Modelado y generación de sistema prototipo para proceso de negocio de postgrado en la UCLV

Texto completo

(1)Universidad Central “Marta Abreu” de las Villas Facultad Matemática Física y Computación Ingeniería Informática. Trabajo de Diploma Título Modelado y Generación de Sistema Prototipo para Proceso de Negocio de Postgrado en la UCLV. Autor: Leonardo León Alvarado. Tutores: Dr. Rosendo Moreno Rodríguez M. Sc. Isel Moreno Montes de Oca. “Año 56 de la Revolución” Santa Clara 2015.

(2) Hago constar que el presente trabajo fue realizado en la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas como parte de la culminación de los estudios de la carrera Ingeniería Informática, autorizando a que el mismo sea utilizado por la institución, para los fines que estime conveniente, tanto de forma parcial como total y que además no podrá ser presentado en eventos ni publicado sin la autorización de la Universidad.. ____________________________ Firma del Autor. Los abajo firmantes certificamos que el presente trabajo ha sido realizado según acuerdo de la dirección de nuestro centro y el mismo cumple con los requisitos que debe tener un trabajo de esta envergadura referido a la temática señalada.. ______________________ Firma del Tutor. _____________________ Firma del Jefe de Departamento donde se defiende el trabajo.

(3) DEDICATORIA A mi Mamá Aracelia, a la memoria de mi Papá Leonardo, a mis Hermanos Daniel y Lázaro, y a toda mi familia por ayudarme a seguir adelante. S. I.

(4) AGRADECIMIENTOS A mi Mamá por estar hasta el final a mi lado. A mi Papá por apoyarme en todas las situaciones que se me presentaron mientras la vida se lo permitió. A mis Hermanos por ayudarme en todo lo que podían. A mi novia Martha por saber ayudarme a salir de los obstáculos que me ha puesto la vida. A mi Familia en general por tener confianza en mí. A mis tutores por prestarme su atención cada vez que la requería. A mis profesores que a lo largo de la carrera me han ayudado a seguir adelante y enseñarme lo mejor posible. A mis amigos de la universidad y del pueblo que tanto tuve que necesitar de ellos. A todo el que tuvo que ver con mi traslado hacia la Universidad, en especial a Lorenzo, Asleivis y Eduardo. S. II.

(5) ________________________________________________________Resumen. RESUMEN En este trabajo se describe el modelado del Proceso de Negocio de la actividad de Postgrado en la UCLV, específicamente los procedimientos de Superación del Profesional y de Maestrías y Especialidades. Atendiendo a los modelos con que ya se contaban, modelados en BizAgi Modeler, se procedió a su implementación con la herramienta Bonita BPM que se basa en la metodología BPM utilizando la notación BPMN. Atendiendo a dos de estos modelos se procedió a la generación de un Sistema prototípico para dicha actividad.. III.

(6) _________________________________________________________Abstract. ABSTRACT In this job is described the modeling of Business Process of the activity of Postgraduate at UCLV, specifically procedures of Professional Overcoming, Masters and Specialties based on the models had already modeled in BizAgi Modeler. We proceeded its implementation with the Bonita BPM tool that is based on the BPM methodology using BPMN notation. It according to two of these models proceeded to the generation of a prototype system for such activity.. IV.

(7) ________________________________________________Tabla de Contenidos. TABLA. DE. CONTENIDO. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 1 CA PÍTULO 1: F UNDA MENTACIÓN TEÓRICA ..................................................................................... 4 1.1 ¿Q UÉ ES P ROCESO DE N EGOCIO ? ..................................................................................... 4 1. 1.1 TIPOS DE PROCESOS DE NEGOCIO ................................................................................ 4 1. 2 M ODELO DE P ROCESO DE N EGOCIO ................................................................................... 5 1. 2.1 C ICLO DE V IDA DEL P ROCESO DE N EGOCIO. FASES ....................................................... 5 1. 2.2 ALCA NCE DEL BPM .................................................................................................... 7 1. 2.3 P RINCIPA LES FUNCIONAL IDADES Y BENEFICIOS QUE PROV EE BP M .................................. 8 1. 3 NOTA CIÓN B PMN ............................................................................................................. 9 1. 3.1 V ISTA DE LA NOTACIÓN DESDE B ONITA BP M ................................................................10 1. 4 H ERRA MIENTA S BP M .......................................................................................................13 1. 4.1 B ONITA BPM ............................................................................................................13 1. 4.2 BP M B IZA GI .............................................................................................................14 1. 4.3 TIB CO B USINESS S TUDIO ..........................................................................................15 1. 4.4 INTA LIO|BP M .........................................................................................................16 1. 5 S ISTEMA DE G ESTIÓN DE P ROCESOS DE N EGOCIO (B PMS ).................................................18 1. 5.1 D ESCRIPCIÓN POR ETA PAS DE LA ARQUITECTURA BP MS ..............................................19 1. 5.2 CLASIFICA CIÓN DE UN B PMS DE A CUERDO A SU SOPORTE A BPMN...............................19 1. 5.3 C RITERIOS DE SELECCIÓN PA RA EL BPMS ...................................................................20 1. 5.4 V ENTAJAS DE UN BP MS ............................................................................................20 1. 5.5 P ROBLEMA S COMUNES INTRODUCIENDO UN BPMS .......................................................21 1. 5.6 PASOS PA RA CONVERTIR PROCESOS EN EJECUTA BLES ..................................................21 1. 6 COMPA RATIVA BONITA VS B IZA GI ......................................................................................22 1. 7 CONCLUSIONES PARCIALES ..............................................................................................23 CA PÍTULO 2: MODELA DO DE P ROCESO ........................................................................................24 2. 1 P ROCEDIMIENTOS DE LA ACTIV IDA D DE P OSTGRA DO EN LA UCLV ........................................24. V.

(8) ________________________________________________Tabla de Contenidos 2. 2 P ROCEDIMIENTO S UPERA CIÓN DEL P ROFESIONAL ...............................................................25 2. 2.1 G ESTA CIÓN Y A PROBACIÓN DE PROGRA MAS DE SUPERA CIÓN DEL PROFESIONAL ..............25 2. 2.2 G ESTA CIÓN Y A PROBACIÓN DE CURSOS Y ENTRENA MIENTOS (CE ) .................................25 2. 2.3 MATRÍCULA Y EJECUCIÓN DE A CTIV IDADES DE SUPERA CIÓN DEL PROFESIONAL ................26 2.2.4 DEFENSA DE TRABAJOS FINALES Y OTORGAMIENTO DE CERTIFICADOS A LOS GRADUADOS DE DIPLOMA DOS .................................................................................................................27. 2. 3 P ROCEDIMIENTO MA ESTRÍAS Y ESPECIALIDA DES ................................................................28 2.3.1 GESTACIÓN Y APROBACIÓN DE NUEVOS PROGRAMAS DE MAESTRÍAS Y ESPECIALIDADES (PME) ..............................................................................................................................28 2. 3.2 PLA NIFICA CIÓN DE INICIO DE EDICIONES DE P ME .........................................................29 2. 3.3 PLA NIFICA CIÓN DE INICIO DE EDICIONES DE P ME EN EL EXTRANJERO (ALBA ).................29 2. 3.4 MATRÍCULA DE EDICIONES DE PME .............................................................................31 2. 3.5 E JECUCIÓN Y CONTROL EN LAS Á REAS DE MA ESTRÍAS Y ESPECIA LIDA DES .......................32 2. 4 M ODIFICA CIONES REALIZA DAS A LOS MODELOS UTILIZA NDO DIRECTRICES .............................33 2. 4.1 G ESTA CIÓN Y A PROBACIÓN DE PROGRA MAS DE SUPERA CIÓN DEL PROFESIONAL (SP ) ......33 2. 4.2 G ESTA CIÓN Y A PROBACIÓN DE CURSOS Y ENTRENA MIENTOS (CE ) .................................34 2. 4.3 MATRÍCULA Y EJECUCIÓN DE A CTIV IDADES DE S P .........................................................35 2.4.4. DEFENSA. DE. LOS. TRABAJOS. FINALES. Y. OTORGAMIENTO. DE. CERTIFICADOS. A. LOS. GRADUA DOS DE DIPLOMADOS ..............................................................................................35. 2. 4.5 PLA NIFICA CIÓN DE INICIO DE EDICIONES DE P ME .........................................................36 2. 4.6 PLA NIFICA CIÓN DE INICIO DE EDICIONES DE P ME EN EL EXTRANJERO (ALBA ).................36 2. 5 CONCLUSIONES PARCIALES ..............................................................................................37 CA PÍTULO 3: C REA CIÓN DE LA INTERFAZ DEL S ISTEMA DE INFORMA CIÓN P ROTOTÍPICO ...................38 3. 1 S ERV IDORES UTILIZADOS ..................................................................................................38 3. 1.1 S ERV IDOR W EB .........................................................................................................38 3. 1.2 S ERV IDOR DE BASE DE DATOS ...................................................................................38 3. 2 BASE DE DA TOS UTILIZADA PA RA LOS MODELOS SELECCIONA DOS .........................................39 3. 3 M ODO DE TRABAJO CON BONITA BPM ...............................................................................39 3. 4 M ODELOS TOMADOS PA RA LA INTERFAZ PROTOTIPO ............................................................43. VI.

