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REGLAMENTO DE ENTREGA Y RECEPCION DE LOS ASUNTOS Y RECURSOS PUBLICOS PARA EL MUNICIPIO DE PLAYAS DE ROSARITO BAJA CALIFORNIA

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REGLAMENTO DE ENTREGA Y RECEPCION DE LOS ASUNTOS

Y RECURSOS PUBLICOS PARA EL MUNICIPIO DE PLAYAS DE

ROSARITO BAJA CALIFORNIA

Publicado en el Periódico Oficial NO. 27,

de fecha 29 de junio del 2001

Capítulo Primero Disposiciones Generales

ARTICULO 1.- El presente Reglamento tiene por objeto fijar las normas generales para la Entrega-Recepción de los asuntos y recursos de la Administración Pública Municipal del Municipio de Playas de Rosarito de acuerdo con lo dispuesto por el Artículo segundo, fracción IV de la Ley de Entrega y Recepción de los Asuntos y Recursos Públicos para el Estado de Baja California que establece la obligación de que los titulares de las Dependencias hasta el nivel de Jefe de Departamento así como los funcionarios que por la naturaleza de sus funciones queden sujetos a esta obligación o su equivalente en el Sector Descentralizado, rindan al separarse de sus cargos, un informe por escrito de los asuntos de su competencia y entreguen formalmente el detalle de los recursos financieros, humanos y materiales que tengan asignados para el ejercicio de sus atribuciones a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones.

ARTICULO 2.- El proceso de Entrega-Recepción de los asuntos y recursos públicos de la Administración Pública Municipal del Municipio de Playas de Rosarito deberá realizarse:

I.- Al término del período constitucional de la Administración Pública Municipal, II.- En caso de licencia por tiempo indefinido del Presidente Municipal,

III.- Cuando se declare la desaparición o suspensión del Ayuntamiento,

IV.- Cuando se declare la suspensión o revocación del mandato del Presidente Municipal,

V.- En el caso que los Titulares hasta el nivel de Jefe de Departamento y de aquellos funcionarios que por la naturaleza de sus funciones o sus equivalentes en los Organismos Descentralizados sean cesados, removidos, destituidos, separados del cargo, con licencia por tiempo indefinida o se haya expedido un nombramiento en favor de otra persona.

ARTICULO 3.- La Entrega-Recepción en un proceso administrativo de interés público, de cumplimiento obligatorio y formal que deberá llevarse a cabo mediante la elaboración del Acta Administrativa de Entrega-Recepción que describa el estado que guarda la Administración Pública Municipal la cual se acompañará de los Anexos correspondientes en los formularios autorizados por la Sindicatura Municipal.

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Dichos Anexos comprenderán los aspectos financieros, humanos, materiales, programáticos, presupuestales, de obras, jurídicos y en general de todos aquellos aspectos relevantes del funcionamiento de la oficina.

ARTICULO 4.- Se faculta a la Sindicatura Municipal a través del departamento de Contraloría para que coordine las acciones del Programa de Entrega-Recepción, así como la elaboración e Implementación de los Lineamientos, Criterios y Anexos que deberán observarse y que especifiquen la forma, términos y alcances de la información que deberá proporcionarse misma que de ninguna manera podrá dejar de abarcar los aspectos mínimos que se indican en el presente Reglamento.

Dentro del Programa de Entrega-Recepción, la Contraloría Municipal establecerá el Sistema de Seguimiento, Verificación y Solventación de Observaciones detectadas en las diferentes revisiones practicadas por la propia Contraloría, el cual se instrumentará y operará mediante ensayos previos.

ARTICULO 5.- La elaboración e Implementación de los Anexos indicados en el Artículo anterior deberán comprender La información y los documentos que se enuncian en le Capítulo Sexto de este Reglamento.

ARTICULO 6.- Los Servidores Públicos involucrados en la ejecución de los trabajos de le Entrega Recepción deberán atender los principios de legalidad, transparencia, imparcialidad, eficacia, eficiencia y oportunidad en el ejercicio de sus respectivas funciones.

ARTICULO 7.- Para los efectos de este reglamento, se entenderá por:

1.- Ley.- Ley de Entrega y Recepción de los asuntos y recursos públicos de Baja California.

2.- Reglamento.- Reglamento de entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos.

3.- Titulares.- Presidente Municipal, Síndico Procurador, Regidores Coordinadores de Comisión, Secretario del Ayuntamiento, Tesorero Municipal, Oficial Mayor, y demás servidores públicos de primer nivel en dependencias y organismos descentralizados y los que por la naturaleza de sus funciones así sean considerados.

4.- Administración Pública Municipal.- Dependencias y Organismos Descentralizados.

5.- Comisión de Recepción.- Personas que sin excederse de seis serán designadas por el Presidente Municipal electo, para iniciar la transferencia de información sobre los asuntos y recursos que guarda la Administración Pública Municipal y en su momento su recepción.

6.- Comisión de Entrega.- Responsables de proporcionar los recursos y la información que guarda la Administración Pública Municipal.

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7.- Cargo.- Puesto, Función, Asunto o Comisión que desempeñan los titulares.

