IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS CONTABLE PARA LA EMPRESA PEGASUT
Elaborado por:
LEIDY ANDREA GUZMAN CARTAGENA
Asesor: DIEGO ALEJANDRO VELÁSQUEZ PINEDA
Contaduría Pública
Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas
Medellín2020
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Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas. Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria
Trabajo de Grado. Ciclos Profesionales
IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS CONTABLE PARA LA EMPRESA PEGASUT
Autor
Leidy Andrea Guzman Cartagena, estudiante de décimo semestre del programa Contaduría Pública
E-mail: [email protected]
Asesor: Diego Alejandro Velásquez Pineda, Administrador de Empresas, Abogado, Comunicador Social Periodista, Esp. En Gerencia, MBA en Dirección de Empresas, MG
en Fiscalidad Internacional.
E-mail: [email protected]
Recibido (Fecha recepción) Revisado (Fecha recepción revisión)
Aceptado (Fecha de aceptación)
3 Resumen
La mayoría de las empresas funcionan a partir de la necesidad de organización y fomento de estrategias que sean lo suficientemente coherentes en cuanto a los niveles de competitividad, no obstante, se hace indispensable contar con recursos sólidos, característicos del tipo de mercado en el que se quiere incursionar, para ello se realiza una inversión de recursos (económicos, financieros y humanos), cuyo fin es ofrecer un producto llamativo el cual al momento de ser adquirido por parte del consumidor final genera una necesidad de competencia constante dentro del sector, por ello se requiere un sistema contable para Pegasut un tipo de empresa de carácter 100% Antioqueña y con un alto índice de sostenibilidad.
Adjunto a lo anterior, se une todo lo que acarrea no tener un sistema contable adecuado pues esto genera grandes pérdidas, se dejan de percibir ganancias muchos mayores porque se ponen en riesgo las constantes de proporcionalidad neta y se desnivelan los ejes del control de actividades.
Mediante la investigación se recordó que la contabilidad no es sólo una herramienta para las industrias grandes, sino que es una herramienta fundamental a la hora de obtener resultados óptimos dentro de cualquier tipo de negocio.
Abstract
4 The Most companies operate based on the need for organization and promotion of strategies that are sufficiently consistent in terms of competitiveness levels, however, it is essential to have solid resources, characteristic of the type of market in which you want to enter, for this is an investment of resources (economic, financial and human), which aims to offer an attractive product which when acquired by the end consumer generates a need for constant competition within the sector, so it requires an accounting system for Pegasut a type of company 100% Antioquia and a high rate of sustainability
Attached to the above is everything that entails not having an adequate accounting system because this generates large losses, much higher profits are not perceived because the constants of net proportionality are put at risk and the axes of activity control are uneven.
Through the investigation it was recalled that accounting is not only a tool for large industries, but it is a fundamental tool when it comes to obtaining optimal results within any type of business.
Keyworks: competition, product, activity.
1 Introducción
En los últimos años y para ser más exactos en esta era de evolución tecnológica se ha vivido y se ha luchado, no solo por desarrollar modelos tecnológicos, sino también por establecer conexiones entre los cambios y las nuevas demandas de información. Asi pues, cada concepto se convierte en una herramienta y guía para la contabilidad y a su vez para todas las personas que ejercen directa o indirectamente funciones contables; porque sin duda
5 la contabilidad en su accionar se convierte en el centro de cualquier tipo de negocio, pues a través de ella se informa sobre el aumento de la riqueza, los rendimientos y la ubicación de las empresas en los ambientes de disputa comercial.
La trascendencia de un sistema contable se hace vital gracias a su utilidad, por que ejerce una doble función: le sirve a los empresarios y socios para tomar decisiones y a los usuarios externos para conocer la información real. Dicha importancia es tan significativa que las mismas entidades gubernamentales y políticas dilucidan; que para que se considere bien utilizado el patrimonio y su productividad se requiere del análisis contable.
La contabilidad es esencial para cualquier tipo de transacción, negocio u operación;
ciudades, fabricas, programas de gobierno, lo que quiere decir que cualquier tipo de ciudadano tiene un mínimo conocimiento de contabilidad lo que le facilita la toma de decisiones asertivas dentro de la sociedad.
Con base a lo anterior se debe mencionar que actualmente el comercio ha exigido técnicas y métodos de registro y control de todas las operaciones que se ejecuten para generar un orden y una perspectiva laxa; en la cual los sistemas de información contable destacan no sólo por su procedimentalismo sino por su practicidad; ya que cada una de las actividades financieras, se encuentran controladas y demuestran efectividad, ahorro de tiempo, y una proyección costo/beneficio, a corto mediano y largo plazo.
Pegasut no es ajena a todo este proceso de implementación pues requiere orientar su visión y misión hacia la estandarización de procesos, mediante un sistema contable que apunte a un alto nivel de productividad e ingresos constantes.
6 Por ello, y luego de analizar las limitaciones; e incluso en muchos casos las perdidas e incumplimiento de las metas financieras y comerciales, se formula un problema que radica en analizar “cuáles serían las herramientas necesarias para inspeccionar verificar y vigilar los procesos económicos productivos fijados en la empresa a través de la información económica y financiera” (martinez , 2017, pág. 195)
Como objetivo general se busca implementar un sistema contable en Pegasut, con el que se acceda a información fidedigna, oportuna y confiable; teniendo como derivados 3 lineamientos específicos: el primero hace referencia a la identificación de los problemas contables que tiene la empresa; el segundo al análisis de las teorías que buscan la implementación del sistema contable; y finalmente el tercero y último; que está orientado a las ventajas de sistema contable; para la toma de decisiones precisas y oportunas.
