103 ESTRATEGIAS PARA LA TOMA DE DECISIONES DURANTE LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS EN EL SECTOR PETROLERO DEL
ESTADO ZULIA.
1. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
Se presenta la propuesta para el diseño de las estrategias para la toma de decisiones durante la ejecución de proyectos en el sector petrolero del estado Zulia, con la finalidad de definir las acciones a seguir en función de las debilidades detectadas para garantizar la revisión y mejora continua en los procesos de toma de decisiones.
2. CONCEPTUALIZACIÓN
La metodología se define como las acciones que le permitirán a la industria petrolera PDVSA, específicamente a la División Costa Occidental Lago, implementar las medidas necesarias para lograr una toma de decisiones eficaces durante la ejecución de proyectos en el menor tiempo posible.
3. OBJETIVO
Proporcionar a las gerencias de planificación, presupuesto y gestión de las empresas mixtas del sector petrolero de la División Costa
Occidental Lago, una guía de trabajo que permita enumerar las actividades requeridas para realizar un mejor seguimiento de las estrategias y decisiones tomadas durante la ejecución de proyectos.
4. ALCANCE
La propuesta de estrategias para la toma de decisiones durante la ejecución de proyectos está diseñada para, identificar desviaciones y aplicar correctivos necesarios; para ser utilizada por las gerencias de planificación, presupuesto y gestión de las empresas mixtas del sector petrolero de la División Costa Occidental Lago del municipio Maracaibo del estado Zulia. Sin embargo, puede ser utilizada por otras gerencias, siempre que se efectúen las modificaciones y adaptaciones de acuerdo a los requerimientos particulares, previo diagnóstico de la situación de la organización en cuestión.
5. ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA
A continuación se desarrolla la propuesta a través de la presentación de estrategias para la toma de decisiones durante la ejecución de proyectos en el sector petrolero del estado Zulia.
ESTRATEGIA N° 1
Definición de los objetivos del proyecto a fin de garantizar el éxito de las actividades.
Acciones de análisis:
1. Analizar en conjunto con el cliente el alcance del proyecto, para definir las actividades y decisiones para llevar a cabo el proyecto.
2. Especificar los tiempos necesarios para la ejecución de cada actividad antes del inicio del proyecto.
3. Establecer los criterios e hitos para la medición de las actividades durante la ejecución del proyecto.
4. Identificar las barreras para la ejecución de actividades, con el fin de tomar decisiones de manera preventiva y correctiva ante el posible fracaso del proyecto.
5. Determinar los factores que la organización del proyecto debe tomar en cuenta para la toma de decisiones y así lograr la culminación exitosa de la obra al cierre de la misma.
6. Elaborar una lista de las posibles decisiones a tomar para la ejecución del proyecto, donde se relacionen el alcance, los tiempos, los criterios de medición y las barreras que puedan a presentarse, con el fin de definir de manera clara todas las estrategias que el gerente debe tomar para lograr el cumplimiento de los mismos.
Tiempo de Ejecución: Esta estrategia se debe aplicar a corto plazo, debido a que su uso será antes del inicio del proyecto como actividad previa a la ejecución del mismo.
Responsables: Los responsables para la ejecución de esta estrategia son los gerentes de la organización en conjunto con el equipo de planificación, presupuesto y gestión, ya que ellos son los encargados en definir los objetivos necesarios para lograr la culminación exitosa de los proyectos.
Requerimientos: Para la aplicación de esta estrategia es necesario que la empresa cuente con todos los equipos necesarios para lograr éxito de manera rápida y eficiente durante la ejecución del proyecto.
ESTRATEGIA N° 2
Establecer los medios necesarios en cuanto a la comunicación entre las distintas gerencias de la organización, a fin de definir correcta y detalladamente el alcance del proyecto, antes de la etapa de ejecución del mismo.
Acciones de análisis:
1. Promover reuniones en las cuales se encuentren todos los involucrados en el desarrollo del proyecto.
2. Promover la participación en cuanto a la exposición de ideas para desarrollar el proyecto con éxito.
3. Exponer claramente los objetivos y metas que se procuran alcanzar con el desarrollo del proyecto
4. Realizar estudios de los proyectos previamente realizados, en pro de establecer nuevos lineamientos para el desarrollo de los proyectos futuros, así prevenir errores y lograr el éxito en menor tiempo posible.