Capítulo Segundo

De la Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal del Municipio de Playas de Rosarito

ARTICULO 8.- Para integrar los libros de Anexos del Acta de Entrega-Recepción, los Titulares enunciados en el Artículo 2 fracción V de este Reglamento son los directamente responsables de rendir por escrito y autorizado bajo su firma, un informe general que contendrá entre otros elementos la situación de los asuntos y recursos financieros, humanos, materiales, programáticos, presupuestales, de obras, jurídicos y generales correspondientes a su ejercicio administrativo. Para los efectos de lo dispuesto en la fracción I del Artículo 2 de este Reglamento, la información presentada en los Anexos deberá poseer como fecha de corte la comprendida en un período no mayor de quince días antes de la fecha en que se celebre la Entrega-Recepción.

ARTICULO 9.- El acto de Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal se llevará a cabo una vez terminada la ceremonia de toma de protesta del Ayuntamiento entrante, firmando el Acta Administrativa de Entrega-Recepción por el Ayuntamiento saliente y entrante:

I.- El Presidente Municipal saliente, II.- El Presidente Municipal entrante,

III.- Los Síndicos salientes y entrantes respectivamente,

ARTICULO 10.- El Acta de Entrega-Recepción con sus Anexos se presentarán en Libros que serán integrados en cuatro originales para distribuirse de la siguiente forma:

I.- Presidente Municipal entrante, II.- Presidente Municipal saliente,

III.- Sindicatura Municipal entrante Sindicatura Municipal saliente.

ARTICULO 11.- Una vez concluida la ceremonia oficial de Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal, Los Directores y los Titulares de los Organismos Descentralizados que sean removidos, se separen del cargo o se haya expedido un nombramiento en favor de otra persona, excepto los Funcionarios cuyo nombramiento y remoción requiera la aprobación del Ayuntamiento, y los servidores públicos entrantes se harán acompañar de un testigo cada uno y se trasladarán a sus respectivas oficinas para firmar el Acta Administrativa correspondiente a la Entrega-Recepción de los asuntos y recursos de esa Dependencia y Organismo Descentralizado, ante la presencia de un Representante de la Sindicatura Municipal.

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ARTICULO 12.- Referente a la Entrega-Recepción de los servidores públicos salientes cuyo nombramiento y remoción requiera la aprobación del Ayuntamiento, deberán esperar a que se celebre la Sesión del Ayuntamiento entrante, en la que se aprueben dichos nombramientos para continuar con el procedimiento indicado en el Artículo anterior.

ARTICULO 13.- En el caso de que el Titular de la Dependencia u Organismo Descentralizado sea ratificado en su puesto, deberá rendir un informe por escrito en los términos que estipulan los artículos 5 y 8 de este Reglamento, ante su superior jerárquico y ante la Sindicatura Municipal.

ARTICULO 14.- En relación a los hechos que sucedan entre la fecha de corte de información y su entrega se deberá elaborar un Acta Circunstanciada en la que se detalle la situación de los asuntos y recursos financieros, humanos, materiales, programáticos, presupuestales, de obras, jurídicos y generales que hayan presentado movimientos, en presencia de los servidores públicos entrantes y salientes, dos testigos y la representación de la Sindicatura Municipal.

ARTICULO 15.- La verificación y validación física del contenido del Acta Administrativa de Entrega-Recepción y sus Anexos deberán llevarse a cabo en un término no mayor de treinta días de acuerdo a lo que establece la Ley, misma que será revisada por la comisión receptora.

Capítulo Tercero

De la Coordinación de Autoridades Salientes y Entrantes

ARTICULO 16.- Una vez reconocida legalmente por la Autoridad Electoral competente, la autoridad pública entrante constituirá comisiones de enlace a mas tardar sesenta días antes de tomar posesión para que en coordinación con la autoridad obligada a hacer la entrega, quien igualmente deberá constituir las comisiones correspondientes, inicien la transferencia de la situación que guarda la Administración Pública del Municipio. Las comisiones de enlace a que se hace referencia, estarán integradas por las personas, funcionarios y colaboradores que respectivamente se nombren por escrito sin mayor formalidad los ciudadanos Presidente Municipal electo, Presidente Municipal en funciones, así como el Síndico Procurador Electo y Síndico Procurador en Funciones.

Las mencionadas comisiones, deberán trabajar coordinadamente, debiendo al inicio de su funciones elaborar conjuntamente programa de trabajo en el que se plasme a detalle, las actividades a realizar, los recursos humanos y materiales necesarios, así como las fechas de conclusión de los trabajos.

ARTICULO 17.- Todos los Titulares de las Dependencias y Organismos Descentralizados estarán obligados a brindar la información correspondiente una vez que el Presidente Municipal en funciones les de a conocer los nombres de las personas integrantes de la Comisión de enlace entrante referida en el Artículo anterior.

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ARTICULO 18.- La Comisión de Enlace por parte de la Administración entrante deberá tomar conocimiento de la situación que guarda la Administración Municipal, desarrollo y cumplimiento de los programas, obras y proyectos, de tal manera que al momento de concretarse la situación en la titularidad de los puestos, se continúe la marcha normal de la Administración Pública Municipal.

ARTICULO 19.- La Comisión entrante no podrá ejercer mas atribuciones que las señaladas en el presente Reglamento.