En los siguientes capítulos se abordan los desarrollos que guían el artículo:
Capítulo I: Presenta la problemática que se va a abordar, el resumen y los objetivos que se desarrollaron durante el trabajo.
Capítulo II: En éste se tiene en cuenta el marco referencial, los antecedentes y aspectos legales.
Capítulo III: se abordan las estrategias y métodos utilizados, cada una de sus fases y los resultados de la investigación.
2 Antecedentes del problema
7 Las necesidades de los seres humanos han estado constituidas desde la perspectiva del trabajo, tanto así que dentro de las teorías económicas se ha buscado no sólo solventar y resolver cualquier tipo de situación problemática de la industria, sino orientar las funciones y el sistema de organización administrativa de la empresa no únicamente a un proceso netamente estandarizado, sino más bien dinámico es por esta razón que el sistema de contabilidad es una herramienta imprescindible y necesaria; y es que sin duda los sistemas computarizados “aparecen aproximadamente hace más de 40 años ofreciendo ventajas como ahorro de dinero y tiempo” (Avendaño, 2012, pág. 11); sin embargo esto no quiere decir que los sistemas contables manuales no generaran seguridad o certeza en cuanto a la información que arrojaban,; sino que mostraban errores tanto de carácter cuantitativo como cualitativo;
lo que fortaleció a los sistemas computarizados pues minimizaban los errores y los detrimentos patrimoniales.
Este artículo surge porque en la empresa Pegasut únicamente se manejaba una contabilidad manual y en búsqueda de una mejor proyección, modernización e implementación de estándares de competencia dentro del mercado, surge la obligación de implementar un sistema computarizado.
Hecha la anterior observación es vital mencionar la forma en la que esta compuesta la empresa; cuenta con un Gerente General: quien realiza gestión ante proveedores potenciales, toma de decisiones importantes dentro de la empresa, y pagos; el Administrador: que realiza todo lo correspondiente a la parte administrativa, gestión de contratación del personal requerido y realiza los pagos; los operarios: quienes fabrican los productos desde el inicio
8 hasta el final, para la entrega a proveedores y clientes, y finalmente el conductor: encargado del transporte del producto.
A través de la implementación del sistema contable la empresa minimizará los desfases en cuanto a la relación costo/beneficio, logrando un mayor flujo de caja y más efectivo disponible, pues la información objetiva y veraz que se registra en el sistema se convierte en la clave para una inversión no sólo inmediata sino para los años venideros.
3 Revisión de la Literatura
A lo largo del proceso de organización empresarial se evidencia una necesidad de entender; cuáles son los estudios que denotan la importancia del sistema contable; y esto es argumentado por López (2000) quien dice “sólo las empresas que tienen procesos que ejecutan operaciones y que revelan informes financieros coherentes, se convierten en negocios productivos” ( pág. 37); y es que unos de los principios que tiene el neoliberalismo es “el mercado solo se expande cuando se agiliza y se simplifica la actividad comercial”
(gomez benitez, 2018, pág. 45), esto hace énfasis en la idea de que es el sistema contable; el encargado de imprimir el orden y la organización a las industrias imprimiéndoles un constante posicionamiento.
3.1 Teorías
Para el estudio del problema es importante tener en cuenta; como ciertos planteamientos aportan al desarrollo y a la necesidad de implementar un sistema contable, así se mencionará a continuación.
9 3.1.1 Teoría Contable
En la cual se muestra a la contabilidad como una ciencia, lo que es sin duda alguna; el mayor problema de la teoría; puesto que para los curiosos saltan múltiples dificultades que no permiten que pueda verse como tal, ya que cualquier otra área que sea considerada como ciencia puede demostrar sus planteamientos con hechos e incluso experimentos, pero esta ciencia contable desde donde lo haría?; y es que en realidad para que se configure dentro de este esquema, se requiere recurrir a teorías de apoyo como la metafísica que considera “que el conocimiento parte de la estructuración de modelos que básicamente son contrastables o falseables originando conceptos éticos y jurídicos” (niebles nunez, 2019, pág. 145).
Esta teoría para su implementación requiere “la definición y descripción del entorno económico junto a los postulados” (fresneda frias, 2013, pág. 13), este último es el más importante porque en él se toma su conceptualización desde “la teoría contable como parte de la elaboración de un enunciado que puede ser verificado en la posteridad” (Delgadillo, 2001, pág. 87), es sin duda un intento por lograr que la disciplina contable tenga un sustento no igual al de las ciencias exactas pero que mínimamente tenga unos lineamientos de carácter experimental, porque no basta con únicamente asegurar que la contabilidad surge de las convenciones o acuerdos de comunicación de los seres humanos y menos de sus necesidades, sino del desarrollo histórico de las técnicas existentes que finalmente son las que facilitan su incursión en un sistema heterogéneo de soluciones en el entorno económico.
10 3.1.2 Teoría administrativa.
Esta trata de unir factores que puedan ayudar a la empresa a lograr la eficiencia, la eficacia y la autonomía para obtener productividad de forma interna y así proyectar orden administrativo.
