Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud MANUAL DE PROCESOS Fecha de actualización: 15/03/2016 Versión proceso: 6
NOMBRE DEL PROCESO CÓDIGO PAGINAS
CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO, DEVOLUCIONES Y DESTRUCCIÓN O DESNATURALIZACIÓN DE
MEDICAMENTOS P-S-013 9
1. DEFINICIÓN
Es el proceso por medio del cual se establecen las actividades a desarrollar con el fin de llevar un control de las fechas de vencimiento de los medicamentos en existencia en el depósito y en los puntos de dispensación (servicios farmacéuticos).
Igualmente este proceso incluye las actividades a desarrollar en caso de requerirse realizar devoluciones de medicamentos de los servicios farmacéuticos al depósito y de este a los proveedores sea por fechas de vencimiento, baja rotación o por retiro del mercado.
2. GLOSARIO
Cuarentena1: Estado de las materias primas o envasado, materiales intermedios,
productos a granel o acabados, aislados por medios físicos o por otros medios eficaces mientras se espera una decisión acerca de su autorización, rechazo o reprocesamiento.
Devolución: Acción y efecto de devolver los medicamentos.
DESCONT S.A. E.S.P: Empresa dedicada a la recolección, manipulación, transporte, almacenamiento, tratamiento y disposición final de los residuos.
Destrucción: Acción y efecto de destruir los residuos.
Vencimiento: Culminación del lapso de tiempo para uso de los medicamentos según el fabricante, fecha de registrado en cada unidad de empaque.
1 Resolucíón 1403 de Mayo de 2007 por la cual se definen los procedimientos y condiciones de inscripción de los prestadores de servicios de salud y de habilitación de servicios de salud, pagina 18, fecha 04/06/2015.
3. RESPONSABLES Director Técnico Sedes.
Director Técnico Bucaramanga. Auxiliar de Servicio Farmacéutico. 4. OBJETIVOS
4.1. OBJETIVOS GENERALES
4.1.1. Definir las acciones, los formatos y los responsables de llevar un control eficaz de la calidad de los medicamentos dispensados garantizando su vigencia y el cumplimiento de las especificaciones de calidad exigidos a los medicamentos e insumos hospitalarios.
4.1.2. Establecer el protocolo para realizar la devolución de los medicamentos sea de una sede o de la bodega.
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
4.2.1. Definir las actividades a desarrollar para llevar el control de fechas de vencimiento de los medicamentos en existencia en la bodega de la empresa.
4.2.2. Definir las actividades a desarrollar con el fin de llevar el control de las fechas de vencimiento de los medicamentos en existencia en los puntos de dispensación o servicios farmacéuticos.
4.2.3. Definir las acciones a desarrollar con el fin de garantizar la calidad de los medicamentos dispensados, desde el punto de vista de vigencia y del cumplimiento de las especificaciones de calidad exigidas a los medicamentos. 4.2.4. Establecer las actividades a desarrollar en caso de vencimiento de medicamentos sean de uso controlado o no y su devolución, por el no cumplimiento de las especificaciones de calidad exigidas a los medicamentos. 4.2.5. Definir los formatos y los responsables de la ejecución de las actividades establecidas en este proceso.
5.1 Actividades a desarrollar para el control de las fechas de vencimiento y devolución de medicamentos por los servicios farmacéuticos a la bodega principal.
5.1.1 Realizar la consulta de “fechas de vencimiento” en el sistema de información, listándolos en orden cronológico de menor a mayor vida útil de los medicamentos existentes en la sede.
5.1.2 Al encontrar medicamentos con fechas de vencimiento igual o menor a cuatro (4) meses, siga el siguiente protocolo:
5.1.3 Establezca la cantidad promedio de la rotación bimensual del medicamento a riesgo de vencerse.
5.1.4 Halle la diferencia entre la cantidad total del medicamento a riesgo de vencerse y la cantidad promedio de la rotación bimensual calculada.
5.1.5 Realice la devolución de la cantidad obtenida como resultado de la anterior operación; conservando en el servicio farmacéutico la cantidad promedio de rotación siempre y cuando se garantice la salida de esa cantidad en los dos meses siguientes.
5.1.6 Ingrese al Módulo de Devoluciones del sistema de información, donde se despliega una ventana con los medicamentos existentes en la bodega, esta ventana muestra los medicamentos Próximos a Vencer o Vencidos según el día, mes y año, igualmente en la ventana visualizara el Lote, el Código Producto, Cantidad Existente.
5.1.7 Para visualizar cuales son los más próximos a vencer o vencidos, ingrese el rango de la fecha desde cuando desee ver los medicamentos, igualmente para ordenarlos del más antiguo al más nuevo, dar clic en el Lote de Fecha de Vencimiento y automáticamente se ordenaran.
5.1.8 Recuerde realizar la devolución física de los medicamentos a la bodega principal lo más pronto posible, teniendo en cuenta las condiciones especiales y el embalaje adecuado.
