CONCILIACION BANCARIA SAF / OR. Conciliación Manual

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Guía de Usuarios – CONCILIACION BANCARIA SAF – Conciliación Manual Página 1 de 28

Módulo:

CONCILIACION BANCARIA SAF / OR

“Conciliación Manual”

Guía de Ayuda para el usuario

PRINCIPALES FUNCIONES OPERATIVAS DE USO

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Indice

1. Propósito ... 3

1.1 Generalidades ... 3

2 Conciliación Manual ... 3

2.1 Conciliación Bancaria Manual - Libro Banco Vs. Extracto Bancario ... 3

2.2 Conciliación Bancaria Manual - Extracto Vs. Extracto ... 11

2.3 Conciliación Bancaria Manual – Libro Banco Vs. Libro Banco ... 15

3 Conciliación Parcial ... 19

4 Instancia de Conciliación ... 22

5 Desconciliación ... 25

6 Resumen de Conciliación Bancaria ... 27

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Introducción

1. Propósito

El presente documento describe la forma de uso de la “Conciliación Bancaria Manual”

para los usuarios de gestión y consulta. Su único objetivo es brindar ayuda al usuario para facilitar la operatividad en la herramienta.

1.1 Generalidades

La funcionalidad del circuito de Conciliación Manual que se describe en esta guía funcional comprende:

 Conciliación de movimientos del Extracto Bancario con otros movimientos del Extracto Bancario

 Conciliación de movimientos del Extracto Bancario con movimientos del Libro Banco

 Conciliación de movimientos del Libro Banco con otros movimientos del Libro Banco

Desde la herramienta de Conciliación Manual el usuario tiene la posibilidad de buscar uno o más movimientos del Extracto y/o uno o más registros del Libro Banco, que se encuentren pendientes de conciliar.

La Conciliación Manual determinará la actualización del estado de cada movimiento, la actualización de los importes de cada movimiento (para el caso de la Conciliación Parcial), y la generación de una Instancia de Conciliación.

La presente funcionalidad NO ofrece la posibilidad de generar comprobantes automáticamente; tal operación es exclusiva del Proceso de Conciliación Automático.

2 Conciliación Manual

2.1 Conciliación Bancaria Manual - Libro Banco Vs. Extracto Bancario

Se puede Conciliar Manualmente ingresando desde diferentes puntos del menú, según el usuario lo considere más conveniente.

Dado que en esta sección se describirá el funcionamiento de la Conciliación Manual:

Libro Banco Vs. Extracto, el usuario podría decidir ingresar a la herramienta de Conciliación Manual desde algunos de estos 3 posibles accesos:

 La búsqueda del/ los Libros Banco y obtenido el resultado de la búsqueda, posicionarse sobre el/los registro/s a conciliar. Luego, seleccionarlos y presionar el botón derecho del mouse de manera que se despliegue la opción Conciliar Manualmente. Al realizar click sobre esta opción, se desplegará la herramienta de Conciliación Manual;

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 Otra manera de originar la Conciliación Manual, es desde la búsqueda del Extracto que actúa de igual manera que la Búsqueda del Libro Banco;

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 Por último, la Conciliación Manual puede originarse desde la acción Ejecutar disponible en la propia herramienta de Conciliación Manual que se encuentra en las opciones del Menú.

Cualquiera sea el punto del Menú desde donde se decida acceder para conciliar manualmente, una vez seleccionada la opción correspondiente, el sistema automáticamente desplegará la herramienta de Conciliación Manual cuyos datos a poblar de carácter obligatorio son:

 La Cuenta Operativa

 El Tipo de Cuenta Operativa

Ambos campos requeridos pueden informarse tapeándolos manualmente o utilizando las Listas de Valores que el sistema ofrece.

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La Herramienta de Conciliación Manual posee una estructura que brinda la posibilidad de buscar movimientos de Extracto y movimientos de Libro Banco en dos grillas diferentes aplicando los filtros de búsqueda propios de cada grilla.

Los filtros que ofrece cada grilla son los siguientes:

LIBRO BANCO:

 Cod. Libro Banco

 Nro. Cpte. Bancario

 Op.

 Nro. Nota Def.

 Fecha:………. Hasta:………..

EXTRACTO:

 Mov. Interno

 Nro. Cpte. Bancario

 Op.

 Nro. Nota Def.

 Fecha:………. Hasta:………..