Para poder poner en marcha los subsistemas administrativos se requiere la determinación de objetivos claros y congruentes pero los cuales no pueden únicamente ser formulados sino ordenados y eso únicamente es posible mediante la PLANEACION “fuente de la formalización contable y del arraigo social” (Fred, 1990, pág. 65), y es que sin duda a la planeación se une la estrategia, después de planificar surge la necesidad de inyectar ideas de implementación las cuales aparecen con la integración de diversas áreas de la empresa,
“La planeación se divulga después de la segunda guerra mundial y se asocia al control social” (Galgano, 2004, pág. 32)porque parecía que al tener todo netamente estandarizado no existía posibilidad de sorpresa o de que algo se saliera de los cálculos por ende se podía controlar y dominar cualquier tipo de cambio o novedad comercial.
3.2 Marco Legal
3.2.1 Decreto 2649 de 1.993
ARTÍCULO 1. DEFINICION. De conformidad con el artículo 6o. de la Ley 43 de 1990, se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas.
11 Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna.
Art. 4o. Cualidades de la información contable. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información sea comparable.
La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender. La información es útil cuando es pertinente y confiable, pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna. La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.
La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.
ARTÍCULO 6. ENTE ECONÓMICO. El ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes.
Art. 35. Activo. Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.
Art. 36. Pasivo. Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes.
12 Art. 37. Patrimonio. El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos.
De este decreto es importante retomar estos artículos porque en ellos se muestran los conceptos fundantes de los lineamientos contables
3.2.2 Decreto 2706 del 2012
2.4 El objetivo de los estados financieros es suministrar información sobre la situación financiera y el resultado de las operaciones de la microempresa, que sea útil para la toma de decisiones económicas por parte de los usuarios. Por consiguiente, los estados financieros están concebidos para reflejar las necesidades de los usuarios, entendiendo que los principales usuarios de los estados financieros de las microempresas suelen ser: los propietarios, sus directores, las entidades financieras, los acreedores, el Gobierno Nacional y sus organismos, entre otros.
2.5 Otro de los objetivos es dar cuenta de la gestión de la administración.
9.1 Las propiedades, planta y equipo son activos tangibles que:
(a) se mantienen para su uso en la producción o en el suministro de bienes o servicios, para arrendarlos a terceros, con propósitos administrativos o con fines de valorización, y
(b) se esperan usar durante más de un periodo contable.
Este decreto permite que se pueda generar una adaptación más rápida a las normas nacionales e internacionales de contabilidad
13 3.2.3 Ley 1314 2009
Esta ley regula los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.
Hace especial énfasis en la manera en que las normas contables colombianas convergen a las normas internacionales de aceptación universal lo que produce un gran mejoramiento en la praxis contable, se verifican artículos como:
Artículo 3o. de las normas de contabilidad y de información financiera. Para los propósitos de esta ley, se entiende por normas de contabilidad y de información financiera el sistema compuesto por postulados, principios, limitaciones, conceptos, normas técnicas generales, normas técnicas específicas, normas técnicas especiales, normas técnicas sobre revelaciones, normas técnicas sobre registros y libros, interpretaciones y guías, que permiten identificar, medir, clasificar, reconocer, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones económicas de un ente, de forma clara y completa, relevante, digna de crédito y comparable.
Artículo 4o. independencia y autonomía de las normas tributarias frente a las de contabilidad y de información financiera. Las normas expedidas en desarrollo de esta ley, únicamente tendrán efecto impositivo cuando las leyes tributarias remitan expresamente a ellas o cuando estas no regulen la materia.
14 Artículo 11. Ajustes institucionales. Conforme a lo previsto en el artículo 189 de la Constitución Política y demás normas concordantes, el Gobierno Nacional modificará la conformación, estructura y funcionamiento de la Junta Central de Contadores y del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, para garantizar que puedan cumplir adecuadamente sus funciones.
Artículo 12. Coordinación entre entidades públicas. En ejercicio de sus funciones y competencias constitucionales y legales, las diferentes autoridades con competencia sobre entes privados o públicos deberán garantizar que las normas de contabilidad, de información financiera y aseguramiento de la información de quienes participen en un mismo sector económico sean homogéneas, consistentes y comparables.
Con base a lo anterior y con respecto a lo que tiene que ver con este estudio sirve para regular la manera en la que debe expedirse la información financiera y manejar las normas contables, indicando que la presentación de los informes debe de realizarse en un lenguaje universal idóneo y lógico para que todos los que accedan a ellos no tengan duda de lo que está plasmado, situación que realmente llegara a las empresas como un instrumento en el que a permanencia del capital no es únicamente presupuestal sino parte de un proceso consistente homogéneo y comparable, lo que deriva en implementación de un sistema contable para la empresa Pegasut.
3.2.4 Evolución Histórica de la Contabilidad
No se puede entender que la contabilidad como ciencia o como conjunto autónomo de preceptos ha cambiado paralelamente a las organizaciones sociales o económicas por que las modificaciones históricas son concretas. El proceso ha estado ligado más al entorno social y
15 comunicativo pues los primeros indicios indican que los primeros pueblos en utilizarla lo hicieron por que inicialmente era muy fácil guardar de manera mental un crédito, un préstamo una deuda, pero cuando eran muchas personas era casi imposible y más aún cuando las cuantías eran excesivamente grandes.
