Mejorar el Nivel de Servcio del Proceso de Despacho a Domicilio en la Región de Bogotá D.C Aplicando Herramientas de Trazabilidad en la Empresa Off Online S.A.

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MEJORAR EL NIVEL DE SERVCIO DEL PROCESO DE DESPACHO A DOMICILIO EN LA REGIÓN DE BOGOTÁ D.C APLICANDO HERRAMIENTAS DE TRAZABILIDAD EN

LA EMPRESA OFF ONLINE S.A.

DIANA MARCELA BEJARANO 20152197078

JENNY MILENA ROA 20152197060

HERSON DAIRON ZAPATA 20152197075

Trabajo de Grado

Orientador: Ing. Robles

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS FACULTAD DE INGENIERÍA

ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN DE PROYECTOS DE INGENIERÍA BOGOTÁ D.C.

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2 CONTENIDO

Pag.

1 INTRODUCCIÓN ... 6

2 OBJETIVOS ... 7

2.1 OBJETIVOGENERAL ... 7

2.2 OBJETIVOSESPECIFICOS ... 7

3 JUSTIFICACIÓN ... 8

4 ANALISIS DEL ENTORNO ... 10

4.1 CAPTURADEINFORMACIÓNPRIMARIA ... 10

4.2 RESULTADOSDELAENCUESTA ... 12

4.3 IDENTIFICACIÓNDELPROBLEMA ... 16

4.4 ANALISISDELADEMANDA ... 16

4.5 INFORMACIÓNDELAPOBLACIÓNOBJETIVO ... 16

4.6 ANALISISDELAOFERTA ... 17

5 ESTUDIO TECNICO ... 19

5.1 ATRIBUTOSDELPRODUCTO ... 19

5.2 DETERMINACIÓNDELACALIDADPARAELPRODUCTOFINAL ... 20

5.3 NECESIDADESYEXPECTATIVASDELPROCESO ... 21

5.4 CARACTERISTICAPRINCIPALDELPRODUCTO ... 21

5.5 DIAGRAMARADARDELPRODUCTO ... 22

5.6 CICLODEVIDADELPRODUCTO ... 23

5.7 CICLODEVIDAMUNDIALDEHERRAMIENTASDECONTROL ... 24

5.8 CICLODEVIDADELPRODUCTOANIVELREGIONALYLOCAL ... 24

5.9 DIAGRAMADEFLUJODELPROCESOACTUAL ... 25

5.10 COSTOSYGASTOSPARAIMPLEMENTARELPROYECTO ... 26

5.11 GENERALIDADESDELPROCESO ... 27

6 PLANEACIÓN ESTRATEGICA ACTUAL ... 28

6.1 VISIÓN ... 28

6.2 MISIÓN ... 28

6.3 NUESTROS VALORES... 28

6.3.1 Honestidad ... 28

6.3.2 Vocación de Servicio ... 28

6.3.3 Iniciativa ... 28

6.3.4 Compromiso ... 28

6.3.5 Trabajo en Equipo ... 28

6.3.6 Respeto ... 28

7 DISEÑO DE ORGANIZACIONAL ... 29

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3

7.2 MACROPROCESO ... 30

7.3 DEFINICIÓNDELCARGO ... 30

8 TAMAÑO DEL PROYECTO ... 37

8.1 CONDICIONESEINSTALACIÓNDELAHERRAMIENTA ... 38

8.2 MANODEOBRAREQUERIDADPARAELPROYECTO ... 38

9 ESTUDIO LEGAL... 39

10 PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO ... 40

10.1 DIAGRAMADEFLUJODELPROCESOIMPLEMENTANDOELAPLICATIVO . 40 10.2 PROPUESTADELPROCEDIMIENTODEENTREGADEPRODUCTOAL CLIENTE ... 41

11 ESTUDIO ECONÓMICO ... 43

11.1 INVERSIÓNDELPROYECTO ... 43

11.1.1 INVERSIÓN FIJA DEL PROYECTO ... 43

11.1.2 INVERSIÓN DIFERIDAD DEL PROYECTO ... 43

11.2 INGRESOSYBENEFICIOSDELPROYECTO ... 44

11.2.1 Ingresos por disminución de vehículos para la entrega ... 45

11.3 BENEFICIOSCUALITATIVOSDELPROYECTO ... 45

11.4 INGRESOSTOTALESDELPROYECTO ... 46

11.5 COSTOSYGASTOSDELPROYECTO ... 46

11.6 CALCULODEDEPRECIACIÓN ... 47

12 ESTUDIO FINANCIERO ... 48

12.1 FLUJONETODEEFECTIVO ... 48

12.2 VALORPRESENTENETO ... 48

12.3 RELACIONBENEFICIO/COSTO ... 49

13 CONCLUSIONES ... 50

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TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1: ¿La empresa cuenta con programas de ruteo para las entregas a realizar? 12 Ilustración 2: ¿La empresa cuenta con indicadores que midan el proceso de entrega de

mercancía en tiempo real? ... 12

Ilustración 3: ¿La empresa cuenta con procesos establecidos y documentados para el reparto de mercancía desde la venta hasta la entrega del producto? ... 13

Ilustración 4: • ¿La flota de vehículos empleada para las entregas es propia? ... 13

Ilustración 5: • ¿Existe comunicación continua con el vehículo que está realizando las entregas? 13 Ilustración 6: • ¿Las actividades desarrolladas por la empresa se almacenan en servidores de bases de datos? ... 14

Ilustración 7: • ¿Realizar trazabilidad en las entregas en tiempo real cree que es beneficioso para optimizar la calidad del servicio brindado? ... 14

Ilustración 8: • ¿En promedio cuanto tardar el vehículo en entregar todos los productos? 15 Ilustración 9: • ¿Qué área de la empresa se encarga de realizar seguimiento a las entregas programadas en el día? ... 15

Ilustración 10: • ¿Con que frecuencia realizan trazabilidad a los productos a entregar?... 15

Ilustración 11: Evolución en comercios y ofertas. CCCE Consolidado de Cyberlunes 2012-2015. ... 17

Ilustración 12: IEEE Enfoque necesidades del cliente ... 20

Ilustración 13: Resultado del comportamiento de atributos ... 23

Ilustración 14: Ciclo de vida mundial de Herramientas de Control ... 24

Ilustración 15: Ciclo de vida del producto a nivel regional y local ... 24

Ilustración 16: Diagrama del flujo del proceso actual ... 25

Ilustración 17: Estructura Organizacional. (Propia) ... 29

Ilustración 18: Macro Proceso (Propia) ... 30

Ilustración 19: Diagrama de flujo del proceso implementando el aplicativo. ... 41

Ilustración 20: Propuesta del procedimiento de entrega del producto al cliente. ... 42

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TABLA DE TABLAS

Tabla 1: Unidades despachadas por mes en el año 2014 y 2015 ... 10

Tabla 2: Ventas realizadas por mes en el año 2014 y 2015 ... 10

Tabla 3: productos despachados en los años 2014, 2015 y 2015. Proyección de la oferta Online. ... 18

Tabla 4: Nivel de servicio ... 21

Tabla 5: Nivel de servicio esperado ... 21

Tabla 6: Propuesta Panel de Control ... 22

Tabla 7: Investigación de Campo. Propia ... 23

Tabla 8: Costos y gastos para implementar el proyecto ... 26

Tabla 9: Descripción de la inversión fija para el proyecto. Propia ... 43

Tabla 10: Descripción de la inversión diferida para el proyecto. Propia ... 44

Tabla 11: Ingresos por disminución de vehículos para la entrega. Propia ... 45

Tabla 12: Ganancia y ahorro. Propia ... 45

Tabla 13 Ingresos del proyecto. Propia ... 46

Tabla 14: calculo depreciación. Propia ... 47

Tabla 15: Flujo neto efectivo. Propia. ... 48

Tabla 16:VPN. Propia. ... 49

Tabla 17: TIR ... 49

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1 INTRODUCCIÓN

En el 2015 las transferencias “On-line” de un producto o ventas en línea en Colombia, han tenido un crecimiento exponencial, dado que este tipo de negocio se adapta fácilmente a las necesidades de determinados clientes. Este tipo de modelo tiene por principio vender un producto o servicio a cambio del pago del precio convenido; el plus de este negocio es la manera como se hace llegar la mercancía a los clientes, pues todo esto se debe contar con una flota de transporte que permita trasladar los productos hasta la ubicación del final de cliente.