Capítulo Cuarto

De la Entrega-Recepción de los Titulares de las Dependencias y Organismos Descentralizados

ARTICULO 20.- Los Titulares enunciados en el Artículo 2 fracción V para cumplir con lo dispuesto en la Ley deberán preparar la Entrega-Recepción de las oficinas, instalaciones y asuntos a quienes los sustituyan en sus atribuciones, precisando la situación que guardan los recursos financieros, humanos, materiales, programáticos, presupuestales, de obras, jurídicos y generales asignados para el ejercicio de sus funciones en un libro que contenga los datos relativos a su Dependencia u Organismo Descentralizado.

ARTICULO 21.- La Entrega-Recepción de los Titulares de las Dependencias y Organismos Descentralizados a que se refiere el Artículo anterior se efectuará mediante Acta Administrativa de Entrega-Recepción que será firmada por el titular saliente y entrante quienes harán acompañar de un testigo cada uno y ante la presencia de un representante de la Sindicatura Municipal.

El Acto de Entrega-Recepción de alguna Dependencia u Organismo Descentralizado deberá llevarse a cabo a más tardar al día hábil siguiente en que el Titular Saliente sea removido o se separe del cargo.

ARTICULO 22,.- El Acta de Entrega-Recepción y sus anexos serán integrados en original y dos copias para distribuirse de la siguiente forma:

I.- Un original para el Servidor Público entrante. II.- La primera copia para el Servidor Público saliente. III.- La segunda copia para la Sindicatura Municipal.

ARTICULO 23.- Los Titulares de las Dependencias y Organismos Descentralizados en el ámbito de sus respectivas competencias, determinarán al inicio de

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su gestión los Servidores Públicos que ocupen un nivel inferior al de Director de Area o su equivalente que por la naturaleza e importancia de sus funciones, deban quedar sujetos a las obligaciones que impone el presente ordenamiento, dándolo a conocer por escrito a la Sindicatura Municipal.

ARTICULO 24.- En caso de fallecimiento o incapacidad física, o en el supuesto de que el Servidor Público saliente o entrante por causas de fuerza mayor no se presente a la Entrega-Recepción de las oficinas en los términos que se señalan, ésta se llevará a cabo en presencia de algún funcionario designado por el Presidente Municipal o del Titular de la Dependencia u Organismo Descentralizado de adscripción con la asistencia de dos testigos y la representación de la Sindicatura Municipal.

Si no existe nombramiento o designación del Titular entrante, la Entrega-Recepción se hará al Servidor Público designado por el Presidente Municipal o el Titular de la Dependencia u Organismo Descentralizado de adscripción.

ARTICULO 25.- En caso que el Servidor Público saliente o entrante se negase a firmar el Acta Administrativa de Entrega-Recepción se asentarán los hechos sucedidos en un Acta Circunstanciada en presencia de un representante de la Sindicatura Municipal, de la Coordinación Jurídica y dos personas en calidad de testigos.

ARTICULO 26.- La verificación física o revisión que lleve a cabo el Servidor Público entrante de los diferentes Anexos incluidos en el Acta de Entrega-Recepción, se realizará dentro de los treinta días naturales siguientes a la firma del Acta. Si el servidor público entrante no procediera de conformidad al párrafo anterior, será responsable solidario con el funcionario público saliente.

ARTICULO 27.- La entrega del Despacho y los asuntos en trámite encomendados al Servidor Público Saliente, no lo exime de las responsabilidades en que hubiera incurrido en términos de las Leyes aplicables.

ARTICULO 28.- El Servidor Público que proceda a la entrega del despacho de los asuntos a su cargo, hará constar en el acta respectiva, la aceptación expresa o tácita de su renuncia, o la causa o motivo de su separación en la Titularidad del empleo cargo o comisión.

ARTICULO 29.- En caso de que el Servidor Público entrante determine la existencia de irregularidades en la verificación y validación del acta de Entrega-Recepción y sus Anexos, deberá informarlo por escrito a la Sindicatura Municipal para que requiera al Servidor Público saliente y éste lleve a cabo las aclaraciones pertinentes sobre las observaciones consignadas.

Capítulo Quinto

Del Control Vigilancia y Sanciones

ARTICULO 30.- La Sindicatura Municipal vigilará el cumplimiento de las disposiciones a que se refiere este Reglamento y queda facultada para interpretar el

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mismo para efectos administrativos, así como para dictar las disposiciones que se requieran para su adecuada aplicación y cumplimiento.

ARTICULO 31.- El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Reglamento será sancionado en los términos de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de Baja California vigente y demás ordenamientos aplicables en la materia.

ARTICULO 32.- La entrega de los asuntos a cargo del Servidor Público que concluyen no lo exime de las responsabilidades civiles, administrativas, penales, laborales y las que se deriven, conforme a las disposiciones legales respectivas.

