CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
DELEGACIÓN PROVINCIAL DE COTOPAXI
DR9-DPC-AI-0015-2015
... ... ' '---GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE LA PROVINCIA DE COTOPAXI
INFORME GENERAL
Examen especial a la denuncia sobre la conservación del vehículo JEEP TOYOTA 4 RUNNER placa XEA0336 de propiedad del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Cotopaxi, por el período comprendido entre el 3 de junio de 2013 y el 31 de diciembre de 2014.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE LA PROVINCIA DE COTOPAXI
EXAMEN ESPECIAL a la denuncia sobre la conservación del vehículo JEEP TOYOTA 4 RUNNER placa XEA0336 de propiedad del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Cotopaxi, por el período comprendido entre el 3 de junio de 2013 y el 31 de diciembre de 2014.
AUDITORÍA INTERNA
RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS
GAD Gobierno Autónomo Descentralizado
LOSEP Ley Orgánica del Servicio Público
ÍNDICE
CONTENIDO PÁGINA
Carta de presentación 1
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen 2
Objetivos del examen 2
Alcance del examen 2
Base legal 3
Estructura orgánica 3
Objetivos de la entidad 5
Monto de recursos examinados 5
Servidores relacionados 5
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Daño del motor del vehículo Jeep Toyota 4 Runner de placa XEA0336
por mal funcionamiento del filtro de aceite 6
Anexo
Réf. Informe aprobado el
La,acunga'
0 7 ABR 2015
Señor Prefecto
Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Cotopaxi
Presente.
-De mi consideración:
La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial a la denuncia sobre la conservación del vehículo JEEP TOYOTA 4 RUNNER placa XEA0336 de propiedad del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Cotopaxi, por el período comprendido entre el tres de junio de dos mil trece y el treinta y uno de diciembre de dos mil catorce.
Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en el comentario, conclusión y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
Atentamente,
Dios, Patria y Libertad,
Leda. Narcisa Meló Jami
Auditora General Interna, encargada Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Cotopaxi
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial en el Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Cotopaxi, se realizó en cumplimiento a la orden de trabajo 25405-1-2015 de 19 de enero de 2015, con cargo al Plan Operativo de Control del año 2015, de la Unidad de Auditoría Interna.
Objetivos del examen
General
- Verificar que la conservación del vehículo de propiedad del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Cotopaxi se haya realizado en cumplimiento a las disposiciones legales, reglamentarias y demás normativa aplicable.
Específico
Determinar si se realizó o no control sobre la conservación del vehículo JEEP TOYOTA 4 RUNNER de placa XEA0336.
Establecer las causas de los daños del motor del JEEP TOYOTA 4 RUNNER de placa XEA0336 en base a un criterio técnico de un profesional sobre la materia.
Alcance del examen
Se analizó la denuncia sobre la conservación del vehículo JEEP TOYOTA 4 RUNNER placa XEA0336, por el período comprendido entre el 3 de junio de 2013 y el 31 de diciembre de 2014.
La Unidad de Auditoría Interna, realizó un examen especial al proceso de utilización, mantenimiento, movilización y control de los vehículos de propiedad del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Cotopaxi, por el período comprendido
^ Dos.
entre el 1 de enero de 2010 y el 31 de marzo de 2014, aprobado el 7 de enero de 2015.
Base legal
En acta inaugural 1 de 12 de enero de 1946, fue creado el Honorable Consejo Provincial de Cotopaxi.
Con Ordenanza expedida el 2 de enero y Resolución 2007-010-CPC-S de 25 de enero de 2007, publicada en Registro Oficial 52 de 28 de marzo del mismo año, se definió al Honorable Consejo Provincial de Cotopaxi como Gobierno Provincial de Cotopaxi.
Con la vigencia del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización desde el 19 de octubre de 2010, se expidió la Ordenanza de 25 de febrero de 2011, publicada en la Gaceta Oficial 1 de 28 de febrero de 2011, en la cual se modificó la denominación de Gobierno Provincial de Cotopaxi a Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Cotopaxi.
