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LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Palabras clave:
Administración, planeación, urgente e importante
Objetivo:
Encontrar un método para planear el tiempo que se utiliza en todas las actividades reduciendo el impacto que pueden causar las acciones desordenadas.
Resumen:
Se entiende el concepto de la administración del tiempo, como aplicación se hace el esbozo de cómo planear para sacar el máximo provecho de los días productivos.
Finalmente se pueden diferenciar las actividades importantes y las urgentes de todas las que normalmente se realizan.
4. La Administración del Tiempo
"Si usted no diseña su propio plan de vida, hay posibilidad de que caiga en el plan de otro. Y ¿adivine lo que tiene planeado para usted?... No mucho."
Jim Rohn
La administración del tiempo es el acto o proceso de planeación y control consciente de la cantidad de tiempo dedicado a actividades específicas, sobre todo para aumentar la eficacia, la eficiencia o la productividad. Su objetivo principal es maximizar el beneficio general de un conjunto de otras actividades en una cantidad limitada de tiempo.
La administración del tiempo puede ser apoyada por una serie de habilidades, herramientas y técnicas que requieren de la definición de una fecha de cumplimiento para la realización de tareas específicas, proyectos y metas.
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Inicialmente, la administración del tiempo hacía referencia sólo a las actividades de negocios o de trabajo, pero finalmente ha abarcado el ámbito de las actividades personales.
La administración del tiempo es por lo general una necesidad en cualquier desarrollo de proyectos, ya que determina el tiempo de terminación del proyecto y su alcance.
4.1. ¿Cuánto le preocupa el tiempo?
¿Le preocupa lo suficiente?1
“No nos debe asombrar en que el hombre moderno sienta el azote del aburrimiento cuando huye de la monotonía del trabajo para sumirse en vacías horas de ocio.”
- Robert Lee
Todo camino que emprendieron los autores del libro “Cómo aprovechar el tiempo” en busca de las respuestas relacionadas con el tiempo, terminaban en el individuo. Es lo que una persona hace con el tiempo lo que más importa. Ya hemos visto que no podemos retrasar el reloj o acelerarlo, que tampoco podemos ganar tiempo o regalarlo, y que tenemos exactamente tanto tiempo como todos los demás. Chaplin Tyler lo describe como "el elemento más inexorable e inelástico en nuestra existencia."
El tiempo, no hace acepción de personas ni de cargos, el minutero se mueve sin descanso.
La diferencia siempre resulta ser el individuo (qué planes hace; cómo se organiza;
cómo dirige; cómo controla no solamente las actividades personales, sino la conducta de aquellos por quién él es responsable. Ese es realmente el punto, no la administración del tiempo, sino la administración de sus actividades con respecto al tiempo.
1 Como aprovechar el tiempo paginas 9, 10, Ted Engstrom
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Esta es la era del "ejecutivo apresurado". El creyente que ocupa un cargo administrativo, reconoce que se encuentra atrapado en medio de una revolución en lo que respecta a principios administrativos. La modernización de los equipos y la introducción de nuevos procedimientos están transformando su medio ambiente de trabajo. El procesamiento automático de datos está creando una verdadera explosión en el terreno de la información que nos viene envolviendo. Abundan las conferencias y seminarios para gerentes y supervisores, charlas estimadas en tres cuartas partes de un millón al año, todas ellas en una búsqueda desesperada de respuestas relacionadas con el uso eficaz del tiempo.
Pero la presión del tiempo ejercida sobre nosotros - ¿Ha empañado nuestra perspectiva?
- ¿Ha oscurecido nuestra visión para mantenernos a flote?
- ¿Somos esclavos de escritorios en desorden?
-¿Estamos tan "conscientes de las crisis" que no reconocemos las
"oportunidades"?
Para la mayoría de nosotros las respuestas a estas preguntas deben ser afirmativas.
Pero,
- ¿Nos importa todo esto?
- Con la desorganización que actualmente tenemos ¿estamos dispuestos a realizar un esfuerzo y con resolución hacer algo que cambie sustancialmente la situación para nuestro bien?
Ya sabemos muchas cosas que deberíamos hacer al respecto. Pero, como un observador sabio dijo, “no hacemos lo que sabemos”.
Si las consideraciones personales no son suficientes, para impulsarnos a comenzar esta aventura en la administración del tiempo,
- ¿Qué pasa con nuestra preocupación por la administración responsable?
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- ¿Podemos conformarnos con algo que no sea lo mejor en lo que respecta a la forma en que utilizamos los recursos preciosos, incluyendo el tiempo que Dios ha confiado a nuestro cuidado?
Recordemos la explicación que el Señor Jesús da de la parábola del sembrador:
“Cuando alguien oye la palabra acerca del reino y no la entiende, viene el maligno y arrebata lo que se sembró en su corazón. Ésta es la semilla sembrada junto al camino.
El que recibió la semilla que cayó en terreno pedregoso es el que oye la palabra e inmediatamente la recibe con alegría; pero como no tiene raíz, dura poco tiempo. Cuando surgen problemas o persecución a causa de la palabra, en seguida se aparta de ella.
El que recibió la semilla que cayó entre espinos es el que oye la palabra, pero las preocupaciones de esta vida y el engaño de las riquezas la ahogan, de modo que ésta no llega a dar fruto.
Pero el que recibió la semilla que cayó en buen terreno es el que oye la palabra y la entiende. Éste sí produce una cosecha al treinta, al sesenta y hasta al ciento por uno,” (Mateo 13:19-23).
Entonces veamos que queremos ser, si la decisión es permitir que la semilla recibida sea “sembrada frente al camino”, ha sido una pérdida de tiempo leer hasta este punto, no siga.
Si piensa, en ser como el “terreno pedregoso”, estos temas tan complicados, que no tienen mayores implicaciones para sus actividades y al parecer no favorecen el crecimiento de su vida cristiana, es mejor que vuelva a leer desde el capítulo 1.
Si se opta por ser un terreno “entre espinos”, y piensa que le gustaría mejorar su uso del tiempo, pero no está realmente comprometido con la idea, tal vez debería ahorrar su tiempo para tareas menos exigentes.
