PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO PROCEDIMIENTO RECAUDACIÓN MEDIANTE PAGO DIRECTO

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Establecer en forma detallada las actividades llevadas a cabo desde el ingreso de la solicitud de adhesión a Pago Directo hasta la aplicación de los pagos en las cuentas de los afiliados, así como el tratamiento de las diferencias encontradas luego de la conciliación.

Los productos generados por esta etapa del proceso específica Cuentas de Afiliados son los siguientes:

1.- Las acreditaciones de fondos en la cuenta recaudadora del Banco Credicoop, provenientes del Sistema de Recaudación por Pago Directo, debidamente grabadas en el Sistema de Rendiciones de la Caja.

2.- Los pagos de aportes, planes y préstamos recaudadas a través del Sistema de Recaudación por Pago Directo, debidamente grabados en el Sistema de Rendiciones de la Caja.

3.- La conciliación entre acreditaciones y pagos, y los boletas debidamente aplicados en las cuentas de los afiliados.

4.- Los reclamos al Banco por las diferencias detectadas.

5.- Las respuestas bancarias a los reclamos, debidamente procesadas.

2. ALCANCE

Comprende las siguientes actividades:

2.1. Solicitud en Delegaciones, Receptorías y Sede de la Caja

2.2. Solicitud en el Banco Credicoop u otras entidades bancarias y en Pago Directo 2.3. Stop debit

2.4. Reversión

3. DEFINICIONES

La recaudación a través de Pago Directo supone el débito de la obligación a pagar -de la cuenta bancaria del afiliado- la acreditación en las cuenta recaudadoras de la Caja y aplicación de los pagos en las cuentas de aportes, planes o préstamos de los Afiliados, según corresponda

4. RESPONSABILIDADES

Responsable del proceso de recaudación mediante Pago Directo

5. DESARROLLO

Los objetivos definidos para este procedimiento son:

1.-Todas las solicitudes ingresadas entre el 1° día del mes y el anteúltimo (o hábil anterior si éste no lo fuera), de cada mes, deben ser procedas en tiempo y forma de manera tal que el débito automático comience a correr a partir del vencimiento que opera en el mes siguiente. Para las solicitudes ingresadas el último día del mes el débito deberá correr a partir del vencimiento de la obligación del mes subsiguiente.

2.- Los importes recaudados deben ser acreditados en la cuenta de la Caja dentro de las 48 hs. hábiles de realizados los débitos de las cuentas adheridas.

3.- Los importes acreditados en la cuenta de la Caja deben ser aplicados en las cuentas de los afiliados (cuenta de aportes, plan de financiación o préstamo, según corresponda) dentro de las 24 hs. de realizada tal acreditación.

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Descripción:

El profesional puede solicitar la adhesión a Pago Directo en los siguientes lugares habilitados: 1. En las Delegaciones o Receptorías del C.P.C.E.P.B.A.

2. En la Sede de la Caja – Sector Atención al Afiliado. 3. En el Banco Credicoop u otras entidades bancarias 4. En Pago Directo

Para cada uno de estos puntos se describe un procedimiento a seguir: 5.1. Solicitud en Delegaciones, Receptorías y Sede de la Caja

1. Completar formulario de adhesión: la solicitud se instrumenta a través de un formulario de adhesión, para lo cual el afiliado deberá completar los siguientes datos:

- Datos personales

- Datos de la Cuenta bancaria

- Conceptos a Debitar

- Firma de los titulares de la cuenta

2. Remitir la solicitud a la Gerencia de Delegaciones de la Caja: El personal de atención al público de las Delegaciones, Receptorías y Caja, deben darle ingreso a la solicitud y remitirla a la Gerencia de Delegaciones de la Caja.

