Manual de Normas y Procedimientos Administrativos sobre Modificaciones Presupuestarias Gaceta Universitaria Nº 149
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El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, reunido en su sesión Nº. 2439, Ordinaria, celebrada el día veintinueve de abril de dos mil quince, en uso de las atribuciones que le confiere la Ley de Universidades y el Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, APROBO:
Manual de Normas y Procedimientos Administrativos
Sobre Modificaciones Presupuestarias
Manual de Normas y Procedimientos Administrativos sobre Modificaciones Presupuestarias Gaceta Universitaria Nº 149 2/33 BASE LEGAL
; Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. (Gaceta Oficial No. 5.453 Extraordinaria
de fecha 24/03/2000). Artículos 109, 311 y 314.
; Decreto 1.401 con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público (LOAFSP) (Gaceta Oficial Extraordinaria No. 6.154 de fecha 19/11/2014). Artículo:
50, 57
; Reglamento No. 1 de la LOAFSP, relativo al Sistema Presupuestario. (Gaceta Oficial No. 5.781
Extraordinaria de fecha 12/08/05). Capítulo II. Artículos: 8 y 9. Capitulo III. Sección Sexta. Artículo
40. Sección Décima Segunda. Artículo 80. Capítulo IV. Artículos 90, 91, 92 y 93. Sección Tercera.
Artículos 100, 101, 102, 103 y 104.
; Disposiciones Generales de la Ley de Presupuesto vigente relacionadas con las modificaciones
presupuestarias.
; Ley de Universidades (Gaceta Oficial No. 1.429 Extraordinaria de fecha 08/09/1970). Artículos: 9,
14, 20, 26 y 37.
; Ley del Estatuto sobre el Régimen de Jubilados y Pensionados (Gaceta Oficial No. 3.850
Extraordinaria de fecha 18/07/1986). Artículo 23.
; Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal
(Gaceta Oficial No. 37.347 de fecha 17/12/2001). Artículos 9 y 37.
; Manual de Normas y Procedimientos para la Tramitación de Modificaciones Presupuestarias de
las Universidades Nacionales. Aprobado en sesión ordinaria del Consejo Nacional de
Universidades, del mes de enero 2006.
; Instructivo del Manejo de Saldos de Caja y Bancos.
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El presente Manual fue actualizado por el personal de la Dirección de Programación y Presupuesto, y
revisado por la Jefe del Departamento de Organización y Métodos, Lcda. Elizabeth Morales, a los fines de dar
cumplimiento a lo establecido en las Bases Legales ya indicadas.
Este documento se revisó y aprobó por las siguientes instancias y en las fechas indicadas:
___________________________________
Prof. Rosalinda Martínez
Directora de Programación y Presupuesto
Febrero 2015
____________________________________
VoBo: Prof. Edgar Alvarado
Vicerrector Administrativo
Marzo 2015
____________________________________
Aprobado por: Consejo Universitario
Sesión N° 2439 de Fecha: 29 / 04 / 2015
Manual de Normas y Procedimientos Administrativos sobre Modificaciones Presupuestarias Gaceta Universitaria Nº 149
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UNIDAD
MANUAL
DE
NORMAS
Y
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
I N T R O D U C C I Ó N
Para dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1.401 con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP), su Reglamento No. 1 y en las disposiciones
complementarias y procedimientos técnicos determinados por los órganos competentes, se elabora el
presente Manual de Normas y Procedimientos para la Tramitación de Modificaciones Presupuestarias de la
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.
Este manual tiene como objetivo presentar las normas, orientaciones y procedimientos a las unidades
administradoras y ejecutoras de presupuesto, para realizar los cambios en las asignaciones presupuestarias
en relación a los créditos originalmente aprobados en la Ley de Presupuesto.
Así mismo, el presente Manual debe ser revisado periódicamente a los fines de adecuarlo a los cambios
originados por variaciones en las políticas, objetivos y metas; así como también por reformas de la Base
Legal que lo sustenta.
Consta de un glosario de términos, las normas que regulan los procedimientos, basamento jurídico que lo
sustenta, niveles de autorización para tramitar las modificaciones presupuestarias, así como los requisitos
exigidos para su trámite, los procedimientos administrativos propiamente dichos y como anexos los
formularios que se utilizan en tales procedimientos.
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NORMAS
Y
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
GLOSARIO DE TÉRMINOS
1. Créditos Presupuestarios: Recursos que tienen las partidas presupuestarias, asignadas en el presupuesto. Asignaciones previstas para financiar los gastos corrientes, de capital y las aplicaciones financieras las cuales deben imputarse a las partidas asignadas a cada una de las categorías presupuestarias previstas para el ejercicio económico correspondiente.
2. Meta o Volumen de Trabajo: Cuantificación del bien o servicio que se espera obtener en el desarrollo de cada una de las acciones específicas del proyecto.
3. Modificaciones Presupuestarias: Son las variaciones a los límites máximos de las autorizaciones disponibles para gastar establecidas en el Presupuesto y en los créditos presupuestarios acordados en la distribución general del mismo, para cada fuente de financiamiento.