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Si bien el usuario puede optar por no poblar ninguno de los filtros, éstos resultan de gran utilidad para acotar las búsquedas requeridas.

Existe también la opción Buscar que aplica a todo: tanto Libro Banco como Extracto.

Esta opcío se habilita desde el menú contextual, como se observa a continuación:

Esta búsqueda arrojará los Libros Banco y movimientos del Extracto solicitados.

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Posteriormente, se deben seleccionar los movimientos que se desean conciliar (al menos dos).

En nuestro ejemplo y para mostrar la posibilidad que ofrece el sistema de conciliar varios registros de Libros Banco contra un movimiento del Extracto, seleccionaremos 3 ítems.

Al hacer click con el botón del Mouse en la acción Conciliar, se desplegará una ventana que mostrará los datos seleccionados para que el usuario los verifique y finalmente Confirme los datos.

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El sistema procesará los datos y finalmente arrojará el siguiente mensaje: “Conciliación realizada con éxito”. Simultáneamente, actualizará los movimientos de las grillas, eliminando de las mismas los que acaban de ser Conciliados.

Por último, si el usuario consulta la Solapa Conciliaciones Generadas, observará que aquí se informan las Instancias de Conciliación que efectuó el usuario mientras la herramienta se mantuvo en ejecución. Una vez reiniciada la herramienta, la solapa se encontrará vacía.

Desde esta grilla, el usuario tiene la posibilidad de navegar a la Instancia de Conciliación generada.

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2.2 Conciliación Bancaria Manual - Extracto Vs. Extracto

El usuario podrá elegir acceder a la herramienta de Conciliación Manual, ya sea desde la búsqueda de Extractos, seleccionando los movimientos a conciliar y dando la acción Conciliar Manualmente;

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O bien, desde la herramienta de Conciliación Manual disponible en el menú. Si el usuario desea dar por conciliados entre sí movimientos de un Extracto; debe buscar solo los movimientos correspondientes a la grilla Extracto como ya se especificó.

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Una vez que el sistema arroje los movimientos, seleccionar aquellos que desean conciliar entre sí. Lo único que el sistema validará es que se concilie/n uno o más movimientos de Crédito contra uno o más movimientos de Débito. Para ello, el sistema mirará el campo Tipo de Operación (Op.).

Seleccionar los movimientos y elegir la opción Conciliar.

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Emergerá una ventana para poder previsualizar los movimientos seleccionados y finalmente Confirmar. Seleccionada esta acción, el sistema procesará la Conciliación y arrojará el siguiente mensaje:

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Finalizada la Conciliación Manual, se recuerda que el usuario puede ir a la Instancia de Conciliación desde la Solapa Conciliaciones Generadas.

Asimismo, desde la Búsqueda de Extracto, el usuario podrá navegar tanto a la IC:

Instancia de Conciliación, como al Resumen de Conciliación.

2.3 Conciliación Bancaria Manual – Libro Banco Vs. Libro Banco

Como en los casos anteriores, el usuario podrá ingresar a originar la Conciliación desde la búsqueda de los Registros de Libro Banco, seleccionando los Libros que desea conciliar entre sí.

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O bien desde el Menú: Proceso de Conciliación/ Conciliación Manual/ Ejecutar.

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El usuario deberá realizar la búsqueda de los Libros a conciliar, desde el menú contextual ubicado en la correspondiente grilla.

Seleccionar por lo menos un Registro de Tipo Operación Crédito y uno de Débito y dar la acción de Conciliar.

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Como en todos los ejemplos anteriores, el sistema mostrará una pantalla en donde el usuario deberá Confirmar los datos para que finalmente el sistema pueda procesar con éxito la operación, arrojando el correspondiente mensaje.

Finalizada la Conciliación Manual, desde la Solapa Conciliaciones Generadas el usuario podrá Ir a la Instancia de Conciliación. O bien, desde la Búsqueda de Libro Banco, podrá navegar tanto a la IC: Instancia de Conciliación, como al Resumen de Conciliación.

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3 Conciliación Parcial

La Conciliación Manual permite que el usuario pueda realizar conciliaciones parciales editando el campo: Importe a Conciliar.

Seleccionados los movimientos a conciliar, el usuario podrá modificar el “Importe a Conciliar MO”, deduciéndose el “Importe a Conciliar MCL” según el Tipo de Cambio correspondiente.

En el ejemplo utilizado se desea conciliar parcialmente un movimiento del LB contra otro del Extracto.

