GUIA 15
Conformar equipos de trabajo
TABLA DE CONTENIDO
Introducción
Características de un grupo de trabajo
La comunicación en el grupo de trabajo Funcionamiento del grupo de trabajo
Estrategias de comunicación en el equipo
Las empresas encargadas de las operaciones logísticas se caracterizan por coordinar, de manera sistemática y estratégica, los procesos y cedimientos relacionados con los subsistemas de almacenamiento, pro-ducción y distribución.
Uno de los puntos clave para el logro de esta coordinación es el trabajo en equipo que gestiona cada miembro en y desde el área relacionada con la organización o la red logística.
La conformación de equipos de trabajo favorece el desarrollo humano integral y la productividad en cada empresa. De ahí que, para el esta-blecimiento de equipos de trabajo, se requiera emplear parámetros de conformación que empoderen a sus miembros y respondan a las necesi-dades de la organización.
Un equipo de trabajo se basa en el interés individual de desarrollar aptitudes y habilidades a partir del quehacer conjunto con quienes realizan actividades relacionadas y buscan al-canzar el mismo objetivo.
Según Adler y Marquardt (2005, p. 247), caracterizar un grupo de trabajo permite que todos sus miembros laboren eficazmente. El propósito es encontrar intereses personales comu-nes que permitan alcanzar metas, tanto individuales como grupales, a través de la interac-ción de sus integrantes.
Estos autores indican también que, para caracterizar un equipo de trabajo, se deben tener en cuenta aspectos tales como: tamaño, interacción, metas y objetivos en común e interdepen-dencia. Estos elementos definen el éxito en el logro de metas individuales y organizacionales.
Características de un grupo de trabajo
Al conformar un equipo de trabajo es necesario conocer las aptitudes de cada integrante, de manera que se constituya un equipo interdisciplinario que se retroalimente mutuamente. Así, las ideas serán propositivas y podrán ser analizadas desde diferentes puntos de vista. El establecimiento de grupos impares de 3, 5 o 7 personas equilibra las opiniones e ideas al momento de tomar decisiones. La figura 1 resume lo expuesto:
Una adecuada interacción entre los integrantes del equipo hace posible que cada uno de ellos exprese, de manera espontánea, sus propias ideas y pensamientos con respecto a los temas objeto de discusión del equipo. Esto, a su vez, posibilita:
Relaciones personales en donde cada uno de los miem-bros respeta, y acepta o rechaza, las ideas de los demás, de manera asertiva.
Aptitudes y número de integrantes
La interacción entre integrantes
Al existir una interacción asertiva entre los miembros del grupo, se establecen canales de comunicación efectivos que les permiten alcanzar los objetivos propuestos.
La meta en común es el objetivo que motiva a desarrollar actividades que favorezcan al gru-po, teniendo en cuenta los propósitos individuales en y a favor de la compañía. Para lograr una meta común se requiere:
Adler y Marquardt (2005), consideran la interdependencia como la actitud de cooperar con los otros para alcanzar triunfos que favorezcan tanto a los demás como a sí mismo. Al coo-perar con los otros se crean lazos de ayuda recíprocos que no propenden por un ganador en solitario, sino por la satisfacción colectiva que resulta del trabajo realizado.
Durante los procesos de interacción entre los miembros del equipo, cada uno demuestra y expresa sus habilidades según su área de conocimiento, de manera que, a través de la libre expresión y el consenso de opiniones, las cualidades individuales se ponen al servicio del equipo. En últimas, la estrategia de trabajo es lograr una integración multidisciplinar que
La meta en común
La exaltación de aptitudes personales transmite la confianza individual de realizar activida-des independientes sin supeditarse a la aprobación total de los miembros del equipo. Este clima de seguridad favorece el crecimiento de la interdependencia en la autorreali-zación de habilidades puestas para el logro de objetivos del equipo cuando alguna de las partes presenta dificultades. Por ende, la interdependencia es la toma de consciencia de lo que hay que hacer para cumplir un objetivo, sin ser presionado por los demás miembros del equipo. Así, cada uno es capaz de reflexionar sobre sus propias acciones y llevarlas a cabo.
Los miembros del equipo establecen re-glas internas para favorecer el desempe-ño individual en el logro de los objetivos. Estas reglas surgen de las necesidades, compromisos y control de tareas asig-nadas para las metas establecidas. La creación de reglas implica varios benefi-cios, los cuales se señalan en la figura 2. Para el establecimiento de reglas y fun-ciones grupales se requiere de la partici-pación y consenso de todos los miem-bros, quienes determinan y deciden acatar las reglas para el desarrollo del trabajo en equipo.
Figura 2. Beneficios del establecimiento de reglas
Funcionamiento del equipo de trabajo
Al establecer reglas internas, la persona es consciente de las responsabilidades y com-promisos adquiridos para la entrega de las actividades asignadas, de manera oportuna y acorde con los parámetros establecidos.
DuranteEl incumplimiento de las reglas internas conlleva a conflictos personales que desfa-vorecen el clima grupal y, por ende, el logro de los objetivos. Además, esto puede desalen-tar el trabajo en conjunto y proyecdesalen-tar una mala imagen, tanto personal como grupal. El establecimiento de relaciones interpersonales y el conocimiento de funciones y asigna-ción de tareas permiten que un grupo de personas se conviertan en un equipo de trabajo. Según Adler y Marquardt (2005), los equipos se comprometen a servir y trabajar por la ac-tividad emprendida. Este reconocimiento individual exalta la confianza y autovaloración de lograr los objetivos mancomunados en el desarrollo de los acuerdos establecidos.
