Análisis del control interno de activos fijos y existencias en la coordinación del MIPRO Guayaquil

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(1)UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA EN CONTADURÍA PÚBLICA “TESIS DE POSGRADO” PARA LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE MAGISTER EN CONTADURÍA PÚBLICA “ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO DE ACTIVOS FIJOS Y EXISTENCIAS EN LA COORDINACIÓN DEL MIPROGUAYAQUIL”. AUTOR: RATTI ARROBA ERICKA SOLANGE. TUTOR: WASHINGTON HIDALGO HIDALGO, MAE. GUAYAQUIL – ECUADOR. JULIO 2018.

(2) REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA. FICHA DE REGISTRO DE TESIS TÍTULO Y SUBTÍTULO: ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO DE ACTIVOS FIJOS Y EXISTENCIAS EN LA COORDINACIÓN DEL MIPRO-GUAYAQUIL. AUTOR:. TUTOR: ING. WASHINGTON HIDALGO HIDALGO, MAE.. RATTI ARROBA ERICKA SOLANGE. REVISOR: INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil. FACULTAD: FACULTAD CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. CARRERA: FECHA DE PUBLICACIÓN:. No. DE PÁGS: 85. TÍTULO OBTENIDO: MAGISTER EN CONTADURIA PÚBLICA. ÁREAS TEMÁTICAS: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL. PALABRAS CLAVE: Coordinación Zonal 5, manual de procedimientos de activos de larga duración. RESUMEN: La investigación se caracterizó por una revisión bibliográfica de documentos contables, informes de gestores de los activos fijos y apoyo de personal que labora en la Coordinación Zonal 5, que facilitaron la compresión de la gestión de estos activos. El objetivo diseñar procedimientos de control interno de bienes de larga duración para el mejoramiento de la información financiera de la Institución. La investigación fue cualitativa, documental y de campo, se emplearon métodos como la observación y la entrevista para recopilar datos que permitan conocer de cerca la gestión de los activos de larga duración, finalmente se propone un manual de procedimiento interno para regular la gestión de estos activos. No. DE REGISTRO No. DE CLASIFICACIÓN: DIRECCIÓN URL (tesis en la web): ADJUNTO PDF: CONTACTO CON AUTOR/ES CONTACTO EN LA INSTITUCIÓN:. x SI Teléfono: 042543032 Nombre: Teléfono: E-mail:. i. NO E-mail: [email protected].

(3) Guayaquil, julio de 2018. CERTIFICACIÓN DEL TUTOR En mi calidad de tutor del estudiante RATTI ARROBA ERICKA SOLANGE, del Programa de Maestría en Contaduría Pública, nombrado por el Decano de la Facultad de Ciencias Administrativas. CERTIFICO: que la tesis de posgrado titulada ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO DE ACTIVOS FIJOS Y EXISTENCIAS EN LA COORDINACIÓN DEL MIPRO-GUAYAQUIL, en opción al grado académico de Magister en Contaduría Pública, cumple con los requisitos académicos, científicos y formales que establece el Reglamento aprobado para tal efecto.. Atentamente. ING. WASHINGTON HIDALGO HIDALGO, MAE TUTOR. ii.

(4) CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD. https://secure.urkund.com/archive/download/40300350-856840-591724. Para fines academicos, CERTIFICO que el trabajo de titulacion “ANALISIS DEL CONTROL INTERNO DE ACTIVOS FIJOS Y EXISTENCIAS EN LA COORDINACION DEL MIPROGUAYAQUIL” perteneciente a la estudiante, CPA. RATTI ARROBA ERICKA SOLANGE con C.I.: 0925061574, tiene 3 % de similitud según el informe del SISTEMA DE COINCIDENCIAS URKUND.. __________________________________________ ING. WASHINGTON HIDALGO HIDALGO TUTOR C.I.: 0918487646. iii.

(5) DEDICATORIA A mi padre Francisco Ratti y a mi madre Ana Luisa Arroba. iv.

(6) AGRADECIMIENTO. A la Universidad de Guayaquil por permitirme lograr un objetivo más en mi formación académica y a mi tutor Ing. Washington Hidalgo, por su guía y apoyo.. v.

(7) DECLARACIÓN EXPRESA. “La responsabilidad del contenido de este trabajo de titulación especial, me corresponden exclusivamente; y el patrimonio intelectual de la misma a la UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL”. RATTI ARROBA ERICKA SOLANGE. vi.

(8) ABREVIATURAS. Orden de Compra. O/C. Orden de Servicio. O/S. Pedido Comprobante de salida. Pecosa. Nota de Ingreso a Almacén. NEA. Recibo de Ingreso. RI. Papeleta de Depósito bancario. DB. Nota de cargo. N/C. Nota de Abono. N/A. Comprobante de pago. C/P. Declaración Jurada. D/J. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. LOCGE. Unidades de tiempo utilizadas o de unidades producidas. UTPE. Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno. LORTI. Contraloría General del Estado. CGE. Servicio de Rentas Internas. SRI. Instituto de Seguridad Social. IESS. vii.

(9) Tabla de contenido Introducción .................................................................................................................................. 1 Planteamiento del problema: ....................................................................................................... 2 Formulación del problema: ........................................................................................................... 4 Justificación: .................................................................................................................................. 4 Objetivo general: ........................................................................................................................... 5 Objetivos específicos:.................................................................................................................... 5 La novedad científica:.................................................................................................................... 5 Capítulo 1 MARCO TEÓRICO ........................................................................................................ 6 1.1 Antecedentes de la investigación ............................................................................................ 6 1.2 Marco teórico .......................................................................................................................... 6 1.2.1 Contabilidad gubernamental ................................................................................................ 6 1.2.2 Objetivos. ......................................................................................................................... 8 1.2.3 Características .................................................................................................................. 9 1.2.4 Importancia .................................................................................................................... 11 1.2.5 Usuarios externos ........................................................................................................... 11 1.2.6 Usuarios internos ............................................................................................................ 13 1.2.7 Divergencia entre la contabilidad gubernamental y general. ......................................... 13 1.2.8 Enfoque legal para el sector privado y público .............................................................. 14 1.2.9 La contabilidad en el sector público ............................................................................... 15 1.2.10 Ambiente tributario en las empresas publicas .............................................................. 16 1.2.11 Compras en el sector público ....................................................................................... 17 1.2.12 Control interno instituciones públicas .......................................................................... 17 1.2.13 Organismo de control en el sector público ................................................................... 17 1.3 Bienes de larga duración ....................................................................................................... 19 1.3.1 Valoración ...................................................................................................................... 20 1.3.2 Clasificación ................................................................................................................... 21 1.3.3 Erogaciones capitalizables ............................................................................................. 22 1.3.4 Disminución y baja......................................................................................................... 23 1.3.5 Control de bienes de larga duración ............................................................................... 27 1.3.6 Depreciación .................................................................................................................. 28 1.3.7 Método de cálculo depreciación. .................................................................................... 30 1.3.8 Contabilización .............................................................................................................. 32 1.4 Marco conceptual .................................................................................................................. 33 1.4.1 Clasificación de las Cuentas del Activo: ........................................................................ 33 1.4.2 Clasificación tradicional:................................................................................................ 33. viii.

