Estructura Organizacional

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Propuesta Organigrama y Manual de Funciones 1

Propuesta: DUI

2015

Unidad de Registro de

Documentación de Investigación

de la UAGRM

Estructura

Organizacional

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Propuesta Organigrama y Manual de Funciones

ÍNDICE

Propuesta de Organigrama ………. 3

Propuesta de Manual de funciones ...………..……… 3

Actualización del presente Manual ……….………... 4

Funciones de los cargos por dependencia ……….………… 5

Responsable del Centro de Registro de documentación ………..……….. 7

Técnico en Sistemas ………..………..… 8

Bibliotecario ………..……… 9

Auxiliar de atención al público ……….……….... 10

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DIRECTOR DUI

Responsable de la

Unidad de Registro de

documentación

JEFE DE PROGRAMAS Y

PROYECTOS DE

INVESTIGACION

Técnico en

Sistemas

Bibliotecario

Auxiliar de atención

al público

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PROPUESTA DE MANUAL DE FUNCIONES

La presente propuesta de Manual de funciones de la UNIDAD DE REGISTRO DE DOCUMENTACION CIENTIFICA DE LA UAGRM, es un documento normativo y operativo de gestión del talento humano. El Manual de Funciones completa la estructura organizacional del UNIDAD DE REGISTRO DE DOCUMENTACION CIENTIFICA DE LA UAGRM

y establece la estructura básica de organización y funciones definiendo los deberes de los dependientes.

Unidad de Registro de Documentación Científica de la UAGRM tiene elobjetivo de articular la información científica que produce en la Universidad y unificar la forma del resguardo de dichos documentos que se encuentran en las distintas unidades. (Museos, Bibliotecas. los diferentes Centros e Institutos, Laboratorio) en este sentido se precisa un manual de funciones con base en la normativa organizacional propuesta, que se convierta en un documento de consulta permanente para orientar a todos los miembros de la organización en cuanto a la descripción general de cada cargo, funciones para el adecuado desempeño.

El Manual de Funciones es el producto de un trabajo técnico, un instrumento que permitirá a la UNIDAD DE

REGISTRO DE DOCUMENTACION CIENTIFICA DE LA UAGRM organizar sus cargos verificando las actividades que

cada funcionario desempeña en su puesto de trabajo.

OBJETIVO GENERAL

El objetivo general de este manual de funciones es ser un documento de gestión de carácter dinámico que servirá de apoyo y orientación para UNIDAD DE REGISTRO DE DOCUMENTACION CIENTIFICA DE LA UAGRM, al permitir que se cuente con una fuente escrita de consulta autorizada y concreta sobre nivel, dependencia, jefe inmediato, resumen del cargo, funciones, para el desempeño de cada uno de los cargos establecidos el centro.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Garantizar que todos los cargos establecidos en la propuesta de organigrama de la

UNIDAD DE REGISTRO DE DOCUMENTACION CIENTIFICA DE LA UAGRM tenga definida

claramente sus funciones y que contribuyan al cumplimiento de la misión y objetivos del Centro.

Facilitar el ejercicio del autocontrol.

Establecer y precisar de manera clara y formal la razón de ser de cada dependencia y, determinar sus funciones.

Generar en los funcionarios el compromiso con el desempeño eficiente de sus funciones entregándoles la información básica sobre los mismos.

Aumentar la efectividad de los dependientes a través del conocimiento de las funciones propias del cargo.

Apoyar al Director DUI en coordinación con el Responsable del Centro, en la adecuada administración de cargos, la evaluación de desempeño y

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Servir de apoyo a los procesos de autoevaluación permanente a fin de lograr la adaptación a los cambios. Así como el trabajo cooperativo y solidario de los planes de acción.

Facilitar procesos de simplificación administrativa, evitando se genere duplicidad de funciones.

Los elementos que componen el manual de funciones se definen de la siguiente manera:

I. CARGO:

Denominación otorgada al cargo dentro del Centro, según nombramiento y designación interna definidas por la Dirección de la DUI.