Así, a partir de la identificación de fortalezas individuales, surgen líderes capaces de asu-mir el direccionamiento del equipo, para lo cual tienen en cuenta el rol de sus pares como complemento a su trabajo y retroalimentan la labor de sus compañeros sin buscar el triunfo personal. Un equipo de trabajo implica, entonces, la integración de saberes y habilidades en la perspectiva de “uno para todos”.
Adler & Marquardt (2005) sugieren que un líder debe poseer las características expuestas en la figura 3.
Cuando cada uno de los miembros se reconoce a sí mismo, es capaz de actuar de acuerdo con los requerimientos del equipo, de manera que se logre equidad y compromiso para el Al conformar equipos de trabajo, cada persona refleja
su personalidad y muestra su compromiso y lideraz-go para el logro de objetivos comunes. Esto permite desplegar acciones individuales favorables y efectivas. Además, a través de la interrelación personal, los indi-viduos logran comunicarse asertivamente, y exaltar las fortalezas individuales y grupales que estimulen el apo-yo entre los miembros del equipo.
La comunicación en el equipo de trabajo
Al interior de cada equipo se establecen mecanismos de comunicación que convocan a cada uno de los miembros a la toma de decisiones para el desarrollo de las actividades estipuladas.
Sin embargo, la comunicación dentro del equipo está expuesta a ruptu-ras, ya sea por la mala transmisión de los mensajes o por interpretacio-nes inadecuadas. Esto puede conducir a inconvenientes de comunica-ción y afectar la relacomunica-ción entre los participantes.
De acuerdo con Adler y Marquardt (2005, p. 263), para superar la ruptura en la comunicación es necesario analizar las causas de las dificultades y establecer posibles soluciones. Así, tanto el emisor como el receptor de-ben ser conscientes de que los mensajes pueden distorsionarse por una interpretación inadecuada o por el desconocimiento que se tenga sobre el tema objeto de discusión. A continuación, se presentan las recomen-daciones a tener en cuenta para evitar esta situación:
Identificar el lenguaje no verbal
Ser sincero al expresar las ideas
Escuchar detenidamente
Aclarar ideas de difícil comprensión para el interlocutor
Usar expresiones de aclaración tales como: ¿Usted se refiere
a...? ¿Usted quiere decir...? ¿Usted ha considerado...? ¿Qué
tal si...? Aceptar
recomendaciones
El establecimiento de canales de comunicación y uso adecuado de ellos permitirá al equipo de trabajo exponer, discutir y resolver las situaciones que se presenten.
La comunicación en el equipo de trabajo
Los equipos de trabajo han cambiado los canales de comunicación directos por el uso de medios tecnológicos. El uso de la Internet y medios de comunicación como Skype, Twitter, WhatsApp permiten una comunicación inmediata favoreciendo los tiempos en la ejecución y resolución de actividades, además de que posibilitan que los interlocutores se acerquen sin importar su ubicación espacial.
Es así como se han establecido normas de comunicación construidas por las comunidades de usuarios de Internet para llegar a acuerdos comunes sin afectar al interlocutor y su men-saje. Algunas de los aspectos a tener en cuenta son las siguientes:
• Los participantes de una conversación son seres humanos que buscan comunicarse
• Las ideas se deben expresar bajo el principio del respeto
• Los mensajes deben ser claros y concisos
• Al escribir, se debe hacer uso de las normas gramaticales y de puntuación
• El tiempo de los demás debe valorarse
Comunicarse mediante las TIC brinda posibilidades de información inmediata. Sin embar-go, las fallas en su uso pueden acarrear inconvenientes de distorsión informativa.
Conclusión
Los equipos de trabajo son herramientas fundamentales para que la or-ganización se pueda desenvolver en el campo laboral de manera eficien-te y competitiva. Al existir un ambieneficien-te laboral favorable, los empleados podrán cumplir sus metas y expectativas personales poniéndolas al ser-vicio de los demás.
El empleador debe buscar los mecanismos pertinentes para conformar equipos de trabajo que se interrelacionen, comuniquen y logren el cum-plimiento de las actividades propuestas. De ahí que los empresarios bus-quen apoyo profesional en la implementación y capacitación de los em-pleados para desarrollar sus habilidades comunicativas y sus relaciones interpersonales, y así favorecer las metas y objetivos definidos para el desarrollo de la cadena logística.
Fuentes
• Adler, R. & Marquardt, J. (2005). Trabajo en equipo. En Comunicación organizacional. Principios y prácticas para negocios y profesiones. México: McGraw-Hill.
• De Sánchez, M. (1993). Desarrollo de habilidades del pensamiento. Procesos directivos, ejecutivos y de adquisición de conocimiento. México: Trillas.
• Maddux, R. (1992). Cómo conformar equipos de trabajo. Técnicas comprobadas para incrementar la productividad. México: Grupo Editorial Iberoamérica.
• Santos, J. (30 de enero de 2011). 21 Frases para inspirar el trabajo en equipo. Tomado de http://ciclog.blogspot.com/2011/01/21-frases-para-inspirar-el-trabajo-en.html