REPÚBLICA DE PANAMÁ AUTORIDAD NACIONAL DEL AMBIENTE

(1)

TdR-Asistente Administrativa/UEP-ECOTUR-AP

Enero 2015 Página 1

REPÚBLICA DE PANAMÁ

AUTORIDAD NACIONAL DEL AMBIENTE

PROYECTO “INCORPORACIÓN DE LACONSERVACIÓN DE LA BIODIVERSIDAD MEDIANTE EL ECOTURISMO DE BAJO IMPACTO EN

EL SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS PROTEGIDAS (ECOTUR-AP)” TÉRMINOS DE REFERENCIA DE ASISTENTE ADMINISTRATIVO(A)

País: Panamá

Organismo Financiador: Autoridad Nacional del Ambiente (ANAM)

Duración: 12 meses (renovables)

Aporte: Local

I. ANTECEDENTES

Panamá, con una superficie territorial de 75,517 km 2

, se considera uno de los países con mayor diversidad biológica de la región Centroamericana, el cual juega un papel importante como puente biológico de interconexión entre Norte y Suramérica. Más de 1,300 especies endémicas se han registrado para el país, que incluye plantas, anfibios, reptiles, aves, mamíferos y peces de agua dulce.

En reconocimiento a la importancia de la diversidad biológica del país, el Gobierno de Panamá ha establecido el Sistema Nacional de Áreas Protegidas (SINAP), cuyo objetivo es proteger y mantener la diversidad biológica de los ecosistemas terrestres y marino-costeros, y promover la recreación, educación e investigación de los recursos naturales dentro de estas áreas.

Bajo la tutela de la Autoridad Nacional del Ambiente (ANAM), el SINAP ha sido expandido y fortalecido en la última década y muchas de las áreas protegidas (AP) existentes han alcanzado el reconocimiento internacional como sitios de Patrimonio de la Humanidad, sitios RAMSAR y Reservas de la Biosfera. En la actualidad, el SINAP cuenta con 104 AP cubriendo un área total de aproximadamente 2,922,648.72 hectáreas, las cuales representan el 34% del territorio nacional. No obstante lo anterior, sólo 19 (21%) de las AP tienen planes de manejo y la mayoría requiere desarrollar e implementar planes: estratégicos, operacionales y financieros, y de monitoreo y supervisión. En la mayoría de estas AP, la ANAM está implementando un programa de monitoreo de la efectividad de manejo (Programa de Monitoreo de la Efectividad del Manejo de las Áreas Protegidas de Panamá, PMEMAP), el cual es aplicado bianualmente en cada AP con la participación de las comunidades y demás actores clave.

(2)

La significativa diversidad biológica y la base étnica-cultural única de Panamá, son dos de las grandes riquezas que han ayudado a impulsar el sector turismo a la cabeza de los esfuerzos de competitividad del país. Actualmente, el turismo es uno de los motores de la economía de Panamá, con un incremento anual promedio de 10% registrado del 2004 al 2008. Un total de 1,573,070 personas visitaron Panamá en 2008, de los cuales el 80% fueron turistas. Estudios anteriores (IPAT/OEA, 1993) han concluido que cerca del 72% de las atracciones del país se encontraban en el SINAP en aquel entonces. No obstante, sólo cerca del 3% del total de visitantes reportaron haber visitado un AP en Panamá entre 2004 - 2009 (comparado con el 54% en Costa Rica, para el 2006). Esto resulta un reto financiero significativo para el SINAP, ya que la mayoría de los recursos para el manejo de éste provienen de las tarifas de entrada a las AP, las cuales han totalizado no más de $300,000 al año, de acuerdo con las estadísticas y diagnósticos realizados por la ANAM para la preparación de este proyecto.

Por lo anterior, el Gobierno de la República de Panamá a través de la ANAM y de la Autoridad de Turismo de Panamá (ATP) en colaboración con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), acordaron desarrollar el proyecto “Incorporación de la Conservación de la Biodiversidad Mediante el Ecoturismo de Bajo Impacto en Áreas Protegidas (ECOTUR-AP)” para promover el turismo de bajo impacto en las AP, de tal forma que se incentivara un incremento en la actividad de ecoturismo que sirviera para mejorar la sostenibilidad financiera del SINAP, promover al país como destino turístico internacionalmente y crear oportunidades para la generación de ingresos para las personas que residen en estas áreas.

El proyecto ECOTUR-AP es una iniciativa del Gobierno de la República de Panamá, financiado por el Fondo Global de Ambiente (GEF, por sus siglas en inglés) y operativizado a través de un Convenio de Donación firmado entre el BID, en su calidad de agencia implementadora del GEF, y el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), bajo la responsabilidad de ejecución de la ANAM.