3. Tratamiento de la solicitud en la Gerencia de Delegaciones: Si la solicitud de adhesión es para el débito de conceptos del Consejo Profesional, deberá remitirse la solicitud a dicha institución; si la solicitud es para el débito de conceptos de Caja y Consejo, deberá remitirse una copia de tal formulario al Consejo y el original será archivado en la Gerencia de Delegaciones. En ambos casos quedará constancia de la recepción del Consejo -con sello de mesa de entrada- de los mencionados formularios en un cuaderno donde se detalla el Nombre y Apellido del Afiliado y el concepto que solicita que se le debite. Luego proceder de acuerdo al siguiente detalle:

3.1. Los días 20 de cada mes se informa al Banco Credicoop mediante e-mail las solicitudes ingresadas detallando la siguiente información:

- datos personales

- datos de la cuenta bancaria

3.2. El Banco Credicoop envía dicha información a Pago Directo, quién luego de su análisis le emite una respuesta favorable o no respecto a cada solicitud.

3.3. El Banco Credicoop comunica mediante e-mail a la Gerencia de Delegaciones lo resuelto por Pago Directo, es decir aceptar o rechazar las solicitudes:

-la aceptación de solicitudes implica el inicio de la prestación del servicio de Pago Directo.

-el rechazo de solicitudes producido por errores en la información suministrada, implica la corrección de dicho error; en este caso el empleado de la Gerencia de Delegaciones afectado a esta actividad debe corregir la información (generalmente se trata de errores en la clave bancaria única) y remitirla nuevamente al Banco Credicoop aguardando la aceptación derivada de Pago Directo.

4. Alta de débitos: Para ingresar el alta del débito deben cumplirse los siguientes pasos:

4.1. Ingresar en la opción “Débito Directo” del sistema de Rendiciones y seleccionar “Débito Directo Banco Credicoop / Actualizaciones de adhesiones

4.2. Seleccionar “Nueva” e ingresar la información que se detalla: - Completar: n° de legajo, CBU y Moneda

- Seleccionar los conceptos a debitar (aporte mínimo, cuota plan de financiación de aportes, cuota préstamo y cuota Fondo solidario por fallecimiento).

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en los casos de Delegaciones, Receptorías y Caja deberá seleccionarse “Empresa”).

- Ingresar fecha de solicitud (es la fecha de entrada de la solicitud en la Caja).

- Ingresar fecha de notificación (es la fecha con que se notifica al profesional el alta del débito, a través de una nota).

- Ingresar Fecha envío CBU (es la fecha de envío del e-mail al Banco Credicoop conforme lo explicado en el punto 3.1.)

- Ingresar Fecha respuesta CBU (es la fecha de envío de respuesta bancaria mediante e-mail de acuerdo a lo detallado en 3.3.)

- Aceptar: luego de ingresar todos los datos solicitados, presionar “Aceptar” y el sistema mostrará en pantalla la siguiente leyenda: “Se ha garbado el débito N°....”, Aceptar.

4.3. Luego de la grabación del alta se observará en una pantalla denominada “Débito Directo” un detalle ordenado por N° de legajo con la siguiente información: N° de legajo, Apellido y nombre, CBU, Moneda, C (correcto), Fecha envío CBU. En dicho listado se informan todas las altas (las recientemente cargadas y las cargadas con anterioridad).

4.4. Repetir el punto 4.2. para cada solicitud.

5. Modificación del alta y Borrar adhesión: esta dos opciones se encuentran en la pantalla “Débito Directo” a la que se hace referencia en el punto anterior. Para su utilización primero debe seleccionarse el alta ya grabado que aparecerá en el listado conforme a lo establecido en 4.3. :

Modificar: al presionar dicha opción se podrán modificar los datos del alta grabados, por ejemplo, CBU, servicio seleccionado, etc. Asimismo dicha opción permite cargar la fecha de baja del servicio consignando “Baja desde” y “Baja hasta” (siempre y cuando se cancele el servicio por un período determinado).

Borrar adhesión: al presionar dicha opción se borrará la adhesión al débito y por lo tanto se cancelará el servicio.

6. Notificación del alta a los afiliados: se debe notificar mediante nota simple (G.D.A.) a cada afiliado dado de alta en el mes, su incorporación y el comienzo de la prestación del servicio. 7. Generación del débito para enviar al Banco: una vez cargadas las altas del mes, se debe

generar el archivo para enviar al Banco con la finalidad de que se realicen los débitos correspondientes. Esta información debe ser remitida al Banco con una antelación de 6 días hábiles con respecto a la fecha de vencimiento del concepto a debitar. Para cumplir con esta tarea se deben seguir los pasos detallados a continuación:

7.1. Ingresar en “Débito Directo” del sistema de Rendiciones y seleccionar “Débito Directo Banco Credicoop / Débitos del mes”: el sistema mostrará en pantalla el mes a generar y el vencimiento.