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Para que el sistema permita conciliar ambos registros, será necesario editar el Importe a Conciliar del movimiento del LB de manera que coincida con el Importe a Conciliar del Extracto.

Luego, se podrá proceder a seleccionar la opción Conciliar.

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Emergerá una ventana que permitirá visualizar los movimientos a ser conciliados. El usuario deberá confirmar la operación con el botón correspondiente.

El sistema arrojará un mensaje que indicará que la Conciliación fue realizada con éxito.

Al tiempo que arroja el mensaje, se eliminará de la grilla correspondiente el movimiento que fue conciliado totalmente quedando únicamente el registro que aún continúa Conciliado Parcialmente para que pueda volver a Conciliarse por el Importe Pendiente de Conciliación.

El proceso de Conciliación generará su correspondiente Instancia de Conciliación.

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De este modo, el usuario podrá continuar conciliando el registro con Importe Pendiente de Conciliación tantas veces sea necesario, de manera que quede Totalmente Conciliado. Podrá conciliarlo una o más veces, contra uno o varios libros y/o uno o varios extractos, según se requiera.

Cada Conciliación generará una nueva Instancia de Conciliación.

4 Instancia de Conciliación

El usuario podrá navegar a la IC (Instancia de Conciliación) tanto desde la Búsqueda del Extracto como desde la Consulta del Libro Banco, como se muestra a continuación:

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Como así también desde el punto del menú propio de Consulta de la Instancia de Conciliación que se encuentra en la siguiente ruta:

Conciliación Bancaria/ Proceso de Conciliación/ Instancia de Conciliación/ Buscar

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Para filtrar la IC que se desea consultar, puede invocarse el número de la misma, si es que se recuerda, o en su defecto, utilizar algún filtro para acotar la búsqueda.

Desplegada la Instancia de Conciliación podrán consultarse los siguientes datos:

 Etd. de Proceso

 Etd. Emisora

 Operación

 Identificación

 Tipo de Ingreso

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 Cuenta Operativa

 Tipo de Cuenta Operativa

 Marca de Desconciliado

 Fecha Conciliación

 Fecha Impacto

 Libro Banco

 Extracto

 Importes Conciliados del Libro Banco

 Importes Conciliados del Extracto

Todos estos datos son informativos y no pueden modificarse.

5 Desconciliación

Para desconciliar un set de datos, el usuario deberá posicionarse en la Instancia de Conciliación correspondiente y desde el menú contextual, presionar el botón derecho del Mouse para que se le habilite la acción Desconciliar:

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Emergerá una ventana que solicitará Confirmar si se desea Desconciliar la IC. Luego de que el usuario presione el botón Aceptar, el sistema arrojará un mensaje de Desconciliación realizada con éxito al tiempo que poblará el checkbox que indica que la Instancia de Conciliación se encuentra Desconciliada.

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Inmediatamente quedarán nuevamente desconciliados y liberados los movimientos y registros contenidos en la Instancia de Conciliación y podrán ser vueltos a conciliar en otra IC.

6 Resumen de Conciliación Bancaria

El usuario podrá navegar al Resumen de Conciliación Bancaria para consultarlo tanto desde la Búsqueda del Extracto como desde la Búsqueda de Libro Banco, como se muestra a continuación:

El Resumen de Conciliación posee dos solapas:

 Conciliación

 Conciliaciones Históricas

Ambas contienen la misma información, a saber: La Instancia de Conciliación con su correspondiente Nro. de Identificación, Tipo de Ingreso (Automático- Manual), Fecha de Conciliación y Fecha de Impacto. También ofrecen el detalle del/ los Libro/s Banco incluidos en esa IC en la grilla superior y el/los movimientos del Extracto que participaron de la misma Instancia. Tanto el Libro Banco como el Extracto invocan la Cuenta Operativa, el Tipo de Cuenta, la Fecha, el Tipo de Operación y los Importes.

Para el caso de los registros/ movimientos que solo son conciliados una única vez y de manera definitiva, ambas solapas contendrán los mismos datos.

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No así para el caso de aquellos movimientos que fueron alguna vez desconciliados y vueltos a conciliar. Para este último caso, en la solapa Conciliaciones Históricas figurará la primera IC Instancia de Conciliación con el checkbox correspondiente a Marca de Desconciliado poblado, mientras que en la solapa Conciliación, se observará la nueva IC.

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