5 CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
El Capítulo I refleja el punto de partida de la presente investigación titulada, Prototipo de una Intranet para la Gerencia de Procura de Proyectos Civiles de la Constructora COSACO C.A. Este capítulo está
conformado, por el planteamiento del problema, formulación del problema, los objetivos general y específicos, justificación de la investigación y la delimitación del estudio.
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
A nivel organizacional, la gerencia de proyectos es la encargada de identificar los requerimientos y expectativas con relación a los proyectos;
determinar el alcance adecuado para los mismos en base a la situación y a los objetivos del momento; finalizarlos en el tiempo establecido con la calidad deseada, realizando un buen uso de los recursos dados y evidentemente, satisfaciendo las necesidades de la organización, de los clientes y del recurso humano utilizado para laborar en las actividades de dichos proyectos Palacios (1.998).
La gerencia de proyectos permite acometer tareas que no pueden ser manejadas eficientemente mediante las estructuras organizativas tradicionales, por lo que tiene que ser considerada como un desarrollo fundamental en la búsqueda de nuevas formas de organización futuras Cartay (1.998). Es por ello, que para que dicha gerencia pueda cumplir con un proyecto de forma eficaz requiere, que las principales gerencias a su vez ingeniería, procura y construcción posean las mejores técnicas y herramientas de información tales como, los sistemas de información, las redes a nivel corporativo, Internet, Intranet y Extranet.
Dentro de este marco, es importante señalar que una de las gerencias más relevantes durante la ejecución de un proyecto es la de procura, debido a que la misma se encarga de gestionar los materiales, bienes y servicios necesarios en un proyecto; seleccionar los proveedores; contratar el servicio y en algunos casos llevar a cabo el transporte de los mismos, es decir, es elemento clave en todo proyecto exitoso.
De lo anteriormente mencionado cabe destacar, que de no contar las organizaciones con una buena herramienta de información actualizada que les permita llevar a cabo eficientemente sus actividades, el desempeño de las mismas mermará poco a poco disminuyendo así su rendimiento.
En la actualidad en la Región Zuliana, el sector de construcciones civiles ha presentado dificultades en cuanto a la gestión de materiales durante la ejecución de los mismos, específicamente la Constructora COSACO C.A.
empresa de gran trayectoria en la ciudad, con más de treinta años de
experiencia en el desarrollo habitacional, urbanístico y comercial de la misma. La Constructora en cuestión manifiesta, la deficiencia en la gestión de materiales por parte de la Gerencia de Procura la cual ha ido generando poco a poco, atrasos en la ejecución de los proyectos de dicho sector, ocasionando ciertos desfases en la planificación de los mismos por la falta de una herramienta de información que le permita gestionar los materiales de una manera rápida y eficaz, en función de las características de los proyectos que desarrolla la misma.
De allí, se origina en la Gerencia de Procura de la Constructora COSACO C.A. la necesidad de incorporar dentro de las herramientas de trabajo diario uno de los adelantos más relevantes en el área de las redes de comunicación como lo es Internet y sus servicios, la cual es catalogada como un sistema de alcance mundial, que permite interconexiones entre redes locales y remotas de computadoras así como también, el intercambio electrónico de información entre cualesquiera dos ó más usuarios de los sistemas interconectados Larson (1.997).
Esta red de alcance mundial comenzó a ser utilizada principalmente en 1.973, por universidades y organizaciones militares para fines propios.
Seguidamente, se fueron incorporando a esta red, grandes corporaciones, medianas y pequeñas empresas, al conocer las ventajas de formar parte de dicha red y de los servicios que ofrece a sus usuarios. Dentro de los servicios que ofrece Internet a sus usuarios se encuentran, entre otros, el intercambio
de correo electrónico, consulta de documentos, bibliotecas de información, acceso a diversos programas (software) y grupos de discusión.
Del mismo modo, la evolución y revolución de Internet y su tecnología no sólo ha logrado integrar estos servicios a nivel corporativo sino que también, permite que cada compañía pueda poseer su propia red interna en el ambiente de Internet, es decir, su propia Intranet. Una Intranet es un sitio web visible únicamente para los miembros de una red corporativa, el cual toma los mismos protocolos de comunicación de la World Wide Web y se encuentra protegida del mundo exterior mediante una serie de obstáculos conocidos como cortafuegos Mattheus y Poulsen (1.999).
