IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: REPORTA A: COORDINADOR DE
ARCHIVO (2 Personas) JEFE DE TALENTO HUMANO PROCESO CARGOS QUE LE REPORTAN: ALMACENAMIENTO Y
GESTION DE DOCUMENTOS
Practicantes y/o Asistentes del Sena de Archivo.
OBJETIVO DEL CARGO
1. Custodiar y Garantizar la permanencia y durabilidad de los diferentes Documentos que son archivados, para prestar un servicio oportuno a los diferentes clientes cuando se solicite información, almacenando los documentos de una manera organizada y estandarizada para facilitar la consulta.
PERFIL DEL CARGO
REQUISITO DESCRIPCION VERIFICACIONMETODO DE EDUCACIÓN Técnico de Archivo Certificaciones.Diploma o FORMACIÓN EXPERIENCIA Mínimo 3 años en funciones relacionadas con el Archivo Referencias y certificación laboral. CARACTERÍSTICAS DE
PERSONALIDAD Entrevista y Pruebas Psicológicas. FUNCIONES
1. Recepcionar, revisar, Almacenar y Disponer las Libranzas 2. Recepcionar, revisar, Almacenar y Disponer los Egresos.
3. Recepcionar, revisar, Almacenar y Disponer los Recibos de Cajas. 4. Recepcionar, revisar, Almacenar y Disponer las Notas Crédito y Débito 5. Recepcionar, revisar, Almacenar y Disponer los Listados por
Descuento.
6. Recepcionar, revisar, Almacenar y Disponer toda la documentación generada por la actividad de los diferentes procesos, para que esta sea clasificada y organizada de manera central
7. Coordinar con el Proveedor de Empaste de los diferentes documentos, el empaste de los egresos, los recibos de Caja y los Listados por Descuento, efectuar la verificación de estos trabajos.
8. Clasificar y ordenar los documentos a almacenar con el objetivo de facilitar las consultas.
9. Atender las solicitudes y requerimientos de los clientes internos, que solicitan información al Centro de Almacenamiento Documental.
10. Verificar el estado de las instalaciones del archivo y en caso de solicitar adecuaciones solicitarlas al Jefe Inmediato.
11. Monitorear diariamente el estado de los documentos (preservación) en los depósitos de archivo, y en caso de detectar anomalías avisar al Jefe inmediato
12. Responder por cualquier actividad relacionada con el manejo y organización de los Depósitos de Archivo.
13. suministrar oportunamente a los diferentes procesos, clientes internos, el material solicitado, papelería y artículos de oficina, o cualquier otro insumo que se necesite para el desarrollo de actividades que se llevan a cabo en los procesos de las entidades.
14.Realizar las cotizaciones de los materiales y equipos o herramientas de oficina para presentar a la Gerencia
15. Efectuar las órdenes de compra de los materiales, equipos y herramientas de oficina que se necesiten.
16.Responde por el Inventario de artículos de oficina.
COMPETENCIAS
Definir con la Dra. Maribel. Las competencias para este cargo.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Responde por el manejo general del Archivo.
RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO PSICOSOCIALES
DE SEGURIDAD Golpeado por o contra, Caída al mismo nivel, Tránsito, Contacto indirecto ( alta y baja tensión), Incendio
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Aprobado Gerencia
Realizado por talento humano
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL
CARGO:
REPORTA A:
AUXILIAR DE
ARCHIVO
COORDINADOR TALNTO HUMANO
AREA
ARC
HIVO
OBJETIVO DEL CARGO
Resguardar documentos, Libranzas, Expedientes y demás
información, organizando y ejecutando actividades de
clasificación, archivo y custodia de documentos, a fin de
mantener información actualizada y organizada a disposición
de las diferentes áreas de la empresa.
PERFIL DEL CARGO
REQUISITO
DESCRIPCION
VERIFICACION
METODO DE
EDUCACIÓN
Técnico en
Administración
Documental
( Archivistica )
Diploma o
Certificaciones.
FORMACIÓN
Técnicas,
procedimientos y
sistemas de
archivo.
Procedimientos de
oficina.
Sistemas ( Excel y
Word)
Software interno
de la empresa.
Relaciones
humanas y
atención al
público.
Certificaciones.
EXPERIENCIA
Un (1) año de
experiencia
progresiva
de
carácter operativo
en el área de
archivo.
Referencias y
certificación
laboral.
CARACTERÍSTICAS
DE PERSONALIDAD
Empatica, Actitud
de
Servicio,
Amable,
Entrevista y
Pruebas
Psicológicas.
Organizado,
Recursiva.
FUNCION
Coordinar y controlar la recepción de la documentación
•Recibir las novedades (Libranzas) para archivar.
