1 1. GENERALIDADES
Objeto
Servicio de administración comercial, en las zonas de influencia de los municipios de San Juan de Arama, Puerto Gaitan, Puerto López y Villavicencio.
Presupuesto
Los recursos para el pago de los servicios objeto del contrato o contratos que se deriven de la presente invitación, provienen del presupuesto de EMSA con SOLPED 1-3745:
• 2016 CDP 300003497 por $152.424.133 • 2017 CDP 300003498 por $304.848.265 • 2018 CDP 300003499 por $152.424.133 TOTAL: $ 609.696.530 Plazo de ejecución
El plazo solicitado de ejecución de los trabajos a contratar es de 24 meses contados a partir de la fecha de firma del acta de inicio del contrato.
Firmas Invitadas:
Proceso abierto mediante publicación en el portal de EMSA en internet.
2. PROCESO DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
ÍTEM ACTIVIDAD FECHA
01 Publicación Web del Documento Base de Invitación 18-mayo-2016 02 Visita técnica conforme al numeral 13.1 23-mayo-2016 03 Fecha Límite para aclaraciones al Documento Base de Invitación 24-mayo-2016 04 Fecha límite publicación adendas 25-mayo-2016 05 Fecha límite de entrega de Ofertas 1-junio-2016
Visita Obligatoria/presentación de tecnología y pruebas
Siendo las 2:00 p.m. del 23 de mayo de 2016 se presentan 2 oferentes entre los cuales se designan los siguientes turnos en orden de llegada así:
2
• Primer turno con hora de llegada a las 2:31p.m.: SERCODELL S.A.S NIT 900.660.122-6
• Segundo turno con hora de llegada a las 2:33p.m.: SYPELC S.A.S NIT 800.024.524-3 Siendo las 3:00 pm se cierra asignación de turnos de acuerdo a lo descrito en el numeral 17.1 de DBI. En las presentaciones cada oferente se realiza una breve inducción de la metodología a utilizar en las validación de la pruebas.
Los tiempos asignados para la presentación de las pruebas son así:
• SERCODELL S.A.S Hora de inicio: 2:45 p.m. a 3:15 p.m.
• SYPELC S.A.S Hora de inicio: 3:20 p.m. a 3:50 p.m.
Una vez asignado los tiempos se da inicio a la presentación de las pruebas donde se realiza la lista de chequeo adjunta a la presente acta conforme a las pruebas establecidas en el Documento Base de Invitación 018 de 2016 numeral 17.1 donde el oferente deberá presentar la tecnología (software y hardware) necesario para la ejecución de actividades indicadas en el numeral 9.2.2 y éste referencia el numeral 9.1.3. Estas listas de chequeo y los documentos soportes se anexan y hacen parte integral de la presente acta.
El área de servicio al cliente en conjunto con el área de tecnología de la información de EMSA validaran y expedirán certificado al cumplimiento del 100% de las pruebas. En el caso de encontrarse que un oferente no cumple con lo solicitado en la evaluación tecnológica la propuesta será rechazada y por lo tanto la misma no podrá adelantar las siguientes etapas de evaluación y calificación.
El contratista deberá contemplar para sus pruebas la estructura de los archivos de entrada y salida de cada uno de los procesos descritos en el numeral 9.1.3 conforme a lo referenciado en el numeral 9.2.2.
Lista de verificación establecida:
# DESCRIPCIÓN
1
Sistema de Administración de archivos de programación y ejecución de actividades para el técnico electricista de OAC:
Verificar sobre qué base está configurada el sistema de administración de archivos. Numeral 9.2.2 “Dicho software deberá estar diseñado según el modelo comercial del marco regulatorio del sector eléctrico, características específicas y controles de la EMSA E.S.P. Soportado por una plataforma que opera servicios inalámbricos cuya operación se apoya en transmisión inalámbrica GPRS a través de dispositivos móviles o portátiles”. “La tecnología a utilizar en los procesos objeto de esta convocatoria, señalando marcas; características del hardware PDA; software; licencias”.
2
Programación, envío y recepción de órdenes en tiempo real:
Conforme a las actividades descritas en el Numeral 9.1.3 simular la actividad de visitas técnicas solicitadas por Emsa con el aplicativo que posee el Contratista. Revisar si los archivos de entrada y salida del proceso cargan satisfactoriamente.
