SISTEMA DE PROSPECTIVA, VIGILANCIA E
INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL DEL SENA-PREVIOS
INSTRUCTIVO DE APOYO PARA LA ACTUALIZACIÓN
DE PROGRAMAS DE FORMACIÓN DEL SENA
Versión 3.0 Julio de 2017
Tabla de Contenido
Introducción ... 4
1. Objetivo ... 5
2. Alcance ... 5
3. Responsables ... 5
4. Modelo sugerido para el instructivo de apoyo del diseño y actualización de los programas de formación en el SENA. ... 6
4.1. Realizar un ejercicio de prospectiva ocupacional. ... 7
4.2. Taller con actores (expertos y empresarios) sobre las ocupaciones halladas en el ejercicio ocupacional. ... 10
4.3. Toma de decisiones con base en la información obtenida en los pasos anteriores . 14 4.4. Realizar un estudio de demanda de los programas de formación con mayor probabilidad de ser creados o transformados ... 17
Bibliografía ... 19
Índice Ilustraciones Ilustración 1. Modelo prospectiva ocupacional ... 8
Ilustración 2. Metodología para taller con actores (expertos y empresarios) ... 10
Introducción
El estudio de las necesidades de los territorios, la anticipación de sus necesidades futuras tanto de habilidades como de competencias para mejorar la competitividad de las regiones e impulsar el desarrollo del país, se está convirtiendo de la mayor importancia para los tomadores de decisiones. En este sentido la relevancia de ofrecer programas de formación adecuados y pertinentes a la realidad y tendencias mundiales y nacionales es un elemento favorable para el SENA como institución pública que ofrece formación gratuita a millones de colombianos que se benefician con programas técnicos, tecnológicos y complementarios que enfocados en el desarrollo económico, tecnológico y social del país, entran a engrosar las actividades productivas de las empresas y de la industria, para obtener mejor competitividad y producción con los mercados globalizados. (SENA 2017)
Además, es indispensable conocer y entender con profundidad los comportamientos y tendencias nacionales y mundiales, la estructura ocupacional de la región, identificar los problemas de capacitación y formación y su articulación con el empleo; y lograr identificar los programas de formación más relevantes para el futuro desarrollo de la región.
Para este propósito, en el marco del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA, se propone a partir de un estudio inicial de prospectiva ocupacional presentar una metodología que permita apoyar las decisiones de la Dirección de Formación del SENA a partir de los programas de formación que tienen mayor probabilidad de ser creados, transformados o eliminados de su oferta académica.
1. Objetivo
Disponer de información calificada y priorizada con base en estudios de Prospectiva y Vigilancia, que le permita al grupo de redes de gestión del conocimiento y al grupo de diseño curricular de la Dirección de formación del SENA tomar la decisión de crear, actualizar o eliminar programas de formación.
2. Alcance
Este instructivo permitirá priorizar las ocupaciones más pertinentes de acuerdo a las necesidades, vocación productiva de la región, la capacidad instalada en el centro y a la demanda social del programa, de tal manera que sea un insumo para orientar la toma de decisiones sobre la creación, transformación y eliminación de programas de formación.
Este instructivo está dirigido a todos los interesados en el SENA en realizar ajustes en su oferta académica. El uso del instructivo se empleará en la medida que los interesados consideren pertinente obtener información más especializada que incida en la creación, actualización o eliminación de programas de formación.
3. Responsables
La Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo será la que coordinará/orientará este ejercicio desde la Dirección general del SENA.
Realizar un ejercicio de prospectiva ocupacional para anticipar la nueva oferta educativa basada en las ocupaciones del país.
Desarrollar un taller con actores (expertos y empresarios) sobre el tema para corroborar la información existente y priorizar las necesidades de formación que plantean las organizaciones.
Tomar decisiones con base en la información obtenida. Decidir cuáles ocupaciones se proponen eliminar, modificar o crear aplicando el método IGO.
Elaborar un estudio de demanda de los programas de formación que se proponen crear o transformar.
4. Modelo sugerido para el instructivo de apoyo del diseño y actualización de los programas de formación
en el SENA.
A continuación se presentan los cuatro (4) pasos que permiten apoyar a los tomadores de decisión de la Dirección de Formación, que requieran crear, transformar o eliminar programas de formación:
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Universidad del Valle, 2017.
Estructura
Instructivo de
apoyo para la
actualización de
programas de
formación en el
SENA
Desarrollo del instructivo de apoyo para el diseño y actualización de los programas de formación en el SENA.