Las empresas que ejecutan este tipo de modelo generalmente no cuentan con la infraestructura o la cantidad de vehículos necesarios para cumplir con las demandas de volúmenes que se generan por vender con este modelo. Por tal razón generan acuerdo con empresas que solo se dedican a transportar mercancía a casas, apartamentos u oficinas con cualquier destino a nivel nacional. Estos acuerdos tienen un valor que la empresa que ofrece el producto por internet debe cancelar a la transportadora, por eso al momento de celebrar un contrato se estipula el valor a pagar por cada orden de compra.

La interacción física de alistar y entregar el producto para su posterior cargue se da entre el encargado de la empresa que emite las órdenes de compra y el “inhouse” de las trasportadora que es el encargado de transportar la mercancía o los productos hasta el cliente final.

El cliente solo participa en dos partes de la cadena de valor de este proceso, él es el encargado de escoger el tipo de producto, la forma de pago, y la fecha en que solicita que llegue el producto a su vivienda u oficina sin importar la región, y así mismo es el encargado de recibir el producto.

La empresa transportadora como la empresa que ofrece y vende el producto deben estar alineadas a nivel de consultas o finalización de la forma que se compartirá la información, a través de los servidores empleando la metodología VPN que permite integrar diferentes proyectos, empresas, organizaciones dejando visiblemente un canal de comunicación. Se identifican que la mayoría de las empresas que manejan este tipo de negocio no cuentan con indicadores que faciliten el monitoreo y el posterior seguimiento de las entregas programas en un día. Sin este tipo de información las transportadores pueden finalizar el proceso días posteriores al día de entrega, bajando el nivel de servicio diario y posteriormente el acumulado del mes.

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2 OBJETIVOS

Se han establecido los siguientes criterios como objetivos a alcanzar en la implementación de la metodología enunciada anteriormente.

2.1 OBJETIVO GENERAL

Mejorar el nivel de servicio del proceso de despacho a domicilio en la región de Bogotá D.C aplicado herramientas de trazabilidad en la empresa Off Online S.A

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Mejorar la trazabilidad interna y externa en la entrega de los productos que envía la empresa a los clientes que los compraron atreves de su página de internet.

 Identificar y corregir las inconsistencias que se presentan en el proceso de venta, alistamiento, despacho y entrega de productos a los clientes.

 Crear puestos y cuadros de control de los procesos que se ejecutan para el cumplimiento de las entregas a los clientes por medio de herramientas que soporten VPN.

 Diseñar una estructura estratégica que permita el correcto funcionamiento de las metodologías que se desean desarrollar con este proyecto.

 Reducir los costos en el proceso de despacho a domicilio.

 Determinar la factibilidad técnica y financiera del proyecto.

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3 JUSTIFICACIÓN

De acuerdo a los resultados obtenidos en el diagnóstico desarrollado en el CONPES 3547. Las empresas de Retailers en Colombia tienen dispersión en la forma de visualizar la información que generan y procesan para el cumplimiento de las metas establecidas, esto afecta el control de los procesos internos en sus centros de distribución, dado que las diferentes áreas no pueden realizar una trazabilidad completa de las actividades que componen sus procesos.

Se debe tener en cuenta que el CONPES 3547 define logística como " la expresión que define la secuencia de agentes, funciones y actividades que intervienen en el flujo de bienes, servicios y de información relacionada entre dos o más puntos.” (pp.12. 2008). La anterior premisa también se sustenta en la última encuesta realizada por el Departamento Nacional de Planeación (DNP) a los 27 días del mes de Agosto del 2015, donde uno de los resultados obtenidos en esta publicación indica que solo el 53% de las empresas dedicadas al servicio logísticos tienen trazabilidad 100% de sus procesos y productos, a continuación relacionaremos los primeros resultados obtenidos por esta encuestas.

Los primeros resultados indican que las dos principales barreras que impactan la logística son los altos costos de transporte y la infraestructura. El nivel de innovación en las empresas del sector logístico es bajo, lo que se refleja es que solo el 37,5% de los empresarios cuenta con un operador para atender sus requerimientos de logísticas. También se pude observar que solo 19,7% de las empresas USL (Usuarios de Servicios Logístico) tienen implementados sistemas de información en logística. Se debe tener en cuenta que los altos costos de transportes también fueron objeto de estudio ya que de las 290 empresas de USL estudiadas el 32% de ellas ya tienen una barrera logística que les impiden desarrollar y crecer efectivamente en los procesos que se realizan en las respectivas empresas.

Con lo anterior para la toma de decisiones en las empresas no se cuenta con información clara y en tiempo real que permita evaluar las actividades y los procesos, ya que al no poder identificar el error de manera inmediata, no se podrán tomar acciones correctivas generando que el proceso tenga un impacto negativo en la productividad de la empresa afectando el cumplimiento de los objetivos, misión de la empresa. Adicional y como punto específico las contingencias que se presentan en las empresas se han corregido en la marcha del proceso no previniendo lo que puede suceder y mitigar las acciones correctivas. A pesar de la tecnología empleada para llevar a cabo los procesos de distribución, se ha presentado que la información proporcionada no cuenta con los estándares de calidad ni un nivel de veracidad que permita la toma de decisiones en tiempo real, presentándose que los procesos no sean eficientes y eficaces.

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factor en los centros de distribución de las empresas de Retailers. Si no se identifican a tiempo las actividades que no generan un valor positivo en los procesos, no se podrán reducir los costos en los que incurre la empresa por la falta de trazabilidad y optimización de estos.

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4 ANALISIS DEL ENTORNO

Los productos comprados Online atreves de la empresa Off Online S.A de Colombia S.A han tenido un crecimiento exponencial desde el segundo semestre del 2012 al día de hoy a un paso del 18% por año. Como se puede observar a continuación desde el 2014 las unidades despachadas por mes.

Tabla 1: Unidades despachadas por mes en el año 2014 y 2015

Estas cifras también se pueden ver reflejadas en las ventas realizadas desde el 2014, donde observan que han crecido mes a mes en los dos últimos dos años.

Tabla 2: Ventas realizadas por mes en el año 2014 y 2015

Las ventas de la región de Bogotá corresponden al 70% del total de los ingresos obtenidos por las ventas realizadas a través del portal Online de Off Online S.A. esta información es suministrada por la empresa por tal razón se trabajara sobre estos supuestos.

4.1 CAPTURA DE INFORMACIÓN PRIMARIA

Para identificar los problemas que la compañía enfrentan al momento de realizar seguimiento a sus productos una vez estos son enviados a su clientes por medio de un tercero, él cual es el encargado de transportar la mercancía, se realiza la siguiente encuesta que tiene por objetivo identificar las metodologías establecidas o herramientas que permiten en tiempo real validar las entregas programadas por día.

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UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD DE INGENIERÍA

ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN DE PROYECTOS DE INGENIERÍA

Encuesta al cliente para creación de tableros de control conocidos como Dashboard que permitan controlar la operación de entrega de productos a domicilios aplicado a la empresa Off Online S.A Este estudio tiene por objetivo establecer las necesidades que actualmente tienen las empresas que venden sus productos mediante la modalidad online. Por favor marcar con una x en las casillas respectivas.

Datos Personales Nombre y Apellido:

Cedula: Cargo:

Preguntas Respuesta

Si No

1. La empresa cuenta con un programa de ruteo para las entregas a

realizar?

2. La empresa cuenta con indicadores que midan el proceso de entrega de

mercancía en tiempo real?

3. La empresa cuenta con procesos establecidos y documentados para el

reparto de mercancía desde la venta hasta la entrega del producto?

4. La flota de vehículos empleada para las entregas es propia?

5. Existe comunicación continua con el vehículo que está realizando las

entregas?

6. Las actividades desarrolladas por la empresa se almacenan en servidores

de bases de datos?