3
Numeral 9.1.3 Cargue de información al dispositivo móvil donde se incluyan los campos de la orden de trabajo impresa y los que al momento de la implementación acuerden con Emsa ESP (sellos, serie de medidor, histórico de consumos, observaciones del analista proyecto de revisión, uso comercial, ultimas lecturas, entre otros).
3
Toma de información de acta realizada en terreno asociado en dispositivo móvil.
Simular el diligenciamiento del acta en terreno a través de la PDA que cuente con los campos descritos en el numeral 9.1.3 (sellos, serie de medidor, histórico de consumos, observaciones del analista proyecto de revisión, uso comercial, ultimas lecturas. El resultado de la verificación de instalaciones eléctricas debe ser diligenciado en el acta única que debe contener siempre el censo de carga.
4
Impresión de acta de revisión en impresoras portátiles.
Numeral 9.1.3: Impresión del acta de revisión en sitio con tipo de letra legible donde se incluyan como mínimo las observaciones de la orden de trabajo, el censo de carga, el tipo de anomalía encontrada con su respectiva descripción, sellos instalados y encontrados, numero de medidor. Toda modificación al acta se realizará en común acuerdo con el Contratista y EMSA ESP.
Copia clara, legible y concisa del acta diligenciada producto de la orden de trabajo. La calidad de la tinta y el papel deben permitir duplicar, scanear o almacenar éste documento sin modificaciones o desgaste en un periodo no menor a 3 meses.
5
Generación de archivos estructurados para cargue de la información en el sistema comercial de EMSA ESP.
Verificar el cargue o cierre de un reporte. 6 Visualización del acta digital en tiempo real.
7 Supervisión y Seguimiento en línea de las actividades del técnico. 8 Interfaz gráfica para Usuario y Técnico de fácil entendimiento. 9 Visor de imágenes de los soportes gráficos del Acta ejecutada.
Resultados:
Después de la presentación de pruebas y la verificación de la lista de chequeo el resultado es el siguiente:
• SERCODELL S.A.S presenta un cumplimiento del 100% de las pruebas establecidas. • SYPELC S.A.S presenta un cumplimiento del 100% de las pruebas establecidas. Aclaraciones al documento base de invitación
Solicitaron aclaraciones al Documento Base de la Invitación la siguiente firma interesada:
• SYPELC S.A.S
4 Se recibió una (1) oferta del siguiente proponente:
• SYPELC S.A.S
Para un total del contrato de $604.008.387 incluido IVA, para ejecutarlo en 24 meses.
3. REQUISITOS DOCUMENTALES DE LA OFERTA
La verificación del cumplimiento del numeral
18 Documentos de la oferta
del Documento Base de la Invitación 018-2016, se registra en detalle en el Anexo 1 del presente informe, donde se resaltan los siguientes hallazgos:5 Revisión Jurídica:
7
Aclaración:
Con el fin de subsanar el documento pendiente en el análisis jurídico “certificación bancaria”, la empresa realizó solicitud el 7 de junio de 2016 y se evidencia mediante correo respuesta por parte del oferente donde adjunta el documento faltante el mismo 7 de junio de 2016 , en éste sentido el oferente CUMPLE con la información solicitada.
8 Revisión Financiera:
9 Revisión Técnica:
Revisión Clasificación Segmentos y Familias
SYPELC S.A.S
72-15-15 Servicios de sistemas Eléctricos
81-11-15 Ingeniería de software y Hardware
81-14-18 Administración de Instalaciones
83-10-18 Servicios Eléctricos
Las familias y segmentos consignados en el RUP del firma Guardan relación con el Objeto del Documento Base de Invitación por lo tanto quedan habilitadas para la evaluación económica y técnica.
REQUISITOS HABILITANTES:
En el punto de experiencia registrada en el RUP:
La firma, cumple con la experiencia en el RUP.
4. EVALUACIÓN DE LA OFERTA
Conforme a lo indicado en el numeral 23 EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS, de la revisión documental se concluye que se procederán a evaluar las ofertas que hayan sido habilitadas de acuerdo a las condiciones establecidas es el presente Documento Base de Invitación.
10 EVALUACION TECNICA (15 Puntos)
De acuerdo al numeral 23.1 Evaluación de ofertas, Se otorgara un máximo de quince (15) puntos, El puntaje se obtendrá teniendo en cuenta la siguiente relación:
Validación de experiencia certificada
Se considera experiencia especifica del oferente en Contratos de prestación de servicios en Empresas de Servicios Públicos en Gestión comercial y/o que contemplen experiencia en Atención de solicitudes técnicas de PQR´S en terreno (altos consumos, errores de tomas de lectura, revisiones rutinarias de servicio al cliente etc.); el puntaje se asignará con base en SMMLV en los últimos cinco (5) años.