(10) 1.4.3 Activo Corriente: ............................................................................................................ 33 1.4.4 Activos Fijos: ................................................................................................................. 34 1.4.5 Activos Intangibles......................................................................................................... 35 1.4.6 Otros Activos: ................................................................................................................ 35 1.5 Marco contextual. .................................................................................................................. 36 1.5.1 Coordinación Zonal 5 ..................................................................................................... 36 1.6 Marco legal............................................................................................................................ 39 1.6.1 Reglamento general para la administración, utilización, manejo y control de los bienes e inventarios del sector público. ................................................................................................. 39 Capítulo 2 MARCO METODOLÓGICO ......................................................................................... 44 2.1 Metodología ...................................................................................................................... 44 2.2 Técnicas............................................................................................................................. 45 2.3 Premisas ............................................................................................................................ 45 2.4 Universo y muestra............................................................................................................ 46 2.5 CDIU – Operacionalización de variables .......................................................................... 46 2.6 Gestión de datos ................................................................................................................ 47 2.7 Criterios éticos de la investigación.................................................................................... 48 Capítulo 3 RESULTADOS ............................................................................................................. 49 3.1 Antecedentes de la unidad de análisis o población. .............................................................. 49 3.1 Diagnóstico, estudio de campo.............................................................................................. 49 3.2 Diagnostico, estudio documental. ......................................................................................... 57 Capítulo 4 DISCUSIÓN................................................................................................................. 60 4.1 Contrastación empírica: ........................................................................................................ 60 4.1.1 Conciliación de Inventarios............................................................................................ 60 4.1.2 Reclasificación de Bienes y Existencia ........................................................................ 62 4.1.3 Registros de Bienes y Existencia .................................................................................. 63 4.2 Limitaciones ......................................................................................................................... 64 4.3 Líneas de investigación: ........................................................................................................ 64 4.4 Aspectos relevantes ............................................................................................................... 65 Capítulo 5 PROPUESTA ............................................................................................................... 66 5.1 Objetivo ................................................................................................................................. 67 5.2 Campo de aplicación ............................................................................................................. 67 5.3 Definiciones generales .......................................................................................................... 67 5.4 Responsabilidades ................................................................................................................. 69 5.5 Procedimiento de requerimiento ........................................................................................... 71 Reconocimiento de los Activos Propiedad, Planta y Equipo .................................................. 71 Recepción de Bienes ............................................................................................................... 74. ix.

(11) Custodia de Bienes .................................................................................................................. 74 Contabilización de los bienes de Activos Propiedad, Planta y Equipo. .................................. 74 5.6 Baja o venta de activos propiedad planta y equipo ............................................................... 75 Generalidades: ......................................................................................................................... 75 Procedimiento para eliminación de bienes del Activo PPE .................................................... 75 5.7 Toma física de activos propiedad, planta y equipos .............................................................. 76 Conclusiones ............................................................................................................................... 77 Recomendaciones. ...................................................................................................................... 78 Bibliografía .................................................................................................................................. 79 Apéndice A .................................................................................................................................. 81 Apéndice B .................................................................................................................................. 82 Apéndice C................................................................................................................................... 83 Apéndice D .................................................................................................................................. 84 Apéndice E ................................................................................................................................... 85. x.

(12) ÍNDICE DE TABLAS. Tabla 1: Aspectos legales que rigen el sector público y privado en Ecuador……. 14. Tabla 2: Catalogo general de cuentas……………………………………………. 22. Tabla 3: tabla de depreciación en años de activos de larga de duración……….... 29. Tabla 4: Registro de la depreciación para activos fijos…………………………... 32. Tabla 5: Saldos contables de la Coordinación Zonal 5 de 2014, 2015 y 2016…… .39. Tabla 6: Saldos contables comparativos registros en libros e inventario físico…. .57. Tabla 7: Bienes que deben ser depurados………………………………………… 59. Tabla 8: Tabla de depreciación………………………………………………….. xi. 73.

(13) ÍNDICE DE FIGURAS. Figura 1: Proceso para formalizar la compra de bienes de larga duración…….. 26. Figura 2: Zona de influencia Coordinación Zonal 5……………………………. 36. Figura 3: Organigrama estructural de la Coordinación Zonal…………………. 37. Figura 4: distribución de la muestra sobre la codificación de los bienes………. 49. Figura 5: existencia de manual de procedimiento interno……………………… 51 Figura 6: ubicación incorrecta de los bienes de la institución…………………. 52. Figura 7: distribución de la muestra nivel correcto de depreciación…………... 53. Figura 8: distribución de la muestra constataciones físicas……………………. 54. Figura 9: distribución de la muestra sobre reclasificación de los activos……... 55. Figura 10: distribución de la muestra sobre gestión de existencias……………. 56. xii.

(14) RESUMEN. La presente investigación titulada análisis del control interno de activos fijos y existencias en la Coordinación del MIPRO-Guayaquil se enfoca en la revisión de documentos contables, informes de gestores y apoyo de personal que labora en la Coordinación Zonal 5, que facilitaron la compresión de la gestión de estos activos. El objetivo diseñar procedimientos de control interno de bienes de larga duración para el mejoramiento de la información financiera de la Institución. La investigación fue cualitativa, documental y de campo, se emplearon métodos como la observación y la entrevista para recopilar datos que permitan conocer de cerca la gestión de estos activos. Se concluye que el proceso de inventario físico no sigue ningún método, son realizadas de forma empírica y sin control; evaluada la información contable se pudo determinar que la depredación de los activos fijos no se la ha estado realizando de acuerdo a la norma contable establecida. Los bienes y existencias están sobrevalorados en libros, los saldos son irreales y el proceso de control interno es inexistente, falta registro de ingresos, algunos bienes están en departamentos distintos a los que los solicitaron inicialmente, algunos están en desuso o deteriorado, los custodios desconocen la ubicación exacta de los bienes, no se han realizado reclasificación de bienes y no se dispone de registros o formularios que formalicen las operaciones que involucren activos fijos. Ante esta realidad se propone un manual de procedimiento interno para regular la gestión de estos activos.. Palabras clave: Coordinación Zonal 5, activos de larga duración, manual de procedimientos interno de activos fijos.. xiii.

(15) ABSTRACT. The present investigation titled analysis of the internal control of fixed assets and stocks in the coordination of the MIPRO-Guayaquil focuses on the review of accounting documents, reports of managers and support of personnel that works in the Zonal Coordination 5, which facilitated the compression of the management of these assets. The objective is to design internal control procedures for long-term assets for the improvement of the Institution's financial information. The research was qualitative, documentary and field, methods such as observation and interview were used to gather data that allow to know closely the management of these assets. It is concluded that the physical inventory process does not follow any method, they are performed empirically and without control; Once the accounting information was evaluated, it could be determined that the depredation of the fixed assets has not been carried out according to the established accounting standard. The goods and stocks are overvalued in books, the balances are unreal and the process of internal control is non-existent, there is no record of income, some goods are in departments different from those that initially requested them, some are in disuse or deteriorated, the custodians are unaware the exact location of the assets, there have been no reclassification of assets and no records or forms are available to formalize operations involving fixed assets. Faced with this reality, an internal procedure manual is proposed to regulate the management of these assets. Key words: Zonal Coordination 5, long-term assets, internal procedures manual of fixed assets.. xiv.