(9) ________________________________________________Tabla de Contenidos 3. 4.1 V ISTAS PA RA LA E DICIÓN DE MAESTRÍA .......................................................................43 3. 4.2 V ISTAS PA RA LOS P ROGRAMAS DE MA ESTRÍAS .............................................................47 3. 5 CONCLUSIONES PA RCIALES ...............................................................................................50 C ONCLUSIONES G ENERALES ......................................................................................................51 R ECOMENDA CIONES ..................................................................................................................52 R EFERENCIAS B IBLIOGRÁFICAS ..................................................................................................53 ANEXOS ...................................................................................................................................54. VII.

(10) ______________________________________________________Introducción. INTRODUCCIÓN Desde hace algunos años en Cuba se trabaja por lograr un perfeccionamiento en la Educación Superior y especialmente en la actividad de Postgrado. A esta actividad se suman anualmente gran variedad de graduados para continuar con el perfeccionamiento y enriquecimiento de su profesión y aumentar sus conocimientos en vísperas de ser una persona mejor preparada en su categoría. Postgrado es una actividad de gran prestigio que realizan los graduados universitarios en nuestro país. En ella se fomentan además otros temas de interés de la investigación e innovación. Debido al continuo cambio de las normas y resoluciones que regulan el estudio de postgrado es imprescindible un control. efectivo de la actividad.. Para lograrlo se hace necesario la. implementación de un Sistema de Información (IS, por sus siglas en inglés) que responda continuamente a la gestión de las actividades de Postgrado; así como también la generación de una estructura de Base de Datos (BD) que responda a las exigencias del sistema de superación y proporcione una flexibilización al ocurrir cambios. La metodología de Gestión de Procesos de Negocio que propone BPM (Business Process Management, por sus siglas en inglés) permitirá que el desarrollo de esta aplicación se realice con gran agilidad y calidad. Anteriormente en la UCLV se han elaborado trabajos de diploma que han llevado a la implementación de sistemas relacionados con la actividad de Postgrado los cuales han tenido el éxito esperado en su tiempo. Debido al creciente número de personas que se ha incorporado a esta actividad y los disímiles cambios que pudiera tener surge la necesidad de desarrollar un sistema que genere automáticamente la estructura de Base de Datos deseada, así como una posible interfaz amigable. Para este trabajo se aplicarán las técnicas de BPM que faciliten la implementación del sistema deseado y que permita de una forma coherente y sencilla la generación de la estructura de datos que se utilizará. BPM utiliza el lenguaje BPMN (Business Process Modeling Notation, por sus siglas en inglés) el cual fue desarrollado por BPMI (Business Process Management Initiative, por sus siglas en inglés); actualmente es mantenido por la OMG (Object Management Group, por sus siglas en inglés). Su versión actual es la 2.0.2 (OMG 2011) donde proveen a los usuarios de negocio, ya sean desarrolladores o personal propiamente del negocio, de una notación bastante clara y fácil de manipular. La idea de este problema de investigación se sustenta en la necesidad de que en la actualidad el sistema de postgrado no responde de manera flexible ante los cambios en las reglas del negocio y. 1.

(11) ______________________________________________________Introducción por consiguiente no responde a las exigencias de la institución para generar de forma eficaz una estructura de Base de Datos y una interfaz amigable que puedan ser modificadas sin muchos cambios a la par con las modificaciones de procedimientos , que a su vez posibilite con mayores posibilidades que las actuales el control de la actividad y una flexibilización al ocurrir esas adecuaciones. Ya en años anteriores se desarrollaron los modelos BPM de los procesos de negocio de la actividad. de postgrado denominados:. Superación Profesional,. Formación de Másteres. y. Especialistas, y Formación Doctoral, sobre la herramienta BizAgi Modeler; pero en ningún caso se logró generar automáticamente, con ayuda de las herramientas correspondientes, ni la Base de Datos, ni la interfaz prototípica. En este trabajo se pretende llegar a ese punto partiendo del modelado en Bonita BPM, del que se presumía permitía realizar esta tarea de manera automática. Finalmente se comprobó que, a pesar de que el modelado actual mejora un poco la representación de dos de los procedimientos antes mencionados, la generación del sist ema prototipo se hizo de forma manual, aunque en correspondencia con el modelado. A partir de la situación anterior se plantea el problema de la siguiente manera:. Objetivo general: Perfeccionar, con ayuda de la herramienta orientada, el modelado de los procesos sustantivos Superación Profesional y Formación de Másteres y Especialistas utilizando la metodología BPM, y generar un sistema de información prototípico de control de la actividad. Este objetivo general se desglosa en los siguientes objetivos específicos: 1. Establecer las diferencias esenciales entre las herramientas BizAgi y Bonita BPM, que permitan justificar el uso de esta última. 2. Perfeccionar el modelado BPM de los procesos sustantivos mencionados en base a la metodología BPM pero con el uso del CASE Bonita BPM, utilizando algunas directrices de modelado que influyen en la calidad. 3. Modelar e implementar una Base de Datos correspondiente a uno de los procedimientos en un gestor simple. 4. Crear la interfaz prototípica de un sistema de información para el control de la actividad mencionada, usando la base de datos anterior. Atendiendo a los objetivos planteados anteriormente se pueden formular las siguientes preguntas de investigación: 1. ¿De qué forma garantiza la metodología BPM que dicho sistema sea más flexible ante los cambios de las reglas del negocio?. 2.

(12) ______________________________________________________Introducción 2. ¿Cómo crear la estructura de Base de Datos del sistema de información que responda al modelo de un proceso de negocio? 3. ¿La interfaz prototípica que se cree puede mantenerse al surgir cambios del proceso de negocio? Atendiendo a las necesidades del Departamento de Postgrado en la UCLV se presenta la siguiente justificación para realizar el trabajo: Es de interés por parte del departamento de Postgrado de la UCLV un control estricto de lo que acontece en dicha actividad, por ese motivo se acercaron al Centro de Estudios Informáticos (CEI) radicado en la propia universidad en búsqueda de fuerza de trabajo para realizar un sistema que controle la actividad y que como resultado genere una estructura de Base de Datos para el control del Postgrado. Con este sistema se garantizaría que el Postgrado de la UCLV sea una actividad de gran prestigio en el país, pues teniendo un control de todo el personal que se encuentra realizando postgrado y por qué momento del plan de estudio va transitando, va dando a conocer el resultado final de la actividad y la relevancia práctica y social que trae consigo. Desde el punto de vista del grupo de investigación de Bases de datos del CEI, así como el de Ingeniería del Software, se justifica este trabajo también para comprobar las ventajas o desventajas del modelado de Procesos de Negocio usando Bonita BPM en comparación con el BizAgi. Estructura de la Tesis Este documento responderá con una secuencia de aspectos ordenados mediante la s iguiente estructura: Introducción, tres capítulos, conclusiones, recomendaciones, referencias bibliográficas y anexos. En el Capítulo 1 “Fundamentación Teórica” se dará a conocer los aspectos teóricos de la investigación relacionados con BPM, se hace una revisión bibliográfica para determinar la herramienta que mayor potencial ofrece para el desarrollo del sistema de postgrado utilizando la metodología BPM. En el Capítulo 2 “Modelado de Proceso” se describen los modelos de proceso de negocio de la actividad de Postgrado en la UCLV y los cambios que se realizaron a dichos modelos , usando Bonita BPM. El Capítulo 3 “Creación de la Interfaz del Sistema de Información Prototípico” contempla lo referente a la implementación del sistema prototípico que responde a una de las actividades modelada con Bonita BPM, teniendo en cuenta la secuencia de procesos establecida.. 3.