Los inicios según la historia datan del “cuarto milenio antes de Cristo, en el código Hammurabi en 1780 ac” (ocampo, 2017, pág. 144), es la época de la antigua Mesopotamia daño origen a grabados en barro, nudos entre otros.
La contabilidad se ha distinguido por que como otras disciplinas como la filosofía, las ciencias, las matemáticas porque se fue transmitiendo de generación en generación pasando por lugares como mercados y templos, sin embargo en el capitalismo industrial se convirtió en una técnica para “el desarrollo del comercio y la nueva industria ajustándose a modelos netamente numéricos y de cálculo regular” (Pardo, 2015, pág. 44).
3.2.5 Historia de la Contabilidad en Colombia
Como se anotó anteriormente a nivel mundial la contabilidad data de los pueblos sumerios sin embargo en América se tienen esbozos desde la época precolombina donde “no existía la escritura alfabética pero los aborígenes aztecas en México, incas en Perú y chibchas en Colombia tenían varios métodos respectivamente los primeros utilizaban tributos de tribus sometidas, los segundos usaban lazos con nudos y los terceros registraban sus transacciones con colores en sus trajes” (pardo & pena cortes, 2018, pág. 24)
16 Fueron los españoles con su proceso colonizador quienes trajeron las técnicas de contabilidad a América y especialmente la compañía de Jesús “integra los libros de contabilidad, los inventarios y la noción de presupuestos” (saenz trujillo, 2018, pág. 9), y es que esta profesión no era ejercida por las personas del común sino única y exclusivamente por los clérigos quienes para esa época eran los encargados de cualquier tipo de educación y a su vez de modificar cualquier tipo de acción social , así pues esta situación se mantuvo por muchos años adaptándose a todo tipo de política que se implantara y fue “sólo hasta 1887 cuando surgió el código de comercio cuando se le exige a los comerciantes llevar 4 libros de contabilidad, diario, mayor, inventarios y balances junto al libro copiador de cartas” (urbano
& sanchez gutierrez, 2014, pág. 84)
En “1961 se expide el decreto 1651 en el que se establecen normas para ejercer la profesión, establecer contabilidades, autorizar estados financieros y elabora declaraciones financieras” (vizcaino , 2019, pág. 5).Actualmente la carrera de pregrado se ofrece en muchas instituciones.
4 Materiales y Métodos
4.1 Método
Se utilizó el método deductivo por que inicialmente se realizó un diagnóstico de la compañía y sus posibles falencias para determinar la necesidad preponderante y significativa pues en la medida en que se logre una solución eficiente se podría posicionar como una empresa competitiva, seria y organizada.
17 4.1.1 Técnicas de Recolección de Datos.
En cualquier tipo de investigación se hace necesario establecer como se recolecta la información, pues en la medida en que esto sucede se puede calificar la investigación con una certeza ineludible.
4.1.2 Observación Directa.
Como su nombre lo indica hace referencia al acercamiento, a la empresa misma y al sistema contable que se maneja al igual que a los distintos documentos contables que existen y que están disponibles para cualquier tipo de modificación.
Se dispuso de la utilización de fuentes que alimentan al artículo con información y se destacan:
Fuentes primarias: textos específicos del problema planteado y normatividad.
Fuentes secundarias: cibergrafías, periódicos, noticias de contabilidad.
Fuentes terciarias: leyes internacionales.
En este desarrollo se usa el método deductivo porque es el que permite que después de realizarse un diagnóstico se pueda realizar una ejecución que refiera a un sistema contable que minimice los riesgos de la inversión y propicie el buen manejo del capital disponible.
5 Análisis y discusión de resultados
18 5.1 Resultados
5.1.1 Descripción del Producto
El producto fabricado por Pegasut hace parte de la familia de los pegantes para cerámica y son realizados en base de cementos y una serie de aditivos especiales que logran que el pegante salga en polvo y se convierta en una pieza ideal para la colocación de diversos elementos cerámicos y de revestimiento.
• Es especializado para instalación de cerámica y piedra.
• Tiene garantía de 10 años.
• Resistente a la humedad y al ácido.
Posee una línea con 3 subcategorías que se dividen en cuanto al color y las especificaciones propias.
19
Figura 1 lista de productos disponibles
Fuente elaboración propia
Dentro de las grandes ventajas que tiene el producto y que lo hacen competitivo en el mercado están:
• Gran rendimiento.
• Mayor adherencia e impermeabilidad.
• No tóxico, no mancha.
• Se retira fácilmente con una esponja húmeda.
En base a esto y a la gran capacidad que tiene para guardar humedad no se hace necesario humedecer la cerámica, lo que sin duda alguna le llama la atención al cliente pues no necesita agua adicional y eso representa un menor gasto.
PRODUCTO CARACTERISTICAS PRESENTACIONES
PEGASUT BOLSA AZUL
Mínima cantidad de látex
25 kilos
PEGASUT BOLSA ROJA
Menor cantidad de látex. recomendado para gress
5 y 25 kilos
PEGASUT BOLSA AMARILLA
Extra Látex y un químico adicional para porcelanato. recomendado
para gress.