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Pero si lo que se desea es ser un “buen terreno”, fértil, si quiere producir fruto, si definitivamente usted es uno de esos pocos que escuchan las palabras de Aquel que ha dicho: "yo he venido para que tengan vida, y la tengan en abundancia.", siga adelante, que lo que viene, puede ser para usted, para el acosado pero intrépido...
para el agobiado pero decidido... para el ejecutivo creyente que ha abarcado demasiado pero que se preocupa tanto de la situación que quiere cambiarla, comenzando por sí mismo.
4.2. Los hábitos
2“Somos lo que hacemos día a día. De modo que la excelencia no es un acto, sino un hábito.”
Aristóteles
El concepto de paradigma se emplea para mencionar a todas aquellas experiencias, creencias, vivencias y valores que repercuten y condicionan el modo en que una persona ve la realidad y actúa en función de ello. Esto quiere decir que un paradigma es también la forma en que se entiende el mundo.
En cuanto a hábito, lo definiremos como una intersección de conocimiento, capacidad y deseo.
El conocimiento es el paradigma teórico, el qué hacer y el por qué, la capacidad es el cómo hacer. Y el deseo es la motivación, el querer hacer. Para convertir algo en un hábito de nuestra vida, necesitamos esos tres elementos.
Tener hábitos ordenados y productivos, proporciona un enfoque gradual, secuencial y altamente integrado del desarrollo de la efectividad personal e interpersonal. Nos mueve progresivamente hacia la madurez, desde la dependencia hacia la independencia y hasta la interdependencia.
2 Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, Stephen R. Covey, página 28
6 4.2.1. La dependencia
Todos empezamos nuestra vida como niños totalmente dependientes de otros. Somos dirigidos, educados y sustentados completamente por otros. Sin sus cuidados sólo viviríamos unas horas, o a lo sumo unos pocos días.
Por otro lado, la dependencia física no significa que una persona sea mental o emocionalmente inmadura. En el avance hacia la madurez, la dependencia es el paradigma del tú: tú cuidas de mí; tú haces o no haces lo que debes hacer por mí; yo te culpo a ti por los resultados.
El tipo de reacción que lleva a «romper las cadenas», «liberarse», «autoafirmarse» y
«vivir la propia vida» revela a menudo dependencias más fundamentales de las que no se puede escapar porque no son externas sino internas: dependencias como la de permitir que los defectos de otras personas arruinen nuestras vidas emocionales, o como la de sentirse víctima de personas y hechos que están fuera de nuestro control.
Desde luego, puede que sea necesario que cambiemos nuestras circunstancias. Pero el problema de la dependencia es una cuestión de madurez personal que tiene poco que ver con las circunstancias. Incluso en mejores circunstancias, a menudo persisten la inmadurez y la dependencia.
4.2.2. La independencia
Después, gradualmente, a lo largo de los meses y años siguientes, nos volvemos cada vez más independientes —física, mental, emocional y económicamente— hasta que por fin podemos, en lo esencial, hacernos cargo de nuestra persona, de una manera auto directiva y autosuficiente.
La independencia es el paradigma del yo: yo puedo hacerlo, yo soy responsable, yo me basto a mí mismo, yo puedo elegir.
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Es fácil ver que la independencia es mucho más madura que la dependencia. La independencia es un logro principal, por sí misma, pero esta no es infalible.
Sin embargo, el paradigma social corriente entroniza la independencia. Es la meta confesada de muchos individuos y movimientos sociales. La mayoría del material acerca del auto perfeccionamiento pone la independencia sobre un pedestal, como si la comunicación, el trabajo de equipo y la cooperación fueran valores inferiores.
La independencia de carácter nos da fuerza para actuar, en lugar de que se actúe sobre nosotros. Nos libera de depender de las circunstancias y de otras personas, y es una meta liberadora que vale la pena. Pero no es la meta final de una vida efectiva.
El pensamiento independiente por sí solo no se adecua a la realidad interdependiente.
Las personas independientes sin madurez para pensar y actuar interdependientemente pueden ser buenos productores individuales, pero no serán buenos líderes ni buenos miembros de un equipo. No operan a partir del paradigma de la interdependencia necesario para tener éxito en el matrimonio, la familia o la realidad empresarial.
4.2.3. La interdependencia
Cuando seguimos creciendo y madurando, tomamos cada vez más conciencia de que toda la naturaleza es interdependiente, de que existe un sistema ecológico que la gobierna a ella y también a la sociedad. Además, descubrimos que los más altos logros de nuestra naturaleza tienen que ver con las relaciones con los otros, que la vida humana también es interdependiente.
La interdependencia es el paradigma del nosotros: nosotros podemos hacerlo, nosotros podemos cooperar, nosotros podemos combinar nuestros talentos y aptitudes para crear juntos algo más importante.
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Nuestro crecimiento desde la infancia hasta la edad adulta se realiza en consonancia con las leyes naturales. Y existen muchas dimensiones del crecimiento. El hecho de que alcancemos nuestra total maduración física, por ejemplo, no necesariamente nos asegura una simultánea madurez mental o emocional.
Las personas dependientes necesitan de los otros para conseguir lo que quieren. Las personas independientes consiguen lo que quieren gracias a su propio esfuerzo. Las personas interdependientes combinan sus esfuerzos con los esfuerzos de otros para lograr un éxito mayor.
La vida, por naturaleza, es interdependiente. Tratar de lograr la máxima efectividad por la vía de la independencia es como tratar de jugar al tenis con un palo de golf, la herramienta no se adecúa a la realidad.
El concepto de interdependencia es mucho más maduro, más avanzado. Si soy físicamente interdependiente, soy capaz y dependo de mí mismo, pero también comprendo que tú y yo trabajando juntos podemos lograr mucho más de lo que puedo lograr yo solo, incluso en el mejor de los casos. Si soy emocionalmente interdependiente, obtengo dentro de mí mismo una gran sensación de valía, pero también reconozco mi necesidad de amor, de darlo y recibirlo. Si soy intelectualmente interdependiente, comprendo que necesito mis propios pensamientos con los mejores pensamientos de otras personas.