Lo antes señalado, permite que cada organización a nivel gerencial pueda poseer su Intranet en función de los aspectos que la caractericen, y tome de ésta la información que desean para facilitar y agilizar sus funciones, llevando a cabo los proyectos en el tiempo planificado. En tal sentido, cabe mencionar que las acciones de la Constructora COSACO C.A., han girado en torno a la minimización de costo y tiempo de las actividades de sus departamentos a través del uso de aplicaciones, sistemas de información y servicios de Internet sólo a niveles intermedios de las mismas, olvidando un poco la importancia que revierte en el ámbito organizacional poseer una herramienta de información a nivel gerencial.
Según investigaciones realizadas hasta el momento en los textos y en las revisiones que se han hecho en otras Universidades y vía Internet aún no se ha encontrado evidencia que demuestre la existencia del diseño de un
Prototipo de una Intranet referido al sector de construcciones civiles, que les facilite la información sobre los materiales, proveedores y precios respectivamente.
En los actuales momentos, la Gerencia de Procura de la Constructora COSACO C.A. presenta el requerimiento de llevar a cabo la gestión de los materiales para los proyectos de dicha Constructora de una manera eficiente, desde su sitio de trabajo y paralelo a la tecnología actual. Así como también, ejecutar los proyectos en el tiempo ideal, a un costo adecuado y con una calidad integral; realizando un buen uso de los recursos limitados, con la finalidad de satisfacer a todos los clientes.
En ese sentido, es importante que la Gerencia de Procura esté atenta durante las fases de ejecución de los proyectos con el objeto de poder controlar cualquier inconveniente en cuanto a la gestión de materiales se refiere y subsanarlo sin mayores consecuencias. De allí, la necesidad de que la Constructora COSACO C.A. posea una herramienta a nivel gerencial para de ésta manera, obtener de la información necesaria sobre los materiales necesarios y el control de las variables anteriormente mencionadas.
En el caso de que la Gerencia de Procura de la Constructora COSACO C.A. no pudiese contar con esta herramienta que les permita poseer la información sobre materiales según sus características en el momento adecuado y en base a la misma tomar decisiones, entonces la Gerencia podría continuar sus actividades paulatinamente y en ciertos casos retrasar
la ejecución de los proyectos por no poder gestionar con eficacia dichos materiales.
Ante esta situación y como una vía de alternativa a esta dificultad, es importante diseñar un Prototipo de una Intranet dirigida a la Gerencia de Procura de la Constructora COSACO C.A. que les suministre información sobre los materiales necesarios para la ejecución de un proyecto en función de sus características, así como también que el mismo permita ubicar los proveedores de esos materiales en el mismo instante de la solicitud. Por otro lado, la posibilidad de que dicha Intranet tenga el acceso al precio de esos materiales.
Resultaría innovador para la Gerencia en cuestión estar en el ambiente de Internet y poder al mismo tiempo mantener el control sobre el área
responsable durante la ejecución de un proyecto de construcción civil, a través de una herramienta de información rápida y eficaz.
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Con base en la problemática anteriormente expuesta, sobre la falta de una herramienta de información a nivel gerencial en la Constructora COSACO C.A., que le facilite al área de procura la información sobre los materiales, los precios y la ubicación de sus proveedores acorde a la tecnología actual, se hace necesario preguntarse, ¿Servirá de apoyo a la Gerencia de Procura de la Constructora COSACO C.A., el diseño de un Prototipo de una Intranet en el suministro de información sobre los
materiales, proveedores y precios en función de las características de los proyectos que desarrolla dicha Constructora?.
1.3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN 1.3.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar un Prototipo de una Intranet para la Gerencia de Procura de Proyectos Civiles de la Constructora COSACO C.A. que sirva de apoyo a la misma en su gestión.
1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
§ Diagnosticar los requerimientos de información que presenta la Gerencia de Procura de la Constructora COSACO C.A.