5 y 25 kilos
20 5.1.2 Contabilidad Manual
En Pegasut el modelo implementado es la contabilidad manual que es definida por varios autores como Rojo (2007) quien indica que el sistema manual contable es “el que se desarrolla cuando se trabaja de manera manual en un grado porcentual alto”(pag90) a esta definición se suma la de Galgano (2004) que dice “el sistema manual se realiza utilizando un lápiz o pluma sobre un documento convirtiéndose en registros originales para generar distintas operaciones que son archivadas históricamente” ( pág. 76) , y una tercera y última por parte de Franco Ruiz, (1995) para quien la “contabilidad manual es el obstaculo que tienen las pymes en muchos casos para ser competitivas”(pag32)
En esta forma se utilizan no sólo lápices o bolígrafos y hojas como herramientas sino calculadoras , y el factor mayor es que depende en su totalidad de los seres humanos sin este no se podría lograr, por ende su mayor desventaja es a la hora de manejar altos volúmenes de información pues se vuelven muy lentas y en su defecto impulsa a la contratación de mucho personal, lo que a su vez derivaría en gastos significativos, por ello Pegasut quiere terminar con su uso e implementar uno computarizado.
5.1.3 Definición Sistema Contable
“un sistema contable es la organización estructurada en la que se recopila la información de la empresa como consecuencias de sus operaciones teniendo en cuenta los formularios reportes y libros y que al ser presentados facilitan la toma de decisiones” (Sinisterra, 1991, pág. 43)
El sistema contable no es sino la organización de toda la información que se recoge de las actividades operativas que realiza la empresa, no solo es una idea de funcionamiento sino un
21 enlace de cada uno de los movimientos que se registran en el negocio facilitando un control de las gestiones estandarizadas y de las intempestivas pues cada movimiento queda minuciosamente registrado y le facilita a los directivos tomar decisiones contables y financieras propias de los objetivos trazados.
Esta red de procedimientos enlaza de manera esquemática el tiempo, el espacio y la certeza en las cifras y estados, legalizando costos y precios.
5.1.4 Finalidad del Sistema Contable
“El Sistema Contable suministra información cuantitativa y cualitativa con tres grandes propósitos:
1. Información interna para la gerencia que la utilizará en la planeación y control de las operaciones que se lleven a cabo.
2. Información interna a los gerentes, para uso en la planeación de la estrategia, toma de decisiones y formulación de políticas generales y planes de largo alcance.
3. Información externa para los accionistas, el gobierno y terceras personas.” (Bravo Valdivieso, 2009, pág. 57)
Estas tres finalidades podrían parecer muy pequeñas para los incrédulos de los sistemas contables y es que aunque parece imposible hay estudiosos que no apoyan la idea de que su uso ayude alcanzar estos propósitos pues aducen que “el sistema contable computarizado anula los procesos de administración que exigen soluciones inmediatas porque si el sistema no aprueba el movimiento no se dan conciliaciones exactas” (Sinisterra, 1991, pág. 123) , entonces se cae en un antagonismo no solo teórico sino practico, sin embargo este se resuelve
22 en la medida en que se logra dilucidar que la globalización y los mercados emergentes imponen ciertos requisitos para generar nuevas oportunidades de negocios y entre ellos está un lenguaje universal y se puede considerar que el sistema contable sin importar el tipo de plataforma o nombre que sea contempla unas estandarizaciones conceptuales y de referenciación que son de fácil comprensión para cualquier contador o empresario.
5.2 Pasos para la Implementación del Sistema Contable en Pegasut
Después de realizar el análisis de la empresa y plantear las necesidades se procede a la implementación del sistema en las siguientes etapas.
5.2.1 Etapa 1: Valoración y diagnostico económico contable y financiero de la empresa Pegasut.
Esta valoración se realizó en la calle 50 # 57-59 en Copacabana Antioquia dirección registrada como asiento principal de los negocios ejecutando las siguientes acciones
• Identificación de los objetivos empresariales.
• Análisis de la información contable y financiera disponible.
• Aplicabilidad de la normatividad contable característica del negocio.
• Reconocimiento preliminar de la situación contable.
23 5.2.2 Etapa2. Elección de un sistema contable
La elección se hace acorde a la calidad, cantidad y tipos de productos que maneja la empresa desde un enfoque contable y financiero y que se adapte a la legislación nacional e internacional, Para ello se hace necesario 2 pasos.
• Reconocer los distintos programas contables que se encuentran disponibles en el mercado.
• Elegir un sistema de información contable que tenga en cuenta la relación costo beneficio.
5.2.3 Etapa3. Aplicación del sistema contable.
Para realizar el proceso se debe tener en cuenta los siguiente pasos
• Elaborar un manual donde se detallen las actuaciones sobre el sistema contable
• Preparar al personal a través de una capacitación.
5.2.4 Análisis de 3 Programas Disponibles 5.2.5 Sistema de contabilidad 1
“Es un sistema de propiedad exclusiva, nació en el año 1981 elaborado en lenguaje cobol” (Fred, 1990, pág. 90)
5.2.6 Características:
Este sistema tiene 4 subsistemas: administrativo contable, comercial, nómina, activos fijos. Es importante resaltar que cuenta con un soporte técnico altamente calificado lo que permite que cualquier tipo de duda o inquietud sea solucionado de manera constante y real.
24 Las tareas administrativas contables y financieras son realmente más eficaces porque permite ordenar la información desde cada sucursal o área de trabajo sin tener en cuenta el alto flujo de actividades u operaciones, ni tampoco sus características.
Su organización se da por módulos y está en constante evolución en la medida en que la empresa va creciendo convirtiéndose en una herramienta de planeación auditoría y control.
5.2.7 Ventajas
• Soporte técnico calificado.