Como persona interdependiente, tengo la oportunidad de compartirme profunda y significativamente con otros, y logro acceso a los amplios recursos y potenciales de otros seres humanos.
La interdependencia es una elección que sólo está al alcance de las personas independientes. Las personas dependientes no pueden optar por ser interdependientes. No tienen el carácter necesario para hacerlo, no son lo bastante dueñas de sí mismas.
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“Cuando yo era niño, hablaba como niño, pensaba como niño, razonaba como niño;
cuando llegué a ser adulto, dejé atrás las cosas de niño”, 1 Corintios 13:11.
4.3. Hábitos para ser efectivos
Los conceptos de eficacia y eficiencia han sido tratados a lo largo de toda la historia de la teoría y práctica de la administración, sin embargo, en ese contexto es un poco más reciente el concepto de efectividad, que incluye a los dos anteriores.
La eficacia mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido, complementando esta definición esto quiere decir que mide el grado de cumplimiento de los objetivos o metas propuestos por la organización;
midiendo la capacidad de obtener o lograr resultados.
Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia.
La eficiencia consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia, implica la mejor manera de hacer o realizar las cosas (mínimo de esfuerzo y costo);
por tanto una alta eficiencia supone la optimización en el uso de los recursos a utilizar.
Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas.
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A partir de las definiciones de eficacia y eficiencia se pueden graficar las distintas situaciones que pueden presentarse y como afectan a la organización dependiendo del sector del cuadrante en que se encuentre:
Figura 1. Relación entre eficacia y eficiencia
En el libro La reinvención del gobierno, de Osborne y Gaebler, se define efectividad como una medida de la calidad de las metas que hemos alcanzado. Es decir, la efectividad significa no solamente alcanzar resultados (por más eficientes que hayamos sido) sino que esos resultados sirvan, que sean realmente útiles.
Hablando de los Siete hábitos para la gente altamente efectiva, Stephen R. Covey dice que:
Estos son de efectividad porque se basan en principios y brindan los máximos beneficios posibles a largo plazo.
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Y los mencionados principios marcan la relación equilibrada entre Producción (eficacia) y Capacidad de Producir (eficiencia) y lo ejemplifica con la conocida fábula de “La Gallina de los Huevos de Oro” que narra la historia de una gallina que un día comenzó a poner huevos de oro. La codicia del dueño lo llevó a matar la gallina para sacarle todos los huevos de una sola vez, pero descubrió que estaba vacía. Tarde descubrió que había matado a la gallina de los huevos de oro.
Esto reafirma que la efectividad se encuentra en el equilibrio entre la producción de los resultados deseados (los huevos de oro) y la capacidad de producción (la aptitud o el medio que produce los huevos de oro)[2]
Miremos entonces como cambiar algunos de nuestros paradigmas, con el objetivo de lograr importantes resultados, tanto en nuestra vida personal, como en la empresarial.
Por ello los primeros tres hábitos siguientes que vamos a estudiar tienen que ver con el autodominio. Llevan a una persona de la dependencia a la independencia. Son las
«victorias privadas», la esencia del desarrollo del carácter. Las victorias privadas preceden a las públicas. No se puede invertir ese proceso, así como no se puede recoger una cosecha antes de la siembra. Es de adentro hacia afuera.
Cuando uno se vuelve verdaderamente independiente, posee ya una base para la interdependencia efectiva. Posee un carácter de base a partir del cual se puede obrar con más efectividad sobre las «victorias públicas», más orientadas hacia la personalidad, el trabajo de equipo, la cooperación y la comunicación, de los hábitos 4, 5 y 6 que vamos a ver.
Esto no significa que sea perfecto, en cuanto a los primeros tres hábitos antes de ponernos a trabajar con los hábitos 4, 5 y 6. Comprender la secuencia ayuda a controlar el desarrollo con más efectividad, pero no es recomendable que nos aislemos durante varios años hasta desarrollar completamente los primeros tres hábitos.
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Como parte de un mundo interdependiente, uno tiene que relacionarse con ese mundo día tras día. Pero los problemas más apremiantes de ese mundo pueden fácilmente oscurecer las causas de carácter crónico.
La comprensión del modo en lo que uno es influye en toda interacción interdependiente, ayuda a centrar los esfuerzos de modo secuencial, en armonía con las leyes naturales del desarrollo.
El último hábito es el de la renovación: una renovación regular, equilibrada, de las cuatro dimensiones básicas de la vida. Abarca y encarna todos los otros hábitos. Es el hábito que crea la espiral de desarrollo ascendente que nos conduce a nuevos niveles de comprensión y a vivir cada uno de los hábitos en un plano cada vez más elevado.
El diagrama siguiente es una representación visual de la secuencia e interdependencia de los siete hábitos que vamos a estudiar,
Figura 2. El paradigma de los siete hábitos
13 4.3.1. Ser proactivo
“Nunca dejen de ser diligentes; antes bien, sirvan al Señor con el fervor que da el Espíritu.”, Romanos 12:11
La persona proactiva es diligente, no espera a que le entreguen todo en las manos, sino que esta presta a la acción, como se describe en Proverbios 3:28,
“Nunca digas a tu prójimo: «Vuelve más tarde; te ayudaré mañana», si hoy tienes con qué ayudarlo”.
El proactivo no acumula problemas, sino que brinda soluciones, aportando a su vida y a la de su organización un ordenado y oportuno manejo del tiempo.
La proactividad representa la posibilidad de asumir nuevos desafíos en un ambiente de libertad individual y responsabilidad social de cada ser humano. Este es el hábito de la conciencia y conducta de responsabilidad, que resulta determinante en cada persona para comprender sus realizaciones y frustraciones, sus retos y sus respuestas, sus ambiciones y sus logros.
Es más constructivo descomponer la palabra "responsabilidad" en dos partes:
responder/habilidad.
Las personas proactivas desarrollan la habilidad para seleccionar su respuesta, haciéndola más un producto de sus valores y decisiones que sus estados de ánimo y condiciones.