5. Realizar una lista de las ideas, necesidades y requerimientos expuesta por cada uno de los lideres involucrados en la ejecución del proyecto.
6. Definir y el elaborar el alcance detallado del proyecto describiendo claramente todas las actividades, definiendo los recursos a utilizar, tiempos, costos, parámetro de control de la calidad, etc. A fin de determinar un curso de acción para el mismo.
Tiempo de Ejecución: Esta estrategia se debe aplicar a corto plazo, debido a que su uso será antes del inicio del proyecto como actividad previa a la ejecución del mismo.
Responsables: Los responsables para la ejecución de esta estrategia son los gerentes de la organización en conjunto con el equipo de planificación, presupuesto y gestión, ya que ellos son los encargados en definir los objetivos necesarios para lograr la culminación exitosa de los proyectos.
Requerimientos: Para la aplicación de esta estrategia es necesario el capital humano experto en cada una de las áreas para la ejecución del proyecto, la empresa debe contar con todos los equipos necesarios para
lograr éxito de manera rápida y eficiente durante la ejecución del proyecto.
ESTRATEGIA N° 3
Aplicación de herramientas para motivar al equipo de trabajo, con el fin de que su participación en las tomas de decisiones del proyecto, sea constante, oportuna y eficiente durante la ejecución del mismo.
Acciones de investigación:
1. Establecer la estructura organizativa del proyecto, antes de su inicio para que los miembros del equipo conozcan las líneas de mando, así como los responsables de dirigir la toma de decisiones.
2. Asignar a los miembros del equipo de trabajo, los recursos necesarios para la ejecución de sus actividades dentro del proyecto.
3. Capacitar al personal, de acuerdo a sus necesidades de adiestramiento, con el fin de perfeccionar sus destrezas laborales y prepararlos para avanzar dentro de la organización.
4. Realizar talleres de motivación al logro organizacional.
5. Recurrir al uso de mesas de trabajo para incorporar al equipo del proyecto en la formulación de acciones correctivas para solventar las barreras que se presentan durante la ejecución de la obra.
6. Aplicación de la técnica “Tormenta de Ideas” y/o “Técnica de la Pecera”
para la búsqueda de alternativas viables para la toma de decisiones, con el fin de solucionar los problemas y barreras generados durante la ejecución del proyecto.
7. Promover la independencia y la autonomía de los miembros del equipo de trabajo, como parte de su participación en la toma de decisiones del proyecto.
8. Evaluar el desempeño laboral cada seis (06) meses de los miembros del equipo de trabajo, estableciendo un sistema de recompensas de acuerdo a los resultados obtenidos.
Tiempo de Ejecución: Esta estrategia tendrá un tiempo de aplicación a largo plazo, debido a que la motivación del equipo de trabajo se debe realizar de manera constante y permanente durante la ejecución del proyecto.
Responsables: Los responsables para la ejecución de esta estrategia son los líderes de todas las áreas de la organización, ya que son los encargados de encaminar al equipo de trabajo y con ello motivarlos para que el trabajo sea realizado eficientemente, confiable, libre, autónomo e
independientemente.
Requerimientos: Para la aplicación de esta estrategia no es necesario ningún requerimiento técnico, sino humano por parte de los líderes y las personas involucradas en el equipo de trabajo, ya que la motivación es parte del carácter individual.
ESTRATEGIA N° 4
Elaboración de un cronograma detallado, con base al alcance del
proyecto, con el fin de controlar los tiempos de ejecución de las actividades y lograr la culminación exitosa del mismo dentro del tiempo establecido.
Acciones de investigación:
1. Establecer el tiempo de ejecución de la obra necesario para ejecutar el alcance definido con el cliente.
2. Utilizar la estructura desagregada de trabajo (EDT), obtenida en la definición del alcance detallado del proyecto como base para la elaboración del cronograma del mismo.
3. Realizar tantas reuniones como sean necesarias con el personal
involucrado en la ejecución del proyecto, para definir los tiempos necesarios por cada una de las actividades indicadas en la EDT, de acuerdo
a las especificaciones técnicas de la obra y los procesos asociados para el desarrollo de las mismas.