5.1.9 Para realizar la Devolución del medicamento, puede buscar por dos métodos, el primero colocar el Número de Salida y el segundo por el Rango de Fecha inicial y final. Luego dar clic en imprimir el formato con los medicamentos a enviar a la
5.1.10 Creación de una Nueva Devolución, Ingrese al Módulo de Devoluciones del sistema de información, dar clic en agregar, digite la fecha de devolución y dar dos veces clic a la tecla tabular, en la casilla de comentarios, colocar el motivo (baja Rotación, Próximos a Vencer, Vencidos) de la devolución, pasa el producto por el lector de barras, se desplegará una ventana donde muestra los lotes existentes en el inventario, enseguida dar clic sobre el lote a devolver.
5.1.11 Proceda a digitar la cantidad a devolver, escribe el comentario del porqué de la devolución y dar Enter para agregar otro producto si lo requiere, finalmente dar clic en el check rojo para confirmar y luego en cerrar, se abrirá una ventana donde se confirma la transacción, se da clic en SI y se guardaran los cambios. 5.2 Actividades a realizar para la recepción en la bodega de los medicamentos devueltos por los servicios farmacéuticos.
5.2.1 Verificar el origen o servicio farmacéutico que realiza la devolución, ingresando al link “entradas” del sistema de información.
5.2.2 Realizar la verificación de las cantidades físicas efectivamente recepcionadas de los medicamentos con los relacionados en sistema de información. En caso de inconsistencias registrarla en el campo de observaciones del formato.
5.2.3 Verificar las fechas de vencimiento lotes de los medicamentos devueltos y en caso de inconsistencias con las relacionadas realizar la corrección.
5.2.4 Verificar que lo empaques de los medicamentos sean los originales, sin abrir y en buenas condiciones.
5.2.5 Verificar que los medicamentos devueltos se han almacenado y se han manejado bajo las condiciones establecidas por el fabricante.
5.2.6 Tener en cuenta la naturaleza del producto y el tiempo transcurrido desde su despacho. En caso necesario, debe solicitarse concepto al titular del registro sanitario o persona calificada de la casa fabricante. En caso que se compruebe la no conformidad en algunos de los criterios de los numerales 5.2.4 a 5.2.6 registrarlo en el campo de observaciones del formato, estos medicamentos deben ser ubicados en el área de cuarentena mientras se surte el trámite de desnaturalización.
5.2.7 Mantener los medicamentos devueltos separados por cada uno de los servicios farmacéuticos en el área de “cuarentena”, mientras es definido el destino de los mismos.
5.2.8 Rotular cada uno de los embalajes que contiene los medicamentos devueltos con el nombre del servicio farmacéutico y la fecha de devolución.
5.2.9 verificar que la devolución, no tenga relacionados varios medicamentos en un solo lote, igualmente que los medicamentos relacionados en el formato de devolución sea el mismo en físico, que la información de los medicamentos del formato de devolución este correcta.
5.3 Actividades a desarrollar por el director técnico Bucaramanga de la
bodega principal de Bucaramanga.
5.3.1 Establecer la cantidad promedio de la rotación bimensual del medicamento devuelto.
5.3.2 Hallar la diferencia entre la cantidad total del medicamento devuelto y la cantidad promedio de la rotación bimensual.
5.3.3 Realizar la devolución a los proveedores del medicamento (Laboratorios fabricantes o depósitos) de la cantidad obtenida como resultado de la anterior operación; conservando la cantidad promedio de rotación siempre y cuando se garantice la salida de esa cantidad en los dos (2) meses siguientes. Esta decisión será previamente concertada con el proveedor.
5.3.4 Los medicamentos que no se van a devolver a los proveedores se reenviarán a los servicios farmacéuticos diferentes al de origen de la devolución. 5.3.5 En caso que no sea posible realizar la devolución al proveedor por no cumplimiento con la política de devolución de éstos y no sea posible reenviar a otros servicios farmacéuticos se enviarán estos medicamentos para destrucción. 5.3.6 Ingresar al link de “devoluciones” y diligenciar la información con el fin de tramitar la devolución del medicamento al proveedor, en las cantidades establecidas de acuerdo al numeral 5.3.3.
software.
5.3.8 Archivar la copia del formato impreso de “devoluciones” con el recibido del proveedor.
5.4 Conforme a la conducta tomada para cada uno de los medicamentos
devueltos, se lleva a cabo por el director técnico de Bucaramanga las siguientes acciones.
5.4.1 Devolución a los proveedores. La cantidad a devolver a los proveedores se mantendrá separada y con embalajes rotulados con el nombre del proveedor en el área de “cuarentena” a la espera que sea retirada por aquellos o será recibida por transportadora si así se indica en el formato.
5.4.2 Reenviar a servicios farmacéuticos. Los medicamentos devueltos y que serán conservados se trasladarán al área de “almacenamiento general” en la bodega junto con los demás medicamentos para ser enviados a los servicios farmacéuticos diferentes al que los remitió y teniendo en cuenta de ser dispensados en primer lugar.