4. Modificaciones Presupuestarias que rigen para la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”:
a. Incremento de los créditos presupuestarios originalmente aprobados: consiste en el aumento de los créditos presupuestarios que resulten insuficientes durante la ejecución, destinados a cubrir gastos necesarios no previstos, o que resulten insuficientes para cubrir gastos no incluidos en el Presupuesto de cada año.
b. Saldo de Caja y Bancos: recursos no comprometidos en el ejercicio económico financiero anterior. Es el saldo que resulta luego de aplicar la liquidación y cierre del ejercicio, ajustado a la providencia que regula la liquidación y cierre del ejercicio económico financiero de cada año.
c. Disminución de los créditos presupuestarios originalmente aprobados: consiste en la reducción total o parcial de los créditos no comprometidos, acordados en el Presupuesto. Estas reducciones a los créditos se originan cuando se evidencia una disminución de los ingresos previstos para el ejercicio fiscal.
d. Traspasos de créditos presupuestarios entre partidas cedentes o receptoras de un mismo o distintos Proyectos o Acciones Centralizadas: consiste en una reasignación de créditos presupuestarios entre partidas, genéricas, específicas y sub-específicas de un mismo o distinto Proyecto o Acción Centralizada, que no afectan el total de los gastos previstos en el presupuesto por fuente de financiamiento.
5. Partida Presupuestaria: Constituye el mayor nivel de agregación del grupo de cuentas “EGRESO” determinadas en el Clasificador Presupuestario de Egresos, dictado por la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE).
6. Partidas Genéricas, Específicas y Sub-específicas: Constituyen los niveles de desagregación de la partida presupuestaria, ordenada en forma descendente, de acuerdo a los conceptos de gastos que puedan clasificarse en subdivisiones de los tipos de gastos incluidos en la partida.
7. Unidad Ejecutora Local: Es la unidad operadora de menor nivel, responsable de la ejecución física de una actividad de un proyecto. Dentro de la estructura del Sistema Administrativo Integrado (SIAD) de la UCLA, pertenecen a una unidad administradora.
8. Unidad Administradora: Es la unidad de mayor nivel dentro de la estructura del Sistema Administrativo Integrado (SIAD), que administra los recursos presupuestarios de una o varias unidades ejecutoras locales.
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6/33 DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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UNIDAD
NORMAS QUE REGULANLOS PROCEDIMIENTOS DE LAS MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS
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NORMAS
1. Toda solicitud de modificación de créditos presupuestarios debe cumplir con las disposiciones reglamentarias,
normativas técnicas y con los requerimientos mínimos exigidos en este manual. Asimismo, debe cumplir con las Normas
Técnicas, Normas de Austeridad y las Normas Generales, establecidas en el Manual de Normas y Procedimientos para la
Tramitación de Modificaciones Presupuestarias aprobado en Consejo Nacional de Universidades (CNU) del mes de
enero de 2006.
2. El Vicerrectorado Administrativo, la Dirección de Planificación Universitaria y la Dirección de Programación y
Presupuesto, serán las instancias administrativas ante la cual se interpondrán las consultas que se generen con motivo
de la aplicación del presente Manual de Normas y Procedimientos para la Tramitación de Modificaciones
Presupuestarias de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.
3. Es responsabilidad del Vicerrectorado Administrativo y de la Dirección de Programación y Presupuesto, tramitar ante el
Consejo Universitario, las modificaciones presupuestarias que requieran las unidades administradoras y unidades
ejecutoras locales en el transcurso de la ejecución presupuestaria.
4. Las solicitudes de modificaciones de créditos presupuestarios que requieran las unidades administradoras y unidades
ejecutoras locales, deberán ser consignadas ante la Dirección de Programación y Presupuesto con un mínimo de tres (3)
días hábiles previos a la reunión del Consejo Universitario.
5. La Secretaría General de la Universidad, una vez aprobadas las modificaciones presupuestarias solicitadas, remitirá a la
Dirección de Programación y Presupuesto la Resolución, exposición de motivos y demás anexos, dentro de cinco (5) días
hábiles siguientes a la aprobación por parte del Consejo Universitario.
6. La Dirección de Programación y Presupuesto, asignará un número consecutivo a las Modificaciones Presupuestarias, con
la finalidad de llevar el control de las mismas y del correspondiente monto del Presupuesto Modificado Acumulado. El
número asignado consta de cinco dígitos precedidos de una letra I, U, R. La letra I corresponde a Traspasos autorizados
por la Dirección de Programación y Presupuesto. La letra U corresponde a Traspasos autorizados por el Rector o por el
Vicerrector Administrativo y la letra R corresponde a Modificaciones por incremento o disminución de los créditos
presupuestarios.
7. Las unidades administradoras y unidades ejecutoras de presupuesto tendrán hasta los primeros veinte cinco días del
mes, para incluir en el SIAD las solicitudes de modificaciones por traspaso y enviarlas a la Dirección de Programación
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DIRECCIÓN
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PROGRAMACIÓN
Y
PRESUPUESTO
MANUAL
DE
NORMAS
Y
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
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NORMAS
QUE
REGULAN
LOS
PROCEDIMIENTOS
DE
LAS
MODIFICACIONES
PRESUPUESTARIAS
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NORMAS
8. El monto de las solicitudes de modificaciones por incremento, disminución o traspasos debe ser expresado en
números enteros.
9. Las unidades administradoras y unidades ejecutoras locales, al momento de solicitar alguna modificación
presupuestaria, deberán estar atentas por el sistema integrado administrativo (SIAD) de su aprobación.
10. Las Modificaciones por Traspasos autorizadas por el Rector y las autorizadas por el Vicerrector Administrativo, serán
presentadas trimestralmente ante el Consejo Universitario. Posteriormente serán remitidas a la Oficina de
Planificación del Sector Universitario (OPSU).
11. Las modificaciones presupuestarias por incrementos y traspasos, asociadas al gasto de personal (partidas 401 y 407)
se encuentran centralizadas en la Dirección de Programación y Presupuesto, instancia que velará de manera
permanente la correcta imputación presupuestaria, cuando se afecten dichas partidas.