(16) 1. Introducción. El presente trabajo comprende el estudio de los activos fijos y existencias en la Coordinación Zonal 5. La importancia de los activos fijos y existencias así definido queda ejemplificado si se observan el alto grado de participación en los activos totales de la Coordinación Zonal 5. Solamente la inversión de bienes entre el periodo 2013 al 2106 supera el millón seiscientos mil dólares americanos.. El tema de la gestión de los activos de larga duración y existencia tiene relevante importancia debido a que está relacionado directamente con la productividad de toda organización. En las empresas públicas el control lo realiza la Contraloría General del Estado, la que emite resoluciones que pueden desembocar asuntos administrativos o penales.. La gestión contable de los activos de larga duración está regida por la normativa de contabilidad gubernamental emitida por el Ministerio de Finanzas. Se determina la obligatoriedad de la Normativa de Contabilidad Gubernamental para el Gobierno General, constituido por el Gobierno Central, los Gobiernos Autónomos Descentralizados; y, otras entidades que determine el Ministerio de Finanzas.

(17) 2. Planteamiento del problema:. El Ministerio de Industrias y Productividad (MIPRO), es una institución pública que tiene como misión “Formular y ejecutar políticas públicas, para la transformación del patrón de especialización industrial, que genere condiciones favorables para el Buen Vivir”. Trabaja de forma articulada con el Consejo Sectorial de la Producción, en la elaboración de planes sectoriales de cada institución, que tiendan a reactivar el sector productivo, fomentar la inversión y la generación de empleo sostenible; además de coordinar las políticas y estrategias para que dichos planes sean considerados en el plan económico del Estado. El MIPRO cuenta con 7 coordinaciones zonales:  Zonal 1: Imbabura, Carchi, Esmeraldas, Sucumbíos  Zonal 2: Pichincha, excepto Quito, Napo y Orellana  Zonal 3: Tungurahua, Chimborazo, Cotopaxi y Pastaza  Zonal 4: Manabí y Santo Domingo de los Tsáchilas  Zonal 5: Guayas, Bolívar, Los Ríos y Santa Elena  Zonal 6: Azuay, Cañar y Morona Santiago  Zonal 7: Loja, Machala y Zamora Chinchipe Como toda institución pública cuenta con activos para gestionar sus actividades, los mismos que la Contraloría General del Estado (CGE) los clasifica como: a) Bienes de Propiedad, Planta y Equipo b) Bienes de Control Administrativo c) Inventarios La Contraloría General del Estado emitió el “Reglamento general para la administración, utilización, manejo y control de los bienes e inventarios del sector Público”, con el objetivo de “Regular la administración, utilización, manejo y control de los bienes e inventarios de propiedad de las instituciones, entidades y organismos del.

(18) 3. sector público y empresas públicas, comprendidas en los artículos 225 y 315 de la Constitución de la República del Ecuador, entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos en los términos previstos en el artículo 211 de la Constitución de la República del Ecuador y en los artículos 3 y 4 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, y para los bienes de terceros que por cualquier causa se hayan entregado al sector público bajo su custodia, depósito, préstamo de uso u otros semejantes”. La Contraloría General del Estado ha examinado la gestión de control de los bienes y existencias pertenecientes a la Coordinación Zonal 5 del Ministerio de Industrias y Productividad, y ha emitido observaciones porque según el ente controlador se han incumplido normas y reglamentos. Los bienes y existencias no se encuentren conciliados y debidamente registrados en los libros contables, pero además a simple vista se puede evidenciar que el personal contable y encargado de la gestión de inventarios de larga duración no cuenta con la capacitación correspondiente, no cuentan con un sistema de control de existencias; la toma física de inventarios no es la adecuada, no existen fichas donde se formalice las transacciones de activos, inclusive no se realizan la valoración de los bienes, lo que genera inconsistencias en los registros manuales realizados por el Guardalmacén, en otras palabras es ineficiente la gestión de los inventarios de activos fijos y existencias. Estas inconsistencias en la gestión de activos de larga duración deben ser corregidas para evitar sanciones administrativas a los servidores y normalizar la gestión de los activos fijos para que los datos contables representen la situación real en la que se encuentra la entidad..

(19) 4. Formulación del problema:.  ¿Cómo aplicar el Reglamento general para la administración, utilización, manejo y control de los bienes e inventarios del sector Público, emitido por CGE?  ¿Qué bases teóricas sustentan la correcta conciliación contable de los bienes e inventarios?  ¿Qué metodología de la investigación se debe aplicar en este estudio?  ¿Qué políticas de gestión de inventario se deben emplear?. Justificación:. La justificación práctica de la investigación se sustenta en la realidad de que son siete las coordinaciones zonales del MIPRO, algunas también están afectadas por la inadecuada gestión de inventarios y observadas por la CGE, es decir pasan por problemas similares al MIPRO de la zona cinco; la propuesta a la solución de la problemática podrá ser replicada en todas las coordinaciones zonales, gestionando de manera eficiente y apegada a normativa legal vigente.. La justificación teórica está basada en la observación y estudio de fundamentos teóricos sobre gestión de inventarios y experiencias de otros investigadores sobre el tema. La gestión de inventarios no es un tema nuevo, existen muchos textos que analizan el tema desde una visión cuantitativa a cualitativa, pero todos apuntan a modelos eficientes.. La investigación tiene una justificación metodológica porque la elaboración y aplicación de los métodos de gestión de inventarios implica el uso de métodos.

(20) 5. científicos comprobados, además los resultados obtenidos podrán ser sistematizados y organizados para ser aplicado en otras instituciones.. Objetivo general:. Diseñar procedimientos de control interno de bienes de larga duración para el mejoramiento de la información financiera en la Coordinación Zonal 5.. Objetivos específicos:.  Evaluar los procedimientos de control internos de activos fijos, para identificar los puntos de mayor conflicto.  Evaluar la información contable para valorar el estado actual de los activos fijos.  Establecer un manual de control interno de bienes de larga para la Coordinación Zonal 5.. La novedad científica:. La gestión de inventario basada en la realidad de una empresa pública es una buena forma para analizar las actividades, ordenarlas y configurarlas para detectar errores a tiempo, evitar observaciones de los entes controladores que terminan en sanciones administrativas y posiblemente penales..

(21) 6. Capítulo 1 MARCO TEÓRICO. 1.1 Antecedentes de la investigación. Los trabajos utilizados como fuente de información secundaria en la presente investigación y que contribuyen en la construcción del Marco Teórico son: el libro de Contabilidad Gubernamental, escrito por Willian Medina Castillo, Zaida Morocho Román, en el año 2015 y patrocinado por la Universidad Técnica de Machala; también se considera el trabajo de graduación titulado “Procedimientos de control para bienes de larga duración y su incidencia en la información financiera del departamento centralizado de idiomas de la Universidad Técnica de Ambato”, presentado por Lorena Fernanda Barona López, en el año 2014.. 1.2 Marco teórico 1.2.1 Contabilidad gubernamental. Todas las empresas sean públicas o privadas deben contar con un sistema contable que les permita registrar sus operaciones transaccionales, que a su vez les facilite el desarrollo de estados financieros que reflejen la situación económica y financiera real de la organización, en las empresas públicas se emplea la contabilidad gubernamental. La contabilidad gubernamental, es el sistema de control y registro de los ingresos y gastos, que emplean las empresas del Estado para registrar sus operaciones financieras. Transacciones realizadas con otras personas naturales o jurídicas. De acuerdo al Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras (ILCF), este tipo de.

