citados y se acompaña por la firma de la jefe del Departamento de Cartera.

RETIRO DE DOCUMENTOS

Esta modalidad de Paz y Salvo debe estar acompañada por la carta de solicitud de la facultad dirigida al Departamento de Cartera especificando que es para retiro de documentos dentro del concepto. Este documento se elabora especificando los datos anteriormente citados y se acompaña por la firma del jefe del Departamento de Cartera.

CURSOS DE ACTUALIZACIÓN

Esta modalidad de Paz y Salvo debe estar acompañada por la carta de solicitud de la facultad dirigida al Departamento de Cartera especificando que es para curso de actualización dentro del concepto. Este documento se elabora especificando los datos anteriormente citados y se acompaña por la firma de la jefe del Departamento de Cartera.

El documento de paz y salvo es generado desde el sistema a través del IRS desde la opción ICEBERG-CC, CCJ-PAZ Y SALVO, enseguida se digita el código del estudiante, motivo del paz y salvo, se responde si es o no para grado y por ultimo el nombre del funcionario que crea el paz y salvo, el tiempo de respuesta de este proceso es de un día hábil.

2.18.CONSIGNACIÓN DE CHEQUES

Consecuente al proceso de crédito por medio de cheques posfechados (Credicheque) el Departamento de Cartera elabora las consignaciones para así cobrar dicha cuota, si el cheque es devuelto por la entidad bancaria este es enviado a la empresa avaladora para que esta entidad que dio el aval en el momento del crédito realice la gestión de cobro.

2.19.DEVOLUCIONES

Las devoluciones se utilizan para los retiros y medias matriculas cuando han cancelado matriculas completas; el estudiante tiene que hacer el proceso pasando una carta a la faculta de la faculta la remiten a división financiera en financiera autorizan la devolución del porcentaje que se autoriza para devolución o aplicación para el siguiente semestre una vez hayan ratificado la devolución o aplicación empieza el proceso de hacer la reversión el sistema de iceberg para que así se pueda enviarle el correo al estudiante para que se le haga efectivo el trámite que es el siguiente:

 Se ingresa al sistema de iceberg desplegando el menú de cartera comercial, se crea el documento nota crédito ingresando los datos solicitados por el sistema: org 1, en concepto –causa 810-811,en cliente el código del estudiante, en la fecha le colocamos la fecha del memorando de la facultad, el periodo que está aplazando, en fondo-fuente/función, en inicio de diferido se asigna la fecha en la que fue procesada la matricula, en descripción se detalla lo autorizando por División Financiera, en valor el porcentaje a devolver, se guarda el registro y se confirma el documento. Posterior a esto se imprime desde la pantalla del Icebert Reports Cerver (I.R.S.) el formulario de devolución el cual se anexa a los documentos soportes a la espera de la firma de autorización del estudiante para proceder a realizar el giro, posterior a esto se procede a notificar al estudiante vía correo electrónico. El giro a nombre del estudiante se realiza, creando una nota débito en la cual se ingresan los datos solicitados: org 1, en concepto –

casusa 600-601, en cliente el código del estudiante, en fecha en la cual se está tramitando, en periodo el periodo que se le está devolviendo, en fondo 1- fuente función 21, y la descripción detallada del proceso se guarda el documento y se confirma. Este proceso está acompañado de la anulación de las asignaturas inscritas por el estudiante en el sistema académico UXXI, con la finalidad de que no se presenten inconvenientes en la hoja de vida del estudiante y se alimente la información de deserción.

 Para devolución de medias matriculas se realiza el mismo procedimiento de creación de documento de nota crédito y proceso de devolución por el valor correspondiente a media matricula, durante este proceso se verifica que el estudiante solo hubiese inscrito en su perfil académico hasta ocho créditos, durante el periodo en cuestión.

 Posterior al registro de las devoluciones en el sistema se procede a realizar el reporte de las transacciones las cual va acompañada por la documentación soporte de cada devolución, este archivo es enviando para su aprobación mediante firmas y su desembolso al estudiante.

2.20.APLICACIONES

Consecuente al proceso de Devolución, en algunos casos la Dirección Financiera autoriza únicamente la aplicación del dinero cancelado por el estudiante, de igual manera el estudiante puede solicitar la aplicación del dinero. Para este proceso el Departamento de Cartera realiza las mismas actividades de la generación del saldo a favor, a la espera de que sea aplicado a un periodo futuro.