12. Las Modificaciones Presupuestarias cuyo nivel de autorización sea CNU‐ OPSU deberán enviarse a OPSU
inmediatamente luego de su aprobación por Consejo Universitario. El resto de modificaciones correspondientes a un
determinado mes del ejercicio fiscal, deberán ser remitidas a OPSU durante los primeros cinco días hábiles del mes
siguiente.
13. Los documentos que respaldan las Modificaciones Presupuestarias, deben permanecer en el archivo de la Dirección de
Programación y Presupuesto hasta diez años calendario.
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PROGRAMACIÓN
Y
PRESUPUESTO
MANUAL
DE
NORMAS
Y
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
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NIVELES
DE
AUTORIZACIÓN
PARA
LAS
MODIFICACIONES
PRESUPUESTARIAS
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NIVELES DE AUTORIZACIÓN
1. De Autorización por parte de:
Consejo Nacional de Universidades (CNU) ‐ Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU):
a. Las modificaciones que impliquen un incremento o una disminución superiores al diez por ciento (10%)
de los créditos originalmente aprobados en el presupuesto.
b.Las modificaciones por los traspasos de créditos presupuestarios superiores al veinte por ciento (20%) de
los créditos inicialmente previstos entre partidas cedentes o receptoras de un mismo proyecto o acción
centralizada.
c. Las modificaciones por los traspasos de créditos presupuestarios superiores al diez por ciento (10%) de
los créditos inicialmente previstos entre partidas cedentes o receptoras de diferentes proyectos o acciones
centralizadas.
Consejo Universitario:
a. Las modificaciones que impliquen un incremento o una disminución de hasta diez por ciento (10%) de
los créditos originalmente aprobados en el presupuesto. Una vez aprobadas, deben ser notificadas a la
Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU), con la finalidad de actualizar los saldos a nivel de
Partidas y Proyectos y/o Acciones Centralizadas.
Para alcanzar el diez por ciento (10%) se acumularán los incrementos o las disminuciones parciales según
sea el caso.
b. Las modificaciones por los traspasos de créditos presupuestarios de hasta el veinte por ciento (20%) y superiores al diez por ciento (10%) de los créditos inicialmente previstos entre partidas cedentes o
receptoras de un mismo proyecto o acción centralizada. Una vez aprobadas, deben ser notificados a la
Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU).
c. Las modificaciones por los traspasos de créditos presupuestarios de hasta el diez por ciento (10%) de los
créditos inicialmente previstos entre partidas cedentes de diferentes proyectos o acciones centralizadas.
Una vez aprobadas, deben ser notificados a la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU).
d. El compendio trimestral de las Modificaciones por traspasos de autorización por parte del rector y del
vicerrector deben ser notificadas al Consejo Universitario (CU).
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PROGRAMACIÓN
Y
PRESUPUESTO
MANUAL
DE
NORMAS
Y
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
LOGO DE LA
UNIDAD
NIVELES
DE
AUTORIZACIÓN
PARA
LAS
MODIFICACIONES
PRESUPUESTARIAS
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NIVELES DE AUTORIZACIÓN
Rector:
a. Las modificaciones por los traspasos de créditos presupuestarios de hasta el diez por ciento (10%) de los
créditos inicialmente previstos entre partidas cedentes o receptoras de diferentes unidades ejecutoras locales
de un mismo proyecto o acción centralizada.
Vicerrector Administrativo:
a. Las modificaciones por los traspasos de créditos presupuestarios de hasta el diez por ciento (10%) de los
créditos inicialmente previstos entre partidas cedentes o receptoras de una misma unidad ejecutora local de
un mismo proyecto.
Dirección de Programación y Presupuesto:
a. Las modificaciones por traspasos de créditos presupuestarios de hasta el diez por ciento (10%) de los
créditos inicialmente previstos entre genéricas, específicas y sub‐específicas de una misma partida y
unidad ejecutora local de un mismo proyecto o acción centralizada.
b. Las modificaciones por Traspasos de Créditos Presupuestarios entre genéricas, específicas y sub‐
específicas de las partidas 4.01‐Gastos de Personal (Activo) y 4.07‐Transferencias y Donaciones
(Personal Pasivo), exclusivamente para garantizar la correcta imputación de los créditos presupuestarios.
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DE
PROGRAMACIÓN
Y
PRESUPUESTO
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DE
NORMAS
Y
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
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REQUISITOS
PARA
EL
TRÁMITE
DE
LAS
MODIFICACIONES
PRESUPUESTARIAS
POR
INCREMENTO
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Requisitos para la Solicitud de Modificación por Incremento de Créditos Presupuestarios
Fuentes Externas:
A.‐ Incrementos originados por incorporación de nuevos recursos al presupuesto ley aprobado, por concepto de Transferencias de Entes Descentralizados Sin Fines Empresariales como Fuente de Financiamiento (Partidas Centralizadas en OPSU).
• Copia del oficio OPSU donde solicitan tramitar modificación por incremento, con información de la
procedencia o fuente financiera y la aplicación de los recursos.
B.‐ Incrementos originados por recursos provenientes del Sector Privado, Otras Instituciones y Entes Descentralizados del Poder Público, Estadal, Municipal y Otros.
• Memorando de la unidad ejecutora local donde solicita tramitar modificación por incremento, con
información de la procedencia o fuente financiera y la aplicación de los recursos.
• Certificación de Disponibilidad de la Dirección de Finanzas que indique la disponibilidad financiera de los
recursos en tesorería y del registro contable, en correspondencia con el monto del recurso a incorporar en el
presupuesto.