(22) 7. contabilidad, facilita la cuantificación y registro en términos monetarios de todas las transacciones, actividades y programaciones ejecutadas por el Estado, y demás instituciones públicas que la componen (Medina & Morocho, 2015). Entre sus fines están:  Aprobar las normas y reglamentos que permitan homogenizar la contabilidad pública con la privada.  Elaborar el plan de cuentas con el cual se guiará la gestión de la contabilidad en las instituciones públicas.  Permite rendir cuentas de la gestión administrativa con bases sólidas y sustentables.  Permite realizar proyecciones presupuestarias. Contabilidad gubernamental es definida en el Art. 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado dice: “La contabilidad gubernamental, como parte del sistema de control interno, tendrá como finalidades establecer y mantener en cada institución del Estado un sistema específico y único de contabilidad y de información gerencial que integre las operaciones financieras, presupuestarias, patrimoniales y de costos, que incorpore los principios de contabilidad generalmente aceptados aplicables al sector público, y que satisfaga los requerimientos operacionales y gerenciales para la toma de decisiones, de conformidad con las políticas y normas que al efecto expida el Ministerio de Economía y Finanzas.” (Contraloria General del Estado, 2002, pág. 4) La contabilidad gubernamental, es la ciencia que se basa en los principios, procesos, regulaciones y procedimientos de los registro de las actividades económicos,.

(23) 8. registros que se realizan de forma metodológica y cronológica, en las organizaciones del sector público no financiero. Esta contabilidad integra las operaciones transaccionales relacionadas con el patrimonio, pasivos y activos, gastos e ingresos, con las proyecciones presupuestadas (partidas para gastos e ingresos), con el fin de proporcionar información oportuna y confiable a las partes interesadas de la información financiera y además para contribuir al cumplimiento de los objetivos institucionales (Burbano, 2011).. 1.2.2 Objetivos.. La contabilidad gubernamental por ser un sistema especializado con características originales, según (Burbano, 2011) tiene los siguientes objetivos: Proponer para el uso de empresas público que no pertenezcan al sector financiero, técnicas contable que puedan ser implementadas por todas estas instituciones, para lo cual se implementa un plan de cuenta único, el mismo que se estructura de acuerdo a las actividades que desempeña en el sector público, en otras palabras el plan de cuenta particular se diseña, tomando como base el catálogo general de cuentas, de este universo se selecciona las cuentas necesarias para gestionar la contabilidad en empresas de sectores como la salud, social, defensa, etc. Facilitar la gestión administrativa, con énfasis en la toma de decisiones, mediante la provisión de información confiable, efectiva y pertinente de los movimientos operativos realizados por la organización, con el fin de que se preserve el recurso monetario de todas las instituciones, recursos que se asignan de los fondos del Estado mediante partidas presupuestarias..

(24) 9. Aprobar la admisión y ejecución de procesos, políticas y normas, que tiendan a lograr la eficiente gestión y control del gasto, que se ejecute buscando los objetivos y fines de la institución pública. Facilitar la investigación y estudios comparativos, que permitan medir la eficiencia en la administración de los recursos públicos Atender todas las solicitudes de información que requieran los organismos internos y externos, la comunidad en general y otras personas (naturales o jurídicas) interesadas. Socializar la información sobre las actividades y logros alcanzados por los gestores de las instituciones públicas con la comunidad, con la finalidad de concientizar a la sociedad sobre la administración de los recursos públicos y vincularlos a los objetivos institucionales. Integrar todas las actividades realizadas por la institución, incluyendo las operaciones patrimoniales, que deben ajustarse a las de presupuesto, considerando todas las prácticas legales vigentes. Permitir el acceso a la información a todas las instancias de control y evaluación de la administración pública, con la finalidad de transparentar el uso eficiente de los recursos públicos.. 1.2.3 Características. Dentro de los rasgos específicos de la contabilidad gubernamental, según (Cano, 2013) se puede considerar las siguientes: Admitirá en las instituciones del Estado que pertenecen al sistema no financiero un pertinente control en la repartición de los egresos e ingresos que el gobierno le asigna;.

(25) 10. Registrará todas las transacciones realizadas en materia económica, presupuestaria y financiera, considerando todas las disposiciones legales actuales en el país; Completará en las empresas públicas, el registro de todas las actividades relacionadas con el patrimonio con las asignaciones presupuestadas, en el diario general, las transacciones de patrimonio se registran por partida doble, mientras que las transacciones de operación presupuestarias se registran por partida simple; La aplicación de la contabilidad gubernamental es de carácter obligatorio en las instituciones del sector público no financiero. Permite un registro de las transacciones operativas secuencial, cronológico y sistemático y facilita el uso del catálogo de cuentas general y el registrador de gastos e ingresos, como herramienta única y uniforme; Proporciona información verídica, de confianza y oportuna, para que los administradores de las instituciones públicas, tomen decisiones acertadas, que contribuyan al cumplimiento de los objetivos de la entidad, apoyen el bienestar de la colectividad y todo el país; Revelan las operaciones y transacciones ejecutadas por los entes públicos, con la finalidad de identificar el destino de los recursos monetarios entregados por el gobierno nacional; Permite construir y establecer los costos asumidos por cada institución dedica a la fabricación de bienes o servicios, principalmente en las instituciones que se dedican a ejecutar programas de índole social y en aquellas que se dedican a ejecutar proyectos de construcción de materiales. La información de tipo financiero que se produce, contribuye a que los entes de control realicen los procesos de control, como las auditorías, que permiten comprobar el.

(26) 11. cumplimiento de las prácticas contables, de financiamiento y las de presupuesto, previamente establecidas por el Ministerio de Economía y Finanzas.. 1.2.4 Importancia. La contabilidad gubernamental sustenta su importancia en la permisividad de todas las instancias de control, sean estas internas o externas, que tienen como finalidad vigilar el uso de los recursos públicos por parte de las instituciones que lo reciben de parte del gobierno central, para el cumplimento de los objetivos para las cuales fueron fundadas. Con estas herramientas los administradores de las instituciones transparentan su gestión frente a los órganos de control y comunidad, controlan el uso de los recursos, toman decisiones eficientes y cumplen con los objetivos institucionales, que benefician a toda una comunidad, de un sector o de todo el país. Además se puede afirmar que es importante porque facilita el análisis de los resultados obtenidos en un periodo determinado, y de la gestión realizada por los administradores que están a la cabeza de las instituciones, permite cuantificar el cumplimiento del presupuesto otorgado, además facilita la obtención de métricas que miden el cumplimiento de los objetivos del ente público.. 1.2.5 Usuarios externos. El Estado.- es el principal usuario de la información que proporciona la contabilidad gubernamental, la utiliza para cuantificar el patrimonio de las instituciones públicas, conocer sobre la situación financiera y económica real con la finalidad de tomar decisiones..