(13) CAPÍTULO 1: FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA Este capítulo recoge los elementos teóricos de las tecnologías usadas para desarrollar el sistema de Postgrado en la UCLV; se mencionan los lenguajes asociados a estas tecnologías así como el uso que tienen dentro de un proceso de negocio. Se explican algunas herramientas que se basan en la metodología BPM y sus características permitiendo definir la que se utilizará en el sistema.. 1.1 ¿QUÉ ES PROCESO DE NEGOCIO? Es el arte y la ciencia de supervisar cómo trabajar. Es llevado a cabo en una organización para asegurar los resultados y tomar ventaja de las mejores oportunidades. Estas oportunidades incluyen reducir gastos, reducir ejecuciones innecesarias y reducir errores. BPM no mejora la manera en que las actividades individuales son llevadas a cabo sino sobre cómo dirigir cadenas enteras de eventos y actividades (Dumas, Rosa et al. 2013). Otro de los autores (Weske 2007) propone “conjunto de actividades que son llevadas a cabo en un ambiente organizativo y técnico, responden a un objetivo de la entidad”. Existen varias definiciones de procesos de negocio. Una de las primeras fue propuesta en el libro de Hammer y Champy en 1993 y establecen que un proceso de negocio es; “colección de actividades que toman uno o más tipos de entradas y crean una salida que consiste en el valor para el cliente”. Tomando estas definiciones como punto de partida, se puede concluir que un proceso de negocio no es más que:  Un conjunto de actividades estructuradas y relacionadas entre sí realizándose en coordinación.  Posee un objetivo a lograr pudiendo estar relacionado con la satisfacción del cliente final, proveedor o empleado; entregando un determinado servicio o producto.  Transforma las entradas (productos o servicios iniciales) para alcanzar el objetivo que se propone.  Necesita una organización donde desarrollarse, pues no tiene sentido si no fuese así.. 1.1.1 TIPOS DE PROCESOS DE NEGOCIO Según (Weske 2007) los procesos de negocio se pueden clasificar en Estratégicos, son aquellos que orientan la dirección de una organización; Sustantivos, le dan el valor al cliente, formando parte principal del negocio; Apoyo vertical u horizontal, dan soporte a los procesos centrales.. 4.

(14) _____________________________________Capítulo 1: Fundamentación Teórica Todo proceso de negocio se plantea un objetivo a cumplir como punto de partida y concluye con el cumplimiento de ese objetivo.. 1.2 MODELO DE PROCESO DE NEGOCIO Un modelo de proceso de negocio es un subsistema de modelación de proceso de negocio que se utiliza para la creación de modelos de procesos de negocio, contiene información sobre las actividades, sus operaciones y la estructura del proceso de negocio. Esta arquitectura de subsistema se puede realizar por las herramientas de modelación de procesos de negocio (Weske 2007). Un modelo de proceso de negocio permite definir los modelos de actividades y restricciones de ejecución que puedan existir entre ellos. Estos modelos representan un caso concreto en el negocio operativo de una compañía, que consiste en las instancias de la actividad. Cada modelo de proceso de negocio actúa como un modelo para un conjunto de instancias de procesos d e negocio, y cada modelo de actividad actúa como un modelo para un conjunto de instancias de actividad (Weske 2007). El modelo de proceso de negocio tiene un carácter evolutivo, es analizado y mejorado de manera que represente en realidad el proceso de negocio deseado y no contenga ninguna propiedad no deseada (Weske 2007). En otros artículos se puede encontrar que Proceso de Negocio se puede definir como un conjunto de herramientas, tecnologías, técnicas, métodos y disciplinas de gestión para la identificación, modelización, análisis, ejecución, control y mejora de los procesos de negocio. Las mejoras incluyen tanto cambios de mejora continua como cambios radicales (Club-BPM 2009).. 1.2.1 CICLO DE VIDA DEL PROCESO DE NEGOCIO. FASES El ciclo de vida del proceso de negocio consta de cuatro fases que están relacionados entre sí. Las fases se organizan en una estructura cíclica, mostrando sus dependencias lógicas. “Estas dependencias no implican un orden estricto temporal en el que las fases necesitan ser ejecutados” (Weske 2007).. 5.

(15) _____________________________________Capítulo 1: Fundamentación Teórica. Fig. 1: Ciclo de vida del proceso de negocio (Weske 2007) Fase de Diseño y Análisis El ciclo de vida de los procesos de negocio se centra en la fase de diseño y análisis. En estas dos fases se identifica, revisa, valida y modela el proceso de negocio. Cuando los procesos de negocio se expresan en forma de gráfico se torna muy fácil la comunicación entre las diferentes partes del negocio. La modelación de procesos de negocio es la sub-fase técnica central durante el proceso de diseño. Con base en la encuesta y los resultados de las actividades de mejora de procesos de negocio, la descripción de procesos de negocio informal se formaliza mediante un proceso especial de notación de modelación de negocio (Weske 2007). La modelación de procesos de negocio tiene un carácter evolutivo en el sentido de que el modelo del proceso se analiza y mejora de manera que en realidad representa el proceso de negocio deseado y que no contiene ninguna propiedad no deseada. Fase de Configuración El sistema tiene que ser configurado con el ambiente organizacional de la empresa (cliente) y los procesos de negocio que se deben controlar. Esta configuración incluye las interacciones de los empleados con el sistema, así como también la integración del sistema de software existente con el sistema de gestión de procesos empresariales. En la configuración del sistema, la aplicación del proceso de negocio tiene que ser probada. Las técnicas tradicionales de análisis del área de ingeniería de software se utilizan en el ámbito de las actividades del proceso para comprobar.. 6.

(16) _____________________________________Capítulo 1: Fundamentación Teórica Fase de Representación Una vez que la fase de configuración del sistema se completa, las instancias de procesos empresariales pueden ser comunicadas. La fase de promulgación es la que abarca el tiempo de ejecución real del proceso de negocio. Las instancias de procesos empresariales se inician para cumplir con los objetivos de negocio de una empresa. Un componente de monitoreo de un sistema de gestión de procesos permite visualizar el estado de las instancias del proceso de negocio. El control del proceso es un mecanismo importante para el suministro de información precisa sobre el estado de las instancias del proceso de negocio. Esta información es valiosa. Durante la promulgación de los procesos de negocio, los datos valiosos de ejecución se reúnen, por lo general en algún tipo de archivo de registro. Estos archivos de registro están formados por conjuntos ordenados de entradas de registro, indicando los eventos que han ocurrido durante los procesos de negocio. El inicio de la actividad y el final de esta es información típica que se almacena en registros de ejecución. La información de registro es la base para la evaluación de los procesos en la siguiente fase del ciclo de vida del proceso de negocio. Fase de Evaluación La fase de evaluación utiliza la información disponible para evaluar y mejorar los modelos de procesos de negocio y sus implementaciones. Los registros de ejecución se evalúan utilizando supervisión de la actividad y las técnicas minería de proceso. Estas técnicas tienen por objetivo la identificación de la calidad de los modelos de procesos de negocio y la adecuación del entorno de ejecución. Este trabajo se centra en dos de las fases de este ciclo, la fase de Diseño y la de Configuración, persiguiendo dentro de lo posible un rediseño de lo realizado en la tesis (Fernández 2013) relacionado con la actividad de Postgrado y la implementación de dicho sistema.. 1.2.2 ALCANCE DEL BPM El alcance del BPM está conformado por un conjunto de soluciones de soft ware especializado que logra automatizar, a día de hoy y de una manera eficiente, todo el ciclo de vida de los procesos, reglas y servicios de negocio, desde la identificación y modelización, hasta la monitorización, permitiendo así un entorno de mejora continua totalmente automatizado (Club-BPM 2009). BPM posee distintas tecnologías por cada una de las etapas del ciclo de vida de la gestión de los procesos de negocio definiendo el alcance de las mismas.. 7.