En ambos casos (A Y B):
1. Resolución del Consejo Universitario que certifique la autorización de la modificación presupuestaria.
2. Cuadro Cuenta Ahorro Inversión Financiamiento (CAIF).
3. Forma MP‐01 “Solicitud de Modificación por Incremento o Disminución de Créditos Presupuestarios: Presupuesto
de Recursos y Fuentes Financieras”, contenida en el manual de CNU‐OPSU.
4. Forma MP‐02 “Solicitud de Modificación por Incremento o Disminución de Créditos Presupuestarios a Nivel de
Proyectos, Acciones Centralizadas y Cuentas de Egreso”, contenida en el manual CNU‐OPSU.
5. Forma MP‐04 “Solicitud de Modificación Presupuestaria Consolidada”, contenida en el manual elaborado por
CNU y OPSU.
6. Forma 3 del Plan Operativo Anual “Resumen de los Proyectos”, en la cual se refleja la reprogramación de las
metas y volúmenes de trabajo, si corresponde, y de los recursos financieros en cada una de las categorías
presupuestarias afectadas, contenida en el manual establecido por OPSU.
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PROGRAMACIÓN
Y
PRESUPUESTO
MANUAL
DE
NORMAS
Y
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
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UNIDAD
REQUISITOS
PARA
EL
TRÁMITE
DE
LAS
MODIFICACIONES
PRESUPUESTARIAS
POR
INCREMENTO
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Requisitos
para
la
Solicitud
de
Modificación
por
Incremento
de
Créditos
Presupuestarios
Fuentes Internas:
1. Ingresos Propios: por la Venta de Bienes y Servicios (Fomento, Postgrado, Librería Universitaria) Intereses por
Colocaciones Financieras, Ingresos de la Propiedad y Otros Ingresos Ordinarios, Extraordinarios.
1. Memorando de la unidad ejecutora local donde solicita tramitar modificación por Incrementos originados por
incorporación de nuevos recursos al presupuesto ley aprobado, Dicho Memorando debe contener lo siguiente:
• Exposición de Motivos que especifique el origen de los recursos y su imputación presupuestaria a nivel
de partidas, específicas y sub‐específicas de gastos, de acuerdo a las necesidades presentadas en los
proyectos o acciones centralizadas, a los cuales se aplican los ingresos.
• Grado de afectación de las metas o volúmenes de trabajo, si corresponde, con la respectiva firma y
sello húmedo de la Unidad Ejecutora.
2. Certificación de la Dirección de Finanzas que indique la disponibilidad financiera de los recursos en tesorería y del
registro contable, en correspondencia con el monto del recurso a incorporar en el presupuesto.
3. Resolución del Consejo Universitario que certifique la autorización de la modificación presupuestaria.
4. Cuadro Cuenta Ahorro Inversión Financiamiento (CAIF).
5. Forma MP‐01 “Solicitud de Modificación por Incremento o Disminución de Créditos Presupuestarios: Presupuesto
de Recursos y Fuentes Financieras”, contenida en el manual de CNU‐OPSU.
6. Forma MP‐02 “Solicitud de Modificación por Incremento o Disminución de Créditos Presupuestarios a Nivel de
Proyectos, Acciones Centralizadas y Cuentas de Egreso”, contenida en el manual CNU‐OPSU.
7. Forma MP‐04 “Solicitud de Modificación Presupuestaria Consolidada”, contenida en el manual elaborado por CNU
y OPSU.
8. Forma 3 del Plan Operativo Anual “Resumen de los Proyectos”, en la cual se refleja la reprogramación de las metas
y volúmenes de trabajo, si corresponde, y de los recursos financieros en cada una de las categorías presupuestarias
afectadas, contenida en el manual establecido por OPSU.
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PROGRAMACIÓN
Y
PRESUPUESTO
MANUAL
DE
NORMAS
Y
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
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UNIDAD
REQUISITOS
PARA
EL
TRÁMITE
DE
LAS
MODIFICACIONES
PRESUPUESTARIAS
POR
INCREMENTO
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Requisitos
para
la
Solicitud
de
Modificación
por
Incremento
de
Créditos
Presupuestarios
Saldo de Caja y Bancos:
1. Certificación de la Dirección de Finanzas que indique la disponibilidad financiera de los recursos en tesorería y
del registro contable, en correspondencia con el monto del recurso a incorporar en el presupuesto.
2. Formas del Instructivo de Liquidación y Cierre del Ejercicio, Cuadro Resumen del Saldo de Caja y Bancos.
3. Memorando de la unidad ejecutora local, con la respectiva firma y sello húmedo, que contenga lo siguiente:
• Exposición de Motivos que especifique el origen de los recursos por excedentes de caja y banco, producto
de compromisos liberados a final de año, compromisos no causados, causados y no pagados en el ejercicio
económico financiero anterior y su imputación presupuestaria a nivel de partidas, específicas y sub‐
específicas de gastos, de acuerdo con las necesidades presentadas en los proyectos o acciones
centralizadas a los cuales se aplican los ingresos.
• Grado de afectación de las metas o volúmenes de trabajo, si corresponde.
4. Resolución del Consejo Universitario que certifique la autorización de la modificación presupuestaria.
5. Cuadro Cuenta Ahorro Inversión Financiamiento (CAIF).
6. Forma MP‐01 “Solicitud de Modificación por Incremento o Disminución de Créditos Presupuestarios:
Presupuesto de Recursos y Fuentes Financieras”, Manual CNU‐OPSU.
7. Forma MP‐02 “Solicitud de Modificación por Incremento o Disminución de Créditos Presupuestarios a Nivel de
Proyectos, Acciones Centralizadas y Cuentas de Egreso”, Manual CNU‐OPSU.