•
Clasificar las libranzas en orden alfabético por cliente
•Identificar las carpetas donde va a ser archivado el
documento
•
Archivar los documentos de acuerdo a los parámetros
establecidos.
•
Ubicar las carpetas en sus respectivos archivadores
•
Recibir los documentos contables ( egresos y recibos de
caja)
•
Revisar los documentos contables que estén en orden
consecutivo para enviarlo a empastar.
•
Velar por la conservación, restauración y mantenimiento
de la documentación
•
Proporcionar información del material archivado, según
las normas establecidas
•
Velar por el cumplimiento de los reglamentos, normas y
procedimientos del área
•
Realizar inventarios de archivos, para la evacuación de
expedientes de inactivos y documentos que han
caducado.
•
Participar en el diseño y ejecución de instrumentos
técnicos.
•
Atender y resolver problemas que se presentan en el
archivo.
FUNCION
Controlar la entrega de documentos solicitados por las
diferentes áreas de la empresa.
•
Suministrar documentos a los funcionarios de las
diferentes áreas previa autorización del jefe inmediato.
•
Realizar acta de entrega cuando el documento es original
•
Sacar fotocopia del documento cuando se requiera.
•
Sentar la información detallada en el libro de préstamos
de documentos originales para consulta.
•
Revisar los controles de préstamos mediante inventarios
de documentos, chequeo del libro para verificar la fecha
de vencimiento de entrega ( 3 días Hábiles)
•
Velar por el cumplimiento de los reglamentos, normas y
procedimientos del área
FUNCION
Realizar cotizaciones y compras de útiles de oficina
•
Solicitar mensualmente a las diferentes áreas el
requerimiento de papelería
•
Enviar a Auditoria los diferentes requerimientos para la
previa revisión de la mismo.
•
Consolidar los requerimientos recibidos
•
Enviar por correo electrónico o por fax el consolidado de
la papelería a los diferentes proveedores para la
cotización respectiva
•
Remitir las cotizaciones a la Dirección administrativa para
Visto Bueno de la orden de compra
•
Enviar por correo electrónico o fax la orden de compra
autorizada por alguno de los socios, al proveedor
seleccionado
•
Recibir la mercancía y verificar junto con auditoria el
pedido
•
Remitir la factura autorizada a contabilidad para
causación y cancelación
•
Informar al proveedor para entrega del pago.
•
Realizar devoluciones de artículos cuando haya
inconformidad de estos.
•
Clasificar la mercancía y ordenarla por áreas en la
estantería
•
Entregar de acuerdo a la solicitud de cada área.
•
Realizar inventario mensual de la mercancía en stock
•
Cotizar y comprar previamente autorizadas las medicinas
para mantener dotado el botiquín
FUNCION
diferentes áreas.
•
Solicita al proveedor talonarios de libranzas, documentos
de entrega y de recibo, paz y salvo, hojas membreteadas
para certificados, hojas de clientes de las diferentes
sociedades.
•
Clasificar de acuerdo a las sociedades, sucursales y tipo
de documento.
•
Ingresar al sistema el consecutivo de los talonarios de
libranzas para las sucursales.
•
Enviar por correo el pedido a las sucursales de acuerdo al
requerimiento por medio de servicios especializados de
mensajería
COMPETENCIAS Y HABILIDADES
HABILIDAD PARA:
Tratar en forma cortés y efectiva con los empleados.
Dar instrucciones en forma clara y precisa.
Redactar informes sencillos de oficina
Seguir instrucciones orales y escritas.
DESTREZAS EN:
Clasificación y ordenación de material a archivar.
Manejo de archivo y kardex.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Técnicas actualizadas de archivo.
Relaciones humanas y atención al público.
Técnicas de supervisión y control.
RESPONSABILIDAD
MATERIALES:
Maneja constantemente Documentos
(Libranzas, Comprobantes de egreso, Recibos de caja, Notas
contables, Pagos directos, Pagos Net.). Materiales, Equipos y
herramientas ( Archivador Rodante, Estantería, Computador,
Escritorio, Teléfono, Botiquín, Mueble con Papelería.) de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa y maneja
periódicamente documentos medianamente complejos, siendo
su responsabilidad indirecta.
DINERO:
Es responsable indirecto de la custodia de Materiales y
Documentos.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas,
en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos,
mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel
operativo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión específica de manera directa y
periódica de Auditoria.
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con los diferentes
funcionarios de las dependencias de la empresa y auxiliares de
archivo, a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al área,
exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener
cooperación.
RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con el personal de las
sucursales y los diferentes proveedores a fin de ejecutar lo
relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad
para obtener cooperación.
RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO
PSICOSOCIAL
ES
Alto Ritmo de Trabajo, Conflictos
interpersonales, Monotonía de la tarea.