(17) _____________________________________Capítulo 1: Fundamentación Teórica. Fig. 2: Tecnologías del BPM (Club-BPM 2009). 1.2.3 PRINCIPALES FUNCIONALIDADES Y BENEFICIOS QUE PROVEE BPM Las funcionalidades que presenta la modelación de procesos de negocio son numerosas, a continuación se presenta una selección de las mismas (Club-BPM 2009).  Asignación de actividades a las personas de forma automática y según cualquier criterio, o cargas de trabajo  Optimizar la colaboración entre personas que comparten actividades  Automatizar y controlar el flujo de documentos, datos e imágenes  Integrarse fácilmente con otros sistemas, aplicaciones y ERPs  Proveer un alto nivel de soporte para la interacción humana  Definir y controlar alertas según criterios de tiempo, evento o condición Los beneficios, tanto tangibles como intangibles, son numerosos , a continuación se describen los más importantes (Club-BPM 2009).  Mejora la atención y servicio al cliente  Incrementa el número de actividades ejecutadas en paralelo  Minimiza el tiempo requerido por los participantes para acceder a la documentación, aplicaciones y bases de datos  Disminuye drásticamente el tiempo de transferencia de trabajo, información y documentos entre actividades así como también el tiempo que los participantes, supervisores y administradores necesitan para conocer la situación de un ítem de trabajo. 8.

(18) _____________________________________Capítulo 1: Fundamentación Teórica  Asegura la continua participación y colaboración de todo el personal en el proceso  Simplificación de salidas automáticas; documentos Word, Faxes, e-mails, mensajes cortos a móviles  Disponibilidad de mecanismos para una mejor gestión y optimización de procesos. 1.3 N OTACIÓN BPMN Como se ha dicho anteriormente uno de los lenguajes que se utiliza para modelar procesos de negocio es BPMN. Debido a las características que engloba este trabajo será el lenguaje que se utilizará por ser uno de los estándares más utilizados , el mismo consta de una serie de elementos que lo caracterizan y diferencian de los demás permitiendo una fácil manipulación de sus elementos para diseñar modelos de negocio en muy poco tiempo. En una entrevista realizada en el año 2012 en Italia BPMN 2.0 estaba siendo usado por un 40% de los entrevistados, mientras que casi el 30% de ellos usa alguna versión anterior y de ellos un 15% utiliza la combinación de ambos (Chinosi and Trombetta 2012). En (Chinosi and Trombetta 2012) se muestra un sumario detallando todos los elementos que contiene la notación BPMN.. Fig. 3: Elementos de la notación BPMN. 9.

(19) _____________________________________Capítulo 1: Fundamentación Teórica BPMN provee de múltiples diagramas que han sido diseñados para las personas que diseñan o manejan los procesos de negocios; también brinda un mapeo a la ejecución del lenguaje de BPM Systems WSBPEL (Web Services Business Process Execution Language, por sus siglas en inglés). De esta forma provee un mecanismo de visualización estándar para los Procesos de Negocio definidos en la ejecución del lenguaje optimizado de procesos de negocio. Con esta notación el jefe del negocio puede comprender mejor sus métodos comerciales internos, de una forma gráfica y amigable, todo esto crea la habilidad de comunicar los procedimientos utilizando una forma estándar (OMG 2011). WSBPEL es un lenguaje estandarizado para la composición de servicios web, está basado en XML para el control centralizado de la llamada de diferentes servicios Web con cierta lógica de negocio añadida que ayuda a la programación en gran escala. Está desarrollado a partir de WSFL y XLANG, ambos lenguajes orientados a la descripción de servicios Web. En (OMG 2011) se menciona que el estándar internacional BPMN 2.0.2 extiende su alcance y capacidades con respecto a versiones anteriores en varias áreas:  Formaliza la semántica de ejecución para todos los elementos BPMN  Define un mecanismo de extensibilidad para ambas extensiones de modelo de procesos y extensiones gráficas  Refina la composición y correlación de eventos  Extiende la definición de las interacciones humanas. 1.3.1 VISTA DE LA NOTACIÓN DESDE BONITA BPM Categorías de elementos que posee BPMN desde la herramienta Bonita BPM Community (Faura 2014): 1. Elementos de Flujo de Trabajo . Activities (Actividades): tareas que son llevadas a cabo en el proceso, ya sea por personas, automáticamente o mediante subprocesos.. . Events (Eventos): se usan para iniciar o finalizar un proceso y para ges tionar acciones específicas durante un flujo de trabajo.. 10.

(20) _____________________________________Capítulo 1: Fundamentación Teórica . Gateways (Compuertas): se usan para separar o unir flujos de trabajo. . Sequence flow (Flujos de secuencia): muestra los movimientos del flujo de trabajo.. 2. Elementos organizativos . Pools: contiene un proceso completo, el flujo no puede abandonar un pool.. . Swimlanes (Sendas): se usa para organizar el proceso en función de lo que hace. En un pool, las sendas impiden que los actores choquen. El flujo puede cruzar los límites de las sendas como si no existiera.. . Groups (Grupos): se usa para encerrar un grupo de elementos gráficos. No afecta al flujo de secuencia.. 3. Elementos de legibilidad . Annotation (Anotaciones): le permite colocar notas con aclaraciones en un modelo. . Links: le permite cortar un proceso que ha quedado demasiado largo de leer y continuarlo sencillamente en otra línea. 11.

(21) _____________________________________Capítulo 1: Fundamentación Teórica 4. Elementos de comportamiento especial . Messages/message flow (Mensajes): se usan para transferir acciones o datos de un pool/proceso a otro y para correlacionar los procesos.. . Signals (Señales): se usa para enviar datos a varias actividades al mismo tiempo. . Timers. (Temporizadores): se usa para ejecutar actividades periódicas o para. asegurarse de que una actividad se lleva a cabo en un plazo específico.. . Errors (Errores): se usa para definir el comportamiento cuando el sistema detecta un error técnico.. . Repeating. (Iteraciones):. se. usa. para. repetir. comportamientos,. como. varias. ejecuciones de una misma tarea o repetir la misma tarea varias veces.. . Correlation (Correlación): se usa para coordinar el progreso entre dos instancias de un proceso en ejecución.. 12.

(22) _____________________________________Capítulo 1: Fundamentación Teórica 1.4 H ERRAMIENTAS BPM Desde el surgimiento de las nuevas tecnologías de la información se ha hecho necesario el control del trabajo de una forma automatizada. De ahí que a partir de la metodología BPM comenzaron a implementarse herramientas que posibilitaran esta actividad. A continuación se presentarán algunas de ellas.. 1.4.1 BONITA BPM Bonita Soft es una compañía donde su principal función está centrada en la elaboración de programas informáticos que se dedican a la informatización de los procesos de negocio del tipo ofimática. Entre algunas de las ediciones Bonita BPM que brinda esta compañía se encuentra Bonita BPM Comunity Edition y Bonita BPM Performance, a continuación se detallarán algunos de sus elementos. Bonita BPM Performance es una edición que está diseñada para procesos críticos, posee funcionalidades para la gestión de los procesos como son la gestión de los parámetros en caliente, gestión avanzada de la organización o de errores en tiempo real; garantizando un rendimiento máximo para los procesos críticos (Bonitasoft_S.A. 2014). Esta herramienta permite el uso de perfiles de usuarios predefinidos, personalizándolos de acuerdo a las necesidades del usuario; posee un asistente gráfico SQL para generar consultas de manera simple; cuenta con un asistente de conexión a Web Services; genera documentación automática en formatos doc, ppt, html, pdf. Para la edición de formularios permite la personalización de la apariencia a los formularios web que se generan; añade conectores para crear formularios dinámicos; mediante el flujo condicional de formularios permite la visualización de los mismos en función de las condiciones establecidas (Bonitasoft_S.A. 2014). Brinda la posibilidad de definir indicadores clave de rendimiento o KPI (como también se le conoce) para agregarlos directamente a los procesos; cuenta con sincronización LDAP permitiendo obtener credenciales, grupos y relaciones jerárquicas; en caso de ocurrencia de errores en un componente técnico se marca el paso en el que sucedió el error permitiendo al administrador la identificación del error para corregirlo rápidamente y repetir el paso donde falló (Bonitasoft_S.A. 2014). Para los usuarios finales permite la actualización de parámetros en ejecución sin interrumpir el servicio; puede cargar una nueva estructura de la organización directamente desde el portal de bonita e importar a Bonita BPM Studio nuevamente; pueden adjuntar documentos a los procesos y se pueden almacenar en un sistema de gestión de documentos incorporados en Bonita BPM; puede monitorizar los procesos y tareas mediante informes detallados (Bonitasoft_S.A. 2014).. 13.