7.2. Aceptar: al aceptar la operación el sistema mostrará la siguiente leyenda: “Se ha completado la operación de generación de cuotas del mes”. Aceptar.

7.3. Generación de débito directo del mes: cumplido el paso anterior se verá en pantalla un detalle denominado “Generación de débito directo del mes” en dónde aparece el nuevo débito con la siguiente información: Mes, año, N° de débito, Fecha de generación, cantidad e importe total. La cantidad indica el total de débitos y el importe total indica el total del débito en $.

7.4. Consultar el débito: en la pantalla anterior se debe seleccionar el débito correspondiente y presionar la opción “Consultar”. El sistema mostrará un listado denominado “Débito Directo cuotas” en el cual se detalla cada débito en particular con la siguiente información: Legajo, Apellido y nombre, CBU, Servicio (3: aporte mínimo, 66: plan de financiación de aportes mínimos, 21: préstamo, 5: fondo solidario por fallecimiento), vencimiento, Informe (aquí se informa la fecha de generación), Importe, mes/cuota y año. La cantidad de débitos y la sumatoria de los importes de cada débito particular deben

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coincidir con los conceptos “Cantidad” e “Importe total” informados en el detalle descripto en 7.3.

7.5. Imprimir el detalle descripto en 7.4. para archivo físico. El título de este documento es “Pago Directo Banco Credicoop – Débitos del mes”

8. Envío del débito al Banco: a los efectos de enviar por e-mail al Banco como archivo adjunto el informe generado conforme 7.4., se deben realizar las siguientes adecuaciones:

8.1 Volver a la pantalla “Generación de débito directo del mes”, seleccionar el débito correspondiente y presionar la opción “Enviar al Banco”; el sistema mostrará la siguiente leyenda: “generación de disquete exitosa”, Aceptar.

8.2 El archivo generado se encontrará guardado en la Unidad C y su nombre será igual a la fecha de generación antecedida por la sigla “DD”. A modo de ejemplo, si el archivo se generó el día 25 de septiembre de 2004, se denominará:”DD250904”.

8.3 Seleccionar el archivo y guardarlo en la Unidad A con el siguiente nombre: “MAIN 715”. 8.4 Encriptar el archivo:

8.4.1 ingresar en el acceso directo “Encriptador para débito” 8.4.2 seleccionar “Encriptar”

8.4.3 el sistema mostrará un cuadro denominado “Encripción de archivos para la empresas” que en su lado izquierdo “Origen” mostrará el archivo guardado en la Unidad A conforme a 8.3.; deberá presionarse la flecha direccionada hacia la derecha para que el archivo se ubique en el lado derecho “Destino”

8.4.4 luego de cumplido el paso anterior presionar la opción “Encriptar”; el sistema mostrará la siguiente leyenda.” Se ha encriptado un archivo con éxito”, Aceptar.

Una vez cumplidos los pasos 8.1. a 8.4. se debe enviar e-mail al Banco Credicoop con el archivo adjunto, dónde constan los débitos que deberán realizarse en esta oportunidad. 9. Respuesta bancaria: dentro de las 48 hs. hábiles posteriores a la fecha de vencimiento del

concepto a debitar, el Banco debe emitir una respuesta mediante e-mail informado los débitos realizados. Esta respuesta se materializa a través del envío del archivo adjunto denominado “MAPF715”. Para proceder a su lectura se debe proceder de la siguiente manera:

9.1. Seleccionar el archivo y guardarlo en la Unidad A 9.2. ingresar en el acceso directo “Encriptador para débito” 9.3. seleccionar “Desencriptar”

9.4. presionar la flecha direccionada hacia la derecha para que el archivo ubicado en “Origen” sea trasladado hacia la derecha “Destino”

9.5. luego de cumplido el paso anterior presionar la opción “Desencriptar”; el sistema mostrará la siguiente leyenda: ”Se ha desencriptado un archivo con éxito”, Aceptar.