Miremos que dice la Palabra de Dios al respecto:
“El necio muestra en seguida su enojo,
pero el prudente pasa por alto el insulto.” (Proverbios 12:16)
“El que es paciente muestra gran discernimiento;
el que es agresivo muestra mucha insensatez.” (Proverbios 14:29)
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Pero cuál será el otro extremo de ser proactivo, ser reactivo, esta es la actitud que no debemos mantener, o que debemos cambiar, ya que las personas que la tienen:
- Se ofenden fácilmente.
- Culpan a los demás.
- Se enojan y dicen cosas que después se lamentan.
- Se quejan.
- Cambian únicamente cuando no les queda de otra.
Es muy importante entender que entre los estímulos, procedentes del ambiente externo e interno, y las respuestas, manifestadas en conductas observables o no, existe la libertad interior de decidir. Esta es evidentemente una postura no determinista, tal como el propio Viktor E. Frankl la señalará al considerarla la última de las libertades humanas.
Al hombre se le puede despojar de todo salvo de elegir sus valores de actitud frente a las circunstancias de su propia vida. Una lección magistral de libertad interior de elegir la dio el propio Frankl a raíz de su dolorosa experiencia durante sus años de confinamiento (1942 - 1945) en cuatro campos de concentración nazi. Su extraordinario libro: Un psicólogo en un campo de concentración (1946), publicado después con el título de: El hombre en busca de sentido, siempre perdurará como uno de los más valiosos legados de valor y esperanza humanas en las condiciones más difíciles de soportar para un ser humano.
Algunos ejemplos ilustrativos sobre lo que constituye el hábito de la responsabilidad, son los siguientes:
- Valore positivamente la proactividad porque su práctica cotidiana le significará también mayor libertad personal.
- Sienta, piense y actúe reconociendo que su familia es su responsabilidad más importante.
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- Acepte nuevos retos que lo desafíen a cuestionar y romper su precaria seguridad para desarrollarse cada vez más.
- Supere con decisión y valor las barreras internas y externas que le impiden actuar en forma proactiva.
- Anticípese al futuro diseñando con creatividad y oportunidad acciones preventivas.
- Actúe con suma responsabilidad en su trabajo como un camino inteligente para progresar.
- Reafirme día a día la responsabilidad que tiene sobre su propia vida.
4.3.2. Comenzar con un fin en la mente
“Por medio de Cristo. Dios nos había elegido desde un principio para que fuéramos suyos y recibiéramos todo lo que Él había prometido. Así lo había decidido Dios, quien siempre lleva a cabo sus planes”, Efesios 1:11 (BLS).
Si no nos trazamos un objetivo sensato, una meta realista, que no contradigan la voluntad de Dios, perderemos bastante tiempo de nuestra vida, esteremos actuando bajo la premisa de ensayo y error, cuando en realidad podríamos ser bastante fructíferos, evitando situaciones que a la luz del sentido común pueden prevenirse, sin esperar a darnos cabezazos contra la pared (Hechos 26:14)
Este hábito de efectividad refleja el liderazgo personal y satisface plenamente la necesidad de encontrar un sentido a la propia existencia. Este es el hábito de la primera creación o creación en el pensamiento, en la mente, que resulta esencial en cada persona para comprender el cumplimiento de su misión existencial.
Las observaciones y estudios realizados acerca de la visión de futuro revelan que esta es en verdad extraordinaria y, tal como lo considera Stephen R. Covey, el poder de una visión de futuro es increíble. La literatura mundial abunda en casos que demuestran
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la manera en que la visión de futuro posibilita el cumplimiento de los propios objetivos.
Viktor E. Frankl lo demostró personalmente, así como en los casos de aquellos otros individuos enfrentados a situaciones límites en los campos de concentración nazi.
Algunos ejemplos ilustrativos sobre lo que es el hábito del liderazgo personal, son los siguientes:
- Decida y actúe iluminándose con su propia visión de futuro.
- Dirija su vida previendo su derrotero futuro.
- Contraste sus decisiones y acciones con su misión personal y realice los ajustes que correspondan.
- Acepte que su vida tiene un sentido... pero reconozca también que es usted quien tiene que descubrirlo.
- Identifique los principios y valores que orientan su propia vida.
- Determine el sentido de su vida y comprométase con el mismo.
- Lidere su vida trazando el rumbo que recorrerá hoy y mañana.
“La cuestión es entenderme a mí mismo, ver lo que Dios desea realmente que yo haga… hallar la idea por la cual pueda vivir y morir.”
Soren Kierkegaard
4.3.2.1. La misión personal
El enunciado de la misión es como un credo personal que afirma lo que es tu vida.
¿Qué puede hacer por nosotros un enunciado de misión?
Lo más importante que hará es abrirnos los ojos a lo que realmente es importante, y nos ayudará a tomar decisiones apropiadas.
Su declaración de misión personal
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- Establece claramente por lo que, al final, más quiere ser recordado.
- Articula lo que cree que Dios le está llamando a hacer, y
- Le ayuda a tomar decisiones en la vida alineadas con ese llamado.
Su declaración de misión personal proviene de una combinación de tres cosas:
- Sus dones y talentos - Sus pasiones
- El impacto que desea hacer en el mundo Ejemplos de misión personal:
- De un taxista “Hacer llegar a mis clientes a su destino final de la manera más rápida, segura y económica posible brindándoles un ambiente amigable.”
- De un analista de sistemas “Utilizar mis habilidades en investigación, exploración y acceso de bases de datos y análisis de información para proporcionar información estratégica para las organizaciones pro-vida.”
- Del administrador de una iglesia: “Confío en Dios para utilizar mis habilidades técnicas y empresariales para ayudar a que las iglesias funcionan tan eficiente y efectivamente como sea posible.”
- De un líder de jóvenes: “Servir como mentor de adolescentes, invirtiendo mi capacidad para aconsejarlos, enseñarlos y motivarlos a tomar decisiones conforme a la voluntad de Dios para sus vidas.”
Miremos un esquema que nos puede servir para redactar nuestra misión personal, Yo deseo usar mis dones/talentos/habilidades en:
_________________________________________________
Para impactar y servir a (la necesidad o grupo de personas que más me apasiona) _________________________________________________
Con el fin de (el resultado deseado)
_________________________________________________
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Una declaración de misión personal es dinámica. Cambiará con el tiempo en la medida en que tu relación con Dios crezca y Él te guíe, y a medida que cambien las circunstancias.