(23) _____________________________________Capítulo 1: Fundamentación Teórica Bonita BPM Comunity Edition v6.3.8 es una herramienta multiplataforma basada en Eclipse, utiliza el lenguaje Java, posee una licencia de OpenSource GPL y es bastante fácil su uso en la creación del diseño de los procesos, la misma se divide en dos partes Bonita BPM Studio (se diseñan los procesos de negocio) y Bonita BPM Portal (Servidor de la herramienta). Atendiendo al ciclo de vida que se presenta en la Fig. # 1 se puede definir que para la fase de Diseño y Análisis Bonita BPM presenta opciones que posibilitan un diseño bien estructurado de los procesos que se desean modelar. Bonita BPM gestiona datos en formatos Java Object, XML, entre otros; posee para la personalización de la interfaz gráfica una amplia gama de colores; permite la importación de módulos de procesos en formato Bonita 6.x, Bonita BAR 5.9/5.10, BPMN 2.0, XPDL 1.0 y jBPM 3.2; exporta imágenes de los modelos en formato gif, bmp, jpeg, jpg, svg, png y pdf. Bonita Studio cuenta con tres herramientas que la convierte en un potencial gestor de procesos de negocio; posee un innovador estudio de diseño de procesos, un motor de ejecución de procesos de gran potencia y una interfaz de usuario sencilla y de fácil utilización (Castillo 2011). En la tesis (Rodríguez 2014) se logra un resultado satisfactorio y se exponen los aspectos fundamentales que posee la herramienta Bonita BPM, de ahí se llega a explicar y mencionar detalladamente los aspectos esenciales de los participantes en un proyecto de este tipo.. 1.4.2 BPM B IZAGI Es un software que ofrece a las organizaciones una completa plataforma de automatización de procesos diseñada para apoyar la transformación empresarial. Reduce el “time-to-market” de nuevas ideas y estrategias de negocio, y facilita el mejoramiento continuo de sus procesos (BizAgi 2009). La Suite BPM BizAgi posee un ciclo de vida que cuenta con las fases de Modelación, Automatización, Ejecución y Mejoramiento Continuo las cuales permite conocer por donde transitan los procesos de negocio que se definan (BizAgi 2009).  Fase de Modelación, para esta fase la suite cuenta con la herramienta BizAgi Process Modeler, esta permite diagramar y documentar los procesos de una forma ágil y sencilla, presenta los procesos de negocio en un formato estándar utilizando la notación BPMN.  Fase de Automatización, se transforman todas las actividades del proceso definidos en el BizAgi Process Modeler a una aplicación tecnológica que puede ser vista a través de una aplicación web que proporciona BPM Server de BizAgi, la aplicación resultante de la automatización es flexible a los cambios que se realicen en el modelado de los procesos y se refleja automáticamente.. 14.

(24) _____________________________________Capítulo 1: Fundamentación Teórica  Fase de Ejecución, se encuentra la herramienta BizAgi BPM Server la cual es el motor que ejecuta y controla los procesos construidos con BizAgi Studio, basándose en el modelo construido, vela por la correcta y adecuada ejecución de las diferentes tareas o actividades que intervienen en el proceso de negocio..  Fase Mejoramiento Continuo, al ser modificando el modelo de negocio la aplicación se adapta de forma automática facilitando el mejoramiento continuo y aumentando la productividad de la organización. La autenticación en BizAgi puede ser manejada de maneras diferentes de acuerdo a la realidad de la solución, dependiendo de la arquitectura implantada o del lugar de acceso de los usuarios finales. Esta autenticación puede ser de 4 tipos; autenticación Windows, autenticación BizAgi, autenticación Mixta para cuando existen usuarios finales que accederán de s itios diferentes y autenticación Personalizada donde es posible construir componentes para realizar autenticaciones a otros sistemas (BizAgi 2009).. 1.4.3 TIBCO BUSINESS STUDIO Es un software que ha sido construido como una nueva solución BPM para modelar procesos de negocio siguiendo el estándar BPMN basado en el lenguaje Java y la licencia es libre de costo ya sea para ejecutarse en plataformas Windows o GNU\Linux (Craggs 2011). La creación de usuarios puede ser efectuado conjuntamente entre el diseñador de procesos y el programador del sistema. Así se genera automáticamente una forma predeterminada que se basa en la definición del proceso. Esta forma puede ser mostrada junto con la lista de trabajos y otros artículos de usuarios finales usando cualquier cliente de TIBCO. Esta herramienta también soporta la creación de páginas de flujo las cuales se manejan por el navegador (Craggs 2011). El programador del sistema puede entonces adicionar usuarios validando su lógica para asegurar entradas correctas, esto ayuda a prevenir ataques de hackers al sistema. En términos de colaboración la herramienta es usada por la comunidad para crear SOA (Service Oriented Architecture, por sus siglas en inglés) lo cual es el entorno natural para que los programadores del sistema usen en la creación de cualquier integración necesaria dando soporte al modelado del flujo de proceso o para proveer de algún otro servicio de asistencia técnica requerido. Como parte de la actividad del diseño del proceso esta herramienta también permite al diseñador adjuntar los documentos al flujo de proceso con el fin de que puedan ser utilizados por los usuarios finales según lo requieran.. 15.

(25) _____________________________________Capítulo 1: Fundamentación Teórica Características Existen diversas características de TIBCO Bussiness Studio que facilita su uso en general. Una de las más significativas consiste en proveer un simple entorno de trabajo para la modelación de procesos, experimentación, simulación e implementación, que permite su fácil extensión a los usuarios del negocio y roles de tipo técnico. Los procesos y sus servicios relacionados y reglas pueden ser utilizados tanto en sistemas que se caracterizan por almacenar información en línea como en la herramienta (Craggs 2011). Esta usabilidad mejora el tiempo en cuanto al valor del proceso, pero hay otros factores que juegan un papel negativo en ésta área. Esta negatividad se puede ver en la generación automática del usuario predeterminado donde no es suficiente como para entregar una solución perfecta del producto final, aunque para la fase de prueba es adecuada (Craggs 2011). El diseñador de procesos puede experimentar con cada paso usando la forma auto-generada y una vez que el proceso trabaje correctamente puede concentrarse en hacer a la medida la forma del usuario para asegurar que tienen la vista y aspecto correcto. Para la perspectiva del usuario final el soporte de flujos de páginas también aumenta la usabilidad de la misma y reduce las necesidades de entrenamiento, pero permite al proceso incluir paso a paso flujos de páginas simples en lugar de formas potencialmente más complicadas.. 1.4.4 INTALIO|BPM Es una herramienta BPM basada en código abierto, en las normas industriales, con un alto rendimiento y confiabilidad. La misma está formada por seis módulos de gran importancia (Howlett 2009). INTALIO/DESIGNER: Modelado y Diseño.  En el diseño y modelado de los procesos de negocio la herramienta tiene en cuenta el estándar de modelado BPMN; cuenta con herramientas efectivas para la rápida creación de los modelos; colaboran todos los procesos interesados, de negocio y técnicos; y crea código ejecutable BPEL . En cuanto a la administración de datos posee un poderoso mapeo de datos que soporta la asignación gráfica de los datos y su transformación.  El editor de clases que posee la herramienta se basa en el lenguaje AJAX INTALIO/SERVER: Ejecución y Monitorización de los procesos . Soporta los procesos de negocio más complejos dentro de ambientes críticos. . Monitorea los procesos como son ejecutados. 16.

(26) _____________________________________Capítulo 1: Fundamentación Teórica . Incluye un avanzado marco de trabajo para el flujo de trabajo en la ejecución de las tareas de las personas. . Diseñado para ser utilizado en sistemas que utilicen SOA.  Certificado para disimiles plataformas, sistemas operativos, servidores de aplicación y servidores de bases de datos INTALIO/WORKFLOW: Flujo de trabajo de las tareas de las personas . Maneja el ciclo de vida del flujo de trabajo en cuanto a la asignación; determinación de los roles de usuarios; delegación y terminación diferida. . Implementación de la lista de tareas de una forma fácil para su uso. . Utiliza interfaz web. . Es basado en BPEL4. INTALIO/AJA X: es una poderosa herramienta para la creación de interfaz de usuario . Para el desarrollo de la interfaz de usuario en tiempo real se basa en aplicaciones AJAX y en la utilización de portlets. . Se encuentra completamente integrado con INTALIO/DESIGNER y también se puede usar como una aplicación web auto sostenible. INTALIO/BAM: Monitorización en tiempo real . Provee de información en tiempo real sobre el estado de los procesos, actividades y transacciones a través de la interfaz del navegador web. . Define llaves para los indicadores de rendimiento KPIs (Key Perfomance Indicators, por sus siglas en inglés). . Captura métricas y eventos de los procesos que se están siendo ejecutados.  Basado en el navegador web, consolas en tiempo real y accesible desde cualquier localización INTALIO/BRE: Gestión de las reglas del negocio . Brinda claridad, flexibilidad y una verdadera agilidad en los procesos. . Basado en proyecto de código abierto. . Integrado dentro del INTALIO/DESIGNER. . Una interfaz gráfica de usuario simple basada en la tabla de decisiones. . Las reglas se pueden definir y mantener por el analista del negocio. 17.