§ Identificar los materiales utilizados en el desarrollo de los Proyectos Civiles realizados por la Constructora COSACO C.A., para llevar a cabo el diseño de un Prototipo de una Intranet.
§ Determinar los proveedores de los materiales empleados en la ejecución de los proyectos del área en cuestión, para diseñar el Prototipo de una Intranet.
§ Establecer los parámetros para el diseño de un Prototipo de una Intranet en empresas del sector industrial.
§ Establecer a través de una misma solicitud las especificaciones de los materiales requeridos y los datos de los diferentes proveedores de los mismos.
§ Proponer el Prototipo de una Intranet para la Gerencia de Procura de la Constructora COSACO C.A.
1.4 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Desde hace tres décadas, el Departamento de Defensa de los Estados Unidos creó Internet como una red experimental con el objetivo de apoyar investigaciones de dicho Departamento. Hoy en día, es catalogada por muchos como la red de redes a nivel mundial, debido a que la misma representa un medio de gran ayuda en el ámbito social y empresarial de cualquier sector a nivel industrial; dicha red a través de sus servicios ha logrado simplificar un sin número de actividades a nivel empresarial.
Dentro de los servicios de Internet y de sus nuevas facilidades a nivel corporativo, es importante destacar a las Intranets. Ellas conforman una herramienta de información que aún no ha sido utilizada específicamente en el ámbito gerencial como la herramienta que verdaderamente puede minimizar actividades que hasta el momento se ejecutan manualmente y las cuales son evidenciadas por empresas de gran trayectoria a nivel regional en el sector de construcciones civiles como la Constructora COSACO C.A., empresa dedicada al desarrollo de proyectos habitacionales, urbanísticos y comerciales en la Región Zuliana.
Llevar a cabo una gestión satisfactoria de materiales constituye el objetivo fundamental de la Gerencia de Procura de la Constructora COSACO C.A., de forma tal que para lograrlo requiere de una herramienta a
nivel gerencial que les facilite la información necesaria en el momento adecuado. Es por ello, que basándose en lo estratégico e innovador que sería para la Gerencia de Procura poseer una Intranet y en ella poder ubicar los materiales, precios y proveedores de los mismos, surge la idea en la Gerencia en cuestión de dicha Constructora diseñar un Prototipo de una Intranet como herramienta de información gerencial en el área de procura de materiales.
Igualmente, se pretende que esta herramienta proporcione a la Gerencia de Procura la información acerca de los materiales, precios y proveedores de los mismos bajo una plataforma actual y amigable como es la brindada por Internet a sus usuarios, permitiéndoles al mismo tiempo sobre la base de dicha información realizar las órdenes de compra de los materiales requeridos para la realización de los proyectos en cuestión y su propio presupuesto.
Con esta investigación se espera resaltar la importancia que merece a nivel organizacional la creación de una herramienta de información gerencial. La misma está diseñada tomando en cuenta los últimos avances tecnológicos y al mismo tiempo integra dos grandes áreas del conocimiento como son la Gerencia de Procura a nivel de Proyectos Industriales y las Intranets en relación con las Redes de Comunicación.
De igual manera, dicha investigación sirve como base y antecedente para futuros estudios referentes a la Gerencia de Procura y a las Intranets.
Además, el diseño propuesto puede ser utilizado no sólo por la Empresa
objeto de estudio sino también, por otras organizaciones pertenecientes al sector de construcciones civiles de la Región Zuliana.
1.5 DELIMITACIÓN DEL ESTUDIO
La investigación titulada Prototipo de una Intranet para la Gerencia de Procura de Proyectos Civiles de la Constructora COSACO C.A., se desarrolló
en dicha empresa perteneciente al sector de construcciones civiles, ubicada en el Edificio Banco Industrial 1er Piso Oficina Nº1 en el Municipio Maracaibo, Estado Zulia. El campo de estudio de esta investigación es el referente a la Gerencia de Proyectos Industriales, específicamente en el área de procura de materiales. La misma se llevó a cabo en un período comprendido entre Marzo de 1.999 y Julio del 2000.