(27) 12. Asamblea Nacional.- la función legislativa tiene la autoridad para solicitar información a todas las instituciones públicas, con la finalidad de cumplir con su función de fiscalizar sus actividades realizadas. Contratistas del Estado.- son los proveedores de bienes o servicios a las instituciones del Estado, necesitan de la información que procesa la contabilidad gubernamental, para con base a la información, poder determinar el nivel de cumplimiento de las obligaciones contraídas con las entidades estatales. Instituciones de control.- Las instituciones que controlan las actividades de los entes públicos, lo hacen tomando como base la información proporcionada por la contabilidad gubernamental, desde aquí inicia su labor de control, revisando los procesos contables y el fiel cumplimiento de las normas por parte de la entidad pública, entre los entes controladores están: la Contraloría General del Estado (CGE), Servicio de Rentas Internas (SRI), Ministerio de Relaciones Laborales, Instituto de Seguridad Social (IESS). Analistas.- los analistas financieros y económicos a partir de la información que presentan los entes del sector público no financiero, analizan el estado económico del Ecuador. Mediante su evaluación pueden determinar el impacto de las políticas sobre la económica y finanzas públicas, y concluir el cumplimiento o no de los objetivos planteados. Organismos internacionales.- el comportamiento económico del país es observado con atención por organismos, agencias y gobiernos internacionales, ellos se encargan de presentar indicadores que luego son tomados por interesados para evaluar la salud económica y financiera del país. Los fines de estas observaciones son muchos, pero el más relevantes es el impacto de las decisiones financieras sobre bienestar social para la población..

(28) 13. 1.2.6 Usuarios internos. Funcionarios.- los administradores de las instituciones públicas son los primeros interesados en conocer los resultados de su gestión, por ello son usuarios internos de la información contable. Esta información basa las decisiones de las diferentes acciones que cada institución pública debe desarrollar para contribuir al bien de la población. Servidores públicos.- este grupo de colaboradores necesitan conocer la situación económica y financiera de la institución pública donde labora para asegurar su estabilidad laboral y el cumplimiento de la cancelación de sus sueldos y salarios.. 1.2.7 Divergencia entre la contabilidad gubernamental y general.. La contabilidad general es muy útil en la actividad comercial, las empresas privadas ven en ella las herramientas adecuadas para registrar sus transacciones, de forma ordenada y siguiendo un orden cronológico, lo que facilita su aplicación e interpretación de los resultados. Como consecuencia de lo antes descrito, la contabilidad general es aplicada por empresas de producción, comercio o servicios, es decir que venden bienes o servicios. Esta contabilidad facilita la cuantificación de los resultados operacionales, que pueden concluir en pérdida o utilidad en la gestión de la empresa durante el periodo comercial. Por otro lado la contabilidad gubernamental es aplicada en los entes que pertenecen al sector público, con la finalidad de establecer el uso de los recursos públicos entregados a los funcionarios, considerando que los recursos provienen del erario nacional (Medina & Morocho, 2015)..

(29) 14. 1.2.8 Enfoque legal para el sector privado y público. En este párrafo se pretende revisar las principales similitudes y diferencias legales que se presentan en el sector público comparándolo con el privado, comparando los reglamentos y norman que los vinculan, también los entes que las gobiernan y las actividades reguladas. Este enfoque facilita la diferenciación entre las leyes que gobiernan las actividades comerciales de las gubernamentales. Tabla 1 Algunos de los aspectos legales que rigen el sector público y privado en Ecuador.. SECTOR PÚBLICO Ámbito contable Norma técnica de contabilidad gubernamental Normas técnicas de presupuesto Principios de contabilidad generalmente aceptados Ámbito tributario LORTI, RLORTI, Ley Orgánica de Empresas Públicas Ámbito laboral Trabajador: código del trabajo Empleador: LOSEP Compras de bienes y servicios Institución: SERCOP Regula: LOSNCP y Reglamento LOSNCP Control interno Normas de control interno para el sector público Reglamento sustitutivo de bienes del sector publico Organismos de control Contraloría General del Estado Ministerio de Finanzas Servicio de Rentas Interno Ministerio del Trabajo IESS. SECTOR PRIVADO Ámbito contable Norma internacionales de información financiera Normas internacionales de contabilidad Principios de contabilidad generalmente aceptados Ámbito tributario Código tributario, LORTI, RLORTI, Código orgánico de producción y comercio exterior Ámbito laboral Trabajador: código del trabajo Empleador: código del trabajo Compras de bienes y servicios Institución: SRI Regula: LORTI y reglamento LORTI Control interno Normas internacionales de auditoria (NIAS) Normas de auditoria generalmente aceptadas (NAGA) Organismos de control Superintendencia de compañías Servicio de Rentas Interno Ministerio del Trabajo IESS. Nota: Tomado de “Contabilidad Gubernamental I.” por Medina & Morocho, 2015, pág. 31.

(30) 15. Con el afán de facilitar la observación de las diferencias entre el enfoque estatal y comercial se elabora la Tabla 1, donde se presentan algunos de los rasgos, vistos de los dos ámbitos tanto del sector público como del privado vigente en Ecuador. A continuación se presentan las diferencias y seguidamente se describe cada uno de los enfoques legales vigentes en el país que se pueden aplicar tanto en el sector público como en el privado.. 1.2.9 La contabilidad en el sector público. El Ministerio de Finanzas es el ente que reglamenta la contabilidad en el sector público, emite los procesos y normas que deben seguir las instituciones públicas para registrar las transacciones operacionales que evidencian las actividades desarrolladas en el periodo. Desde este ministerio se desprenden las normas técnicas de contabilidad gubernamental, donde se albergan las normas que reglamentan el registro secuencial, cronológico y sistemático de los sucesos económicos. Son las normas técnicas de contabilidad gubernamental (NTCG) las que guían al personal contable de las instituciones públicas en el registro de todos los hechos económicos que se ejecutan durante las operaciones cotidianas de la institución. Estas normas gobiernan la secuencia, el sistema y la cronología de los registros. Las NTCG son de uso exclusivo de las instituciones públicas, pero tienen su origen en los principios de contabilidad generalmente aceptados, es decir no son normas aisladas del ámbito contable general. También encontramos disposiciones y regulaciones que la Subsecretaría puede dictar para poder realizar un eficiente registro en la parte contable, siempre basados en los principios de contabilidad generalmente aceptados..

(31) 16. Las empresas públicas, sus subsidiarias y filiales no están en la obligación de llevar contabilidad aplicando Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental. La contabilidad que lleven las empresas públicas estará basada en los principios de contabilidad, de general aceptación y de las Normas Internacionales de Contabilidad (Medina & Morocho, 2015, pág. 32).. 1.2.10 Ambiente tributario en las empresas publicas. Las instituciones del Estado, que persiguen la satisfacción de las necesidades de la colectividad, dentro de las disposiciones que la (Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, 2015) establece en el Art. 9 “que para fines de la determinación y liquidación del impuesto a la renta, están exonerados exclusivamente los ingresos señalados en el literal 2, donde se hace referencia a los obtenidos por las instituciones del Estado y por las empresas públicas reguladas por la Ley Orgánica de Empresas Públicas, por lo tanto no están en la obligación de presentar declaración de impuesto a la renta” Sin embargo se debe considerar principios como sujetos pasivos para la determinación tributaria, en otras palabras, las instituciones públicas deben considerar las normas y procedimientos aplicados en la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno (LORTI) y su reglamento, cuando adquieran bienes o servicios..