La misión de cada uno de nosotros nos debe hacer decir:
"Mi mirada está fija, mi paso es rápido, mi meta es el Cielo, mi ruta es estrecha, mi camino es áspero, mis compañeros son pocos, mi guía es confiable, mi misión es clara. No puedo ser comprado, comprometido, desviado, atraído, regresado, diluido o retrasado.
No voy a flaquear ante la cara del sacrificio, a titubear en la presencia de la adversidad, a negociar... en la mesa del enemigo, a sopesar en la piscina de la popularidad, o a divagar en un laberinto de mediocridad.
No voy a desistir, a callar, a cesar, o a retardar."
~ Robert Moorehead 4.3.2.2. El propósito personal
Dice la Palabra de Dios en Habacuc 2:2-3,
“Y el Señor me respondió: "Escribe la visión, y haz que resalte claramente en las tablillas, para que pueda leerse de corrido. Pues la visión se realizará en el tiempo señalado; marcha hacia su cumplimiento, y no dejará de cumplirse.
Aunque parezca tardar, espérala; porque sin falta vendrá.”
Entonces la primera recomendación para establecer nuestro propósito personal es dejarla por escrito. Por ejemplo, puede escribir:
- Convicciones e inquietudes que ahora tenga, respecto del plan que quiere que Dios confirme en su mente y corazón.
- Pasajes bíblicos y versículos que encuentras adecuados para pensar en ellos a la luz de esta misión.
- Pregúntese: ¿Qué relación encuentro entre mi plan tentativo y el mandato de Dios expresado en Mateo 28:18-20?
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La segunda recomendación es calcular el costo, Se requiere de tiempo, empeño, dedicación y probablemente dinero, para realizar ese propósito ¿Estamos dispuestos a realizar un esfuerzo para llevar a cabo lo que nos proponemos?,
“»Supongamos que alguno de ustedes quiere construir una torre. ¿Acaso no se sienta primero a calcular el costo, para ver si tiene suficiente dinero para terminarla?”
Lucas 14:28
Y la tercer recomendación sería pensar en grande, Dios es excelente en todo, él nunca deja de proveernos lo que necesitamos, como diría el misionero protestante inglés William Carey,
“Espera grandes cosas de Dios. Emprende grandes cosas para Dios.”
4.3.3. Poner primero lo primero
“…busquen primeramente el reino de Dios y su justicia, y todas estas cosas les serán añadidas”, Mateo 6:33.
Ya hemos mencionado la importancia de las prioridades, pero en la medida en la que aumentan las relaciones, se vuelve más complejo determinar el orden en que se debe hacer una cosa, por ejemplo en el ámbito laboral.
Este hábito de efectividad interpreta la idea de la administración personal, y su aplicación inteligente posibilita que las personas puedan encontrar la diferencia entre lo importante y lo urgente para ser más efectivas. Este es el hábito de la segunda creación o creación física, que resulta básico para comprender la calidad de las decisiones y acciones en el día a día.
Existen varias generaciones de aplicaciones inteligentes respecto a la administración del tiempo, cada una de las cuales ha logrado un avance sustantivo con respecto a la anterior: Desde la primera, basada en las notas y listas de tareas; pasando por la segunda, apoyada en las agendas; hasta la tercera, fundamentada en la administración del tiempo.
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Stephen R. Covey ha propuesto una cuarta que encuentra su sustento en la matriz de administración personal, en la que cada actividad puede ser clasificada según dos criterios: Número 1) Urgencia, aquellas actividades que requieren una acción inmediata; y número 2) Importancia, aquellas actividades que tienen que ver con los resultados. Así, cada actividad es susceptible de clasificarse en los siguientes cuadrantes: 1) Urgente e importante: Administración por crisis; 2) No urgente e importante: Administración proactiva; 3) Urgente y no importante: Administración reactiva; y 4) No urgente y no importante: Administración inefectiva. Resulta obvio que es el segundo cuadrante el que resulta clave para el logro de la efectividad.
Figura 3. Matriz de la administración del tiempo
4.3.3.1. Características de las personas de acuerdo al uso del tiempo
Miremos las características de las personas que se encuentran en cada uno de los mencionados cuadrantes,
“El moroso” Así es llamado el tipo de persona que se encuentra en el cuadrante I Estar en este cuadrante debe ser algo temporal, es una parte de la vida, pero pasar demasiado tiempo ahí, realmente nos llenará de presiones y estrés y pocas veces se podrá actuar según nuestro pleno potencial.
21 El moroso es adicto a la urgencia
Los resultados de estar demasiado tiempo en este cuadrante son:
- Tensión y angustia - Agotamiento
- Desempeño mediocre
- Siempre apagando incendios
“El que marca prioridad” Así es llamado el tipo de persona que se encuentra en el cuadrante II
Estar en este cuadrante brinda equilibrio, en él se hacen las cosas importantes pero no urgentes, como descansar, construir relaciones, hacer ejercicio, reconocer nuevas oportunidades.
Los resultados de vivir en el cuadrante II son - Equilibrio
- Disciplina
- Reducción de crisis - Alto desempeño
“El sumiso” Así es llamado el tipo de persona que se encuentra en el cuadrante III Este tipo de personas se enfoca en cosas que son urgentes, aunque no importan.
Se caracteriza por tratar de complacer a los demás y responder a todos sus deseos.
Y es uno de peores cuadrantes en los que se pueden estar.
Los resultados de pasar demasiado tiempo en cuadrante III son:
- Reputación de querer comprarse a todos - Falta de disciplina
- Sentir que es la alfombra de todos
“El flojo” Así es llamado el tipo de persona que se encuentra en el cuadrante IV Es la categoría del total desperdicio del tiempo.
Las actividades que aquí se realizan no son importantes ni urgentes.
Los resultados de vivir en el cuadrante IV son:
- Falta de responsabilidad
22 - Culpabilidad
- Fragilidad
4.3.3.2. Cómo mantener el equilibrio en el uso del tiempo
Ya que todos sin duda buscamos lograr los resultados del cuadrante II, es necesario realizar las siguientes cuatro actividades:
- Identificación de roles. Lo primero es poner por escrito nuestros roles claves.