(27) _____________________________________Capítulo 1: Fundamentación Teórica . Se implementan de una forma sencilla. Intalio es una herramienta que ofrece soluciones para el control de la administración comercial por proceso. Esta herramienta está disponible junto a sus módulos en el sitio de descargas de Intalio1. Cada una de las herramientas se ocupa de aspectos diferentes. Dentro de las mismas las más interesantes según (Helkiö, Seppälä et al.), son Intalio Diseño e Intalio Servidor.. 1.5 SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO (BPMS) BPMS (Business Process Management System, por sus siglas en inglés) hace referencia a un sistema de software genérico dirigido por la representación explícita de las presentaciones de procesos para coordinar la realización de los procesos de negocio (Dumas, Rosa et al. 2013). BPMS debe dar soporte a:  Modelado de procesos de negocio, incluye visualización, simulación y definición de reglas de negocio.  Ejecución de procesos de negocio, habitualmente se usan sistemas de workflow.  Medición de procesos de negocio.  Análisis, monitorización y auditoría de procesos de negocio.  Optimización de procesos de negocio. Este sistema se basa en una arquitectura propia, en la figura siguiente se muestra dicha arquitectura.. Fig. 4: Arquitectura de un BPMS (Dumas, Rosa et al. 2013). 1. http://www.intalio.com. 18.

(28) _____________________________________Capítulo 1: Fundamentación Teórica 1.5.1 DESCRIPCIÓN POR ETAPAS DE LA ARQUITECTURA BPMS A continuación se describirá la arquitectura por cada etapa. Herramienta de Modelado de Procesos  Crear y modificar procesos de negocio ejecutable (permitiendo especificar propiedades de ejecución)  Almacenar y cargar procesos de un repositorio  Puede importar de herramientas de modelado de proceso conceptuales Motor de Ejecución  Instancia modelos de procesos ejecutables (también llamados “casos”)  Orquesta la distribución de trabajo entre los partic ipantes de proceso y los sistemas software para ejecutar el proceso de principio a fin  Guarda datos de ejecución en un fichero log Manipulador de Lista de Trabajo  Se puede ver como una “bandeja de entrada”  Ofrece work items a los participantes del proceso y les permite aceptarlos y empezar a trabajar en ellos  Maneja las listas de tarea de los participantes  Pueden proporcionar capacidades de redes sociales Herramientas de Administración y Monitoreo  Gestionar el BPMS  Configurar el acceso a los componentes del sistema  Monitorizar la disponibilidad de los participantes y el rendimiento de la ejecución del proceso Servicios Externos  Exponen una interfaz de servicio con la que interactúa el motor de procesos  El motor proporciona al servicio los datos para que ejec ute la actividad. 1.5.2 CLASIFICACIÓN DE UN BPMS DE ACUERDO A SU SOPORTE A BPMN BPMS tiene varios criterios de clasificación según la notación BPM que sea utilizado, estas clasificaciones pueden ser:. 19.

(29) _____________________________________Capítulo 1: Fundamentación Teórica 1. BPMN puro: (re) diseñado desde el principio para seguir la especificación; esto se puede ver en IBM BPM, Appian BPMS, Camunda, Activiti 2. BPMN adaptado: puede importar de BPMN pero lo transforma a su representación interna propia; Bonita Open Solution, BizAgi BPM Suite 3. No BPMN: lenguaje y semántica propietaria; Bosch inubit Suite, BPMOne, YAWL. 1.5.3 CRITERIOS DE SELECCIÓN PARA EL BPMS  Criterios de integración: facilidades que da para integrar otros sistemas  Criterios de interacción con el usuario: posibilidades que ofrece para diseñar interfaces de usuario  Criterios de diseño del proceso: lenguaje de ejecución de procesos que soporta  Criterios de pruebas y simulaciones: realización de pruebas/simulaciones sobre los procesos  Criterios en tiempo de ejecución  Criterios generales. 1.5.4 VENTAJAS DE UN BPMS BPMS presenta funcionalidades que hacen que la ejecución de los procesos sea más sencilla y de fácil entendimiento, a continuación se muestran los aspectos según el tema. Reducción de la carga de trabajo  Distribución del trabajo  Coordinación entre participantes del proceso  Recopilación de la información relevante Integración de sistemas flexibles  Separación de aspectos  Punto de integración Ejecución transparente  Información del estado  Balanceo de carga  Análisis del rendimiento. 20.

(30) _____________________________________Capítulo 1: Fundamentación Teórica Aplicación explícita de reglas  Acuerdos de nivel de servicio  Normativas/regulaciones  Segregación de tareas. 1.5.5 PROBLEMAS COMUNES INTRODUCIENDO UN BPMS Como todo sistema no está ajeno a los problemas que puedan presentarse cuando se utiliza, algunos de estos problemas son: Problemas técnicos en cuanto a integración  Integración con sistemas legacy  Orientado a casos vs orientado a lotes  Mitigado con el uso de tecnologías web y la orientación a servicios Problemas organizacionales  Cambios continuos en los procesos  Efecto de ser vigilado  Convertirse en “autómatas”  Problemas al tratar casos excepcionales. 1.5.6 PASOS PARA CONVERTIR PROCESOS EN EJECUTABLES Al tener los modelos de proceso finalmente terminados se procede a su ejecución, de ahí que los BPMS entran a jugar su papel, pues permiten convertir los procesos ya ejecutados en ejecutables. Pasos a seguir 1. Identificar las fronteras de la automatización: no todos los procesos pueden ser automatizados; hay que empezar identificando cada tipo de tarea, automáticas, de usuario, manuales. 2. Revisar tareas manuales: si no se ve en el BPMS no existe. 3. Completar el modelo de proceso: las excepciones son las reglas. 4. Ajustar la granularidad de las tareas: los BPMS añade valor si coordinan el paso de trabajo de un recurso a otro. 5. Especificar las propiedades de ejecución.. 21.

(31) _____________________________________Capítulo 1: Fundamentación Teórica . Variables de proceso, mensajes, señales, errores. . Variables de tareas y eventos y su mapeado a variables de proceso. . Detalles de servicio. . Código de las tareas de script. . Reglas de asignación de recursos y estructura de la interfaz de usuario. . Expresiones en tareas, eventos y flujos de secuencia. . Otras específicas del BPMS: listas de tareas, formularios, conectores. 1.6 C OMPARATIVA BONITA VS BIZAGI En la tabla siguiente se recogen algunos de los elementos fundamentales de estas dos herramientas para su comparación (SOLTEL 2013). Aspectos Servidores. Bonita Contenedor de Servlets (JBoss, Tomcat, etc). Entorno de desarrollo Bases de datos Formularios. Propio basado en Eclipse (Multiplataforma, Java) Hsql, PostGreeSql, MySql, Oracle, SQL Server Muy configurables. Licencias. OpenSource LGPL, Subscription Pack. Diagramas Validaciones BPMN 2.0 LDAP Parámetros de Formularios BAM. XPDL, BPMN 2.0, JBPM 3.2, (BPM Bonita) Si Si Si Datos y Objetos de datos persistentes en BBDD Simple y configurable en SP. FrontEnd. Tipo Webmail simple. Posibilidad de crear un FrontEnd independiente utilizando Bonita como motor de aplicaciones. BizAgi Versión .NET - IIS (Microsoft Internet Information Services) Versión J2EE - Weblogic / Websphere / JBoss Propio (Multiplataforma, Java, .NET) SQL Server, Oracle. Configurables a nivel del desarrollo CAL Perpetua, CAL Anual, Revendedor, Académica XPDL, Visio, (BPM Bizagi) Si Si Si Objetos de Datos estructurados persistentes en BBDD Completa y configurable a nivel de desarrollo y administración Tipo Webmail completo y elaborado.. Atendiendo a las características de estas herramientas y a sus posibilidades individuales a la hora de modelar procesos de negocio se decide trabajar con Bonita BPM Community Edition, herramienta que brinda la compañía Bonitasoft S.A y migrar los modelos de proceso del sistema de Postgrado de la UCLV de BizAgi a Bonita BPM.. 22.