II. DEPENDENCIA:

Determinado teniendo en cuenta las disposiciones internas de la Dirección Universitaria de Investigación y hace referencia al cargo de la persona responsable a la cual se encuentra adscrito el trabajador.

III. ÁREA:

Pertenencia del trabajador a determinada sección.

IV. FUNCION BASICA y FUNCIONES ESPECÍFICAS:

Son las actividades y tareas generales y específicas realizadas por el trabajador en ejercicio del cargo.

AUTORIDAD Y RESPONSABLIDADES

El presente manual considera las funciones de acuerdo con el cargo y la dependencia en que este ubicado.

ACTUALIZACIÓN DEL PRESENTE MANUAL

Responsabilidad:

Del Director su aprobación

Del Responsable del Centro para solicitar las modificaciones que sean necesarias y pertinentes en cada una de las dependencias, de acuerdo con la rotación o reubicación de personal, nuevos empleos, entre otros-

Las modificaciones se solicitarán sobre las “Funciones” las cuales se podrán adicionar, eliminar o modificar teniendo en cuenta su coherencia con la normativa interna.

De todo el personal en su aplicación.

Forma:

La presentación de manual será en documento que permita facilitar su actualización.

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DIRECTOR

I. IDENTIFICACION: Director Universitario de Investigación

II. FUNCIÓN BASICA:

El Director Universitario de Investigación, es la máxima instancia de que norma y definir las políticas y lineamientos estratégicos del Centro.

Su función es coordinar y analizar las actividades estratégicas y priorizar la toma de decisiones sobre alternativas, técnicas y administrativas que guíen y faciliten las actividades del Centro de Registro de documentación.

III. FUNCION GENERAL:

a) Representar de forma institucional, en la vinculación con diferentes entidades públicas, privadas y sociales, organismos nacionales e internacionales en temas de Investigación, Ciencia, Tecnología e Innovación.

b) Designar la persona seleccionada para representar al Centro de Registro de Documentación Científica. c) Definir y Formular las políticas y estrategias generales del Centro.

d) Analizar y aprobar presupuestos de operaciones del Centro. e) Ejercer la labor de fiscalización sobre el personal.

f) Emitir resoluciones y normativas básicas.

g) Resolver situaciones conflictivas que afecten el normal desenvolvimiento de la institución.

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I. CARGO: RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE REGISTRO

DOCUMENTACION CIENTIFICA

II. DEPENDENCIA: Directorio

III. ÁREA: Administrativa

IV. FUNCION BASICA:

El Responsable de la Unidad de Registro es quien administra los recursos humanos, materiales y de servicio para el correcto desenvolvimiento de las funciones de la Unidad, facilita la comunicación y establece relaciones interpersonales a todo nivel, tiene actitudes de actualización e investigación permanente, creatividad, dinamismo y liderazgo.

Está a cargo de la adecuada prácticas administrativas y contables de la Organización, controles internos, propone alternativas de mejoramiento en todos los aspectos del Centro.

V. FUNCIONES ESPECÍFICAS:

a) Coordinar las actividades conjuntas con la Dirección de la DUI y la Jefatura de Programas y Proyectos de Investigación.

b) Elaborar y actualizar el reglamento interno de la Biblioteca.

c) Ejercer autoridad formal sobre el Técnico de Sistemas, Bibliotecario y Auxiliar de atención al público.

d) Organizar, dirigir y verificar servicios del Centro y desarrollar actividades de divulgación de los servicios que presta.

e) Dar instrucciones, asignar tareas y monitorear a dependientes inmediatos para la ejecutar acciones en el desarrollo de procesos, coordinando y orientando el cumplimiento de los mismos.

f) Solicitar informes a sus dependientes inmediatos periódicamente.

g) Analizar e interpretar y certificar los estados financieros del Centro

h) Proponer los controles necesarios para una adecuada utilización de recursos del Centro.

i) Solicitar los recursos económicos necesarios para el funcionamiento adecuado del Centro.

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I. CARGO: Técnico Sistemas.