Capítulo Sexto

Del Acta Administrativa de Entrega y Recepción y de sus Anexos

ARTICULO 33.- El acta administrativa invariablemente deberá redactarse con los datos e información en la forma que a continuación se describe:

En la Ciudad de (2) siendo las (3) horas del día (4) de (5) de (6) se reunieron en las oficinas de esta (7) en (8), el C. (9) quien deja de ocupar el cargo de (10) y el C. (11) con motivo de la designación de que fue objeto, por parte del (12), para ocupar, con fecha (13) de (14) de (15), la titularidad del puesto vacante, procediéndose a la Entrega y Recepción de los Recursos asignados a esta unidad Administrativa, intervienen como testigos de asistencia el C. (16) y el C. (17), manifestando el primero prestar sus servicios en (18), como (19) y tener su domicilio en (20), el segundo manifiesta también prestar su servicios en la misma como (19) y tener su domicilio en (20)---

---Se encuentran presentes en el acto el C. (21) y el C. (22) comisionados por la Sindicatura para intervenir conforme a las atribuciones que establece el Reglamento Interior.---El C. (23) designa al C. (24) quien ocupa el cargo de (25) en la propia unidad Administrativa, para proporcionar todos los datos.---El C. (26) designa al C. (27) para recibir la documentación y recursos consignados en la presente Acta, así como para solicitar la información y documentación que sea pertinente: ambas personas aceptan la designación, haciéndolo constar bajo sus firmas en el Acta.----

---La documentación que se entrega debidamente relacionada consiste en lo siguiente:--- ----

---I.- SITUACION PROGRAMATICA---

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---Se entrega programa de trabajo y reporte(s) de Avance de Actividades por Programa (28) correspondiente a los bimestres (29) de este ejercicio, anexo (30)--- ---

---II.- SITUACION PRESUPUESTAL.---En el anexo (31) se muestra el presupuesto autorizado por Cabildo y asignado a esta Unidad Administrativa por Tesorería mediante oficio (32) fechado (33).---Las cifras que se incluyen comprenden del (34) al (35) de (36) fecha de los últimos estados presupuestales, los cuales se presentan en forma analítica en los anexos

(37)---Cabe hacer notar que el presupuesto fue modificado (38) conforme al (a los ) oficio (s) (39) girado (40) con fecha (s) (41) efectuándose un (a) (42) del (43) con un importe global de (44) en las cuentas

(45).---Las últimas conciliaciones de los presupuestos de esta Unidad Administrativa fueron realizados con (46) al (47) de (48) de (49), no existiendo diferencias que hacer constar.---

---PRESUPUESTOS PARA PROGRAMAS ESPECIALES (50)---A fin de poder realizar el (los) programas (s) (51) las (52) asigno a esta Unidad Administrativa, por conducto de la (53) mediante oficio (54) fechado (55) un presupuesto de (56)--- ---

---A fin de dar cuenta de su situación y ejercicio, se incluyen los anexos (57) con cifras que comprenden del (58) al (59)---

---Las últimas conciliaciones de este presupuesto por programas especiales se realizaron con (60), no existiendo diferencias o situaciones que hacer constar.--- ---III.- ESTADOS FINANCIEROS.---Los Estados Financieros de la Unidad Administrativa, a la fecha de Entrega, son los siguientes: (61).--- ---Anexo Num. (62)-- ---Anexo Num.--- ---Anexo Num.----

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---IV.- RECURSOS FINANCIEROS.--

---Se entrega(n) (63) fondo(s) revolvente (s) que maneja la Unidad Administrativa con un importe total de (64) y que se analiza(n) en el Anexo Num. (65). El (los) fondo (s) es (son) entregado(s) con base en los datos contenidos en dicho Anexo.--- ----

---BANCOS.- El (los) saldo(s) en Bancos a la fecha de la presente entrega asciende (n) a la cantidad de (66), según Estado(s) de Cuenta Bancario(s) oficialmente por la (s) Institución (es) correspondiente (s), mismo(s) que fue (ron) conciliando(s), anexo (s), Num. (67). Para la expedición de cheques de la (s) cuenta (s) de referencia se tienen registradas las firmas de los CC. (68) (69) y quienes firman mancomunadamente, por lo que se procedió, con motivo del presente acto, a solicitar la cancelación del registro de las mismas y a registrar en su lugar las de los CC. (70) y (71) según oficio No. (72) fechado (73) del cual se incluye copia en el Anexo (74)---

---En este caso se entregan, conforme a la relación contenida en el Anexo (75), tanto los talonarios/póliza de cheques utilizados durante la gestión del C. (76) como los que se encuentran sin uso---A la fecha de esta Acta el (los) ultimo (s) cheques(s) expedido(s) por el responsable del manejo de la (s) cuenta (s) es (son) el (los) numero (s) siguiente (s).---Nombre de la Institución BANCARIA- ---(77)---Número de Cuenta---(78)--- ---Numero de cheques---(79)--- --- Importes--(80)---

---Cheques y Efectivo en poder de Unidad de Apoyo Administrativo.---

---A la fecha de la presente entrega existían en poder de Unidad de ---Apoyo ---Administrativo (81) cheques pendientes de entregar a los beneficiarios por un importe de (82) Anexo Num. (83).- En este acto se hace entrega de (84) que existía en efectivo en dicha Unidad para las finalidades que se mencionan en el anexo (85).--- ---

---Inversiones en valores, Títulos o Plazos Preestablecidos.---

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---El C. (86) hace constar expresamente que no existen inversiones en valores, a plazos preestablecidos, o en títulos, realizada con recursos asignados a esta Unidad Administrativa (87).---Se hace constar también que no existen recursos cobrados por cuenta de terceros (88) ni recursos originados por otras

causas(89).---Cambio de Registro de Firmas.---

---Se hace constar que se ha realizado el cambio de los registros de firmas para los siguientes tramites: Autorización de Cuentas a Liquidar Certificadas, según anexo (90), Actuación como pagador(es) habilitado(s), según anexo (91), Compra de Boletos de Avión, según anexo