A continuación se describen los cuatro (4) pasos que permiten apoyar a los tomadores de decisión de la Dirección de Formación, que requieran crear, transformar o eliminar programas de formación:
4.1. Realizar un ejercicio de prospectiva ocupacional, el cual busca anticipar la nueva oferta educativa basada en las ocupaciones del país, identificando aquella oferta educativa pertinente de crear, transformar o eliminar de sus servicios. Es importante tener en cuenta que si se ha realizado un ejercicio de prospectiva ocupacional recientemente, no es necesario repetirlo.
Es pertinente aclarar que la aplicación de este instructivo se inicia contando con los resultados de la prospectiva ocupacional ya que sus resultados se relacionan en mayor medida con el objetivo de este instrumento, sin embargo se recomienda conocer los ejercicios de prospectiva territorial, sectorial y tecnológica, si se han realizado en el territorio o en el sector, que puedan brindar información útil en relación con el tema que se abordará en este instructivo.
Para realizar la prospectiva ocupacional, usted deberá remitirse al documento de métodos
y herramientas de Prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional, realizado para el Sistema de Prospectiva vigilancia e Inteligencia organizacional –PREVIOS.
En el siguiente modelo de prospectiva ocupacional se muestra gráficamente las tres (3) fases que lo componen y los pasos y métodos que se aplican. Para ver en detalle este
Ilustración 1. Diseño metodológico para un proyecto de prospectiva ocupacional en el marco del sistema PREVIOS
Fuente: Instituto de prospectiva, innovación y gestión del conocimiento. 2017.
Con este ejercicio se espera obtener:
• Tendencias de la nueva oferta educativa para las regionales del SENA, basada en las ocupaciones del país.
• Recursos y capacidades que contribuirán a generar el cambio de la oferta ocupacional.
• Alternativas de futuro para el SENA en relación con su oferta educativa de acuerdo a la tendencia de las ocupaciones en el país.
Para una mayor comprensión se presenta un ejemplo sobre el aprovechamiento de la energía mareomotriz en el horizonte 2025 realizado para el SENA en el año 2010, en el cual se obtienen 15 ocupaciones potenciales que podrían ser guía para los programas de formación que la Institución podría ofrecer, de acuerdo a su pertinencia en el país:
Tabla 1. Ocupaciones potenciales en Energía mareomotriz
No Variables Clave
1 Operadores de Plantas de Potencia
2 Distribuidores y despachadores de potencia 3 Gerente de Producción de Hidroeléctrica
4 Motores eléctricos, herramientas de potencia y oficios relacionados 5 Equipo de potencia de exteriores y otras herramientas mecánicas
pequeñas
6 Operador, central de energía eléctrica mareomotriz
7 Operador, control – distribución energía eléctrica mareomotriz 8 Operador, planta de energía eléctrica mareomotriz
9 Operador, sistemas de energía eléctrica mareomotriz
10 Operador, plantas de generación y distribución de energía mareomotriz 11 Operador de instalación, producción – energía eléctrica mareomotriz 12 Operador, estación – generación energía eléctrica mareomotriz 13 Operador, subestación – energía eléctrica mareomotriz 14 Operador, turbina – central eléctrica mareomotriz
15 Operador, turbina – producción energía eléctrica mareomotriz
Fuente: SENA y Universidad del Valle. 2010. Ejemplo el aprovechamiento de la energía mareomotriz en el
horizonte 2025.
Con base en los resultados obtenidos en la prospectiva ocupacional, en este caso las ocupaciones potenciales en Energía mareomotriz, presentadas en la tabla 1, se inicia un proceso de priorización con los expertos y empresarios como se detalla a continuación:
4.2. Taller con actores (expertos y empresarios) sobre las ocupaciones halladas en el ejercicio ocupacional, para comparar la información existente y priorizar las necesidades de formación que plantean las organizaciones.
Teniendo en cuenta los resultados obtenidos en el ejercicio de prospectiva ocupacional que comprende vigilancia estratégica, análisis de brechas, panel de expertos, identificación de tendencias en el tema, formulación de escenarios, identificación del escenario apuesta, elementos clave para la toma de decisiones, factores críticos de vigilancia y recomendaciones con base en las ocupaciones, se realiza un taller con actores (expertos y empresarios) con el fin de compartir esta información y dar inicio a la siguiente fase que se realizará con ellos para encontrar un número reducido y acertado de ocupaciones que oriente la oferta de posibles programas de formación, pertinente de ofrecer en el SENA de acuerdo a su opinión y experiencia; y determinar las habilidades y destrezas que requerirán los aprendices y sus instructores.