II. OBJETIVO DEL PROYECTO

Establecer un modelo de ecoturismo de bajo nivel de impacto ambiental en el SINAP, que contribuye a la conservación de la diversidad biológica y a la sostenibilidad de las AP en un marco de innovación, integración empresarial y de desarrollo social sostenible en el ámbito local. Este proyecto, igualmente, pretende promover la integración sectorial de la conservación de la diversidad biológica, a través de la promoción de un ecoturismo que valora la riqueza natural de las AP; fortalece la coordinación interinstitucional con vista a un nuevo sistema de gestión de la actividad turística; revisa y mejora los instrumentos de planificación, manejo y monitoreo turístico en las AP seleccionadas; y amplía el papel del sector privado y la sociedad civil en la oferta de los servicios ecoturísticos de calidad, con el propósito de contribuir a la conservación de la biodiversidad en las AP y el desarrollo de las comunidades locales.

(3)

III. COMPONENTES DEL PROYECTO

El proyecto ECOTUR-AP, tal como establece el Documento de Proyecto (DP), se ha diseñado para ser implementado a través de tres componentes como se describe a continuación.

Componente 1 – Políticas y marco regulatorio para la conservación de la diversidad biológica y manejo sostenible de ecoturismo en el SINAP (US$2,613,700 de costo total con US$513,700 del GEF y US$2,100,000 de cofinanciamiento).

Aborda limitaciones críticas que se observan en el marco institucional y normativo, así como en la coordinación interinstitucional y las capacidades existentes. También se ocupa del desafío de aumentar el financiamiento sostenible para el SINAP, mediante la facilitación del diseño y el establecimiento de fuentes alternativas de recursos financieros para el desarrollo, la gestión y la promoción del ecoturismo.

Subcomponente 1A: Estrategias, políticas y marco regulatorio.

Busca establecer una estrategia nacional compartida por parte de la ANAM y la ATP para el desarrollo de ecoturismo de bajo impacto que realce los valores de la diversidad biológica dentro y alrededor del SINAP.

Subcomponente 1B: Sostenibilidad financiera de las AP.

Se enfoca en promover el ecoturismo como una vía para incrementar y hacer disponible recursos financieros para el manejo de las AP y, además, en ampliar el portafolio de opciones de financiamiento sostenible para el SINAP.

Componente 2 – Planificación e inversiones para aumentar la calidad de productos ecoturísticos en las AP que conservan diversidad biológica (US$6,175,600 de costo total con US$1,990,600 del GEF y US$4,185,000 de cofinanciamiento).

Este componente está diseñado para mejorar la planificación y la calidad de los productos de ecoturismo en las AP seleccionadas, de tal manera que se incrementen en cantidad y calidad los indicadores de visitación, mientras que, al mismo tiempo, se mejoran las capacidades para monitorear los efectos de estos productos sobre la diversidad biológica de estas AP.

Componente 3 – Fortalecimiento del potencial de generación de ingresos por parte de los actores locales a través del ecoturismo en las AP seleccionadas (US$3,695,700 de costo total con US$1,095,700 del GEF y US$2,600,000 de cofinanciamiento).

Este componente incluye la creación de condiciones que permitan a los actores locales de las AP seleccionadas obtener beneficios económicos concretos como resultado del manejo planificado y organizado de la diversidad biológica y el uso sostenible de los recursos naturales y culturales dentro de las AP y sus zonas de amortiguamiento. En otras palabras, se concentrará en el fomento de la participación del sector privado y las comunidades en los

(4)

procesos descritos en los Componentes 1 y 2, y en la generación de beneficios económicos, sociables y ambientales locales tangibles a partir del ecoturismo.

IV. NORMAS GENERALES DEL PROYECTO

Las normas generales de operación del proyecto están dadas por el Manual Operativo del Proyecto (MO) y por el Convenio de Donación suscrito entre el BID y el Gobierno de Panamá, mediante el cual la ANAM asume la responsabilidad de ser la Agencia Ejecutora del Proyecto (AEP).

V. AGENCIA EJECUTORA DEL PROYECTO

La agencia ejecutora del proyecto (AEP) para esta iniciativa del GEF es la ANAM, a través de la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP) de la Dirección Nacional de Áreas Protegidas y Vida Silvestre (DAPVS) de la institución.

La UEP ha sido designada para ejecutar técnica y administrativamente el proyecto ECOTUR-AP. Por lo tanto, se encargará de velar por la planificación y ejecución adecuada de las actividades técnicas, administrativas y financieras del proyecto, incluyendo la proyección presupuestaria, adquisiciones, apoyo logístico para el cumplimiento de la programación, y elaboración de los informes financieros y administrativos que requiere el BID.

