F-CIPLADE-CC-13/ REV:07
AUITORÍA INTERNA (AI14-FMAT-01)
Duración de la auditoría: Del 2 al 8 de julio de 2014Fecha reunión de apertura: 2 de julio de 2014 Fecha reunión de cierre: 8 de julio de 2014
Fecha de elaboración del reporte: 7 de julio de 2014 No. de auditados: 13
Objetivo:
Verficar el cumplimiento de la documentación establecida en el SGC y los requerimientos de la
norma ISO 9001:2008.
Criterio:
Norma ISO 9001:2008 y documentos que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad de la
Facultad de Matemáticas.
Alcance:
Procesos auditados
Áreas auditadas
Diseño y Provisión de Servicios de Tecnologías de Información y Comunicaciones
Centro de Cómputo Unidad de Servicios Web Unidad de Comunicaciones
Laboratorio de Mantenimiento de Equipo de Cómputo
Administración del Sistema de Gestión de Calidad
Dirección
Secretaría Administrativa Centro de Cómputo
Laboratorio de Mantenimiento de Equipo de Cómputo
Compras Secretaría Administrativa
Unidad de Posgrado e Investigación Competencia del Personal Secretaría Administrativa/Archivo
Equipo auditor
Gavino Díaz Silva
Elia Pineda Zapata
Edwin Dzul Rejón
Julieta Guzmán Casas
Ángel Arroyo Herrera
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Genny Salazar Cardeña (AIF)
Verónica Torres Carrillo (AIF)
Karla Medina Ravell (AIF)
Nadia Calam González (AIF)
Gabriela Tamayo Ceh (AL)
AL: Auditor LíderAIF: Auditor Interno en Formación
HALLAZGOS
No Conformidades
En la revisión al Sistema de Gestión de la Calidad se encontraron un total de 4 No Conformidades
Descripción de la No Conformidad
Especificar: Requerimiento (R)- Incumplimiento (I)- Evidencia (E)
Punto de la norma ISO 9001:2008
R: La norma ISO 9001:2008 en su cláusula 4.2.3 inciso b) establece que la organización debe revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente I: Sin embargo la organización no se aseguró de la actualización del documento.
E: Se encontró en el laboratorio de mantenimiento de equipo de cómputo que el documento del procedimiento (P-FMAT-CTIC-09) llamado “Procedimiento para llevar a cabo Mantenimiento Preventivo” indica que los instructivos (CTIC-05, I-FMAT-CTIC-06, I-FMAT-CTIC-07, I-FMAT-CTIC-08, I-FMAT-CTIC-17 y I-FMAT-CTIC-18) se encuentran en un archivero del laboratorio sin embargo para mantenimiento en sitio indican que los consultan en web o en una carpeta compartida en un servidor.
R: Y en el inciso c) establece que la organización debe asegurarse que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos.
I: Sin embargo la organización no se aseguró que se identifiquen los cambios.
E: En la Unidad de Comunicaciones se encontró que el instructivo I-FMAT-CTIC-21 “Instructivo para el uso del sistema de atención a usuarios”, está en revisión 03 pero en la sección de control de revisiones no se documentó ese nivel de revisión.
4.2.3 b) y c)
R: La norma ISO 9001:2008 en su cláusula 4.2.4 establece que los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la
operación eficaz del sistema de gestión de la calidad deben controlarse.
Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables. I: Sin embargo no se encontró control de los registros ya que no se recuperaron.
E: En la Secretaría Administrativa no se proporcionaron los registros de 2014 para evidenciar el procedimiento de compras directas P-FMAT-SAD-01.
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R: En el procedimiento gobernador P-CIPLADE-CC-02 Procedimiento para llevar a cabo el control de registros en la política 3.3 se establece que todos los campos de los formatos deberán contener la información requerida, evitando dejar espacios en blanco.
Nota: En caso de dejar espacios vacíos se escribirá las siglas N/A qué significa No Aplica o en su caso se cancelará con una línea diagonal.
I: Sin embargo se encontraron registros con espacios en blanco.
E: En el Laboratorio de Mantenimiento de equipo de cómputo se encontró que los formatos F-FMAT-CTIC-54 y F-FMAT-CTIC-55 no se encuentran debidamente llenos los campos. Se tiene evidencia del FMAT-CTIC-54 los folios 3877 y 3884 y del formato F-FMAT-CTIC-55 los folios 3996 y 3888, en total 4 de 6 registros no se llenaron completamente.
N/A
R: En el procedimiento P-FMAT-SAD-01 Procedimiento para compras directas, en la política 3.9 establece que todo expediente de compras estará integrado mínimo por los siguientes documentos:
1. Solicitud cotización o compra (F-FMAT-SAD-01)
2.Tres cotizaciones, según sea el caso podría ser una sola cotización 3.Solicitud de compra (F-FMAT-SAD-04)
4. Copia de Factura
5. Oficio aclaratorio por parte del proveedor (según sea el caso).
I: Sin embargo no se encuentran integrados los expedientes como lo menciona la política 3.9
E: En la Unidad de Posgrado en una muestra de 3 expedientes 2 no contaban con copia de la factura.