(92).---V.- RECURSOS MATERIALES---

---Se entrega la relación de Inventario de Activo asignado a la Unidad Administrativa para llevar a cabo sus programas normales, así como los especiales que le han sido encomendados.- Por su importancia, se hace constar de manera especial lo siguiente:.--- ---

---1.- Todos los bienes integrantes del Activo Fijo se encuentran debidamente identificados con numero de inventario conforme a las normas vigentes, existen los "resguardos" respectivos en la Unidad de Apoyo Administrativo.---

---2.- Mobiliario, Equipo e Instrumentos, Aparatos y Maquinaria.- Anexo (93).- Se encuentran en las instalaciones de la Unidad Administrativa, esta completo y en perfecto orden el

inventario.---3.- Vehículos.- Anexo (93).- Se incluye un análisis pormenorizado de los vehículos asignados a la Unidad Administrativa.---

---4.- Libros, Manuales y Publicaciones.- En el anexo (94) se detallan los libros, manuales y publicaciones propiedad del Gobierno Estatal o del Municipio, asignados a la Unidad Administrativa o elaborados por esta en el curso de sus actividades y de programas especiales encomendados a ella, que son entregados en este acto.--- ---

---5.- -Existencias en Almacén.- La relación contenida en el anexo (95) muestra las existencias en el (los) almacén (es) a la facha de la presente

acta.---6.- Contratos Diversos.- En el anexo (96) se detallan los contratos celebrados por la Unidad Administrativa, señalando en apartados diferentes los que estén vigentes y los

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que se han terminado.- El C. (97) hace constar expresamente que no existen otros compromisos con terceros a cargo de la

Unidad.---7.- Archivos.- Se entrega en esta acto la documentación que obra en los archivos de la Unidad Administrativa.---

---8.- Caja(s) Fuerte(s).- En sobre cerrado se entrega(n) la(s) combinación (es) de la (s) caja (s) fuerte (s) existente (s).---

---VI.- RECURSOS HUMANOS.---

---En el anexo (98) se entrega la relación de los expedientes y registros del personal; las planillas de personal de los distintos programas que maneja la Unidad Administrativa, que contienen los nombres, filiación, categoría, clave, puesto, sueldo, sobresueldo, compensaciones y demás remuneraciones otorgadas, debidamente autorizadas por Programación y Presupuesto, así como el resumen de las plazas asignadas, que se presentan en el anexo (99).- A la fecha de presente acta existen en poder del C. (100).---Pagador Habilitados, cheques (efectivo) con un importe de (101) por concepto de sueldos no cobrados, cuya situación se muestra en el Anexo Num. (102)---

---VII.- INFORME DE ASUNTOS EN TRAMITE:---

---Mediante Anexo Num (103), se entrega relación de Asuntos en Trámite, conteniendo número y fecha del escrito, remitente, asunto y estado que guarda su tramite.--- ---

---VIII.- OTROS HECHOS (104).---

---El C. (105) manifiesta, haber proporcionado sin omisión alguna todos los elementos necesarios para la formulación de la presente Acta, así también declara que todos los pasivos de Unidad Administrativa a su cargo, quedaron incluidos en el capítulo correspondiente de la presente Acta, y que no fue omitido ningún asunto o aspecto importante relativo a su gestión.- Los (106) anexos que se mencionan en esta Acta forman parte integrante de la misma y se firman todas sus fojas para su identificación y efectos legales a que haya lugar por la (s) persona (s) designada (s) para elaborarlas.---

---La presente entrega, no implica liberación alguna de responsabilidades que pudieran llegarse a determinar por la Autoridad competente con posterioridad.

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El C. (107) recibe con reservas de la Ley, del C. (108) todos los recursos y documentos que se precisan en el contenido de la presente Acta y sus anexos-

---Previa lectura del presente y no habiendo mas que hacer constar, se da por concluida a las (109) horas del día (110), firmado para constancia en todas sus fojas al margen y al calce los que en ella

ENTREGA RECIBE --- (111) (112) ENTREGA RECIBE --- (112) (114) (115) (115) --- (116) (117)

Del Llenado del Formato del

"Acta Administrativa de Entrega y Recepción" ESPACIO DATOS A ANOTAR

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(1) Nombre e Unidad Administrativa.- En el cuerpo del Acta podrá utilizarse en donde aparece "Unidad Administrativa", las palabras oficina del C. Subdirector, Oficialía Mayor, Dirección General, o sus equivalentes.

(2) Nombre de la Ciudad en donde esta ubicada la oficina principal de la Unidad Administrativa.

(3) Hora en que se inicia el levantamiento del Acta.

(4) (5) (6) Día, mes y año en que se inicia el levantamiento del Acta. (7) Anotar el título de la dependencia.

(8) Número exterior e interior, nombre de la calle, colonia, sector y número de código postal.

(13)

(9) Nombre del servidor público que entrega.

(10) Nombre oficial del puesto del Titular de la Unidad Administrativa (11) Nombre de la persona que recibe.