VI. OBJETIVOS DE LA CONTRATACIÓN

Objetivo General

Llevar a cabo tareas de asistencia administrativa de manera eficiente, efectiva y eficaz como apoyo a la UEP del ECOTUR-AP en la ejecución de sus actividades para el logro de los objetivos y metas contempladas el Plan de Ejecución del Proyecto (PEP), el Plan de Adquisiciones del Proyecto (PAP), el Manual Operativo (MO), y que cada uno de los procesos que estén contemplados en el Plan Operativo Anual (POA) de la iniciativa.

Objetivos Específicos

i. Apoyar las actividades administrativas de la UEP en la sistematización de archivos y

expedientes, de tal forma que se garantice su fácil identificación y acceso.

ii. Apoyar y asistir a la Coordinación, Finanzas, Adquisiciones y Técnicos de la UEP en los

procesos administrativos, financieros y contables que se desarrollan.

iii. Apoyar y asistir al Especialista Financiero, cuando así se le designe, en la preparación y

(5)

iv. Apoyar y asistir al Especialista en Adquisiciones y Contrataciones, cuando así se le

designe, en el seguimiento a los proveedores, preparación de notas, llevar orden de expedientes y el ingreso de datos al sistema PENTAGON.

VII. PRODUCTOS A GENERAR

El (la) Asistente Administrativo(a) garantizará el manejo administrativo adecuado de los activos del proyecto y a nivel general.

El (la) Asistente Administrativo(a) no entregará productos escritos directamente, ya que sus responsabilidades involucran el velar por las funciones asistenciales y de seguimiento de las actividades administrativas del proyecto. No obstante, presentará informes puntuales que la Coordinación requiera o quien se lo designe.

VIII. TAREAS GENERALES

Tarea 1: Apoyar a la Gerencia del proyecto ECOTUR-AP, para garantizar la programación y ejecución técnico-financiera de los planes operativos anuales, así como los gastos de las actividades que se implementen en campo y la programación de su ejecución.

Tarea 2: Asistir en la elaboración, cuando así se requiera, de los informes financieros y gerenciales y de seguimiento sobre los avances logrados en la ejecución del POA y, en general, del proyecto.

Tarea 3: Administrar adecuada y eficazmente la caja menuda (chica) del proyecto para cubrir gastos menores (e.g., transporte, alimentación, envío de correspondencia, compra de artículos varios) y, al mismo tiempo, velar porque se cumplan los procedimientos establecidos en el MO y con apego a las normas nacionales para el manejo de la caja chica.

Tarea 4: Colaborar con la Coordinación para que, a través de procesos establecidos por ésta, la correspondencia recibida y enviada se encuentre debidamente sistematizada (digital y físicamente) permitiendo su fácil identificación y acceso.

Tarea 5: Apoyar en los procesos de pago (e.g., entrega de cheques a suplidores, consultores y contratistas, contra entrega de facturas o documentos originales en virtud del pago realizado) de manera oportuna y diligente, y presentar informe a su supervisor inmediato sobre cualquier situación presentada.

Tarea 6: Apoyar a la UEP, cuando así se le designe, en la identificación de empresas que ofrezcan productos y servicios requeridos por la UEP, en el seguimiento a las empresas con las cuales el ECOTUR-AP mantiene relaciones contractuales de mantenimiento a fin de coordinar acciones, en la obtención de cotizaciones y/o para hacer efectiva la garantía de productos y servicios.

Tarea 7: Apoyar en la elaboración de requisiciones, especificaciones técnicas, actas de evaluación, elaboración de contratos y cualquier otra documentación que se requiera para llevar a cabo los procesos de adquisiciones y contrataciones del proyecto.

(6)

Tarea 8: Apoyar al Especialista de Adquisiciones y Contrataciones en la confección de solicitudes de No Objeción al Banco Interamericano de Desarrollo, cuando así se le designe. Tarea 9: Apoyar la Coordinación, para organizar los programas y gastos de las actividades de trabajo en campo.

Tarea 10: Apoyar a la UEP en la revisión de informes presentados por los consultores relativos a los gastos de viajes, talleres y otros eventos realizados por la UEP y hacer las sugerencias y prestar asistencia sobre la presentación de la documentación de sustento.

Tarea 11: Apoyar a la UEP, cuando así se le designe, en el ingreso de datos administrativos, contables y de adquisiciones y contrataciones al sistema PENTAGON.

Tarea 12: Apoyar en la organización de actividades, eventos, reuniones, talleres, y capacitaciones que sean promovidas por el proyecto.

Tarea 13: Apoyar a la UEP en la organización y coordinación de aspectos logísticos para la realización de las misiones oficiales y otros que se deriven de las actividades del POA.

Tarea 14: Asistir en la planificación de reuniones, talleres y seminarios para coordinar o ejecutar las actividades del proyecto, lo cual incluye la elaboración de invitaciones, memorias y misivas, entre otras actividades.