8. Forma MP‐04 “Solicitud de Modificación Presupuestaria Consolidada”, Manual CNU‐OPSU.
9. Forma 3 del Plan Operativo Anual “Resumen de los Proyectos”, en la cual se refleja la reprogramación de las
metas y volúmenes de trabajo, si corresponde, y de los recursos financieros en cada una de las categorías
presupuestarias afectadas, Manual CNU‐OPSU.
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REQUISITOS
PARA
EL
TRÁMITE
DE
LAS
MODIFICACIONES
PRESUPUESTARIAS
POR
DISMINUCIÓN
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Requisitos para la Solicitud de Modificación por Disminución de Créditos Presupuestarios A. Insubsistencia Presupuestaria (Anulaciones de Créditos) decretada por el Ejecutivo Nacional
• Copia del oficio OPSU donde solicitan tramitar Modificación por Disminuciones en los Créditos Presupuestarios
originalmente aprobados en el Proyecto Ley de Presupuesto.
B. Insubsistencia Presupuestaria decretada por la UCLA (Ajuste a los Créditos por Reducciones de Ingresos)
• Memorando de la Dirección Programación y Presupuesto que contenga la Exposición de Motivos que
especifique las causas por las cuales se produce la Insubsistencia o disminución de los Ingresos por Venta de
Bienes y Servicios, Ingresos de la Propiedad, Otros Ingresos Ordinarios y Disminuciones de Otros Activos
(sobreestimación del saldo inicial de caja, entre otros) en relación a los inicialmente previstos, su base de
cálculo y el grado de afectación de las metas o volúmenes de trabajo, si corresponde, de los proyectos o
acciones centralizadas involucradas.
En ambos casos (A y B):
1. Resolución del Consejo Universitario que certifique la autorización de la modificación presupuestaria.
2. Cuadro Cuenta Ahorro Inversión Financiamiento (CAIF).
3. Forma MP‐01 “Solicitud de Modificación por Incremento o Disminución de Créditos Presupuestarios reflejada
en el Presupuesto de Recursos y Fuentes Financieras”, contenida en el manual elaborado por el CNU y OPSU.
4. Forma MP‐02 “Solicitud de Modificación por Incremento o Disminución de Créditos Presupuestarios a Nivel de
Proyectos, Acciones Centralizadas y Cuentas de Egreso”, contenida en el manual elaborado por el CNU y OPSU.
5. Forma MP‐04 “Solicitud de Modificación Presupuestaria Consolidada”, contenida en el manual elaborado por
CNU y OPSU.
6. Forma 3 del Plan Operativo Anual “Resumen de los Proyectos”, en la cual se refleja la reprogramación de las
metas y volúmenes de trabajo, si corresponde, de los recursos financieros en cada una de las categorías
presupuestarias afectadas, contenidas en los lineamientos emitidos por OPSU.
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PROGRAMACIÓN
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MANUAL
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Y
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
LOGO DE LA UNIDAD
REQUISITOS
PARA
EL
TRÁMITE
DE
LAS
MODIFICACIONES
PRESUPUESTARIAS
POR
TRASPASOS
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Requisitos para el trámite de modificaciones por traspasos De autorización por parte del CNU‐ OPSU y del Consejo Universitario
A. Dentro de un mismo Proyecto y/o Acción Centralizada:
• Traspasos hasta el 20% y superiores al 10% Máxima Autoridad (CU)
• Traspasos Mayores al 20% CNU
B. Entre Diferentes Proyectos y/o Acciones Centralizadas:
• Traspasos Menores o Iguales al 10% Máxima Autoridad (CU)
• Traspasos Mayores al 10% CNU
En ambos casos (A y B):
1. Exposición de Motivos detallada del grado de afectación de las metas o volúmenes de trabajo, si corresponde,
y de las causas por las cuales no fueron utilizados los créditos presupuestarios de la partida cedente y las
razones, debidamente explicadas, de las necesidades que presenta la partida receptora.
2. Verificación, en sistema SIAD, de la existencia de la disponibilidad presupuestaria por parte del responsable
de la Unidad Administradora o Unidad Ejecutora.
3. Resolución del Consejo Universitario que certifique la autorización del traspaso de créditos.
4. Cuadro Cuenta Ahorro Inversión Financiamiento (CAIF)
5. Forma MP‐03 “Solicitud de Modificación por Traspasos de Créditos Presupuestarios a Nivel de Proyectos,
Acciones Centralizadas y Cuentas de Egreso”, contenida en el manual elaborado por CNU y OPSU.
6. Forma MP‐04 “Solicitud de Modificación Presupuestaria Consolidada”, contenida en el manual elaborado por
CNU y OPSU.
7. Forma 3 del Plan Operativo Anual “Resumen de los Proyectos”, en la cual se refleja la reprogramación de las
metas y volúmenes de trabajo, si corresponde, y de los gastos en cada una de las categorías presupuestarias
afectadas.
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Y
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NORMAS
Y
PROCEDIMIENTOS
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REQUISITOS
PARA
EL
TRÁMITE
DE
LAS
MODIFICACIONES
PRESUPUESTARIAS
POR
TRASPASOS
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Requisitos para el trámite de modificaciones por traspasos De autorización por parte del:
1.‐ Rector
Dentro de un mismo Proyecto y/o Acción Centralizada:
Traspasos de hasta el 10% de los créditos presupuestarios inicialmente previstos entre partidas cedentes o receptoras
de diferentes unidades ejecutoras.
1. Memorando de la unidad ejecutora local, con firma del responsable y sello húmedo de la respectiva
unidad, solicitando el traspaso. El memorando debe contener Exposición de Motivos detallada del
grado de afectación de las metas o volúmenes de trabajo, si corresponde, y de las causas por las
cuales no fueron utilizados los créditos presupuestarios de la partida cedente y las razones,
debidamente explicadas, de las necesidades que presenta la partida receptora.