7. Realizar trazabilidad en las entregas en tiempo real le parecería

beneficioso para optimizar la calidad del servicio brindado? 8. En promedio cuanto tardar le vehiculo en entregar todos los productos.

1 hora ______ 2 horas _____4 horas____ 6 horas_____12 horas _____ 15 horas _____ 9. Qué área de la empresa se encarga de realizar seguimiento a las entregas programadas en el día?

Control Interno:____ Despachos:____ Servicio al Cliente _____ Otro _______ 10. Con que frecuencia realizan trazabilidad a los productos a entregar?

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12 4.2 RESULTADOS DE LA ENCUESTA

La encuesta fue aplicada a 10 personas que cumplían las siguientes condiciones:

 Deben ser profesionales en Ingeniería Industrial o carreras afines.

 Tener más de 3 años en experiencia en logística de despacho.

 Intervenir en el proceso de planificación, alistamiento, despacho y entrega del producto.

Para entender un poco más el tipo de problema a que se enfrenta la empresa con el despacho de productos a domicilio se analizara cada una de las preguntas realizadas.

 ¿La empresa cuenta con programas de ruteo para las entregas a realizar? Como se puede observar en el grafico 1 la empresa cuenta un programa que establece la ruta más rápida para la entrega de los productos a los clientes.

Ilustración 1: ¿La empresa cuenta con programas de ruteo para las entregas a realizar?

 ¿La empresa cuenta con indicadores que midan el proceso de entrega de mercancía en tiempo real?

Actualmente la empresa no cuenta con un indicador que permita realizar seguimiento en tiempo real a las entregas realizadas por las transportadoras a los clientes.

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 ¿La empresa cuenta con procesos establecidos y documentados para el reparto de mercancía desde la venta hasta la entrega del producto?

La empresa cuenta con procedimientos documentados desde la planificación y despacho del producto más no la parte de la venta y entrega de producto.

Ilustración 3: ¿La empresa cuenta con procesos establecidos y documentados para el reparto de mercancía desde la venta hasta la entrega del producto?

 ¿La flota de vehículos empleada para las entregas es propia?

La flota empleada por la empresa no es propia, para eso cuenta con 5 transportadoras encargadas de recoger y entregar los productos a los clientes.

Ilustración 4: • ¿La flota de vehículos empleada para las entregas es propia?

 ¿Existe comunicación continua con el vehículo que está realizando las entregas?

De las 5 empresas que emplean para el transporte de mercancía solo 2 de ellas tienen comunicación continua con los vehículos que transportan la mercancía, las otras 3 tienen comunicación directa pero no continua.

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 ¿Las actividades desarrolladas por la empresa se almacenan en servidores de bases de datos?

Al validar la información recopilada al momento de emplear la encuesta piloto encontramos que todas las empresas que son representadas por las personas encuestadas afirman que todas sus actividades y funciones quedan registradas en los servidores respectivos de la empresa.

Ilustración 6: • ¿Las actividades desarrolladas por la empresa se almacenan en servidores de bases de datos?

 ¿Realizar trazabilidad en las entregas en tiempo real cree que es beneficioso para optimizar la calidad del servicio brindado?

Crear un indicador que permita realizar seguimiento en tiempo real es un producto que será aceptado 100% por las personas entrevistadas, dado que ven un punto a mejorar con su operación empleando simplemente un indicador.

Ilustración 7: • ¿Realizar trazabilidad en las entregas en tiempo real cree que es beneficioso para optimizar la calidad del servicio brindado?

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Ilustración 8: • ¿En promedio cuanto tardar el vehículo en entregar todos los productos?

 ¿Qué área de la empresa se encarga de realizar seguimiento a las entregas programadas en el día?

Según los datos obtenidos quien realiza el seguimiento de los productos a entregar por día es el área de Despachos. Pero cabe resaltar que hay dos áreas más que hacen seguimiento a ciertos productos para cumplir con las entregas a los clientes.

Ilustración 9: • ¿Qué área de la empresa se encarga de realizar seguimiento a las entregas programadas en el día?

 ¿Con que frecuencia realizan trazabilidad a los productos a entregar?

La empresa cuenta con informes que se realizan de forma semana y mensual que indican el nivel de servicio obtenido al momento de realizar las entregas por días.

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16 4.3 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

Como se puede observar en Colombia las ofertas y compras realizadas por internet han crecido de forma exponencial, de igual forma el cumplimiento de las entregas ha llegado a un punto donde menos del 80% de las entregas realizadas por la empresa cumplen con las fechas previamente programadas por los clientes al momento de la transacción. Esta información se confirmara más adelante.

Actualmente la empresa ha identificado los siguientes problemas, los cuales se ajustan perfectamente a las conclusiones que ha llegado la encuesta realizada por el Departamento Nacional de Planeación.

 Al momento de entregar los productos a los clientes, los transportadores no totalizan en línea los productos entregados por día.

 No hay un seguimiento diario que permita ver las órdenes de compra o pedidos a entregar por día por parte de la empresa.

 Las empresas o Inhouse de los transportadores no tienen conocimiento del estado de sus entregas por día.

 No hay un informe que resuma las entregas por día.

No se tiene un estimado o un estudio del tiempo promedio que debe tardar un conductor en entregar las ordenes de compras en Bogotá.

Los anteriores factores influyen directamente en que el nivel de cumplimiento, Bogotá no supere el 80%.

4.4 ANALISIS DE LA DEMANDA

Anualmente la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico desde el 2012 realiza el evento Cyberlunes; el cual consiste en unir la mayor cantidad de empresas que ofertan y venden por internet servicios y productos, a los cuales invita a realizar una feria de descuentos para el consumidor, esta estrategia busca generar un crecimiento a las ventas de las empresas inscritas, dado que este tipo de eventos atrae clientes nuevos y fideliza a los clientes antiguos.

4.5 INFORMACIÓN DE LA POBLACIÓN OBJETIVO

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Ilustración 11: Evolución en comercios y ofertas. CCCE Consolidado de Cyberlunes 2012-2015.

Como se puede observar el crecimiento por semestre es de aproximadamente 180%, lo cual indica que para el segundo semestre del 2015 se habrán inscrito alrededor de 252 empresas y se realizaran más de 1172 ofertas; lo que genera mayores compras y mayor cantidad de órdenes de compra a entregar a domicilio.

La demanda potencial a la que se enfrentara el desarrollo del proyecto es la de poder satisfacer en 1 año la entrega tiempo de los productos comprados atreves de la página de la compañía.

4.6 ANALISIS DE LA OFERTA

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2014 2015 Incremento 2016

Meses Cantidad Cantidad % Cantidad

Ene 8.396 11.841 24,53% 14.746

Feb 24.915 22.446 24,53% 27.952

Mar 33.536 20.617,5 24,53% 25.675

Abr 28.130 25.116 24,53% 31.277

May 38.006 30.879 24,53% 38.454

Jun 25.758 54.684 24,53% 68.098

Jul 28.406 40.914 24,53% 50.950

Ago 21.096 33.717 24,53% 41.988

Sep 24.888 43.747,5 24,53% 54.479

Oct 22.817 38.569,5 24,53% 48.031

Nov 41.558 71.155,5 24,53% 88.610

Dic 75.141 62.091 24,53% 77.322

Total Año 372.644 455.778 24,53% 567.580

Tabla 3: productos despachados en los años 2014, 2015 y 2015. Proyección de la oferta Online.

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5 ESTUDIO TECNICO

Actualmente la operación de alistar, despachar y entregar los productos vendidos para Bogotá tiene costo promedio mensual de$ 254.736.179 millones de pesos. Tomando como referencia esta información obtenida del flujo financiero de la empresa se propone las siguientes especificaciones del producto y servicio que se debe implementar para mejorar el control y la trazabilidad de los despachos en la empresa.

Los principales atributos del producto y servicio que se brindara en la Compañía permitirán eliminar la brecha cultural y de trazabilidad de la información que existe actualmente en las industrias según la ley 1273 del 2009 a CCIT (Cámara Colombiana de Informática y Telecomunicaciones).

