Uso de Nuevos Espacios de Trabajo
CONECTA GS
En Grupo Salinas vamos hacia adelante, rompiendo paradigmas e impulsando una nueva forma de ser y de hacer.
CONECTA de Grupo Salinas es un enfoque para hacer el trabajo con mayor flexibilidad y foco en los resultados.
Otorga a cada colaborador un mayor control sobre dónde, cuándo y cómo trabaja, apoyando el bienestar individual, así como el trabajo en equipo.
Introducción
Este cambio trae grandes beneficios para ti…
¡Más flexibilidad y un mayor balance de vida!
Ahora, cada colaborador tiene un Perfil de Trabajo asignado de acuerdo con:
ü Su función y responsabilidades ü Su situación personal
ü Tecnología que requiere para desempeñarse fuera de la oficina
¿Qué perfil puedo ser?
FIJO
(Trabajo siempre en la oficina con lugar
asignado)
MÓVIL
(Trabajo en casa desde 1 o 2 días a la
semana, no tengo lugar asignado en la
oficina)
Introducción
Estamos invirtiendo en remodelar las oficinas para adecuarlas a este esquema de trabajo flexible.
El Lugar de Trabajo tiene que cambiar
De Espacios Tradicionales
Enfocados en Trabajo Individual
Enfocados hacia Individuos
A Espacios Abiertos
Enfocados en Trabajo Colaborativo
Enfocados hacia Actividades
Espacios diseñados hacia actividades, ¿Qué vas a hacer hoy?
Introducción
Uso de Nuevos Espacios de Trabajo
En este documento podrás conocer más acerca de los nuevos espacios de trabajo, cuándo y cómo usarlos, para qué es cada área y las reglas de convivencia
recomendadas para que todos saquemos el mayor provecho de ésta, nuestra nueva casa.
¡Bienvenido!
Primero debes conocer que existen 5 áreas dentro de los Nuevos
Espacios de Trabajo:
1
2
3
4
5
Lugares Fijos
Áreas Compartidas
Áreas de Colaboración
Salas de Juntas
Áreas Hoteling
Uso de Nuevos Espacios de Trabajo
Lugares Fijos: Son espacios de trabajo individuales para
colaboradores con perfil de trabajo fijo; es una estación de trabajo asignada.
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Aquí se recomienda poner una imagen o caricatura ilustrando los espacios fijos:
• Son lugares asignados
• Con cajonera
• Con Desktop o Laptop
• Siempre está ahí la persona
• Con su teléfono fijo
• Puede estar personalizado (con su foto, una planta) Con frases como: ¡Aquí me puedes encontrar! ¡Este es mi lugar!
Descripción Área Fija:
• Es para uso de una sola persona.
• Espacio asignado
• Tiene cajonera
• Puede tener teléfono fijo
¿Si llego a la oficina, puedo ocupar ese espacio si la persona no está ahí?
¡No! Ese lugar de trabajo es únicamente para la persona asignada a él.
¿Cómo reconozco los lugares fijos?
En un inicio estarán marcados con un distintivo para que puedas ubicarlos fácilmente, aunque encontrarás diferencias con los demás lugares:
(Tienen cajonera, tienen teléfono fijo, pueden estar personalizados)
Este lugar es Fijo
Uso de Nuevos Espacios de Trabajo
Áreas Compartidas: Espacios de trabajo individuales para los colaboradores móviles dentro de un área asignada a cierto departamento o UdN.
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Aquí se recomienda poner una imagen o caricatura ilustrando los espacios compartidos:
• Se puede poner una isla de lugares, con una persona fija y los demás libres para quien llegue a ocuparlos.
• No están asignados ni personalizados (Escritorio limpio)
• Solo una laptop y un cuaderno en el escritorio, mostrando que lo que traes ese día es lo que usas y te lo llevas al final del día.
• Sin cajonera
• No tienen teléfono fijo
• El colaborador lo ocupa un día y se va.
Con frases como:
¡Hoy vine a la oficina, ocupé este lugar!