(32) _____________________________________Capítulo 1: Fundamentación Teórica 1.7 C ONCLUSIONES PARCIALES Como se ha evidenciado la implementación de la modelación de procesos de negocio y sus sistemas correspondientes emerge en el mundo actual como un factor clave y estratégico al cual las organizaciones se están apegando con mayor frecuencia buscando un mejoramiento de sus procesos y recursos. Se pone de manifiesto que la tecnología BPM combinada con una adecuada Gestión de Procesos permite mayor flexibilización y agilidad en los procesos de negocio y sistemas informáticos asociados. Existen varias herramientas de modelado de procesos de negocio que cumplen básicamente con el estándar establecido por BPMN. Dentro de estas, destacan BizAgi Modeler y Bonita BPM. Se pudo analizar y sintetizar las características de cada una de ellas, lo cual es de utilidad para el grupo de investigación.. 23.

(33) CAPÍTULO 2: M ODELADO. DE. PROCESO. En este capítulo se presentan los principales modelos de procesos de negocio que posee la actividad de Postgrado en la UCLV; se mencionan los cambios que se realizaron a cada uno de ellos, se encontraban modelados con la herramienta Bizagi Modeler, se migraron y adaptaron al tipo de modelo que propone Bonita BPM.. 2.1 PROCEDIMIENTOS DE LA ACTIVIDAD DE POSTGRADO EN LA UCLV La actividad de Postgrado se divide en dos procedimientos; Procedimiento Superación del Profesional y Procedimiento Maestrías y Especialidades, cada uno de ellos cuenta con procesos que facilitan la actividad. Procedimientos Superación del Profesional 1. Gestación y aprobación de programas de superación del profesional (SP) 2. Gestación y aprobación de cursos y entrenamientos (CE) 3. Matrícula y ejecución de actividades de SP 4. Defensa de los trabajos finales y otorgamiento de certificados a los graduados de diplomados Procedimientos Maestrías y Especialidades 1. Gestación y aprobación de nuevos Programas de Maestrías y Especialidades (PME) 2. Planificación de inicio de ediciones de PME 3. Planificación de inicio de ediciones de PME en el extranjero (ALBA) 4. Matrícula de ediciones de PME 5. Ejecución y control en las áreas de maestrías y especialidades 6. Desarrollo y defensa de tesis de maestrías y trabajos finales de especialidades y de titulación 7. Autoevaluación 8. Evaluaciones externas y acreditación De estos doce procedimientos modelados previamente con la herramienta BizAgi Modeler se procedió a la modelación en Bonita BPM de nueve de ellos, abarcando los cuatro del primer procedimiento y los primeros cinco del segundo.. 24.

(34) _______________________________________Capítulo 2: Modelado de Procesos 2.2 PROCEDIMIENTO SUPERACIÓN DEL PROFESIONAL A continuación se describirán cada uno de los procedimientos correspondientes a la superación del profesional, las principales actividades y operaciones que se deben llevar a cabo para su correcta implementación y puesta en marcha.. 2.2.1 GESTACIÓN Y APROBACIÓN DE PROGRAMAS DE SUPERACIÓN DEL PROFESIONAL Los principales actores que en este procedimiento intervienen son2:  Cliente, realiza la solicitud de un programa de diplomado y espera por la respuesta.  Departamento correspondiente, recibe la solicitud del cliente atendiendo al tipo de programa que solicitó, determina a que rama pertenece y lo envía a las personas implicadas, posteriormente recibe las respuestas y le comunica al cliente sobre su solicitud.  Dirección de Postgrado (DPG), verifica los campos que son autorizados para la proposición de programas de postgrado.  Decano o Director, revisa la propuesta del Comité Académico y designa su composición, designa el coordinador del postgrado e informa al departamento.  Comité Académico, elabora el programa de diplomado, lo presenta al departamento correspondiente y se hacen correcciones de ser necesario.  Comisión Asesora, recibe del comité académico si se trata de una Sede Universitaria Municipal (SUM) el posible programa, analiza la propuesta y de ser aprobado emite un dictamen, de lo contrario lo envía al comité académico para que haga correcciones.  Consejo científico, recibe del comité académico el posible programa, lo analiza y emite dictamen, en caso de no aprobarse se lo comunica al comité para que haga las correcciones pertinentes.  COPEP-UCLV, recibe los documentos del departamento correspondiente una vez este haya recibido le futuro programa de diplomado, lo analiza, elabora la resolución, archiva el programa y le informa al departamento.. 2.2.2 GESTACIÓN Y APROBACIÓN DE CURSOS Y ENTRENAMIENTOS (CE) Actores implicados en este procedimiento:  Cliente, envía la solicitud de programa de curso o entrenamiento y espera por la respuesta.. 2. Anexo # 1. 25.

(35) _______________________________________Capítulo 2: Modelado de Procesos  Departamento correspondiente, el departamento recibe la solicitud, la analiza, si se puede impartir la actividad designa un profesor titular o auxiliar para que diseñe el programa, elabora el programa y de no poder impartirla le comunica al cliente que su solicitud no se aprobó.  Colectivo de la Disciplina, aprueba la propuesta del programa, elabora el modelo de planificación de cursos de postgrado, asigna el código correspondiente, incorpora el programa al Plan de Postgrado del área, informa al cliente de la aprobación de su solicitud.. Fig. 5: Modelo Gestación y Aprobación de Cursos y Entrenamientos (CE). 2.2.3 MATRÍCULA Y EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES DE SUPERACIÓN DEL PROFESIONAL Actores en este procedimiento3:  Cliente, envía la solicitud de matrícula junto a sus respectivos documentos y recibe los certificados correspondientes.  Secretaría de Postgrado, recibe la solicitud, verifica que los documentos estén completos, dependiendo del tipo de actividad (cursos y entrenamientos o programa de diplomado) archiva el expediente, confecciona el listado de matrícula del curso si no fue necesario. 3. Anexo # 2. 26.

(36) _______________________________________Capítulo 2: Modelado de Procesos seleccionar la matrícula, envía copia, recibe los informes, firma los documentos y entrega los certificados al cliente.  Profesores, recibe una copia del listado emitido por la secretaría, entrega el modelo de Acta de Evaluación de cursos o entrenamientos y el informe final a la Secretaría.  Comité Académico, selecciona la matrícula y la envía a la Secretaría para que confeccione el listado.  Coordinador, recibe una copia del listado de la Secretaría, elabora el informe final de Diplomado y si es un programa de Diplomado firma los documentos y los envía a Secretaría para que los registre e los libros de entrega de certificados.  Decano, firma los documentos previamente firmados por la Secretaría.. 2.2.4 DEFENSA DE TRABAJOS FINALES Y OTORGAMIENTO DE CERTIFICADOS A LOS GRADUADOS DE DIPLOMADOS Actores implicados:  Estudiante de Postgrado, realiza el trabajo final y lo defiende.  Comité Académico, define el tribunal para la defensa.  Coordinador, realiza las actas de la defensa, el informe final del diplomado y firma los documentos correspondientes.  Secretaría de la facultad, elabora los certificados de los concursantes exitosos, asigna tomo, número y folio a cada certificado, firma los documentos y entrega los certificados.  Decano, firma los documentos necesarios.. Fig. 6: Defensa de trabajos finales y otorgamiento de certificados. 27.

(37) _______________________________________Capítulo 2: Modelado de Procesos 2.3 PROCEDIMIENTO MAESTRÍAS Y ESPECIALIDADES Debido al alcance que tiene ésta actividad se decidió modelar cinco procedimientos de los ocho existentes, a continuación se describirán cada uno de ellos.. 2.3.1 GESTACIÓN Y APROBACIÓN DE NUEVOS PROGRAMAS DE MAESTRÍAS Y ESPECIALIDADES (PME) Actores implicados en este procedimiento 4:  Cliente: propone el programa de maestría y especialidades y espera por su respuesta.  Departamento Correspondiente: recibe la solicitud y la analiza, notifica y recibe la solicitud de la OACE, solicita propuesta de especialistas para Comité Académico (CA) y claustro, recibe la lista de especialistas de la OACE, propone la composición del CA al Director o Decano e informa al cliente de la respuesta de su solicitud.  OACE: recibe la solicitud de nueva especialidad del departamento, envía respuesta de la solicitud, realiza la propuesta del CA y notifica la lista de especialistas para formar el CA.  Decano o Director: revisa la propuesta de CA, propone su composición al Rector o notifica del rechazo de la propuesta al departamento.  Rector: analiza la propuesta del CA, determina su aprobación, de ser afirmativa se emite una Resolución Rectoral aprobando el CA, de no ser así se notifica al Director o Decano de la no aprobación, realiza una solicitud de Carta-Aval al centro correspondiente si no es un programa propio del CA, recibe la carta del centro, realiza un seguimiento con el centro de origen e informa al Departamento Correspondiente de la aprobación y comienzo del programa al recibir su aprobación del Ministro.  Comité Académico: solicita Carta-Aval del Centro de Origen al Rector, elabora el PME, presenta el PME al Consejo Científico si no se cancela, de lo contrario se notifica al Director. o. Decano. de. la. no. aprobación. del. PME,. recibe. las. observaciones. correspondientes si existen y hace las correcciones de ser necesario.  Comité Científico: recibe posible PME, analiza dicha propuesta, de ser aprobada presenta el programa con aval a la COPEP-UCLV de lo contrario envía las correcciones pertinentes al CA.. 4. Anexo # 3. 28.