(32) 17. 1.2.11 Compras en el sector público. Las instituciones públicas cuando necesitan bienes y servicios, necesarios para el cumplimiento de sus obligaciones u objetivos, desde 2008 el gobierno creo el Instituto Nacional de Contratación Pública (INCOP), que después de algunos años pasa a llamarse SERCOP, Sistema Nacional de Contratación Pública, este entidad es el encargado de regular las compras de bienes y servicios para todos los entes públicos, considerando las disposiciones que se encuentran en la (Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Publica,, 2008) y el Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, aquí se detallan los mecanismos y procedimientos necesarios para acceder a la contratación pública y cumplir con la adquisición de bienes o servicios.. 1.2.12 Control interno instituciones públicas. La Contraloría General del Estado es la institución encargada de controlar la gestión de las entidades públicas y la que emite conclusiones que pueden vincular a los funcionarios con imprecisiones en la gestión de la entidad pública. La Contraloría para tal efecto considera las normas de control interno para el sector público y el reglamento sustitutivo de bienes del sector público, con la finalidad de transparentar las operaciones de cada institución.. 1.2.13 Organismo de control en el sector público. Las instituciones encargadas de controlar y vigilar las operaciones administrativas, financieras y económicas realizadas por las instituciones públicas, con la finalidad de comprobar el uso de los recursos asignados por el Estado son:.

(33) 18. Contraloría General del Estado: esta institución amparada en el art. 221 de la Constitución del Ecuador que hace referencia a las competencias que tiene la entidad, indica que “Es un organismo técnico encargado del control de la utilización de los recursos estatales y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos” (Contraloria General del Estado, 2015, pág. 112). Ministerio de Finanzas: esta institución es la encargada de especificar y administrar la política relacionada con aspectos económicos y financieros del Estado, es ella la que emite las normas relacionadas con presupuesto, contabilidad y tesorería.. Servicio de Rentas Internas: es una institución técnica y dispone de autonomía operativa, entre sus atribuciones esta la recaudación de los tributos, vigilar en cumplimiento de las normas tributarias a personas jurídicas y naturales. Esta institución es la que ejecuta la política tributaria interna.. Ministerio del Trabajo: este ente público desarrolla, presenta y vigila el cumplimiento de políticas, normas, programas y planes enfocados a elaborar un sistema que legalice las relaciones laborales entre patrono y empleados tanto del sector público como privado.. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS): esta institución tiene autonomía operativa y financiera, conforma el sistema ecuatoriano de seguridad, entre sus competencias está la de ejecutar el seguro universal obligatorio..

(34) 19. 1.3 Bienes de larga duración La gestión de los bienes de larga duración está regulada por la norma técnica de contabilidad gubernamental, la misma que determina los criterios técnicos para la valoración, reconocimiento, baja y revisión de los bienes de larga duración, exceptuando cuando este es objeto de pérdida. Esta norma presenta la forma como debe contabilizarse los bienes de larga duración, estos procesos son de observación obligatoria para todo funcionario encargado de la gestión contable (Ministerio de Finanzas Ecuador, 2007):. Costo de adquisición: se conoce como costo de compra al precio que la entidad pagó por el bien al momento de adquirirlo.. Valor de donación: es el valor establecido por la entidad donante en el acta de entrega del bien y si el bien no tiene precio entonces el valor es fijado por la institución que recepta el bien, considerando el precio de mercado.. Valor contable: se dice del precio de compra o de donación del bien, considerando los incrementos o disminuciones que el bien haya tenido durante su vida útil.. Valor en libros: se dice del valor contable al que previamente se le ha descontado las respectivas depreciaciones durante su uso. La norma técnica de contabilidad gubernamental determina cinco rasgos que deben ser considerados para que un bien pueda ser considerado como de larga duración..  Debe ser de propiedad privativa de la institución..

(35) 20.  Debe de estar destinado a las labores operativas, administrativas y/o productivas de la institución.  Debe generar beneficios económicos futuros.  Debe tener una vida mayor a un año.  Debe tener un costo de adquisición igual o mayor a cien dólares ($ 100). 1.3.1 Valoración La valoración de los bienes de larga duración que se registran en las cuentas contables, debe ser el mismo que consta en la factura de compra, cuando se trata de un bien importado al precio se le debe sumar los gastos propios de comercio exterior como flete, seguro, impuestos, tasas y otros valores vigentes a la fecha de la importación; además se le debe agregar todos los valores que sean necesario hasta que el bien este en condiciones operativas o funcionando adecuadamente, cumpliendo con la función específica para lo cual fue adquirido. Por otro lado se descuenta todo valor que se considere como descuento o rebaja comercial (Medina & Morocho, 2015).. Para la adquisición de un bien se debe considerar las normas que exige el portal de comprar públicas, el bien debe constar en el presupuesto de la institución, detallar en el pedido características comunes y específicas que sean necesarios considerar, así como todos los gastos que sean necesario incurrir hasta que el bien se ponga en marcha o funcionando. Otra consideración importante para calcular el valor del bien son las capacitaciones a la que debe someterse al personal que operará el bien de larga duración.. En caso de que el bien sea financiado con fondos de terceros o por el Banco del Estado, los interés que genera la transacción de financiamiento, en la medida en la que.

(36) 21. paguen pasaran a formar parte del costo del artículo, hasta cuando el bien duradero entre en funcionamiento u operatividad, desde este momento todo los pagos generados serán considerados como gastos.. 1.3.2 Clasificación. La clasificación de los bienes de larga duración es la siguiente:. Bienes Muebles: esta clasificación agrupa todos aquellos bienes que se puedan movilizar o transportar de un sitio a otro, ejemplo: muebles, vehículos, herramientas, maquinarias y equipos, entre otros.. Bienes Inmuebles: este conjunto agrupa aquellos bienes que no se pueden transportar o movilizar de un lugar a otro, como por ejemplo: terrenos, locales, residencias, edificios, entre otros.. Estos dos grandes grupos de bienes de larga duración se los puede clasificar de acuerdo al uso.. Bienes de administración: en esta clasificación están los bienes destinados a las actividades operativas que se ejecutan en los diferentes departamentos que forman parte de la institución.. Bienes de producción: este conjunto está conformado por todos los bienes que se utilizan en las producciones.. Bienes de proyectos: en este conjunto están aquellos bienes usados para la planificación y ejecución de programas o proyectos de la institución..

(37) 22. Bienes de programas: se dice de aquellos bienes que participan en la planificación y aplicación de recursos utilizados para incrementar la calidad de vida de la población.. Según el catálogo general de cuentas los bienes de larga duración se dividen en: Tabla 2 Catálogo general de cuentas. CÓDIGO CUENTAS 14. Inversiones en bienes de larga duracion: Incluye los activos muebles e inmuebles; conformados por los recursos de bines de administracion y de produccion.. 141. Bienes de administracion Comprenden las cuentas que registran y controlan los bienes muebles e imnuebles, desstinados a actividades administrativas y operaciones. 142. Bienes de produccion Comprenden las cuentas que registran y controlan los bienes muebles e imnuebles, desstinados a actividades productivas.. 144. Bienes de proyectos Comprenden las cuentas que registran y controlan los bienes muebles e imnuebles, desstinados a actividades de proyectos. 145. Bienes de programas Comprenden las cuentas que registran y controlan los bienes muebles e imnuebles, desstinados a actividades en programas. Nota: Tomado de (Loja & Monge, 2015, pág. 24). 1.3.3 Erogaciones capitalizables Todos aquellos gastos de dinero que ejecutan para mejorar el valor contable de los bienes son consideradas erogaciones capitalizables. Tradicionalmente las erogaciones se clasifican en:.