¡No tengo que reservar este espacio, llegué a la oficina y busqué un lugar disponible en mi área de trabajo!
Descripción Área Compartida:
• Está asignada a un área o UdN.
• Es un área con lugares de trabajo individuales.
• En las áreas de trabajo hay lugares fijos y lugares no asignados.
• El lugar no asignado no se reserva, quien llegue ese día a la oficina puede ocuparlo.
• Los lugares no asignados no tienen cajonera
• Los lugares no asignados no tienen teléfono fijo.
¿Cuándo puedo ocupar un lugar de trabajo en el área compartida?
Cuando vas a la oficina a trabajar todo el día, y vas a hacer trabajo individual.
¿Cómo reconozco los lugares compartidos?
En un inicio estarán marcados con un distintivo para que puedas ubicarlos fácilmente.
Área Compartida
Auditoría
Uso de Nuevos Espacios de Trabajo
Áreas de Colaboración: Espacios de trabajo colaborativo que pueden ser usados por todos .
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Aquí se recomienda poner una imagen o caricatura ilustrando los espacios de colaboración:
Imagen 1:
Un colaborador que llega y ocupa una periquera, con su laptop, y otras 2 o 3 personas en una reunión.
Frases como:
Hoy vine a la oficina para trabajar en un proyecto con mis compañeros, lo platicaremos aquí, después me iré a mi casa.
Imagen 2:
Un colaborador y su formador de equipo en una sala con dos sillas:
Tengo que tener una conversación privada con mi formador de equipo, entraré en esta área cerrada para tener más privacidad.
Descripción Áreas de Colaboración
• No están asignados a áreas o UdN
• Son para uso de todos los colaboradores
• No se reservan
• Se usan por periodos cortos de tiempo (0 a 2 horas)
• Los encontrarás en diferentes pisos en varios edificios del Grupo
• Están diseñados hacia actividades. Debes de elegirlos preguntándote ¿Qué voy a hacer hoy?
• Cada área tiene un uso, revisa la comunicación en los diferentes espacios.
¿Cuándo puedo ocupar un lugar de trabajo en el área de colaboración?
Cuando tienes que hacer alguna actividad en grupo, son espacios para colaborar, intercambiar ideas, conversar.
¿Cómo reconozco los lugares de colaboración?
En un inicio estarán marcados con un distintivo para que
Área de Colaboración
Uso de Nuevos Espacios de Trabajo
Áreas de
colaboración
Área de Colaboración
¿Sabías que?
Las áreas de colaboración no están hechas solo para que se vea “más bonita la oficina”
¡Tienen un concepto detrás!
Más Trabajo Colaborativo Más Flexibilidad
¡Mejores y Mayores Entregables!
Aquí se recomienda poner una imagen o caricatura ilustrando las salas de juntas:
Un colaborador en una sala de juntas grande, con mesa y televisión, 10 personas en la mesa.
Frases como:
Persona 1: Hoy vine a la oficina a una reunión con mi equipo de trabajo, reservamos una sala de juntas por 3 horas. Me iré a comer a la casa y seguiré trabajando allá.
Persona 2: Yo estaré todo el día aquí en la oficina, terminando la junta buscaré un lugar de trabajo individual.
Descripción Salas de Juntas
• Área de trabajo cerrada para mantener reuniones formales, interactuar y colaborar
• Son para uso de todos los colaboradores
• Se reservan
• Se usan por periodos cortos de tiempo (1 a 3 horas)
• Las encontrarás en diferentes pisos en varios edificios del grupo
¿Cómo puedo ocupar una sala de Juntas?
Deberás reservarlas con anticipación a través del sistema ZEUS.
¿Cómo diferencio una sala de juntas a un área de colaboración?
Las salas de Juntas son espacios cerrados que deben reservarse, mientras que los lugares de colaboración son espacios abiertos que se pueden ocupar libremente.
Salas de Juntas: Espacios de trabajo colaborativo que pueden ser usados por todos, a través de reservación.