11 EXPERIENCIA ESPECÍFICA
PROPONENTE EXPERIENCIA
ESPEC. SMMLV EXIGIDOS PUNTAJE
SYPELC S.A.S 44.463 1.327 15
EVALUACIÓN ECONÓMICA (85 puntos)
85 * Pr a ValorOfert Económica opuestaMas Valor i rta PuntajeOfe = ECONOMICA
proponente Propuesta PUNTAJE SYPELC S.A.S 604.008.387 85
EVALUACIÓN TOTAL:
proponente Evaluación
Técnica Evaluación Económica Total
SYPELC S.A.S 15 85 100
Conocida la oferta económica, se procedió a dar revisión de acuerdo con lo establecido en el numeral 23.3 CONFRONTACIÓN ARITMETICA DE PRECIOS del DBI.
12 Se verifican los valores de la propuesta, por tanto cumple con lo descrito en el numeral 23.3 del DBI.
Aunque el valor total de la propuesta presentada por el Oferente está por debajo del presupuesto de la empresa, se refleja que la propuesta del oferente en la proyección del año 2018 está por encima de lo presupuestado por EMSA, por lo tanto se hace necesario realizar un ajuste al presupuesto así:
• 2016 por $146.000.000
• 2017 por $303.000.000
• 2018 por $160.696.530 TOTAL: $ 609.696.530
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Por lo expuesto se recomienda adjudicar el contrato a la firma SYPELC S.A.S.
En caso que el Comité acoja esta recomendación, el valor a adjudicar es como se muestra a continuación, tomando como base la oferta presentada:
13 Objeto
Servicio de administración comercial, en las zonas de influencia de los municipios de San Juan de Arama, Puerto Gaitan, Puerto López y Villavicencio.
Plazo
La duración del contrato es de veinticuatro (24) meses contados a partir de la fecha de firma del acta de inicio del contrato.
Valor del contrato
El valor del contrato es de $ 604.008.387
Forma de pago
Por la ejecución de los servicios objeto de la presente invitación la Electrificadora del Meta S.A. ESP cancelará previa conformidad por parte de EMSA sobre el cumplimiento de las condiciones contractuales. La Electrificadora del Meta S.A. ESP., cancelará al Contratista por la ejecución de los servicios objeto del contrato, mediante pagos mensuales, liquidado a los precios pactados en el contrato.
Dichos valores serán cancelados al CONTRATISTA a los treinta (30) días de presentada la respectiva factura, debidamente diligenciada y sus correspondientes soportes, aprobados por el interventor del contrato.
7 GARANTÍAS
Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de firma del contrato, en una Compañía de Seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, EL CONSULTOR deberá constituir a su costa y a favor de ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP, las garantías que avalen las obligaciones del contrato amparando los siguientes riesgos:
Póliza de cumplimiento de contrato: Para garantizar el cumplimiento del contrato y las obligaciones que de él se deriven, deberá ser por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato con una vigencia igual a la del plazo para la ejecución del contrato y sesenta (60) días más, a partir de la fecha de firma del contrato.
Póliza de Pago de salarios, Prestaciones Sociales e indemnizaciones laborales: Una póliza para garantizar el pago de los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal que hubiese empleado en la realización de las labores, por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y con vigencia igual a la del tiempo de ejecución del contrato y tres (3) años más.
Póliza de Responsabilidad civil extracontractual: Por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato y vigencia igual al término del contrato y tres (3) meses más. Póliza de calidad de los servicios: Por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato y vigencia igual al término del contrato y un (1) año más.
14 8. ESTAMPILLA PRO-ELECTRIFICACIÓN RURAL
El Contratista deberá cancelar en la Tesorería departamental el valor del impuesto de Pro-Electrificación Rural, el cual corresponde al 2% del valor del contrato antes de IVA.
9. INTERVENTORÍA
La interventoría del contrato que se suscriba estará a cargo del Analista coordinador de servicio al cliente.
10. COMITÉ DE CONTRATACIÓN
Se convoca a Comité para adjudicación correspondiente, la cual estará en Acta suscrita por los Miembros.
ANALISTA
ANDREA AMAYA SANZ
Analista Coordinador de servicio al cliente
V.B.
Carlos Alberto García P.
Gerente Comercial
Aprobación:
COMITÉ DE CONTRATACIÓN No 03 de junio de 2016