2. Formato emitido por el Sistema Integrado Administrativo (SIAD): “Traspaso de Créditos
Presupuestarios de Autorización por el Rector” (entre partidas cedentes o receptoras de diferentes
Unidades Ejecutoras locales, de un mismo Proyecto o Acción Centralizada), con firma del responsable
y sello húmedo de la respectiva unidad.
2.‐ Vicerrector Administrativo
Dentro de un mismo Proyecto y/o Acción Centralizada:
Traspasos de hasta el 10% de los créditos presupuestarios inicialmente previstos entre partidas cedentes o
receptoras de una misma unidad ejecutora.
1. Memorando de la unidad ejecutora local, con firma del responsable y sello húmedo de la respectiva unidad
solicitando el traspaso. El memorando debe contener Exposición de Motivos detallada del grado de afectación
de las metas o volúmenes de trabajo, si corresponde, y de las causas por las cuales no fueron utilizados los
créditos presupuestarios de la partida cedente y las razones, debidamente explicadas, de las necesidades que
presenta la partida receptora.
2. Formato emitido por el Sistema Integrado Administrativo (SIAD): “Traspaso de Créditos Presupuestarios de
Autorización por el Vicerrector Administrativo” (entre diferentes partidas de una misma Unidad Ejecutora, de
un mismo Proyecto o Acción Centralizada), con firma del responsable y sello húmedo de la respectiva unidad.
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PROGRAMACIÓN
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PRESUPUESTO
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DE
NORMAS
Y
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
LOGO DE LA UNIDAD
REQUISITOS
PARA
EL
TRÁMITE
DE
LAS
MODIFICACIONES
PRESUPUESTARIAS
POR
TRASPASOS
Pág.
7/7
Requisitos para el trámite de modificaciones por traspasos 3.‐ Dirección de Programación y Presupuesto
Dentro de un mismo Proyecto y/o Acción Centralizada:
Modificación por Traspasos hasta el 10% de los créditos presupuestarios inicialmente previstos entre genéricas,
específicas y sub‐específicas de una misma partida y unidad ejecutora local.
1. Formato emitido por el Sistema Integrado Administrativo (SIAD): “Traspaso de Créditos Presupuestarios
de Autorización por la Dirección de Programación y Presupuesto” (entre diferentes genéricas, específicas
y sub‐específicas de una misma Partida, de una misma Unidad Ejecutora, de un mismo Proyecto o Acción
Centralizada), con firma del responsable y sello húmedo de la respectiva unidad.
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Procedimiento
Nº
1
LOGO DE LAUNIDAD
Modificación
por
Incremento
o
Disminución
de
Créditos
Presupuestarios
>
al
10%
de
los
Créditos
Originalmente
Aprobados
en
el
Presupuesto
Ley
Pág.
½
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
CASO A: Fuente de Financiamiento: la República – Transferencias de Entes Descentralizados Sin Fines Empresariales (Recursos Provenientes de Partidas Centralizadas en OPSU).
Responsable Actividad
Dirección de Programación y Presupuesto (DPP)
1. El Director recibe, vía electrónica, oficio de OPSU donde se solicita tramitar modificación (por
incremento o disminución). En caso de incremento, confirma la recepción de los recursos en
Dirección de Finanzas (Certificación de Tesorería‐Contabilidad) informa al Vicerrector
Administrativo y entrega al Analista de Presupuesto.
2. El analista revisa el oficio para determinar que unidades se ven afectadas con la aplicación de
los recursos recibidos. Se comunica con el administrador de tales unidades (en caso que los
recursos no se correspondan con gastos de personal) solicitando por escrito la distribución del
gasto, la cual debe indicar la unidad ejecutora que recibe los recursos, así como la distribución
del monto en Bs. por partida (s), genérica (s), específica (s) y sub específica (s).
3. El analista elabora Exposición de Motivos y Resolución (en borrador), la entrega al Director con
los soportes, para su revisión y ajustes, si los hubiere. El Director una vez conforme, entrega a
la secretaria.
4. La secretaria presenta al Vicerrector Administrativo la Exposición de Motivos para su revisión y
posterior discusión en Comisión Delegada. Archiva temporalmente la Resolución (en borrador)
y los soportes.
5. Si el Vicerrector Administrativo o la Comisión Delegada realizan alguna observación a la
Exposición de Motivos, se informa a la DPP para su corrección y elaboración definitiva en dos
ejemplares. Uno se envía al Vicerrectorado Administrativo para que elabore memorando a
Secretaría General, solicitando su incorporación en punto de agenda del Consejo Universitario y
el otro es archivado temporalmente.
6. Una vez aprobada la Modificación Presupuestaria en Consejo Universitario, Secretaría General
informa a la Dirección de Programación y Presupuesto vía Telefónica, indicando el número de la
Sesión del Consejo Universitario y la fecha de aprobación.
7. El analista de presupuesto elabora las formas MP‐01, MP‐02, MP‐04 y cuadro cuenta ahorro inversión financiamiento (CAIF).
8. Solicita a la Dirección de Planificación Universitaria (DPU) el llenado del formato 3 “Resumen de
los Proyectos” con la afectación de metas físicas y financieras del Plan Operativo Anual
Institucional.
9. Envía a la DPU por correo electrónico Exposición de Motivos y Formas MP‐01, MP‐02, y MP‐
04. (Ver procedimiento N° P‐06 de la DPU: Para Actualizar Formato 3: Resumen de los Proyectos, del POAI por Modificaciones Presupuestarias).