5.1 ATRIBUTOS DEL PRODUCTO

Los productos que hay actualmente en el mercado son sensibles a estudios que permiten determinar si sus características son tangibles o intangibles lo cual permite determinar si son objeto de mejora, para los productos o servicios que por primera vez incursionan en el mercado deben estar enfocado a las necesidades actuales y futuras de los clientes para así poder sostenerse en el mercado.

Una vez establecido lo anterior el producto que se debe crear deberá contar con los siguientes componentes y elementos.

El producto final deberá involucrar el siguiente componente de software y hardware que actualmente la organización emplea para el registro diario de las operaciones realizadas por sus empleados o colaboradores.

Servidores de bases de datos tanto de la transportadora como la empresa vendedora. VPN (Virtual Private Network – Red Virtual Privada).

Microsoft Office (Excel-Access).

Equipo de cómputo que se conecte directamente al servidor de la empresa.

Para entender un poco como se aplicara la herramienta que permitirá manipular o moldear la información que se pose con las herramientas físicas se dará una breve descripción de cada Núcleo.

Los servidores de las respetivas empresas son los recipientes que contiene todo los registros de las operaciones internas y externas realizadas diariamente por las empresas. También son conocidos como las base de datos que recopilan, organizan y ejecutan información.

Las VPN son sistemas que permiten conectar dos puntos de diferentes organizaciones, su funcionalidad principal es que permite crear un enlace de información entre ambas empresas donde un extremo será el servidor el cual contiene toda la información y el otro extremo será quien consulta y actualice la información que desea saber.

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es un motor de lectura que permite leer y manipular limitadamente la información que se extrae del servidor; y Microsoft Excel es una hoja de cálculo que se puede tener una conexión directa del servidor unidad por Microsoft Access.

Una vez establecida la conexión entre servidores por medio de VPN, y la lectura de información por Microsoft Access y Excel se debe crear un Kpi o una imagen actualizable que permite tener información en tiempo real a la vez que se consuma el servicio del servidor con la VPN.

5.2 DETERMINACIÓN DE LA CALIDAD PARA EL PRODUCTO FINAL

Para determinar la calidad del producto o servicio final se debe tener en cuenta que este tipo de escenarios su resultado se verá reflejada con el pasar de los tiempos dado que esta herramienta impacta directamente en la operación del servicio, dado que esta funcionalidad que busca mejorar es el nivel de servicio final del proceso, el cual es directamente afectado por la falta de trazabilidad entre las empresas que ofrecen, venden y transportan el producto.

Según la IEEE (IEEE LATIN AMERICA TRANSACTIONS, ABRIL 2006) indica que para determinar la necesidad de los clientes internos y externos se debe seguir la siguiente modelo ver imagen 1:

Ilustración 12: IEEE Enfoque necesidades del cliente

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5.3 NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL PROCESO

Corporativamente lo que desea la empresa es mejorar su imagen de cumplimiento en las entregas de sus repartos, como se puede observar en la tabla 4 no todos los meses se cumplen con las entrega a clientes por diferentes factores ya sean por motivos del cliente o motivos del transportador o de la empresa que vende el producto. Los datos de la tabla 4 corresponden a un pequeño ejemplo tomado de los diferentes productos vendidos y despachados en un periodo de tiempo no mayor a un año.

ACTIVIDAD Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct

2014 2014 2014 2014 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015

Total Reparto a Clientes 82% 82% 80% 74% 79% 85% 85% 84% 84% 87% 84% 85% 87% 83%

Tabla 4: Nivel de servicio

La necesidad como se ha planteado anteriormente es la de aumentar el nivel de servicio del proceso de Despacho a Domicilio, dado que es uno de los puntos débil que tiene actualmente la empresa.

Para esto se desea crear un indicador que se actualice en tiempo real y permita monitorear visualmente el avance u atraso de las diferentes rutas que llevan sus F12 u órdenes de compra para los clientes a nivel de Bogotá. A continuación indicaremos el resultado que se espera obtener implementando esta herramienta.

ACTIVIDAD Nov Dic Ene Febr Mar Abr May Jun Jul Agos Sep Nov Dic

2015 2015 2016 2016 2016 2016 2016 2016 2016 2016 2016 2016 2016

Total Reparto a Clientes 92% 91% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90%

Tabla 5: Nivel de servicio esperado

5.4 CARACTERISTICA PRINCIPAL DEL PRODUCTO

La herramienta está enfocada a mejorar el seguimiento o trazabilidad que se realizaran a las entregas que están programadas diariamente por la empresa transportadora correspondiente.

La especialidad de este informe o tablero de control es ver en tiempo real el estado de las entregas que realiza el transportador vs la cantidad de órdenes de compra programados para entrega en el día.

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22 Tabla 6: Propuesta Panel de Control

5.5 DIAGRAMA RADAR DEL PRODUCTO

Para la creación de un producto que permita monitorear en tiempo real los procesos se debe tener en cuenta las siguientes características que impactan tanto a la empresa que vende el producto como al cliente final, el cual recibe el producto solicitado.

Claridad en la información: Los registros o datos que suministrara esta herramienta deben ser concisos y fácil de interpretar, dado que su principal objetivo es la de identificar las falencias del sistema en un corto periodo de tiempo. Si la información que se muestra en el tablero es concisa y fácil de entender debe colocarse 10 pero si es compleja y no es fácil de asimilar debe colocar 1.

Tiempo de actualización de la información: La actualización de la información o del estado de las órdenes de compra deben ser en el menor tiempo posible. Donde 10 es una actualización en línea y 1 tarda bastante tiempo en que los registros sean actualizados. Costo: El implementar esta herramienta debe ser de un costo y gasto relativamente bajo para la empresa que pretende desarrollar una trazabilidad continua de los productos despachados. Para los costos se debe validar que 10 es un costo razonable de acuerdo a las necesidades planteadas y solucionadas y 1 es un sobre costo del proceso sin tener condiciones de éxito al momento de implementar.

Soporte Nacional: El crear esta herramienta deberá contar un soporte para corrección de errores o de inconsistencias que se presenten en la ejecución normal del proceso. Teniendo en cuenta que 10 es para un soporte adecuado y brindado en el momento oportuno y 1 es un soporte distante de la satisfacción que espera encontrar el cliente.

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Para medir las anteriores variables se tomó en cuenta la gestión realizada en las encuestas sobre las empresas interesadas en tomar este tipo de herramientas.

Características Ideal Real Indicadores Normales

Claridad en la Información 10 8 10

Tiempo de Actualización de la Información 10 8 4

Costo 10 7 5

Soporte Nacional 10 10 6

Producto Nacional. 10 6 5

Tabla 7: Investigación de Campo. Propia

De acuerdo a la información obtenida en el cuadro anterior se generó la siguiente ilustración radar.

Ilustración 13: Resultado del comportamiento de atributos

5.6 CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO

La trazabilidad o seguimiento de las órdenes de compra que se deben entregar en el domicilio del cliente en la fecha establecida al momento de la compra.

La herramienta o producto que se ofrece en la ejecución de este proyecto es la fortalecer el seguimiento diario por consiguiente también el seguimiento mensual de las órdenes de compra que no son entregadas a tiempo a los clientes, sin descuidar las órdenes de compra que si cumplen con la fecha pactada.

(24)

24

en los seguimientos y en la identificación de problemas que debilitan el proceso o procedimiento de entrega de productos a domicilio. Esta problemática se puede fundamentar en los resultados previos obtenidos por el Departamento Nacional de Planeación realizado en Agosto del 2015 o en el diagnóstico que brinda el CONPES en el cual indica que las empresas colombianas no están adecuadas para identificar y optimizar los procesos en tiempo real.

5.7 CICLO DE VIDA MUNDIAL DE HERRAMIENTAS DE CONTROL

Actualmente el ciclo de vida de los productos desarrollados para cumplir con la necesidad de los clientes mundiales a través de una transacción o pago electrónico.

Se realiza un análisis de la madurez de esta idea en el mercado podemos identificar que este producto o herramienta a nivel mundial se encuentra en un estado maduro. Esto se puede apreciar en la ilustración 14.