2.21.ESTUDIO Y ENVIÓ A COBRO JURÍDICO DE CRÉDITOS DIRECTOS CON LA UNIVERSIDAD

Según determinación de la dirección, se selecciona la cartera a enviar para que se realice cobro jurídico por parte de la firma de abogados con quienes se pactara el convenio de representación y cobranza, determinada la cartera a envió esta es relacionada en un cuadro de información al cual se anexan los originales de los títulos valores a cobrar, a esta información se saca copia, las copias acompañan cada folio del estudiante con los documentos que anexo inicialmente al crédito. La relación de estudiantes firmada por la jefe de cartera y la directora financiera con sus respectivos soportes es entregada a la firma de abogados quienes firman el recibido e inician el proceso de cobro, la documentación obtenida de este proceso es archivada, y los ingresos devengados de este proceso son reconocidos en el sistema iceberg conforme se van presentando.

DESARROLLO DE ACTIVIDADES

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

1 AUXILIAR DE CARTERA

VERIFICA EL TIEMPO DE MORA:

Directamente sobre el sistema iceberg realiza una consulta del saldo de cartera por cliente, en el cual se evidencia valores y fechas de vencimiento.

2 AUXILIAR DE CARTERA

INFORMA AL ESTUDIANTE LA MORA EXISTENTE: Gestión Persuasiva:

Se establece comunicación con el cliente moroso vía correo electrónico. Cobro persuasivo.

3 AUXILIAR DE CARTERA

RELIQUIDACIÓN DE SALDO: Gestión Persuasiva:

Si el estudiante se presenta a sección cartera con intensión de pago se realiza la reliquidación del saldo al día, más intereses de mora.

En el caso de que el estudiante no se presente y/o no haya una intensión de pago se procede a bloquear la impresión de orden de matrícula para el siguiente período académico.

4 AUXILIAR DE CARTERA

RELACIÓN DE MOROSOS: Gestión Jurídica:

Si se ha bloqueado el recibo de matrícula por dos periodos académicos, se realiza un listado de los clientes en estas condiciones y se remite a cobro jurídico.

5

ABOGADO GESTIÓN COBRO

JURÍDICO

GESTIÓN DE COBRANZA:

Siguiendo los conductos jurídicos se realiza la cobranza de cartera de manera directa con el cliente.

6

ABOGADO GESTIÓN COBRO

JURÍDICO

REPORTE DE PAGO Y COBRANZAS: El abogado presenta el reporte de pago y cobranzas 7 JEFE DE CARTERA DESCARGUE EN EL SISTEMA:

DIAGRAMA DE FLUJO

ESTUDIO Y ENVIÓ A COBRO JURÍDICO DE CRÉDITOS DIRECTOS CON LA UNIVERSIDAD

A u x il ia r d e C ar te ra A b o g ad o G es ti ó n C o b ro J u rí d ic o Je fe d e C ar te ra CARTERA INICIO VERIFICA EL TIEMPO DE MORA INFORMA AL ESTUDIANTE LA MORA EXISTENTE RELIQUIDACIÓN DE SALDO RELACIÓN DE MOROSOS GESTIÓN DE COBRANZA INFORMA AL ESTUDIANTE LA MORA EXISTENTE DESCARGUE EN EL SISTEMA FIN

2.22.INFORME TRIMESTRAL DE GESTIÓN DE CARTERA:

El proceso genera un informe que contiene valores a recaudar durante el período y los resultados obtenidos se presentan de la siguiente forma:

 Cartera vigente

 Cartera vencida

 Cartera en cobro jurídico

 Cartera con entidades financieras

Este informe se presenta a la Vicerrectoría Administrativa con aval de la Dirección Financiera, para esto, es requisito que los saldos de los módulos de Contabilidad y Cartera no presenten diferencias. En el caso de encontrar diferencias se debe justificar la causal.

DOCUMENTOS RELACIONADOS:

3.

REGISTROS:

4.

CONTROL DE CAMBIOS:

No

REV

FECHA

DESCRIPCION

26/11/2010 Emisión inicial

1 10/06/2011 Actualización por cambios en la forma de ejecutar los procedimientos (iceberg)

2 02/02/2012

A. Sistematización de emisión de paz y salvos financieros en el IRS

B. Sistematización de emisión de talonarios de pensiones liceo Julio Cesar Garcia

C. Sistematización de emisión de pagares por créditos directos de la UGC a estudiantes de pregrado y posgrados en el

IRS.