II. DEPENDENCIA: Jefatura de la Unidad – Director DUI

III. ÁREA: Operativa

Diseñar e implementar herramientas y programas confiables para la permanente actualización de la Unidad de lo que a sistemas se requiere, además de proporcionar mayor agilidad y eficiencia a los usuarios. Es el responsable por la provisión del sistema de información de la Unidad.

a) Coordinar su trabajo y solicitud de material e insumos informáticos con responsable de la Unidad

b) Digitar y actualizar la información de la base de datos de la unidad

c) Administración de la Intra Red.

d) Capacitar a todo el personal en todo lo que a sistemas se refiere.

e) Diseñar y desarrollo del programa para áreas específicas de la Unidad.

f) Generar los diferentes niveles de seguridad para los usuarios de la Red.

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I. CARGO: Bibliotecario

II. DEPENDENCIA: Jefatura de la Unidad – Director DUI

El Bibliotecario, desarrolla procedimientos para organizar la información, así como ofrecer servicios para ayudar e instruir a las personas en las maneras más eficientes para identificar y acceder a la información que necesiten, en sus diferentes formatos (Proyectos de Investigación, artículo, libro, revista, disco compacto, videograbación, archivo digital, etc).

a) Recopilar información de Investigación que se producen en los Centros, Institutos, Laboratorios, Museos, Observatorios y otros unidades relacionadas al área.

b) Catalogar es la lista ordenada o clasificada que se hará sobre los documentos, entre otros que el Centro de Registro y Documentación de Investigación se maneje.

c) Compilar la información de Investigación

d) Manejar el Sistema Informático de Biblioteca o Inventario

e) Estructurar la retrospectiva de la documentación inventariada, de manera cronológica en caso que fuera necesario.

f) Articular los medios de difusión documental que se establezca, donde el centro de documentación recoge y procesa información con el propósito de difundirla y darla a conocer.

g) Aplicar la reprografía en el centro, proceso que permite reproducir documentos impresos mediante técnicas como la fotocopia (o xerocopia), el facsímil o la fotografía.

h) Realizar el proceso del descarte bibliográfico de materiales obsoletos, consiste en la evaluación critica, con el propósito de retirar los documentos que por diversas razón o por agentes naturales, entre otras causas, no cumplen con una función de utilidad para los usuarios del centro.

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I. CARGO: Auxiliar de la Unidad y Atención al público

II. DEPENDENCIA: Responsable de la Unidad – Bibliotecario

Es el responsable funcional de llevar registros, normar, cautelar y manejar el programa básico de sistemas de archivo documentado, Ser un lector crítico y analítico para comprender las solicitudes del usuario frecuente y público en general, así como evaluar su área para la mejora continua y calidad del proceso de atención al usuario del centro.

a) Conocer y cumplir los objetivos, servicios del Centro.

b) Ejecutar sus funciones de acuerdo a instrucciones superiores y a su manual

c) Saludar atentamente y recibir con cordialidad inmediatamente ingresa un usuario al centro, preguntándole en que se le puede ayudar

d) Tener buena predisposición para recibir instructivos y cursos de capacitación en temas de “atención al público”.

e) Tener conocimiento del Inventario de Documentación de Investigación, con las que cuenta el Centro y al mismo tiempo manejar su clasificación.

f) Preparar físicamente los materiales bibliográficos: sellar, rotular, etc.

g) Atender Ofrecer, ser persuasivo/a con los usuarios para satisfacer sus inquietudes.

h) Mantener limpio el punto del Centro, limpiar su mostrador, desempolvar los archiveros de clasificación de documentación científica.

i) Realizar boletas de requerimientos o solicitud de documentación.

j) Fomentar y supervisar el buen uso y conservación de la colección, mobiliario y equipo, y participar en la reparación del material bibliográfico.

k) Consultar con Bibliotecario y/o Técnico se sistema respecto a requerimientos de los usuarios.

l) Supervisar constantemente el inventario de préstamos de documentación para reposición.

m) Atender llamados telefónicos

n) Tener disponibilidad a otras tareas que se lo deleguen.