Este tipo de herramientas tienen un comportamiento similar a los kpi de control que se manejan en diferentes compañías. Los kpi que son creados mundialmente con el objetivo de establecer un control y una medición en el desempeño de los procesos o desempeño por las diferentes organizaciones, está metodología viene en constante evolución desde de los años 80 indicando que han pasado más de 30 años desde invención permitiéndole clasificar en “Madurez”.

5.8 CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO A NIVEL REGIONAL Y LOCAL

Actualmente en Colombia los informes de gestiones creadas o tableros de control dedicados para medir el desempeño de las empresas, están en su estado inicial dado que muchas compañías no tienen sus propios indicadores de control para sus procesos o caso contrario que si los tengan no sacan el mayor provecho de la información obtenida en el momento, esto genera desgaste y poca empatía a los resultados que se desean alcanzar, el ciclo de vida del producto a desarrollar en Colombia se puede ubicar finalizando introducción y en mayor parte crecimiento. Como se ve en la ilustración 15.

Ilustración 14: Ciclo de vida mundial de

(25)

25

5.9 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ACTUAL

En el siguiente diagrama se detallara el flujo de proceso que se realiza actualmente en el proceso de despacho a domicilio para la región de Bogotá. Se realizaron tomas de tiempo en el Centro de Distribución, la medición se centra en obtener el tiempo en que tarda en llegar un producto al cliente una vez es cargado en los vehículos de reparto.

Proceso: D.A.D.B Venta: Online Fecha: 26/04/2016 Método: Actual Empleado: Alvaro Rodriguez. Analista: Herson Zapata

Resumen No Tiempo (min)

Operación 11 110,02

Transporte 2 850,43

Inspección 1 6.60

Esperas Almacenamiento

N° Actividad Símbolos Tmp.(Min) Distanc. (m) Recomendación _{del método}

1 Realizar la compra. 3,43 -

2 Creación de la orden compra _{en el sistema.} 3,41 -

3 Planificación de la orden de _compra. 1,00 -

4 Alistamiento de la orden de _compra 6,33 -

5 Traslado de los productos de _{orden de compra} 10,43 500

6 Inspección de los productos _{de la O.C} 6,60

7 Empaque de los productos _{de la orden de compra} 10,27 -

8 Impresión de la guía de la _{empresa transportadora} 0,49 -

9 Cargue de los productos al _Vehículo 5,5

10 Cierre del vehículo 60,5 -

11 Traslado de la mercancía al _cliente 840 6000

12 Entrega del producto al _cliente 19,09 -

Total 967,05 6500

(26)

26

En el flujo de proceso anterior se detalla como actualmente se desarrolla el proceso en el cual se invierten 967,05 minutos desde la venta de producto hasta y finalizar el proceso con la entrega del producto.

5.10 COSTOS Y GASTOS PARA IMPLEMENTAR EL PROYECTO

A continuación se describen los costos y gastos que incurrirían sí el proyecto se aplicara a una nueva empresa (esto es un supuesto ya que este proyecto se aplicara a una empresa ya existente, no se harán nuevas contrataciones ni adquisiciones de herramientas, solo se comprara un computador, un televisor, un soporte para televisor y un cable HDMI). Se resume en la siguiente tabla de información:

MANO DE OBRA

FUNCIONARIOS MESES COSTO EMPLEADO MES COSTO DEL PROYECTO

Analista de Despachos 2 $2.200.000,00 $4.400.000,00

Jefe de Despachos 2 $5.000.000,00 $10.000.000,00

Encargado de Despachos 2 $1.500.000,00 $3.000.000,00

Gerente del Centro de Distribucion 0,05 $10.000.000,00 $500.000,00

Analista de Ingenieria 1 $2.200.000,00 $2.200.000,00

Conductores (*30) 2 $247.500.000,00 $495.000.000,00

Inhouse (*3) 2 $1.200.000,00 $2.400.000,00

Asesores (*2) 2 $1.000.000,00 $2.000.000,00

Total Mano de obra $270.600.000,00 $515.100.000,00

EQUIPOS

EQUIPOS DE COMPUTO CANTIDAD

VALOR UNIDAD (60 meses de depreciación)

Portátiles Intel Core i5, 4 GB de RAM 1 $1.500.000,00

Televisor de 55 pulgadas 1 $1.200.000,00

Soporte para Tv 1 $80.000,00

Cable HDMI 1 $50.000,00

Cable de Conexión (6 mts) 1 $400.000,00

Total Equipos $3.230.000,00

COSTO ESTIMADO $518.330.000,00 RESERVA DE CONTINGENCIAS Y GESTIÓN

(8%) $41.466.400,00

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27

Estos costos contemplan la información desde la asesoría, creación del aplicativo que permita realizar trazabilidad hasta la instalación y ubicación de equipos para realizar el seguimiento de la operación.

5.11 GENERALIDADES DEL PROCESO

Actualmente al momento para cumplir con la demanda de despacho a domicilio para la región de Bogotá, la empresa Off Online S.A cuenta una flota tercerizada (todas las transportadoras sin importar prioridades) de unos 30 vehículos diarios, a los cuales se contrata y paga por día, el valor del flete cancelado es de $375.000 pesos por vehículo el cual comprende un horario de servicio desde las 7 am hasta las 9 pm.

Los conductores que realizan las entregas van acompañados por dos auxiliares que les ayudara a descargar y entregar los productos, los costos de estos auxiliares son asumidos por las empresas transportadoras.

Ninguno de los conductores cuenta con una capacitación o entrenamiento en la forma de entregar los productos al cliente.

(28)

28

6 PLANEACIÓN ESTRATEGICA ACTUAL

Actualmente la empresa cuenta con una definición de visión y misión de manera general, pero no tiene definida una estructura de planeación para el Centro de Distribución, por tal razón se han propuesto los siguientes esquemas para dar una claridad de los objetivos a alcanzar.

6.1 Visión

Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de nuestros clientes en cada una de las comunidades en las que nos desarrollemos.

6.2 Misión

Generar una oferta innovadora de productos y servicios de buena calidad, a precios convenientes y con soluciones a la medida de cada mercado, para las personas y el hogar, a lo largo de su ciclo de vida, siendo líderes y con un desarrollo sostenible.

6.3 Nuestros Valores

Los valores que se esperan y que se exigen en el Centro de Distribución son los siguientes: 6.3.1 Honestidad

La sinceridad y la verdad serán un sello distintivo de todas nuestras relaciones. 6.3.2 Vocación de Servicio

Daremos el mejor servicio a nuestros Clientes y superaremos sus expectativas. 6.3.3 Iniciativa

Aportamos con ideas propias.

6.3.4 Compromiso

Sentimos como propio lo que sucede en nuestra Empresa.

6.3.5 Trabajo en Equipo

Los resultados superiores son frutos de un esfuerzo mancomunado.

6.3.6 Respeto

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29

7 DISEÑO DE ORGANIZACIONAL

Dado que no existe una estructura organización definida en el Centro de Distribución por tal razón se propone la siguiente Estructura Organización.

7.1 Estructura Organizacional (Organigrama)

La estructura propuesta abarcar desde la Gerencia hasta el cargo más bajo del nivel jerárquico definido para el Centro de Distribución.

Ilustración 17: Estructura Organizacional. (Propia)

(30)

30 7.2 MACRO PROCESO

Al validar los procesos, procedimientos establecidos y ejecutados en el C.D, se propone el siguiente macro-proceso que permite identificar el flujo y el recorrido de las decisiones que se toman de acuerdo a la operación y al área que las desarrolla.

Ilustración 18: Macro Proceso (Propia)

7.3 DEFINICIÓN DEL CARGO

Como se indicó anteriormente no existe una estructura organización definida en documentos por tal razón para el desarrollo de este documento se propone las siguientes definiciones del cargo las cual se enfoca en indicar las responsabilidades y funciones de cada uno.

Los cargos que se definirán son los siguientes:

 Perfil de Gerente General.

 Perfil de Jefe de Despachos.

 Perfil de Jefe de Ingeniería.

 Perfil de Analista de Ingeniería.

 Perfil de Analista de Despachos.