Estructura orgánica
De conformidad al artículo 8 de la Resolución 000003, aprobada su vigencia por el Prefecto desde el 4 de noviembre de 2014, que contiene el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Cotopaxi, su estructura es la siguiente:
1. PROCESO GOBERNANTE:
1.1 Nivel Consultivo:
Asamblea Provincial de Participación Ciudadana y Consejo de Planificación Provincial
1.2 Nivel Legislativo y de Fiscalización:
r' ,'nsejo Provincial y Comisiones
Objetivos de la entidad
Conforme el artículo 7 del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Cotopaxi, sus objetivos estratégicos son:
Impulsar el crecimiento y desarrollo provincial a través de la implementadón de procesos de planificación y ordenamiento territorial con la activa participación ciudadana.
Realizar estudios, diseño, construcción y mantenimiento de la obra pública, así como la ejecución de proyectos de fomento productivo, riego, drenaje, ambiente y desarrollo humano.
- Fortalecer la gestión social hacia los grupos de atención prioritaria, orientada a la construcción de una sociedad con plano ejercicio de derechos.
Implementar procesos de monitoreo, seguimiento y evaluación para visualizar los resultados e impactos de la gestión institucional.
Incrementar el nivel de gestión institucional, mediante el fortalecimiento de las capacidades del talento humano, los procesos y administración transparente de los recursos financieros, materiales y tecnológicos.
Monto de recursos examinados
El examen especial comprendió la denuncia sobre la conservación del vehículo JEEP TOYOTA 4 RUNNER de placa XEA0336.
Servidores relacionados
Anexo 1.
1.3 Nivel Ejecutivo - Gestión Estratégica:
Prefecto o Prefecta
Viceprefecto o Viceprefecta Provincial
2. PROCESOS AGREGADOS DE VALOR:
Gestión de Planificación y Ordenamiento Territorial Gestión de Obras Públicas
Gestión de Fiscalización Gestión de Riego y Drenaje Gestión de Fomento Productivo Gestión Ambiental
Gestión de Desarrollo Humano
3. PROCESOS HABILITANTES: 3.1 De Asesoría Gestión Legal Gestión de Comunicación Auditoría Interna 3.2 De Apoyo
Gestión de Secretaría General Gestión Administrativa
Gestión de Talento Humano Gestión Financiera
Gestión de Compras Públicas
Gestión de Servicios Tecnológicos y de Información
4. NIVEL DESCONCENTRADO:
Gestión Zona Subtropical
5. NIVEL DESCENTRALIZADO:
Gestión de Patronato Provincial Gestión de Empresas Públicas
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Daño del motor del vehículo Jeep Toyota 4 Runner de placa XEA0336 por mal funcionamiento del filtro de aceite
Según comunicación de 11 de abril de 2014, el conductor del vehículo Jeep Toyota 4 Runner de placa XEA0336 de propiedad del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Cotopaxi, informó que el día 10 del mismo mes y año, el automotor en el trayecto de Latacunga - La Maná en el sector de la entrada a las Calizas de Unacota se apagó, problema que no pudo ser solucionado por parte de los técnicos de la entidad, por lo que se contrató el servicio de una grúa para su traslado a los talleres de la Compañía Toyota Servicios S.A. de la ciudad de Ambato.
El Asesor de Servicios de la Compañía Toyota Servicios S.A. certificó el 11 de abril de 2014:
“... se reviso (sic) el vehículo 4 runner que vino a nuestro taller en Ambato en plataforma, de acuerdo a la revisión a primera instancia se pudo constatar que el motor estaba trabado ya que con una llave de boca tratamos de mover la polea del cigüeñal y este no giraba con lo cual sacamos el filtro de aceite y revisamos observando que este estaba retorcido y deformado , como es un filtro alterno el cual por no ser original se deterioró y no cumplió su función de permitir el paso normal de aceite hacia el motor por los conductos por donde circula el aceite o a su vez permitió la circulación del aceite en mínima cantidad provocando una falta de lubricación en el cigüeñal y por ende la consecuente
traba del motor...