DE
SEGURIDAD
Golpeado por o contra, Caída al mismo nivel,
Tránsito, Contacto indirecto ( alta y baja
tensión), Incendio
BIOLOGICOS
Ácaros, Polvo, Humedad.
ERGONÓMICO
y brazos.
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Aprobado Gerencia
Realizado por talento humano
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: REPORTA A:
MENSAJERO DIRECCION ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
ÁREA: CARGOS QUE LE REPORTAN: ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA NO APLICA
OBJETIVO DEL CARGO
Gestionar ante las diferentes entidades los requerimientos solicitados por las áreas contribuyendo al normal funcionamiento de la empresa...
PERFIL DEL CARGO
REQUISITO DESCRIPCION VERIFICACIONMETODO DE EDUCACIÓN Bachiller. Diploma o Certificaciones FORMACIÓN Cursando carrera técnica Certificaciones EXPERIENCIA Mínimo 1 año en
cargos similares, conocimientos de vías
Referencias y certificación laboral
y conduciendo moto. CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD Capacidad para enrutar, Prudencia, Paciencia, Cuidadoso, Leal, Agilidad mental, Diligente. Entrevista y Pruebas Psicológicas PROCESO Y/O PROCEDIMIENTO FUNCIONES
1. Planear diariamente la ruta de las diferentes diligencias teniendo en cuenta las prioritarias con el fin de garantizar la efectividad en estas.
2. Reclamar los pagos en cheques que efectúen los clientes a la empresa con el fin de recaudarlo oportunamente.
3. Consignar en las entidades bancarias los pagos autorizados teniendo en cuenta los requisitos exigidos por el área de cartera.
4. Entregar las diligencias solicitadas y realizadas, mostrando el respectivo soporte para llevar el control sobre estas..
5. Apoyar en las compras de materiales requeridos para el cumplimiento de actividades de la empresa.
6. Cumplir con las responsabilidades del sistema de gestión de calidad
7. Realizar cualquier función que sea asignada y esté dentro de la jerarquía de sus competencia
HABILIDADES
TIPO DESCRIPCIÓN NIVEL MV
CORPORATIVAS ( DE LA EMPRESA) Excelencia 5 EN EL CARGO Compromiso 5 EN EL CARGO Respeto 5 EN EL CARGO GENÉRICAS ( DEL CARGO) Efectividad 5 EN EL CARGO Rapidez 5 EN EL CARGO
Pro actividad 5 EN EL CARGO
Organización 5 EN EL CARGO
Recursividad 5 EN EL CARGO
Precisión y exactitud 5 EN EL CARGO
Memoria 5 EN EL CARGO Precavido 5 EN EL CARGO Agilidad 5 EN EL CARGO Solución de Problemas: 4 EN EL CARGO NIVEL
5 EXPERTO: Sobrepasa las expectativas en la aplicación de esta competencia 4 CALIFICADO: La mayoría de las veces aplica esta competencia 80%
2 EN APRENDIZAJE: A veces aplica esta competencia 50%. 1 INADECUADO: No demuestra tener esta competencia.
RESPONSABILIDADES Manejo de Dinero ( Cheques o Efectivo)
Transacciones Bancarias
ÁREAS QUE APOYAN EL DESEMPEÑO DE ESTE CARGO Compras, Contabilidad, Talento Humano, Presupuesto, Facturación
AUTORIDAD No Aplica
RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO FÍSICOS Ruido.
QUIMICOS
PSICOSOCIALES Alto Ritmo de Trabajo, Conflictos interpersonales, Monotonía de la tarea, Atraco, Secuestro y Asesinato. DE SEGURIDAD Golpeado por o contra, Caída al mismo nivel, tránsito, Contacto indirecto ( alta y baja tensión), Incendio ERGONÓMICOS Posiciones sentadas prolongadas, Movimientos repetitivos.
NOTA: Ver información más detallada en el Panorama de Factores de Riesgos de la Empresa.
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: REPORTA A:
AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
ÁREA: CARGOS QUE LE REPORTAN:
SERVICIOS GENERALES NO APLICA
OBJETIVO DEL CARGO
Mantener aseadas las instalaciones internas de la empresa y atender al personal interno y visitantes en lo relacionado con cafetería.
PERFIL DEL CARGO
REQUISITO DESCRIPCION VERIFICACIONMETODO DE EDUCACIÓN Bachiller CertificacionesDiploma o
FORMACIÓN Atención a clientes, Preparación de bebidas de cafetería Certificaciones EXPERIENCIA Mínimo 1 año de experiencia en funciones similares Referencias y certificación laboral CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD Servicial, Atenta, Amable, Cuidadosa, Reciprocidad, Empática. Entrevista y Pruebas Psicológicas PROCESO Y/O PROCEDIMIENTO FUNCIONES
1. Mantener aseada el área interna de las instalaciones utilizando los implementos adecuados para preservar la buena imagen de la empresa. 2. Limpiar minuciosamente los equipos y muebles de oficina para la
preservación y buena presentación de estos.