10. Generación de Orden y Lote:

10.1 ingresar en “Débito Directo” del sistema de Rendiciones y seleccionar “Débito Directo Banco Credicoop / Recepcionar débitos del mes”.

10.2 Seleccionar y Abrir el archivo denominado “MAPF 715”

10.3 Presionar la opción “Procesar”; el sistema mostrará en pantalla la siguiente leyenda:” Se va a generar un lote y un orden ¿está de acuerdo? SI/NO “, seleccionar SI y Aceptar. 10.4 Luego el sistema informará los números de Orden y Lote generados para el total del

débito directo del mes.

11. Análisis de la respuesta bancaria: para analizar los débitos realizados por el Banco por el mes en cuestión se debe:

11.1 ingresar en “Débito Directo” del sistema de Rendiciones y seleccionar “Débito Directo Banco Credicoop / Débitos del mes.

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11.2 seleccionar el débito y presionar la opción “Consultar”.

11.3 Aparecerá en pantalla el mismo detalle descripto en 7.5. pero incluyendo la información suministrada por el Banco luego de la realización de los débitos. Esta información se verá en la columna llamada “Retorno” en la que para cada débito en particular el Banco completará si se realizó o no, de la siguiente manera:

- “Aceptado” (quiere decir que se realizó el débito solicitado)

- “Falta de fondos” (quiere decir que el débito no se realizó por falta de fondos en la cuenta bancaria del afiliado)

- “Cuenta inexistente”

11.4 Para los casos de rechazo corresponde informar tal situación al afiliado. 11.5 Imprimir el documento para archivo físico.

12. Rendición del importe recaudado: mensualmente el Banco Credicoop envía detalle denominado “Liquidación de recibos cobrados el dd/mm/aa”, informando:

- Total recaudado

- Comisiones cobradas

- IVA

- Total neto

El total neto es el importe acreditado en la cuenta que la Caja posee en el Banco Credicoop al cual le corresponderán los números de Orden y Lote generados de acuerdo a lo descripto en el punto 10.

13. Aplicación de los pagos a las cuentas de los afiliados: se debe operar conforme se detalla a continuación:

13.1. Ingresar en “Boletas de pago / Grabo-verificación” del sistema de Rendiciones

13.2. Ingresar el N° de lote generado conforme 10.4: el sistema comienza a procesar verificando que el importe acreditado por el Banco coincida con el total de débitos del período en cuestión.

13.3. Una vez culminado el paso anterior el sistema mostrará la siguiente leyenda: “El lote N° .... ha conciliado”; presionar Aceptar.

13.4. El estado del lote pasará de “Grabado” a “Concilia con boletas y aplicado”, con lo cual los pagos quedarán aplicados en las cuentas de los afiliados.

13.5. Si por alguna inconsistencia el lote no pudiera conciliarse ni aplicarse el sistema seleccionará el débito que produce tal inconsistencia, con lo cual el usuario deberá posicionarse en el detalle de tal pago, presionar “Modificar” y modificar lo que corresponda para que pueda continuarse con el proceso.

5.2. Solicitud en el Banco Credicoop u otras entidades bancarias y en Pago Directo

Cuando el afiliado realiza la solicitud de adhesión en Banco (Credicoop u otros) o Pago Directo informan mediante e-mail a la Gerencia de Delegaciones la nueva adhesión (el e-mail es enviado por Banco Credicoop o Pago Directo según corresponda). En este caso se debe proceder conforme se detalla:

1. Recepcionar el e-mail informando la nueva adhesión.

2. Solicitar mediante e-mail el envío de una copia del formulario de adhesión debidamente firmado por el profesional.

3. Una vez recibido el formulario proceder conforme a los pasos 4. a 13. del apartado “Solicitud en Delegaciones, Receptorías y Sede de la Caja”.

5.3. Stop Debit

El Stop Debit es una modalidad a través de la cual se le da la posibilidad al solicitante de cancelar un débito en particular siempre que esta instrucción sea ordenada con 48 hs. hábiles de anticipación a la fecha del efectivo vencimiento. Las condiciones para que el afiliado efectúe dicho pedido se encuentran en el apartado f) del formulario de adhesión.