Tarea 15: Participar activamente en los procesos de planificación del proyecto, particularmente en la elaboración de los POA.

Tarea 16: Apoyar, cuando sea requerido, a la Asistente de Gerencia en el control del uso de la sala de reuniones del proyecto.

Tarea 17: Apoyar en la supervisión, cuando sea requerido por la Gerencia o quien ésta designe, las actividades del personal de mantenimiento y aseo y brindar informes.

Tarea 18: Apoyar, cuando así se requiera, en la entrega de materiales y equipos de oficina, mediante la elaboración de actas. Además, llevar el inventario de los equipos.

Tarea 19: Velar por el uso adecuado del equipo y mobiliario bajo su disposición.

Tarea 20: Elaborar y sugerir recomendaciones a la Coordinación, o a quien ésta designe, para facilitar el logro de los resultados del proyecto.

Tarea 21: Relacionarse de forma respetuosa, comprensiva, afable y discreta con todos los interlocutores del proyecto mediante la puesta en práctica de excelentes destrezas de comunicación interpersonal, particularmente con los socios institucionales y los organismos supervisores y financiadores nacionales e internacionales.

Tarea 22: Mantener y mostrar una actitud positiva, amable y de colaboración hacia las personas que visiten las oficinas del proyecto.

(7)

Tarea 23: Ejercer discreción y tacto en el desempeño de sus funciones y las tareas encomendadas, manteniendo la debida confidencialidad de las acciones y teniendo como norte los intereses institucionales y del proyecto.

Tarea 24: Cualquier otra tarea prioritaria para el proyecto que se requiera en un momento determinado.

IX. METODOLOGÍA DE TRABAJO

El(la) Asistente Administrativo(a) trabajará directamente bajo la supervisión de La Coordinadora del proyecto ECOTUR-AP, o quien ella designe; no obstante mantendrá un diálogo de trabajo fluido con los otros miembros de la UEP de ECOTUR-AP.

El desarrollo de esta consultoría deberá darse dentro de un marco armónico de colaboración y facilitación de procesos que involucre el desarrollo de buenas relaciones entre los miembros de la UEP, generando una atmósfera de trabajo en equipo que propicie: sinergias, participación en la generación y aplicación de ideas, creatividad, proactividad, solución de problemas y dinamismo para alcanzar los objetivos del proyecto.

Se espera que el(la) consultor(a) sea capaz de elaborar informes, los cuales deben ser redactados con buen manejo (i.e., ortografía, gramática y sintaxis) del español y utilizando programas computacionales (i.e., Microsoft Word, Excel) y llevar a cabo sus funciones con la proactividad y prudencia requerida. Además, es esencial que el(la) consultor(a) sea capaz de laborar individualmente con poca supervisión y formando parte de equipos multidisciplinario de trabajo.

X. REQUISITOS DE LA CONTRATACIÓN

• Estudios universitarios a nivel de licenciatura, preferiblemente en Administración de

Empresas, Gerencia Estratégica, Secretaría, Finanzas, Contabilidad o carreras afines.

• Experiencia mínima de dos (2) años como Asistente Administrativo(a).

• Capacidad de planificación y organización, habilidad para comunicarse adecuadamente y

con discreción.

• Capacidad analítica y habilidad para tomar decisiones críticas con base a un análisis

sistemático y juicio crítico.

• Capacidad para trabajar en equipo y en situaciones de presión.

• Facilidad de redacción, así como capacidad de síntesis en la elaboración de informes

escritos con buen manejo (ortografía, gramática y sintaxis) del español y dominio en el uso de programas computacionales (i.e., Microsoft Word, Excel, Outlook, Internet Explorer).

• Disponibilidad para movilizarse al interior del país, según se requiera.

(8)

XII. DURACIÓN Y MONTO DE LA CONTRATACIÓN

La contratación del Asistente Administrativo(a) tendrá una duración de 12 meses, renovables. Sin embargo, la contratación inicial se realizará por un período probatorio de tres (3) meses, prorrogables dependiendo del grado de desarrollo alcance el (la) Asistente Administrativo(a) en el desempeño de sus actividades, concretización de tareas y motivación en la ejecución de las actividades del proyecto de acuerdo con las evaluaciones periódicas se hagan por parte de la gerencia del proyecto o por quien ésta designe.

El monto total de esta Contratación se le hará saber a todos los interesados que nos hagan llegar su hoja de vida.

XII. DERECHOS DE PROPIEDAD DE LOS PRODUCTOS

Los derechos de autor, título, registro y de distribución de los productos (mapas, datos de campo, archivos digitales, bases de datos e informes, entre otros) generados por esta contratación serán propiedad de la UEP del Proyecto ECOTUR-AP y deberá mantener en todo momento los niveles de confidencialidad del manejo de la información dentro del Proyecto.