Con memorando GADPC-PS-2014-082 de 17 de abril de 2014, la Procuradora Sindica, solicitó al Encargado de la Unidad de Talleres, informe técnicamente la causa que motivó el desperfecto mecánico, quien con oficio GADPC-DOP-UT-2014-005 de 22 de abril del mismo año, señalo:
“... las fotografías enviadas por la casa Toyota del filtro muestran un filtro que al parecer tiene una torsión o un aplastamiento, el cual no se puede definir sin analizar, pero no tiene ningún daño en el centro que es por donde circula el aceite, por lo que a m i criterio descartaría eso como causa de la falta de lubricación en el motor, ya que por otro lado todos los vehículos tienen una válvula baipás para que en el peor de los casos que el filtro taponase los conductos el aceite pueda circular con normalidad pero sin ser filtrado, por otra
parte al revisar la factura de los trabajos que se realizó en la casa comercial
Toyota me sorprendió el momento en que hacen en (sic) cambio de aceite de
motor pero no cambian el filtro, lo que por ningún concepto se encuentra dentro de las políticas de ningún concesionario, pues si se cambia el aceite del motor se cambia el filtro, pues esto es un procedimiento básico y no sé con qué criterio técnico se cambia un aceite de motor y se deja el filtro viejo.
En comunicación de 13 de mayo de 2014, el Jefe de taller de la Compañía Toyota Servicios S.A. informó a su Gerente General, que el Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Cotopaxi realizó el 4 de abril de 2014 el mantenimiento del vehículo Jeep Toyota 4 Runner de placa XEA0336 en este taller, sin el cambio de filtro de aceite del motor, lo cual fue evidenciado por el equipo de auditoría en la factura 000047554 emitida en la misma fecha.
El cambio del filtro de aceite del motor se lo realizó dos días antes, es decir el 2 de abril de 2014, en la Lavadora y Lubricadora “Amigos del Trasporte”, según la orden de trabajo 000205 del mismo mes y año, cancelándose este servicio a través de la factura 0013920 de 20 de abril de 2014.
Además, en la comunicación precedente se indicó que al realizar el mantenimiento, el 4 de abril de 2014, se determinó que el tapón del aceite del cárter se encontró flojo, aislado, instalándose uno nuevo y añadiendo 6.2 pintas de aceite de motor; de igual manera informó que el 10 del mismo mes y año el automotor ingresó a estos talleres, concluyendo:
.. la bomba de aceite perdió presión debido al taponamiento de conductos del
sistema de lubricación, causado por el ingreso de partículas extrañas, que se generan por el colapso total del filtro de aceite genérico utilizado, perdiendo sus
cualidades y función, afectando e (sic) sistema, para consecuentemente
producirse la falla catastrófica del motor. Criterio Técnico
Con oficio 0127 DR9-DPC de 6 de febrero de 2015, la Delegada Provincial de Cotopaxi, encargada de la Contraloría General del Estado, solicitó el apoyo de un técnico automotriz al Director de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE Extensión Latacunga, para que emita un criterio sobre los daños del vehículo Jeep Toyota 4 Runner de placa XEA0336 de propiedad del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Cotopaxi, profesional que en comunicación de 6 de
marzo de 2015, concluyó que el motor sufrió un recalentamiento de sus componentes internos lo que provocó su colapso inmediato y remordimiento de sus partes internas, debido a una falla en el sistema de lubricación, la bomba de aceite perdió presión a causa de que el filtro de aceite no trabajó adecuadamente.
Por lo expuesto se determinó que el vehículo Jeep Toyota 4 Runner de placa XEA0336 de propiedad del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Cotopaxi, sufrió un daño severo, debido a que el filtro no trabajó correctamente impidiendo que su motor lubrique, provocando su recalentamiento y colapso inmediato; además, se incrementó pintas de aceite a causa que el tapón del cárter se encontraba flojo y aislado, este hecho sucedió por cuanto no existió evidencia que el Chofer como responsable del control de la custodia y salvaguardia del automotor haya reportado estas novedades al Asesor Técnico de la Unidad de Talleres y Mantenimiento de Maquinaria y Vehículos para tomar las acciones correctivas; este último servidor no le requirió esta información, ni supervisó los trabajos realizados en los talleres particulares como parte de sus funciones, lo que ocasionó que la entidad no haya contado con este bien para el cumplimiento de sus actividades hasta el 24 de diciembre de 2014, fecha en la que se recibió el vehículo reparado y por lo cual canceló 16 815,39 USD; incumpliendo lo dispuesto en los artículos 22, letra e), de la Ley Orgánica de Servicio Público LOSEP, referente a los deberes de las o los servidores públicos; 3 Del procedimiento y cuidado, del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público; 8 Custodia del vehículo, del Reglamento para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos, expedido con Acuerdo 005 CG-2014, publicado en el Registro Oficial 178 de 6 de febrero de 2014; 134, letra i) Funciones de la Unidad de Talleres y Mantenimiento de Maquinaria y Vehículos, del Orgánico Funcional del Gobierno Provincial de Cotopaxi, vigente hasta el 3 de noviembre de 2014; e, inobservando las Normas de Control Interno 100-02 Objetivos de control interno y 406-09 Control de vehículos oficiales.