(12) Nombre del puesto del servidor público que expide el nombramiento.- En caso de que no exista designación del Titular, se requiere utilizar la siguiente redacción:

"...Quien ha sido designado por el C. (nombre del puesto del servidor público responsable) mediante oficio número, fechado para efectuar la recepción".

(13) (14) Día, mes y año a partir de los cuales.

(15) surte efecto el nombramiento del servidor público entrante. (16) (17) Nombre completo de los testigos.

(18) Nombre de la Dependencia o Entidad.

(19) Nombre Oficial del puesto que ocupa el testigo.

(20) Nombre de la calle, número exterior o interior, colonia/sector, Ciudad y Código Postal.

(21) (22) Nombre de la (s) persona (s) comisionada (s) por la Sindicatura Municipal. (23) Nombre del servidor público saliente.

(24) Nombre de la persona designada para proporcionar la información necesaria, efectuar la entrega física y hacer las aclaraciones pertinentes.

(25) Nombre oficial del puesto. (26) Nombre de la persona que recibe.

(27) Nombre de la persona designada para recibir y verificar la documentación y recursos.- En caso de que la persona que recibe designe para este fin a la mismas persona mencionada en el punto (24), esta deberá hacer las anotaciones necesarias en los registros a fin de mostrar con toda claridad la situación y movimientos correspondientes a la gestión del Servidor Público saliente y a la persona que recibe o asume el cargo.- Esta designación coincide no exime del requisito de proporcionar la información mencionada en el Acta, la cual deberá cumplir con los documentos de soporte y comprobación requeridos.

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Documentación que se Entrega I.- SITUACION PROGRAMATICA

(28) Utilizar el formato oficial correspondiente. (29) Bimestres correspondientes en el reporte

(30) Número de anexo que corresponda al Programa de Trabajo y Reporte (s) de Avance de Actividades, donde se señalan las desviaciones existentes.

II.- SITUACION PRESUPUESTAL

(31) Número de anexo que corresponda al presupuesto. (32) Número de oficio de la tesorería)

(33) Día, mes y año de expedición del oficio.

(34) (35) (36) Día, mes y año de los Estados Presupuestales.

(37) Número de anexo (s) que corresponda a los Estados Presupuestales.

(38) Este comentario se incluirá solamente en caso de haberse presentado modificaciones de reducción o aumento presupuestal.

(39) Número del oficio Modificación Presupuestal.

(40) Nombre de la (s) Unidad (es) Administrativa (s) Autoridad (es) Administrativa (s) que comunica (n) la modificación Presupuestal.

(41) Día, mes y año de expedición del (de los) oficio (s) de Modificación Presupuestal. (42) Indicar si es aumento o reducción.

(43) Porcentaje de aumento o reducción.

(44) Cantidad con número y letra, del aumento o reducción. (45) Anotar el número de las cuentas afectadas

(46) Nombre de la Unidad Administrativa con la que se efectuó la conciliación, normalmente será con programación y presupuesto, conforme al Reglamento Interior de las Dependencias.

(47) (48) (49) Día, mes y año de las conciliaciones presupuestales. PRESUPUESTO POR PROGRAMAS ESPECIALES

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(50) Esta sección debe ser incluida únicamente en caso de que se hayan manejado recursos especiales o adicionales para algún (os) programa (s), por ejemplo: Censos. (51) Nombre de (los) programa (s) especial (es).

(52) Nombre de la Unidad Administrativa, Dependencia o Entidad.

(53) Nombre de la Unidad Administrativa que haya servido de conducto oficial para la asignación de recursos adicionales o especiales.

(54) Número de oficio.

(55) Día, mes y año del oficio.

(56) Importe con número y letra del presupuesto para Programas especiales. (57) Número de los anexos que corresponda a los Presupuestos especiales. (58) (59) Día, mes y año de inicio y terminación del período.

(60) Nombre de Unidad Administrativa o dependencia con quien se realizaron la conciliaciones.

ESTADOS FINANCIEROS

(61) Mencionar los Estados Financieros con que se encuentre a la fecha del Acta, por ejemplo; Balance.

(62) Numero (s) de anexos que corresponda (n) a los Estados Financieros. (63) Fondo (s) revolvente (s) que entrega (n), con número y letra.

(64) suma total en pesos del (de los ) fondo (s) revolvente (s) que maneja la unidad Administrativa.

(65) Número de anexo asignado a la integración de los fondos revolventes que maneja la Unidad Administrativa.

BANCOS

(66) Suma total en pesos de saldos en Bancos a la fecha del Acta, con número y letra. (67) Número que corresponda a las conciliaciones de los saldos en Bancos a la fecha de la entrega y recepción).

(68) (69) Nombres y cargos de las personas cuyas firmas estaban registradas para firmas cheques hasta la fecha del Acta,

(16)

(70) (71) Nombre y cargos de las personas cuyas firmas se registran para la expedición de cheques.

(72) Número de Oficio emitido por la Unidad Administrativa para notificar el cambio de firmas a las Instituciones Bancarias.

(73) Día, mes y año del oficio a la (s) Institución (es) Bancaria (s).