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31 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: Gerente General

NIVEL Profesional Especializado Nº DE CARGOS 1

OBJETO GENERAL DEL CARGO

Ejecutar las disposiciones trazadas por la Dirección. Orientar estratégicamente la gestión de la compañía y como tal ejercer la representación administrativa, comercial, jurídica y financiera. Definir las políticas y directrices generales para la administración del Talento Humano y los recursos económicos y financieros, técnicos y tecnológicos, asegurando su utilización en condiciones de costo, beneficio, oportunidad y productividad, todo ello con el propósito de lograr resultados coherentes con el direccionamiento estratégico y objetivos corporativos.

II) DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

Planear y desarrollar metas a mediano y largo plazo junto con los objetivos anuales y entregarlas a los jefes de cada área para su desarrollo y cumplimiento

Evaluar periódicamente el desempeño y cumplimiento de objetivos de cada una de las áreas de la empresa.

Administrar y organizar la empresa de forma óptima, para que se cumplan todas las metas que se han establecido.

Representar a la organización frente a los clientes, proveedores y demás importantes colaboradores de la empresa

Representar judicial y legalmente a la Empresa ejerciendo las facultades generales y específicas que le confiera el Directorio y la Ley.

informar a la Dirección las acciones tomadas así como elevar a su consideración el plan operativo y presupuesto anual de ingresos y egresos, informando los resultados de las evaluaciones periódicas.

III) CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Globalización.

- Administración Financiera. - Manejo de dinámicas de equipos. - Pensamiento Estratégico.

- Normatividad que rige la gestión en entidades privadas. IV) REQUISITOS MÍNIMOS DE CARGO

FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA LABORAL Título Profesional en

Administración, Ingenierías o carreras afines relacionadas con el objeto de

la compañía.

Especialización en áreas relacionadas con logística y/o las funciones del cargo.

48 meses experiencia profesional relacionada

V) COMPETENCIAS HABILIDADES Y RESPONSABILIDADES PARA EL CARGO HABILIDADES

Gestión de los recursos necesarios para el logro del objeto misional de la compañía. Cumplimiento del Plan de acción establecido

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NOMBRE DEL CARGO: Jefe de Despachos NIVEL Profesional Especializado

Nº DE CARGOS 1

Diligenciar, organizar y asegurar el cumplimiento de los procesos de trabajo, el alcance de los productos, calidad y la oportunidad definida para la Oficina de Personal y Despacho.

Planificar estratégicamente y operativamente la Oficina a su cargo. Evaluar periódicamente el desempeño y cumplimiento de objetivos de cada una de las áreas de la empresa.

Definir los objetivos de desempeño anuales, planificar plazos y recursos para su efectivo cumplimiento

Fijar objetivos, planificar tareas, asignar recursos, establecer prioridades, verificar el grado de avance y evaluar los resultados diseñando metodologías de trabajo en equipo adecuadas a tal función (por ejemplo reuniones periódicas y otras).

Proponer e implementar acciones de mejora continua para el óptimo desempeño de la Oficina. Confeccionar y elevar informes a la superioridad referente a la actuación de la oficina a su cargo en la ejecución de las tareas, realización de trámites y/o a los operativos desarrollados, poniendo especial énfasis en la recolección y sistematización de información valiosa para la definición de políticas y la mejora del desempeño de la oficina.

Supervisar el cumplimiento de las funciones asignadas y los procedimientos establecidos para la Oficina a su cargo

Promover el adecuado uso y preservación de las herramientas de trabajo y asegurar la correcta preservación de la documentación a su cargo.

Responsable del envío en tiempo, cantidad y calidad de los productos. III) CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

- Sistema operativo.

- Procesador de texto, Planilla de cálculo. - Correo electrónico, Internet.

Manejo de Herramientas y Dispositivos de trabajo de la Oficina.

Conocimiento de teoría y técnicas de Planificación Estratégica y Operativa, de Gestión de la Calidad.

Conocimiento de teoría y técnicas de Desarrollo Integral de Recursos Humanos. IV) REQUISITOS MÍNIMOS DE CARGO

FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA LABORAL Título Profesional en Administración,

Ingenierías o carreras afines relacionadas con el objeto de la compañía. Especialización en áreas relacionadas con logística y/o las funciones del cargo.

Compromiso Personal con el Ciudadano. Compromiso Sociocultural con el ámbito privado Habilidades orientadas a la Comunicación Asertiva.

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NOMBRE DEL CARGO: Analista de desarrollo de Sistemas Informáticos NIVEL Profesional Universitario

Nº DE CARGOS 1

Participa en desarrollo de sistemas de diversa complejidad, efectuando análisis de requerimientos, diseños físicos, diseños lógicos y ejecuta tareas de programación.

Planificar las actividades o trabajo de análisis y diseño de sistemas Diseñar el sistema informático desde un punto de vista funcional

Representar algorítmicamente los procesos que se realizan en cada tarea funcional integrada del sistema que se diseña

Diseñar base de datos que utilizará el sistema. Optimizar la misma, utilizando las técnicas requeridas para ello.

Elaborar las soluciones a los procedimientos manuales que requiera el sistema

Diseñar los flujos informativos a través de los diferentes elementos que lo integran el sistema Estudiar las necesidades del sistema y proponer software necesario para su aplicación

Programar cuando se requiera, la solución automatizada de una determinada tarea utilizando el software y métodos requeridos.

Elaborar los datos de prueba para comprobar la calidad de los programas. III) CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

Experiencia en XML, XSD y XSLT Programación en PL/SQL para Oracle Conocimientos en PowerDesigner Conocimientos en JEE5 (JSF y IceFaces) IV) REQUISITOS MÍNIMOS DE CARGO

FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA LABORAL título profesional a la fecha de su

contratación, otorgado por una Universidad reconocida, de las carreras: - Ingeniería Civil, Ingeniería de Sistemas Informática - Ingeniería de Ejecución, Informática

Capacidad de análisis y de síntesis Proactivo(a), metódico(a) y ordenado(a). Capacidad de trabajo bajo presión.

Hacer frente a desafíos. - Capacidad de trabajo en equipo. Alta capacidad de análisis e investigación personal.

Tener permanente adaptación a los cambios y a las innovaciones tecnológicas. Capacidad para establecer apropiadas relaciones interpersonales.

Habilidades comunicacionales. - Orientación de Servicio al Cliente Alta capacidad para cumplir compromisos.

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NOMBRE DEL CARGO: Jefe de Ingeniería NIVEL Profesional Especializado

Nº DE CARGOS 1

Atender todos los asuntos relacionados con la planeación, organización, coordinación, ejecución y control de los sistemas informáticos de la compañía, así como lo concerniente al manejo de los programas, renovaciones tecnológicas, comunicaciones y demás información sistematizada.

Dirigir y coordinar la marcha administrativa de la unidad a su cargo, para que cada uno de sus funcionarios laboren con eficacia y eficiencia, cumpliendo a cabalidad con sus funciones y con las normas legales que son de competencia del servidor público.

Conocer y aplicar la normatividad vigente respecto a las leyes, acuerdos y decretos que rigen en materia de legalización del software, seguridad de la información y en general todo lo relacionado con informática y comunicaciones.

Elaborar anteproyectos de presupuesto de su competencia teniendo en cuenta las nuevas tecnologías en Hardware y Software y las necesidades de cada una de las dependencias de la administración.

Presentar informes periódicos y los que le sean solicitados por el jefe inmediato, oportunamente. Preparar y conducir la operación de puesta en funcionamiento de los sistemas y programas informáticos. Capacitar y dar soporte al personal a cargo y/o a usuarios de las aplicaciones. Asesorar en licitaciones para la compra o contratación de productos y servicios.

III) CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Experiencia en XML, XSD y XSLT

Programación en PL/SQL para Oracle Conocimientos en PowerDesigner Conocimientos en JEE5 (JSF y IceFaces) Comprensión del entorno Organizacional Planificación y gestión

Flexibilidad, Desarrollo de personal IV) REQUISITOS MÍNIMOS DE CARGO

FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA LABORAL Título especializado,

correspondiente a carreras de sistemas, afines al área de Sistemas. Investigaciones y/o publicaciones relativas a su competencia.