N/A
Oportunidades de mejora
Área
En el procedimiento P-FMAT-CTIC-06 se encontró que la liga en la tarea 1 al instructivo I-FMAT-CTIC-21 “Instructivo para el uso del sistema de atención a usuarios” hace referencia a otro documento.
Unidad de Comunicaciones
En el formato F-FMAT-CTIC-01 “recibo de pago” no se registra el
nombre de la persona que recibe el pago, únicamente lo firma. Centro de Cómputo
No se está consultando el formato “Directorio de proveedores”
F-FMAT-SAD-05. Unidad de Posgrado e Investigación
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En el procedimento P-FMAT-CTIC-07 la política 3.2.2 hace referencia al procedimiento de “compras no licitadas” el cual cambió de nombre. En la tarea 15 se hace referencia al formato F.FMAT-CTIC-54 el cual debe ser F-FMAT-CTIC-54.
Se encontró en el diagrama del procedimiento P-FMAT-CTIC-07 hace referencia a letras, cuando ya se tienen referencias con número de las tareas.
5 de 6 expedientes no se encuentran actualizados, faltan constancias de cursos de actualización y la actualización de los curriculums y en el formato F-FMAT-DIR-02, 3 de 3 registros tienen campos en blanco que no han sido cancelados y se observó faltas de ortografía en 1 de 3.
Secretaría Administrativa
Se detectó que no se ha concluido con el taller del sistema de gestión de la calidad iniciado en 2012, y que hay dos acciones correctivas abiertas por no haber concluido con el taller (AC12-FMAT-SAD-01, y AC13-FMAT-SAD-01).
El formato F-FMAT-SAD-01 no cuenta con un campo que lo identifique de manera única para darle seguimiento.
No están claros los cambios realizados al procedimiento P-FMAT-SAD-01 en la sección de control de cambios y mejoras.
En la revisión de la acción correctiva con Folio AC13-FMAT-SAD-01 se detectó que no coincide el nombre del proceso al cual se realizó, se menciona como “Provisión de recursos financieros, materiales y humanos” y en la página del SGC se nombra al proceso como “Provisión de servicios financieros, materiales y humanos”.
En el procedimiento P-FMAT-SAD-01 en la sección 7 de control de registros, los tiempos de retención para los formatos F-FMAT-SAD-01, F-FMAT-SAD-04 y F-FMAT-SAD-06, tiene uno o dos años cuando en la aplicación los retienen cinco años.
En el procedimiento P-FMAT-SAD-01 en la política 3.5.2 cambiar la palabra “solcitarse” por solicitarse.
En la sección no. 5 descripción del procedimiento, en la columna de descripción no hay uniformidad en la redacción (sobran o faltan puntos).
De igual manera en la columna descripción de la actividad detallada en la tarea 7.3 cambiar la palabra “proveedor” por proveedores. Se encontró que la paginación no es correcta existe una página 13 de 12.
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Se encontraron toners con residuos peligrosos, expuestos en un área concurrida.
En el procedimiento para llevar a cabo acciones correctivas y preventivas en todo el documento el nombre del formato F-CIPLADE-CC-15 se nombra como “Acciones correctivas y preventivas” y en la página web de la CIPLADE se llama “Documentación de acciones correctivas y preventivas”.
En el procedimiento de auditoría interna P-CIPLADE-CC-03 se menciona el formato “Reporte de auditoría” y en la página web se llama “Reporte de auditoría interna”.
Administración del Sistema de Gestión de la Calidad
En el diagrama del procedimiento para Diseño y Desarrollo de Aplicaciones Web P- FMAT-CTIC-12, en la decisión de la tarea 4, no existe la opción “NO” para la autorización de la solicitud.
Unidad de Servicios Web
Fortalezas
Área
Se observó un buen control de documentos.
Centro de Cómputo Unidad de Servicios Web
Laboratorio de Mantenimiento de Equipo de Cómputo
Dirección
Unidad de Comunicaciones
Seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Centro de Cómputo Unidad de Servicios Web Unidad de Comunicaciones
Se observó orden y limpieza en el área de trabajo.
Unidad de Servicios Web
Laboratorio de Mantenimiento de Equipo de Cómputo
Unidad de comunicaciones Unidad de posgrado
Centro de Cómputo Dirección
Dominio y control en el manejo de los registros.
Laboratorio de Mantenimiento de Equipo de Cómputo
Centro de Cómputo Unidad de Servicios Web
Dirección
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Se percibe un buen ambiente de trabajo entre el personal.
Todas las áreas
Conocimiento y compromiso del personal involucrado en el SGC.
Laboratorio de Mantenimiento de Equipo de Cómputo
Centro de Cómputo Unidad de Servicios Web Unidad de Comunicaciones
Dirección