5.4.3 Destrucción. Los medicamentos que se deben destruir deben ser trasladados al área de “destrucción o desnaturalización” y continuar con el protocolo conforme a al proceso correspondiente.
5.5 Actividades para la destrucción o desnaturalización de medicamentos. 5.5.1 Destrucción o desnaturalización de Medicamentos sometidos a control especial.
5.5.1.1 Diligenciar los formatos para la solicitud de destrucción o desnaturalización así:
5.5.1.2 Diligenciar el “Formato Anexo Número 6” de la Resolución 1478 de Mayo 10 de 2.006 (Anexo a este proceso).
5.5.1.3 Firmar el “Formato Anexo Número 6” de la Resolución 1478 de Mayo 10 de 2.006 (por el Director Técnico) y enviar a la Gerencia con el fin de solicitar la autorización a la UAE, Fondo Nacional de Estupefacientes del Ministerio de la
Protección Social o al Fondo Rotatorio de Estupefacientes.
5.5.1.4 Solicitar mediante el envío del “Formato Anexo Número 6” de la Resolución 1478 de Mayo 10 de 2.006, la presencia de un delegado de la UAE, Fondo Nacional de Estupefacientes de Minprotección social o del Fondo Rotatorio de Estupefacientes, para llevar a cabo la destrucción de los medicamentos.
5.5.1.5 Esta solicitud se realiza como mínimo diez (10) días calendario de antelación, informando la fecha, hora y lugar en que se llevará a cabo.
5.5.1.6 Realizar la entrega física de los medicamentos a destruir a la entidad DESCONT S.A. E.S.P para realizar el procedimiento y solicitar la firma del “Formato para solicitud de destrucción de medicamentos FA-066 ” en señal de recibido.
5.5.1.7 Al momento de la destrucción elevar acta del procedimiento de destrucción de los medicamentos para lo cual diligencie en el formato contenido en el Anexo número 7 de la Resolución 1478 de Mayo 10 de 2.006. (Anexo a este proceso). 5.5.1.8. Solicitar a la entidad DESCONT S.A. E.S.P certificado de recolección, tratamiento y disposición final de medicamentos.
5.5.2 Destrucción o desnaturalización de Medicamentos NO sometidos a control especial.
5.5.2.1 Diligenciar los formatos para la solicitud de desnaturalización así:
5.5.2.1 Diligenciar en su totalidad la sección A del “Formato para solicitud de destrucción de medicamentos FA-066” con el fin de solicitar el servicio de destrucción o desnaturalización de medicamentos y enviar a la Gerencia para su autorización.
5.5.2.2 Solicitar y diligenciar el formato suministrado por la empresa DESCONT S.A. E.S.P para llevar a cabo la destrucción de los medicamentos y enviar a la Gerencia para su autorización junto con el formulario FA-066.
5.5.2.3 Autorizada la destrucción o desnaturalización de los medicamentos por la gerencia, tramitar el servicio de destrucción del medicamento ante la entidad DESCONT S.A. E.S.P definiendo claramente:
desnaturalizar.
5.5.2.3.2 Fecha de recolección de las bolsas cerradas y selladas por parte de los vehículos acondicionados para tal fin.
5.5.2.3.3 Registrar la gestión realizada en la sección B el formato “para solicitud de destrucción de medicamentos FA-066”
5.5.2.4 Realizar la entrega física de los medicamentos a destruir a la entidad DESCONT S.A. E.S.P para realizar el procedimiento y solicite la firma del “Formato para solicitud de destrucción o desnaturalización de medicamentos FA-066 ” en señal de recibido.
FUNDACIÓN AVANSALUD
IPS
FORMATO CÓDIGO FA-066
SOLICITUD DE DESNATURALIZACIÓN O DESTRUCCIÓN DE MEDICAMENTOS VERSIÓN 3 FECHA 04/01/2016 PÁGINA 1 SECCIÓN A:
Fecha de solicitud (dd/mm/aaaa) ____________ Cuidad _______________ Departamento _____________
(Nombre genérico, Forma Farmacéutica, Concentración, Presentación
comercial, registro sanitario No., ) Nº Lote Motivo y Fecha de Vencimiento Cantidad enUnidades
Total en cantidad: _____________ Total Peso en Kilos: ____________
Laboratorio o Entidad contratada que realiza la destrucción: ______________________________________ ___________________________ ______________________________ Firma Director Técnico Bucaramanga Firma de autorización por Gerencia Identificación No. Identificación No.
_______________________________________ Firma Director Técnico sede Identificación No.
SECCIÓN B: Entidad que realiza la destrucción (Para diligenciar solo después de autorizado). 1. Fecha de visita por la entidad contratada, entrega y cierre de bolsa: _________________ 2. Fecha de recepción de bolsa cerrada y sellada: _________________ 3. Dirección de quien realiza la destrucción:_______________________ Ciudad_____________ Tel:__________
____________________________________ ____________________________