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Uso de Nuevos Espacios de Trabajo
Áreas Hoteling: Espacios de trabajo individuales y salas de juntas que se usan a través de reservación, para todos los colaboradores.
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Aquí se recomienda poner 1 imagen o caricatura ilustrando los espacios hotel:
Un colaborador sentado en un espacio individual de trabajo.
Frases como:
Hoy vine a la oficina a trabajar todo el día, pero no encontré espacio en mi área
compartida, por lo que reservé un espacio de trabajo individual en el hotel.
Descripción Área Hoteling:
Habrá varios pisos destinados a Hoteling en Grupo Salinas.
• Son espacios de oficina con áreas de trabajo individuales y de colaboración, así como salas de juntas, todo en un solo piso.
• Los lugares individuales y salas de juntas se usan con previa reservación a través de ZEUS.
• Pueden usarlos todos los colaboradores.
¿Cuándo debo de ir a un área Hoteling?
• Cuando voy a ir a mi edificio a trabajar de forma individual, y ya revisé mi área compartida y no hay lugares disponibles ahí.
• Cuando voy a ir a otro edificio de GS a trabajar de forma individual o colaborativa y necesito reservar un espacio.
•
Cuando necesito una sala de juntas y está en las áreas Hoteling.
Uso de Nuevos Espacios de Trabajo
¿Cómo elegir el espacio indicado para trabajar?
¿A qué voy al corporativo?
¿Cuánto tiempo requiero ir al corporativo?
¿Con cuántas personas
1. Voy a ir todo el día
2. Dos o tres horas, mientras dure la reunión 3. Medio día
¿Dónde voy a trabajar hoy?
1. A trabajar de forma individual
2. A trabajar de forma colaborativa, a una reunión o junta.
1. Desde casa
2. En la oficina- En mi edificio o en otro edificio.
¿Qué tecnología requiero?
1. Proyectores y bocinas para una junta.
2. Únicamente mi computadora
1. Trabajaré de forma individual
2. Colaboraré en grupos pequeños, de forma informal
Planea tu día con anticipación, hazte estas preguntas:
REGLAMENTO Hoteling
Reglamento HOTELING
• Horario disponible para utilizar espacios de trabajo: 08:00 a 22:00 hrs.
• Únicamente se podrá acceder al piso con una reservación (en línea, en app o en front desk)
• No se aceptan reservaciones por más de dos días consecutivos.
• Si no se utilizará el espacio, es necesario cancelarlo vía sistema. En caso de no hacerlo, habrá una sanción económica.
• Tirar la basura en los centros de reciclaje de cada piso.
• El diseño y espacio de los espacios es minimalista. Para conservar esta imagen y el mantenimiento adecuado del mobiliario, evita colocar artículos como juguetes, portarretratos, macetas y cualquier tipo de adornos en escritorios.
• El mobiliario corporativo cuenta con garantía. Esta no se hará válida si el mobiliario se encuentra vandalizado, marcado o maltratado por el usuario. En caso de detectar algún desperfecto, repórtalo de inmediato.
• No se permite el consumo de alimentos.
• Las celebraciones únicamente se podrán llevar a cabo en el área de comedor del edificio.
• El espacio de trabajo y los insumos proporcionados por el conserje (papelería, impresiones, etc.) tiene un costo, el cuál será cargado al centro de costos al que pertenece el empleado vía sistema.
• Únicamente se podrán consumir bebidas en envases con tapas para evitar derrames en equipos, mobiliario, y/o alfombra
Generales
• Por seguridad, se recomienda limpiar el espacio de trabajo con toallas desinfectantes antes de ocuparlo.
• Mantener el espacio de trabajo limpio.
• Respetar el espacio reservado.
• No se permite el cambio de lugar. Únicamente procederá previo aviso al Conserje y estará sujeto a disponibilidad.
• No escribir, pintar ni cortar sobre los muebles.
• No deberá haber objetos obstruyendo pasillos o lugares de trabajo (percheros, mochilas, bolsas, etc.)