Conocer herramientas de planificación y control de proyectos ·

Entender en el desarrollo de sistemas de diversa envergadura, utilizando metodologías estructuradas y herramientas específicas. Conocer los lenguajes técnicos y específicos del Área. Conocer herramientas de programación que se utilicen para el desarrollo de aplicaciones en distintos ambientes y herramientas de diseño de Bases de Datos. Conocer diferentes metodologías de ingeniería de software y arquitectura de aplicaciones

Conocer sobre calidad de datos y herramientas de testing de sistemas.

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NOMBRE DEL CARGO: Analista de Despachos NIVEL Profesional Universitario

Nº DE CARGOS 1

Ejecutar las disposiciones trazadas por la Dirección. Orientar estratégicamente la gestión de la compañía y como tal ejercer la representación administrativa, comercial, jurídica y financiera. Definir las políticas y directrices generales para la administración del Talento Humano y los recursos económicos y financieros, técnicos y tecnológicos, asegurando su utilización en condiciones de costo, beneficio, oportunidad y productividad, todo ello con el propósito de lograr resultados coherentes con el direccionamiento estratégico y objetivos corporativos.

Planificar y Coordinar las rutas de los despachos de mercancía, en todo el territorio nacional Realizar seguimiento a los despachos, a los fines de garantizar su oportuna entrega.

Emitir la documentación que acompaña el despacho: Guía de transporte, Facturación, Giro, y otros (la guarda y custodia de los mismos cuando retornan debidamente firmados).

Registrar en los sistemas las guías de transporte, de acuerdo a los despachos realizados e indicar las novedades registradas de ser necesario.

Evaluar proveedores de servicios de transportes, de acuerdo a las políticas de la empresa. Supervisar la carga del despacho y supervisar las devoluciones (descarga), que realicen los clientes.

Informar sobre la planificación de despacho a los supervisores inmediatos.

Cualquier otra actividad inherente a las funciones antes descritas o de cualquier otra naturaleza. III) CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

- Globalización.

- Manejo de dinámicas de equipos. - Pensamiento Estratégico.

- Elaboración y control de inventarios.

- Técnicas de almacenamiento de materiales IV) REQUISITOS MÍNIMOS DE CARGO

FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA LABORAL Título Profesional en

Administración, Ingenierías o carreras afines relacionadas con el objeto de la compañía. Especialización en áreas relacionadas con logística y/o las funciones del cargo.

Establecer relaciones interpersonales. Supervisar personal.

Realizar cálculos numéricos. Redactar informes.

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NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar de bodega y despachos

NIVEL Técnico

Nº DE CARGOS 1

Controlar y registrar en el sistema operativo de la empresa el ingreso el ingreso, almacenamiento, clasificación, codificación y entrega de los bienes adquiridos y desarrollar, mantener y ajustar procedimientos, controles que mitiguen el riesgo y generando eficiencia, eficacia y optimización de los recursos, de acuerdo a la normatividad vigente.

Gestionar las órdenes de almacén para los clientes solicitando todos los productos que la empresa requiera, por medio del tipo de operación de acuerdo al sistema operativo del momento.

Recibir y revisar los activos consumibles, repuestos, equipos, alimentos, y otros suministros que ingresen al almacén, verificando que las características de lo recibido sean coherentes con las solicitadas.

Realizar las entradas en el sistema de recursos físicos de acuerdo a normatividad.

Presentar informes de consumo de almacén de acuerdo a los cronogramas establecidos o cuando el jefe inmediato los requiera.

Informar permanentemente sobre problemas, inconvenientes o irregularidades que se presenten o puedan presentarse en cualquier proceso que se adelante.

Presentar informes de gestión cuando su jefe inmediato lo requiera Velar por el adecuado empleo de los bienes y equipo a su cargo.

Recibir y revisar las requisiciones internas para el despacho de la mercancía y así asegurar los insumos necesarios para la operación de la empresa.

Elaborar inventario físico periódicamente y parcialmente de los inventarios, teniendo como fin de controlar y verificar que existencias reporta el sistema y que existencias se tienen físicas.

Manejar sistemas operativos de inventario que trabajen en línea, preferiblemente el que tiene la empresa.

III) CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Conocimiento básico de internet,

Excel

Atención al cliente Embalaje

IV) REQUISITOS MÍNIMOS DE CARGO

FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA LABORAL Técnico en conocimientos

administrativos y sistemas 12 meses experiencia técnica relacionada

Establecer relaciones interpersonales. Redactar informes.

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37

8 TAMAÑO DEL PROYECTO

Debido a que este proyecto de inversión se ejecutara dentro de una empresa en marcha y con esto se espera mejorar un proceso, el tamaño del proyecto se evaluara sobre el ahorro en el tiempo y el dinero para transportar y entregar los productos al cliente, con esto se espera mejorar y aumentar el nivel de servicio de la empresa. Las generalidades del proyecto se indican a continuación.

COMPONENTE DESCRIPCIÓN

Nombre Oficial Generalidades

Pantalla Monitorear los departamentos individuales, múltiples sitios web y _{cualquier otra cosa utilizando cuadros de mando.} Idiomas

disponibles Español, Inglés

Conexión Por medio de redes VPN (Virtual Private Network o Red Privada _Virtual

Base de datos

Puede conectarse a ambas bases de datos relacionales como Oracle , SQL Server, MySQL , PostgreSQL , MS Access, Teradata , etc., y las bases de datos NoSQL como MongoDB , Cassandra , Hadoop / Hive etc. conectividad a SQL Azure y Amazon RDS bases de datos en la nube también son compatibles.

Exportación de

datos Descarga o programa de correo electrónico informes de sus datos en PNG , JPEG , PDF y formatos CSV . Fuentes de datos

personalizados Segura mostrar datos de las bases de datos de su empresa utilizando custom widgets orPush API. Modo TV Rotar automáticamente uno o más cuadros de mando para el _{monitor de pantalla grande.}

Información histórica

Los datos del pasado está archivada dentro del software, por lo que nunca perderá de vista de nuevo

Plataforma

requerida Desde Windows XP hasta Windows 8

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38

8.1 CONDICIONES E INSTALACIÓN DE LA HERRAMIENTA

Para la instalación de la herramienta se debe tener permisos de software tanto para la empresa Offline S.A como el de las empresas transportadoras.

8.2 MANO DE OBRA REQUERIDAD PARA EL PROYECTO

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39

9 ESTUDIO LEGAL

Para la implementación de esta metodología; deberá realizar un contrato para la adquisición de las licencias, la capacitación sobre la herramienta y el mantenimiento de la misma. Este acuerdo se debe realizar por Off Online directamente con los diseñadores de este proyecto, aunque se tendrán unos beneficios económicos por la implementación de una herramienta que tiene otra aplicabilidad dentro de la compañía. Por lo consiguiente se deben tener en cuenta los siguientes ítems:

 El contrato debe contener la fecha de entrega de las licencias a partir de la aceptación del proyecto, también se debe indicar la forma de pago, esta parte se debe aclarar que solo se realizara una vez se entregue el acta final.

 Para asegurar que al momento de implementar la metodología se obtenga un resultado positivo la empresa Off Online S.A realizara una capacitación masiva a los transportadores indicándoles la nueva forma de proceder. Quien capacitara a los empleados de la empresa serán los desarrolladores de este proyecto, por lo tanto el gasto de esta capacitación será cargado a la empresa.

 El documento final debe cumplir con todos los artículos y requisitos legales de Colombia.

 Para este tipo de contrato de prestación de servicios (capacitaciones) y de las licencias, el proveedor deberá presentar una póliza o garantía de cumplimiento por un valor del 20% del valor del contrato y con una vigencia de 3 meses. También deberá presentar una póliza o garantía de calidad del producto y del servicio por un valor del 30% del valor del contrato y con una vigencia de 6 meses. Estas pólizas deben ser adquiridas con una compañía aseguradora legalmente autorizada para operar en Colombia. El único beneficiario debe ser Off Online S.A y adicionalmente el proveedor debe aportar la certificación original del pago de la prima de las pólizas.