(38) 23. Las adiciones: es el aumento de la capacidad de producción de un bien, se puede citar como ejemplo las ampliaciones de edificios o añadidura de este tipo de erogación es la construcción de pisos adicionales en un edificio.. Las mejoras: se llama así a las inversiones que se emplean para corregir las condiciones del bien, estas mejoras dan como resultado la revalorización del bien.. Las reparaciones extraordinarias: se dice de aquellos desembolsos importantes que contribuyen a dilatar el tiempo de vida útil del activo de larga duración. Por ejemplo, las reparaciones a las que son metidas algunas máquinas.. Todos estos desembolsos se registradas como erogaciones capitalizables, porque las mismas incrementan el valor contable del activo de larga duración. Mientras que erogaciones que disminuyen el valor de los bienes son los costos de los repuestos o piezas que son reemplazadas y también las correspondientes depreciaciones.. Por otro lado, se considera gastos de gestión aquellos desembolsos de dinero para reparaciones, conservación y mantenimiento de la capacidad instalada del activo. Se los considera de esta manera porque el efecto del desembolso es para conservar el bien en condiciones óptimas de servicio (Loja & Monge, 2015).. 1.3.4 Disminución y baja Se da de baja a los activos de larga duración generalmente cuando se presentan algunas de las siguientes situaciones:.

(39) 24. Venta del bien: esta situación se presenta cuando se procede a la venta del bien de larga duración debido al cumplimiento de su vida útil, con la intención de ser cambiado por uno diferente.. Para el tratamiento contable se considera el ingreso monetario que tiene la institución por la venta del activo de larga duración, para la entrega del bien depreciado la institución tiene el derecho a recibir una determinada cuantía económica.. La partida doble se forma con cuentas por cobrar venta de activos no financieros, contra la cuenta venta de bienes y servicios. La primera es la cuenta 11324 y la segunda es la cuenta 624. “El derecho monetario a percibir por el traspaso de dominio de los bienes de larga duración, se registrará con débito en la cuenta 113.24 “Cuentas por Cobrar Venta de Activos no Financieros” y crédito en la contra cuenta del subgrupo 624 "Venta de Bienes y Servicios" que corresponda. La utilidad o pérdida ocurrida en la transferencia se obtendrá aplicando el método indirecto, comparando el ingreso obtenido menos el costo de ventas.” (Ministerio de Finanzas, 2010, pág. 28).. Baja activos fijos según el Ministerio de Finanzas se puede dar de baja de un activo fijo por las siguientes situaciones:.  Robo del activo.  Cuando se haya vuelto obsoleto..

(40) 25.  Destrucción por un desastre fortuito, como choque, terremoto, incendio, etc.  Cuando haya completado su ciclo de depreciación.. “La exclusión de inventario por la baja de bienes de larga duración, deberá registrarse eliminando el valor contable del bien y la depreciación acumulada; la diferencia (valor en libros) disminuirá directamente la cuenta del Patrimonio Público que corresponda a la institución.” (Ministerio de Finanzas, 2010, pág. 8). Después de dar de baja al bien es necesario informar al contador para que este lo elimine del inventario.. Donación del activo: se conoce como donación al hecho de transferencia de dominio del bien de larga duración por parte de un ente público o privado sin entregar cuantía económica a cambio por recibirlo.. Para formalizar la donación de bienes es necesario realizar un proceso que inicia con la autorización del donante hasta la recepción del mismo, procedimiento que se realiza mediante actas de donación notariadas.. La donación del bien puede ser recibido y entregado, según sea como bienes de existencias o puede ser como bienes de larga duración tal como se presenta en el siguiente gráfico:.

(41) 26. Figura 1: Flujo de proceso para formalizar la donaciones de existencias o en bienes de larga duración, por Loja & Moeng, 2015, p. 27.. Son dos formas por medio de las cuales se puede recibir o entregar un bien con la figura de donación:.  Cuando el bien de larga duración ha terminado con su vida útil, y  También mientras el activo tiene vida útil.. “La disminución de bienes de larga duración, para ser entregados en donación, deberá registrarse eliminando el valor contable del bien y la depreciación acumulada; la diferencia (valor en libros), se acreditará directamente a la cuenta 611.88 "(-) Donaciones Entregadas en Bienes Muebles e Inmuebles” (Ministerio de Finanzas, 2010, pág. 8). Comodato. Comodato: “es un contrato por el cual una parte entrega a la otra gratuitamente un bien mueble o inmueble, para que haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie después de terminado el uso.” (Medina & Morocho, 2015, pág. 191)..

(42) 27. En el contrato de comodato de bienes intervienen el comodante y el comodatario. El primero acepta la utilización sin remuneración o pago alguno de algún bien de su propiedad, pero con la condición de que el comodatario haga devolución del bien en iguales condiciones como se lo entregó.. Para registrar la transacción contable, el comodante no debe dar de baja de sus inventarios en bien entregado, sin embargo si debe registrar las pertinentes depreciaciones del bien entregado, mientras que el comodatario debe registrar la transacción contable en la cuenta bienes recibidos en comodato y la partida doble con la cuenta responsabilidad por bienes recibidos en comodato. Registrando en estas cuentas una del debe y otra del haber formaliza contablemente la transacción.. Permuta de un bien de larga duración: la permuta es un contrato mediante el cual se traspasa la propiedad de un bien mediante el pago u otra forma de dominio, su forma de contabilizar esta transacción es dando de baja de los inventarios el bien entregado en permuta junto con las depreciaciones acumuladas hasta la fecha, el valor en libros del bien es el costo y se contabiliza en la cuenta costo de ventas y otros (Ministerio de Finanzas, 2010).. 1.3.5 Control de bienes de larga duración Con la finalidad de llevar un control de los bienes de larga duración apropiado cada institución debe llevar de manera obligatoria un catálogo de cuentas donde se registre la identificación y ubicación del bien en el interior de la institución..

(43) 28. El valor en libros, la depreciación acumulada de los bienes, se debe controlar desde cuentas auxiliares que faciliten su control y para alcanzar este objetivo se puede hacer uso de las siguientes alternativas:. Control individual. Este tipo de registro permite controlar cada bien de forma individual, se recomienda emplearlo en caso de que la vida útil de los bienes sea diferente.. Control en conjunto. Este tipo de registro permite controlar los bienes de forma colectiva, al contrario del anterior, se recomienda emplearlo cuando los bienes se los compra en fechas iguales y tienen igual periodo de vida útil.. Control por el grupo de bienes. Este método es recomendable emplearlo cuando los bienes adquiridos tienen características físicas similares, son comprados en la misma fecha, el precio unitario pagado es igual y son destinados a la misma área de producción, administrativa, proyecto (Ministerio de Finanzas, 2010). 1.3.6 Depreciación Según el Ministerio de Finanzas “La depreciación es la reducción sistemática o pérdida de valor de un activo por su uso o caída en desuso o por su obsolescencia ocasionada por los avances tecnológicos”. (Ministerio de Finanzas, 2010, pág. 29). La depreciación es la pérdida de valor de un activo de larga duración debido al desgaste físico o tecnológico..