10. Recibe de la DPU Formato 3 “Resumen de los Proyectos” del Plan Operativo Anual Institucional
(POAI) y anexa a las Formas MP‐01, MP‐02, y MP‐04 y CAIF, inherentes a la modificación.
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Procedimiento
Nº
1
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Modificación por Incremento o Disminución de Créditos Presupuestarios > 10% de los Créditos Originalmente Aprobados en el
Presupuesto Ley Pág. 2/2
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Dirección de Programación y Presupuesto (DPP)
11. Envía a Secretaría General dos carpetas: una con la Resolución (en borrador) y Exposición de
Motivos (que estaban archivadas temporalmente). La otra, además de la Resolución y la
Exposición de Motivos, incluye Formas MP‐01, MP‐02, MP‐04, CAIF y el formato 3 “Resumen de
los Proyectos” del Plan Operativo Anual Institucional (POAI).
12.Recibe de Secretaría General carpeta con Resolución del Consejo Universitario donde se
aprueba la Modificación Presupuestaria, con las formas MP 01 y MP 02, MP4, CAIF y el
formato 3 “Resumen de los Proyectos” firmados y sellados por el Secretario (a) y el Rector(a).
13.Elabora y remite Oficio a la OPSU, junto con copia de la Resolución del Consejo Universitario,
Exposición de Motivos, Formas MP‐01, MP‐02, MP‐04, CAIF y el formato 3, de la modificación
presupuestaria.
14.Una vez aprobada por OPSU‐CNU, se le informa a las autoridades (CU), el analista de
presupuesto procede a la distribución de la aplicación de los recursos y registra la Modificación
Presupuestaria en el Sistema Integrado Administrativo (SIAD).
15.Envía en forma electrónica a: Dirección de Planificación Universitaria (DPU), Dirección de
Finanzas y Dirección de Auditoría Interna, con copia de la Resolución del Consejo Universitario y
las formas MP 01 y MP 02 y MP4, a la DPU copia del formato 3 con las firmas respectivas.
16.Archiva original de la modificación presupuestaria, Exposición de Motivos, Resolución y todos
los anexos. (Plenamente identificados, de acuerdo al orden establecido por OPSU y separadores
respectivos por cada modificación).
CASO B: Incremento originado por Fuentes de Financiamiento distintas a la República:
• Sector Privado, Otras Instituciones y Entes Descentralizados del Poder Público, Estadal, Municipal entre Otros.
• Ingresos Propios: por Venta de Bienes y Servicios (Fomento, Postgrado, Cursos Intensivos, Librería Universitaria) Intereses por Colocaciones Financieras, Otros Ingresos Ordinarios y Extraordinarios.
Re sponsable Actividad
Unidad Administradora o
Ejecutora Local
1. El administrador de la unidad ejecutora:
a) Envía Memorando a la Dirección de Finanzas solicitando la certificación de la
disponibilidad financiera de los recursos en Departamento de Contabilidad
Financiera, producto de las otras instituciones distintas a la República o en el caso
de los ingresos propios, la certificación de los recursos presupuestarios producto de
la recaudación realizada en el ejercicio vigente, especificando cada una de las
fuentes que dan origen, en un listado anexo.
b) Envía Memorando a la DPP con la distribución de los recursos y soportes para su
tramitación. Dirección de Programación y Presupuesto (DPP) 2. El Analista de Presupuesto:
a) Recibe de la Dirección de Finanzas la certificación y del administrador el
memorando con la distribución.
b) El analista revisa el oficio para determinar que unidades se ven afectadas con la
aplicación de los recursos recibidos.
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Procedimiento
Nº
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Modificación
por
Incremento
o
Disminución
de
Créditos
Presupuestarios
<
ó
=
10%
de
los
Créditos
Originalmente
Aprobados
en
el
Presupuesto
Ley
Pág.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
CASO A: Fuente de Financiamiento: la República – Transferencias de Entes Descentralizados Sin Fines Empresariales
(Recursos Provenientes de Partidas Centralizadas en OPSU).
Igual al procedimiento 1 Caso A, incorporando en el paso 7 la actividad referida al registro de la Modificación
Presupuestaria en el Sistema Integrado Administrativo (SIAD), exceptuando el paso 14.
CASO B: Incremento originado por Fuentes de Financiamiento distintas a la República:
• Sector Privado, Otras Instituciones y Entes Descentralizados del Poder Público, Estadal, Municipal entre Otros.
2. Ingresos Propios: por Venta de Bienes y Servicios (Fomento, Postgrado, Cursos Intensivos, Librería
Universitaria), Intereses por Colocaciones Financieras, Otros Ingresos Ordinarios y Extraordinarios.
Igual al procedimiento 1 Caso B, no obstante cuando en este procedimiento se continúa con las actividades del
procedimiento 1 caso A, pasos del 3 al 16. Se debe exceptuar el paso 14, e incorporar en el paso 7 la actividad referida al
registro de la Modificación Presupuestaria en el Sistema Integrado Administrativo (SIAD).
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Procedimiento
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Modificación por Incremento de Créditos Presupuestarios Originados
por Excedentes de Caja y Bancos Pág. ½
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Saldos de Caja
Responsable Actividad
Dirección de Programación y Presupuesto (DPP)
1. Recibe de OPSU los lineamientos a seguir para la preparación de la Modificación por Incremento
de Créditos presupuestarios originados por Saldos de Caja.
2. Solicita a la Dirección de Finanzas las formas del Instructivo de Liquidación y Cierre, el Cuadro
Resumen del Saldo de Caja y Bancos, formatos con los saldos de los compromisos pendientes
por causar y con los compromisos causados y no pagados al cierre del ejercicio anterior y al 31
de marzo del ejercicio vigente.