4. Elaborar el cronograma detallado en base a la información suministrada por el personal involucrado en el proyecto.
5. Revisar el cronograma elaborado con los miembros del equipo de trabajo mediante la realización de una mesa de trabajo, antes de su aprobación por parte del gerente de proyecto.
6. Ejecutar la obra en base al cronograma elaborado, definido por todo el equipo de trabajo y aprobado por el gerente de proyecto.
7. Monitorear el tiempo de las actividades en ejecución, mediante el
seguimiento y control del cronograma, determinando las desviaciones generadas durante el desarrollo de la obra.
8. Identificar y clasificar las desviaciones temporales presentadas durante la ejecución, es decir, cuando no se dé cumplimiento al cronograma aprobado.
9. Establecer las posibles soluciones para controlar el tiempo del proyecto, ante las desviaciones identificadas durante el seguimiento del mismo.
10. Seleccionar las mejores alternativas para solucionar el posible desfase del tiempo de la obra, mediante la toma de decisiones y aplicación de acciones correctivas.
Tiempo de Ejecución: Esta estrategia debe ser aplicada a largo plazo, debido a que la misma debe realizar al inicio, durante y cierre del proyecto.
Responsables: Los únicos responsables para la aplicación de esta estrategia son los líderes de planificación en conjunto con los líderes de proyectos, por ser el personal encargado de elaborar el cronograma detallado al inicio y de realiza r el seguimiento y control durante la ejecución del proyecto. Por otra parte, el líder de proyecto participa indirectamente en la toma de decisiones y aplicación de acciones correctivas en base a las desviaciones presentadas durante el desarrollo de la obra.
Requerimientos: Para la aplicación de esta estrategia se requiere que la empresa que llevara a cabo el proyecto posea una plataforma de correo electrónico, equipos de computación con el software Microsoft Office Project
en su última versión, necesario para elaborar cronograma detallado con base al alcance.
ESTRATEGIA N° 5
Establecimiento de un mecanismo de control y seguimiento de la calidad en los proyectos que permitan la toma de decisiones oportunas durante el desarrollo del mismo.
Acciones de toma de decisiones:
1. Validar el cumplimiento del plan de calidad del proyecto elaborado al inicio del mismo, mediante el acatamiento de los lineamientos, procedimientos y formatos que deben ser utilizados para registrar que las actividades sean ejecutadas con la calidad requerida por el cliente, previamente establecida.
2. Realización de inspecciones semanales por parte del personal de calidad de la empresa constructora, para verificar que la obra cumple con lo establecido en los estándares de calidad nacional e internacional, así como el indicado en el plan de calidad del proyecto.
3. Promover la realización de inspecciones mensuales por parte del personal de calidad del cliente, para que este pueda validar que la obra se está ejecutando bajo sus requerimientos.
4. Controlar la calidad de las actividades de construcción, en base a lo establecido en el plan y en los procedimientos, para asegurar el cumplimento de las normas y los requisitos del cliente.
5. Identificar las deviaciones sustanciales en materia de calidad del trabajo, para tomar las acciones correctivas necesarias para su solución.
Tiempo de Ejecución: El tiempo de ejecución de esta estrategia es largo plazo, debido a que la misma debe realizar al inicio, durante y cierre del proyecto, ya que el control de calidad y la satisfacción del cliente generan decisiones en pro del éxito del proyecto.
Responsables: El único responsable para la aplicación de esta estrategia es el líder de planificación y control de calidad, por ser la persona garante de la elaboración del plan y los procedimientos de calidad, así como también del control y la documentación del cumplimiento de las especificaciones técnicas del proyecto.
Requerimientos: Para la aplicación de esta estrategia se requiere que la empresa posea plataforma de correo electrónico, equipos de computación, impresoras y el material de papelería necesario para el establecimiento del sistema para el control de calidad de las actividades de construcción.
ESTRATEGIA N° 6
Gestión de los recursos humanos requeridos en la ejecución del proyecto, para la toma de decisiones pertinentes con respecto a la ubicación eficiente del mismo en las distintas áreas del proyecto.