(74) Número de anexo que corresponda al oficio de la (s) Institución (es) Bancaria (s). (75) Número de anexo que corresponda a la relación de talonarios/póliza de cheques utilizados y sin uso.

(76) Nombre del Servidor Público que realiza la entrega.

(77) Nombre de la Institución Bancaria que corresponde la cuenta. (78) Número de la cuenta bancaria.

(79) Número del último cheque expedido de cada una de las cuentas bancarias. (80) Importe del último cheque expedido.

CHEQUES Y EFECTIVO EN PODER DE LA UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO

(81) Cantidad de cheques pendientes de entregar a beneficiarios, en poder de la Unidad de Apoyo Administrativo.

(82) Importe total con número y letra, en pesos, de los cheques pendientes de entregar a beneficiarios.

(83) Número de anexo que corresponda a la relación de cheques pendientes de entregar. (84) Importe del efectivo existente con número y letra.

(85) Finalidad o motivos para los que se tenía el efectivo en la Unidad de Apoyo Administrativo, por Ejemplo: Gastos Menores.

Inversiones en Valores, Títulos o Plazos Preestablecidos. (86) Nombre del Servidor Público que realiza la entrega. (87) En caso afirmativo, indicarlo e incluir como anexo.

(88) Por ejemplo: Impuestos.- En caso afirmativo. Presentar la relación correspondiente. (89) Por ejemplo: Venta de publicaciones.- En caso afirmativo presentar en anexo el "Estado de Ingreso e Egresos", correspondiente.

(17)

"Estado de Ingreso y Egresos", correspondiente. CAMBIO DE REGISTRO DE FIRMAS

(90) Cambio de firmas para la autorización de cuentas por Liquidar Certificadas. (91) Cambio de firmas de pagador (es) Habilitado (s)

92.- Cambio de firmas para el Trámite de compra de boletos de avión. V.- RECURSOS MATERIALES

(93) Número de anexo que corresponda la Inventario. Libros, manuales y Publicaciones.

(94) Número de anexo que corresponda a la relación. Existencia en Almacén.

(95) Número de anexo que corresponda a la relación que muestre las existencias en Almacén.

CONTRATOS DIVERSOS

(96) Número de anexo que corresponda a la realización de contratos. (97) Nombre del servidor público que realiza la entrega.

VI.- RECURSOS HUMANOS

(98) Número de anexo que corresponda a la relación de expedientes.

(99) Número de anexo que corresponda a las plantillas de personal, así como el resumen de las plazas asignadas.

(100) Nombre de la persona designada como pagador Habilitado en la Unidad Administrativa.

(101) Importe con número y letra de la suma.

(102) Número de anexo asignado a la relación de sueldos pendientes de cobro. VII.- INFORME DE ASUNTOS EN TRAMITE

(103) Número de anexo asignado a la relación de asuntos en trámite. VIII.- OTROS HECHOS.

(18)

(104) Asentar los hechos que se consideren

(105) Nombre del servidor público que realiza la entrega. (106) Número total de anexos que se mencionan en el Acta. (107) Nombre de la persona que recibe.

(108) Nombre del servidor público que realiza la entrega. (109) Hora en que se da por concluida el acta.

(110) Día, mes y año en que se da por concluida el acta. (Puede ser distinto de la fecha de iniciación).

(111) Nombre completo y firma del servidor público que entrega. (112) Nombre completo y firma de la persona que recibe.

(113) Nombre completo y firma de la persona que acepta la designación para hacer entrega física de los recursos y proporcionar documentación e información adicionales. (114) Nombre completo y firma de la persona que acepta la designación para hacer la recepción física y solicitar documentación de información adicional.

(115) Nombre completo y firma de la (s) persona (s) comisionada (s) para intervenir por parte del Organo Interno de Control.

(116) Nombre completo y firma del primer del primer testigo de asistencia en el acta. (117) Nombre completo y firma del segundo testigo de asistencia en el acta.

REQUISITOS PARA LA ELABORACION DEL "ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGAS Y RECEPCION"

1.- Usar papel oficial de la Dependencia correspondiente. 2.- Mecanografiar a renglón seguido y sin sangría.

3.- Cancelar con guiones todos los espacios sobrantes del renglón, así como renglones no utilizados.

4.- Dejar un margen de 3cm. y de 2cm. Al lado derecho.

5.- Corregir los errores mediante testado antes del cierre del acta; el documento no deberá contener borraduras, tachaduras o enmendaduras.

(19)

6.- El original y copias del acta deberán ser firmadas en forma autógrafa, con las siguientes distribución:

Original del Acta y anexos. Contraloría Interna.

Copia del Acta y anexos.

Servidor público saliente y al que recibe, así como a la Unidad Administrativa (archivo). Copia del Acta y anexos.:

Oficialía Mayor.

7.- Original y copia de los anexos deberán ser firmados por los responsables de su preparación antes anotada.

Relación de datos que deben servir de base para presentación de los anexos que acompañarán al acta de entrega y recepción del despacho de cada unidad administrativa de estas.

I.- PROGRAMAS PRESUPUESTALES

1.- Programas de trabajo y reportes de Avance de actividades.

2.- Asignación original de Presupuesto por Programas, Subprogramas y Unidades con conceptos y partidas de gasto.