• Si quieres escuchar música, utiliza audífonos.
• Utilizar adecuadamente la impresora.
• Mantener limpia el área de impresión y dejar todo en su lugar.
• Informar si observas fallas en el equipo de impresión o si hay faltantes en el área de impresión.
Lugares de Trabajo Individuales
Reglamento HOTELING
Sala de juntas
• Por seguridad, se recomienda limpiar el espacio con toallas desinfectantes antes de ocuparlo.
• Reservar con anticipación el uso de la sala de juntas.
• Limpiar la sala después de usarla.
• No se permite reservar una sala de juntas para uso individual.
• No saques las sillas de la sala.
• Sé empático con la duración de las reuniones.
Área de café
• Este espacio está designado para preparar y consumir alimentos.
• Mantener el espacio de área de café limpio.
• Utilizar eficientemente todos los recursos.
• Para utilizar la máquina de café, es necesario que traigas tu taza.
• Por seguridad, se recomienda limpiar el espacio de trabajo con toallas desinfectantes antes de ocuparlo.
• Si mueves sillas o mesas, debes regresarlas a su lugar al terminar de utilizarlas.
• No subirte sobre el mobiliario.
• No escribir, pintar ni cortar sobre los muebles.
• No mover los archiveros.
• Antes de utilizar el espacio de trabajo, debes revisar que esté en buen estado.
Reportar al conserje el mobiliario en mal estado.
• Cualquier daño al mobiliario se cobrará al centro de costos del último usuario.
• No dejes objetos personales en las áreas colaborativas para apartarlas, recuerda, son para todos.
Reglamento HOTELING
Áreas de Colaboración Área de lockers
• Mantener el locker cerrado, limpio y cuidado.
• Vaciar el locker al retirarse del espacio de trabajo.
• Si un locker permanece cerrado por más de 24 hrs., el conserje podrá abrirlo sin previa autorización del empleado que lo utilizó. Los objetos encontrados serán decomisados y se llevarán al área destinada.
• Grupo Salinas no se hace responsable de cualquier robo o extravío de objetos.
Estacionamiento
• Únicamente los Directores de Unidad de negocio tienen espacio de estacionamiento garantizado.
• Se deberá reservar el lugar de estacionamiento al realizar la reserva del espacio de trabajo.
• Se deben respetar los horarios reservados y las políticas y reglamento de uso de estacionamiento.
Funciones del Conserje
• Validar que el empleado tenga reservación en el piso correspondiente.
• Asegurar el cumplimiento del reglamento.
• Revisar que los espacios se utilicen correctamente.
• Entregar materiales a usuarios (hojas, folders, insumos para impresiones, etc.).
• Asistir a usuarios cuando necesiten algo especial (cables de carga de teléfono, computadora, etc.).
• Recibir paquetes de mensajería, siempre y cuando el empleado al que está dirigido se encuentre en el piso.
Reservación de Espacios ZEUS
Reservación de espacios
• Zeus tiene toda la información de los empleados (número de empleado, puesto, centro de costos).
• Todos los empleados deberán tener instalada la app en su celular para acceder a espacios de trabajo.
• El código QR de la app funcionará como llave para todas las reservaciones.
El sistema de reservaciones tendrá precargado el layout por piso de cada corporativo para que el empleado pueda elegir su reserva.
Con el número de empleado, en el portal de reservaciones de GS, se podrá reservar:
• Lugar de trabajo
• Sala de juntas
• Estacionamiento
La reserva se activará y funcionará con código QR Zeus.
• Lectores de código QR para entrar y salir del estacionamiento. Esto sólo funcionará si hay reservación.
• Los lugares reservados por los empleados serán de autoservicio.
• Habrá servicio de Valet Parking para recibir visitas.
• Lectores de código QR en todos los corporativos para entrar y salir de los espacios de trabajo. Sólo se podrá acceder si hay reservación.
• El conserje revisa que se ocupen correctamente los espacios reservados.
• Escanea el código QR en caso de que le soliciten papelería (hojas, folders, etc.)