Acciones de toma de decisiones:
1. Determinar las debilidades y fortalezas del recurso humano requerido para la ejecución de las diferentes actividades del proyecto.
2. Seleccionar al personal que formara parte del equipo de trabajo, en base a su nivel académico, experiencia técnica, estabilidad, capacitación y programas de desarrollo humano, utilizando las debilidades y fortalezas establecidas como punto de partida para su clasificación.
3. Asignar los roles y responsabilidades al personal seleccionado, promoviendo la participación de los mismos en la generación de acciones para la ejecución de las actividades de construcción.
4. Estimular la participación de todos los miembros del equipo en la toma de decisiones y en la planificación del proyecto.
5. Desarrollar un plan para la gestión de los recursos humanos, identificando y documentando los roles y responsabilidades en el proyecto, las habilidades requeridas y las relaciones interpersonales entre los miembros del equipo de trabajo.
6. Desarrollar el equipo del proyecto, a través del mejoramiento de las competencias, la interacción entre los miembros y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto.
7. Dirigir el equipo de trabajo, donde se debe hacer seguimiento al desempeño de los recursos, proporcionar la retroalimentación, resolver los problemas y gestionar cambios a fin de optimizar la ejecución del proyecto.
Tiempo de Ejecución: Esta estrategia será ejecutada a largo plazo, debido a que la gestión de los recursos humanos debe realizarse de manera inflexible y permanente durante la ejecución del proyecto.
Responsables: Esta estrategia debe ser ejecutada por el personal directivo y gerencial de la organización, ya que son los encargados de seleccionar los recursos humanos necesarios para la ejecución de las actividades del proyecto.
Requerimientos: Para la aplicación de esta estrategia no es necesario ningún requerimiento técnico, sino humano por parte del personal directivo y de los gerentes de proyecto.
6. FACTIBILIDAD DE LA PROPUESTA
La propuesta de estrategias para la toma de decisiones en la ejecución de proyectos en el sector petrolero del estado Zulia, presentan una factibilidad al ser implantadas al inicio, durante y al cierre de dichos proyectos, considerablemente alta debido a que su aplicación a largo plazo en su mayoría, se debe a que la toma de decisiones es un proceso que se ejecuta durante toda la vida del proyecto, involucrando en las mismas al personal directivo, gerencial y supervisorio como parte de la aplicación de estas acciones determinadas.
Es importante mencionar, que las estrategias para la toma de decisiones están fundamentadas por las bases teóricas de diversos autores, lo cual permitió realizar la propuesta planteada y la definición de los siguientes tipos de factibilidades:
a) Factibilidad Operativa: las estrategias para la toma de decisiones son factible operativamente, ya que la aplicación del mismo ofrece alternativas diversas las cuales son viables para la solución de problemas, ya que el personal de gerencia de las áreas gerencia general, proyecto, y planificación participan día a día en la toma de decisiones de acuerdo al desempeño de sus actividades.
b) Factibilidad Técnica: el desarrollo de la capacidad del personal de gerencia que se encuentra en las empresas que llevaran a cabo la construcción del proyecto, sirve de apoyo a los líderes de proyectos en cuanto a la aplicación de las estrategias propuestas para la toma de decisiones, logrando de esta manera la culminación exitosa de los proyectos de construcción de viviendas de interés social.
c) Factibilidad Financiera: La aplicación de estas estrategias para la toma de decisiones, ayudaría a controlar los costos y las deviaciones presupuestarias del proyecto, conduciendo el mismo hacia una culminación exitosa, logrando a posteriores el aumento de la rentabilidad económica del mismo.
Además, la aplicación de las estrategias propuestas no generan gastos adicionales en la ejecución de los proyectos, en lugar buscara satisfacer las necesidades tanto del personal como de la empresa logrando de esta manera mejor calidad de vida para el trabajador y a su vez mayor éxito en la ejecución de proyectos.
Por tal razón, la puesta en acción de las acciones propuestas hacen viable el cumplimiento de las factibilidades descritas anteriormente, permitiendo lograr los objetivos de la organización mediante la aplicación de las estrategias a utilizar para la toma de decisiones en proyectos petroleros.