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Cuando el Stop Debit se instrumente a pedido del afiliado pero a través de la Caja, deberán cumplirse los siguientes pasos:

1. Solicitar al afiliado que envíe por e-mail la solicitud de cancelación del débito a la dirección del responsable de gestionar los débitos en la Caja.

2. El responsable de administrar los débitos en la Caja reenviará dicho e-mail al responsable del Banco Credicoop y confirmará la recepción de dicho e-mail telefónicamente.

3. La Caja solo interfiere como intermediario entre el afiliado y el Banco. 5.4. Reversión

La Reversión es una modalidad a través de la cual el adherente puede solicitar que se revierta un débito ya efectuado. La condiciones para que el afiliado efectúe dicho pedido se encuentran en el apartado j) del formulario de adhesión.

Para que se efectivice la reversión solicitada deberá mediar autorización de la Caja, de modo que, por el contrario, el débito cuestionado no será revertido. Tal autorización será remitida por e-mail al Banco Credicoop. 6. REGISTROS Código Registro Estado de Revisión

Responsable Lugar Lapso mínimo F-PE-02-05-01 Formulario de adhesión 00 Responsable del Proceso Bibliorato: “Pago Directo”. Permanente F-PE-02-05-02 e-mail al Banco Credicoop solicitando confirmación de CBU para altas al Débito

Directo

00 Responsable

del Proceso Outlook Permanente F-PE-02-05-03

e-mail del Banco Credicoop, con respuesta de las consultas las CBU para

altas al Débito Directo

00 Responsable

del Proceso Outlook Permanente F-PE-02-05-04

Detalle de, formularios y copias de formularios, enviados

al Consejo

00 Responsable

del Proceso Cuaderno F-PE-02-05-05 Nota informando el alta

al afiliado (nota GDA) 00

Responsable del Proceso Bibliorato “Pago Directo” Permanente F-PE-02-05-06 Solicitud al Banco de los débitos del mes

(e-mail con archivo adjunto MAIN 715) 00 Responsable del Proceso Outlook Bibliorato “Pago Directo” (se archiva la copia del documento MAIN715 cuyo título es “Pago Directo Banco Credicoop – Débitos del mes”

Permanente F-PE-02-05-07

Respuesta bancaria de los débitos realizados

(e –mail con archivo adjunto MAPF 715) 00 Responsable del Proceso Outlook Bibliorato “Pago Directo” (se archiva la copia del documento MAPF715 cuyo título es “Pago Permanente

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Directo Banco Credicoop – Débitos del mes” F-PE-02-05-08

Listado con el detalle de los débitos aceptados y rechazados 00 Responsable del Proceso Bibliorato Débitos

del mes Permanente F-PE-02-05-09

Rendición del importe recaudado por el Banco Credicoop 00 Responsable del Proceso Bibliorato “Pago Directo” Permanente F-PE-02-05-10

e-mail del Banco Credicoop o de Pago

directo informando Adhesiones

00 Responsable

del Proceso Outlook Permanente F-PE-02-05-11

e-mail al Banco credicoop o a Pago

Directo solicitando copia del Formulario de

adhesión

00 Responsable

del Proceso Outlook Permanente F-PE-02-05-12

e-mail del Afiliado solicitando el Stop

Debit

00 Responsable

del Proceso Outlook Permanente F-PE-02-05-13

e-mail enviado al Banco Credicoop solicitando el Sto. Debit

00 Responsable

del Proceso Outlook Permanente F-PE-02-05-14

e-mail al Banco credicoop autorizando

la reversión

00 Responsable

del Proceso Outlook Permanente F-PE-02-05-15 Tabla de Indicadores 00 Responsable

del proceso F/Usuarios/Comun /Calidad Gcia.Deleg./Tabla Indicadores Permanente 7. DOCUMENTOS RELACIONADOS No Aplica.- 8. ANEXOS No Aplica.- 9. MODIFICACIONES Fecha Modificaciones No Aplica.- Revisado por: Fecha: 31/01/07 Aprobado por: Fecha: 31/01/07