- Selección de metas. Piense y especifique dos o tres resultados importantes a lograr en cada rol durante los próximos siete días, que serán registrados como metas, esfuércese por conseguirlos y renuévelos.
- Programación temporal. Programe las metas que deberá alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.
- Adaptación diaria. Con base en la organización semanal del cuadrante II, la planificación diaria se convierte en una función de adaptación día a día a actividades, acontecimientos, relaciones e imprevistos. Se recomienda el uso de una agenda.
Igualmente, establezca un modelo de conducta que le permita ser plenamente interdependiente.
El pastor Arturo Rojas, en su libro Razones para la fe, respecto de lo urgente y lo importante3 dice:
"El valor más urgente... prevalece sobre el valor superior... sobrevivir es más importante que vivir mejor"
Hans Küng Lo urgente y lo importante son conceptos relacionados pero diferentes que suelen confundirse con frecuencia para nuestro propio perjuicio. Dicho de
3 Rojas, A. Razones para la fe página 55
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manera sencilla: lo urgente no siempre es lo importante; pero lo importante siempre será urgente.
El problema es que el hombre de hoy marcha a un ritmo frenético, resolviendo urgencia tras urgencia engañosamente convencido de que lo urgente es siempre lo importante. La Biblia brinda criterios éticos para que podamos distinguir de manera adecuada lo urgente de lo que es en verdad importante, encontrando de manera conveniente ambos asuntos mediante una actitud bien balanceada que no privilegia uno en detrimento del otro, pues tanto lo urgente como lo importante tiene su lugar en vida cristiana y son prioridades que, como tales, no se pueden descuidar.
Es así como podríamos establecer un orden en el que Dios tiene prioridad sobre la vida, y la vida tiene prioridad sobre la calidad de vida, sin que estos tres sean incompatibles entre sí o mutuamente excluyente. Por el contrario, Dios es el principal promotor, no solo de la vida a secas, sino de la calidad de vida. Sin embargo, lo más importante en este esquema es Dios y no la vida o la calidad de la misma. Cuando exista un excepcional conflicto de intereses entre ellos, Dios tiene la prioridad, y si para honrarlo como es debido hay que sacrificar calidad de vida o aún la vida misma, pues debe hacerse así (Daniel 3:16-18).
Lo importante en estos casos es al mismo tiempo lo urgente. Pero cuando no exista un conflicto de intereses entre Dios, vida y calidad de vida (la generalidad de las veces), lo importante cede paso a lo urgente. Por ejemplo, garantizar la vida puede ser lo urgente en un momento dado, pues sin vida no se puede obtener calidad de vida, ni tampoco honrar a Dios como corresponde (Salmos 6: 5-6; 115: 17-18). En esta línea Cristo nos reveló que lo urgente y lo importante convergen en aquellas acciones legítimas para las cuales no se tiene más que una oportunidad (Deuteronomio 15:11, Mateo 26:10-11, Marcos 14 6:-7, Lucas 10:41-42, Juan 12:7-8), haciendo una declaración que podría aplicarse al equilibrio que debemos guardar entre lo urgente y lo importante:
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“Debían haber practicado esto sin descuidar aquello”, Mateo 23:23a
4.3.4. Pensar ganar – ganar
“No hagan nada por egoísmo o vanidad; más bien, con humildad consideren a los demás como superiores a ustedes mismos. Cada uno debe velar no sólo por sus propios intereses sino también por los intereses de los demás.” Filipenses 2:3-4.
Este hábito de efectividad ejemplifica el beneficio mutuo y ayuda poderosamente a encontrar el equilibrio en las relaciones humanas con un sentido de bien común y equidad. Este es el hábito que posibilita el logro de satisfacciones compartidas entre todas aquellas personas que participan de un mismo proceso.
Dice el Señor Jesús:
“¿De qué sirve ganar el mundo entero si se pierde la vida? ¿O qué se puede dar a cambio de la vida?” Mateo 16:26
Dedicar nuestro tiempo y esfuerzo a ganar todo lo que el mundo ofrece, sin tener en cuenta las necesidades legitimas de los demás, termina siendo un despropósito que no aporta mayor satisfacción a quien vive de esa manera.
Observemos el estudio de varios paradigmas de interacción humana:
Ganar / perder, es una paradigma que:
- Trata de avanzar a expensas de los demás - Difunde rumores sobre otras personas
- Lleva a sentir celos o envidia cuando a alguien le sucede algo bueno.
Perder / ganar, es la actitud del débil, a quien:
- Le es más fácil ser la buena persona, convirtiéndose en alguien fácil de pisotear.
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- Cede en todo, en nombre de mantener la paz, el puesto, el matrimonio, el ingreso.
Comparar, es el gemelo de la competencia, consecuencias de ésta actitud:
- Compararse con los demás sólo trae malas noticias. Formar tu vida en base en cómo te alzas en comparación con los demás nunca es bueno.
- La comparación conduce a buscar una actitud ganar/perder
Ganar / perder, es una paradigma que:
- Cree que todos pueden ganar.
- Con él surge una profunda sensación interior de valía y seguridad personales.
- Aclara que en el mundo hay bastante como para que nadie se quede sin lo suyo.
- Como resultado se comparten:
El prestigio
El reconocimiento
Las utilidades
La toma de decisiones
Cada uno de los anteriores paradigmas es un modelo de relaciones humanas que conlleva determinados objetivos y logros; sin embargo, el último modelo de los nombrados en una realidad interdependiente es el único viable. Este modelo representa beneficios mutuamente satisfactorios, además de que supone aprendizaje recíproco e influencia mutua.
La historia de los conflictos en todos los ámbitos psicológicos y sociales refleja la ausencia de esta comprensión, primero, la práctica desafortunada de las negociaciones, después, los procesos de negociación colectiva llevados en forma periódica entre representaciones empresariales y sindicales que reflejan, en la mayoría de las realidades empresariales latinoamericanas. Es un modelo basado en
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el paradigma ganar / perder, que a la postre se convierte en un paradigma perder / perder.