• Diversificación de la información a través de módulos.
• Maneja flexibilidad a la hora de parametrizar toda la información establecida en las categorías de información.
• Permite llevar varias empresas y definir dentro de cada una lo centros de utilidad, localizaciones, ubicaciones, regionales, agencias, centros de costo entre otros
• Integra plataformas como MS-DOS, Novell, UNIX1, etc.
5.2.8 Desventajas
• Una de las situaciones más críticas y que se pudo analizar es que el soporte técnico es altamente calificado sin embargo, tiene un costo de inversión para su uso lo que a la luz de las pequeñas empresas y en este caso para Pegasut sería significativo, pues tendría que destinar una parte de sus activos para lograr este acceso y es bien sabido que las pymes en múltiples ocasiones tienen recursos más bien limitados, adicional a esta situación se suma el hecho que dentro de la aplicación UNO se tiene que realizar
1 UNIX. Sistema operativo contable, multitarea y multiusuario
25 una programación después del pago lo que indicaría una sujeción al cronograma de actividades del sistema de información.
5.2.9 Programa contable 2
Este software fue diseñado para medianas y grandes empresas al igual que uno cuenta con módulos en los que hace referencia a las cuentas por pagar, cuentas por cobrar, renta centro de costos; adicional se pueden integrar inventarios, ventas presupuestos y cuentas cero.
El programa contable 2 se diferencia de otros sistemas porque posee una interfaz delicadamente y acuciosamente llamativa descansada y sencilla, además la capacidad y límite de información está determinada por la capacidad del equipo donde se instale.
5.2.10 Características
Permite manejar hasta 100 empresas.
Permite crear perfiles de usuario individual
Facilita una actualización automática de los meses siguientes cuando se registra una transacción en un periodo anterior.
Programación de ayudas para la consulta rápida de información por pantalla.
Creación de informes señalando rangos de fecha.
26 5.2.11 Módulos que conforman el programa contable 2
✓ Contabilidad General.
✓ Cuentas por Cobrar (deudores).
✓ Cuentas por Pagar (acreedores).
✓ Administración de Terceros.
✓ Módulo de impuestos
✓ Centros de Costos.
✓ Administración de kardex.
✓ Gestión de ventas.
✓ Presupuesto.
✓ Sistema de reportes
✓ Plan de cuentas
5.2.12 Programa contable propuesto
Utiliza el Plan Único de Cuentas (PUC) de Diez (10) dígitos a cinco niveles, que permiten clasificar hasta 99 Grupos, por cada grupo hasta 99 Cuentas, por cada cuenta hasta 99 Subcuentas, por cada subcuenta hasta 99 Auxiliares (opcional), y por cada auxiliar hasta 99 sub auxiliares. Adicionalmente se puede aplicar hasta en 9999 Centros de Costos (opcional), cada uno con 99 sub centros de costo y utilizar otro nivel, el de Terceros con el número de identificación tributaria (13 dígitos).
Utiliza un Catálogo de terceros con una información básica de clientes, proveedores, empleados y otros. • Ofrece Consolidación por Centros de Costos • Permite elaborar la Conciliación Bancaria por medio magnético • Permite la Entrada directa de Comprobantes,
27 con ayudas para cruces con cartera, inventarios, etc., adicionalmente se puede Anular, borrar o corregir comprobantes previamente incorporados individualmente o por bloques,
Ventajas del programa
Por ser un programa administrativo, contable, integrado y totalmente en línea y con funcionamiento en tiempo real, el sistema le ofrece las siguientes ventajas: 14 módulos administrativos que permiten controlar en detalle todas las áreas de su empresa, ejerciendo así una gerencia integral, que disminuye la posibilidad de que en cualquier área se presente una fuga de utilidades.
5.2.10 Contabilidad General
Los PUC2 que brindan son aplicables a distintos sectores financieros, aseguradores, sector salud, sector público, casa de cambio entre otras y facilita una generación automática de comprobantes por inflación, cancelación de cuentas de resultado y cancelación de saldos de terceros.
5.2.11 Libros Principales
✓ Balance General
✓ Libros para auditoria
✓ Libros de cámara de comercio
✓ Libros de análisis financiero
✓ Generación automática de comprobantes
✓ Libre definición del estado de resultados
2 Plan único de Cuentas
28
✓ Librería de documentos de uso frecuente o repetitivo
5.2.12 Actualizaciones
Las actualizaciones se producen desde varios puntos, la mayoría son en la nube y unos cuantos es a través del personal capacitado los cuales lo hacen en los módulos más representativos como los son los inventarios vs NIIF3 para lograr que se acojan a la normativa internacional para diferenciar los hechos con impacto dentro de los mercados.
También se tiene en cuenta los activos fijos, sus cambios y contabilización en norma internacional.
5.3 Discusión de resultados
5.3.1 Situación Contable de Pegasut
Esta es una empresa realmente joven sin embargo tiene un gran potencial pues al estar en el campo de la construcción convierte cualquier tipo de necesidad no sólo en un factor de mejora sino en el eje de cualquier tipo de cambio, y es que en realidad surgen múltiples preguntas como ¿tiene Pegasut un registro de las actividades que realiza? ¿tiene un sistema contable computarizado?, estas preguntas se resuelven fácilmente ya que en el momento en que se llega a su centro de operaciones y se indaga las respuestas apuntan a que no existe un sistema computarizado de contabilidad y que, si se lleva un registro de todas las transacciones realizadas, pero son de carácter manual.