Para ello, se sugiere la siguiente metodología, para ver en detalle por favor remitirse al
documento de métodos y herramientas de Prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional, realizado para el Sistema de Prospectiva vigilancia e Inteligencia organizacional –PREVIOS.
Ilustración 2. Metodología para taller con actores (expertos y empresarios)
Para el desarrollo del taller se propone el siguiente formato:
DD MM AA
SENA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
CARACTERIZACIÓN REGIONAL
FORMULARIO DE CONSULTA SUBREGIONAL A ACTORES ESTRATÉGICOS Nombre del participante
Entidad que representa Cargo
Sector Privado Oficial Otro
Municipio Dirección
Teléfono E-mail
Conforme a su experiencia y conocimiento, por favor responda clara y brevemente: A: ¿HACIA DONDE VA NUESTRA REGIÓN?
1. ¿Cuál es (o cuáles son) la(s) principal(es) vocación (es) de desarrollo de la región? _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 2. ¿Cuál es (o cuáles son) la(s) principal(es) oportunidades de desarrollo de la región? _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 3. ¿Qué fortalezas identifica usted en la región? (en cuanto a Biodiversidad,
emprendimiento, capital humano, recursos, instituciones, expresiones culturales, liderazgo etc.)
_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________
4. ¿Cuáles son las principales amenazas u obstáculos que usted identifica en la región, que limitan su desarrollo dinámico e integral?
_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 5. ¿Cómo considera que se encuentra la región en cuanto a competitividad comparada con
el resto de las regiones del país? Explique.
_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 6. De acuerdo a su experiencia o a su percepción en el desarrollo de la región, cuáles son
los campos o áreas (Producción de Bienes y Servicios, desarrollo social e institucional, expresiones culturales, deportivas) que podrían potenciar la competitividad de la región en el mediano y largo plazo (5 y 10 años)?
_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________
B. EL ROL DEL SENA EN LA REGIÓN
1. ¿Qué papel considera usted que puede jugar el SENA y su Centro de Formación regional en el desarrollo local, específicamente en cuanto a actividades de:
Investigación:
_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Desarrollo de Ciencia, Tecnología e Innovación:
_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 2. ¿Qué debilidades identifica en este Centro de formación del SENA, que limitan su
capacidad de proyectarse en formas más relevante en el contexto regional?
_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________ . ¿Desea agregar algún comentario o sugerencia?
_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________
C. PERFILES Y CAPACIDADES DE TALENTO HUMANO
1. Identifique las ocupaciones que serían más pertinentes para potenciar el desarrollo de la región en el mediano y largo plazo (5 y 10 años).
_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 2. Identifique los programas de formación que deberían ser modernizados, en qué
aspectos propondría la transformación de estos programas?
_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 3. ¿Qué tipo de capacidades, conocimientos, destrezas y perfiles de formación considera
usted requieren las empresas, instituciones y organizaciones de la región, para fortalecer y afianzar su proceso de desarrollo, proyección y competitividad, de acuerdo a las ocupaciones identificadas en la pregunta anterior?
_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 4. ¿Qué instituciones educativas son líderes en la formación de las áreas que usted
identifica importantes para el desarrollo de la región?
_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________
GRACIAS
4.3. Toma de decisiones con base en la información obtenida en los pasos anteriores Con base en los resultados del taller de actores y en los resultados de la prospectiva ocupacional, la Dirección del Centro de Formación SENA debe tomar la decisión de seleccionar los posibles programas de formación que deben ser creados, modificados o eliminados. Para ello, la Dirección del Centro debe estudiar y analizar a profundidad toda la información que brinda el ejercicio de prospectiva ocupacional realizado inicialmente, incluyendo las tendencias ocupacionales, programas emergentes y programas que dan respuesta a las necesidades futuras y las nuevas tendencias en el mundo respecto a desarrollos tecnológicos en el tema.
Se sugiere que esta decisión sea tomada a través de la aplicación del método Importancia y Gobernabilidad (IGO), el cual permitirá al Centro de Formación SENA priorizar las variables en función del nivel de importancia que perciben los actores sobre las variables del sistema en consideración, así como el nivel de gobernabilidad / control que tienen los actores sobre ellas.