(38) _______________________________________Capítulo 2: Modelado de Procesos  COPEP-UCLV: recibe el programa con aval, permite su seguimiento enviándoselo a la Comisión ad-hoc, recibe aprobación del programa, emite dictamen (1) y lo envía junto al programa aprobado a la COPEP-MES.  Comisión ad-hoc: recibe el programa, lo analiza, presenta recomendaciones, si lo aprueban lo notifica a la COPEP-UCLV enviando su aprobación, de no ser así lo notifica al CA para que reciba las observaciones necesarias.  COPEP-MES: recibe dictamen (1) y programa aprobado, envía el programa aprobado para su análisis a la comisión correspondiente, emite dictamen (2) y lo envía a al Ministro.  Comisión Correspondiente: recibe el programa y lo analiza, si no tiene objeción notifica a la COPEP-MES de lo contrario notifica al CA de observaciones realizadas.  Ministro: recibe dictamen (2), emite Resolución Ministerial para ejecutar el programa y la envía al Rector.. 2.3.2 PLANIFICACIÓN DE INICIO DE EDICIONES DE PME Actores implicados 5:  Cliente: solicita la edición de PME y recibe respuesta asociada a la solicitud realizada.  Departamento Correspondiente: recibe y analiza la solicitud, propone apertura del PGA en su plan Anual, envía el plan del departamento al Vicedecano de DPG e informa al cliente de la respuesta a su solicitud.  Consejo de Dirección de la Facultad: recibe el plan anual de la facultad, analiza el plan, de ser aprobado informa al Vicedecano de DPG de la aprobación del plan de postgrado anual de la facultad, de no ser así se le notifica al Departamento de su rechazo.  Vicedecano de DPG: recibe plan anual del departamento, condensa o arregla el plan propuesto, envía al consejo de la facultad el plan anual de la facultad, recibe el plan de postgrado, entrega al DPG el plan y realiza su divulgación.  DPG: recibe el plan, lo condensa y publica el plan oferta de postgrado Anual-UCLV.. 2.3.3 PLANIFICACIÓN DE INICIO DE EDICIONES DE PME EN EL EXTRANJERO (ALBA) Actores implicados 6:  Cliente: solicita edición de PME en el extranjero y espera por la respuesta de la misa.. 5. Anexo # 4. 6. Anexo # 5. 29.

(39) _______________________________________Capítulo 2: Modelado de Procesos  Departamento Correspondiente: analiza la solicitud, concilia con posibles PGA con mejor opción, envía la orientación e informa de rechazo al cliente de ser el caso.  CA-PGA: recibe la orientación, prepara expediente de solicitud para impartir Ediciones en el Extranjero (EE), envía el expediente, recibe consideraciones de ser necesario, informa de autorización al cliente directamente y envía documentos oficiales de la matrícula de los estudiantes a la Facultad o Dirección.  DPG: recibe el expediente, lo analiza, si se aprueba envía solicitud de Carta al Rector, de no ser así notifica de las consideraciones necesarias, recibe carta del Rector, realiza seguimiento al Rector, envía expediente con carta del Rector, comunica autorización de impartición y envía autorización para proceder.  DRI: recibe expediente con carta del Rector, prepara convenios si el país no pertenece al alba, de lo contrario solicita programa académico para países del ALBA al MES, recibe la respuesta asociada a dicho programa, envía expediente con los requerimientos si se aprobó, de lo contrario se notifica de su rechazo, realiza convenios y contratos y los envía a la facultad o dirección correspondiente.  Vice-Ministra del MES: recibe expediente con los requerimientos, analiza el expediente, si se aprueba informa autorizo de impartir EE, de lo contrario envía consideraciones al CA PGA.  Facultad o Dirección: recibe autorizo desde DPG, contacta para los convenios y contratos, recibe los convenios y contratos, los archiva, recibe documentos desde CA -PGA y los archiva.  MES: recibe solicitud de programa académico, decide a que CES cubano trasladará la solicitud, traslada la solicitud, informa de rechazo según sea el caso, recibe la propuesta de PME del Rector, analiza la propuesta que posea lo establecido en la Resolución Rectoral No. 44/08, envía la aprobación para su impartición al Rector, de no ser así envía las correcciones a la Facultad o Centro de Investigación/Estudio independiente.  Rector: recibe la solicitud del MES, envía la solicitud a la Facultad o Centro de Investigación/Estudio independiente (FCI/E) correspondiente, informa del rechazo de la solicitud de ser el caso, recibe propuesta de PME, analiza la propuesta, si se aprueba la presenta al MES si no envía las correcciones a la FCI/E, recibe la aprobaci ón desde el MES y envía aprobación para iniciar la edición a la FCI/E.  Facultad. o. Centro. de Investigación/Estudio independiente:. recibe solicitud,. valora. posibilidades para su impartición, si procede solicita la elaboración del PME de lo contrario informa de su rechazo al Rector, recibe respuesta del PME, si se acepta eleva la propuesta al Rector, de lo contrario informa de su rechazo al Rector, recibe correcciones provenientes. 30.

(40) _______________________________________Capítulo 2: Modelado de Procesos del MES, recibe aprobación desde el MES, planifica las acciones, informa de comi enzo de las acciones e inicia las acciones.  Funcionario: elabora o aprueba el PME y envía la respuesta asociada.. 2.3.4 MATRÍCULA DE EDICIONES DE PME Actores implicados 7:  CA-PGA: 3 meses antes de la fecha de inicio hace un resumen del programa, solicita autorización de apertura a DPG, lanza la convocatoria, recibe documentación, envía fotocopia legal a la Secretaría General de la UCLV de ser extranjero, de lo contrario la fotocopia la recibe la Secretaría de Postgrado de Facultad/Dirección, realiza seguimiento con los que matricularon, recibe fotocopia legalizada o cotejada según corresponda, orienta pasar a los. cursos. propedéuticos,. realiza entrevistas, realiza prueba de. comprobación, define dictamen de matrícula, entrega la documentación a la Secretaría de Postgrado de Facultad/Dirección, entrega copia de dictamen de matrícula a DPG y a la Secretaría General de la UCLV, posteriormente crea expediente de Edición-PGA  DPG: recibe la solicitud, la analiza, si se aprueba envía la solicitud al Asesor Jurídico, de no ser así informa del rechazo y recibe copia del dictamen de matrícula.  Asesor Jurídico: recibe la solicitud, analiza la solicitud, si se aprueba redacta Resolución Rectoral (RR) y la envía al rector, de no aprobarse notifica a DPG de su rechazo.  Rector: Recibe RR, la analiza, si es aprobada la firma, de lo contrario informa a DPG de su rechazo.  Secretaría de Postgrado de Facultad/Dirección: recibe fotocopia a cotejar del CA-PGA, la coteja y se la envía, recibe documentación del CA-PGA, archiva la documentación, crea expedientes de los estudiantes, recibe copia de convenios -contratos de DIR, los archiva en el expediente de cada estudiantes, realiza calendario, matricula a los estudiantes, realiza las listas de matrículas por cursos/entrenamientos y realiza actas de avaluaciones.  Secretaría General de la UCLV: recibe fotocopia legal del CA-PGA, la legaliza, se la envía legalizada y recibe una copia del dictamen.  DIR: recibe copia del dictamen del CA-PGA cuando existen extranjeros en el dictamen, confecciona los convenios-contratos a cada estudiante y envía una copia a la Secretaría de Postgrado de Facultad/Dirección.. 7. Anexo # 6. 31.