En realidad no existe una forma que le indique a cada empresa como debe actuar por eso dice Galgano, (2004)“la pequeña empresa es el fruto de todas las ganas deseos y ansias de
3 Normas Internacionales de Información Financiera.
29 progreso que poseen los emprendedores” (pág. 53), y es totalmente cierto porque esta empresa surgió de una idea y con un capital realmente pequeño y sin embargo y a pesar de que el campo en el que incursiona es tan selectivo y limitado, estos factores no han sido ni serán un obstáculo en el crecimiento de la mismo, por eso la implementación de un sistema contable , no es sino la idea de progreso, traslada a altos niveles de eficacia, eficiencia y versatilidad, porque el problema no son los activos el patrimonio con el que cuente la compañía sino su capacidad para adaptarse e incursionar en las nuevas dinámicas de mercado porque el mundo globalizado le brinda múltiples opciones a quien quiera iniciar cualquier tipo de negocio pero solo aquellos que quieran permanecer durante un tiempo indeterminado serán los que estarán en constante evolución.
Por consiguiente, en Pegasut son conscientes que llevar un sistema contable manual es acortar las posibilidades de estar en el mercado de las ligas mayores y que unido a eso estarían desconociendo no solo muchos parámetros de orden y jerarquía comercial sino también las NIIF (normas internacionales de información financiera), y es por eso que teniendo en cuenta todo este devenir ya no solo se entiende que es una necesidad pasar de un sistema manual a uno computarizado sino una obligación.
Varias son las razones que llevan a tomar la decisión entre las más destacadas se encuentran:
✓ Crecimiento del nicho de mercado.
✓ Alto volumen de las operaciones.
✓ Agilidad en la toma de decisiones.
✓ Disponibilidad inmediata de la información.
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✓ Actualización permanente del sistema.
✓ Objetivos explícitos.
✓ Control de proveedores.
✓ Abrir campo para futuras empresas en la industria.
5.3.2 Fase 1. Mapa de procesos
Figura 2 Mapa de procesos
Fuente: elaboración propia
Proceso Contable con que cuenta Pegasut.
Implementando la técnica de observación directa se verificaron las operaciones contables con los documentos básicos y de soporte del proceso contable dentro de los que se destacan:
cheques, pagares, facturas de compra y venta, comprobantes de entrada, comprobantes de salida
También hay otro tipo de documentos como: balance general, balance de verificación de saldos, estados de bajas, estados de ganancias, reporte del flujo de efectivo, libro mayor, libro diario, notas explicativas contables, notas explicativas débito, notas explicativas crédito, consignaciones, plan de cuentas.
En el momento en que todos estos documentos se tienen disponibles lo que se hace es clasificarlos a través de una prioridad y creando una consolidación de estados de manera
Administración
Estrategia de mercado y
ventas
Investigación y recolección de
datos
Conceptos generales financieros Consolidación
financiera al cliente
31 manual con el fin de realizar como tarea final un balance de comprobación, para constatar que todo lo que está allí se encuentra contemplado y estipulado de forma correcta y finalmente pasar a los estados financieros.
Este proceso se hace de manera muy pasiva lo que indica que se requiere de una inversión de tiempo bastante amplia, necesitando de un esfuerzo gigante y mayoritario por parte de quienes lo efectúan, por ende, el objetivo es la implementación del software contable sea una herramienta del día a día, dado a que se agilizan no solo los procesos de venta sino también los ajustes internos y se produce un acoplamiento más versátil a las normas internacionales NIIF.
Las principales actividades contables requeridas se muestran en un flujograma:
32
Figura 3 Flujograma de Contabilidad
Fuente elaboración propia
5.3.3 Fase 2. Selección de un sistema contable
Es un software genérico administrativo que permite llevar un registro detallado de las operaciones de la empresa y en general de todos los aspectos relacionados con la administración de negocios. Su mercado objetivo son las medianas y pequeñas empresas de los sectores industrial, comercial y de servicios, que utilizan 58 computadores bajo los sistemas operacionales Dos, Windows, Linux o Redes.
Información Clas ificación
Pagos y Re s pons abilid
ade s
Re gis tro y
Ajus te s Ge ne ración de Informe s
Recepcion de facturas de
compra y venta y N/C
Clasificación
Pago de facturas de
compras
Registro en el sistema de
software
Impresión de los estados financieros
Auxiliar de contabilidad
Cobro de las
ventas a crédito Sistema Siigo Informes Contables
Revisión y verificación de documentos. Fuente
y soporte.
Preparar y presentar tributarias
Elaboración de comprobantes de
diario de contabilidad, ajustes
y de cierre
Análisis de los Informes
Fuentes y Soporte
Pago de beneficios
sociales
Registro libros
auxiliares Interpretación
Factura de Ventas Pago rol de
pagos Libro diario Comunicación
Factura de Compras
Pago a proveedores
Cruzar saldos y
cuentas de control Aprobación
Nota Crédito Archivos de
respaldos Libro Mayor
Analisis de la
documentación Balances
Aprobación Archivos
lo de color amarillo no esta dentro del proceso del practicante FLUJOGRAMA DE CONTABILIDAD
lo de color azul lo debe lo debe implementar y realizar la practicante
33 5.3.4 Fase 3. Manual de Procesos
El manual de procesos y procedimientos entregado por parte de los distribuidores del programa contable al personal administrativo de Pegasut, con el fin de establecer una mecánica de orientación al éxito y a la implementación del sistema, en él se describe el paso a paso y cada una de las actividades que deben ejecutarse para su buen uso.