3.- Modificaciones presupuestarias autorizadas y en trámite interno y ante la Secretaría de Programación y presupuesto (oficios de modificación presupuestaria y documentación relativa).

4.- Estados presupuestarios de las asignaciones radicadas, comprometidas, devengadas (ejercidas),

pagadas y disponibles, por programa, subprograma y unidad (en el caso de dependencias, por clave presupuestaria).

5.- Informes de avance físico financieros de los programas presupuesto.

6.- Transferencia de recursos o programas especiales y avances físico-financieros de su ejecución.

7.- Documentación en proceso de regularización presupuestal.

8.- En su caso, anteproyecto de programa-presupuesto para el ejercicio siguiente (actividades, metas y asignación de recursos).

(20)

II.- PROGRAMAS INVERSIONES 1.- Programas de Inversiones Autorizado

2.- Programa de Obra con avance físico y financiero.

3.- Documentación sobre los contratos elaborados para la realización de obras, estudios, proyectos y asesorías relacionados con las mismas.

4.- Documentación relativa a los concursos y adjudicación de contratos de adquisición de bienes y de obras públicas.

5.- Inventario de la maquinaria y equipo de construcción a su cuidado de su propiedad. 6.- Estudios y proyectos realizados sobre la obra pública.

III.- ESTADOS FINANCIEROS

Incluir los estados financieros elaborados hasta la fecha, de conformidad con las disposiciones vigentes, tales como:

1.- Balance General. 2.- Estado de Resultados.

3.- Estado de origen y aplicación de los recursos, etc. 4.- Libros y registros de contabilidad.

IV.- RECURSOS FINANCIEROS

1.- Autorización, monto, integración y estado de los fondos revolventes a la fecha de entrega.

2.- Documentación comprobatoria que ampare los movimientos afectados en los fondos. 3.- Estados de las cuentas bancarias expedidos por las instituciones bancarias.

4.- Relación de talonario y/o pólizas de cheques.

5.- Documentación que amparen los registros y cambios de firmas de cuentas bancarias. 6.- Cheques pendientes de entregar a beneficiarios.

7.- Relación del efectivo existente.

8.- Relación de Inversiones y depósitos en valores, títulos o/a plazos preestablecidos con detalle de las instituciones bancarias, importes fechas de vencimiento, contratos y su número, firmas autorizadas, etc.

(21)

V.- RECURSOS MATERIALES

1.- Inventario de activos fijos; de mobiliario y equipo; vehículos; libros y publicaciones, etc.

2.- Relación de manuales de organización; políticas y normas de organización interna; guías de trabajo generales y específicas, etc.

3.- Inventarios de Almacén .

4.- Contratos celebrados por la Unidad Administrativa o que obren en su poder (arrendamiento, compraventa, etc.)

5.- Relación de los archivos.

6.- Combinación de las cajas fuertes.

7.- Programa vigente de adquisiciones de mercancías, bienes muebles y materias primas autorizadas.

Entrega de planes, estudios, convenios, base de coordinación y cualquier otro asunto relacionado con las actividades de la unidad.

VI.- RECURSOS HUMANOS.

1.- Plantilla actualizadas del personal de la Unidad Administrativa y detalle de percepciones y regímenes de designación y en caso de contratación.

2.- Expedición del personal que acreditan altas, bajas, comisiones, etc.

3.- Relación de sueldos no cobrados y adeudos de la unidad administrativa a favor de trabajadores.

4.- Documentación relativa a contratos de asesoría, consulta o de cualquier otra índole. VII.- ASUNTOS EN TRAMITE

Relación de asuntos en trámite conteniendo el detalle necesario para su identificación y el avance de su gestión.

TRANSITORIOS

ARTICULO PRIMERO.- Este Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Periódico Oficial del Estado.

ARTICULO SEGUNDO.- Se derogan todas las disposiciones administrativas que se opongan al presente Reglamento.

(22)

EL C. ING. JAIME SANCHEZ LOPEZ, SECRETARIO GENERAL DEL PRIMER AYUNTAMIENTO DE PLAYAS DE ROSARITO, BAJA CALIFORNAI,

CERTIFICA

Que en sesión ordinaria de Cabildo de fecha 03 de mayo de 2001; en el punto tercero inciso (a) del orden del día se tomó el siguiente:

---ACUERDO---ACTA I-14/01---a).- El C. Regidor y Presidente de la Comisión de Gobernación y Legislación Alfonso Tolentino González, da lectura al Dictamen No. 18 relativo a la Creación del Reglamento de Entrega y Recepción de los asuntos y recursos Públicos para el Municipio de Playas de Rosarito, del cual se les entrego copia con anterioridad a cada uno de los Regidores y después de una amplia explicación al respecto el C. Presidente del H. Ayuntamiento Lic. Silvano Abarca Macklis somete a votación la propuesta con dispensa solicitada y se aprueba por unanimidad de votos de los integrantes del Cabildo.

Se extiende la presente certificación que consta de una foja útil escrita por un solo lado, en la ciudad de Playas de Rosarito, B.C., a los ocho días del mes de junio de 2001, para los fines legales correspondientes.

EL SECRETARIO GENERAL

DEL H. I AYUNTAMIENTO DE PLAYAS DE ROSARITO, BAJA CALIFORNIA ING. JAIME SANCHEZ LOPEZ RUBRICA

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