A continuación se presenta la estructura del método IGO, para ver en detalle la metodología por favor remitirse al documento de métodos y herramientas de Prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional, realizado para el Sistema de Prospectiva vigilancia e Inteligencia organizacional –PREVIOS.
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Universidad del Valle, 2017.
Fase II
Calificación de variables identificadas (importancia y gobernabilidad)
Categorización de las variables priorizadas (Creación, transformación y Eliminación,
Fase I
Clasificación de las variables más importantes para la identificación de programas de formación que se modificarán.
A continuación se presenta un ejemplo de la aplicación del método Importancia y Gobernabilidad-IGO- para encontrar las posibles ocupaciones más pertinentes que un Centro de formación SENA podría ofrecer.
Ejemplo de ocupaciones más pertinentes encontradas en el ejercicio de Prospectiva ocupacional
No Variables Clave
1 Operadores de Plantas de Potencia
2 Distribuidores y despachadores de potencia 3 Gerente de Producción de Hidroeléctrica
4 Motores eléctricos, herramientas de potencia y oficios relacionados 5 Equipo de potencia de exteriores y otras herramientas mecánicas
pequeñas
6 Operador, central de energía eléctrica mareomotriz
7 Operador, control – distribución energía eléctrica mareomotriz 8 Operador, planta de energía eléctrica mareomotriz
9 Operador, sistemas de energía eléctrica mareomotriz
10 Operador, plantas de generación y distribución de energía mareomotriz 11 Operador de instalación, producción – energía eléctrica mareomotriz 12 Operador, estación – generación energía eléctrica mareomotriz 13 Operador, subestación – energía eléctrica mareomotriz 14 Operador, turbina – central eléctrica mareomotriz
15 Operador, turbina – producción energía eléctrica mareomotriz
Fuente: SENA y Universidad del Valle. 2010. Ejemplo el aprovechamiento de la energía mareomotriz en el
horizonte 2025.
Posteriormente se deben plantear los criterios y nivel de gobernabilidad para realizar la calificación de las variables seleccionadas.
Criterios
Importancia Calificación
Factor que contribuye decisivamente a la Matriz Energética Nacional. 5 Factor que es complemento importante de la Matriz Energética Nacional 4 Factor que es complemento parcial de la Matriz energética nacional 3 Factor que es complemento no precisado de la Matriz Energética
Nacional 2
Factor que no influye en la Matriz Energética Nacional 1
Fuente: SENA y Universidad del Valle. 2010. Ejemplo el aprovechamiento de la energía mareomotriz en el
Nivel de Gobernabilidad
Nivel Gobernabilidad
5 Factor en la esfera de control del Sena
4 Factor propio del Sistema educativo publico-privado al nivel nacional
3 Factor bajo control del estado colombiano
2 Factor en la esfera Latinoamericana
1 Factor al nivel Mundial
Fuente: SENA y Universidad del Valle. 2010. Ejemplo el aprovechamiento de la energía mareomotriz en el
horizonte 2025.
Se calificación las variables de acuerdo a los criterios y nivel de gobernabilidad que se definen en el ejercicio.
No Variables Clave Importancia Gobernabilidad
1 Operadores de Plantas de Potencia 4 4
2 Distribuidores y despachadores de potencia 3 3
3 Gerente de Producción de Hidroeléctrica 4 2
4 Motores eléctricos, herramientas de potencia y oficios
relacionados 2 4
5 Equipo de potencia de exteriores y otras herramientas
mecánicas pequeñas 3 3
6 Operador, central de energía eléctrica mareomotriz 1 4 7 Operador, control – distribución energía eléctrica mareomotriz 3 3 8 Operador, planta de energía eléctrica mareomotriz 4 2 9 Operador, sistemas de energía eléctrica mareomotriz 2 1 10 Operador, plantas de generación y distribución de energía
mareomotriz 1 3
11 Operador de instalación, producción – energía eléctrica
mareomotriz 4 2
12 Operador, estación – generación energía eléctrica mareomotriz 2 3 13 Operador, subestación – energía eléctrica mareomotriz 3 4 14 Operador, turbina – central eléctrica mareomotriz 2 2 15 Operador, turbina – producción energía eléctrica mareomotriz 1 1 Fuente: Ejemplo adaptado del aprovechamiento de la energía mareomotriz en el horizonte 2025.