Con oficios 018 y 019-DR9-DPC-AI-JT-2015 de 6 de marzo de 2015, se comunicaron los resultados provisionales al Asesor Técnico de la Unidad de Talleres y Mantenimiento de Maquinaria y Vehículos, y al Chofer; respectivamente.
^ oc^o.
El Asesor Técnico de la Unidad de Talleres y Mantenimiento de Maquinaria y Vehículos, del período de actuación 2 de agosto de 2012 hasta el 14 de mayo de 2014, en comunicación de 12 de marzo de 2015 señaló:
.. hay parámetros técnicos insalvables como es el de cambiar el filtro cada
vez que se cambia de aceite y con mayor razón cuando a juicio del mismo Jefe de talleres de la proveedora, el filtro colocado 2 días antes, estaba deformado, no era el original y no cumplía su función...
El Chofer del período comprendido entre el 1 de febrero y el 30 de diciembre de 2014, en relación a los resultados provisionales, con oficio 003-2015 de 12 de marzo de 2015 y posterior a la lectura del borrador de informe, en comunicación de 20 del mismo mes y año manifestó, que mediante informe de 11 de abril de 2014, comunicó al Prefecto que el día anterior, jueves 10 cuando se dirigían al cantón la Mana, a la altura de la entrada a las calizas de Unacota, se sintió un ruido en el motor del carro Toyota 4 Runner y una vez que sufrió el desperfecto mecánico, no se trasladó a los talleres de la Institución sino directamente a la concesionaria Toyota en la ciudad de Ambato.
Lo manifestado por los servidores no modifica lo señalado por el equipo de auditoría por cuanto el Chofer no presentó documentos que evidencien que reportó las novedades mencionadas en el comentario al Asesor Técnico de la Unidad de Talleres y Mantenimiento de Maquinaria y Vehículos, mientras este último servidor tampoco remitió comunicaciones en donde requirió esta información para un seguimiento técnico.
Conclusión
El vehículo Jeep Toyota 4 Runner de placa XEA0336 de propiedad del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Cotopaxi, sufrió un daño severo, debido a que el filtro no trabajó correctamente impidiendo que su motor lubrique, provocando su recalentamiento y colapso inmediato; además, se incrementó pintas de aceite a causa que el tapón del cárter se encontraba flojo y aislado, por cuanto no existió evidencia que el Chofer como responsable del control de la custodia y salvaguardia del automotor haya reportado estas novedades al Asesor Técnico de la Unidad de Talleres y Mantenimiento de Maquinaria y Vehículos; y, este último servidor lo haya
requerido, ni supervisado los trabajos realizados en los talleres particulares, lo que ocasionó que la entidad no haya contado con este bien hasta el 24 de diciembre de 2014, cancelando por su reparación 16 815,39 USD.
Recomendaciones
Al responsable del proceso de Mantenimiento y Reparación de Maquinaria y Vehículos
1. Solicitará a los Choferes periódicamente informes de las novedades de los vehículos que se encuentran a su cargo, con la finalidad de tomar medidas correctivas si los casos lo ameritan; además, supervisará los trabajos de reparación de los automotores de propiedad de la entidad en los talleres particulares para garantizar su cumplimiento.
A los Choferes
2. Verificarán frecuentemente como parte del control preventivo que los vehículos a su cargo se encuentren en condiciones óptimas para su circulación; caso contrario informarán a su jefe inmediato superior para las acciones correctivas, con el fin de precautelar los recursos de la entidad.
Auditora General Interna, encargada