Algunos ejemplos ilustrativos sobre el hábito del beneficio mutuo, son los siguientes:
- Piense que si trata al otro como a usted mismo le gustaría ser tratado, estaría sembrando la semilla del ganar / ganar.
- Acepte el hecho de que tanto usted como los demás pueden y deben resultar beneficiados en una negociación.
- Negocie actuando con integridad, madurez y mentalidad de abundancia.
- Decida aquello que favorezca el bien común y la equidad.
- Actúe pensando en que todos deben beneficiarse.
- Cultive una filosofía de vida ganar / ganar en la vida familiar, laboral y social.
- Estimule la inteligencia del equipo de trabajo aportando una filosofía y conducta sustentada en ganar / ganar.
4.3.5. Buscar primero entender y luego ser entendido
“Mis queridos hermanos, tengan presente esto: Todos deben estar listos para escuchar, y ser lentos para hablar…”, Santiago 1:19.
La mayoría de los problemas de comunicación comienzan con las diferencias de percepción. Se desperdicia mucho tiempo cuando no se entiende lo que la otra persona nos está expresando, y dejamos que la situación continúe, generando así, infinidad de correcciones o reprocesos. Es mejor tomarse un momento para atender con diligencia lo que nos están diciendo que tener que estar remediando
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inconvenientes durante buena parte de nuestra jornada de trabajo, que se generaron por una mala percepción.
Para resolver estas diferencias y restaurar la credibilidad, se debe practicar la empatía, es decir buscar primero entender el punto de vista de la otra persona.
Una vez la gente sea entendida, reduce sus diferencias.
Podemos enumerar cinco malos estilos para escuchar:
- Distraerse
- Fingir que se escucha - Escuchar selectivamente - Escuchar sólo palabras
- Escuchar de forma egocéntrica.
El hábito de buscar primero entender y luego ser entendido, describe la comunicación efectiva y conviene aplicarlo a los efectos de desarrollar los beneficios de la inteligencia emocional y obtener un clima social de respeto y convivencia armoniosa.
Este es el hábito que sustenta la necesidad de comprender con empatía al otro para después ser comprendido y poder edificar relaciones interpersonales más constructivas.
Destaca muy especialmente en este hábito la importancia de la escucha empática en el proceso de la comunicación humana. Si bien todos los hábitos de la efectividad se encuentran muy relacionados con la inteligencia emocional, este hábito lo está en un grado mayor por sus propias connotaciones emocionales. Se ha comprobado a través de diversos estudios que la escucha activa resulta para el supervisor una aptitud crítica para obtener el éxito en su gestión. Esta escucha es con la intención sincera de comprender profunda y realmente a la otra persona. Puede recordarse aquí que la antigua filosofía griega reconoce el ethos, fundamento del carácter e integridad; el pathos, base de la empatía y el sentimiento; y el logos, sustento de la lógica y la razón.
Algunos ejemplos ilustrativos sobre el hábito de la comunicación empática, son los siguientes:
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- Aprenda mentalmente a ponerse en los zapatos del otro para empezar a comprenderlo.
- Pregúntese si la calidad de su comunicación con las personas aporta el respeto necesario y posibilita una convivencia armoniosa.
- Reconozca que para comprender al otro deberá aprender a escucharlo… con la mente abierta.
- Entienda al otro para comunicarse, primero, y encontrar juntos una solución efectiva, después.
- Compórtese con la necesaria firmeza y seguridad frente a los demás para ser escuchado.
- Realice depósitos constantes y positivos en la cuenta bancaria emocional de los demás.
- Aprenda a establecer una comunicación empática escuchando y dejándose escuchar.
4.3.6. Sinergizar
“Por su acción todo el cuerpo crece y se edifica en amor, sostenido y ajustado por todos los ligamentos, según la actividad propia de cada miembro.”
Efesios 4:16.
Este hábito de efectividad implica la interdependencia y es el producto social de individuos, familias, equipos de trabajo y organizaciones bien integradas, productivas y creativas.
Trabajando de esta manera, los tiempos se optimizan, porque varias actividades se pueden ir realizando de manera paralela y en el mismo equipo, no es necesario esperar a que alguien termine una tarea para que esa misma persona comience con otra y luego con la siguiente, sino que tal vez, si se cuenta con suficiente personal,
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tres personas podrían estar haciendo elementos para un mismo conjunto, en un momento dado.
Este hábito fundamenta los logros sinérgicos del trabajo en equipo, vale decir de aquellos equipos en los que el resultado del colectivo es mayor que la simple suma de sus integrantes. También podría afirmarse que el cociente intelectual del equipo es mayor que el promedio del cociente intelectual de aquellos que participan en su composición.
Diciéndolo de otro modo, la sinergia se presenta cuando:
- Dos o más personas trabajan conjuntamente para crear una mejor solución de lo que ambos pudieran lograr por cuenta propia.
- No se impone una manera de hacer las cosas, reprimiendo a la otra, no es su forma o la mía, sino una mejor forma, una más elevada.
- Al sacar el máximo provecho al tiempo, se obtiene como recompensa, el delicioso fruto que probará al vivir mejor los hábitos, especialmente al pensar ganar/ganar y buscar primero entender.
Algunos tipos de personas que hacen parte de un equipo de trabajo son:
Los esforzados: Son seguros y constantes y hacen el trabajo hasta terminarlo.
Los seguidores: Apoyan a los líderes y siguen las buenas ideas.
Los innovadores: Son personas creativas y de ideas.
Los armonizadores: Dan unidad y apoyo, son grandes sinergizadores.
Los lucidos: Dan la sal y la pimienta y el impulso para que el grupo tenga éxito.
Como se puede observar una vez más cada persona tiene diferentes habilidades que usadas en conjunto con los demás, pueden llegar a producir mayores beneficios, que si lo hacen solos, son como engranajes de una misma maquinaria, cada uno hace su tarea de manera aplicada y el conjunto de esas tareas hace funcionar un equipo más complejo.
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La sinergia es un producto resultante de la calidad de las relaciones internas y externas de calidad singular. Así, la sinergia intrapersonal es consecuencia de la práctica de los tres primeros hábitos que propician la victoria privada o maestría personal; en tanto que la sinergia interpersonal es el resultado de la práctica de los tres segundos hábitos que generan la victoria pública o maestría interpersonal.