Plano Cartesiano
Posterior a la calificación de las variables por parte de los expertos y/o empresarios, se ubican las coordenadas en el plano cartesiano, teniendo en cuenta el nivel de Gobernabilidad (eje X) e Importancia (eje Y), como se presenta gráficamente a continuación:
Ilustración 3. Ocupaciones de acuerdo a la Importancia y Gobernabilidad
Fuente: Ejemplo adaptado del aprovechamiento de la energía mareomotriz en el horizonte 2025.
Una vez se ubican las variables en el plano cartesiano, es posible determinar cuáles son aquellas ocupaciones que presentan Alta importancia-Alta gobernabilidad, que corresponden a las variables estratégicas. Son las variables con las que se puede obtener el mayor impacto a corto plazo. Igualmente se identifican las variables con Baja importancia-baja gobernabilidad, que son aquellas con mayor posibilidad de ser eliminadas, en las que no se debe desaprovechar recursos.
Seguidamente se prosigue con el estudio de demanda para aquellos programas de formación con mayor probabilidad de ser creados o transformados.
4.4. Realizar un estudio de demanda de los programas de formación con mayor probabilidad de ser creados o transformados
Es muy importante, antes de poner en marcha un nuevo programa, realizar un estudio de mercado para comprender la situación y necesidades de la oferta y la demanda, de esta manera, los programas académicos que se ofrecerán tendrían mayor certeza y mayores probabilidades de éxito. Específicamente, es necesario indagar sobre la opinión de los jóvenes que representan la demanda potencial e investigar sobre la oferta real de las empresas relacionadas con esas ocupaciones.
Se sugiere buscar asesoramiento o consultar a un experto en el tema que direccione la información que es necesario investigar.
Fuente: PROYECTAR S.A.S. Investigación de mercado, (2017). Adaptado de VARELA RODRIGO, 2003. Innovación Empresarial (pp. 330). Arte y Ciencia en la Creación de Empresas, D.C. Colombia, Pearson Educación.
Con base en la información obtenida en el desarrollo de este instructivo de apoyo para el diseño y actualización de los programas de formación en el SENA, los tomadores de decisión tendrían un insumo para seleccionar los programas más pertinentes que el SENA debería ofrecer.
•Objetivo General •Objetivos específicos
•Definir alcance y cobertura del estudio.
Diseño de la investigación
• Marco referencial (información de los estudios anteriores) • Estado actual del sector en variables funcionales de las empresas
que lo conforman
• Perspectivas y tendencias del sector
• Comparativo de los programas a nivel nacional y mundial. • Rivalidades existentes entre competidores
• Poder de negociación de clientes • Poder de negociación de proveedores • Amenaza de productos sustitutos • Amenaza de ingreso de nuevos jugadores • Barreras de entrada
Análisis del sector
industria
• Definir la población objetivo (sexo, edad, estrato, ciudad, personas con intención de estudiar)
• Definir diseño muestral.
• Diseño Metodológico de investigación de Mercados • Segmentación del mercado
• Análisis del producto/servicio: (evaluación del concepto del nuevo programa)
• Tamaño del mercado: Tamaño del mercado global y tamaño del mercado particular.
• Explorar hábitos de fuentes de información para la población objetivo.
Análisis de la oferta y
la demanda (Análisis
de la competencia)
• Recomendaciones estratégicas a partir de la investigación de mercado para el plan de mercadeo del programa académico: •Estrategia de lanzamiento
• Estrategia de precios
• Estrategia de distribución: Directa e indirecta
•Estrategia de promoción:: Plan de medios, venta personal, venta interna, fuerza externa de ventas.
•Diseño de la fuerza de ventas:: Tipo de venta, funciones y perfiles requeridos, Estructura de la fuerza de ventas, Tamaño de la fuerza de ventas, organización del tiempo del vendedor, compensación al personal de ventas.
Bibliografía
Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento. Universidad del Valle. (2017). Formulario de consulta subregional a actores estratégicos.
PROYECTAR S.A.S. Investigación de mercado, (2017). Adaptado de VARELA RODRIGO, 2003. Innovación Empresarial (pp. 330). Arte y Ciencia en la Creación de Empresas, D.C. Colombia, Pearson Educación.
Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA. (2017). Sistema de Prospectiva vigilancia e Inteligencia organizacional –PREVIOS: Métodos y herramientas de Prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional.
________ (2017). Página Web del Sistema Nacional de Aprendizaje. Consultada el 27 de Marzo de 2017. http://www.sena.edu.co/es-co/sena/Paginas/quienesSomos.aspx