3. Atender los requerimientos de cafetería teniendo en cuenta las necesidades del personal el cual le permita brindar un buen servicio.
4. Organizar el área de cafetería, ubicando en el sitio adecuado los insumos a utilizar para tener fácil acceso al momento de necesitarlos.
5. Mantener un stock mínimo de insumos de aseo y cafetería, revisando periódicamente las provisiones para el normal funcionamiento de esta área. 6. Cumplir con las responsabilidades del sistema de Gestión de calidad.
7. Realizar cualquier función que sea asignada y esté dentro de la jerarquía de sus competencias
HABILIDADES
CORPORATIVAS ( DE LA EMPRESA) Excelencia 5 EN EL CARGO Compromiso 5 EN EL CARGO Respeto 5 EN EL CARGO GENÉRICAS ( DEL CARGO) Efectividad 5 EN EL CARGO Recursividad 4 EN EL CARGO
Aptitud de Servicio 5 EN EL CARGO
Organización 5 EN EL CARGO
Dinamismo 5 EN EL CARGO
Orden y Limpieza 5 EN EL CARGO
Seguimiento de
Instrucciones 5 EN EL CARGO
Rapidez 5 EN EL CARGO
Orientación al Logro 4 EN EL CARGO Precisión y Exactitud 4 EN EL CARGO NIVEL
5 EXPERTO: Sobrepasa las expectativas en la aplicación de esta competencia 4 CALIFICADO: La mayoría de las veces aplica esta competencia 80%
3 ACEPTABLE: Aplica esta competencia a niveles aceptables 70%. 2 EN APRENDIZAJE: A veces aplica esta competencia 50%. 1 INADECUADO: No demuestra tener esta competencia.
RESPONSABILIDADES Mantener aseada la infraestructura de la Empresa..
ÁREAS QUE APOYAN EL DESEMPEÑO DE ESTE CARGO Talento Humano, Dirección Administrativa y Financiera
AUTORIDAD NO APLICA
RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO FÍSICOS Ruido.
QUIMICOS
PSICOSOCIALES Alto Ritmo de Trabajo, Conflictos interpersonales, Monotonía de la tarea, Atraco, Secuestro y Asesinato. DE SEGURIDAD Golpeado por o contra, Caída al mismo nivel, Contacto indirecto ( alta y baja tensión), Incendio ERGONÓMICOS Posiciones de pie prolongadas, Movimientos repetitivos. NOTA: Ver información más detallada en el Panorama de Factores de Riesgos de la Empresa.
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL
CARGO: REPORTA A:
RECEPCIONISTA GERENCIA Y TALENTO HUMANO
AREA
TALENTO HUMANO
OBJETIVO DEL CARGO
Asistir a la Gerencia, atendiendo los requerimientos exigidos para el buen desarrollo de la gestión empresarial.
PERFIL DEL CARGO
REQUISITO DESCRIPCION VERIFICACIONMETODO DE
EDUCACIÓN Estudios de Carreras Técnicas
en el área Administrativa
Diploma o Certificaciones.
FORMACIÓN Manejo de Público, Conocimientos de
Office, Conmutador. Certificaciones. EXPERIENCIA Mínimo un año en Referencias y certificación laboral.
cargos afines CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD Prudente, Organizada, Responsable, Puntual, Servicial, Manejo de buenas relaciones. Entrevista y Pruebas Psicológicas. FUNCION
Elaborar correspondencia externa e interna solicitada por la gerencia.
Llevar el respectivo consecutivo para cada una de las correspondencias elaboradas.
Llevar controles de reuniones y citas asignadas Manejo de caja menor
Atención directa del personal que se dirige a la empresa. Recepción telefónica de llamadas.
Envío y Recepción de correspondencia a las diferentes sucursales
COMPETENCIAS Y HABILIDADES
Precisión y exactitud en el desarrollo de actividades
Habilidad y Destreza en el manejo de equipos y herramientas Agilidad y cumplimiento en la ejecución de actividades
RESPONSABILIDAD
Es responsable por la información confidencial de sus Jefes, Programación de cita y reuniones para la Gerencia.
Documentos que salen y llegan a la empresa
RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO PSICOSOCIALE
S Alto Ritmo de Trabajo, Conflictos interpersonales, Monotonía de la tarea.
DE SEGURIDAD Golpeado por o contra, Caída al mismo nivel, Tránsito, Contacto indirecto ( alta y baja tensión), Incendio