5.3.5 Capacitación del Personal Contable
Las sesiones establecidas para la capacitación fueron acordadas entre el personal administrativo para este caso el administrador de Pegasut y los empleados encargados de realizar el proceso contable. Este proceso fue efectuado por la secretaria, el auxiliar contable de Pegasut con el apoyo del contador de cabecera quienes después de familiarizarse con el producto, tienen claro la importancia de conservar la información y de parametrizarla adecuadamente.
5.3.6 Importancia del Cambio de Sistema
En base a lo anterior es de vital importancia rescatar que Pegasut requiere del sistema contable de manera urgente y que por más e que se trate de salvar el sistema manual que se ha llevado hasta ahora es imposible, porque en este momento y con la revisión de la literatura que se realizó anteriormente se logra descubrir que prácticamente estos sistemas están casi que obsoletos y es por varios factores entre los que se destacan su lentitud, su falta de precisión, su poca capacidad de clasificación por que el sistema mismo no es el que clasifica la información sino que debe ser una persona que además de ejecutar funciones operativas también debe realizar administrativas , y es que sin duda alguna no se trata únicamente de un capricho sino de una aceptación lógica frente a los temas empresariales.
34 La globalización exigen no sólo un esfuerzo nacional por apoyar las pymes, porque en realidad cada gobierno dentro de sus proyecciones indica unos estándares en dinero y en acciones para estas empresas sino también un esfuerzo de las empresas nacientes por triunfar en el medio y adaptarse , también exigen que las sociedades que se conformen no sólo tengan estatutos o socios proyectivos, sino que los empleados se sientan comprometidos y esto es lo que se revela en todos los procesos contables de Pegasut por que la idea de implementar un sistema contable no solo nace desde la gerencia o la administración sino también de los trabajadores que viven la cotidianidad y quienes invierten mucho tiempo en tareas que parecen sencillas pero que gracias al sistema se hacen muy complejas e incluso desmotivantes y la idea es disfrutar de las tareas que se realizan y no convertirlas en una tarea ardua.
El sistema contable computarizado para Pegasut recoge toda la parte documental, adicional genera un gran ahorro en papel tinta, lapiceros y otros insumos que de alguna manera se convierten en gasto a lo largo del tiempo y que pueden ser invertidos incluso en parte de mercancía o inventario.
La elección del sistema contable no fue algo sencillo pues se tuvo en cuenta todas las condiciones de tiempo modo y lugar de las opciones adicionales y lo más importante era el diseño de un plan económico que permitiera asumir todos los gastos de capacitación y sostenimiento.
35 6 Conclusiones, recomendaciones y limitaciones
La aplicación de un sistema contable computarizado le permitirá a la empresa Pegasut no sólo tener una visión específica de los detalles contables sino una proyección holística de su entorno empresarial
El personal de la empresa tanto administrativo como operativo podrá mantener al alcance la información en todo momento, y a su vez los elementos contables les facilitaran la toma de decisiones cada que sea necesario de manera ágil y constante.
Al momento en que Pegasut establece un sistema contable idóneo y confiable acorde tanto a la normatividad nacional como internacional, le garantiza a sus clientes que todo proceso realizado en sus instalaciones recorre un camino con información contable netamente clara cierta y concisa, lo que le permite unos altos niveles de adaptabilidad al entorno y las necesidades propias de los compradores.
La información se mantendrá de manera contante actualizada ordenada y estandarizada de acuerdo a la contabilidad y los elementos financieros propios de la industria de la construcción.
Establecer un control y seguimiento sobre todos los datos con los que se alimenta el sistema así se lograra impedir las fallas y posibles errores de precisión del sistema.
Procurar que los empleados sin importar su jerarquía conozcan el sistema a implementar para que no se excusen en la falta de conocimiento como un arma que les facilite el mal uso del mismo o la falta de precisión en los detalles que habilitan su funcionalidad.
36 Emplear todos lo aplicativos adicionales que se requiera para el buen funcionamiento del programa contable en un orden constante para cumplir con los requerimientos contables.
Modernizar la empresa en todo lo que hace referencia a sus equipos de cómputo, y su tecnología porque eso facilita la actualización del software y de la información.
El dinero es una de las limitaciones que tiene Pegasut pues al ser una pequeña empresa muchas de las ganancias obtenidas deben de ser reinvertidas inmediatamente sin que quede mucho en la caja para invertir en varios o en su defecto en el mejoramiento del sistema contable.
El tiempo es un factor decisivo a la hora de implementar el sistema, pues una vez se tiene acceso a la plataforma el personal debe estar prácticamente capacitado y eso implica sacarlos de sus jornadas habituales para realizar el proceso y al ser tan poco el personal se requiere un cronograma adaptado al día a día.
Mantenimiento de la plataforma a través del tiempo, puesto que si no se tiene contemplado el gasto seria solamente por corto tiempo y esa no es la idea Pegasut debe introducir a la plataforma como un gasto fijo para que se facilite su aplicación
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Lista figuras
Figura 1 lista de productos disponibles... 19 Figura 2 Mapa de procesos ... 30 Figura 3 Flujograma de Contabilidad ... 32