3. Solicita al Departamento de Compras lista con compromisos pendientes.
4. Solicita a las Direcciones de Investigación (Recursos Locti y Fonacit) Postgrado, Consejo de
Fomento, Decanatos (Cursos Intensivos) Secretaría General (aranceles) y Librería Universitaria la
distribución presupuestaria de los saldos al 31‐12 del ejercicio anterior, tomando en
consideración los saldos de los compromisos pendientes por causar, compromisos causados y no
pagados, para determinar el saldo disponible. Les envía un formato en hoja de cálculo en
formato electrónico (preferiblemente Excel) de cómo debe presentar la información.
5. Solicita a la Dirección de Servicios Generales las insuficiencias para gastos de servicios básicos.
6. Recibe de algunas unidades ejecutoras solicitudes de incorporación de recursos debido a que
presentan insuficiencias presupuestarias.
7. Recibe de algunas unidades ejecutoras solicitudes de incorporación de recursos no
comprometidos en el ejercicio anterior.
Dirección de Finanzas
(DF)
8. Envía Memorando a la DPP con la certificación de la Disponibilidad, las formas del Instructivo de
Liquidación y Cierre, Balance General, lista con compromisos liberados al final de año, saldos de
los compromisos pendientes por causar, compromisos causados y no pagados al cierre del
ejercicio anterior y al 31 de marzo del ejercicio actual, lista de proveedores y de pasivos
pendientes de pago y el Cuadro Resumen del Saldo de Caja y Bancos.
Dirección de Programación y Presupuesto (DPP)
9. Recibe de las Direcciones de Finanzas, Investigación, Postgrado, Servicios Generales, Consejo de
Fomento, Decanatos, Secretaría General, Librería Universitaria y del Departamento de Compras,
la información solicitada.
10. Obtiene del SIAD la disponibilidad presupuestaria al 31 ‐ 12 del ejercicio anterior, a nivel
institucional, compara con la disponibilidad financiera emitida por la Dirección de Finanzas,
analiza y concilia cifras para determinar los excedentes de caja y bancos.
11. Obtiene del SIAD la disponibilidad presupuestaria al 31 ‐ 12 del ejercicio anterior de las
Providencias Estudiantiles y de las partidas 401 y 407 para tomarlas en consideración e
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Procedimiento
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Modificación por Incremento de Créditos Presupuestarios Originados
por Excedentes de Caja y Bancos. Pág. 2/2 Responsable Actividad Dirección de Programación y Presupuesto (DPP)
12. Analiza las solicitudes de insuficiencias y de incorporación de recursos, que enviaron las
unidades, tomando en consideración tanto los excedentes, como los saldos de los compromisos
pendientes por causar, los compromisos causados y no pagados, y los pasivos a corto, mediano y
largo plazo, para determinar el saldo disponible.
13. Elabora en hoja de cálculo en formato electrónico (preferiblemente Excel) la Distribución
Presupuestaria con toda la información detallada, con su debido soporte, además de la
información adicional requerida por OPSU), partiendo del Saldo de Caja y Bancos, emitido por la
Dirección de Finanzas para determinar el remanente.
14. El remanente se determina, restándole al Saldo de Caja y Bancos los compromisos causados y no
pagados, compromisos no causados, válidamente adquiridos, pasivos a corto, mediano y largo
plazo, gastos de personal, providencias estudiantiles y los montos reservados correspondientes
a ingresos propios, fondos de terceros, ingresos por indemnizaciones, recursos de LOCTI,
FONACIT, remanentes de créditos adicionales y otros conceptos que según el Instructivo de
liquidación y cierre, y según la naturaleza de los recursos, deben ser trasladados al ejercicio
siguiente.
15. Una vez revisada la distribución y analizada por el Director, procede a elaborar un cuadro
resumen que se le envía al Rector y a Vicerrector Administrativo, para su revisión, análisis y
proposición de distribución del remanente.
16. Las autoridades deciden la proposición de distribución del remanente, a presentar al consejo
universitario, se procede a elaborar la exposición de motivos, con el origen y la aplicación de los
recursos (distribución del Excedente de Caja y Bancos) y Resolución (en borrador). Se envía al
Vicerrector Administrativo, para su posterior discusión en Comisión Delegada.
17. Si el Vicerrector Administrativo o la Comisión Delegada realizan alguna observación a la
Exposición de Motivos, se informa a la DPP para su corrección y elaboración definitiva. Se envía
al Vicerrectorado Administrativo para que elabore memorando a Secretaría General, solicitando
su incorporación en punto de agenda del Consejo Universitario.
18. Una vez aprobada la modificación con la distribución definitiva del saldo de caja y bancos por el
Consejo Universitario, se envía a Secretaria General la exposición de motivos, borrador de
Resolución MP‐01. MP‐02 Y MP‐04 Y CAIF para la firma y sello.
19. Recibe de Secretaría General carpeta con Resolución del Consejo Universitario donde se aprueba
la Modificación Presupuestaria, con las formas MP 01 y MP 02, MP4, CAIF firmados y sellados
por el Secretario (a) y el Rector(a).
20. Se prepara el oficio y el formato de la modificación por incremento de saldo de caja y bancos y se
envía a OPSU, con las formas MP 01, MP 02, MP4, Y CAIF .
21. Una vez aprobada por OPSU‐CNU, se le informa a las autoridades (CU), el analista de
presupuesto procede a registrar la Modificación Presupuestaria en el Sistema Integrado
Administrativo (SIAD).