D. Sistematización de emisión de formularios para devoluciones y aplicaciones de saldos a favor de pregrado y posgrado

en el IRS

E. Emisión de marbetes para carpetas de créditos icetex a través del IRS

F. Proceso de liquidación de matriculas en ceros

3 23/10/2012

Literal 2.3.1.1. PROCESO MATRICULAS NUEVOS Y TRANSFERENCIAS

Este proceso se realiza desde el sistema de información académico al momento de pasar el estudiante a estado ADMITIDO, el ICEBERG genera automáticamente la orden de matricula con sus respectivos costos, la cual puede ser impresa por el estudiante vía internet a través de la pagina de la universidad.

LITERAL 2.4.5.1. DESCARGUE PAGO PLANILLAS CREDITO ICETEX.

Por la página www.icetex.gov.co se descargan las resoluciones del ICETEX en donde informan el pago de los giros a

la universidad, se validan en contabilidad los pagos para poder Ingresar al programa ICEBERG y descargarlas de la siguiente manera: ingresamos al programa, desplegamos menú, cuentas por cobrar, tesorería. Ingresos, recibos de ingresos. Procedemos a incluir los datos para el descargue de la deuda ORG. 1, caja 11, fecha del desembolso, cliente (NIT ICETEX), el periodo al que se le va a aplicar dicho pago, el detalle para saber que se esta descargando (Resolución), luego damos clic en pagos ingresamos el valor y el banco en el que esta afectando el pago F10 para grabar y luego damos clic en documentos, nos despliega todos los códigos de los estudiantes a quien al comienzo se les ingreso la deuda y buscamos uno a uno según la información de la resolución así quedara descargada la deuda de la entidad. Si el ICETEX no llegara a girar al estudiante, se procede a hacer un traslado de deuda del Icetex al cliente para que el estudiante asuma la deuda

4 16/04/2013

LITERAL 1.61.2 PROCESO CARGUE DE ARCHIVO ALUMNOS ANTIGUOS Y TRANSFERENCIAS INTERNAS. Se actualiza procedimiento acorde a la mejora en proceso de cargue a cual ya no necesita programas externos.

LITERAL 2.4.2 INGRESOS PAGO MATRICULA EN EFECTIVO (PREGRADO, POSGRADOS Y LICEO JULIO CESAR GARCIA).

Actualización, nueva página web para consulta de ingresos diarios según nuevo convenio adelantado por el Banco Caja Social.

LITERAL 1.9 CRUCE Y REGISTRO DE INGRESOS BANCARIOS DIARIOS Actualización de proceso detallado en nuevo numeral.

LITERAL 1.10 RECIBOS DE CONSIGNACIÓN

Actualización de procedimiento teniendo en cuenta las mejoras adelantadas para la impresión de recibos de consignación por otros conceptos.

LITERAL 1.15 PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME. Se incluye los procedimientos conformes a producto no conforme.

5 18/10/2013

Se realiza actualización de los procesos de Sección Cartera, actualizando los numerales 1.6, 1.13, 1.26. Al igual se agregan los numerales 1.14 - 1.15 - 1.16 – 1.17 -1.25 – 1.26, los cuales faltaban de ser agregados por individual en el manual de procesos.

6 25/04/2014

Se registran las mejoras adelantadas en el proceso de créditos personales, el cual trata del cálculo y cobranza de la financiación del crédito de manera anticipada en el pago de la matrícula, al igual que los documentos necesarios para obtener el crédito. Numeral 2.16 ingreso pago matricula con crédito personal aut. Financiera o vicerrectoría (pregrado y posgrado).

7 21/08/2015

Se restructura el documento teniendo en cuenta la entrada en vigencia de la integración del Sistema Académico UXXI y el Sistema Financiero Iceberg, lo cual presenta cambios significativos en los diferentes procesos que se manejan, los numerales modificados son:

2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5, 2.6, 2.7, 2.8, 2.9, 2.11, 2.12, 2.13, 2.14, Nuevos numerales 2.15, 2.16, 2.17, 2.19. Se eliminan los numerales que tratan sobre crédito personal ya que dicho proceso ya no se maneja numeral 2.15.

Se elimina el numeral que trata sobre el cambio de estado a matriculado de los estudiantes, este proceso no se realiza gracias a la integración Numeral 2.16.