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40

10 PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO

Al implementar la herramienta que permita realizar seguimiento en tiempo real en la entrega de los productos a los clientes se pueden mejorar los tiempos de las siguientes actividades:

 Traslado de la mercancía al cliente; dado que los vehículos contratados tiene pago el día lo que se desea es que una vez terminada la entrega de los productos a los clientes, el vehículo regrese al Centro de Distribución para iniciar un nuevo cargue de productos para nuevos clientes. Lo que se busca es reducir el número de vehículos contratados por día en un 6.67%. Como se observó anteriormente uno de factores para que el proceso demore tanto es que actualmente las empresas transportadoras y la empresa que contrata el servicio no cuentan con una herramienta que permita identificar en tiempo real cuando se finaliza el proceso.

 Se debe implementar una campaña de concientización a los transportadores la cual debe estar enfocada en que una vez finalizada la entrega del producto al cliente, el conductor deberá tomar su aplicativo móvil conectado a la VPN e ingresar el código que finalice el proceso, esto permitirá establecer el tiempo exacto en que finaliza la operación.

 Establecer un sistema de informes que lleguen automáticamente y que su fuente sean las órdenes de compra que deben entregarse por día, lo cual permitirá tener una trazabilidad mayor y control de la operación diaria en la forma que se entregan y finalizan los órdenes de compra para los clientes.

Como se puede observar de las mejoras propuestas anteriormente, impactara directamente en el tiempo y en el costo actualmente requerido para la empresa, dado que la finalidad del proyecto es optimizar el proceso a domicilio aumentando el nivel de servicio diario, vemos que esta propuesta es la idónea para conseguir dicho resultado.

10.1 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO IMPLEMENTANDO EL APLICATIVO En el siguiente diagrama de flujo se exponen los tiempos de las actividades implementadas con las mejoras propuestas.

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Proceso: D.A.D.B Venta: Online Fecha: 26/04/2016 Método: Propuesto Empleado: Alvaro Rodriguez. Analista: Herson Zapata

Resumen No Tiempo (min)

Operación 11 110,02

Transporte 2 540,43

Inspección 1 6.60

Esperas Almacenamiento

N° Actividad Símbolos Tmp. _(Min) Distanc. (m) Recomendación _método del

1 Realizar la compra. 3,43 -

2 Creación de la orden compra _{en el sistema.} 3,41 -

3 Planificación de la orden de _compra. 1,00 -

4 Alistamiento de la orden de _compra 6,33 -

5 Traslado de los productos de _{orden de compra} 10,43 500

6 Inspección de los productos _{de la O.C} 6,60

7 Empaque de los productos _{de la orden de compra} 10,27 -

8 Impresión de la guía de la _{empresa transportadora} 0,49 -

9 Cargue de los productos al _Vehículo 5,5

10 Cierre del vehículo 60,5 -

11 Traslado de la mercancía al _cliente 540 6000 Reducción tiempo en 340 del minutos.

12 Entrega del producto al _cliente 19,09 -

Total 667,05 6500

Ilustración 19: Diagrama de flujo del proceso implementando el aplicativo.

(42)

42

que el producto es enviado al cliente. Por tal razón a continuación se propone un complemento al procedimiento que ya fue estructurado para la compañía.

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43

11 ESTUDIO ECONÓMICO

A continuación se mostrará el estudio económico que tiene como objetivo determinar el valor de los recursos que se requieren para el presente proyecto.

Esto incluye la adquisición de nuevos equipos. Los valores que se presentan proyectados para el horizonte de tiempo de 5 años están afectados por el efecto inflacionario del 8,20% y se suma la prima de riesgo del 4% que por políticas de la compañía se incluye a todo valor.

Con este proyecto la compañía tiene como meta disminuir en un 7% por año y durante los próximos 5 años a la implementación del proyecto, el valor de transporte tercerizado que se paga para la entrega de los productos.

11.1 INVERSIÓN DEL PROYECTO 11.1.1 INVERSIÓN FIJA DEL PROYECTO

La inversión inicial del proyecto constituye a la inversión empleada a la compra de herramientas equipos para la puesta en marcha del proyecto.

Teniendo en cuenta la definición de inversión fija donde se indica que se refiere a todo tipo de activos cuya vida útil es mayor a un año y cuya finalidad es proveer las condiciones necesarias para que la empresa lleve a cabo sus actividades

INVERSIÓN FIJA

DESCRIPCION VALOR

Compra y adopción punto de

conexión a internet $700.000

Compra equipo de computo $3.000.000 Compra de televisor de 50" $1.200.000 Compra cable HDMI convertidor $50.000 Compra de la estructura o soporte de

TV $150.000

TOTAL $5.100.000

Tabla 9: Descripción de la inversión fija para el proyecto. Propia

11.1.2 INVERSIÓN DIFERIDAD DEL PROYECTO

De acuerdo a la definición de inversión diferida estas inversiones se realizan en bienes y servicios intangibles que son indispensables del proyecto o empresa, pero no intervienen directamente en la producción. Por ser intangibles, a diferencia de las inversiones fijas, están sujetas a amortización y se recuperan a largo plazo.

(44)

44

INVERSIÓN DIFERIDA

DESCRIPCION VALOR

Licencias de Microsoft Excel $1.100.000 Instalación soporte y centro de

cableado $600.000

Estudios, encuestas e

investigaciones $730.000

Capacitación $2.000.000

TOTAL $4.430.000

Tabla 10: Descripción de la inversión diferida para el proyecto. Propia

Los costos anteriormente identificados se tuvieron en cuenta por cotizaciones recibidas que en promedio manejaban estos costos para tener en cuenta en la inversión.

Con la información anterior se define que la inversión inicial para el proyecto es de $ 9´530.000 millones de pesos.

11.2 INGRESOS Y BENEFICIOS DEL PROYECTO

Los ingresos y beneficios son importantes para la evaluacion de un proyecto ya que se cuantificara que cantidad de dinero el proyecto tendra adicional o cuanto ahorrara en ciertos items, a continuacion se presentan los ingresos y beneficios del proyecto:

Ilustración 21: Flujo de inversión y ahorros esperados del proyecto -50.000.000

0 50.000.000 100.000.000 150.000.000 200.000.000 250.000.000 300.000.000

1 2 3 4 5 6

FLUJO NETO DE EFECTIVO

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45

11.2.1 Ingresos por disminución de vehículos para la entrega

Actualmente para la entrega del producto que se compra por internet, se contratan 30 vehículos diariamente, el costo por día de cada vehículo para la entrega

El principal objetivo del proyecto es aumentar el nivel de cumplimiento o nivel de servicio que actualmente tiene la empresa.

VEHICULOS NECESARIOS PARA

LA ENTREGA

VALOR POR

DIA/VEHICULO TOTAL DIA TOTAL MES

30 $300.000 $9.000.000 $270.000.000 Tabla 11: Ingresos por disminución de vehículos para la entrega. Propia

En promedio mensualmente se pagan $ 270´000.000 millones por pago de transporte para despacho en Bogotá. Sin embargo, una vez se implemente la metodología se pretende ahorrar en un 7% el valor que se paga mensualmente a la flota encargada de distribución en Bogotá.

VEHICULOS NECESARIOS PARA

LA ENTREGA

VALOR POR

DIA/VEHICULO TOTAL DIA TOTAL MES AHORRO AL AÑO

30 $300.000 $9.000.000 $270.000.000 $3.240.000.000 28 $300.000 $8.400.000 $252.000.000 $3.024.000.000

Total de ganancia $18.000.000 $216.000.000

Tabla 12: Ganancia y ahorro. Propia

11.3 BENEFICIOS CUALITATIVOS DEL PROYECTO

Este proyecto también generará los siguientes impactos en los clientes externos de la compañía:

 Mejorar la perspectiva que tengan los clientes de la compañía, en cuanto a la gestión y ejecución de los procesos internos.

 Facilitar la revisión de los procesos de logística y transporte en tiempo real que permita hacer un seguimiento a la entrega de los productos

 Aumentar el nivel de servicio