(44) 29. Vida útil de un activo.- Es el periodo en que un activo fijo está operativo para el trabajo de la institución. Unidad de medida que puede estar dada en número de unidades producidas o tiempo establecido por normativas vigentes.. Para ejecutar la depreciación de los activos fijos se considera la siguiente tabla de vida útil:. Tabla 3: Tabla de depreciación en años de activos de larga de duración. TIPO DE BIEN. Administracion proyectos y programas. Produccion. Hormogon armado y ladrillo. 50. 40. Ladrillo y bloque. 40. 35. Mixto. 35. 30. Adobe. 25. 20. Madera. 20. 15. Maquinarias y equipos. 10. UTPE. Muebles y enceres. 10. 10. Instaciones. 10. UTPE. Equipos de computo. 5. 5. Vehículos. 5. UTPE. Edificaciones. Nota: Tomado de “Normativa del sistema de administración financiera,” por Ministerio de Finanzas, 2015, p. 57. El tiempo de vida útil de activos de larga duración como maquinarias y equipos, instalaciones y vehículos, también se la puede tomar de las características descritas por.

(45) 30. el fabricante vendedor según su catálogo, mientras que de activos como software se toma en función de aspectos técnicos.. Por efecto de mantenimiento, reparación o adecuaciones que involucren desembolsos de dinero, la transacción contable se realiza con un recalculó de partida de depreciación del bien, pero también debe afectar a la estimación de la vida útil del bien.. Valor residual.- Se conoce como valor residual al saldo que queda en libros después de haber cumplido la vida útil el bien de larga duración. Por lo general para los bienes de larga duración, se determinará un valor de salvamento del 10% de precio o valor contable.. 1.3.7 Método de cálculo depreciación. Según la literatura actual existen algunas formas de depreciar un activo fijo, como por ejemplo: método de línea recta, el legal, unidades de producción y el método acelerado, pero en el sector público se emplea el método de línea recta, este método consiste en dividir el precio del bien para los años de vida útil del activo de larga duración (Glenn Welsch, 2005).. En el sector público todos los bienes de larga duración, sin importar la actividad que desempeñen, administrativas, operaciones o proyectos, se calcula la cuota de depreciación empleando la siguiente formula:. CDP = Valor contable – Valor residual* / vida útil en años**. * es el 10% de precio inicial del activo.

(46) 31. ** La vida útil se la toma de la tabla de depreciaciones de activos fijos.. Es importante enfatizar que la depreciación de bienes se la calcula por períodos completos, en meses o años.. Sin embargo los activos de larga duración que son utilizados por la sección de producción, se deprecian en cuotas proporcionales con las unidades de producción o de tiempo que el fabricante de la máquina o herramienta determine, siguiendo el presente modelo matemático.. CDP = (Valor contable – Valor residual/total unidades de tiempo o producción) UTPE*. * UTPE: Unidades de tiempo utilizadas o de unidades producidas.. Para la depreciación de maquinarias, equipos, herramientas y vehículos se recomienda el método de unidades de producción o de tiempo. Cuando el bien de larga duración por diferentes motivos no se pueda especificar las unidades producidas estimadas o de tiempo, en este caso se aplica el método de línea recta. No todos los activos fijos disponen de estas especificaciones técnicas de forma explícita.. “La depreciación determinada bajo el método de línea recta, preferentemente se registrará al término de cada ejercicio contable; por el contrario, la calculada mediante el método de unidades de tiempo o de producción, se contabilizará en función del proceso productivo.” (Loja & Monge, 2015, pág. 31).

(47) 32. 1.3.8 Contabilización Desde el punto de vista contable la depreciación, representa el desgaste proporcional del activo fijo, descontado del valor en libro y acumulado en la tabla de vida útil. El tiempo de depreciación corre desde el inicio de las operaciones del activo para el cual fue comprado.. Para contabilizar la depreciación se toma como base el método indirecto para mantener el valor contable del activo de larga duración y apoyado en cuentas complementarias se acumula la depreciación acumulada por la línea de tiempo.. La tarea contable de la depreciación de bienes de larga duración que se emplean en actividades administrativas registra los movimientos en la cuenta de gastos de gestión, mientras que la depreciación de bienes de larga duración que se emplean en actividades productivas se registra en la cuenta de costos de producto. Es decir las primeras van al gasto, mientras que las segundas al costo.. Tabla 4: Registro de la depreciación para Bienes de Larga Duración destinadas a Actividades Administrativas. CODIGO CUENTAS 638.51. Depreciación de bienes de administración.. 141.99. Depreciación acumulada. 141.99.02. Depreciación acumulada edificio, locales y residencias. 141.99.03. Depreciación acumulada de mobiliario. 141.99.04. Depreciación acumulada de maquinarias y equipos. 141.99.05. Depreciación acumulada de vehículos. Nota: Tomado del “Catálogo general de cuentas contables del sector público no financiero,” por Ministerio de Finanzas, 2017.

(48) 33. 1.4 Marco conceptual 1.4.1 Clasificación de las Cuentas del Activo: Los activos son aquellos bienes tangibles e intangibles que generen renta para la empresa, pero no todos los activos son iguales, no son de la misma especie, tienen diferentes usos y vida útil, por lo tanto diferente grado de disponibilidad, incluso otros grados de conversión en efectivo. Es por ello que dentro del estado de situación financiera se los agrupa como activos, pero al interior de esta agrupación se generan otras sub agrupaciones para distinguirlos.. La agrupación al interior del estado de situación financiera o balance general se los ordena de acuerdo a su grado de liquidez, las cuentas iniciales son de activos que necesitan menos tiempo para su liquidez y los más alejados son los que necesitan más tiempo para ser líquidos, éstos se catalogan de la siguiente forma:. 1.4.2 Clasificación tradicional: a). activo circulante. b). activo fijo. c). activo intangible. d). activos diferidos.. e). otros activos. 1.4.3 Activo Corriente: Los activos corrientes también conocidos como circulantes, son aquellos que se esperan se consuman, se vendan o que se conviertan en efectivo en un tiempo inferior a un año o al menos un ciclo operativo esto cuando el ciclo operativo es superior a un.

(49) 34. año. Siguiendo esta línea del mas líquido al menos líquido se ubica a las cuentas de activo corriente de la siguiente manera: caja – banco, documentos por cobrar, cuentas por cobrar, otras cuentas por cobrar, productos terminados, productos en proceso, materia prima, entre otros; además se agrupa aquellos gastos pagados por anticipado como: primas de seguros, publicidad, útiles de oficina, papelería en general, pago de impuesto anticipado, entre otros. (Zapata, 2011). 1.4.4 Activos Fijos: Activo fijo son aquellas propiedades tangibles de la institución que tienen la característica de ser permanentes, que han sido comprados con el propósito de usarlos en la producción o administración y que no se deben vender, estos activos son el fundamento del funcionamiento de la organización.. Los activos fijos son diversos y se los clasifica de acuerdo a la función y dependiendo de ello se los ubica en el plan general contable, algunos de los bienes que se registran en esta sección son:. Terrenos. En esta cuenta se agrupa a los terrenos y solares que tiene la institución, ya sean urbanos o no.. Edificios. Esta cuenta se refiere a todo tipo de inmuebles y que pertenecen a la institución, tales como edificios, locales, departamentos.. Instalaciones técnicas. Este concepto se refiere a aquellos bienes que funcionan en conjunto o son un equipo, forman un cuerpo especializado de uso necesaria para la.