Otra manera de enfocar la sinergia interpersonal es considerarla como un producto de la mentalidad de abundancia, la cuenta bancaria emocional y el esfuerzo por procurar primero comprender. Un ejemplo notable de sinergia son los círculos de calidad comprometidos, productivos y creativos.
Algunos ejemplos ilustrativos sobre el hábito de la interdependencia, son los siguientes:
- Sinergice actuando con proactividad, competitividad y creatividad en su equipo de trabajo.
- Seleccione la tercera idea superior en los grupos humanos en los que participe.
- Alcance nuevos logros y propicie la innovación en su propia familia.
- Supérese a sí mismo para desarrollar cada una de las dimensiones de su personalidad y lograr una mayor sinergia interna.
- Actúe proactivamente para ayudar a la formación de un equipo de trabajo bien integrado y productivo.
- Acepte la diversidad como una fortaleza del equipo de trabajo que se necesita explotar con inteligencia, creatividad y sensibilidad.
- Intégrese a un equipo de trabajo sumando y multiplicando esfuerzos para alcanzar los objetivos del grupo en forma sinérgica.
4.3.7. Afilar el hacha
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“Pero la sabiduría hace más fáciles los trabajos. Es muy difícil cortar con un hacha sin filo, pero si se le saca filo, el trabajo es más fácil. Las cosas se hacen bien si se hacen con sabiduría.” Eclesiastés 10:10 (PDT).
Este hábito de efectividad interpreta la mejora continua y ofrece un horizonte de superación personal en todas y cada una de las áreas de nuestra personalidad. Este es el hábito que permite entender el mejoramiento personal en las dimensiones:
física, mental, socio-emocional y espiritual.
Sin esta disciplina, el cuerpo se debilita, la mente se mecaniza, las emociones se desnudan, el espíritu se vuelve insensible y la persona se vuelve egoísta.
Para reforzar y renovar regularmente las cuatro principales dimensiones de la vida, podemos tener en cuenta las siguientes actividades:
Dimensión Componente del ser Actividades
Física Cuerpo Ejercitarse, comer saludablemente, dormir bien, descansar.
Mental Mente Leer, educarse, escribir, aprender nuevas habilidades.
Emocional Corazón Formar relaciones, ampliar el círculo de amigos, prestar ayuda económica, prestar servicios, reír.
Espiritual Espíritu Orar, meditar, tener un diario, ver medios de comunicación de calidad.
Stephen R. Covey denomina a este hábito afilar el hacha por aquella historia que relata acerca de un leñador que se encuentra en pleno bosque tratando con mucho afán de derribar árboles con su hacha. Sin embargo, no se da cuenta que su hacha también requiere ser afilada cada cierto tiempo para que recupere su filo y pueda seguir brindando un buen servicio sin mayores demoras.
Eso es precisamente lo que acontece con las personas cuando no son capaces de hacer un alto en el camino de su vida para recuperar nuevas energías con el descanso reparador, la lectura de estudio, el servicio social o los tiempos a solas con Dios. Las personas requerimos renovación en todas y cada una de las dimensiones de nuestra personalidad: física, mental, socio-emocional y espiritual. En cualquier caso, la falta
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de una apropiada renovación en estas dimensiones puede tener un elevado muy costo para las personas.
Algunos ejemplos ilustrativos sobre el hábito de la mejora continua, son los siguientes:
- Descanse plácidamente las horas que necesita para reponer sus energías físicas y mentales.
- Lea, estudie y reflexione… todavía sigue siendo una de las maneras más inteligentes de informarse, educarse y cultivarse.
- Mejore todo lo que realiza, siempre existirá la posibilidad de mejorar.
- Aliméntese en forma nutritiva y sana para estar siempre en buena forma.
- Desarrolle su carácter expresando en su conducta principios y valores positivos.
- Ofrézcase a sí mismo la posibilidad de renovarse en todos las dimensiones de su personalidad.
- Cultive una vocación de servicio sirviendo a los demás con amor.
4.4. Resumen de los hábitos
Para sintetizar la idea de lo que los hábitos pueden ayudarnos en la Administración de los recursos, en especial del tiempo, podemos observar los principios que dan sustento a los hábitos que acabamos de estudiar.
Y de esta manera, mostrando una descripción de la esencia de cada hábito y el resultado que podríamos esperar al practicarlo.
La siguiente tabla de muestra el mencionado análisis:
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NOMBRE DEL HABITO DESCRIPCIÓN DEL HABITO RESULTADO ESPERADO Proactividad Hábito de la responsabilidad Libertad
Empezar con un fin en mente Hábito del liderazgo personal Sentido de la vida Establecer primero lo primero Hábito de la administración
personal
Priorizar lo importante vs lo urgente
Pensar en ganar/ganar Hábito del beneficio mutuo Bien común, equidad Buscar primero entender y
luego ser entendido
Hábito de la comunicación efectiva
Respeto, Convivencia
Sinergizar Hábito de interdependencia Logros, Innovación Afilar el hacha Hábito de la mejora continua Balance, Renovación
Recursos Adicionales:
Video en Youtube “Viviendo en el cuadrante II “
Bibliografía Básica:
(1999). Biblia Nueva Versión Internacional. Sociedad Bíblica Internacional. Miami Engstrom, T.W. y Mackenzie, R.A. (1974). Como aprovechar el tiempo. Miami: Vida Zondervan
Covey, S.R. (2003). Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Buenos Aires: Paidós.
Momento oportuno (inédito)
Bibliografía complementaria:
Barajas, J.C. (2013). Roles Sociales. Madrid, España. Sociología divertida. Recuperado de: http://sociologiadivertida.blogspot.com.co/2013/09/los-roles-sociales.html LaHaye, T. (1984). Manual del Temperamento. Miami: Unilit.
Warren. R. (2003). Una Vida con propósito. Miami. Editorial Vida.
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Criterios de Evaluación:
El estudiante valora el tiempo dedicado a cada actividad que realiza en su vida y tiene una perspectiva que le muestra la necesidad de programar sus tareas para sacar el máximo provecho a cada minuto.
